Espoon kaupunki Pöytäkirja 103

Transkriptio

1 Sivu 1 / / / Opiskeluhuoltoon liittyvien rekisterien rekisterinpitäjä ja vastuuhenkilöt Valmistelijat / lisätiedot: Virpi Leino, puh Merja von Schantz, puh etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Sivistystoimen johtaja Sampo Suihko toteaa, että opetus- ja on seuraavien henkilötietolain mukaisten rekisterien rekisterinpitäjä ja määrää rekisterien vastuuhenkilöt seuraavasti: - opiskeluhuoltorekisteri, vastuuhenkilö tulosyksikkötasolla opiskeluhuollon ja erityisen tuen vastuualuepäällikkö ja yksikkötasolla (koulu, lukio, esiopetusyksikkö) kyseisen yksikön opiskeluhuollon kuraattori - opiskeluhuollon kuraattorien asiakasrekisteri, vastuuhenkilö tulosyksikkötasolla opiskeluhuollon ja erityisen tuen vastuualuepäällikkö, kukin kuraattori vastaa omien asiakkaidensa tietojen käsittelystä, rekisteröidyn informoinnista, tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta ja tietojen luovuttamisesta - opiskeluhuollon psykologien asiakasrekisteri, vastuuhenkilö tulosyksikkötasolla psykologipalvelujen päällikkö, kukin psykologi vastaa omien asiakkaidensa tietojen käsittelystä, rekisteröidyn informoinnista, tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta ja tietojen luovuttamisesta. Päätös : Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Selostus Lainsäädäntö ja johtosäännöt Henkilötietolaissa (523/1999) on säädetty henkilötietojen käsittelyssä noudatettavasta menettelystä. Henkilötietoja voi käsitellä vain laissa säädetyin perustein. Henkilötietoja saa käsitellä muun muassa silloin, kun käsittelystä säädetään laissa tai jos käsittely johtuu rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tai sen nojalla määrätystä tehtävästä tai velvoitteesta. Kunnan toiminnassa rekisterinpitäjä on kyseisestä toiminnasta vastaava toimielin.

2 Sivu 2 / 2 Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013, jäljempänä opiskeluhuoltolaki) tuli voimaan Aiemmin oppilas- ja opiskelijahuoltoa koskevat säännökset ovat olleet opetuslainsäädännössä kuten perusopetus- ja lukiolaissa. Valtuusto on käsitellyt sivistystoimen toimialan sekä lautakuntien ja johtokuntien johtosääntöjen muuttamista. Muutetun johtosäännön mukaan opetus- ja varhaiskasvatuslautakunnan tehtävänä on huolehtia opiskeluhuoltolaissa opetuksen järjestäjän velvollisuudeksi säädetyistä tehtävistä sekä opiskeluhuollon psykologi- ja kuraattoripalvelujen järjestämisestä. Opiskeluhuollon rekisterit Opiskeluhuoltolaissa opiskeluhuolto jaetaan yhteisölliseen eli koko oppilaitosta ja sen opiskelijoita koskevaan ja yksilökohtaiseen eli yksittäiselle opiskelijalle annettaviin opiskeluhuollon palveluihin. Yksilökohtaisia opiskeluhuollon palveluja ovat koulu- ja opiskeluterveydenhuollon palvelut, opiskeluhuollon psykologi- ja kuraattoripalvelut sekä monialainen yksilökohtainen opiskeluhuolto. Espoossa koulu- ja opiskeluterveydenhuollosta vastaa sosiaali- ja terveystoimi. Koulujen/lukioiden kuraattori- ja psykologipalveluista vastaa sivistystoimi/suomenkielisen opetuksen tulosyksikkö ja ruotsinkielisten sivistyspalvelujen tulosyksikkö. Tulosyksikkötason vastuuhenkilön tehtävänä on muun muassa tietosuojaselosteen päivittäminen, rekisterin käyttöä koskevien linjausten ja ohjeiden valmistelu sekä neuvoa ja ohjeistaa rekisteriä käyttäviä esimerkiksi tietojen luovuttamista koskevissa kysymyksissä ja myös tarvittaessa päättää tietojen luovuttamisesta. Opiskeluhuollon psykologit kirjaavat opiskelijan yksilötapaamiset asiakasrekisteriin. Espoossa on käytössä Aura-järjestelmä. Psykologipalvelujen järjestämisestä vastaava viranhaltija on psykologipalvelujen päällikkö, joka on myös psykologien esimies. Psykologipalvelujen päällikön tulee siten tehtävänsä perusteella olla rekisterin vastuuhenkilö. Kukin psykologi vastaa omien asiakkaidensa tietojen käsittelystä, rekisteröidyn informoinnista, tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tietojen korjaamisesta ja tietojen luovuttamisesta. Opiskeluhuollon kuraattorit kirjaavat opiskelijan yksilötapaamiset asiakaskertomukseen. Espoossa on käytössä Aura-järjestelmä. Kuraattoripalvelujen järjestämisestä vastaava viranhaltija on opiskeluhuollon ja erityisen tuen vastuualuepäällikkö, joka on myös kuraattorien esimies. Opiskeluhuollon ja erityisen tuen vastuualuepäällikön tulee siten tehtävänsä perusteella olla rekisterin vastuuhenkilö. Kukin kuraattori vastaa omien asiakkaidensa tietojen käsittelystä, rekisteröidyn informoinnista, tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tietojen korjaamisesta ja tietojen luovuttamisesta.

3 Sivu 3 / 3 Opiskeluhuollon monialaisessa asiantuntijaryhmässä opiskelijan asian käsittelyä koskevat tiedot, opiskeluhuollon tuen tarve sekä suunnitellut ja toteutetut tukitoimet kirjataan opiskeluhuoltokertomukseen. Opiskeluhuoltolain 21.1 :n mukaan koulutuksen järjestäjä ylläpitää rekisterinpitäjänä monialaisen yksilökohtaisen opiskeluhuollon rekisteriä (opiskeluhuoltorekisteri). Rekisteriin tallennetaan oppilaitoksen toteuttamassa monialaisessa yksilökohtaisessa opiskeluhuollossa laadittavat opiskeluhuoltokertomukset sekä muut siihen liittyvissä tehtävissä laaditut tai saadut yksittäistä opiskelijaa koskevat asiakirjat. Rekisterinpitäjän on nimettävä rekisterille vastuuhenkilö. Vastuuhenkilö määrittelee tapauskohtaisesti käyttöoikeudet sanottuun rekisteriin tallennettaviin tietoihin. Opiskeluhuoltolain 21.3 :n mukaan vastuuhenkilö päättää rekisterin sisältyvien tietojen luovuttamisesta tilanteissa, joissa niitä pyytävällä on lakiin perustuva oikeus tiedon saantiin. Opiskeluhuoltolain 18 :ssä on säädetty siitä, milloin alaikäinen tai muu vajaavaltainen voi kieltää huoltajaansa tai muuta laillista edustajaansa osallistumasta opiskeluhuoltoasiansa käsittelyyn tai itseään koskevien tietojen antamisen huoltajalle/lailliselle edustajalle. Näissä tilanteissa arvion vajaavaltaisen edun toteutumisesta tekee opiskeluhuollon henkilöstöön kuuluva sosiaali- tai terveydenhuollon ammattihenkilö eli kuraattori, psykologi tai kouluterveydenhoitaja. Opiskeluhuoltoa koskevan hallituksen esityksen 67/2013 mukaan monialaisen asiantuntijaryhmän kokoaisi se opiskeluhuollon tai oppilaitoksen henkilökunnan edustaja, jolle asian selvittäminen työtehtävien perusteella kuuluu. Hallituksen esityksen mukaan usein ryhmän kokoaisi opiskeluhuollon kuraattori. Ottaen huomioon edellä mainitut vastuuhenkilön tehtävät olisi tarkoituksenmukaista, että vastuuhenkilönä yksikkötasolla eli koulu, lukio tai esiopetusyksikkö toimisi kyseisessä yksikössä toimiva kuraattori. Koska kuraattori voi toimia useamman yksikön kuraattorina, olisi hän vastuuhenkilö kaikissa näissä yksiköissä. Tulosyksikkötason vastuuhenkilö on tehtävänsä perusteella opiskeluhuollon ja erityisen tuen vastuualuepäällikkö. Psykologien ja kuraattorien asiakasrekisterien osalta päätösehdotus ja edellä oleva selostus vastaa voimassa olevaa käytäntöä. Sen sijaan opiskeluhuoltorekisteri on uusi. Siihen liittyvä vastuuhenkilökysymys on käsitelty pidetyn yhteistoimintalain ja Espoon yhteistoimintasopimuksen mukaisen työpaikkakokouksen ja kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain mukainen kuulemistilaisuuden yhteydessä.

4 Sivu 4 / 4 Tiedoksi - peruskoulut ja lukiot - nimetyt vastuuhenkilöt

5 Sivu 5 / 5