ARVIOINTIKERTOMUS 2016 JA TOIMINTASUUNNITELMA 2017 SIVISTYSJOHTAJIEN OHJAUSRYHMÄ

ARVIOINTIKERTOMUS 2016 JA TOIMINTASUUNNITELMA 2017 SIVISTYSJOHTAJIEN OHJAUSRYHMÄ 11.1.2017

Tavoitteet vuodelle 2017 Asia jossa halutaan onnistua Mittari Toteutuskeino Seuranta OHRY:ssa Asiakas Asiakasnäkökulman ja osallisuuden huomioiminen toiminnassa Asiakkaille markkinoitujen sähköisten kyselyjen tulokset Vahvistetaan kuntalaisten osallisuuden merkitystä kaikille kehittämisryhmille marraskuu Henkilöstö Systemaattinen täydennyskoulutus henkilöstölle Täydennyskoulutukseen osallistuneiden määrä Koulutuksiin osallistumiseen kannustaminen ja mahdollistaminen marraskuu Sidosryhmät ja resurssit Sähköiset kokouskäytännöt ja periaatteet Kokousten määrät, joissa sähköinen osallistuminen on mahdollistettu Rakennetaan yhteinen toimintamalli elokuu Oman toiminnan uudistuminen Yhteiset ydinprosessit Auditoitujen tai benchmarkattujen prosessien määrä Keskinäiset auditoinnit kehittämisryhmät marraskuu

Itsearvioinnin tulos -pisteet 2016 Toiminnan mahdollistajat Johtajuus 3.4 Strategia ja toiminnan suunnittelu 3.3 Henkilöstö 3,1 Kumppanuudet ja resurssit 3.4 Prosessit 3.3 Innovaatiot ja oppiminen Yhteiskunta vastuutulokset 3.1 Henkilöstö tulokset 3.4 Asiakas- ja kansalaistulokset 3.3 Keskeiset suorituskyky tulokset 3.2

Johtaminen 3.4 Asiakas- ja kuntalaistulokset 3.3 Strategia ja toiminnan suunnittelu 3.3 Henkilöstötulokset 3.4 Henkilöstö 3.1 Yhteiskuntavastuutulokset 3.1 Kumppanuus ja resurssit 3.4 Keskeiset suorituskykytulokset 3.2 Prosessit 3.3 Yhteispisteet 29.5 = vahvaa näyttöä toiminnan kannalta keskeisistä asioista

Pisteet 21-30 = vahvaa kehittymisnäyttöä lähes kaikkien oleellisten toimintojen osalta vuosina 2013-2016 30 29,5 29 28 27,6 27 26,8 26 25,9 25 24 2013 2014 2015 2016

CAF-pisteet 2013-2016 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 2013 2014 2015 2016 0,0 1. Johtajuus 2. Strategia ja toiminnan suunnittelu 3. Henkilöstö 4. Kumppanuudet ja resurssit 5. Prosessit 6. Asiakas- ja kansalaistulokset 7. Henkilöstötulokset 8. Yhteiskuntavastuutu lokset 9. Keskeiset suorituskykytulokset Sarja1 2,8 3,0 2,9 2,7 3,4 2,9 2,6 2,5 3,1 Sarja2 3,2 3,4 3,1 2,7 3,1 3,1 2,6 2,5 3,1 Sarja3 3,5 3,4 3,2 2,7 3,3 3,1 2,6 2,7 3,1 Sarja4 3,4 3,3 3,1 3,4 3,3 3,3 3,4 3,1 3,2 Sarja1 Sarja2 Sarja3 Sarja4

4,0 OHRY:n itsearviointitulokset 2013-2016 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 0,5 0,0 2013 2014 2015 2016

Johtaminen, vahvuudet 2016 Seudullinen yhteistyö luetaan laajasti merkitykselliseksi. Yhteistyötä arvostetaan Seutuyhteistyö on vuorovaikutuksessa kunnan tehtävän kanssa osa sitä. Avoimuus, toisten kunnioittaminen, tiedon jakaminen eri foorumeilla. Verkoston jäsenten sitoutuminen mennyt eteenpäin. Varahenkilöt on nimetty, kunnista aina joku paikalla. Resurssin osoittaminen työryhmiin toimii; työryhmiin nimettävät henkilöt mietitään ajatuksella. Yhteiset tiedotteet, maakunnallisen kyselyn tulokset. Verkoston toiminnan tuloksista viestitään. Mandaatti toiminnalle haetaan päättäjiltä. Raportointi, toiminnan avoimuus. Toiminta on aktiivista ja säännöllistä.

Johtaminen, kehittämiskohteet Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioimme teemmekö oikeita asioita oikealla tavalla, CAF-pisteet 3.4. 1. Seudullisen yhteisen vision kirkastaminen, tietoisuus siitä, että seudullinen visio ole ristiriidassa kuntien strategioiden kanssa, vaan tukee niitä. 2. Verkostotyön merkityksen kirkastaminen. Verkostossa oppimisella tarkoitetaan useiden organisaatioiden oppimista ryhmänä / tiiminä. Verkostotyöskentelyssä toimijan ei tarvitse olla haasteineen yksin. 3. Ohjausryhmän jäsenten sitoutumisen vahvistaminen yhteisiin tavoitteisiin ja sitoutuminen yhteisiin päätöksiin korvausasioissa. Kustannus-hyötyanalyysi? 4. Huomio omaan ajankäyttöön -yhteisestä kokouskulttuurista sopiminen. 5. Aktiivinen, avoin ja säännöllinen vuorovaikutus poliittisiin päättäjiin ja sidosryhmiin. 6. Ohjausryhmän jäsenten oman perustehtävän kirkastaminen.

STRATEGIA JA TOIMINNAN SUUNNITTELU, vahvuudet Kattava maakunnallinen edustus, vahva kontaktipinta toimintaympäristöön. Sivistysjohtaja kertoo esimieskokouksissa seutukuulumisia, yleisellä tasolla informaatio kulkee. Seudullista arviointia voidaan hyödyntää yhteistyössä eri osa-alueilla ja kunnissa. Yhteistoiminta osana perustoimintaa mm. arviointi, laatutyö, OPS-prosessi, toimintakulttuurin kehittäminen sekä varhaiskasvatuksen pedagoginen kehittäminen yhteistyössä. Seutuyhteistyö tuo ymmärrystä isosta kokonaisuudesta. Yhteistyöllä selkeä vuosikello ja selkeät tavoitteet. Toimintasuunnitelma resonoi kuntien oman työn kanssa. Yhteistyöstä on todellista hyötyä. Innovaatiot ja muutokset lähtevät arjen työstä. Avoimet keskustelut ja tiedonjako kehittämiskohteita koskien merkityksellisiä. Ajankohtaiset ad. hoc asiat nousevat yhteiseen keskusteluun, eri näkökulmat rikastuttavat Hankalista asioista voidaan keskustella yhdessä. Seudulliset yhteiset kehittämispäällikkö ja kehittämiskoordinaattori ovat vahvuuksiamme.

STRATEGIA JA TOIMINNAN SUUNNITTELU, kehittämiskohteet. Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioimme teemmekö oikeita asioita oikealla tavalla, CAF-pisteet 3.3 1. Kehittämisryhmien tulee jäsentää oman palvelusektorinsa seudullinen kokonaiskuva vuosittain toimintakertomuksessa. Onko toiminta kehittynyt ja mihin suuntaan? 2. Tulevaisuuden päijäthämäläisen kunnan kuvan piirtävät kaikki toimijat tulevaisuudentutkijoilla ei ole parempaa tietoa tulevaisuudesta. Keskityttävä miettimään millaisen tulevaisuuden kunnan rakennamme yhdessä? 3. Muistettava, että ohjausryhmän jäsenillä on velvollisuus kertoa omaan organisaatioonsa päin seudullisen yhteistyön kokonaisuudesta. 4. Toimintasuunnitelma tähtää tulevaan, siksi jokaisen osallistuminen sen laatimiseen on tärkeää. Toimintasuunnitelma laaditaan yhdessä, jotta kaikki voivat sitoutua siihen. 5. Kehittämisryhmien puheenjohtajien sitoutuminen verkostoyhteistyöhön vaihtelee. Tarkastellaan kehittämisryhmien puheenjohtajuutta uudelleen.

HENKILÖSTÖ, vahvuudet Seudullinen yhteistyö nähdään arvokkaana. Seudullinen toiminta ja siihen osoitetut henkilöstövoimavarat huomioidaan tehtäväkohtaisesti ja niihin osoitetaan sovittu resurssi. Henkilöstön innostaminen seudulliseen kehittämistyöhön ja sen seurauksena oman organisaation palvelutuotannon kehittämiseen. Kannustetaan henkilöstöä seudulliseen kehittämistyöhön ja annetaan osallistumisesta tunnustusta. Pitkä yhteistyöhistoria. Tuttuus, avoimuuden ja kunnioituksen periaate. Seudullinen kehittämistoiminta nivoutuu kunnan toimintaan ja tukee kaikkien työtä. Luodaan kunta- ja yksikkötasolla toimintakulttuuria jossa annetaan yksittäisille henkilöstön jäsenille mahdollisuus luovuuteen, ideointiin ja aloitteiden tekoon. Toimijoiden yhteinen keskustelu onnistuu.

HENKILÖSTÖ, kehittämiskohteet. Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioimme teemmekö oikeita asioita oikealla tavalla, CAF-pisteet 3.1 1. Kuntien seutuyhteistyöhön antaman resurssin näkyväksi tuominen kentällä ja hankkeissa. Miten seutuyhteistyössä kehittäminen on erilaista kuin oman kunnan kehittämistyö? 2. Yhteistoiminnan tavoitteiden kirkastaminen: yhdessä tehty on kaikkien toimijoiden hyväksi tehtyä, käytetty resurssi ei pois keneltäkään vaan tuottaa yhteistä lisäarvoa. 3. Tietoisuuden lisääminen siitä, että aktiivisimmilla kehittäjillä mahdollisuus saada oma paras käytäntö jakoon kaikkiin kuntiin. 4. Työhyvinvoinnin teemapäivä kaikille verkostotoimijoille. 5. Yhteistoimintasopimuksen kirkastaminen - roolit 6. Yhteistyössä kehittäminen ei ole erillistä oto-toimintaa. Seudulliseen yhteistoimintaan osallistumisen merkityksen kirkastaminen. 7. Kunnat ovat sitoutuneet rahoittamaan verkoston toiminnan taloussuunnitelman mukaan.

KUMPPANUUDET JA RESURSSIT, vahvuudet Kunnat ovat sitoutuneet rahoittamaan verkoston toiminnan taloussuunnitelman mukaan. Ajankohtaisia asioita otetaan esille tarpeen mukaan. Ohjausryhmässä kuullaan kumppaneita tarvittaessa. Tietoa pyritään keräämään järjestelmällisesti. Ongelmakohtien tunnistaminen ja niiden kehittäminen systemaattista. Maakunnallinen arviointi ja työryhmien toiminta. Kaikki toiminta tähtää parempaan asiakaspalveluun. Sopiva budjetti ei rasita kuntia, keskeiset asiat budjetoitu. Omat aktiiviset yhteiset seudulliset työntekijät. Kunnat ovat sitoutuneet rahoittamaan verkoston toiminnan taloussuunnitelman mukaan. Tietoa pyritään keräämään ja analysoimaan systemaattisesti.stj-ohryn piirissä välitetään tietoa. Selkeät ja toimivat tiedonjakokäytännöt. Tiedottaminen ajankohtaisista asioista toimii hyvin. Peda.net:in käyttöönotto hyvä, mutta antaisi mahdollisuudet monipuolisempaan käyttöön.

KUMPPANUUDET JA RESURSSIT, kehittämiskohteet. Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioimme teemmekö oikeita asioita oikealla tavalla, CAF-pisteet 3.4 Kumppanuussuhteita on vahvistettava edelleen. Kuukausitiedotteen laatiminen seutuyhteistyöstä. Millainen jakelu? Asiakkaan määritelmän käsitteen kirkastaminen yhteisesti Asiakassuhde julkisissa palveluissa tärkeä, vastine annettuun palautteeseen. Markkinointitoimenpiteitä kuntalaisiin päin. Yhteistoiminnan keskiöön seudulliset yhteiset rahoitushakemukset ja hankkeet. Täydennyskoulutusta: Tiedolla johtaminen tutuksi kaikille seututoimijoille. Mahdollisuus osallistua sähköisesti verkoston kokouksiin ja yhteisten toimintatapojen luominen sähköisiin kokouksiin osallistumiselle.

PROSESSIT, vahvuudet Vahvuutena on eri kokoisten kuntien toimijoiden keskinäinen kunnioitus ja arvostus työtavoissa. Prosessien jatkuvan kehittämisen näkökulma arvioinnin kautta. Kehittämisryhmät ovat oleellisen tärkeitä toiminnalle. Kokemusten jako (yhdistetään keh.ryhmien toimintaan, jako myös stj-ohryssa). Maakunnallinen arviointi suunnitellaan hyvin ja toteutetaan säännöllisesti. Seudulliset yhdessä kehitetyt prosessit tukevat kunnan omaa työtä ja vapauttavat resursseja muualle. Seudulliset prosessit ovat sateenvarjona oman organisaation prosesseille. Kehittämisryhmät keskeisiä toiminnan jatkuvalle parantamiselle.

PROSESSIT, kehittämiskohteet. Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioimme teemmekö oikeita asioita oikealla tavalla, CAF-pisteet 3.3 1. Tunnistetaan ja kuvataan kuntien nykyiset ydinprosessit ja niiden rajapinnat erityisesti lasten, nuorten ja perheiden palveluiden osalta jotta yhteistyö LAPE-kehittämisessä on sivistystoimijoiden puolelta vahvuus. 2. Motivoidaan vastaajia kaikissa kunnissa tuottamaan tietoa arviointikyselyiden ja palautteen muodossa. Korostetaan osallisuuden ja vuorovaikutuksen merkitystä uudenlaisten hyvinvointipalveluiden palvelumuotoilussa. 3. Priorisointitaitojen kehittäminen, sitoutumisen vahvistuminen ja koko kehittämisverkoston viestintään panostaminen

ASIAKAS- JA KUNTALAISTULOKSET, vahvuudet Yhteistyössä tehdyt maakunnalliset kyselyt, jotka kattavat suuren osan toiminnasta. Yhteiset kyselyt, yhteiset hankkeet kehittäminen tulosten läpikäyminen kehittämisen painopistealueiden määrittely saadaan arvokasta tietoa palvelutuotantomme prosesseista ja tuotannon vaikuttavuudesta asiakkaiden mielestä. Saatujen tulosten pohjalta yksiköt kehittävät palvelutuotantoaan.

ASIAKAS- JA KUNTALAISTULOKSET, kehittämiskohteet. Tulokset osoittavat myönteistä kehitystä ja suurin osa keskeisistä tavoitteista on saavutettu, CAF-pisteet 3.3. 1. Osallisuuden toteutuminen ja asiakasnäkökulman toteuttaminen toiminnan suunnittelussa ja painopisteissä. 2. Arvioinnin laajentaminen koko sivistystoimen palveluita kattamaan ja hyödyntämään. 3. Kyselyihin vastaajien aktivoiminen.

HENKILÖSTÖTULOKSET, vahvuudet Maakunnallisten kyselyjen kautta saadaan arvokasta tietoa palvelutuotannosta henkilöstön näkökulmasta. Saatujen tulosten pohjalta kehitetään palvelutuotantoa kohdistamalla resurssit oikein sekä kehittämällä henkilöstön osaamista. Eri henkilöstöryhmät tutustuneet toistensa toimintaan/työhön/ toimintamalleihin. Työryhmissä edustus kaikista kunnista. Henkilöstön sitoutuminen ja motivoituminen on yhteistoiminnan vaikuttavuuden ansiota. Yleisesti yhtäläiset kelpoisuudet tehtävissä.

HENKILÖSTÖTULOKSET, kehittämiskohteet. Tulokset osoittavat myönteistä kehitystä ja suurin osa keskeisistä tavoitteista on saavutettu, CAF-pisteet 3.4. 1. Henkilöstön tvt-taitojen osaamisen kehittäminen, vaikka panostus on jo ollut hurjaa. 2. Henkilökohtaisen osaamisen tehokkaampi hyödyntäminen. 3. Seudullisten näkemysten viestiminen koko henkilökunnalle tarvitsee kehittämistä. 4. Palvelualueet huomioitu henkilöstön osalta epätasaisesti. 5. Henkilöstönäkökulman ennakointi kaipaa kehittämistä.

YHTEISKUNTAVASTUUTULOKSET, vahvuudet Ohjausryhmän ja työryhmien verkostoituminen on systematisoitunut parin viime vuoden aikana erityisesti yhteiskuntavastuun näkökulmasta. Toiminta on ollut läpinäkyvää ja se on edistänyt tasa-arvoa ja yhdenmukaisuutta. Staattinen ja turvallisuushakuinen toimintakulttuuri, pysyvyys on vahvuus myös. Toiminnan avaaminen ulospäin.

YHTEISKUNTAVASTUUTULOKSET, kehittämiskohteet. Tulokset osoittavat myönteistä kehitystä ja suurin osa keskeisistä tavoitteista on saavutettu, CAF-pisteet 3.1. 1. Verkoston tunnettavuutta voisi parantaa sekä toiminnan että tuloksellisuuden osalta. 2. Sosiaalisesti kestävää tulevaisuutta rakennettaessa olisi preaktiivisempi ote yhteistyöhön. Yhdessä eikä SOTE:n edellä hyvinvoinnin varmistaminen. 3. Seudullisen yhteistoiminnan näkyvyys / tunnettuvuus kaipaa lisäpanostusta

KESKEISET SUORITUSKYKYTULOKSET, vahvuudet Yhteistyö vähentää yksittäisten toimijoiden työtaakkaa. Perustekemisen laatu ja arviointitulokset nousevat, vaikka talous tiukkenee. Kehittämisryhmien toiminta on tavoitteellista ja määrätietoista, tavoitteet on saavutettu. Verkosto toimii tehokkaasti ja edistää toiminnallaan asiakaslähtöisten, tasavertaisten ja laadukkaiden sivistyspalveluiden tuotantoa maakunnassa. Hankehyödyt / panos / tuotos.

KESKEISET SUORITUSKYKYTULOKSET, kehittämiskohteet. Tulokset osoittavat myönteistä kehitystä ja suurin osa keskeisistä tavoitteista on saavutettu, CAF-pisteet 3.2. 1. Näkyykö yhteinen visio kärkimaakunnasta valtakunnallisesti? 2. Linjausten toimeenpanovaiheen hajonta maakunnassa tulee korjata. 3. Talouden, toiminnan ja tulosten kriittinen yhteisarviointi tiedolla johtamisen kulttuurin synnyttäminen. 4. Kokouskulttuuriin tarvitaan tehostamista esim. osallistumismahdollisuus Skypen kautta. 5. Kumppanuussuhteita voisi edelleen vahvistaa sekä maakunnallisesti ja valtakunnallisesti.

Koko vuoden ajankohtaisia ohjausryhmän aiheita: Sivistyskunnan rooli tulevaisuudessa LAPE Varhaiskasvatuksen pedagoginen kehittäminen Henkilöstön täydennyskoulutus 11. Kokous, joulukuu 1. kokous, tammikuu Vuoden 2016 itsearviointiraportti Vuoden 2017 toiminnallisten tavoitteiden asettaminen 2. kokous, helmikuu Vuoden 2016 toimintakertomus Yhteistyösopimuksen tavoitteiden kirkastaminen, ydinprosessit, ohryn jäsenet kehittämisryhmissä 10. Kokous, marraskuu 3. Kokous, maaliskuu Maakunnallisen arvioinnin tulokset Sähköiset kokouskäytännöt, periaatteista sopiminen Koulujen työ ja loma-ajoista päättäminen Ohjausryhmän itsearviointi 9. Kokous, lokakuu 4. kokous, huhtikuu Tietoisku tiedolla johtamisesta Seudun mahdollisuudet yhteiseen tiedolla johtamiseen Päijät-Hämeen terveysliikuntaja urheilustrategian esittely. Ohjausryhmän itsearviointi 8. kokous, syyskuu 5. kokous, toukokuu Teemapäivä työhyvinvoinnista verkoston toimijoille Ohjausryhmän itsearviointi 7. Kokous, elokuu Vuosiloma kuukausi 6. kokous, kesäkuu Ohjausryhmän puolivuotiskatsaus; talous ja toiminta Ammatill. koulutuksen reformin tilannekatsaus

KRIITTISET MENESTYSTEKIJÄT Verkoston jäsenten sitoutuminen yhteistoimintasopimuksen sisällön noudattamiseen. Läsnäolo kokouksissa. Henkilöstövaihdokset. Tiedon kulku, viestinnälliset kuilut.