Raportti tilikauden 2016 aikaisesta tarkastuksesta 2016 KPMG Oy Ab, a Finnish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ("KPMG International"), a Swiss entity. All rights reserved.
Sisällys 1 Tarkastuksen tavoite 3 2 Tarkastuksen suorittaminen 3 3 Perehtyminen välitilinpäätökseen 3 3.1 Talousarvion toteutuma ja taloudellinen kehitys 3 3.2 Muut välitilinpäätöksen perusteella tehdyt havainnot 5 4 Painopistealuetarkastus tekninen toimi 6 5 Muut tarkastustoimenpiteet 6 5.1 Sisäinen valvonta ja riskienhallinta 6 5.2 Toimintakulujen prosessi 7 5.3 Valtionosuuksien perustana olevat tiedot 7 5.4 Hallinnon tarkastus 7 2
1 Tarkastuksen tavoite Vuoden 2016 tilikauden aikaista tarkastusta on suoritettu tarkastuslautakunnalle 7.8.2013 esitetyn koko valtuustokauden kattavan tarkastussuunnitelman sekä vuoden 2016 työohjelman mukaisesti. Tarkastuksessa on otettu huomioon olennaisuus ja suhteellinen riski. Ulvilan kaupungin välitilinpäätöksen 30.6.2016 tarkastuksen tavoitteena oli varmistua hallinnon lainmukaisuudesta ja siitä, että välitilinpäätös antaa olennaisilta osin oikean kuvan kaupungin taloudellisen tilan kehityksestä alkuvuoden 2016 aikana. Lisäksi tavoitteena oli tarkastella tilikaudelle määriteltyjä painopisteitä, valtionosuuksien perustana olevia tietoja sekä hallintoa. Tilikauden 2015 tarkastuksen pohjalta tekemiemme havaintojen osalta teemme seurantatarkastuksia. 2 Tarkastuksen suorittaminen Päävastuullisena tilintarkastajana toimii JHT, KHT Leif-Erik Forsberg. Tarkastusta suorittivat lisäksi JHT, HT Helena Järvenpää, Heini Juurinen ja Noora Valkama. Tarkastus suoritettiin pääosin KuntaPro Oy:n sekä kaupunginviraston tiloissa keskustelemalla kaupungin taloudesta ja kirjanpidosta vastaavien henkilöiden sekä muiden viranhaltijoiden kanssa ja käymällä läpi kaupungin kirjanpitoaineistoa sekä muita dokumentteja. Lisäksi tarkasteltiin alkuvuoden pöytäkirjamateriaalia kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen ja painopisteenä olleen teknisen lautakunnan osalta. 3 Perehtyminen välitilinpäätökseen on laatinut yhteistyössä KuntaPro Oy:n kanssa 30.6.2016 tilanteesta välitilinpäätöksen, johon ei kuitenkaan ole sisällytetty kaikkia jaksotuksia. Tase-erittelyt tileittäin sekä rahoituslaskelma on laadittu. Myös kaupungin tulosalueet raportoivat taloudellisten ja toiminnallisten tavoitteidensa toteutumisesta kaupunginvaltuustolle ja -hallitukselle ko. tilanteesta. Puolivuotisraportissa on myös ennuste loppuvuoden toteutumasta tulosalueittain. 3.1 Talousarvion toteutuma ja taloudellinen kehitys Ulvilan kaupungin talousarviossa valtaosa tulosalueista on bruttositovia eli sekä tuloarvioiden että menomäärärahojen toteutuman tulisi pysyä talousarviossa. Nettositoviksi talousarviossa on määritelty tietohallinto, maa- ja metsätilat, vesilaitos sekä Ulvilan sosiaali- ja terveyspalvelut. Näiden osalta toimintatuottojen ja -kulujen erotus on valtuustoon nähden sitova taso. Investointien sitovuustasoksi on määritelty hankekohtainen nettositovuus. Havaitsimme kolme olennaista talousarviopoikkeamaa, joista kaksi on toimintatuottojen alituksia ja yksi toimintakulujen ylitys tasaiseen toteumaan (50 % tilanteessa 30.6.2016) verrattuna. Elinkeinotoimen tuottoja on kertynyt 120 tuhatta euroa vähemmän (toteuma 39,4 %) mitä talousarviossa on arvioitu. Saatujen kommenttien mukaan asunto- ja kiinteistöyhtiöiden osakkeet 3
eivät ole käyneet kaupaksi odotetuksi. Kaupunginhallitus ei myöskään laittanut kohteita siinä laajuudessa myytäväksi mitä etukäteen arvioitiin. Saatujen tietojen mukaisesti kaupunginhallituksen tulosalueen alainen tonttien myynti on ollut toisaalta odotettua vilkkaampaa, joten kokonaisuutena käyttöomaisuuden myyntivoittojen tavoite tulee toteutumaan. Kaupunginvaltuuston kokouksessa 26.9. hyväksyttiin 150 000 euron tuottojen siirto kaupunginhallituksen tulosalueelle. Muistutamme, että toimintatuotot tulee budjetoida realistisesti ja varovaisuuden periaatteen mukaisesti. Toinen olennainen toimintatuottojen alitus oli perusopetuksen tulosalueen kohdalla. Sen toimintatuotot olivat toteutuneet ainoastaan 31,9-prosenttisesti ollen 154 tuhatta euroa alle tasaisen toteuman. Saamiemme tietojen mukaan alitus johtuu hankerahoituksesta, joka tuloutetaan pääosin vasta vuoden lopulla. Suosittelemme, että kaikki tiedossa olevat tuotot ja kulut jaksotetaan jo tilikauden aikana kirjanpitoon, jotta kirjanpito olisi mahdollisimman ajan tasalla jatkuvasti ja talouden seuranta yksinkertaisempaa. Tällöin myös tiedot päätöksenteon pohjana olisivat mahdollisimman ajantasaiset. Olennainen toimintakulujen ylitys 640 tuhatta euroa oli perusopetuksen tulosalueella. Saatujen selvitysten mukaan syinä tähän olivat muun muassa yllättävät Vanhankylän ja Friitalan koulujen peruskorjaus- ja huoltotyöt, tuntikehyksen kasvu sekä se, että opettajat lomautettiin arvioidun kolmen viikon sijasta ainoastaan 4 7 päivää. Kaupunginvaltuusto myönsi 26.9. kokouksessaan tulosalueelle 687 tuhatta euroa lisämäärärahaa. Investointien osalta totesimme, ettei talouden puolivuotisraportissa ollut raportoitu investoinneista sitovuustason mukaisesti eli hankekohtaisesti. Erillisen raportin mukaisesti toteamme kuitenkin, että yhdenkään hankkeen talousarvio ei ole ylittynyt. Kokonaisuudessaan investointien tuotot ovat toteutuneet 48- ja kulut 21-prosenttisesti. Talousarviossa mainitut investointimenot ovat 250 tuhatta euroa pienemmät kuin toteumaraportilla johtuen siitä, että valtuusto hyväksyi erään määräalan oston huhtikuussa, mutta käsitteli sen talousarviomuutoksena vasta 26.9.2016. Seuraavassa taulukossa on esitetty Ulvilan kaupungin tuloksen muodostuminen 30.6.2016 verrattuna talousarvioon ja edellisvuoteen: 4
(tuhatta euroa) Toteuma 6/2015 Talousarvio 2016 Toteuma 6/2016 Toimintatuotot 5 917 13 366 6 267 Toimintakulut -39 562-80 413-39 606 Toimintakate -33 645-67 047-33 339 Verotulot 25 982 47 938 25 919 Valtionosuudet 9 436 20 000 10 087 Vuosikate 1 786 809 2 707 Poistot ja arvonalentumiset -1 461-3 100-1 466 Tilikauden tulos 325-2 291 1 241 Poistoeron muutos 0 0 0 Rahastojen muutokset 0 0 0 Tilikauden yli-/alijäämä 325-2 291 1 241 Kuten yllä olevasta taulukosta voidaan todeta, on Ulvilan kaupungin talous toteutunut 30.6.2016 tilanteessa selvästi talousarviota parempana. Toimintatuottoja on kertynyt edellisvuotta enemmän johtuen käyttöomaisuuden edellisvuotta suuremmista myyntivoitoista. Toimintakulut ovat kasvaneet ainoastaan 0,1 prosenttia. Maltilliseen kasvuun vaikuttavat muun muassa lomautukset sekä se, ettei ole työllistänyt samalla volyymilla kuin aiemmin. Ulvilan lomauttaa henkilöstöään vuonna 2016 neljästä päivästä kolmeen viikkoon. Kaupungin arvion mukaan henkilöstökulut tulevat kuitenkin ylittämään talousarvion 0,6 0,8 miljoonalla eurolla. Vuosikate 2,7 miljoonaa euroa on noin 1,9 miljoonaa euroa arvioitua ja 0,9 miljoonaa euroa edellisvuotta suurempi. Puolivuotistilanteessa se kattaa selvästi poistot. Verotulot ovat toteutuneet lähes 2 miljoonaa euroa talousarvion tasaista toteumaa suurempina, valtionosuudet kutakuinkin talousarvion mukaisesti. Ulvilan kaupungin tuloslaskelmalla on erikseen esitettynä vielä satunnaiset tuotot ja kulut, näitä ei enää 1.1.2016 voimaan tulleen kirjanpitolain mukaan ole olemassa. 3.2 Muut välitilinpäätöksen perusteella tehdyt havainnot Tilinavaussaldot 1.1.2016 täsmäsivät tilinpäätöksen 31.12.2015 saldoihin. Käyttöomaisuudessa on lisäyksiä tilikaudella noin 1,0 miljoonaa euroa, joista merkittävin osa on keskeneräisessä käyttöomaisuudessa. Myyntisaamisista yli 90 pv vanhoja on 7,7 % prosenttia. Näiden kuranttiutta tulee tarkastella ja viimeistään tilinpäätöksessä kirjata tarvittaessa saatavista pois. Ostovelkoja on 2,6 miljoonaa euroa. Ostovelat täsmäävät kirjanpidon ja reskontran välillä. 5
Valtionosuustuotot 10,1 miljoonaa euroa tuloslaskelmalla täsmäävät olennaisella tasolla valtionosuuspäätökseen. Samoin tuloslaskelman verotulokertymä 25,9 miljoonaa euroa täsmää olennaisilta osin Verohallinnon erittelyihin. 4 Painopistealuetarkastus tekninen toimi Tilikauden 2016 painopistealueena oli Ulvilan kaupungin tekninen toimi. Painopistealueen tarkastuksen osalta oli tilintarkastussuunnitelman mukaisesti tarkoitus varmistua kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tasosta, talouden ja hallinnon rutiineista ja kontrolleista sekä talousarvion laadinnan ja seurannan prosesseista. Teknisen toimen organisaation ja käytäntöjen tarkastuksen osalta on haastateltu teknistä johtajaa ja käyty läpi teknisen toimen pöytäkirjamateriaalia ja päätöksentekoa ajalta 1.1. 30.6.2016. Ulvilan kaupungin hallintosäännön mukaisesti päätöksen tekijänä tekniselle osastolle toimii tekninen lautakunta. Teknisen osaston hallintoa ja teknistä osastoa johtaa tekninen johtaja. Teknisen osaston hallintoon kuuluvat lisäksi suunnitteluinsinööri ja suunnitteluavustaja. Suunnitteluinsinöörin tehtäviin kuuluu yhdyskuntarakentamisen suunnittelu, suunnitteluttaminen ja rakennuttaminen. Suunnitteluinsinööri toimii teknisen johtajan sijaisena. Teknisen osaston hallinto hoitaa myös kaupungin yksityistieasioita. Laskujen hyväksymisoikeudet määritellään vuosittain vuoden ensimmäisessä teknisen lautakunnan kokouksessa (kts. tekla 1/2016 3). Vuonna 2016 hyväksymisoikeus on määritelty seuraaville viranhaltijoille: tekninen johtaja, suunnitteluinsinööri, talonrakennusmestari, vesihuoltomestari, maarakennuksen työnjohtaja, talonrakennuksen työnjohtaja, ruoka- ja siivouspalvelu-yksikön palvelupäällikkö, palveluesimiehet, liikennealueiden työnjohtaja ja toimisto-sihteeri, pellonvuokraamisen osalta (maankäyttöosasto) maanmittausteknikko. Ulvilan kaupunginvaltuusto on 17.12.2015 59 hyväksynyt investointisuunnitelman vuosille 2016 2019, minkä perusteella tekninen osasto on laatinut investointien työohjelman vuodelle 2016. Työohjelma on käsitelty teknisessä lautakunnassa 17.2.2016 13. Merkittävin yksittäinen investointikohde tilikaudella 2016 on Vanhankylän koulun peruskorjaus, jonka toteuttaminen jakautuu useammalle tilikaudelle. Hankkeen talousarvion mukaiset kokonaiskustannukset ovat 5,5 miljoonaa euroa. Kilpailutusvaiheessa keväällä 2016 havaittiin, että hanketta joudutaan supistamaan, sillä saadut tarjoukset ylittivät valtuuston hankkeelle määrittämän määrärahan. Tehtyjen supistustoimenpiteiden jälkeen kilpailutus toteutettiin uudelleen, minkä jälkeen tekninen lautakunta hyväksyi urakkatarjoukset, jotka ylittivät valtuuston asettaman määrärahan 59 tuhannella eurolla, eli noin 1 prosentilla. 5 Muut tarkastustoimenpiteet 5.1 Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Kaupunginvaltuusto päätti kokouksessaan 12.12.2014 Ulvilan kaupungin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista ja päivitti hallintosääntöään näitä koskevien määräysten osalta. Kaupunginhallitus hyväksyi kokouksessaan 7.12.2015 sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan 6
ohjeen. Kuntalain ohjeistusten mukaisesti sisäisen valvonta ja riskienhallinta tuli implementoida kuntaorganisaatioissa vuoden 2014 aikana. Ulvilan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteissa todetaan, että sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan tuloksellisuutta seurataan talousarviovuoden aikana osavuosikatsauksissa ja että toimielimet ja konserniyhteisöt raportoivat merkittävistä riskeistään ja riskienhallinnan kehittämisestä osana toiminnan ja talouden seurantaa ja raportointia. Ulvilan kaupungin talouden ja toiminnan puolivuotiskatsauksessa ei ollut mainintaa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumisesta tilikaudella 2016. Saatujen tietojen mukaan tarkemmat raportointiohjeet annetaan osastoille vasta vuoden 2016 tilinpäätösohjeistuksessa. Aiemminkin raporteissamme suositeltua koko kaupungin kattavaa riskianalyysia ei ole toteutettu myöskään vuonna 2016. Saamamme tiedon mukaan vuoden 2017 alkupuolella tällainen on tarkoitus laatia. 5.2 Toimintakulujen prosessi Toimintakulujen prosessitarkastus toteutettiin Ulvilan teknisen toimen tulosalueelle. Teknisen toimen toimintakulut kohdistuvat erityisesti ruoka- ja siivouspalveluun, vesilaitoksen toimintaan sekä kiinteistöihin. Tarkastuksessa käytiin läpi kirjanpidon yhteyshenkilön kanssa ostolaskujen tiliöintiin, asiatarkastukseen ja hyväksyntään liittyvät käytännöt, sekä laskujen reskontraan ja kirjanpitoon siirtojen, täsmäytysten sekä maksatusten prosessit. Tarkastuksen perusteella toteamme, että prosessi vaikuttaa asianmukaiselta ja sisältää kontrolleja, joita voidaan pitää tehokkaina. Tarkastetulta osin emme havainneet olennaista huomautettavaa. 5.3 Valtionosuuksien perustana olevat tiedot Tarkastimme 20.9.2016 Tilastokeskukselle ilmoitetut oppilasmäärät Ulvilan kaikkien peruskoulujen sekä lukion osalta. Tarkastimme lisäksi, että pidennetyn oppivelvollisuuden oppilaista on tehty asianmukaiset erityisen tuen päätökset. Tarkastuksen perusteella voimme todeta, että oppilasmäärät on ilmoitettu Tilastokeskukselle oppilastietojärjestelmän mukaisesti ja että erityisen tuen päätökset oli laadittu. Oppilastietojen lisäksi tarkastimme viimeksi laaditun taloustilaston lukujen perusteita pistokokein. Luvut olivat johdettu järjestelmistä asianmukaisesti, emmekä havainneet huomautettavaa. 5.4 Hallinnon tarkastus Tarkastuksessa perehdyttiin kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen sekä painopisteenä olevan teknisen lautakunnan tekemiin päätöksiin alkuvuoden 2016 osalta ja seurattiin päätösten toteuttamista. Tarkastetuilta osin emme havainneet huomautettavaa. Suosittelemme kuitenkin, että myös pöytäkirjojen liitteet lisättäisiin mahdollisuuksien mukaan kaupungin internet-sivuille nähtäville pöytäkirjojen yhteyteen. 7
Ulvilassa 14. joulukuuta 2016 KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy Leif-Erik Forsberg JHT, KHT 8