1 TARJOUSPYYNTÖ ETELÄ-KARJALAN LIITON HALLINNON JA TALOUDEN TARKASTUSPALVELUISTA 2017-2018 1. Hankintayksikön yhteystiedt 2. Tarkastettavan khteen yleiskuvaus Etelä-Karjalan liitn tarkastuslautakunta pyytää tarjusta kuntalain 122 :n mukaisesta hallinnn ja taluden tarkastuksesta vusilta 2017 2018. Tarjuspyyntö sisältää myös seuraavat muut tarkastuspalvelut: - tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät - erityistehtävien tai hankkeiden tarkastus Tarjukset tulee antaa sumen kielellä. Tarjushinnat ilmitetaan arvnlisäverttmina. Etelä-Karjalan liitn maakuntavaltuust päättää tilintarkastusyhteisön valinnasta. Hankinta tehdään julkisista hankinnista annetun lain (1397/2016) mukaisesti avinta menettelyä nudattaen. Martta Hirvikalli Tarkastuslautakunta Etelä-Karjalan liitt 53100 LAPPEENRANTA sähkpsti: kirjaam@ekarjala.fi Sumen aluehallint kstuu valtin aluehallinnsta ja kunnallisen itsehallinnn piiriin kuuluvasta aluehallinnsta maakunnan liitista. Etelä-Karjalan liitt n kunnallisen itsehallinnn periaatteiden mukaan timiva lakisääteinen kuntayhtymä Etelä-Karjalassa. Sumen maakunnalliset liitt timivat lakisääteisenä aluekehitysviranmaisena sekä maakuntakaavitusviranmaisena ja vat siten maakunnan jhtavia suunnittelu- ja edunvalvntayksikköjä. Maakunnan liitn timialaan kuuluu myös muita kuin laissa säädettyjä tehtäviä. Liitt timivat maakunnan yleisen kehittämisen vetureina. Tässä rlissa Etelä-Karjalan liitt ajaa maakunnan, sen kuntien, väestön ja elinkeinelämän etuja. Liitssa tehdään myös maakuntaa kskevia tutkimuksia, tilastintia, suunnitelmia ja selvityksiä. Maakunnan liitt n myös maakunnan eri vaikuttajatahjen ja sidsryhmien yhteistyörganisaati. Etelä-Karjalan liitn palveluksessa li vuden 2016 lpussa 27 henkilöä. Etelä-Karjalan liitn keskeiset timinta-asiakirjat löytyvät liitn verkksivuilta: http:///liitt/etela-karjalan-liitt/timinta-asiakirjat/ Organisaatimuutkset: Alkavan valtuustkauden alusta liitn hallintsääntö uudistuu kuntaliitn hallintsääntömallin phjalta. Ste- ja maakuntauudistuksen suunnitellun kirjaam@ekarjala.fi
2 3. Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö tteutumisen ja aikataulun myötä Etelä-Karjalan liitn timinta n siirtymässä saksi käynnistyvän Etelä-Karjalan maakunnan timintaa vuden 2019 alusta. Tarkastuspäivän pituudeksi tarjuksessa letetaan 7 työtuntia. Kuntalain mukaisen tilintarkastuksen laajuus, jsta tarjus pyydetään ja jnka perusteella tarjukset vertaillaan, n 10 tarkastuspäivää vudessa. Edellä levasta yhteensä vähintään 6 päivää tulee lla JHT-tilintarkastajan surittamaa tarkastusta ja vähintään 3 päivää tulee lla vastuullisen JHT-tilintarkastajan surittamaa tarkastusta. Tilintarkastaja n velvllinen raprtimaan tarkastuslautakunnalle tarkastussuunnitelmasta ja sen tteutumisesta, tarkastustyön kulusta ja tarkastustyössä tehdyistä havainnista lautakunnan päättämin määräajin. Tilintarkastajan tulee lla pyydettäessä läsnä niissä tarkastuslautakunnan kkuksissa, jissa tilintarkastajan raprtteja ja ilmituksia käsitellään tai millin lautakunta pitää sitä muullin tarpeellisena. Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät Tarkastuslautakunta pitää nin 7 kkusta vudessa. Yhden kkuksen kest n nin kaksi tuntia. Kkusten ja arviintikertmuksen valmistelusta vastaa JHTtilintarkastaja. Sihteerintehtäviin kuuluu esim. esityslistan/kkuskutsun lähettäminen, asiantuntijiden kutsuminen kkuksiin, pöytäkirjan pitäminen sekä arviintikertmuksen kkaminen. Kkusten ja arviintikertmuksen valmistelun sihteerintehtävien laajuus, jsta tarjus pyydetään ja jnka perusteella tarjukset vertaillaan, n arvilta 35 työtuntia vudessa. Erityistehtävien tai -hankkeiden tarkastus JHT-tilintarkastajan tulee tarkastaa muita erityisiä khteita. Muissa erityistehtävien tarkastuksissa tilintarkastajan asiantuntemusvaatimus määräytyy tehtävän mukaan. Ensimmäinen sa em. tarkastettavia khteita n Kaakkis-Sumi Venäjä CBC 2014-2020 hjelman teknisen tuen tarkastus. Kaakkis-Sumi Venäjä CBC 2014-2020 hjelma n laadittu yhteistyössä Sumen ja Venäjän sapulten kesken. Ohjelman perusajatus n rajat ylittävä yhteistyö EU:n ulkrajilla. Ohjelmalle n vahvistettu Brysselissä ydinalue, jka sisältää raja-alueet sekä Sumen että Venäjän pulella. Sumen pulen alueet vat Etelä-Karjala, Kymenlaaks ja Etelä-Sav. Venäjän alueet vat Pietari ja Leningradin alue. Ohjelman hallintviranmaisena timii Etelä-Karjalan liitt. Ohjelmassa nudatetaan pääsin Eurpan kmissin ENI säännöstöä (EC N 232/2014) ja kmissin täytäntöönpanmääräyksiä (EU N 897/2014). Arvi tarkastuksen (kulujen tarkastaminen ja lausunnn antaminen) kknaismäärästä n 5 tarkastuspäivää vudessa. Tästä tarkastuksesta n annettava lausunt ja sitettava lasku Kaakkis-Sumi Venäjä CBC 2014-2020 hjelmalle. kirjaam@ekarjala.fi
3 Tinen sa erityisiä tarkastettavia khteita n kansallisten kehittämisvarjen käyttöä kskevat hanketarkastukset. Työ- ja elinkeinministeriö n hjeistanut maakuntien liittja tarkastamaan alueellisia innvaatiita ja kkeiluja kskevan kansallisen rahituksen (ns. AIKO-rahituksen) käyttöä ulkpulisten tarkastajien tekemillä tarkastuksilla. Erityisesti valvnnalla ja tarkastuksilla n varmistuttava yhteishankkeiden ja tuen siirtämistä kskevien hankkeiden asianmukaisesta tteuttamisesta. Tarkastusraprtit n timitettava vusittain tiedksi TEM:lle. Etelä-Karjalan liitlla n myöntövaltuutta myös aiempina vusina myönnetystä maakunnan kehittämisrahasta, jnka käyttöä ulkpulisten tarkastajien tekemillä tarkastuksilla n myös syytä valva. Sekä AIKO- että maakunnan kehittämisrahaa kskevissa hanketarkastuksissa tulee humiida: 1) rahituspäätösehtjen nudattaminen hankkeen hallinninnissa 2) hankkeen sisällöllinen ja taludellinen tteutuminen verrattuna hankesuunnitelmaan sekä kustannusarvin. Tarkastettavia hankkeita n vusitaslla n. 2 kappaletta. Yhden hankkeen tarkastus vie aikaa arvilta yhden tarkastuspäivän. Lisäksi klmantena erityistehtäväkknaisuutena JHT-tilintarkastajan tulee tarvittaessa tarkastaa EU-hankkeita, muita kv-rahituksen hankkeita tai kansallisella rahituksella rahitettavien prjektien hankkeita, jissa vaaditaan erityistä tilintarkastajan varmennusta. Arvi em. tarkastuksen kknaismäärästä n 1 tarkastuspäivä vudessa. Erityistehtävien tai -hankkeiden tarkastuksen salta tarjus pyydetään ja jnka perusteella tarjukset vertaillaan, n yhteensä 8 tarkastuspäivää vudessa. 4. Tilintarkastajan sveltuvuusvaatimukset ja tarjajan kelpisuus - Tarjajan tulee lla kuntalain 122 :ssä tarkitettu tilintarkastusyhteisö. - Vastuullisen tilintarkastajan tulee lla JHT-tilintarkastaja. - Tilintarkastusyhteisöllä ja vastuullisella tilintarkastajalla tulee lla vähintään neljän vuden kkemus kuntien tai kuntayhtymien tilintarkastuksesta vusilta 2007-2016. - Tilintarkastusyhteisöllä ja hanketarkastukseen nimetyllä tilintarkastajalla tulee lla tarkastuskkemusta ja/tai muulla tavin hankittua pätevöitymistä EUhankkeiden tai muiden tarjuspyynnössä mainittujen, erityissaamista vaativien tehtävien tarkastuksessa. - Tilintarkastusyhteisöllä tulee lla laadunvarmistusjärjestelmä, jka n dkumentitu laatukäsikirjassa, prsessikuvauksessa tai muussa laatuasiakirjassa. - Tilintarkastusyhteisöllä tulee lla kk spimuskauden kattava vastuuvakuutus. - Tarjajan tulee täyttää tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset. - Tarkastusyhteisön tulee kuulua kauppa-, ennakkperintä-, työnantaja- ja arvnlisävervelvllisten rekisteriin. 5. Tarkastustyötä kskevat ehdttmat vaatimukset - Tarjuspyynnön mukaisia palveluja ei vi surittaa alihankintana. - Osatarjuksia ei hyväksytä. kirjaam@ekarjala.fi
4 6. Tarjuksen valintaperusteet ja arviintikriteerit 7. Päätöksestä tiedttaminen Tarjuksista valitaan kknaistaludellisesti edullisin. Kknaistaludellista edullisuutta arviidaan seuraavin perustein ja painarvin: 1. Hinta (painarv yhteensä 65%) Tarjusvertailuun humiidaan tarjuspyynnön khdan 3 Tarkastustehtävien laajuus ja sisältö mukaisen kknaisuuden kknaishinta spimuskaudella (tilikaudet 2017-2018). 2. Laatu (painarv yhteensä 35%) 2.1. Vastuunalaisen tilintarkastajan kkemus kuntien ja kuntayhtymien knsernitilinpäätösten tarkastamisesta vusina 1997-2016 (painarv 25%). Tarjuksessa n ilmitettava kuntaknsernin tai kuntayhtymän nimi sekä tilivusi, jlta knsernitilinpäätös n tarkastettu. 2.2. Vastuunalaisen tilintarkastajan työn suus lakisääteisestä tarkastuksesta, vähimmäisvaatimuksen (3 tarkastuspäivää) ylittävä suus (painarv 10%) Hintapisteiden laskenta: Halvin tarjus saa pistemäärän 65. Muut tarjushinnat suhteutetaan halvimpaan tarjushintaan: halvin tarjus/tarjajan tarjus * maksimipisteet. Laatupisteiden laskenta: 2.1. Vertailu tehdään siten, että lasketaan ensin yhteen kkemusvudet kussakin tarjuksessa. Eniten kkemusta maava tarjus saa painarva vastaavan maksimipistemäärän, 25 pistettä. Muiden tarjajien pisteet lasketaan kaavalla: tarjajan ilmittama aikayksikkö/parhaan tarjajan ilmittama aikayksikkö*maksimipistemäärä. 2.2. Paras tarjus saa maksimipistemäärän, 10 pistettä. Muiden tarjajien pisteet lasketaan kaavalla: tarjajan ilmittama aikayksikkö/parhaan tarjajan ilmittama aikayksikkö*maksimipistemäärä. Hankintapäätös lähetetään tiedksi kaikille tarjajille. Hankinnasta tehdään erillinen kirjallinen spimus. Spimus laaditaan hankintapäätöksen, tarjuspyynnön, julkisten hankintjen yleisten palveluhankintjen spimusehtjen (JYSE 2014 Palvelut) ja tarjuksen perusteella. Hankintapäätöksellä hyväksytty tarjus velvittaa valitun palveluntuttajan allekirjittamaan hankintaspimuksen. Tilaajaa sitva spimus syntyy vasta hankintaspimuksen mlemminpulisella allekirjituksella. 8. Spimuskausi ja spimuksen vimassal Spimus kskee tilivusien 2017 2018 hallinnn ja taluden tarkastusta. Spimus vidaan spimuskauden aikana irtisana kuuden kuukauden irtisanmisajalla. kirjaam@ekarjala.fi
5 9. Hintjen tarkastaminen sekä laskutus ja maksutiedt 10. Muut spimusehdt 11. Tarjuksen sisältöä ja esittämistä kskevat vaatimukset Lakisääteisen tilintarkastuksen ja muiden tarkastuspalvelujen hinnat määräytyvät hyväksytyn tarjuksen mukaisesti. Hintjen tarkistaminen Tarkastuspäivien ja tuntien yksikköhinnat vat kiinteät kk spimuskauden ajan. Laskutus Laskutuksen tulee perustua tehtyyn työhön. Maksueht n 14 vrk nett. Viivästyskrk n krklain mukainen. Laskutus- ym. lisiä ei makseta. Lasku tulee timittaa verkklaskuna. Osapulet situtuvat siihen, että spimuskauden aikana tapahtuvista timinnan leellisista muutksista ilmitetaan spijasapulelle. Tarjuksessa nimettyjen vastuullisten tarkastajien ja heidän varahenkilönsä vaihtaminen kesken spimuskauden edellyttää perusteltua syytä ja tarkastuslautakunnan sustumusta. Mikäli nimettyä henkilöä vaihdetaan, uudella henkilöllä n ltava vastaava pätevyys ja kkemus. Tätä spimusta kskevat erimielisyydet käsitellään Etelä-Karjalan käräjäikeudessa. Tarjus tulee antaa tarjuspyynnön liitteenä levalla lmakkeella. Tarjus n annettava tarjuspyynnön khdan 3 mukaisista tarkastuspalveluista ja pyynnössä esitetyssä laajuudessa. Tarjus n annettava sumen kielellä. Hinnat n esitettävä arvnlisäverttmina. Lisäksi tarjuksen liitteistä tulee käydä ilmi seuraavat tiedt: - Tilivusien 2017-2018 tarkastuksen kknaishinta spimuskaudella sisältäen matka- ja muut kustannukset - Erittelyt laskentaperusteista, jihin kknaishinta perustuu: laskutuksessa svellettava lakisääteisen tarkastuksen tarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, jihin tarjttu kknaishinta perustuu. Hinnat ilmitetaan erikseen vastuullisen ja avustavan tilintarkastajan salta. lisätarkastuspäivän hinta sisältäen matka- ja muut kustannukset. Hinnat ilmitetaan erikseen vastuullisen ja avustavan tilintarkastajan salta. tiedt vastuullisen tilintarkastajan auktrisinnista sekä muusta tehtävään liittyvästä pätevyydestä ja työkkemus 31.12.2016 mennessä kunnan tai kaupungin vastuunalaisena tilintarkastajana tiedt avustavina timivien tarkastajien auktrisinnista sekä pätevyydestä ja työkkemuksesta JHT-auktrisitujen tilintarkastajien työn suus laskutettavasta työajasta vastuunalaisen JHT-tilintarkastajan työn suus lakisääteisestä tarkastuksesta kirjaam@ekarjala.fi
6 selvitys tilintarkastajayhteisön laadunvarmistuksen järjestämisestä ja siihen liittyvän hjeistuksen dkumentinnista selvitys tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön tarkastuskkemuksesta ja/tai muulla tavin hankitusta pätevöitymisestä EU-hankkeiden tai muiden tarjuspyynnössä mainittujen, erityissaamista vaativien tehtävien tarkastuksesta vastuullisen JHT-tarkastajan sallistuminen PRH:n valvmaan laadunvarmistukseen tarkastuskhteessa tehdyn työn suus laskutettavasta työajasta tarkastuslautakunnan sihteeritehtävien tuntihinta sisältäen matka- ja muut kustannukset, jhn kknaishinta perustuu. Hinnat ilmitetaan erikseen vastuullisen ja avustavan tilintarkastajan salta. erityistehtävien ja hankkeiden tarkastukseen liittyvien tehtävien tarkastuspäivän hinta. Hinnat ilmitetaan erikseen vastuullisen ja avustavan tilintarkastajan salta. 12. Tarjuksen liiteet Tarjukseen tulee liittää: - tilintarkastusyhteisön tilinpäätös edelliseltä tilikaudelta - kuvaus tarkastuksen laadunvarmistuksen järjestelmästä - ulkisen tarkastuksen prsessikuvaus kuvaus tilintarkastusjärjestelmästä - tdistukset tilintarkastajien pätevyydestä - vastuullisen ja avustavan tarkastajan CV ja referenssit 12. Tarjuksen jättäminen ja vimassal Tarjukset pyydetään timittamaan kirjallisesti suljetussa kirjekuressa 28.4.2017 kl 15.00 mennessä sitteeseen: Martta Hirvikalli Tarkastuslautakunta Etelä-Karjalan liitt 53100 LAPPEENRANTA Kureen maininta Etelä-Karjalan liitt/tilintarkastustarjus Tarjuksen tulee lla vimassa 31.8.2017 saakka. Tarjaja vastaa siitä, että tarjusta jättäessään se n selvittänyt ja ymmärtänyt tarjuspyynnössä esitetyt vaatimukset ja taustat. Tarjaja ei vi myöhemmin vedta tietämättömyyteen. Tarjuksen antaja n spimusikeudellisten periaatteiden njalla vastuussa siitä, että se kykenee timimaan tarjuksensa mukaisesti. Tarjus n tarjajaa sitva. Tarjaja ei vi enää tarjuksen jätettyään vetäytyä pis tarjuskilpailusta tarjusten jättämisen määräajan jälkeen. 13. Lisätiedt Mahdlliset tarjuspyyntöä kskevat kysymykset tulee esittää kirjallisesti sähköpstille 11.4.2017 kl 15 mennessä sitteella kirjaam@ekarjala.fi. Sähköpstin tsikksi tulee merkitä Lisätietpyyntö/Tilintarkastuspalvelut. kirjaam@ekarjala.fi
7 Kysymykset vastauksineen julkaistaan 13.4.2017 kl 15 mennessä Etelä-Karjalan liitn internet-sivuilla sitteessa: http:///liitt/ajankhtaista/nahtavilla/viralliset-tarjuspyynnt/ ja ne vat näkyvillä tarjusten viimeiseen jättöaikaan asti. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietpyyntöihin ei vastata. Lappeenrannassa Martta Hirvikalli Tarkastuslautakunnan puheenjhtaja kirjaam@ekarjala.fi