Espoon kaupunki Pöytäkirja 19.11.2014 Sivu 1 / 67 Kokoustiedot Aika 19.11.2014 keskiviikko klo 17:35-21:40 tauko 19.00-19.30 Paikka Lautakuntien kokoushuone, os. Kamreerintie 3 B, 12. kerros Saapuvilla olleet jäsenet Inka Hopsu, puheenjohtaja :t 215-osittain 220 klo 18.30 saakka Sanna Lauslahti, puheenjohtaja :t osittain 220-235, saapui klo 18.30 :n 220 käsittelyn aikana Minna Eväsoja Nina From, saapui klo 17.40 :n 217 käsittelyn aikana Inka Hopsu Seppo Huhta Kaarina Järvenpää Juhana Malme Tiina Kujala, saapui klo 17.45 :n 217 käsittelyn aikana Jarmo Nieminen Jukka Niemelä Henrik Vuornos Tiina Thure-Toivanen Harri Waltari Muut saapuvilla olleet Hannele Kerola Pirjo Mutanen Harri Rinta-aho Titta Tossavainen Virpi Mattila Juha Nurmi Miia Loisa-Turunen Juha Hovinen kaupunginhallituksen edustaja, saapui klo 18.40 :n 220 käsittelyn aikana, poistui klo 20.00 :n 221 käsittelyn aikana talous- ja hallintojohtaja vs. suomenkielisen opetustoimen johtaja, poistui klo 21.15 :n 227 käsittelyn jälkeen, saapui klo 21.25 :n 235 käsittelyn jälkeen suomenkielisen varhaiskasvatuksen johtaja, poistui klo 21.25 :n 235 käsittelyn jälkeen kehittämispäällikkö, poistui klo 21.15 :n 227 käsittelyn jälkeen kehittämispäällikkö, poistui klo 21.15 :n 227 käsittelyn jälkeen vastuualuepäällikkö, poistui klo 18.50 :n 220 käsittelyn aikana suunnittelupäällikkö, saapui klo 20.20 :n 222 käsittelyn jälkeen, poistui klo 20.45 :n 223 käsittelyn aikana
Espoon kaupunki Pöytäkirja 19.11.2014 Sivu 2 / 67 Markku Kälviä henkilöstön edustaja, poistui klo 21.15 :n 227 käsittelyn jälkeen Kasper Sukselainen nuvan edustaja, poistui klo 19.30 kokoustauon aikana Kaisa Pitkänen tiedottaja, poistui klo 21.15 :n 227 käsittelyn jälkeen Tuija Seppänen sihteeri
Espoon kaupunki Pöytäkirja 19.11.2014 Sivu 3 / 67 Allekirjoitukset Inka Hopsu Sanna Lauslahti puheenjohtaja :t 215-osittain 220 puheenjohtaja :t osittain 220-235 Tuija Seppänen sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Pöytäkirja tarkastettu ja hyväksytty: 24.11.2014 Jukka Niemelä Pöytäkirjan nähtävänäolo 31.12.2013 julkipannun kuulutuksen mukaan on pöytäkirja ollut yleisesti nähtävänä 28.11.2014 osoitteessa Kamreerintie 3 B, 8. krs, Espoon keskus.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 19.11.2014 Sivu 4 / 67 Käsitellyt asiat Pykälä Liitteet Otsikko Sivu 215 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 5 216 Pöytäkirjan tarkastajan valinta 6 217 1 Suomenkielisen opetuksen tulosyksikön vuoden 2014 7 talousarvion seuranta, lokakuun kuukausiseuranta 218 2 Suomenkielisen varhaiskasvatuksen tulosyksikön vuoden 12 2014 talousarvion seuranta, Lokakuun kuukausiseuranta / 31.10.2014 219 Opetuksen ja varhaiskasvatuksen järjestämiseen liittyvien 20 rekisterien rekisterinpitäjä ja vastuuhenkilöt 220 3-4 Perusopetuksen iltapäivätoiminnan järjestämisen ja 24 toteuttamisen periaatteet, hankintaperiaatteet sekä avustusta saavien palveluntuottajien valintakriteerit ja avustusten myöntämisen periaatteet 221 5-6 Esiopetuksen järjestäminen lukuvuonna 2015-2016 34 222 Esiopetusikäisten perusopetukseen valmistavan 38 opetuksen kehittämispilotti 223 7 Aarrekartan (ent. Heimolan) päiväkodin tarveselvityksen 42 muutos 224 8 Espoon kristillisen koulun kannatusyhdistys ry:n Espoon 45 kristillisen koulun ja päiväkodin tarveselvitys 225 9 Suomenkielisen opetustoimen arviointiraportti 2014 55 226 Päätökset ja kirjelmät 56 227 Viranhaltijoiden sekä peruskoulujen ja lukioiden johtokuntien päätökset 58
Espoon kaupunki Pöytäkirja 215 19.11.2014 Sivu 5 / 67 215 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Päätös Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Selostus on kutsuttu koolle lautakunnan puheenjohtajan allekirjoittamalla 13.11.2014 päivätyllä kokouskutsulla jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus. Esityslista on toimitettu myös varajäsenille tiedoksi. (Espoon kaupungin hallintosääntö 4, Espoon kaupungin sivistystoimen lautakuntien ja johtokuntien johtosääntö 3 )
Espoon kaupunki Pöytäkirja 216 19.11.2014 Sivu 6 / 67 216 Pöytäkirjan tarkastajan valinta Päätös Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Jukka Niemelä.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 217 19.11.2014 Sivu 7 / 67 1577/02.02.02/2014 217 Suomenkielisen opetuksen tulosyksikön vuoden 2014 talousarvion seuranta, lokakuun kuukausiseuranta Valmistelijat / lisätiedot: Kirsti Askolin, puh. 09 816 52161 Pirjo Mutanen, puh. 050 089 5980 Tuija Lindstedt, puh. 09 816 52230 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Vs. suomenkielisen opetustoimen johtaja Harri Rinta-aho merkitsee tiedoksi suomenkielisen opetuksen tulosyksikön lokakuun kuukausiseurannan tilanteessa 31.10.2014 Päätös : Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Liite Selostus 1 Suomenkielisen opetuksen kuukausiseuranta 31.10.2014 Talouden ja toiminnan kuukausiraportti viedään helmikuun lopun tilanteesta lähtien kuukausittain kaupunginhallitukselle. Kuukausiraportti sisältää ennusteen ja analyysin talousarvion toteutumisesta, siihen olennaisesti vaikuttavien toimintojen kehittymisestä sekä mahdolliset korjaustoimenpiteet. Huhtikuun ja lokakuun kuukausiraportit sisältävät myös tulostavoitteiden ja tuottavuusohjelman toteutumistilanteen. Espoo-strategian ja tuottavuusohjelman toteutuminen Sivistystoimen toimialatasoisten tulostavoitteiden ja tavoitteiden toteutuminen Resurssit ja johtaminen -näkökulman tulostavoitteet ovat toimintakatteen toteutuminen vähintään alkuperäisen talousarvion mukaisesti sekä tuottavuuden paraneminen vähintään yhdellä prosentilla. Ennusteen mukaan toimintakate toteutuu säästötoimenpiteiden ansiosta vähintään alkuperäisen talousarvion mukaisesti. Tuottavuustavoitteen arvioidaan toteutuvan tasapainotustoimenpiteiden vaikutuksesta.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 217 19.11.2014 Sivu 8 / 67 Asukkaat ja palvelut -näkökulman tulostavoitteet ovat koulutuspaikan, lisäopetuksen, muun koulutuksen tai työpajapaikan tarjoaminen kaikille peruskoulun päättäneille sekä Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnian vaikuttavuuden paraneminen (työllistyminen ja jatko-opintoihin sijoittuminen). Ns. koulutustakuu toteutuu Espoon, Kirkkonummen, Kauniaisten ja Omnian yhteistyönä. Omnian vaikuttavuus on parantunut valmistuneiden opiskelijoiden entistä paremman työllistymisprosentin ansiosta. Elinvoima, kilpailukyky ja kestävä kehitys -näkökulman tulostavoitteet ovat espoolaisten koululaisten oppimistulosten sijoittuminen valtakunnallisten vertailujen kärkisijoille sekä aikuiskoulutuksen palvelukeskuksen perustaminen. Oppimistulokset saadaan loppuvuodesta, joten niihin liittyvän tulostavoitteen toteutuminen arvioidaan tilinpäätöksen ennakkotiedon yhteydessä. Aikuiskoulutuksen palvelukeskuksen perustamisen ja perustamista varten tarvittavien päätösten valmistelu on edennyt siten että kaikki valmiudet siirtymiselle ovat olemassa. Sopimus on hyväksytty kaupunginhallituksessa ja talousarvion luvut on ilmoitettu Omnialle. Sivistystoimen omat resurssit ja johtaminen -näkökulman tavoitteet liittyvät mm. palveluliiketoimen kanssa tehtäviin sisäisiin sopimuksiin, tilojen käyttöasteeseen sekä henkilöstön työhyvinvointiin. Henkilöstötavoitteet ovat toteutumassa, joidenkin osalta tiedot saadaan kuitenkin vasta v. 2015 puolella. Asukkaat ja palvelut -näkökulman tavoitteet koskevat mm. lasten ja nuorten matalan kynnyksen harrastustoiminnan lisäämistä, maahanmuuttajien perusopetuksen järjestämistä sekä sähköisiin ylioppilaskirjoitusiin valmistautumista. Nämä tavoitteet ovat toteutumassa pääosin. Sähköisiin ylioppilaskirjoituksiin valmistautuminen etenee hyvin, pilottikoulut on varustettu ja lukiolaisille on järjestetty kokeita yoympäristössä. Elinvoima, kilpailukyky ja kestävä kehitys -näkökulman tavoitteet liittyvät mm. Opinmäen palvelukonseptin, Matinkylän palvelutorin palvelukonseptin ja Espoonlahden alueen sivistystoimen palvelukokonaisuuden suunnitteluun. Sivistystoimen omien tavoitteiden edellyttämät toimenpiteet ovat käynnistyneet kaikkien tavoitteiden osalta. Lähes kaikkien tavoitteiden ennakoidaan toteutuvan. Yksittäisten tavoitteiden osalta on lähinnä aikatauluihin liittyviä haasteita. Toimintamenot ja -tulot sivistystoimessa Toimialan tulokertymä oli lokakuun lopussa 38,4 milj. euroa eli 82,5 prosenttia. Ilman nettositovia yksiköitä kertymä on 34 milj. euroa eli 76,8 prosenttia. Suomenkielisen opetuksen tulojen arvioidaan ylittyvän noin 0,1 milj. eurolla, johtuen mm. OPH:lta saaduista avustuksista.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 217 19.11.2014 Sivu 9 / 67 Suomenkielisen varhaiskasvatuksen tulojen ennustetaan ylittävän muutetun talousarvion noin 0,1 milj. euroa, johtuen asiakasmaksutulojen kertymästä ja indeksikorotusten vaikutuksesta. Svenska rum -lautakunnan tulojen ennustetaan jäävän noin 0,2 milj. alle tuloarvion, johtuen päivähoitolasten määrän vähennyksestä syyslukukaudella. Liikunta- ja nuorisopalvelujen tulojen arvioidaan ylittyvän 0,5 milj. euroa johtuen mm. Sitran ja OKM:n tuista Tajua mut!- viranomaisten yhteistyö lapsen ja nuoren tukena -projektille. Myös edellisenä vuonna päätetyt ja kuluvan vuoden aikana toteutuneet hinnankorotukset ovat tuoneet lisätuloja. Muun sivistystoimen tulojen ennustetaan jäävän noin 3,4 milj. euroa alle tuloarvion, johtuen sivistystoimen liian suuresta tuloarviosta. Tulosyksiköiden tuloarviot on käyttösuunnitelmassa arvioitu realistisiksi ja ylimääräinen tulo-odote on budjetoitu muuhun sivistystoimeen. Toimintatulot (ilman nettobudjetoituja yksiköitä) jäävät noin 2,9 milj. euroa alle vuoden 2014 muutetun talousarvion. Alitus johtuu sivistystoimen liian suuresta tulo-odotuksesta. Toimintamenojen kertymä oli 556,6 milj. euroa eli 82,2 prosenttia. Ilman nettobudjetoituja yksiköitä menokertymäkertymä on 536,9 milj. euroa, 82,2 prosenttia. Työvoimakustannusten (henkilöstökulut ja työvoimanvuokrauskustannukset) käyttökustannukset olivat 269 milj. euroa ja käyttöprosentti oli 82,2. Henkilöstömääräraha alittuu ja työvoimanvuokrausmäärärahat ylittyvät. Ennusteessa ei ole huomioitu mahdollista lomapalkkajaksotuksen vaikutusta. Sivistystoimen käyttötalouden määrärahojen ilman nettobudjetoituja yksiköitä ennustetaan alittavan muutetun talousarvion noin 3,3 milj. eurolla. Talouden tuottavuus ja tasapainotusohjelman mukaisesti valtuusto vähensi sivistystoimen sivistystoimen määrärahoja yhteensä 7,380 milj. euroa, josta 2,380 milj.euroa oli palkankorotuksen ja eläkeperusteisen eläkemaksun teknistä korjausta. Svenska rum -lautakunnan talousarvion ennustetaan toteutuvan määrärahojen puitteissa. Henkilöstö- sekä aineet, tarvikkeet ja tavarat - määrärahoja säästyy, koska oppilas- ja lapsimäärät kouluissa ja varhaiskasvatuksessa ovat olleet budjetoituja pienemmät. Sisäiset tietotekniikkakustannukset ylittävät muutetun talousarvion noin 0,7 milj. eurolla. Vaje katetaan lautakunnan määrärahoista. Kulttuurilautakunnan (pois lukien työväenopiston ja kulttuurin nettobudjetoidut) toimintamenot toteutuvat muutetun talousarvion mukaisina.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 217 19.11.2014 Sivu 10 / 67 Nettobudjetoidun työväenopiston määrärahojen arvioidaan ylittyvän menojen osalta 1,3 milj. euroa ja tulojen osalta 1,5 milj. euroa. Nettobudjetoidun kulttuurin määrärahojen arvioidaan ylittyvän menojen ja tulojen osalta 0,8 milj. euroa. Liikunta- ja nuorisolautakunnan toimintamenojen ennustetaan alittavan muutetun budjetin noin 0,3 milj. eurolla johtuen sääolosuhteista ja säästötoimenpiteistä. Investoinnit Aineettomien hyödykkeiden osalta talousarvion ennustetaan ylittyvän noin 22 000 eurolla johtuen kirjaston ja työväenopiston hankinnoista. Liikuntapaikkojen perusparantamisen ennustetaan toteutuvan talousarvion mukaisesti. Koneet ja kalusto -määrärahojen ennustetaan alittavan talousarvion noin 0,7 milj.eurolla johtuen suomenkielisen opetus- ja varhaiskasvatuslautakunnan viivästyneistä hankkeista sekä ensikertaisen kalustamisen että mm. kuiturakentamisen osalta. Suomenkielinen opetus Opetuksen tavoitteiden toteutuminen Seurannan mukaan tulosyksikkö toteuttaa tavoitteen talousarviossa pysymisestä, vaikka sisäisten palvelujen kulut ovat korkeampia kuin on ennakoitu. Tulosyksikön uudet johtosäännöt ja delegoinnit hyväksyttiin kesäkuussa ja uuden organisaation prosesseja on ajantasaistettu. Uudella aluepäällikkömallilla on tuettu rehtoreiden johtamistyötä ja vahvistettu alueellista yhteistyötä. Oppilas- ja opiskelijahuollon uuden lainsäädännön toimeenpanoa ja siihen liittyvien prosessien kehittämistä jatketaan yhteistyössä sivistystoimen eri tulosyksiköiden, sosiaali- ja terveystoimen, Omnian ja yksityisten oppilaitosten kanssa. Suomenkielisen opetuksen tulosyksikkö on pilottina myös kaupungin johtamisen kehittämisessä. Tulosyksikön tilojen käyttöastetta selvitetään yhdessä sivistystoimen kanssa ja työ on vasta alkanut. Taiteen perusopetuksen sopimuksista luovutaan ja siirrytään yhteistoimintasuunnitelmiin, jotka tukeutuvat Espoo tarinaan ja yhteisöjen toiminta- ja taloussuunnitelmiin Asukkaat ja palvelut -kohdan yksi tärkeimmistä tulostavoitteista on, että kaikille ilman toisen asteen koulutuspaikkaa jääneille tarjotaan lisäopetusta tai muuta koulutuspaikkaa. Tämä tavoite on toteutunut. Lasten ja nuorten hyvinvointisuunnitelman tavoitteita toteutetaan yhteistyössä sotetin kanssa. Uudet alueelliset hyvinvointiryhmät ovat aloittaneet toimintansa. Oppivelvollisuusiän ylittäneille Suomeen tulleille nuorille (120) tarjotaan
Espoon kaupunki Pöytäkirja 217 19.11.2014 Sivu 11 / 67 perusopetusta Espoon aikuislukion yhteydessä. Espoon aikuislukio siirtyy vuoden 2015 alusta Omnian aikuiskoulutuskeskuksen yhteyteen. Lautakunta päätti aloittaa lukioon valmistavan koulutuksen. Ryhmän minimikoko, 12 oppilasta, ei kuitenkaan toteutunut ja ryhmää ei aloitettu Leppävaaran lukiossa. Valmistavaa koulutus tarjotaan uudelleen ensi vuoden elokuussa. Sähköisiä ylioppilaskirjoituksia pilotoidaan 3 lukiossa, ja niistä saatuja kokemuksia sekä kustannustietoja hyödynnetään muiden lukioiden kehittämisessä. Uutta opetussuunnitelmaa tehdään osallistavin menetelmin alueilla ja koulutuksia ulotetaan kaikkiin opettajiin Webinaarien välityksellä. Kaikki mukaan tapahtuman suvaitsevaisuustoiminnan kautta osallistetaan koulujen oppilaskuntia ja huoltajia kasvatuskumppanuuden avulla suvaitsevaisuustoimintaan ja samalla opetussuunnitelman arvotyöhön. Opetuksen toimintamenot ja -tulot Opetuksen tulokertymä oli lokakuun lopussa 8,6 milj. euroa eli 123,8 %. Osa tuloista jaksottuu kuitenkin useammalle vuodelle, esim. POP- ja tasaarvorahat, joten tulojen ennustetaan toteutuvan budjetin mukaisina. Toimintamenojen toteuma oli 236,6 milj. euroa eli 82,6 %, joka vastaa ajankohdan normaalia tilannetta ja talousarvion ennustetaan toteutuvan määrärahojen puitteissa. Palvelujen ostoissa työvoimavuokrat ylittyvät, mutta vastaava säästö syntyy henkilöstömenoissa, koska avustajien palkat on budjetoitu henkilöstömenoihin ja osa toteutuu palvelujen ostoista. Muille kunnille sijoitetuista lapsista maksettavien asiakasmaksujen toteuma ylittää budjetoidut määrärahat huomattavasti. Osittain tämä johtuu siitä, että edellisvuoden laskuja on saapunut niin myöhään, että ne ovat kirjautuneet tälle vuodelle. Myös väistökuljetusten ennustetaan ylittyvän. Sisäisistä palveluista aula- ja turvallisuuspalveluiden ja toimitilavuokrien ennustetaan ylittyvän. Toisaalta tietotekniikkapalvelujen ennustetaan alittuvan. Myös sähköisiin ylioppilaskirjoituksiin varatuista määrärahoista syntyy säästöä. Näin ollen ylitykset pystytään kattamaan opetustoimen sisällä toisaalla syntyvillä säästöillä.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 218 19.11.2014 Sivu 12 / 67 1577/02.02.02/2014 218 Suomenkielisen varhaiskasvatuksen tulosyksikön vuoden 2014 talousarvion seuranta, Lokakuun kuukausiseuranta / 31.10.2014 Valmistelijat / lisätiedot: Kirsti Askolin, puh. 09 816 52161 Jaana Turunen, puh. 050 395 2154 Pirjo Mutanen, puh. 050 089 5980 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Suomenkielisen varhaiskasvatuksen johtaja Titta Tossavainen merkitsee tiedoksi suomenkielisen varhaiskasvatuksen tulosyksikön lokakuun kuukausiseurannan tilanteesta 31.10.2014 Päätös : Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Liite Oheismateriaali Selostus 2 Suomenkielisen varhaiskasvatuksen kuukausiseuranta tilanteesta 31.10.2014 - Pöytäkirjamerkinnät Talouden ja toiminnan kuukausiraportti viedään helmikuun lopun tilanteesta lähtien kuukausittain kaupunginhallitukselle. Kuukausiraportti sisältää ennusteen ja analyysin talousarvion toteutumisesta, siihen olennaisesti vaikuttavien toimintojen kehittymisestä sekä mahdolliset korjaustoimenpiteet. Huhtikuun ja lokakuun kuukausiraportit sisältävät myös tulostavoitteiden ja tuottavuusohjelman toteutumistilanteen. Espoo-strategian ja tuottavuusohjelman toteutuminen Sivistystoimen toimialatasoisten tulostavoitteiden ja tavoitteiden toteutuminen Resurssit ja johtaminen -näkökulman tulostavoitteet ovat toimintakatteen toteutuminen vähintään alkuperäisen talousarvion mukaisesti sekä tuottavuuden paraneminen vähintään yhdellä prosentilla. Ennusteen mukaan toimintakate toteutuu säästötoimenpiteiden ansiosta vähintään
Espoon kaupunki Pöytäkirja 218 19.11.2014 Sivu 13 / 67 alkuperäisen talousarvion mukaisesti. Tuottavuustavoitteen arvioidaan toteutuvan tasapainotustoimenpiteiden vaikutuksesta. Asukkaat ja palvelut -näkökulman tulostavoitteet ovat koulutuspaikan, lisäopetuksen, muun koulutuksen tai työpajapaikan tarjoaminen kaikille peruskoulun päättäneille sekä Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnian vaikuttavuuden paraneminen (työllistyminen ja jatko-opintoihin sijoittuminen). Ns. koulutustakuu toteutuu Espoon, Kirkkonummen, Kauniaisten ja Omnian yhteistyönä. Omnian vaikuttavuus on parantunut valmistuneiden opiskelijoiden entistä paremman työllistymisprosentin ansiosta. Elinvoima, kilpailukyky ja kestävä kehitys -näkökulman tulostavoitteet ovat espoolaisten koululaisten oppimistulosten sijoittuminen valtakunnallisten vertailujen kärkisijoille sekä aikuiskoulutuksen palvelukeskuksen perustaminen. Oppimistulokset saadaan loppuvuodesta, joten niihin liittyvän tulostavoitteen toteutuminen arvioidaan tilinpäätöksen ennakkotiedon yhteydessä. Aikuiskoulutuksen palvelukeskuksen perustamisen ja perustamista varten tarvittavien päätösten valmistelu on edennyt siten että kaikki valmiudet siirtymiselle ovat olemassa. Sopimus on hyväksytty kaupunginhallituksessa ja talousarvion luvut on ilmoitettu Omnialle. Sivistystoimen omat resurssit ja johtaminen -näkökulman tavoitteet liittyvät mm. palveluliiketoimen kanssa tehtäviin sisäisiin sopimuksiin, tilojen käyttöasteeseen sekä henkilöstön työhyvinvointiin. Henkilöstötavoitteet ovat toteutumassa, joidenkin osalta tiedot saadaan kuitenkin vasta v. 2015 puolella. Asukkaat ja palvelut -näkökulman tavoitteet koskevat mm. lasten ja nuorten matalan kynnyksen harrastustoiminnan lisäämistä, maahanmuuttajien perusopetuksen järjestämistä sekä sähköisiin ylioppilaskirjoitusiin valmistautumista. Nämä tavoitteet ovat toteutumassa pääosin. Sähköisiin ylioppilaskirjoituksiin valmistautuminen etenee hyvin, pilottikoulut on varustettu ja lukiolaisille on järjestetty kokeita yoympäristössä. Elinvoima, kilpailukyky ja kestävä kehitys -näkökulman tavoitteet liittyvät mm. Opinmäen palvelukonseptin, Matinkylän palvelutorin palvelukonseptin ja Espoonlahden alueen sivistystoimen palvelukokonaisuuden suunnitteluun. Sivistystoimen omien tavoitteiden edellyttämät toimenpiteet ovat käynnistyneet kaikkien tavoitteiden osalta. Lähes kaikkien tavoitteiden ennakoidaan toteutuvan. Yksittäisten tavoitteiden osalta on lähinnä aikatauluihin liittyviä haasteita. Suomenkielisen varhaiskasvatuksen tulosyksikön tavoitteiden toteutuminen Suomenkielisen varhaiskasvatuksen tulosyksikön tavoitteiden arvioidaan toteutuvan. Resurssit ja johtaminen
Espoon kaupunki Pöytäkirja 218 19.11.2014 Sivu 14 / 67 Tulosyksikkö on osallistunut sivistystoimen toimialan ja Espoo Catering- Liikelaitoksen sopimuksen laadintaan koskien ateriapalvelujen tuottamista ja järjestämistä toimialalla. Tulosyksikkö on laatimassa palvelualueittaisen selvityksen varhaiskasvatuksen palveluverkosta, johon sisältyy tilakohtainen toimintaaika sekä tilakohtainen tieto ulkopuolisesta käytöstä. Selvitys valmistuu vuoden 2015 alkupuolella. Sen pohjalta sivistystoimen Tilat ja alueet - yksikkö jatkaa tilojen käyttöasteen ja kuntalaiskäyttöön soveltuvien tilojen selvittämistä. Työhyvinvoinnin parantamiseksi jatketaan Kunta10 -kehittämiskohteiden toteuttamista: vaikutusmahdollisuuksien lisääminen muutostilanteissa, kehityskeskustelujen vaikuttavuuden parantaminen ja väkivallan kokemusten vähentäminen. Työhyvinvointimatriisin tiedot saadaan vuoden lopussa. Esimiesten työhyvinvoinnin edistäminen jatkuu keväällä 2014 tehdyn kyselyn perusteella: ryhmämuotoinen työnohjaus alkoi syyskuussa 2014 ja esimiestyötä tukevaa työyhteisökoulutusta suunnitellaan vuosille 2014-2015. Väkivallan kokemusten vähentämiseksi on järjestetty turvallisen kasvuympäristön teemalla henkilöstölle fyysisen rajoittamisen koulutusta. Vahvistetaan edelleen lasten sosiaalisten taitojen kehittämistä. Pitkien sairaslomien määrää ja syytä on seurattu kevään aikana. Sairauspoissaolojen vähentämiseksi on käynnistetty Rahaautomaattiyhdistyksen rahoittama ja Pääkaupunkiseudun selkäyhdistys ry:n toteuttama hanke, Selkä työssä Suvassa - pilotti 1.10.2014-30.4.2015 lapsiryhmissä toimivalle kasvatushenkilöstölle. Sairauspoissaoloja ja niihin johtaneita syitä seurataan ja toimenpiteitä tilanteiden parantamiseksi kehitetään yhdessä Siton henkilöstöyksikön kanssa. Palveluohjaukseen ja lasten valintaan liittyvät prosessit kuvataan palveluohjauksen käsikirjaan, joka valmistuu vuoden loppuun mennessä. Maahanmuuttajataustaisen henkilöstön osuus lähenee vastaavaa osuutta väestöstä. Vuoden vaihteessa 2012/2013 maahanmuuttajataustaisia oli 11,3 % väestöstä. Syyskuun 2014 lopussa maahanmuuttajataustaista henkilöstöä oli 85 eli 3,24 % henkilöstöstä. Ennusteen mukaan toimintamenot ja -tulot toteutuvat muutetun talousarvion mukaisesti. Päivähoitopaikkojen käytön tehokkuutta on lisätty. Täyttö- ja käyttöasteen toteutumista seurataan ja tehdään tarvittavia toimenpiteitä täyttötehokkuuden lisäämiseksi. Yksikköhinnoista tieto saadaan tilinpäätöksen jälkeen. Asukkaat ja palvelut
Espoon kaupunki Pöytäkirja 218 19.11.2014 Sivu 15 / 67 Lasten ja nuorten hyvinvointisuunnitelman toteuttamiseen liittyvien alueellisten kehittämisryhmien toiminta on käynnistynyt ja niissä on varhaiskasvatuksen edustus. Pääkaupunkiseudun päivähoidon asiakastyytyväisyyskysely toteutetaan loka-marraskuun vaihteessa. Kyselyn tulokset ovat käytettävissä vuoden loppuun mennessä. Lasten mahdollisuutta leikkiä, liikkua, taiteilla ja tutkia arvioidaan ja kehitetään kaikissa varhaiskasvatusyksiköissä. Itsearviointimateriaali on yksiköiden käytössä ja arviointi ja kehittämistyö on käynnissä. Elinvoima, kilpailukyky ja kestävä kehitys Varhaiskasvatus osallistuu Opinmäen palvelukonseptin suunnitteluun yhdessä eri toimijoiden kanssa. Toimintamenot ja -tulot sivistystoimessa Toimialan tulokertymä oli lokakuun lopussa 38,4 milj. euroa eli 82,5 prosenttia. Ilman nettositovia yksiköitä kertymä on 34 milj. euroa eli 76,8 prosenttia. Suomenkielisen opetuksen tulojen arvioidaan ylittyvän noin 0,1 milj. eurolla, johtuen mm. OPH:lta saaduista avustuksista. Suomenkielisen varhaiskasvatuksen tulojen ennustetaan ylittävän muutetun talousarvion noin 0,1 milj. euroa, johtuen asiakasmaksutulojen kertymästä ja indeksikorotusten vaikutuksesta. Svenska rum -lautakunnan tulojen ennustetaan jäävän noin 0,2 milj. alle tuloarvion, johtuen päivähoitolasten määrän vähennyksestä syyslukukaudella. Liikunta- ja nuorisopalvelujen tulojen arvioidaan ylittyvän 0,5 milj. euroa johtuen mm. Sitran ja OKM:n tuista Tajua mut!- viranomaisten yhteistyö lapsen ja nuoren tukena -projektille. Myös edellisenä vuonna päätetyt ja kuluvan vuoden aikana toteutuneet hinnankorotukset ovat tuoneet lisätuloja. Muun sivistystoimen tulojen ennustetaan jäävän noin 3,4 milj. euroa alle tuloarvion, johtuen sivistystoimen liian suuresta tuloarviosta. Tulosyksiköiden tuloarviot on käyttösuunnitelmassa arvioitu realistisiksi ja ylimääräinen tulo-odote on budjetoitu muuhun sivistystoimeen. Toimintatulot (ilman nettobudjetoituja yksiköitä) jäävät noin 2,9 milj. euroa alle vuoden 2014 muutetun talousarvion. Alitus johtuu sivistystoimen liian suuresta tulo-odotuksesta.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 218 19.11.2014 Sivu 16 / 67 Toimintamenojen kertymä oli 556,6 milj. euroa eli 82,2 prosenttia. Ilman nettobudjetoituja yksiköitä menokertymäkertymä on 536,9 milj. euroa, 82,2 prosenttia. Työvoimakustannusten (henkilöstökulut ja työvoimanvuokrauskustannukset) käyttökustannukset olivat 269 milj. euroa ja käyttöprosentti oli 82,2. Henkilöstömääräraha alittuu ja työvoimanvuokrausmäärärahat ylittyvät. Ennusteessa ei ole huomioitu mahdollista lomapalkkajaksotuksen vaikutusta. Sivistystoimen käyttötalouden määrärahojen ilman nettobudjetoituja yksiköitä ennustetaan alittavan muutetun talousarvion noin 3,3 milj. eurolla. Talouden tuottavuus ja tasapainotusohjelman mukaisesti valtuusto vähensi sivistystoimen määrärahoja yhteensä 7,380 milj. euroa, josta 2,380 milj. euroa oli palkankorotuksen ja eläkeperusteisen eläkemaksun teknistä korjausta. Suomenkielisen opetuksen talousarvion ennustetaan toteutuvan muutetun talousarvion mukaisena. Muille kunnille maksettavien asiakasmaksujen, väistökuljetusten ja sisäisten palvelujen ostojen mm. aula- ja turvallisuuspalveluiden ennustetaan ylittävän muutetun talousarvion. Sähköiseen ylioppilaskirjoitukseen sekä muuhun kehittämiseen budjetoitujen määrärahojen ennustetaan alittavan muutetun talousarvion. Suomenkielisen varhaiskasvatuksen talousarviossa on varauduttu järjestämään päivähoitopaikka 13 945 lapselle. Syyskuussa oli päivähoidossa yhteensä 13 966 lasta, mikä oli 21 lasta ennakoitua enemmän. Henkilöstömenojen arvioidaan alittavan muutetun talousarvion noin 5,5 milj. eurolla. Ulkoisten palvelujen ostojen arvioidaan ylittyvän noin 2 milj. eurolla työvoimanvuokrauskustannuksien osalta. Avustusten ennustetaan ylittävän muutetun talousarvion noin 2,1 milj. eurolla. Ylitys katetaan tulosyksikön menoista. Svenska rum -lautakunnan talousarvion ennustetaan toteutuvan määrärahojen puitteissa. Henkilöstö- sekä aineet, tarvikkeet ja tavarat -määrärahoja säästyy, koska oppilas- ja lapsimäärät kouluissa ja varhaiskasvatuksessa ovat olleet budjetoituja pienemmät. Sisäiset tietotekniikkakustannukset ylittävät muutetun talousarvion noin 0,7 milj. eurolla. Vaje katetaan lautakunnan määrärahoista. Kulttuurilautakunnan (pois lukien työväenopiston ja kulttuurin nettobudjetoidut) Toimintamenot toteutuvat muutetun talousarvion mukaisina. Nettobudjetoidun työväenopiston määrärahojen arvioidaan ylittyvän menojen osalta 1,3 milj. euroa ja tulojen osalta 1,5 milj. euroa.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 218 19.11.2014 Sivu 17 / 67 Nettobudjetoidun kulttuurin määrärahojen arvioidaan ylittyvän menojen ja tulojen osalta 0,8 milj. euroa. Liikunta- ja nuorisolautakunnan toimintamenojen ennustetaan alittavan muutetun budjetin noin 0,3 milj. eurolla johtuen sääolosuhteista ja säästötoimenpiteistä. Muun sivistystoimen osalta sisäiset toimintamenot alittavat muutetun talousarvion noin 1,5 milj. eurolla johtuen avoinna olevien vakanssien täyttämättä jättämisestä, avustusten pienenemisestä sekä säästötoimista. Investoinnit Aineettomien hyödykkeiden osalta talousarvion ennustetaan ylittyvän noin 22 000 eurolla johtuen kirjaston ja työväenopiston hankinnoista. Liikuntapaikkojen perusparantamisen ennustetaan toetutuvan talousarvion mukaisesti. Koneet ja kalusto -määrärahojen ennustetaan alittavan talousarvion noin 0,7 milj. eurolla johtuen suomenkielisen opetus- ja varhaiskasvatuslautakunnan viivästyneistä hankkeista sekä ensikertaisen kalustamisen että mm. kuiturakentamisen osalta. Investointituloina on saatu Suomen elokuvasäätiöltä Kannusalin ja Sellosalin elokuvalaitteiston digitalisointiin yhteensä noin 36 000 euroa. Suomenkielisen varhaiskasvatuksen tulosyksikön lokakuun kuukausiseuranta tilanteessa 31.10.2014 Talousarviossa on varauduttu järjestämään päivähoitopaikka 13 945 lapselle. Syyskuussa oli päivähoidossa yhteensä 13 966 lasta, mikä oli 21 lasta ennakoitua enemmän. Alle 3-vuotiaiden määrä päivähoidossa oli alkuvuoden pienempi kuin edellisen vuoden vastaavana aikana. Syyskuussa 2014 päivähoidon kysyntä on kasvanut kaikissa ikäryhmissä. Päivähoidossa oli 423 lasta enemmän kuin syyskuussa 2013. Päivähoitopaikkojen määrä vaihtelee kysynnästä ja lasten ikärakenteesta johtuen vuoden aikana. Yksityisen hoidon tuella on ollut 2014 syyskuussa 54 lasta enemmän kuin vastaavana aikana viime vuonna. Kotihoidon tuella on ollut kokonaisuudessaan ennakoitua vähemmän lapsia. Kotihoidon tuella on kuitenkin kuluneen vuoden jokaisena kuukautena ollut enemmän alle kolmevuotiaita, perheen nuorimpia lapsia ja vähemmän sisaruksia, joista maksetaan pienempi tuki. Kotihoidon tuen hoitolisän määrä on ollut myös koko vuoden korkeampi kuin vastaavana aikana viime vuonna.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 218 19.11.2014 Sivu 18 / 67 Päivähoidossa olevia lapsia TA 2014 9/2014 MUUTOS 13 945 13 966 21 - Omat päiväkodit 9 044 9 268 224 - Perhepäivähoito 949 924-25 - Ostopalvelut 1 937 1 975 38 - Yksityisen hoidon tuki 2 015 1 799-216 Lasten kotihoidon tuki 5 348 4 537-811 Vuoden vaihteessa palaneen Lintulan päiväkodin lapset on sijoitettu Leppävaaran alueelle Ajurinmäen ja Postipuun päiväkoteihin sekä väistötilaksi käyttöön otettuun Punaiseen tupaan Viherlaaksossa. Palaneen Lintulan päiväkodin tilalle rakennettu uusi päiväkoti otetaan käyttöön joulukuussa 2014. Uusi ympärivuorokautista päivähoitoa tarjoava Kepelin päiväkoti Leppävaarassa otettiin käyttöön helmikuussa, päiväkodissa on tilat kuudelle lapsiryhmälle. Peruskorjattu Laajalahden päiväkoti otettiin käyttöön maaliskuussa, hoitopaikkalisäys oli 28. Leppävaarassa aloitti huhtikuussa kunnallisena päiväkotina Veturin päiväkoti Kilossa. Päiväkodin tiloissa aiemmin toiminut yksityinen palveluntuottaja lopetti toimintansa maaliskuun lopussa ja yksityisen päiväkodin 18 lasta siirtyivät kunnalliseen päivähoitoon. Päivähoitopaikkalisäyksistä huolimatta jouduttiin ns. poikkeusjärjestelyin toteuttamaan päivähoito kevään ajaksi noin 230 lapselle ottamalla päiväkodin yhteisiä salitiloja lapsiryhmäkäyttöön sekä lisäämällä kasvatushenkilöstöä. Syksyllä poikkeusjärjestelyin toteutetussa päivähoidossa on edelleen noin 190 lasta. Elokuussa 2014 ovat aloittaneet Suurpellon päiväkoti Matinkylä-Olarin alueella ja peruskorjattu Riiantien päiväkoti Espoon keskuksen alueella. Lokakuussa 2014 aloitti Lipunkantajanpolun päiväkoti Leppävaaran alueella. Joulukuussa valmistuu entisen Lansan hammashoitolan tilat ja Jupperin neuvolan tilat varhaiskasvatuksen käyttöön. Uusien tilojen myötä on 1.8.2014 lukien Leppävaaran alueella luovuttu kolmesta ryhmäperhepäiväkodista, Annintalo, Asema ja Aurinkomäki, Espoonlahden alueella Eestinlaakson päiväkodista ja Espoon keskuksen alueella Huvikummun ryhmäperhepäiväkodista. Talous Suomenkielisen varhaiskasvatuksen tulosyksikkö on valmistellut keväällä Sivistystoimen talouden tasapainotuslinjausten pohjalta talouden tasapainotus- ja tuottavuustoimenpiteet. Talousarvion tarkistus suomenkielisen varhaiskasvatuksen osalta on vuodelle 2014 yhteensä 2,34 milj. euroa, josta varsinainen tasapainotus on
Espoon kaupunki Pöytäkirja 218 19.11.2014 Sivu 19 / 67 1,61 milj. euroa, lisäksi palkankorotusvarauksen korjaus 0,58 milj. euroa ja siihen liittyvät eläke- ym. maksut 0,49 milj. euroa. Talousarviomuutos on tehty Valtuuston päätöksen mukaisesti 24.3.2014. Tasapainotus- ja tuottavuustoimenpiteet vuoden 2014 osalta ovat: Asiakasmaksujen indeksikorotukset ja tilapäisen päivähoidon maksujen tarkistukset toteutuvat 1.8.2014 alkaen. Tulojen lisäys on 0,6 milj. euroa vuonna 2014 ja vuositasolla 1,4 milj. euroa. Henkilöstön vuosilomia keskitetään koulujen loma-aikoihin ja vuokratyövoiman (Seure) käyttöä vähennetään. Lapsivalintaprosessia tehostetaan ja päivähoitopaikkojen käytön tehokkuutta lisätään nostamalla päiväkotien täyttö- ja käyttöasteita. Hankintoja priorisoidaan ja keskitetään. Suomenkielisen varhaiskasvatuksen tulosyksikön muutettu talousarvio on 200,4 milj. euroa. Suomenkielisen varhaiskasvatuksen tulosyksikön menokertymä on lokakuussa 164,2 milj. euroa (81,9 %). Henkilöstömenojen arvioidaan alittavan muutetun talousarvion noin 5,5 milj. eurolla. Ennusteessa ei ole huomioitu mahdollista lomapalkkajaksotuksen vaikutusta. Ulkoisten palvelujen ostojen arvioidaan ylittyvän noin 2 milj. eurolla työvoimanvuokrauskustannuksien osalta. Avustusten ennustetaan ylittävän muutetun talousarvion noin 2,1 milj. eurolla. Ylitys katetaan tulosyksikön menoista. Menojen ennustetaan alittavan muutetun talousarvion 1,5 milj. eurolla. Tasapainotus- ja tuottavuustoimenpiteiden vaikutus näkyy talousarvion ennusteessa. Kustannuksia on lasten määrän kasvusta huolimatta kyetty tasapainottamaan. Tulosyksikön tulojen 22,7 milj. euroa ennustetaan ylittävän muutetun talousarvion noin 0,1 milj. euroa. Yleinen taloustilanteen heikkeneminen on vaikuttanut myös varhaiskasvatuksen asiakasmaksutulojen kertymiseen. Investointimenojen ennustetaan toteutuvan muutetun talousarvion (0,9 milj.) mukaisesti.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 219 19.11.2014 Sivu 20 / 67 4590/07.01.01/2014 219 Opetuksen ja varhaiskasvatuksen järjestämiseen liittyvien rekisterien rekisterinpitäjä ja vastuuhenkilöt Valmistelijat / lisätiedot: Virpi Leino, puh. 046 877 1846 Asko Lippo, puh. 043 825 7554 Maria Rauman, puh. 09 816 83861 Virpi Mattila, puh. 09 816 23022 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Sivistystoimen johtaja Sampo Suihko toteaa, että opetus- ja on seuraavien henkilötietolain mukaisten rekisterien rekisterinpitäjä ja määrää rekisterien vastuuhenkilöt seuraavasti: - opiskelijarekisteri ja muut opetuksen järjestämiseen liittyvät rekisterit/osarekisterit, vastuuhenkilö tulosyksikkötasolla on suomenkielisen opetuksen tulosyksikön kehittämispäällikkö, koulun/lukion rehtori/koulunjohtaja toimii vastuuhenkilönä johtamansa koulun/lukion osalta - opettajarekisteri ja henkilökuntarekisteri, vastuuhenkilö tulosyksikkötasolla on suomenkielisen opetuksen tulosyksikön kehittämispäällikkö, koulun/lukion rehtori/koulunjohtaja toimii vastuuhenkilönä johtamansa koulun/lukion osalta - iltapäivätoiminnan järjestämisen rekisteri, vastuuhenkilö on suomenkielisen opetuksen tulosyksikön tukipalvelujen vastuualuepäällikkö - varhaiskasvatuksen rekisteri, vastuuhenkilö on alueellaan suomenkielisen varhaiskasvatuksen aluepäällikkö - suomenkielisen varhaiskasvatuksen järjestämän esiopetuksen rekisteri, vastuuhenkilö on alueellaan suomenkielisen varhaiskasvatuksen aluepäällikkö - suomenkielisen opetuksen järjestämän esiopetuksen rekisteri, vastuuhenkilö tulosyksikkötasolla on suomenkielisen opetuksen tulosyksikön kehittämispäällikkö, koulun/lukion rehtori/koulunjohtaja toimii vastuuhenkilönä johtamansa koulun/lukion osalta - kameravalvontarekisteri, koulun/lukion rehtori/koulunjohtaja toimii vastuuhenkilönä johtamansa koulun/lukion osalta, päiväkotien osalta vastuuhenkilönä toimii ko. päivähoitoyksikön johtaja - kyselyjen rekisterit, vastuuhenkilö määräytyy tapauskohtaisesti kyselyn suorittajatahon mukaan.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 219 19.11.2014 Sivu 21 / 67 Käsittely Päätös Selostus Asian esitteli sivistystoimen johtaja Sampo Suihkon estyneenä ollessa talous- ja hallintojohtaja Pirjo Mutanen. : Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Lainsäädäntö ja johtosäännöt Henkilötietolaissa (523/1999) on säädetty henkilötietojen käsittelyssä noudatettavasta menettelystä. Henkilötietoja voi käsitellä vain laissa säädetyin perustein. Henkilötietoja saa käsitellä muu muassa silloin, kun käsittelystä säädetään laissa tai jos käsittely johtuu rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tai sen nojalla määrätystä tehtävästä tai velvoitteesta. Henkilötietoja ovat kaikenlaiset luonnollista henkilöä koskevat tiedot kuten nimi, kuva, osoite, sähköpostiosoite, arviointi, tukitoimet, poissaolot, rangaistukset jne. Henkilörekisteri muodostuu samaan käyttötarkoitukseen kerätyistä henkilötiedoista. Kunnan toiminnassa rekisterinpitäjä on kyseisestä toiminnasta vastaava toimielin. Sivistystoimen lautakuntien ja johtokuntien johtosäännön 6 :n mukaan opetus- ja varhaiskasvatuslautakunnan tehtävänä on oman kieliryhmänsä osalta huolehtia muun muassa varhaiskasvatusta koskevista asioista mukaan lukien esiopetus, perusopetusta sekä koululaisten aamu- ja iltapäivätoimintaa koskevista asioista ja lukiokoulutusta koskevista asioista. Päätösehdotus ja jäljempänä oleva selostus rekistereistä perustuu pääosin nykyiseen käytäntöön. Opiskeluhuoltoon liittyvien rekisterien osalta opetus- ja on tehnyt päätöksen 27.8.2014. Opetuksen järjestämiseen liittyvät rekisterit Opiskelijarekisteri ja sen osarekisterit Opetustoimessa on käytössä Primus-kouluhallintojärjestelmä. Kyseisessä järjestelmässä on opiskelijarekisteri, johon sisältyvät opetuksen järjestämiseen liittyvät tiedot. Oppilaan/opiskelijan ja huoltajien perustietojen lisäksi tietoina/osarekisteinä on muun muassa kurssivalintoihin, arviointiin, tukitoimiin, poissaoloihin ja kurinpitoon liittyviä tietoja sekä oppilaan opetuksen järjestämiseen liittyvät päätökset (esim. koulukuljetus, erityinen tuki, koulupaikka). Pedagogisten asiakirjojen rekisteri sisältää perusopetuslain mukaiseen kolmiportaiseen tukeen liittyviä asiakirjoja kuten oppimissuunnitelma,
Espoon kaupunki Pöytäkirja 219 19.11.2014 Sivu 22 / 67 henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma (HOJKS), pedagoginen selvitys, pedagoginen arvio ja tukitoimet. Opettaja- ja henkilökuntarekisteri Primuksessa on myös opettaja- ja henkilökuntarekisteri, johon sisältyvät opettajan nimi- ja yhteystiedot, henkilötunnus sekä opettajan Wilma- ja kuntalaisverkon AD-tunnukset. Wilma Koulun ja kodin yhteistyössä käytetään Wilmaa, mikä on Primuksen etäkäyttöliittymä. Wilma ei ole erillinen rekisteri vaan sillä käsitellään opiskelijarekisterin ja sen osarekisterien tietoja. Wilmaa käytetään koulun ja kodin väliseen viestintään ja tiedottamiseen. Wilmaa käytetään myös muun muassa poissaolojen seurantaan, kurssivalintoihin, kouluun ilmoittautumiseen ja koulupaikkaa koskevien päätösten tiedoksiantoon. Vastuuhenkilöt ja heidän tehtävänsä Tulosyksikkötason vastuuhenkilön tehtävänä on muun muassa tietosuojaselosteen päivittäminen, ohjeistusten ja linjausten valmistelu sekä neuvoa ja ohjeistaa rekisterin käyttäjiä muun muassa tietojen luovuttamiseen liittyvissä kysymyksissä. Suomenkielisen opetuksen tulosyksikön toimintaohjeen 6 :n 6.1/5 kohdan mukaan suunnittelu- ja hallintopalvelujen tehtävänä on johtaa oppilashallintoa sekä vastata kouluhallintojärjestelmän kehittämisestä ja uusien toimintojen käyttöönotosta. Suunnittelu- ja hallintopalveluja johtaa kehittämispäällikkö. Eri vastuualueiden edustajat osallistuvat omalta osaltaan oppilashallinnon ja kouluhallintojärjestelmän kehittämiseen. Kehittämispäällikön tulee tehtävänsä perusteella olla opetuksen järjestämiseen liittyvien rekisterien vastuuhenkilö. Rehtorit/koulunjohtajat vastaavat edellä mainittuihin rekistereihin liittyvistä tehtävistä johtamansa koulun/lukion osalta. Rehtorin/koulunjohtajan tehtävänä on koulunsa/lukionsa osalta määritellä rekisterinpitoon liittyvät vastuut ja velvoitteet sekä päättää rekisteritietojen tarkastamisoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta ja tietojen luovuttamisesta. Tarvittaessa asiakirjapyyntö tulee siirtää opetustoimen johtajan ratkaistavaksi kaupungin hallintosäännön 19 :n perusteella. Iltapäivätoiminnan järjestämisen rekisteri Primuksessa on omana rekisterinä iltapäivätoiminnan järjestämisen rekisteri, jossa on iltapäivätoimintaan osallistumiseen liittyvät tiedot. Tukipalvelujen vastuualuepäällikkö vastaa iltapäivätoiminnan koordinointiin ym. liittyvistä tehtävistä, joten hänen tulee tehtävänsä perusteella olla rekisterin vastuuhenkilö. Varhaiskasvatukseen ja esiopetukseen liittyvät rekisterit
Espoon kaupunki Pöytäkirja 219 19.11.2014 Sivu 23 / 67 Suomenkielisessä varhaiskasvatuksessa ja suomenkielisen varhaiskasvatuksen järjestämässä esiopetuksessa on käytössä asiakastietojärjestelmä Effica. Varhaiskasvatuksen aluepäälliköt vastaavat alueellaan Efficaan liittyvistä tehtävistä. Suomenkielisen opetuksen järjestämässä esiopetuksessa käytetään Primus-kouluhallintojärjestelmää. Vastuuhenkilöiden tulee olla samat henkilöt kuin oppilasrekisterin osalta eli tulosyksikkötasolla vastuuhenkilö on kehittämispäällikkö ja rehtori/koulunjohtaja on vastuuhenkilö koulunsa/lukionsa osalta. Kameravalvontarekisteri Kouluilla, lukioilla ja päiväkodeilla on tallentavia kameravalvontajärjestelmiä, joiden tarkoituksena on varmistaa ja lisätä lasten/oppilaiden, opiskelijoiden ja henkilökunnan turvallisuutta. Lisäksi valvonnan tarkoituksena on suojata omaisuutta, ennaltaehkäistä ilkivaltaa, vahingontekoja ja rikoksia sekä auttaa jo tapahtuneiden ilkivallan- ja vahingontekojen sekä rikosten selvittämisessä. Tallentavasta kameravalvonnasta tulee tiedottaa avoimesti ja siitä tulee laatia rekisteriseloste. Rehtori/koulunjohtaja toimii koulunsa/lukionsa kameravalvontarekisterin vastuuhenkilönä. Kaikissa päiväkodeissa ei ole tallentavaa kameravalvontajärjestelmää. Niiden päiväkotien osalta, joissa kameravalvonta on, toimii rekisterin vastuuhenkilönä ko. päivähoitoyksikön johtaja. Kyselyjen rekisterit Opetuksen arvioinnissa oppilaille ja opiskelijoille voidaan tehdä erilaisia kyselyjä, joilla tiedustellaan heidän käsityksiään saamastaan opetuksesta. Arvioinnin kohteena voi olla esimerkiksi pedagogisten järjestelyjen laatu ja henkilöstön ammattitaito. Kyselyjä suunniteltaessa tulee selvittää, käsitelläänkö tai muodostuuko toiminnasta henkilötietoja. Arviointitiedot ovat henkilötietoja, jos ne voidaan yhdistää tiettyyn opettajaan. Ennen henkilötietoja sisältävän kyselyn suorittamista tulee määritellä, kuka tietoja kerää ja käsittelee, mitä tietoja ja mihin tarkoitukseen kerätään, kuinka kauan aineistoa säilytetään jne. Tiettyyn käyttötarkoitukseen kerätty aineisto muodostaa itsenäisen henkilörekisterin, josta laaditaan oma rekisteriseloste. Yksittäisissä kyselyissä vastuuhenkilö määräytyy tapauskohtaisesti sen mukaan, mikä yksikkö kyselyn suorittaa. Esimerkiksi koulun tehdessä kyselyn, vastuuhenkilö on rehtori/koulunjohtaja. Tiedoksi - Koulut ja lukiot - Nimetyt vastuuhenkilöt
Espoon kaupunki Pöytäkirja 220 19.11.2014 Sivu 24 / 67 4688/05.10.00/2014 220 Perusopetuksen iltapäivätoiminnan järjestämisen ja toteuttamisen periaatteet, hankintaperiaatteet sekä avustusta saavien palveluntuottajien valintakriteerit ja avustusten myöntämisen periaatteet Valmistelijat / lisätiedot: Juha Nurmi, puh. 050 372 5852 Anna Krokfors, puh. 043 826 5190 Elina Grönroos, puh. 09 816 52053 Jaana Suihkonen, puh. 09 816 52353 Miia Loisa-Turunen, puh. 050 325 3252 Virpi Leino, puh. 046 877 1846 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Sivistystoimen johtaja Sampo Suihko 1. Hyväksyy perusopetuksen iltapäivätoiminnan järjestämisen ja toteuttamisen periaatteet liitteen mukaisesti. Lisäksi opetus- ja päättää, että perusopetuksen iltapäivätoiminnan järjestämisessä ja toteuttamisessa sekä hankinnassa noudatetaan seuraavia periaatteita: a. Iltapäivätoimintaa toteutetaan antamalla avustusta palveluntuottajille, jotka ovat hakeneet ja valittu avustusta saaviksi palveluntuottajiksi ja jotka täyttävät avustuksen myöntämisen edellytykset. b. Iltapäivätoimintaa voidaan toteuttaa kaupungin omana toimintana esimerkiksi seuraavissa tilanteissa: - yksikköön ei hae yhtään soveltuvaa iltapäivätoiminnan palveluntuottajaa - erityisen tuen oppilaiden iltapäivätoiminnan järjestäminen sitä vaatii - palveluntuottajan kanssa tehty sopimus joudutaan irtisanomaan tai palveluntuottaja irtisanoutuu itse kesken lukuvuoden - pedagogiset syyt - taloudellinen ja toiminnallinen tarkoituksenmukaisuus. c. Iltapäivätoimintaa voidaan toteuttaa ostopalveluna kilpailuttamalla, jos iltapäivätoimintaa toteutetaan sellaisessa koulussa, jossa järjestetään/toteutetaan esiopetukseen liittyvää päivähoitoa, ja tämä päivähoitopalvelu kilpailutetaan. Kilpailutuksessa tulee edellyttää, että palveluntarjoaja täyttää laadulle asetetut kelpoisuusehdot päästääkseen varsinaiseen tarjousten
Espoon kaupunki Pöytäkirja 220 19.11.2014 Sivu 25 / 67 vertailuun. Kelpoisuusehdot ovat palvelun minimivaatimuksia, joihin jokaisen palveluntarjoajan on sitouduttava. Niistä ei saa pisteitä, eikä palveluntarjoajia aseteta tältä osin paremmuusjärjestykseen. Kelpoisuusehtoihin sisältyvät lainsäädännön vaatimukset sekä muut laadun minimitasolle asetetut vaatimukset. Tarjouskilpailun voittaneen palveluntuottajan kelpoisuusehtojen täyttyminen tarkistetaan valvontaja auditointikäynneillä. Täyttymättömiksi todetut kelpoisuusehdot tulkitaan tässä yhteydessä sopimusrikkomuksiksi. Tarjouskilpailussa Espoon kaupunki määrittelee palvelulle hinnan, jolla palvelu tuotetaan. Tarjousten vertailussa ei näin ollen käytetä hintaa. Tarjousten vertailu tapahtuu palveluntarjoajien esittämän lisälaadun perusteella. Lisälaadusta voi saada korkeintaan 35 pistettä. Tarjouksista valitaan se, joka saa lisälaadusta eniten pisteitä. Pisteiden mennessä tasan, voittaja valitaan arvalla. Tarjouskilpailun voittaneen palveluntarjoajan kohdalla tarjouksessa esitetty lisälaadun toteutuminen tarkistetaan valvonta- ja auditointikäynneillä. Toteutumattomaksi todettu lisälaatu tulkitaan sopimusrikkomukseksi. 2. Hyväksyy perusopetuksen iltapäivätoiminnan avustusta saavien palveluntuottajien valintakriteerit ja avustusten myöntämisen periaatteet liitteen mukaisesti. 3. Päättää, että kohtien 1 ja 2 mukaisia periaatteita sovelletaan lukuvuoden 2015-2016 alussa alkavasta iltapäivätoiminnasta lukien. Käsittely Asian esitteli sivistystoimen johtaja Sampo Suihkon estyneenä ollessa talous- ja hallintojohtaja Pirjo Mutanen. Nieminen Vuornoksen kannattamana teki seuraavan lisäysehdotuksen: 4. Avustuspohjaisten ja ostopalvelupohjaisten tuottajien sekä kaupungin omassa toiminnassa käytetään soveltuvin osin samoja kriteerejä, kun kyse on samasta toiminnasta. 5. Ostopalveluiden osalta haetaan 1-3 pilotin kautta kokemuksia hakukuulutuksessa erikseen määritellyissä yksiköissä. Pilotoinnin onnistumista arvioidaan yhteistyössä iltapäivätoiminnan palvelutuottajien kanssa. 6. Palvelutuottajille pyritään saamaan riittävän ajoissa ennen kesää tiedot erityisen tuen lapsista sekä siitä, minkälaista tukea he tarvitsevat. Keskustelun päätyttyä puheenjohtaja tiedusteli, voidaanko Niemisen lisäysehdotus hyväksyä. Koska ehdotusta ei vastustettu, puheenjohtaja totesi sen tulleen yksimielisesti hyväksytyksi. Päätös
Espoon kaupunki Pöytäkirja 220 19.11.2014 Sivu 26 / 67 1. Hyväksyi perusopetuksen iltapäivätoiminnan järjestämisen ja toteuttamisen periaatteet liitteen mukaisesti. Lisäksi opetus- ja päätti, että perusopetuksen iltapäivätoiminnan järjestämisessä ja toteuttamisessa sekä hankinnassa noudatetaan seuraavia periaatteita: a. Iltapäivätoimintaa toteutetaan antamalla avustusta palveluntuottajille, jotka ovat hakeneet ja valittu avustusta saaviksi palveluntuottajiksi ja jotka täyttävät avustuksen myöntämisen edellytykset. b. Iltapäivätoimintaa voidaan toteuttaa kaupungin omana toimintana esimerkiksi seuraavissa tilanteissa: - yksikköön ei hae yhtään soveltuvaa iltapäivätoiminnan palveluntuottajaa - erityisen tuen oppilaiden iltapäivätoiminnan järjestäminen sitä vaatii - palveluntuottajan kanssa tehty sopimus joudutaan irtisanomaan tai palveluntuottaja irtisanoutuu itse kesken lukuvuoden - pedagogiset syyt - taloudellinen ja toiminnallinen tarkoituksenmukaisuus. c. Iltapäivätoimintaa voidaan toteuttaa ostopalveluna kilpailuttamalla, jos iltapäivätoimintaa toteutetaan sellaisessa koulussa, jossa järjestetään/toteutetaan esiopetukseen liittyvää päivähoitoa, ja tämä päivähoitopalvelu kilpailutetaan. Kilpailutuksessa tulee edellyttää, että palveluntarjoaja täyttää laadulle asetetut kelpoisuusehdot päästääkseen varsinaiseen tarjousten vertailuun. Kelpoisuusehdot ovat palvelun minimivaatimuksia, joihin jokaisen palveluntarjoajan on sitouduttava. Niistä ei saa pisteitä, eikä palveluntarjoajia aseteta tältä osin paremmuusjärjestykseen. Kelpoisuusehtoihin sisältyvät lainsäädännön vaatimukset sekä muut laadun minimitasolle asetetut vaatimukset. Tarjouskilpailun voittaneen palveluntuottajan kelpoisuusehtojen täyttyminen tarkistetaan valvontaja auditointikäynneillä. Täyttymättömiksi todetut kelpoisuusehdot tulkitaan tässä yhteydessä sopimusrikkomuksiksi. Tarjouskilpailussa Espoon kaupunki määrittelee palvelulle hinnan, jolla palvelu tuotetaan. Tarjousten vertailussa ei näin ollen käytetä hintaa. Tarjousten vertailu tapahtuu palveluntarjoajien esittämän lisälaadun perusteella. Lisälaadusta voi saada korkeintaan 35 pistettä. Tarjouksista valitaan se, joka saa lisälaadusta eniten pisteitä. Pisteiden mennessä tasan, voittaja valitaan arvalla. Tarjouskilpailun voittaneen palveluntarjoajan kohdalla tarjouksessa esitetty lisälaadun toteutuminen tarkistetaan valvonta- ja auditointikäynneillä. Toteutumattomaksi todettu lisälaatu tulkitaan sopimusrikkomukseksi.
Espoon kaupunki Pöytäkirja 220 19.11.2014 Sivu 27 / 67 2. Hyväksyi perusopetuksen iltapäivätoiminnan avustusta saavien palveluntuottajien valintakriteerit ja avustusten myöntämisen periaatteet liitteen mukaisesti. 3. Päätti, että kohtien 1 ja 2 mukaisia periaatteita sovelletaan lukuvuoden 2015-2016 alussa alkavasta iltapäivätoiminnasta lukien. Lisäksi opetus- ja päätti, että 4. Avustuspohjaisten ja ostopalvelupohjaisten tuottajien sekä kaupungin omassa toiminnassa käytetään soveltuvin osin samoja kriteerejä, kun kyse on samasta toiminnasta. 5. Ostopalveluiden osalta haetaan 1-3 pilotin kautta kokemuksia hakukuulutuksessa erikseen määritellyissä yksiköissä. Pilotoinnin onnistumista arvioidaan yhteistyössä iltapäivätoiminnan palvelutuottajien kanssa. 6. Palvelutuottajille pyritään saamaan riittävän ajoissa ennen kesää tiedot erityisen tuen lapsista sekä siitä, minkälaista tukea he tarvitsevat. Liite Oheismateriaali Selostus 3 Perusopetuksen iltapäivätoiminnan järjestämisen ja toteuttamisen periaatteet 4 Perusopetuksen iltapäivätoiminnan palveluntuottajien valintakriteerit ja avustusten myöntämisen periaatteet - Varhaiskasvatuspalvelujen hankinnan periaatteet 1.1.2011 lukien - Iltapäivätoiminnan palveluntuottajien palautteiden koonti työseminaarista 17.9.2014 - Palveluntuottajien palaute 30.9.2014 perusopetuksen iltapäivätoiminnan järjestämisen periaatteet - Palveluntuottajien palaute 30.9.2014 perusopetuksen iltapäivätoiminnan avustusperiaatteet - Kommenttien 30.9.2014 allekirjoitukset - Kommentteja palveluntuottajien esittämiin kommentteihin järjestämis- ja avustusperiaatteisiin - Iltapäivätoiminnan palveluntuottajien kuulemistilaisuuden 6.10.2014 muistio Toimivalta Sivistystoimen lautakuntien ja johtokuntien johtosäännön 5 :n 3 kohdan mukaan lautakunta päättää palvelujen järjestämistä ja toteutusta koskevista toimintaperiaatteista siten, että ne edistävät kuntalaisten hyvinvointia, kestävää kehitystä ja alueellista vaikuttavuutta. Johtosäännön 5 :n 9 kohdan mukaan lautakunta päättää toimialansa palvelujen järjestämistä ja toteutusta koskevista hankintaperiaatteista Espoostrategian mukaisesti.