OPPITUNTI 177 8 Varaustietojen hienosäätäminen ARVIOITU KESTO 30 min Tämän oppitunnin jälkeen osaat: korvata varauksen resurssin toisella resurssilla käyttää eri korvauksia erilaisiin tehtäviin varatulle resurssille viivyttää resurssivarauksen alkamista ohjata, miten resurssin tehtävään tekemä työ ajoitetaan työjakaumien avulla määrittää materiaaliresursseille muuttuvia kulutusnopeuksia luoda varaushuomautuksen. Varaustietojen hienosäätäminen Tämä oppitunti päättää oppitunnilla 6 aloitetut hienosäätötoimet. Nyt keskitytään resurssien varauksiin tehtäville. Tämän oppitunnin harjoituksissa käytetään tiedostoa Lyhytelokuvaprojekti 08. Avaa kiintolevyn MS Project 2000 SBS Harjoitukset-kansion Osa 2 -kansio. Avaa tiedosto 08A, ja tallenna se perusaikatauluineen Osa 2 -kansioon nimellä Lyhytelokuvaprojekti 08. Resurssivarauksen korvaaminen Projektin kuluessa voi olla tarvetta korvata yksi tehtävälle varattu resurssi toisella. Tarve voi johtua esimerkiksi seuraavista syistä: " tehtävälle alunperin varattu resurssi ei ole käytettävissä eikä tehtävän aloittamista haluta viivyttää
178 Microsoft Project 2000 Trainer " kallis resurssi halutaan korvata edullisemmalla " vähemmän pätevä resurssi halutaan korvata pätevämmällä " haluat ratkaista resurssien ylivarauksen manuaalisesti. Jos esimerkiksi resurssin ylivaraus johtuu useista varauksista samalle päivälle, resurssin tai osan sen tehtävistä voi korvata toisella resurssilla. Resurssin korvaaminen on helpompi tapa toimia kuin ensimmäisen resurssin varauksen poistaminen tehtävästä ja uuden varauksen tekeminen toiselle resurssille. Varaa resurssit -valintaikkunan Korvaa-painikkeella molemmat vaiheet voi tehdä samanaikaisesti. Sekä työ- että materiaaliresursseja voi korvata. Myös resurssin käyttöasteita voi muuttaa (tai materiaaliresurssin määrää tai kulutusnopeutta). Työresurssia ei kuitenkaan voi korvata materiaaliresurssilla tai päinvastoin. Haluat, että pääkuvaaja korvaa elokuvaprojektissa yhden kuvaajan eräässä hankalassa kohtauksessa. Tässä harjoituksessa korvataan tehtävävarauksen yksi resurssi toisella. 1 Valitse Muokkaa-valikosta (Edit) Siirry (Go To). 2 Kirjoita Tunnus-laatikkoon (ID) 63 ja napsauta OK-painiketta. Microsoft Project vierittää tehtävään 63, Kohtauksen 8 kuvaus. 3 Napsauta vakiotyökalurivin Varaa resurssit -painiketta (Assign Resources). Esiin tulee Varaa resurssit -valintaikkuna. 4 Selaa Varaa resurssit -valintaikkunan resurssiluetteloa, kunnes esiin tulee Raimo Niemen nimi ja valitse nimi. Raimo Niemen nimen vieressä oleva valintamerkki osoittaa, että hän on varattuna tehtävälle 63. 5 Napsauta Korvaa-painiketta (Replace). Esiin tulee Korvaa resurssi -valintaikkuna (Replace Resource). 6 Valitse Korvaa resurssi -valintaikkunasta Janne Mikkonen ja napsauta sitten OK-painiketta.
Oppitunti 8 Varaustietojen hienosäätäminen 179 Microsoft Project poistaa Raimo Niemen varauksen tehtävälle ja varaa Janne Mikkosen. 8 Koska käyttöastearvoa ei muutettu, Microsoft Project varasi uuden resurssin 100 % käyttöasteella, joka on sama kuin aiemmallakin resurssilla. 7 Sulje Varaa resurssit -valintaikkuna napsauttamalla Sulje-painiketta. VIHJE Jos projektin viestinnässä käytetään sähköpostiohjelmaa tai Microsoft Project Centralia, voit ilmoittaa varausten muutokset nopeasti muuttuneille resursseille. Lisätietoja on liitteessä D kohdassa Microsoft Projectin työryhmäominaisuudet. Varaustietojen hienosäätäminen Eri korvausten käyttäminen varauksissa Muistat ehkä oppitunnilta 7, että jokaiselle resurssille voi määrittää jopa viisi korvausta. Näin voidaan käyttää eri korvauksia resurssin eri varauksissa esimerkiksi silloin, kun varauksissa tarvittavat taidot vaihtelevat. Microsoft Project jokaiselle varaukselle oletusarvon mukaan kustannustaulukkoa A, mutta sen voi vaihtaa toiseen taulukkoon. Oppitunnilla 7 määritettiin Janne Mikkoselle toinen kustannustaulukko, jota käytetään, kun hän toimii kuvaajana. Edellisessä osiossa Janne varattiin tehtävään 8, Kohtauksen 8 kuvaus kuvaajaksi, mutta varauksessa näkyy vielä hänen oletusarvon mukainen pääkuvaajan korvauksensa. Tässä harjoituksessa vaihdetaan Jannelle käytettävää kustannustaulukkoa tehtävän 63 varauksen osalta.
180 Microsoft Project 2000 Trainer Muista, että Siirryvalintaikkkunan pikanäppäin on Ctrl+G. 1 Valitse näkymäpalkista Resurssien käyttö (Resource Usage). Esiin tulee Resurssien käyttö -näkymä. 2 Valitse Muokkaa-valikosta Siirry, syötä Tunnus-laatikkoon 17 ja napsauta sitten OK-painiketta. Microsoft Project vierittää Resurssien käyttö -näkymän Janne Mikkosen kohdalle. 3 Napsauta Janne Mikkosen nimen vieressä olevaa plusmerkkiä, jolloin esiin tulevat hänen varauksensa. 4 Valitse Näytä-valikosta (View) Taulukko: Käyttö (Table: Usage) ja valitse sitten Kustannukset (Cost). Microsoft Project tuo esiin kustannustaulukon. 5 Valitse Resurssin nimi -sarakkeesta Janne Mikkosen varaus Kohtauksen 8 kuvaus. Huomaa Jannen tämänhetkinen korvaus varauksesta tähän tehtävään: 975 mk.
Oppitunti 8 Varaustietojen hienosäätäminen 181 6 Napsauta vakiotyökalurivin Varaustiedot -painiketta (Assignment Information). Esiin tulee Varauksen tiedot -valintaikkuna. 7 Napsauta tarvittaessa Yleiset-välilehteä (General). 8 Kirjoita tai valitse Kustannustaulukko-kenttään B ja sulje sitten Varauksen tiedot -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Microsoft Project käyttää varauksessa Jannen kustannustaulukkoa B. Varauksen uusi kustannus, 728 mk/h näkyy Kustannus-sarakkeessa. Varaustietojen hienosäätäminen 8 VIHJE Jos vaihdat usein varausten kustannustaulukkoja, Kustannustaulukko-kenttä kannattaa lisätä suoraan Resurssien käyttö- tai Tehtävien käyttö -näkymään. Valitse sarakeotsikko ja valitse Lisää-valikosta (Insert) Sarake (Column). Valitse Kentän nimi -ruudun (Field Name) luettelosta Kustannustaulukko (Cost Rate Table) ja valitse sitten OK. Varausten alun viivyttäminen PROJ2000E-1-6 Jos tehtävään on varattu useita resursseja, niiden ei aina kannata aloittaa työskentelyä tehtävässä samanaikaisesti. Yhden tai usean tehtävälle varatun resurssin työskentelyn aloittamista voi viivyttää.
182 Microsoft Project 2000 Trainer Tehtävälle voi esimerkiksi olla varattuna neljä resurssia. Kolme resursseista työskentelee ensin tehtävässä ja neljäs tarkastaa työn laadun myöhemmin. Tarkastajan täytyy aloittaa työskentely tehtävässä myöhemmin kuin muiden resurssien. VIHJE Jos kaikkien tehtävälle varattujen resurssien työn alkamista on viivytettävä, ajoita tehtävän alkaminen uudelleen kunkin resurssin varausten muuttamisen sijaan. Tässä harjoituksessa viivytetään yhden tehtävälle varatun resurssin työskentelyn alkua. 1 Valitse näkymäpalkista Tehtävien käyttö (Task Usage). Esiin tulee Tehtävien käyttö -näkymä. Näkymä on samanlainen kuin Resurssien käyttö -näkymä, mutta kunkin tehtävän alla luetellaan varatut resurssit (eikä luetella tehtäviä resurssien alla). 2 Valitse Muokkaa-valikosta Siirry, syötä Tunnus-laatikkoon 84 ja napsauta sitten OK-painiketta. Microsoft Project näyttää tehtävän, Filmi- ja äänimasterin arkistoiminen. Kuten huomaat, tehtävälle on varattu kolme resurssia (kaksi henkilöä ja leikkaamo). Haluat viivyttää Tuomo Hamilan tässä tehtävässä työskentelyn alkua joulukuun 10. päivään saakka. 3 Valitse Tehtävän nimi -sarakkeesta (Task Name) Tuomo Hamila -resurssin nimi. 4 Napsauta vakiotyökalurivin Varaustiedot -painiketta. Esiin tulee Varauksen tiedot -valintaikkuna. 5 Napsauta Yleiset-välilehteä. 6 Kirjoita tai valitse Alkaa-laatikkoon (Start) päiväys 7.12.01 ja sulje sitten Varauksen tiedot -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta.
Oppitunti 8 Varaustietojen hienosäätäminen 183 Microsoft Project muuttaa Tuomo Hamilan varausta tehtävään niin, että Tuomo ei nyt tee tehtävässä töitä perjantaina, vaan vasta seuraavana maanantaina. Muutos ei vaikuta muihin tehtävälle varattuihin resursseihin. PROJ2000E-3-5 Jakaumien käyttäminen varauksissa Resurssien käyttö- ja Tehtävien käyttö -näkymissä näkyy selvästi, miten pitkään kukin resurssi työskentelee eri tehtävissä. Varaustietojen tarkastelemisen lisäksi resurssin tiettyinä aikoina tehtävässä tekemää työmäärää voidaan muuttaa. Tapoja on kaksi: " Varaukseen käytetään esimääritettyä jakaumaa. Esimääritetyt jakaumat kuvaavat yleensä graafisesti, miten työ jakautuu eri ajoille. Esimerkiksi kellokäyrän mukainen jakauma jakaa vähemmän työtä varauksen alkuun ja loppuun ja paljon varauksen keskivaiheille. Jos työmäärä eri aikoina piirrettäisiin kuvaajaksi, kuvaaja muistuttaisi kelloa. " Varaustietoja muutetaan suoraan. Esimerkiksi Resurssien käyttö- tai Tehtävien käyttö -näkymässä voi muuttaa varausarvoja suoraan aikajanallisessa ruudukossa. 8 Varaustietojen hienosäätäminen Varauksen jakamis- tai muokkaustapa riippuu tarpeista. Esimääritetyt jakaumat toimivat parhaiten varauksissa, joissa voidaan odottaa töiden tiettyä jakautumista-esimerkiksi tehtävä, jossa töiden käynnistyminen kestää kauan, voi hyötyä loppupainotteisesta jakaumasta. Tällöin resurssi joutuu luultavasti tekemään eniten töitä varauksen loppupuolella. Tässä harjoituksessa käytetään esimääritettyä jakaumaa tehtävän yhdessä varauksessa ja muokataan manuaalisesti toista varausta.
184 Microsoft Project 2000 Trainer 1 Valitse Muokkaa-valikosta Siirry, syötä Tunnus-laatikkoon 79 ja napsauta sitten OK-painiketta. Microsoft Project siirtyy tehtävään 79, Lopullisen selostuksen äänittäminen. Tehtävälle on varattu neljä resurssia. Kuten oikean reunan ajoitetuista tiedoista näkyy, kaikki resurssit on ajoitettu työskentelemään tehtävässä vakionopeudella kahdeksan tuntia päivässä. Varausten jakauma on siis tasainen. Tasainen jakauma on Microsoft Projectin oletus töiden ajoituksessa. Haluat muuttaa Mika Patten varausta tälle tehtävälle niin, että muut varatut resurssit työskentelevät täysipäiväisesti, mutta Mika aloittaa lyhyellä päivittäisellä varauksella ja hänen työmääränsä kasvaa tehtävän edetessä. Mika jatkaa tehtävässä vielä muiden resurssien varausten päätyttyä. Tätä varten varauksessa käytetään loppupainotteista jakaumaa. 2 Valitse Tehtävän nimi -sarakkeesta Mika Patte, toinen tehtävään 79 varattu resurssi. 3 Napsauta vakiotyökalurivin Varaustiedot -painiketta. Microsoft Project avaa Varauksen tiedot -valintaikkunan. 4 Napsauta Yleiset-välilehteä. 5 Valitse Työn jakautuminen -laatikosta (Work Contour) Loppupainotteinen (Back Loaded) ja sulje Varauksen tiedot -valintaikkuna napsauttamalla OKpainiketta. Microsoft Project käyttää jakaumaa tämän resurssin varaukseen ja ajoittaa työn uudelleen.
Oppitunti 8 Varaustietojen hienosäätäminen 185 Jos vierität ajoitustietoja oikealle, huomaat, että Mika Patten työmäärä tehtävässä kasvaa hieman jokaisena tehtävän päivänä. Tunnussarakkeessa näkyy myös jakaumatunnus, joka osoittaa varauksessa käytetyn jakaumalajin. 6 Osoita kuvaketta. Microsoft Project näyttää työkaluvihjeen, joka kuvaa varauksessa käytettyä jakaumaa. 8 Varaustietojen hienosäätäminen VIHJE Jakauman käyttö varauksessa voi johtaa tehtävän kokonaiskeston kasvuun. Jos et halua, että jakauman käyttö lisää tehtävän kestoa, muuta ennen jakauman käyttöä tehtävälajiksi Kiinteä kesto. Kun jakaumaa käytetään tehtävälajin muuttamisen jälkeen, Microsoft Project laskee resurssin työn uudelleen, jolloin resurssi tekee saman jakson aikana vähemmän työtä. Lisätietoja tehtävälajeista on oppitunnin 6 kohdassa Tehtävän lajien muuttaminen. Koska Mika Patten varaus tähän tehtävään päättyy muiden resurssien varausten jälkeen, Mika Patte määrittää tehtävän päättymispäivän. Mika Patte on siis tehtävän määräävä resurssi; hänen varauksensa määrää tehtävän päättymispäivän. Seuraavaksi muokataan suoraan toisen tehtävän varaustietoja.
186 Microsoft Project 2000 Trainer 7 Valitse Muokkaa-valikosta Siirry, syötä Tunnus-laatikkoon 2, kirjoita tai valitse Päivämäärä-laatikkoon (Date) arvo 9.4.01 ja napsauta sitten OKpainiketta. Microsoft Project siirtyy pystysuunnassa resurssiin 2, Käsikirjoituksen tarkastaminen ja näyttää vaakasuunnassa tehtävän viimeisen viikon. Täyttökahva on aktiivisen solun oikeassa alakulmassa oleva pieni neliö. Haluat muuttaa kahden resurssin varauksia siten, että ne työskentelevät tehtävässä täysipäiväisesti sen viimeisinä päivinä. Teet tämän muuttamalla varaustietoja manuaalisesti. 8 Valitse Sari Heisalan nelituntinen varaus 10.4.2001. 9 Kirjoita 8h ja paina Enteriä. 10 Valitse sama varaus tiistailta ja vedä täyttökahvalla perjantain varaukseen asti. 11 Vedä täyttökahvaa alas yhden rivin verran eli Seppo Kuurilan varauksiin tiistaista perjantaihin. Molemmista resursseista on nyt varattu 8 tuntia jokaisena päivänä.
Oppitunti 8 Varaustietojen hienosäätäminen 187 PROJ2000E-3-2 Materiaaliresurssien syöttäminen kulutusnopeuksien Oppitunnilla varattiin tehtävään yksi materiaaliresurssi, 16 mm filmi. Varauksessa määritettiin materiaaliresurssille kiinteä arvo eli kiinteä kulutusnopeus. Materiaaliresursseja voi käyttää myös varaamalla niille muuttuva kulutusnopeus. Näiden kahden ero on seuraava: Saat esimerkin kiinteistä ja muuttuvista materiaalinkulutusnopeuksista kaksoisnapsauttamalla Microsoft Project 2000 Step by Step - CD-levyn Multimediakansion Material Resource - kuvaketta. " Kiinteä kulutusnopeus tarkoittaa, että materiaaliresurssille varataan tietty määrä tehtävän kestosta riippumatta. Esimerkiksi sementin valamiseen talon perustuksiksi tarvitaan tietty määrä sementtiä riippumatta siitä, miten kauan valaminen kestää. " Muuttuva kulutusnopeus tarkoittaa, että materiaaliresurssin määrä riippuu tehtävän kestosta. Kun esimerkiksi kuvataan elokuvaa, filmiä tarvitaan enemmän neljässä tunnissa kuin kahdessa tunnissa, ja filminkulutukselle voidaan määrittää tuntiarvo. Kun materiaaliresurssin varaukseen syötetään muuttuva kulutusnopeus, Microsoft Project laskee materiaaliresurssin kokonaiskulutuksen tehtävän keston perusteella. Muuttuvan kulutusnopeuden etu on, että se on sidottu tehtävän kestoon. Jos kesto muuttuu, myös materiaaliresurssille laskettu määrä ja kustannus muuttuu. Microsoft Project laskee molemmissa tapauksissa varauksen kokonaiskustannuksen sen jälkeen, kun materiaaliresurssin yhden yksikön kustannus annetaan. Esimerkiksi oppitunnilla 4 määritettiin, että yhden metrin 16 mm filmiä ostaminen ja käsittely maksaa 3,90. Tässä harjoituksessa syötetään jokaiselle kuvaustehtävälle muuttuva kulutusnopeus. Olet todennut, että alkuperäinen arvio filminkulutuksesta on liian suuri. Käytät seuraavia arvioita: kaksi kameraa käyttää keskimäärin 360 m filmiä tunnissa ja kolme kameraa 540 m tunnissa. 1 Valitse näkymäpalkista Resurssien käyttö (Resource Usage). 2 Napsauta resurssin 2, 16 mm filmi vieressä olevaa plusmerkkiä, jolloin resurssin varaukset tulevat näkyviin. 3 Valitse Ikkuna-valikosta Jaa. Microsoft Project näyttää resurssilomakkeen Resurssien käyttö -näkymän alla. Huomaa, että materiaaliresurssien kulutusnopeuksia voi määrittää 8 Varaustietojen hienosäätäminen
188 Microsoft Project 2000 Trainer Varaa resurssit -valintaikkunassa ja muissa paikoissa, joissa resursseja varataan. Tässä käytetään jaettua näkymää, koska tarkoituksena on muuttaa useita varauksia samanaikaisesti. 4 Napsauta jotakin kohtaa resurssilomakkeessa. Valitse Muotoile-valikosta (Format) Tiedot (Details) ja sitten Kustannukset (Cost). Microsoft Project näyttää kustannustiedot resurssilomakkeessa. Tässä näkyvät kaikkien 16 mm filmin varausten käyttöasteet. 5 Syötä resurssilomakkeen Käyttöaste-sarakkeeseen (Units) seuraavat arvot. Tehtävän nimi Käyttöaste Kohtaus 1 kuvaus 540/h Kohtaus 2 kuvaus 360/h Kohtaus 3 kuvaus 540/h Kohtaus 4 kuvaus 360/h Kohtaus 5 kuvaus 360/h Kohtaus 6 kuvaus 540/h Kohtaus 7 kuvaus 540/h Kohtaus 8 kuvaus 360/h 6 Napsauta resurssilomakkeen OK-painiketta. Microsoft Project laskee materiaaliresurssin varausten kustannukset uudelleen tehtävien kestojen perusteella.
Oppitunti 8 Varaustietojen hienosäätäminen 189 7 Valitse Ikkuna-valikosta Poista jako. 8 Napsauta Resurssien käyttö -näkymässä resurssin 2, 16 mm filmi vieressä olevaa miinusmerkkiä, jolloin sen varaukset piilotetaan. 9 Vieritä ajoitettuja tietoja oikealle heinäkuuhun saakka. Näet nyt filmin lasketun kokonaismäärän (metriä), joka tarvitaan jokaisena kuvauspäivänä heinäkuusta alkaen. Määrä on kunkin tehtävän kesto kerrottuna tehtävään varatun materiaaliresurssin muuttuvalla kulutusnopeudella. Työ- ja materiaaliresurssien vertailu Seuraavassa on esitetty joitakin asioita, joissa materiaaliresurssit ovat samanlaisia kuin työresurssit ja joissa ne ovat erilaisia. Sekä materiaali- että työresurssien varauksia voidaan muokata ja jakaa, niille voidaan määrittää useita korvauksia, käyttää eri aikoina eri korvauksia ja niitä voidaan jakaa resurssivarannon kautta. (Lisätietoja resurssivarannoista on oppitunnilla 13.) Lisäksi materiaaliresurssien kustannuslaskenta tapahtuu jokseenkin samoin kuin työresurssienkin. Toisin kuin työresurssit, materiaaliresurssit eivät kuitenkaan käytä seuraavia: ylityökorvaukset, resurssikalenterit tai enimmäiskäyttöasteet. Resurssien tasaaminen ei myöskään vaikuta materiaaliresursseihin eivätkä ne vaikuta tehtävän kestoon, kun käytetään työmäärään perustuvaa ajoitusta. 8 Varaustietojen hienosäätäminen
190 Microsoft Project 2000 Trainer Varaustietojen tallentaminen varaushuomautuksiin Muistat ehkä oppitunneilta 6 ja 7, että tehtävän, resurssin tai varauksen lisätietoja voi tallentaa huomautukseen. Jos esimerkiksi resurssivarauksia muokataan, sen syy kannattaa kirjata huomautukseen. Huomautukset kuuluvat Microsoft Project -tiedostoon ja niitä voi tarkastella tai ne voi tulostaa helposti. Tässä harjoituksessa syötetään varaushuomautuksia resurssivarausten muokkaussyistä. 1 Valitse Näytä-valikosta Taulukko: Syöttö Kustannukset ja valitse sitten Syöttö. Microsoft Project näyttää syöttötaulukon, jossa on tunnussarake. 2 Valitse Muokkaa-valikosta Siirry, syötä Tunnus-laatikkoon 9 ja napsauta sitten OK-painiketta. Microsoft Project näyttää resurssin 9, Janne Mikkonen. 3 Valitse hänen varauksensa Kohtauksen 8 kuvaus. 4 Napsauta vakiotyökalurivin Varauksen huomautukset -painiketta (Assignment Notes). Microsoft Project näyttää Varauksen tiedot -valintaikkunan, jossa on näkyvissä Huomautukset-välilehti. 5 Kirjoita Huomautukset-laatikkoon (Notes) Kohtauksen 8 kuvaus on erityisen hankala, joten Janne kuvaa pääkameralla ja napsauta OKpainiketta. Huomautuskuvake näkyy tunnussarakkeessa. 6 Osoita huomautuskuvaketta.
Oppitunti 8 Varaustietojen hienosäätäminen 191 8 Huomautus tulee näkyviin työkaluvihjeenä. Jos huomautus on liian pitkä työkaluvihjeeseen, kaksoisnapsauta huomautuskuvaketta, jolloin esiin tulee koko huomautusteksti. Tämä oppitunti päättää projektin suunnitteluvaiheen hienosäätöosan. Projektisuunnittelu eli kaikki projektinhallintatyö projektin varsinaisten töiden alkamiseen saakka voi vaatia valtaosan projektipäällikön ajasta. Itse asiassa monet projektipäälliköt eivät tee muuta kuin projektisuunnittelua. Seuraavilla oppitunneilla keskitymme tarkastelemaan, muotoilemaan ja viestittämään projektisuunnitelmaa. Varaustietojen hienosäätäminen Oppitunnin yhteenveto Tällä oppitunnilla opittiin käyttämään useita varauksiin liittyviä työkaluja alkuperäisen projektisuunnitelman tekemisen jälkeen ja ennen varsinaisen työn seurantaa. Jos haluat jatkaa seuraaville oppitunneille: 1 Tallenna Lyhytelokuvaprojekti 08 -tiedostoon tehdyt muutokset napsauttamalla vakiotyökalurivin Tallenna-painiketta. Tallenna tiedosto ilman perusaikataulua. 2 Sulje tiedosto valitsemalla Tiedosto-valikosta Sulje.
192 Microsoft Project 2000 Trainer Jos et halua jatkaa seuraaville oppitunneille: # Valitse Tiedosto-valikosta Lopeta. Sanasto Huomautus Tehtävään, resurssiin tai varaukseen liitettävät lisätiedot (mukaan lukien linkitetyt tai upotetut tiedostot). Jakautuminen Resurssin tehtävään tekemän työn jakautuminen aikajaksolle. Microsoft Projectissa on useita valmiita jakautumismalleja, joita voi käyttää varauksissa. Esimerkiksi loppupainotteinen jakautumamalli ajoittaa pienen osan töistä tehtävän alkuun ja lisää työmäärää ajan kuluessa. Varauksen jakauman voi määrittää myös manuaalisesti muuttamalla työarvoja käyttönäkymässä, esimerkiksi Resurssien käyttö -näkymässä. Valmiin jakautuman käytön tai varauksen jakauman manuaalisen määrittämisen jälkeen Microsoft Project lisää tunnussarakkeeseen jakaumakuvakkeen. Kiinteä kulutusnopeus Kiinteä materiaaliresurssin määrä, joka käytetään varauksen tekemisen kuluessa. Katso myös muuttuva kulutusnopeus. Materiaaliresurssit Kulutustavarat, jotka käytetään loppuun projektin edetessä. Materiaaliresurssit varataan työresurssien tapaan tehtäville, mutta ne eivät vaikuta tehtävän tekemiseen ajoitetun työn kokonaismäärään. Muuttuva kulutusnopeus Materiaaliresurssin kulutettava määrä, joka muuttuu, jos muutetaan sen tehtävän kestoa, jolle resurssi on varattu. Katso myös kiinteä kulutusnopeus. Täyttökahva Valitun solun oikeassa alakulmassa oleva pieni neliö useimmissa Microsoft Projectin taulukko- ja käyttönäkymissä. Täyttökahvaa johonkin suuntaan vetämällä voi kopioida aktiivisen solun arvon viereisiin soluihin. Tiivistelmä Resurssivarauksen korvaaminen 1 Valitse näkymäpalkista Gantt-kaavio. 2 Valitse Tehtävän nimi -sarakkeesta tehtävä, jonka resurssivarauksen haluat korvata. 3 Napsauta vakiotyökalurivin Varaa resurssit -painiketta.
Oppitunti 8 Varaustietojen hienosäätäminen 193 4 Valitse Varaa resurssit -valintaikkunan Nimi-sarakkeesta korvattavan resurssin nimi. 5 Napsauta Korvaa-painiketta. 6 Valitse Korvaa resurssi -valintaikkunasta korvaavan resurssin nimi ja sulje Korvaa resurssi -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. 7 Sulje Varaa resurssit -valintaikkuna napsauttamalla Sulje-painiketta. Toisen korvauksen käyttäminen varauksessa 1 Valitse näkymäpalkista Resurssien käyttö. -TAI- Valitse näkymäpalkista Tehtävien käyttö. 2 Napsauta varausta, jonka kustannustaulukon haluat vaihtaa. 3 Napsauta vakiotyökalurivin Varaustiedot -painiketta. Esiin tulee Varauksen tiedot -valintaikkuna. 4 Jos Yleiset-välilehti ei ole näkyvissä, napsauta Yleiset-välilehteä. 5 Kirjoita tai valitse Kustannustaulukko-kenttään kustannustaulukko, jota haluat käyttää varauksessa ja sulje sitten Varauksen tiedot -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Tehtävän alun viivyttäminen 1 Valitse näkymäpalkista Tehtävien käyttö. 2 Valitse Tehtävän nimi -sarakkeesta se tehtävän resurssi, jonka varauksen alkamista haluat viivästyttää. 3 Napsauta vakiotyökalurivin Varaustiedot -painiketta. Esiin tulee Varauksen tiedot -valintaikkuna. 4 Jos Yleiset-välilehti ei ole näkyvissä, napsauta Yleiset-välilehteä. 5 Kirjoita tai valitse Alkaa-laatikkoon päivämäärä, josta alkaen varatun resurssin pitäisi alkaa työskentely tehtävässä ja sulje sitten Varauksen tiedot - valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Jakauman käyttäminen varauksessa 1 Valitse näkymäpalkista Tehtävien käyttö. 2 Valitse Tehtävän nimi -sarakkeesta se tehtävän resurssi, jossa haluat käyttää jakaumaa. 3 Napsauta vakiotyökalurivin Varaustiedot -painiketta. Esiin tulee Varauksen tiedot -valintaikkuna. 4 Jos Yleiset-välilehti ei ole näkyvissä, napsauta Yleiset-välilehteä. 8 Varaustietojen hienosäätäminen
194 Microsoft Project 2000 Trainer 5 Valitse Työn jakautuminen -laatikosta haluamasi jakauma ja sulje Varauksen tiedot -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta. Kiinteän tai muuttuvan materiaaliresurssin käyttönopeuden syöttäminen Varaushuomautuksen luominen 1 Valitse näkymäpalkista Gantt-kaavio. 2 Valitse Tehtävän nimi -sarakkeesta tehtävä, jolle haluat varata materiaaliresurssin. 3 Napsauta vakiotyökalurivin Varaa resurssit -painiketta. 4 Valitse Varaa resurssit -valintaikkunan Nimi-sarakkeesta varattavan resurssin nimi. 5 Määritä kiinteä kulutusnopeus kirjoittamalla Käyttöaste-kenttään materiaaliresurssin käytettävä määrä. -TAI- Määritä muuttuva kulutusnopeus kirjoittamalla Käyttöaste-kenttään materiaaliresurssin aikayksikköä kohti käytettävä määrä. Jos esimerkiksi tehtävä käyttää 200 m filmiä tunnissa, kirjoita 200/h. 6 Napsauta Varaa-painiketta. 1 Valitse näkymäpalkista Resurssien käyttö. -TAI- Valitse näkymäpalkista Tehtävien käyttö. 2 Napsauta varausta, jolle haluat syöttää huomautuksen. 3 Napsauta vakiotyökalurivin Varauksen huomautukset -painiketta. 4 Kirjoita Varauksen tiedot -valintaikkunaan huomautus, jonka haluat liittää varaukseen.