2.9.2015 Forssan kaupunki: Vuoden 2016 talousarvion ja vuosien 2016 2018 taloussuunnitelman laadinta 1. Talousarvion ja -suunnitelman valmistelun lähtökohdat Talousarvion valmistelun eteneminen Kaupunginvaltuusto hyväksyi kokouksessaan 31.8.2015 vuoden 2016 talousarvion ja vuosien 2016 2018 taloussuunnitelman keskeiset periaatteet ja linjaukset. Hyväksytyn talousarvion laadinta-aikataulun mukaisesti kaupunginhallitus vahvistaa talousarvion yksityiskohtaiset laadintaohjeet 7.9.2015. Valtuuston kokouksen jälkeen 1.9.2015 järjestettiin talousarvion laadintainfo talousarvion valmistelijoille, jotta käytännön valmistelutyö saatiin alulle. Toimialojen esitysten tulee olla valmiina 15.10.2015 mennessä. Kaupunginhallitus käsittelee yhteenvetoa iltakoulussaan 2.11.2015 ja antaa tarvittavat jatkovalmisteluohjeet. Liitteenä vuoden 2016 talousarvion ja vuosien 2016-2018 taloussuunnitelman laadintavaiheet ja aikataulu Forssa - koko elämän väärtti -kaupunkistrategia Forssa - koko elämän väärtti -kaupunkistrategia hyväksyttiin valtuuston kokouksessa 14.4.2014. Kaupunkiorganisaatiolla on vain tämä varsinainen strategia-asiakirja. Sen lisäksi tarvitaan seuraavat poikkihallinnolliset ohjelmat: Lasten Forssa, vastuuhenkilönä Jarmo Pynnönen Järkivihreä toimintatapa, vastuuhenkilönä Antti Heinilä Henkilöstöohjelma, vastuuhenkilönä Esa Sinisalo Pärjäävä Forssa- talouden sopeuttamisohjelma, vastuuhenkilönä Leena Järvenpää Hankintaperiaatteet, vastuuhenkilönä Matti Pietilä Viestintä ja markkinointi -käytännöt, vastuuhenkilönä Sami Sulkko Lisäksi menossa oleva palveluverkkoselvitys valmistuu 15.11.2015 mennessä. Sen tuloksia esitellään kaupunginhallituksen iltakoulussa 2.11.2015.
Strategia tehdään eläväksi toimialoilla, palvelualueilla ja jokaisella työpaikalla! Keskeistä kaupunkistrategian toteuttamisessa on kiinteä yhteys taloussuunnitteluprosessiin. Talousarviossa ja -suunnitelmassa asetetaan palvelujen järjestämistä ja investointeja koskevia tavoitteita kaupungin eri palveluille, liikelaitoksille ja tytäryhteisöille. Talousarvio on myös strategian arvioinnin ja seurannan väline. Tällöin arvioidaan, miten strategia näkyy talousarviossa. Osana talousarvion laadintaohjeita annetaan ohjeistus tavoitteiden asettamisesta talousarviovuodelle. Tavoiteasettelu kytketään suoraan kaupunkistrategian strategisiin tavoitteisiin ja kriittisiin menestystekijöihin. Kriittiset menestystekijät ovat asioita, missä ehdottomasti pitää onnistua, jotta strateginen tavoite saavutetaan. Talousarviossa kaupunkistrategian jokaisen strategisen tavoitteen osalta esitetään tavoitteet palvelualueittain seuraavasti: Kriittiset menestystekijät Toimenpiteet Arviointikriteerit/mittarit (valitut) ja tavoitetaso v. 2016 Strategian toiminnallistaminen ulottuu aina palveluyksikkö- ja henkilötasolle käyttösuunnitelmissa ja kehityskeskusteluissa. Pärjäävä Forssa Palvelutarpeiden muutokseen ja talouden haasteisiin vastaamiseksi on käynnissä kaupungin talouden sopeuttamiseen ja tuottavuuden parantamiseen keskittyvä Pärjäävä Forssa -ohjelma, joka etenee rinnan vuoden 2016 talousarvion ja vuosien 2016-2018 taloussuunnitelman laadinnan kanssa. Pärjäävä Forssa -ohjelma on yksi Forssa-koko elämän väärtti -kaupunkistrategiaa toteuttavista poikkihallinnollisista ohjelmista. Suurimmat muutospaineet kaupungin palvelutoiminnalle ja talouden hoidolle asettavat verorahoituksen eli valtionosuuksien ja verotulojen erittäin hidas ellei olematon kasvu. Palvelutarpeet ja kustannuskehitys mm. sosiaali- ja terveyspalveluissa ovat kuitenkin kasvussa, joka ylittää selvästi verorahoituksen kasvuennusteet. Sosiaali ja terveyspalvelujen ostopalvelujen osuus kaupungin talousarvion käyttötaloudesta on jo yli 60 %. Myös kaupungin korkea työttömyysaste näkyy palvelutarpeissa. Kaupungin menokehityksen sopeuttaminen heikkenevään verorahoitukseen onkin suurena haasteena tulevina vuosina. Kaupungin talouden sopeuttamisessa ja tuottavuuden parantamisessa ovat keskeisessä asemassa seuraavat kehittämisalueet, joilla kaikilla tulee edetä, jotta vaikuttavuutta saadaan aikaan: - palveluverkon ja toimitilojen käytön tehostaminen - palvelu- ja työprosessien uudistaminen, palvelutarjonnan uudelleen arviointi, sähköisten palvelujen kehittäminen ja digitalisaation hyödyntäminen sekä uusien innovaatioiden käyttöönottaminen - henkilöstön, osaamisen ja työhyvinvoinnin kehittäminen - organisaation, rakenteiden ja johtamisjärjestelmän kehittäminen -hankintojen tehostaminen. Menossa olevat strategiaa toteuttavat poikkihallinnolliset ohjelmat vievät osaltaan eteen
päin edellä mainittuja kehittämiskokonaisuuksia mm. Lasten Forssa, henkilöstöohjelma, resurssiviisas (järkivihreä) toimintatapa ja hankintaperiaatteiden kehittäminen sekä uudet viestintä -ja tiedottamiskäytännöt. Nämä sekä palveluverkkoselvitys ovat kokonaisuus, jolla Pärjäävä Forssa -prosessi etenee. Tärkeää on saada kehittämistyöhön koko konserni ja sen henkilöstö täysillä mukaan. Päät täjien rooli on keskeinen päätöksenteossa. Pärjäävä Forssa on yhteinen asia. Osana palvelualueen tavoitelomaketta on laatikko: Keinot ja toimenpiteet tuottavuuden parantamiseksi ja talouden sopeuttamiseksi Liitteenä talousarviokehys vuodelle 2016. Investoinnit ja niiden rahoitus: Investoinnit pyritään toteuttamaan ja ajoittamaan siten, että niistä ei koidu kohtuutonta rasitusta kaupungin taloudelle. Investointien suunnittelussa onkin oleellista huolehtia riittävästä tulorahoituksesta ja lainanhoitokyvystä. Tekeillä oleva palveluverkkoselvitys sisältää myös vuoteen 2025 ulottuvan realisointi- ja investointisuunnitelman. Investointien vaikutukset käyttötalouteen tulee aina esittää. Riskianalyysi: Sisäisen valvonnan ja kokonaisvaltaisen riskienhallinnan tarkoituksena on tukea kaupunkia ja sen konserniyhteisöjä perustehtävien laadukkaassa toteuttamisessa, kaupunkistrategian ja asetettujen tavoitteiden saavuttamisessa sekä kuntalaisten, henkilöstön ja omaisuuden turvaamisessa erilaisilta riskeiltä. Osana talousarvion tavoiteasettelua ja laadintaa on pohdittava niitä riskejä, mitkä mahdollisesti estävät palvelualueen tavoitteiden toteutumisen. Riskianalyysi on osa palvelualueen tavoitelomaketta. 2. Vuoden 2016 talousarvion ja vuosien 2016-2018 taloussuunnitelman laadinnan keskeiset linjaukset ja talousarvioraami vuodelle 2016 Valtuusto hyväksyi kokouksessaan vuoden 2016 talousarvion ja vuosien 2016-2018 taloussuunnitelman laadintaperiaatteet ja linjaukset, jotka ovat seuraavat: 1. Kaupungin taloutta ja palvelutoimintaa sopeutetaan suunnittelukaudella 2016-2018 vastaamaan verorahoituksen kehitystä siten, että kaupungin talous on tasapainossa suunnittelukauden lopulla. 2. Palveluverkkoa ja toimitilojen käyttöä tehostetaan ja tarvittavat päätökset tehdään palveluverkkoselvityksen perusteella loppuvuonna 2015. 3. Henkilöstöresurssien ja -voimavarojen käytön optimoimiseksi ja henkilötyövuosien vähentämiseksi selvitetään mahdollisuus tehdä ns. Pärjäävä Forssa työnantaja/työntekijälupaukset (sitoumukset). Kaupunkikonsernissa siirrytään ennakoivaan henkilöstösuunnitteluun. Tämä edellyttää paitsi palveluverkon supistamista myös
palvelutarjonnan uudelleen arviointia, jotta eläköitymiseen ja henkilöstörakenteeseen liittyvää säästöpotentiaalia päästään hyödyntämään. Tuottavuuden parantamiseksi valmistellaan sitä tukeva palkitsemisjärjestelmä. 4. Vuoden 2016 veroprosenttien tarkistuksiin varaudutaan. Valtuusto päättää asiasta lopullisesti vahvistaessaan veroprosentit marraskuun kokouksessa. 5. Omistajaohjausta kaupunkikonsernin sisällä ja kuntayhtymissä tehostetaan. Edellytyksenä on, että konserniyhtiöissä ja Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymässä tehostetaan sopeuttamistoimia ja nopeutetaan niiden käyttöönottoa menokehityksen selväksi hidastamiseksi. Loimijoen Kuntapalvelut Oy:n palvelumaksujen edellytetään pysyvän ennallaan. 6. Sosiaali- ja terveyspalveluita lukuunottamatta raami toimialoille on nollakasvu kuluvan vuoden talousarviosta. Kaupungin sisäiset vuokrat pysytetään ennallaan. 7. Vesihuoltoliikelaitoksen tuloutuksen määrää kaupungille varaudutaan pienentämään vaiheittain. VUODEN 2016 TALOUSARVION JA VUOSIEN 2016-2018 TALOUSSUUNNITELMAN LAADINNAN TEKNISET OHJEET 1. Talousarvion laadintaprosessin sujuvuus Talousarvion laadinnassa käytetään Budnetti3 ohjelmistoa, joka tarjoaa esimiehille hyvän työkalun budjettinsa suunnitteluun. Kukin toimiala organisoi oman talousarvion valmisteluprosessinsa omien tarpeidensa mukaiseksi ja jakaa toimialansa raamia edelleen painottaen eri palveluita haluamallaan tavalla. Tukena talousarvion laadinnassa toimivat toimialojen omat avainhenkilöt. Taloussuunnittelujärjestelmän pääkäyttäjä on Eeva-Liisa Tuomola. Budnetin käyttöohjeet löytyvät hakemistosta: K/tekstit/raha/ohjeet/talousarvioohjeet/budnetti 3 Budjetoijan ohje. 2. Talousarvio- ja käyttösuunnitelmarakenne Talousarviossa noudatetaan keskeisiltä osiltaan kuntaliiton Kunnan ja kuntayhtymän talousarvio ja -suunnitelma suositusta. Talousarviossa valtuusto asettaa käyttötalousosassa palveluittain toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet sekä osoittaa tavoitteiden saavuttamiseen käytettävissä olevat resurssit määrärahoineen ja tuloarvioineen. Investointiosassa määrärahat varataan hankeryhmittäin/hankkeittain. Toimielimet jakavat valtuuston myöntämät määrärahat omissa käyttösuunnitelmissaan talousarvion hyväksymisen jälkeen pienempiin kokonaisuuksiin. 3. Aikataulu Lautakuntien ja johtokuntien talousarvioesitykset on oltava valmiina 15.10.2015 mennessä.
Sisäisten palvelujen laskelmat tulee olla valmiina toimitettuina Eeva-Liisa Tuomolalle 11.9.2015 mennessä. Järjestelmään ne syötetään 15.9.2015 mennessä. Kiinteistöpäällikkö ja tekninen johtaja antavat tarvittaessa erilliset ohjeet toimialoille kiinteistöjen korjaus- ja investointiesitysten tekemiselle. 4. Toimialojen talousarvioesitysten sisältö Toimialojen esitykset pitävät sisällään seuraavat asiakirjat: 1. Budnetti3-ohjelmalla laadittu numero-osa 2. Tallennetut tavoitelomakkeet (K:taulukot/raha/talousarvio/budjettikirja, wordlomakkeet) sekä henkilöstölomakkeet (k:taulukot/raha/talousarvio/virat, excellomakkeet) 3. Toimielimen käsittelyä koskeva päätös. Päätöksen esittelytekstistä tulee ilmetä keskeisimmät muutokset toiminnassa, määrärahoissa ja henkilöstössä palveluittain. 4. Mahdolliset investointiesitykset ja niiden tavoitteet ja perustelut Päätöksestä lähetetään viesti dynastiassa Eeva-Liisa Tuomolalle ja talousjohtaja Leena Järvenpäälle. Myös liitteiden on oltava dynastiassa! 5. Käyttötalousosa Numero-osa Toimialat tallentavat määrärahaesityksensä vuosille 2016, 2017 ja 2018 budnettiohjelmistolla budjetointinäytöllä kohtaan: Forssan kaupunki TA2016/LTK2016/LTK2016 TA2016/TS2017/TS2017 TA2016/TS2018/TS2018 Määrärahat ja tuloarviot syötetään tileittäin kustannuspaikoille. Järjestelmä pyöristää esityksen 10 euron tarkkuudelle. Valtuuston hyväksymässä talousarviossa määrärahat ja tuloarviot hyväksytään palvelutasolla. Tavaroiden ja palvelujen ostot budjetoidaan pääsääntöisesti arvonlisäverottomin hinnoin (poikkeus vähennysrajoitteiset). Sisäiset laskutukset ja sisäiset erät Laskelmat on laadittava ja toimitettava talouspalveluyksikköön 11.9.2015 mennessä. Sisäiset erät syötetään keskitetysti talouspalveluyksikössä. Sisäisten erien tilille 2 Sisäinen laskenta ei saa syöttää lukuja toimialoilla. Palkat ja henkilöstösivukulut Vuoden 2016 talousarvion 4001 ja 4011 tilien kuukausipalkat palkkatiedot heinäkuulta on siirretty suoraan Populuksesta, jota voidaan muokata Budnetin henkilöpalkat osiossa.
Vuosipalkkoihin on tehty sopimusten mukaiset korotukset eli 0,6 %. Toimialoilla on syytä tarkistaa, että vakituisten vakanssien palkkatiedot ovat oikein ja kohdistuvat oikeille kustannuspaikoille. Muut palkat (tuntipalkat, tilapäinen työvoima, erilliskorvaukset, muut palkat, sairauslomasijaiset ja vuosilomasijaiset) arvioidaan erikseen. Vuosilomansijaiset budjetoidaan tilille 4018 ja sairauslomansijaiset tilille 4017. Seuturekryn sijaispalvelun käyttö budjetoidaan palvelujen ostoihin. Seuturekryn palvelujen budjetoinnissa tulee käyttää toimintoa 3002, jotta Seuturekryn käyttöä voidaan seurata erillisenä muista palveluista. Järjestelmä laskettaa sivukulut automaattisesti. Pääkäyttäjä on tallentanut järjestelmään seuraavat: Kansaneläke- ja sairausvakuutusmaksu 2,15 %, työttömyysvakuutusmaksu 3,65 %, tapaturmavakuutusmaksu 0,4 % ja muut sosiaalivakuutusmaksut 0,05 %, vel-maksu 18,71 % KuEL maksu koostuu - palkkaperusteisesta maksusta - varhaiseläkemenoperusteisesta maksusta (varhe-maksu) ja - eläkemenoperusteisesta maksusta. Ainoastaan palkkaperusteinen maksu budjetoidaan % -osuutena palkoista, muut budjetoidaan euromääräisesti. Edellä mainitut maksut budjetoidaan seuraaville tileille: 4100 KuEl, palkkaperusteiset 17,00 % palkoista 4101 KuEL, varhemaksut, syötetään valmiiksi keskitetysti talouspalveluissa - ei saa muuttaa 4102 KuEL, eläkemenoperusteiset syötetään valmiiksi keskitetysti talouspalveluissa - ei saa muuttaa 4230 Sairausvakuutuskorvaukset, budnetti-ohjelmistossa ei ole sivukulujen laskentaa tällä tilillä, lasketaan ja syötetään toimialoilla (sairausvakuutuskorvaustilin prosentti on 1, palkkatileistä 4001, 4011, 4012, 4014, 4015, 4016, 4017 ja 4018); syötetään miinusmerkkisenä. Toiminnalliset tavoitteet ja tunnusluvut Kuntalain 65 :n mukaan talousarviossa hyväksytään kunnan toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet sekä osoitetaan toiminnallisten tavoitteiden edellyttämät määrärahat ja tuloarviot. Laissa halutaan korostaa toiminnallisten tavoitteiden merkitystä sekä sitä, että toiminnalliset tavoitteet ja määrärahat ovat oikeudellisesti yhtä sitovia ja niiden toteutumisesta on vastattava valtuustolle. Tavoitteet tulee johtaa valtuuston hyväksymistä strategioista ja tavoitteista. Tavoiteasettelusta on kerrottu kohdassa kaupunkistrategia ja sen liitteessä. Tiina Kemppainen toimii kaupunkistrategian toiminnallistamisen koordinaattorina, puh.no 4141 5231 6. Investointiosa
Investoinnit on varattava taloussuunnitelmaehdotukseen ilman arvonlisäveroa, mikäli hanketta ei koske vähennys- tai palautusoikeuden rajoitukset. Investointiosassa tulee kullekin vuodelle varata se osuus, mitä hankkeeseen suoriteperusteen mukaisesti kunakin vuonna arvioidaan käytettävän. Investointiosaan budjetoidaan pysyviin vastaaviin aktivoitavat aineellisten ja aineettomien hyödykkeiden hankintamenot. Hankintaraja on vähintään 10.000 euroa. Rakentamiseen tai peruskorjaukseen liittyvät ensikertaisen kalustamisen määrärahat sisällytetään teknisen lautakunnan rakentamismäärärahoihin. 7. Valtionosuudet Valtionosuudet syötetään talouspalveluyksikössä. Laskennalliset valtionosuudet merkitään tuloksi tuloslaskelmaosaan. Investointiosan valtionosuudet varataan investointiosaan ao. hankkeen tuloksi. Valtionosuus varataan tuloksi hankkeen ennakoidun valmistumisen mukaisesti. 8. Liikelaitoksen talousarvioehdotus Liikelaitosten talousarviossa noudatetaan Kuntalain 87 e :n säännöksiä ja uutta talousarviosuositusta. Johtokunnan tulee 15.10.2015 mennessä toimittaa ehdotuksensa vuoden 2016 talousarvioksi ja v. 2016-2018 taloussuunnitelmaksi talouspalveluyksikköön. Liikelaitoksen talousarviossa noudatetaan samoja talousarvioperiaatteita kuin kunnan talousarviossakin. Liikelaitoksen talousarviossa on tuloslaskelma-, investointi- ja rahoitusosa. Niissä esitetään liikelaitokselle asetettavat tavoitteet ja niiden toteutumista mittaavat tunnusluvut, talousarvioperustelut ja budjettilaskelmat. Liikelaitoksen johtokunta hyväksyy talousarvionsa vuodelle 2016 kunnan talousarvion hyväksymisen jälkeen viimeistään vuoden loppuun mennessä. Liikelaitos laatii tavoitteensa vastaavalla lomakkeella kuin konserniyhteisöt. Lomakkeet on toimitettava myös sähköpostitse osoitteeseen eeva-liisa.tuomola@forssa.fi. Sekä valtuusto että johtokunta asettavat liikelaitokselle sitovia tavoitteita. Valtuuston toimivallasta liikelaitoksen tavoitteiden asettamisessa säädetään kuntalain 13.2 :ssä ja johtokunnan toimivallasta tavoitteiden asettamisessa kuntalain 87 c.3 :ssä. Sekä valtuuston että johtokunnan liikelaitokselle asettamat tavoitteet esitetään liikelaitoksen talousarviossa ja ne tulee erottaa toisistaan selkein merkinnöin. 9. Tytäryhteisöjen tavoitteet
Tytäryhteisöjen, Forssan seudun hyvinvointikuntayhtymän ja Lounais-Hämeen ammatillisen koulutuksen kuntayhtymän tulee laatia esityksensä konsernitavoitteista 15.10.2015 mennessä konsernilomakkeella. 10. Konserniyhteisöjä koskevat tavoite- ja talousarvioneuvottelut Kaupungin konserniohjeissa on vastuutettu vuosittain käytävät tavoite- ja talousarvioneuvottelut konserniyhteisöjen kanssa. Neuvottelut ajoittuvat syyskuulle ja niistä on sovittu erikseen. FORSSAN KAUPUNGINHALLITUS Sami Sulkko kaupunginjohtaja Leena Järvenpää talousjohtaja Jakelu: toimialat, konserniyhteisöt, liikelaitos