Näin hankit Joutsenmerkin -opas

Näin hankit Joutsenmerkin -opas

Sisältö Esipuhe 3 OSA 1 Millainen projekti Joutsenmerkin hankkiminen on? 4 Joutsenmerkin hankkiminen on kehitysprosessi 5 Kuinka kauan merkin saaminen kestää? 6 Tärkeintä on tehdä päätös merkin hakemisesta 8 Mistä saan apua? 11 OSA 2 Kuinka Joutsenmerkin hakemus tehdään? 12 Onko tuotteellesi kriteerit? 13 Allekirjoita hakemuslomake 14 Miten kriteeriä luetaan? 15 Hakemuksen tekeminen 17 Hakemista helpottavat työkalut 18 Joutsenmerkki-hakemuksen tarkastaminen 20 Joutsenmerkin käyttäminen 21 Loppusanat 21

Esipuhe Haluamme hankkia Joutsenmerkin, mitä meidän oikein pitää tehdä? Tämä on varsin tavanomainen kysymys, joka meiltä kysytään. Moni yritys haluaa hankkia merkin ja ihmettelee, mistä lähtisi liikkeelle. Ehkäpä sinäkin mietit samaa? Kirjoitimme tämän oppaan, jotta voisimme auttaa sinua hankkimaan Joutsenmerkin. Haluamme auttaa sinua keskittymään olennaiseen ja onnistumaan merkin hakemisessa. Luettuasi tämän ymmärrät paremmin mitä merkin hakeminen vaatii organisaatioltasi. Saat myös hankittua merkin nopeammin ja vähemmällä työmäärällä. Oppaassa annetaan yleiskuva siitä, minkälainen prosessi Joutsenmerkin hakeminen on: mitä Joutsenmerkin hakeminen vaatii ja kuinka kauan merkin saaminen kestää. Lisäksi oppaassa perehdytään konkreettisesti hakemuksen tekemiseen. Hyviä lukuhetkiä! Antti Lehmuskoski Ympäristömerkintä NÄIN HANKIT JOUTSENMERKIN 3

OSA 1. Millainen projekti Joutsenmerkin hankkiminen on? Oppaan ensimmäisessä osassa annetaan yleiskuva siitä, minkälainen prosessi Joutsenmerkin hakeminen on: mitä merkin hakeminen vaatii ja kuinka kauan merkin saaminen kestää. Yksi olennaisimmista asioista Joutsenmerkin hakemisessa liittyy päätöksen tekemiseen. Ensimmäinen osa antaa taustatietoa päätöksenteon tueksi.

Joutsenmerkin hankkiminen on kehitysprosessi Olet saanut käsiisi tämän oppaan, joten ilmeisesti olet miettinyt Joutsenmerkin hankkimista. Onneksi olkoon, edessäsi on hieno matka. Joutsenmerkin hankkiminen huipentuu lupaan käyttää merkkiä. Joutsenmerkki tuo yritykselle monenlaista hyötyä mahdollisuuden lisätä myyntiä, rakentaa brändiä sekä saada etua kilpailijoihin nähden. Merkin hankkiminen on paljon muutakin kuin pelkkä logo tuotteessa, mainoksessa tai myyntimateriaalissa. Enemmänkin kyse on kehitysprosessista, joka parhaimmillaan antaa uutta puhtia yrityksesi tuotekehitykseen tuotanto- tai palveluprosessiin hankintaketjuun johtamisjärjestelmiin henkilökunnan koulutukseen markkinointiin ja viestintään myyntiin johtamiseen Parhaimmillaan Joutsenmerkin hankkiminen auttaa yritystäsi parantamaan osaamista, suorituskykyä ja tulosta. Mutta niin kuin kaikissa kehitysprosesseissa, tulokset eivät synnyt itsestään eikä vain yhden henkilön toimesta. Myös Joutsenmerkki vaatii työtä. Prosessiin ja työn tekemiseen kannattaakin sitouttaa kaikki yksiköt ja henkilöt joita asia koskee. Vaikka Joutsenmerkin hankkimiseen liittyy hakemus ja sen tarkastaminen, kannattaa prosessiin suhtautua jatkuvana dialogina. Tarkoituksemme ei ole vain hyväksyä tai hylätä hakemustasi, vaan antaa sinulle eväitä tuotteesi tai palvelusi kehittämiseen. Merkin saamisen kriteerit ovat tiukat. Vain ympäristön kannalta parhaat tuotteet täyttävät kriteerien vaatimukset. Harva tuote saa Joutsenmerkin sellaisenaan. Varaudu siis tekemään tuotteeseesi tai palveluusi muutoksia. Varaudu kehittämään ja kehittymään. Hyvää matkaa! NÄIN HANKIT JOUTSENMERKIN 5

Kuinka kauan Joutsenmerkin saaminen kestää? Tähän kysymykseen ei ole yksiselitteistä vastausta. Nopeimmillaan Joutsenmerkin voi hankkia muutamassa viikossa tai kuukaudessa. Pisimmillään se voi olla vuosien mittainen prosessi. Joutsenmerkin hankkimiseen vaikuttaa moni asia. Kuinka hyvä tuotteenne tai palvelunne on ympäristön kannalta? Minkälaisia muutoksia tuotteeseen joudutaan tekemään? Minkälaiset resurssit yritykselläsi on kehitystyöhön, muutosten tekemiseen tai investointeihin? Kuinka paljon sinulla on aikaa laittaa hakemuksen tekemiseen? Myös Joutsenmerkin kriteerit ovat erilaisia. Tietyissä tuoteryhmissä kriteerit ovat yksinkertaiset ja vaatimuksiltaan suppeammat, toisissa tuoteryhmissä monimuotoiset ja laajat. Tosissa kriteereissä vaaditaan ulkopuolisia testejä, toisissa ei. Ensimmäinen kerta on aina vaikein Kannattaa muistaa, että ensimmäinen kerta on aina hankalin. Sama pätee myös Joutsenmerkin hankkimiseen. Ensimmäisellä kerralla olet uuden kynnyksellä, joudut hankkimaan uusia tietoja, kehität menetelmiä ja toimintamaleja sekä koulutat omaa henkilökuntaasi kokonaan uusista asioista. Seuraavalle tuotteelle merkin saaminen on jo paljon helpompaa. Voit käyttää hyväksesi jo aikaisemmin tarkastettuja raaka-aineita ja materiaaleja, henkilökuntasi tuntee jo asian ja johtamisjärjestelmäsi on jo optimoitu Joutsenmerkille sopivaksi. Joutsenmerkin laajentaminen seuraaville tuotteille vaatii murto-osan siitä työstä mitä ensimmäinen hakemus vaatii. Myös merkin ylläpito ja uusintahakemus ovat helpompia kuin ensimmäinen hakemus. Nopeimmillaan muutamassa viikossa tai kuukaudessa Nopeimmillaan Joutsenmerkin voi hankkia muutamassa viikossa tai kuukaudessa. Tällöin tuotteen tai palvelun tulee olla jo valmiiksi ympäristölle hyvä, eikä siihen tarvitse tehdä muutoksia. Samoin yrityksellä tulee olla jo entuudestaan hyvä tieto mm. energian ja materiaalien kulutuksesta, kriteerin mahdollisesti edellyttämät testit on jo tehty ja tarvittavat dokumentit saadaan nopeasti toimitusketjulta. 6 NÄIN HANKIT JOUTSENMERKIN

Joutsenmerkin nopeaa hankkimista edesauttaa myös se, että hakemus on hyvin tehty. Tällöin tarkastuskin sujuu nopeasti. Mikäli hakemuksen tarkastuksessa ilmenee seikkoja, joita pitää vielä muuttaa tai täydentää, prosessi pitenee. Pisimmillään vuosien prosessi Pisimmillään Joutsenmerkin hankkiminen voi kestää vuosia. Hyvin usein tuotteeseen pitää tehdä muutoksia ennen kuin se voi saada Joutsenmerkin. Joskus muutokset ovat niin isoja, että yrityksen tulee laatia pidemmän aikavälin suunnitelma. Näin voi käydä, jos hotellin tai paperitehtaan tulee vähentää energiankulutustaan huomattavasti, tuotteen kokoonpanolinjalla pitää uusia tekniikkaa tai tuotteeseen pitää vaihtaa osia/raaka-aineita, jotka vaativat toimivuuden testaamista. Yhdessä tuoteryhmässä Joutsenmerkin hankkiminen kestää aina pitkään: taloissa. Kun yritys hakee Joutsenmerkkiä ensimmäiselle talolleen, merkki myönnetään lähtökohtaisesti sitten kun talo on valmis. Hakemustietoja kuitenkin tarkistetaan koko ajan suunnittelu- ja rakentamisprosessin edetessä. Toki uutta kohdetta rakentaessa olisi hyvä saada käyttää merkkiä jo kohteen ennakkomarkkinoinnissa. Moni rakennusyritys onkin ratkaissut asian niin, että he ovat julkisesti kertoneet tavoittelevansa Joutsenmerkkiä kohteelleen. Kiire saada Joutsenmerkki? Saamme säännöllisesti kyselyitä siitä, voimmeko saada Joutsenmerkin ensi viikolla. Tyypillisesti tällaista kysyvä yritys on saanut tarjouspyynnön, jossa vaaditaan merkkiä. Tai sitten tuotteen lanseeraus on muutaman viikon päästä ja siihen pitäisi saada Joutsenmerkki. Valitettavasti tällainen aikataulu on mahdoton. Tällaisessa tapauksessa kannattaa hankkia merkki kaikessa rauhassa ja osallistua sitten seuraavaan tarjouskilpailuun. NÄIN HANKIT JOUTSENMERKIN 7

Tärkeintä on tehdä päätös merkin hakemisesta Joutsenmerkin hankkimisen ytimessä on halu. Tahto saada Joutsenmerkki. Ilman päätöstä merkin hankkiminen ei onnistu. Päätös on tehtävä riittävän korkealla yrityksesi organisaatiossa. Yrityksestä riippuen merkin hankkiminen voi jopa olla strateginen päätös. Tällöin myös ylimmän johdon tulee sitoutua päätökseen. Johdon sitoutumisen myötä saat myös mandaatin toimia. Joutsenmerkin hankkiminen vaatii aikaa ja työtä. Toisinaan se voi myös aiheuttaa kustannuksia. Tällöin on tärkeää, että kaikilla hakemiseen osallistuvilla henkilöillä ja yksiköillä on mandaatti toimia. Miten päätös tehdään? Jokaisella yrityksellä on oma tapansa tehdä päätöksiä. Toiset päättävät suoraviivaisesti, toiset miettivät ja tutkivat. Käytä siis hyväksesi oman yrityksesi päätöksenteon tapoja. Päätös Joutsenmerkin hankkimisesta voi olla monipolvinen. Päätökseen vaikuttaa useita asioita: merkistä saatava hyöty, työn määrä, kustannukset, tekniset rajoitteet, alihankkijoiden ja tavarantoimittajien osaaminen, olemassa olevat tuotantolaitteet ja -prosessit, kyky uudistuksiin ja investointeihin sekä käytössä olevat henkilöresurssit. Kaiken taustalla on kuitenkin tarve. Kyseessä voi olla suora kysyntä asiakkailta tai jakeluketjusta, tarve brändätä omia tuotteita tai yrityksen mielikuvaa, halu vähentää ympäristön kuormitusta tai halu varautua tulevaisuuden lainsäädännön muutoksiin ajoissa. Osa yrityksistä tekee päätöksen pelkän tarpeen perusteella. Tarve on niin merkittävä, että Joutsenmerkki hankitaan tuli vastaan mitä tahansa. 8 NÄIN HANKIT JOUTSENMERKIN

Perehdy hyötyihin ja kustannuksiin Osa yrityksistä taas toteaa, että tarvetta on, mutta asia vaatii lisää selvityksiä. Tällöin kannattaa perehtyä Joutsenmerkistä saataviin hyötyihin. Olemme myös koostaneet yhteen tutkimustuloksia Joutsenmerkin hyödyistä. Parhaat lisätiedot hyödyistä saat kuitenkin ottamalla yhteyttä Joutsenmerkin markkinointiin. Joutsenmerkki aiheuttaa myös kustannuksia. Tiedot maksuista löydät täältä. Maksujen lisäksi kustannuksia syntyy tuotteeseen tai palveluun mahdollisesti tarvittavista muutoksista, mahdollisista testeistä sekä hakemiseen käytetystä työstä. Nämä kustannukset vaihtelevat yrityskohtaisesti. Pääset parhaiten käsiksi tähän tietoon tutustumalla kriteeriin. Kannattaakin perehtyä kriteeriin ja tehdä alustava arvio tarvittavista muutoksista. Moni yritys tekee päätöksen siinä vaiheessa, kun heillä on alustava käsitys hyödyistä, maksuista ja muista kustannuksista. Lisätietoa Joutsenmerkin hyödyistä ja kustannuksista: Lisätietoa hyödyistä joutsenmerkki.fi/yrityksille/ Tutkimustuloksia kuluttajien mielikuvista ja hyödyistä joutsenmerkki.fi/ladattavat-materiaalit/ Maksut joutsenmerkki.fi/yrityksille/joutsenmerkin-maksut/ Yhteystiedot Joutsenmerkin toimistolle joutsenmerkki.fi/organisaatio/ NÄIN HANKIT JOUTSENMERKIN 9

Perehdy kriteeriin ja tee muutoksia tuotteeseen Kun olet tehnyt päätöksen hakea Joutsenmerkkiä, olet jo päässyt pitkälle. Mutta samalla voi todeta, että tästä se varsinainen työ vasta alkaa! Jotta saat merkin, tulee tuotteesi täyttää kriteerin vaatimukset. Perehdy siis huolella kriteeriin ja tee tuotteestasi tai palvelustasi nykytilan selvitys. Katso mitä Joutsenmerkki vaatii ja mikä on tuotteenne tilanne tällä hetkellä. Onko energian kulutus riittävän alhainen? Onko tuotteessa käytetty kemikaaleja, joita Joutsenmerkki ei salli? Selvityksen perusteella voit tehdä suunnitelman tarvittavia muutoksia varten. Valmistaudu samalla hakemuksen laatimiseen Tässä vaiheessa on myös hyvä valmistautua hakemuksen tekemiseen ja tarvittavien dokumenttien koostamiseen. Kannattaa selvittää, saatteko kaikki vaadittavat asiakirjat toimitusketjustanne? Onko tuotteelle teetetty Joutsenmerkin mahdollisesti vaatimat testit? Ovatko testimenetelmät ja -laboratoriot Joutsenmerkin vaatimusten mukaiset? Sitouta kollegasi projektiin Joutsenmerkin hankkimiseen kannattaa sitouttaa kaikki ne osastot ja henkilöt, keitä se koskee. Tämä myös nopeuttaa ja helpottaa merkin hankkimista. Projektin laajuus ja työn määrä vaihtelee tapauskohtaisesti. Kannattaa miettiä ketkä ovat teidän tapauksessa avaintekijöitä mm. seuraavissa asioissa: Johto. Johdon pitää sitoutua projektiin ja auttaa projektin johtamisessa. Tuotekehitys. Pitääkö tuotteeseen, palveluun tai valmistusprosessiin tehdä muutoksia? Hankinnat. Pitääkö raaka-aineita tai tavarantoimittajia vaihtaa? Henkilöstöhallinta. Etenkin palveluissa Joutsenmerkki edellyttää henkilökunnan kouluttamista. Markkinointi ja myynti. Kuinka Joutsenmerkkiä käytetään hyväksi? 10 NÄIN HANKIT JOUTSENMERKIN

Mistä saan apua? Joutsenmerkin hankkiminen voi olla iso projekti. Jossain vaiheessa saattaa tulla sellainen olo, että nyt tarvitsen apua. Tässä muutama vinkki mistä voit saada apua, tietoa ja lisää resursseja. Ota yhteyttä Joutsenmerkin toimistolle Joutsenmerkin toimistolta löytyy tämän maan parhaat asiantuntijat merkin hankkimisen suhteen. Olemme tarkastaneet tuhansia hakemuksia, auttaneet satoja yrityksiä saamaan Joutsenmerkin ja ratkaisseet lukuisia ongelmia vuosien varrella. Me kyllä osaamme ja autamme mielellään. Mitä aikaisemmassa vaiheessa otat yhteyttä, sen parempi. On parempi, että osaat hankkia oikeat dokumentit heti, eikä vasta sitten kun tarkastajamme huomauttaa asiasta. Joskus dokumenttien saaminen tavarantoimittajilta voi kestää viikkoja. Olisi harmillista, jos puute havaittaisiin vasta loppuvaiheessa ja merkin lanseeraamiskampanja myöhästyisi tämän takia. On myös parempi, että pääset työstämään heti alkuun kriteerin keskeisimpiä ja hankalimpia vaatimuksia. Eikä vasta sitten, kun olet jo käyttänyt paljon aikaa helppojen vaatimusten kanssa. Pahimmillaan saatat käyttää useita tunteja työaikaa ennen kuin huomaat, että kriteerissä on jokin vaatimus, joka käytännössä estää hankkimasta merkkiä. Palkkaa konsultti Tänä päivänä monessa yrityksessä henkilöresurssit ovat tiukalla. Tällöin kannattaa miettiä resurssien hankkimista talon ulkopuolelta. Yksi hyvä vaihtoehto on käyttää konsulttia. Hän voi auttaa esim. tiedon hankkimisessa, ratkaisumallien hakemisessa tai hakemuksen tekemisessä. Voit kysyä vinkkiä konsultista meiltä. Olemme tarkistaneet useita hakemuksia, jotka on tehty konsultin avulla. Käytä opiskelijaa tai harjoittelijaa Halvempi vaihtoehto konsultille on opiskelija tai harjoittelija. Etuna on myös, että hyvän opiskelijan tai harjoittelijan voi myöhemmin palkata töihin yritykseen. Tällöin myös tieto ja osaaminen säilyvät yrityksessä. Joutsenmerkillä on hyviä yhteyksiä eri alojen oppilaitoksiin. Voit kysyä meiltä vinkkiä opiskelijan löytämiseksi. NÄIN HANKIT JOUTSENMERKIN 11

OSA 2. Kuinka Joutsenmerkin hakemus tehdään? Oppaan toisessa siirrytään konkreettisella tasolla hakemuksen tekemiseen. Toisessa osassa oletamme, että olet jo tehnyt päätöksen hakea Joutsenmerkkiä ja nyt tarvitset vinkkejä hakemuksen tekemiseen. Tämän oppaan ohjeet on kirjotettu yleisellä tasolla. Eri tuoteryhmien kriteereissä on erilaisia vaatimuksia ja tapoja todentaa vaatimukset. Löydät tarkat ohjeet hakemuksen tekemiseksi tuoteryhmäsi kriteeridokumentista.

Onko tuotteellesi kriteerit? Joutsenmerkin voi saada tuote tai palvelu, joka täyttää sille asetetut kriteerit. Ensimmäinen asia Joutsenmerkin hakemisessa onkin selvittää, onko tuotteellesi tai palvelullesi laadittu kriteeri. Löydät kaikki kriteerit kotisivuiltamme. Kannattaa myös lukea tarkkaan kriteerin alussa löytyvä määritelmä. Se on otsikoitu Mitä voidaan Joutsenmerkitä. Tietyissä kriteereissä määritelmä rajaa soveltamisalaa vielä tarkemmin. Esimerkiksi talojen kriteeri kattaa asuintalot, päiväkotirakennukset ja koulut, mutta ei esimerkiksi ostoskeskuksia tai toimistorakennuksia. Mikäli tuotteellesi ei löydy sopivaa kriteeriä, voit ehdottaa että Joutsenmerkki aloittaisi uuden kriteerin laatimisen. Täytä lomake kotisivuillamme. Mikäli tuotteellesi ei löydy sopivaa kriteeriä, mutta haluat silti toimia ympäristön kannalta vastuullisesti, olet tervetullut Ympäristömerkinnän hankintaverkostoon. Lue lisää hankintaverkostosta. Lisätietoa Joutsenmerkin kriteereistä, lomakkeista ja hankintaverkostosta: Kriteerit joutsenmerkki.fi/tuotteet-palvelut/kriteerit-sivu/ Ehdota uutta tuoteryhmää, täytä lomake joutsenmerkki.fi/wp-content/uploads/2013/06/ehdotuslomake1.pdf lähetä se sähköpostilla osoitteeseen joutsen@ecolabel.fi ja Hankintaverkosto joutsenmerkki.fi/yrityksille/hankintaverkosto/ NÄIN HANKIT JOUTSENMERKIN 13

Allekirjoita hakemuslomake Kun olet päättänyt hankkia Joutsenmerkin, allekirjoita hakemuslomake ja lähetä se Joutsenmerkin toimistolle. Hakemuslomake on samalla sopimuspohja, joka määrittelee molempien osapuolien vastuut ja oikeudet. Allekirjoittamalla hakemuslomakkeen sitoudut noudattamaan Joutsenmerkin sääntöjä, maksusääntöjä ja logo-ohjetta, joten ne kannattaa lukea läpi ennen hakemuksen lähettämistä. Suosittelemme hakemuslomakkeen lähettämistä mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Löydät hakemuslomakkeet, Joutsenmerkin käytön säännöt ja logo-ohjeen kotisivuiltamme. Löydät Joutsenmerkin hakemuslomakkeet: joutsenmerkki.fi/hakemuslomakkeet/ 14 NÄIN HANKIT JOUTSENMERKIN

Miten kriteeriä luetaan? Joutsenmerkin kriteerit eri tuotteille rakentuvat samalla tavalla. Tässä käydään läpi olen naisimmat asiat, jotka auttavat sinua lukemaan kriteeriä. Kuinka pitkään kriteeri on voimassa? Kriteerin voimassaolo löytyy kansilehdeltä (kuva 1). Jos nyt haet Joutsenmerkkiä, on merkkisi voimassa vähintään kriteerin kannessa kirjoitettuun päivämäärään saakka. Joutsenmerkin perusajatus on, että kriteereitä uudistetaan ja tiukennetaan säännöllisesti. Tämän takia myös merkin käyttöoikeus on määräaikainen. Kun voimaan tulee uusi (ja tiukempi) versio kriteeristä, sinulla on vuoden siirtymäaika hakea merkkiä uuden kriteerin mukaan. Mille tuotteille kriteeri on tarkoitettu? Tämä selviää kriteerin nimestä (kuva 1) ja kappaleesta Mitä voidaan Joutsenmerkitä. NÄIN HANKIT JOUTSENMERKIN 15

Kriteerin vaatimukset Joutsenmerkin kriteeri koostuu kahdenlaisista vaatimuksista. Osa kriteereistä sisältää vain pakollisia vaatimuksia. Ne on pakko täyttää kaikki. Vaatimukset on yleensä numeroitu O1, O2, O3 Toisissa kriteereissä on pakollisten vaatimusten lisäksi myös pistevaatimuksia. Niistä pitää kerätä kriteerissä mainittu vähimmäismäärä. Pistevaatimukset on numeroitu P1, P2, P3 Kriteerin alkusivuilla on luku Mitä Joutsenmerkin saamiseen vaaditaan, jossa kerrotaan onko kriteerissä pakollisia vaatimuksia vai pistevaatimuksia (Kuva 3). Kuinka osoitan että vaatimukset täyttyvät? Joutsenmerkin hakijan tulee todistaa, että hänen tuotteensa täyttää kriteerin jokaisen vaatimuksen. Tämä tehdään pääsääntöisesti dokumenttien avulla. Lisäksi teemme tarkastuskäynnin tuotantolaitokseen. Kriteerin jokaisessa vaatimuksessa on kerrottu, mitä vaatimuksessa edellytetään. Tekstin lisäksi joissain kriteereissä on erillinen lista määritelmistä sekä liitteitä, joissa asiaa tarkennetaan. Jokaisen vaatimuksen alla on symboli ja teksti, jossa kerrotaan kuinka vaatimukset todennetaan. Tyypillisimmät symbolit ovat (kuva 4): kirjekuori (dokumentti) suurennuslasi (tarkistetaan paikan päällä) kirja (yrityksen johtamisjärjestelmä) 16 NÄIN HANKIT JOUTSENMERKIN

Hakemuksen tekeminen Joutsenmerkin hakeminen edellyttää tarkkuutta. Hakemuksessa tulee kertoa kaikki kriteerin vaatimat tiedot juuri siinä muodossa kuin ne kriteerissä vaaditaan. Myös kaikkien dokumenttien tulee olla vaatimusten mukaisia. Mikäli hakemuksessa on puutteita tai virheellisiä tietoja, hakemuksen tarkastaja kyllä kertoo siitä. Hakemusta ei hylätä, vaan sinua pyydetään täydentämään tai korjaamaan hakemustietoja. Jotta välttyisit tältä työltä koko prosessin loppuvaiheessa, suosittelemme, että otat yhteyttä Joutsenmerkin toimistolle jo hakemisen alkuvaiheessa. Pidetään yhdessä pala veri, jossa käydään läpi kriteerin vaatimukset ja vaaditut dokumentit. Tämä helpottaa työtäsi olennaisesti. Lähetänkö tiedot kerralla vai tipoittain? Suosittelemme hakemustietojen lähettämistä mahdollisimman valmiina pakettina. Toki neuvomme sinua aina, kun tarvitset apua. Apua myös kannattaa pyytää, tällöin saat hakemus tiedot kerättyä nopeammin. Tarvittaessa voimme tarkastaa asioita myös tipoittain. Mikäli haluat selvittää jonkun yksittäisen kriittisen asian, voimme tarkistaa sen erikseen. Joskus kannattaakin varmistaa itselle kriittisiä isoja asioita ennen kuin siirtyy prosessissa eteenpäin. Missä muodossa hakemus lähetetään? Suosittelemme hakemuksen lähettämistä sähköisenä versiona. Toki otamme tarkastettavaksi paperiversioitakin. Lähetätpä sähköisen tai paperisen version, muista säilyttää itselläsi kopio kaikista materiaaleista. Olemme tehneet useaan tuoteryhmään valmiin kansiorakennemallin. Mikäli tuoteryhmällesi on tehty malli, suosittelemme käyttämään sitä. Löydät mallit kotisivuiltamme tuoteryhmäsi alta. Löydät malleja: joutsenmerkki.fi/tuotteet-palvelut/kriteerit-sivu/ NÄIN HANKIT JOUTSENMERKIN 17

Hakemista helpottavat työkalut Tietyissä tuoteryhmissä käytössäsi on työkaluja, jotka helpottavat merkin hakemista. Tässä käydään läpi yleisimmät työkalut. Saat työkalut käyttöösi, kun olet lähettänyt allekirjoitetun hakemuslomakkeen Ympäristömerkintään. Rakennustuotetietokanta Joutsenmerkityille taloille Joutsenmerkin kriteerissä taloille on tiukat vaatimukset käytettäville rakennustuotteille ja -materiaaleille. Rakennustuotetietokanta auttaa valitsemaan ympäristön kannalta parhaita tuotteita. Tietokannasta selviää, mitkä tuotteet on hyväksytty käytettäväksi Joutsenmerkityssä talossa. Hyväksyttyjen tuotteiden käyttäminen vähentää merkin hakijan työtä, sillä niistä ei tarvitse toimittaa erillisiä todistuksia. Digitaaliset hakemustyökalut Olemme kehittäneet muutamaan tuoteryhmään digitaalisen työkalun, jossa voit tehdä hakemuksen kokonaan, alusta loppuun saakka. Hakemustyökaluun voi myös ladata kaikki hakemukseen tarvittavat dokumentit. Digitaaliset hakemustyökalut helpottavat hakemuksen tekemistä huomattavasti. Erityisesti ne auttavat laskelmien tekemistä (mm. energian kulutus). Lisäksi ne auttavat hankintojen hallinnassa. Digitaalisten hakemustyökalujen tietokantoihin on kerätty raaka-aineita ja tuotteita, joiden käyttö on hyväksytty. Näiden osalta sinun ei tarvitse toimittaa erillisiä todistuksia hakiessasi Joutsenmerkkiä. Digitaalinen hakemustyökalu löytyy seuraaville tuoteryhmille hotellit, ravintolat, kongressikeskukset paino-, pehmo- ja tiivispaperit painolaitokset kaupat ja kauppaketjut 18 NÄIN HANKIT JOUTSENMERKIN

Laskentakaaviot ja listat Digitaalisten hakemusten ja tietokantojen lisäksi Joutsenmerkillä on käytössä suppeampiakin työkaluja. Yleensä kyseessä on laskentakaavio. Ne helpottavat laskentaa, mutta niiden avulla ei voi tehdä valmista hakemusta. Tällaisia työkaluja ovat muun muassa: pesuloiden ja tekstiilipalveluiden laskentakaavio (Excel). Laskentakaavioon syötetään kriteerin vaatimusten tarvitsemat tiedot. Laskentakaavio kertoo, täytätkö vaatimukset. Siivouspalveluiden laskentakaavio (Excel). Toimii samalla tavalla kuin pesuloiden laskentakaavio. DID-lista (Detergents Ingredients Database). Teknokemian tuoteryhmissä asetetaan vaatimuksia raaka-aineiden myrkyllisyydelle ja hajoavuudelle. Näitä tietoja on kerätty DID-listaan. DID-lista on laadittu yhteistyössä sekä kuluttaja- ja ympäristöjärjestöjen että teollisuuden kanssa. CDV-laskentataulukkoa (Critical Dilution Volume, Kriittinen laimennustilavuus) käytetään teknokemian tuoteryhmissä. Laskentataulukon lähtötiedot tulevat DID-listasta. Hygieniatuotteille on laadittu suodatustyökalu, jonka avulla selviää mitä tietoja eri raakaaineiden toimittajien pitää selvittää. NÄIN HANKIT JOUTSENMERKIN 19

Joutsenmerkki -hakemuksen tarkastaminen Kun lähetät hakemuksen Joutsenmerkin toimistolle, saat oman yhteyshenkilön, joka hoitaa asiasi alusta loppuun. Ensin tarkastamme kirjallisen hakemuksen. Saat ensimmäisen palautteen hakemuksestasi muutaman viikon sisällä. Useimmiten tässä vaiheessa hakemuksesta huomataan joitain puutteita tai virheellisiä tietoja. Hakemustasi ei hylätä, vaan tarkastajat pyytävät sinua toimittamaan lisätietoja. Kun hakemus on tarkastettu, teemme vielä paikan päälle tarkastuskäynnin. Tarkastamme käynnillä, että kaikki on niin kuin hakemuksessa on ilmoitettu. Lähtökohtaisesti teemme tarkastuskäynnin tuotantopaikalle, joko tehtaaseen tai palvelukohteeseen. 20 NÄIN HANKIT JOUTSENMERKIN

Joutsenmerkin käyttäminen Kun hakemuksesi on hyväksytty, saat oikeuden käyttää Joutsenmerkkiä. Suosittelemme Joutsenmerkin käyttämistä laajasti kaikissa materiaaleissa ja eri muodoissa. Näin saat merkistä suurimman mahdollisen hyödyn irti. Joutsenmerkki on kuin mikä tahansa muu työkalu: hyllyssä makaamalla siitä ei ole hyötyä. Hyödyn saa irti vain käyttämällä työkalua. Logoa kannattaa viljellä kaikessa mahdollisessa myynti-, markkinointi- ja viestintämateriaalissa. Logon näkyvyyden lisäksi on tärkeä panostaa myös muilla tavoin tuotteesi brändiin ja sisältömarkkinointiin. Joutsenmerkki, sen kriteerien vaatimukset sekä koko merkin hakeminen antavat hyvää sisältöä ja tarinoita markkinointisi käyttöön. Joutsenmerkki myös tuo uskottavuutta kaikille vastuullisuuteen liittyvälle viesteillenne. Me autamme mielellään merkistä saatavien hyötyjen maksimoinnissa. Teemme juttuja Joutsenmerkityistä tuotteista ja palveluista kotisivuillemme, jaamme niitä sosiaalisessa mediassa ja uutiskirjeissä, esittelemme niitä Hankintaverkostollemme sekä vaikutamme julkisiin hankintoihin. Olkaa siis rohkeita ja käyttäkää hyväksi merkkiä! Loppusanat Toivottavasti oppaan lukemisesta oli hyötyä! Mikäli sinulle jäi jotain epäselväksi, ota yhteyttä. Kerromme mielellään lisää. Ole siis rohkea ja käytä hyväksi merkkiä! NÄIN HANKIT JOUTSENMERKIN 21