LEMONSOFT RATKAISUKUVAUS Lemonsoft ratkaisukuvaus on tarkoitettu ohjelmiston monipuolisten ominaisuuksien arviointia varten. Ratkaisukuvaus kertoo, mitä kaikkea voitte Lemonsoftin avulla toteuttaa, ohjata ja seurata. Tämän ratkaisukuvauksen pohjalta on mahdollista arvioida, mitä hyötyä Lemonsoftista on liiketoiminnallenne. lemonsoft YRITYSOHJELMISTOT
Esipuhe Tervetuloa tutustumaan Lemonsoftin raikkaaseen maailmaan! Lemonsoft on erittäin laaja ohjelmisto. Sen ominaisuuksien kuvaaminen muutamalla sanalla on mahdotonta niin, että sen pohjalta voisi tehdä päätöksen investoinnin puolesta. Tämän ratkaisukuvauksen avulla voit tutustua ominaisuuksiin ja tehdä harkitun päätöksen ohjelmiston hankinnasta sekä aloittaa valmistautumisen käyttöönottoon. Lemonsoft haluaa olla tunnettu seuraavista asioista: Yksi järjestelmä se riittää. Lemonsoft on kokonaisratkaisu, jolla pystyt hoitamaan yrityksesi koko toiminnanohjauksen. Valitset käyttöösi ne osat, jotka tarvitset. Käytä kuten haluat ajasta ja paikasta riippumatta. Etäkäyttö on joustava tapa käyttää ohjelmistoa silloin, kun Sinulle parhaiten sopii, missä liikutkin. Tule kumppaniksemme yhdessä olemme enemmän. Tiivis yhteistyö hyödyttää meitä kaikkia. Hyödyt laajasta kumppaniverkostosta ja asiakasyhteisömme kanssa kehitetyistä ratkaisumalleista. Suosi kotimaista siitä on Sinulle monta etua. Olemme lähellä kun tarvitset tukea käytössä, hankinnoissa tai muutostilanteissa. Suomalainen järjestelmä tukee suomalaisia käytäntöjä. Pysy ajan tasalla Lemonsoftin avulla. Järjestelmä mukautuu liiketoimintasi muuttuessa. Kehitämme ohjelmistoamme jatkuvasti ja autamme Sinua hyödyntämään omaa ohjelmistoasi parhaalla mahdollisella tavalla. Olemme panostaneet Lemonsoft-yritysohjelmiston kehityksessä sen sopivuuteen kohderyhmilleen. Olemme hioneet ja mallintaneet käyttöönottoprosessin, jolloin siitä on saatu sujuva ja tehokas projekti. Organisaatiosi saa ohjelmistosta parhaan mahdollisen hyödyn ja ohjelmisto saadaan käyttöön tarpeitanne vastaavaksi. Osaamisemme on luonnollisesti käytettävissäsi myös käyttöönoton jälkeen. Lemonsoft -järjestelmä koostuu moduuleista. Ohjelmisto ja sen ominaisuudet kasvavat ja kehittyvät tarpeidesi mukana. Me Lemonsoftilla haluamme olla osana menestystäsi. Aito kumppanuus on meille tärkeää! Menestystä liiketoiminnallesi! Lemonsoft Oy Jari Rättyä Toimitusjohtaja jari.rattya@lemonsoft.fi
Johdanto Tämä ratkaisukuvaus antaa sinulle kokonaiskuvan Lemonsoft-yritysohjelmista ja esittelee ne ohjelman ominaisuudet, joista on hyötyä omalle liiketoiminnallesi. Tämän ratkaisukuvauksen lisäksi saat tietoa ohjelmakohtaisista esitteistä, joissa on listattuna ominaisuudet. Tulostemalleja löydät Lemonsoft-mallitulosteista. Sisältö Johdanto...4 Lemonsoft-toiminnanohjausjärjestelmä...5 Toimialariippumaton Lemonsoft...5 Lemonsoft on kokonaisratkaisu...6 Lemonsoft-ohjelmisto...7 Lemonsoft yhteistyö...8 Lemonsoft toimintaympäristöt...9 Työasemasovellusten käyttöliittymä...9 Selainkäyttöliittymät...9 Mobiilikäyttöliittymät...9 Kotimainen ohjelmisto...10 Lemonsoft on taloushallintoliiton jäsen...10 Uusin teknologia käytössä - pitkä elinkaari...10 Yleisiä ominaisuuksia...11 Tilannekohtainen ohje...11 Personointi...11 Moni-ikkuna ympäristö...12 Tilannekohtaiset valikot...12 Tiedon haku ja näkymät...12 Kieli ja valuutat...13 Linkit ja kuvat...13 Moniyritys- ja monitoimipaikka -tuki...13 Tietueen tapahtumat ja ohjelman tapahtumat...14 Porautuminen...14 Muotoiltu teksti...14 Automatisointi...14 Liiketoimintatiedon hallinta...15 Luotettava sovellusalusta...15 Oivaltava näkemys tietoon...15 Käytännön toteutukset...15 Raportointi...16 Yleistä...16 Käyttöliittymä...16 Raporttijonot...16 Raporttijonojen automatisointi...17 Raporttien räätälöinti...17 Yrityksen prosessit...18 Yleistä...18 Prosessien kuvaaminen...18 Toimintokohtainen ohje...18 TALOUSHALLINTO Laskutus / myyntireskontra...20 Laskutus...20 Laskujen lähettäminen...20 Laskutus tilauksilta...20 Sopimuslaskutus / laskutuskeskus...21 Maksukehotukset...21 Korkolaskut...21 Suoritusten kirjaaminen...21 Myyntireskontrakeskus...22 Saldo-ote...22 Raportit...22 Kassa...23 Lemonsoft Kassan ominaisuuksia:...23 Ostoreskontra...24 Ostolaskujen kirjaaminen...24 Ostolaskujen skannaaminen ja kierrätys...24 Kierrätys portaalissa...24 Verkkolaskut...24 Ostolasku ostotilaukselta...24 Maksatus...25 Maksuerät...25 Ostoreskontrakeskus...25 Raportointi...25 Pankkiyhteys...26 Nykyaikainen Web Service -yhteys...26 Tiliotteiden käsittely...26 Aineistojen käsittely...26 Kirjanpito...27 Tilikaudet...27 Tositteiden kirjaaminen ja korjaaminen...27 Reaaliaikainen saldoseuranta...27 Kirjanpitoaineisto...27 Lukittujen osakirjanpitojen muokkaaminen...28 Tapahtumakysely...28 Budjetti...28 Konsernikirjanpito...28 Tasekirja...29 Automaattiviennit...29 Kausiveroilmoitus...30 Tilikartta...30 Kustannuspaikat ja toimintolaskelmat...30 Tuloslaskelma / tase...31 Veroilmoitus...31 Muita toimintoja...31 Muut raportit...31 ASIAKKUUDEN HALLINTA (CRM)...35 Asiakkuuden hallinta (CRM)...36 Asiakastiedot...36 Asiakaskeskus...36 Kohderyhmät...37 Kohderyhmäkeskus...37 Soittolista...37 Asiakaskeskus...38 Tapahtumat...38 Ryhmäkalenteri...38 Tapahtumakeskus...39 Omat tapahtumat...39 Sopimusten käsittely...39 Tarjouslaskenta...40 Tarjousten tekeminen...40 Tarjousten seuranta...40 PALKKA- JA HENKILÖSTÖHALLINTO...43 Leimauspääte...44 Työajan seuranta...44 Tuotantotöiden leimaukset...44 Projektileimaukset...44 Palkanlaskenta...45 Palkkalajit...45 Palkanlaskennan asetukset...45 Palkkojen luonti...46 Palkanlaskenta...46 Palkkojen maksatus...46 Raportointi...47 Tyvi tietovirrat yritysten ja viranomaisten välillä...47 Työtuntien hyväksyntä...47 Matkalaskut...48 Matkalaskujen kirjaaminen...48 Matkalaskujen hyväksyntä...48 Matkalaskuportaali...48 LOGISTIIKKA...49 Varastokirjanpito...50 Nimikkeen perustiedot...50 Varastopaikat...50 Yksiköt...50 Tuotekategoriat...51 Nimikkeen tekstit ja kuvat...51 Nimikkeen attribuutit...51 Tuoterakenne...51 Yksilölliset tuoterakenteet...51 Tuotekonfiguraattori...52 Kustannuslaskenta...53 Valmistuskirjaus...53 Sarja- ja eränumerokäsittely...53 EAN-koodit...53 Hyllykäsittely...54 Inventointi...54 Kokolajitelmat...54 Tuotehallinta...55 Tuotekeskus...55 Myyntitilaukset...56 Myyntitilausten kirjaaminen...56 Tulosteet...56 Toimitukset...56 Myyntitilauskeskus...56 Tilausseuranta...57 Tilausportaali...57 Raportointi...57 Hinnastot...57 Ostotilaukset...60 Ostotilausten kirjaaminen suoraan...60 Ostaminen suoraan myyntitilaukselta...60 Ostotyökalu...60 Ostojen ennustaminen...61 Ostaminen työlle...61 Ostotilauksen vahvistaminen...61 Ostotilauskeskus...61 Ostotilauksen saapuminen...61 Intrastat...62 Tuonnin tilastointi...62 Myynnin tilastointi...62 Poikkeamat...63 Poikkeamien kirjaaminen...63 Seuranta...63 Huoltotöiden käsittely...64 Huoltotöiden kirjaaminen...64 Huoltoresurssien varaaminen...64 Huoltotöiden käsittely...64 Huoltohistoria...65 Kannattavuusseuranta...65 Huoltoportaali...65 Raportointi...65 TUOTANTO...68 Tuotanto...69 Työvaiheet ja alihankinta...69 Työvaihekohtainen materiaali...69 Koneet...69 Kuormitus...70 Tuotantotyön lisääminen...70 Tuotantolista...70 Työjono...70 Työnumerot / kiinteät työt...71 Koontityöt...71 Tapahtumien kirjaaminen...71 Tuotantotilanne...72 Jälkilaskelmat...72 Keskeneräinen tuotanto (KET)...72 Tuotannon keräily...72 Leimauspääte...72 Läpimenoaika...72 Tuotannonsuunnittelun GANTT...73 Visuaalinen...73 Hyvät rajausmahdollisuudet...73 Tehokas skaalaus...73 Toimii myös tehdasnäyttönä...73 Kuormituksen seuranta...73 JOHDON TYÖKALUT...76 Johdon työkalut...77 Myyntibudjetti...77 Mittarit...77 Ostosopimusten hallinta...78 Kassavirta...78 Myyjäseuranta...78 Tuloslaskelma ja tase...79 Johdon raportointi...79 PROJEKTINHALLINTA...81 Projektinhallinta...82 Tapahtumien kohdistus projektille...82 Projektin perustiedot...82 Projektivaiheet...83 Projektikeskus...83 Projektikalenteri...83 Kuormittaminen...83 Microsoft Office Project...84 Työaikojen kerääminen...84 Projektitunnit ja laskutus...84 Ostolaskujen kauttalaskuttaminen...84 Projektilaskelmat...84 Tapahtumat...84 DOKUMENTTIEN HALLINTA...85 RAJAPINNAT...86 XML ja CSV-rajapinnat...86 OVT-rajapinnat...86 Palvelurajapinnat Webservices...86 Kirjanpito-ohjelmat...86 Lemonsoftin teknologia...87 Käytetyt teknologiat...87 Arkkitehtuuri...88 Tietosuoja...89 Käyttöönoton muistilista...90 4 lemonsoft
Lemonsoft-toiminnanohjausjärjestelmä Lemonsoft on toiminnanohjausjärjestelmä, joka on tehty liiketoiminnan hallintaan ja kehittämiseen. Lemonsoftin ominaisuudet ovat muokattavissa vastaamaan eri toimialojen tarpeisiin ja erityispiirteisiin. Ominaisuudet ovat helposti muokattavissa ja päivitettävissä liiketoiminnan muutostilanteissa. Toimialariippumaton Lemonsoft Lemonsoft toiminnanohjausjärjestelmä soveltuu kaikille yrityksille riippumatta koosta tai toimialasta. Yhteistä asiakkaillemme on halu kasvaa ja kehittyä. Siksi heidän valintansa on Lemonsoft. Olemme erityisen vahvoja seuraavilla toimialoilla: Tilitoimistot Tuotannolliset yritykset Huoltoliikkeet Projektiyritykset Tukut Palveluyritykset lemonsoft 5
Lemonsoft on kokonaisratkaisu Ottamalla käyttöön Lemonsoftin saat paljon muutakin kuin pelkän toiminnanohjausjärjestelmän. Kokonaisratkaisumme avulla saat pitkäaikaista tukea liiketoimintasi hallintaan ja kehittämiseen. Lemonsoft-käyttäjänä Sinulla on mahdollisuus hyödyntää myös monipuolisia palvelujamme. Lisäksi laaja kumppaniverkostomme tarjoaa Sinulle erilaisia ulkoistamispalveluita ja toimintaa tehostavia ratkaisuja. Näin saat omasta Lemonsoft-järjestelmästäsi parhaan mahdollisen hyödyn. Kehitämme järjestelmäämme jatkuvasti asiakkaidemme tarpeiden ja oman aktiivisen kehitystyömme pohjalta. Tarjoamme Lemonsoftin joko palveluna tai paikallisesti asennettuna. Tarvittaessa muut järjestelmäsi voivat täydentää Lemonsoftia vakiorajapintojen avulla. Lemonsoft palvelut Tukipalvelut Käyttöönotto- ja koulutuspalvelut SaaS-palvelut Konsultointi Projektipäällikköpalvelut Ohjelma- ja raporttiräätälöinnit Rahoituspalvelut 6 lemonsoft
Lemonsoft-ohjelmisto Lemonsoft-ohjelmisto on laaja kokonaisuus, josta muodostamme kunkin yrityksen tarpeisiin sopivan kokonaisuuden. Projektinhallinta Resurssointi Budjetointi/tarjouslaskenta Kustannuslaskenta Johdon työkalut Laaja raportointi Myynnin budjetointi ja seuranta Myyjäprovisiot ja -seuranta Kassavirta ja ostosopimukset Taloushallinto Laskutus/Myyntireskontra Ostoreskontra ja laskujen kierrätys Kassa Pankkiyhteys Kirjanpito ja käyttöomaisuuskirjanpito Dokumenttien hallinta Dokumenttien hallinta Versiohallinta Powered by M-Files Palkka- ja henkilöstöhallinto Palkanlaskenta Matkalaskut Henkilöprofiilit Työvuorosuunnittelu Portaalit Tilausportaali PartnerExtra Intranet ratkaisut Asiakkuudenhallinta (CRM) Tapahtumien kirjaaminen ja analysointi Markkinoinnin työkalut Tarjouslaskenta Tuotanto Tuotannonohjaus Tuotannonsuunnittelu, GANTT Kuormitus Rajapinnat Tiedonkeruu Varaston tiedonkeruu, tilauskeräily Tuotannon keräily ja kirjaukset Avoin rajapinta (CSV, XML) Palvelurajapinta (Webservice) OVT-yhteydet Logistiikka/Materiaalihallinto Varastokirjanpito Osto- ja myyntitilaukset Huoltotöiden käsittely Poikkeamien käsittely Intrastat lemonsoft 7
Lemonsoft yhteistyö Suurimmalle osalle asiakkaitamme Lemonsoft-järjestelmä on jokapäiväinen kumppani. Siksi on tärkeää että yhteistyö toimii ja on sujuvaa. Olemme apunasi tarpeen kartoitus- ja käyttöönottovaiheessa, käytön aikana, sekä liiketoimintasi muutostilanteissa. Pitkäaikaisena kumppaninasi tunnemme liiketoimintasi tarpeet ja osaamme ehdottaa niihin sopivia ratkaisumalleja. 1. 2. Tarpeen kartoitus Aivan aluksi on tärkeää kartoittaa liiketoimintasi kannalta olennaiset tarpeet. Mitkä ovat juuri Sinun yrityksellesi tärkeitä tietoja ja millaista tukea liiketoimintasi kehittämiseen Sinä tarvitset? Asiantuntijamme auttavat Sinua määrittelyssä ja suosittelevat tarpeisiisi sopivaa ratkaisua. Käyttöönotto Lemonsoftin käyttöönotto on tehty mahdollisimman vaivattomaksi. Monipuoliset palvelumme tukevat Sinua koko käyttöönottoprojektin ajan. Tuttu yhteyshenkilösi varmistaa asioiden sujuvuuden. 3. Käytön aikainen tuki HelpDesk ja asiakaspalvelumme ovat asiakkaidemme käytössä kaikissa järjestelmän käyttöön liittyvissä asioissa. Lisäksi asiantuntijamme tarjoavat apua järjestelmän täysipainoisessa hyödyntämisessä. 4. Uusien mahdollisuuksien hyödyntäminen Tavoitteemme on kehittää ohjelmistoa ja toimintaamme yhdessä asiakkaidemme kanssa. Tiivis yhteistyö pitää Sinut aina ajantasalla Lemonsoftin uusista ominaisuuksista ja niiden hyödyntämismahdollisuuksista. Lemonsoft on apunasi liiketoiminnan kehittämisessä! 8 lemonsoft
Lemonsoft toimintaympäristöt Työasemasovellusten käyttöliittymä Lemonsoftin Windows-ohjelmien käyttöliittymä on looginen ja helposti omaksuttava. Toiminnoille on tyypillistä, ettei käyttäjälle esitetä toimintaa ohjaavia optioita, jotka voivat aiheuttaa inhimillisiä virheitä. Sen sijaan toimintaa ohjaavat asiat on tallennettu jo aiemmin esimerkiksi asiakkaan perustietoihin tai tuoterakenteelle. Kun käynnistät Lemonsoftin, tervehtii sinua oletusarvoisesti prosessivalikko, joka kuvaa yrityksen perusprosessit. Voit valita prosessivalikosta suoraan haluamasi toiminnon tai käynnistää jonkun ohjelman. Voit myös määritellä automaattisesti käynnistyvän ohjelman itse. Ikkunan yläosasta valitset haluamasi ohjelman tai toiminnon. Pääruudun vasen lohko esittää tekemättömät työsi ja saamasi viestit. Voit myös lisätä usein käyttämiesi dokumenttien linkit suosikit-kohtaan. Ikkunan alaosaan voit määritellä raportointikauden. Tehtyäsi tämän määrittelyn, ehdottaa ohjelma raporteille ko. aikajaksoa. Haku-kentässä voit suorittaa pikahakuja. Selainkäyttöliittymät Lemonsoftin portaalit toimivat saman bisneslogiikan päällä kuin työasemasovelluksetkin. Portaalit on tarkoitettu liikkuvalle henkilöstölle, jälleenmyyjille ja loppuasiakkaille. Käyttäjätasoja on kolme: Intranet oma henkilökunta, Extranet jälleenmyyjät ja muut käyttäjät. Intranet-käyttäjät pääsevät käyttämään käyttöoikeuksiensa puitteissa kaikkia sovelluksia. Extranet-käyttäjät käyttävät tyypillisesti tilausportaalia ja tarkastelevat omien loppuasiakkaidensa tietoja. Mobiilikäyttöliittymät Lemonsoft toimii myös mobiililaitteissa. Tyypillisin sovellusalue on varastotoimintoihin liittyvät ratkaisut. Myös tuotannon keräily ja huoltotoiminnot ovat tuettuina. Mobiiliratkaisuista saat lisätietoa ohjelmakohtaisista esitteistä. lemonsoft 9
Kotimainen ohjelmisto Me Lemonsoft Oy:ssä haluamme korostaa tuotteemme ja palvelumme kotimaisuutta. Lemonsoft-yritysohjelmistot onkin 100 % kotimainen ohjelmisto. Toimimme suomalaisten yritysten kanssa, työllistämme suomalaisia ja kehitämme tuotteita ja palvelujamme laadukkaasti yhteistyössä suomalaisten yrittäjien kanssa. Henkilöstömme on 100 % kotimaista ja tuotekehityksemme nojaa kotimaiseen osaamiseen. Kotimaisena toimijana tiedämme yritysten tarpeet ja reagoimme paikallisiin tarpeisiin parhaiten. Suomen lainsäädännön osaamisellamme on myös suuri merkitys, kun kehitämme ohjelmistoa ja sen ominaisuuksia suomalaisen yrittäjän liiketoimintaan. lemonsoft YRITYSOHJELMISTOT Lemonsoft-yritysohjelmistolle onkin myönnetty Suomalaisen Työn Liiton Avainlipputunnus. Reilun pelin henki on sisäänrakennettu suomalaisuuteen, ja siksi myös asiakkaamme ja yhteistyökumppanimme Avainlipun nähtyään mieltävät tuotteemme vastuullisesti tehdyksi ja palvelun vastuullisesti tuotetuksi. Olemme kotimainen toimija lähellä asiakastamme ja asiakkaan arjessa. Lemonsoft on taloushallintoliiton yhteistyöjäsen Taloushallintoliitto TAL on Suomessa toimivien taloushallinnon palveluja tarjoavien auktorisoitujen tilitoimistojen ja konsulttiyritysten valtakunnallinen liitto. Liitto edustaa noin 800 ammattitaitoista taloushallinnon yritystä ja sen päämääränä on kehittää tilitoimistoalaa yhdessä jäsenyritystensä kanssa. Liitto antaa jäsenilleen kaiken mahdollisen tuen, jotta tilitoimistoala, taloushallinnon hyödyntäminen ja tilitoimistojen henkilökunta kehittyvät ja jotta tilitoimistojen asiakkaat saavat osaavaa ja luotettavaa palvelua. Uusin teknologia käytössä - pitkä elinkaari Teemme Lemonsoft-yritysohjelmat uusimmalla Microsoftin teknologialla. Ohjelmistoarkkitehtimme on mukana Suomen Microsoftin arkkitehtiryhmässä. Tutkimme ja testaamme uutta teknologiaa ja luomme sillä uusia käyttökokemuksia käyttäjillemme. Lemonsoft on läpäissyt Works with Server 2008- ja Works with SQL Server 2008 -testit. Löydät lisätietoja Lemonsoftin käyttämästä teknologiasta tämän kuvauksen lopusta. 10 lemonsoft
Yleisiä ominaisuuksia Kukin Lemonsoft-ohjelma noudattaa samaa peruslogiikkaa. Käyttäjää ei rasiteta turhilla optioilla, vaan eri toimintoihin liittyvät asetukset on kerrottu muuten. Tilannekohtainen ohje Lemonsoftin ohjekirjojen lisäksi voit lukea toiminnoista tilannekohtaisesta ohjeesta. Pääset ohjeisiin toiminnoissa olevista kysymysmerkki-painikkeista. Ohjeesta voit myös hakea tietoa ja siirtyä nopeasti ohjeen eri kohtiin. Ajantasaisin ohje löytyy aina internetistä. Personointi Lemonsoft on erittäin laaja ohjelmisto, eikä yksittäinen käyttäjä tarvitse omassa työssään kaikkia toimintoja. Voit määritellä käyttäjäkohtaisesti mitä ohjelmia hän voi käyttää. Määrittelyt teet selkeässä lisenssi-ikkunassa, jossa jaat hankitut lisenssit eri henkilöille. Voit rajoittaa toimintoja myös ohjelmakohtaisesti. Voit esimerkiksi estää asiakkaiden perustamisen tietyiltä käyttäjiltä kokonaan. Aiheesta on lisätietoja tietosuojaluvussa. Mikäli tarvitset uusia tietokenttiä omiin käyttötarkoituksiisi, voit muodostaa kenttiä jokaisessa pääohjelmassa. Voit piirtää ruudun haluamaksesi. Käytössäsi ovat tekstikentän lisäksi valintalista, päivämäärä ja valinta. Voit myös muokata listamuotoista tietoa haluamaksesi. Ohjelmassa on valmiina eri käyttötarkoituksiin useita eri tyylitiedostoja, mutta voit tehdä näitä lisääkin. Voit lisätä uusia sarakkeita, piilottaa olemassa olevia, vaihtaa järjestystä ja leveyttä. Voit myös muuttaa värejä ja kirjasinta. lemonsoft 11
Moni-ikkuna ympäristö Käynnistät ohjelmat pääruudun työskentelyalueelle. Voit avata useita eri ohjelmia ja vieläpä useita kopioita samasta ohjelmasta. Tämän voit toki tarvittaessa estääkin. Voit tehostaa työskentelyäsi merkittävästi, kun voit siirtyä ikkunasta toiseen nopeasti. Myös perinteisempi käyttötapa on mahdollista. Tällöin pidät ikkunat täysikokoisina ja siirryt ikkunasta toiseen, joko sulkemalla päällimmäisen tai siirtymällä avoimiin ikkunoihin valikosta tai näppäimistön avulla. Tilannekohtaiset valikot Tilannekohtaisten valikoiden avulla pääset nopeasti tekemään eri toimintoja. Tilannekohtaiset valikot saat esiin hiiren oikealla painikkeella. Valikko ei häiritse normaalia käyttöliittymää vaan selkeyttää sitä. Kuvassa on myyntitilausten tilannekohtainen valikko. Tiedon haku ja näkymät Lemonsoftissa voit hakea lähes kaikilla tiedoilla. Voit myös tehdä negaatiohakuja eli etsiä tietoja, joissa ei esiinny antamiasi tietoja. Voit tallentaa hakutiedot näkymäksi ja hyödyntää tätä myöhemmin. Voit myös pikahakea tietoa yksinkertaisesti antamalla hakutiedot ja painamalla enter. Voit käyttää hyväksesi myös ennustavaa hakua. Hakiessasi tuotetta tai asiakasta, esittää ohjelma listan kirjoittamaasi hakutietoon täsmäävistä tiedoista. Lista tarkentuu sitä mukaa kuin kirjoitat hakutietoa. 12 lemonsoft
Kieli ja valuutat Voit käyttää Lemonsoftia suomeksi, englanniksi tai ruotsiksi. Tulosteet tukevat muitakin kieliä. Termit tosin joudut muiden kielten osalta kääntämään itse. Valuuttakäsittely on luonnollisesti tuettuna laajasti. Valuutat voit päivittää suoraan webistä. Linkit ja kuvat Voit tallentaa linkkejä kaikkiin Lemonsoftin pääohjelmiin. Voit myös tulostaa linkit siihen kytketyn ohjelman avulla. Voit tyypittää linkit ja tulostaa esimerkiksi tarjouksessa olevat tekniset tiedot kaikki kerralla. Voit myös poimia linkkejä sähköpostin liitteeksi esimerkiksi tilausvahvistuksen tai tarjouksen yhteydessä. Kuvat eroavat linkeistä siten, että ne tallennetaan suoraan tietokantaan. Linkit ovat tiedostoja palvelimella, joista Lemonsoft tallentaa polun ja tiedoston nimen. Moniyritys- ja monitoimipaikka -tuki Lemonsoft tukee monitoimipaikkatyöskentelyä. Tietyt asetukset ja lomakkeiden tiedot ovat toimipaikkakohtaisia. Henkilölle kytketään oletustoimipaikka ja tämän perusteella tarjoukselle, tilaukselle ym. ehdotetaan toimipaikkaa. Voit perustaa yrityksiä rajattomasti. Käyttäjä näkee ne yritykset, joihin hänellä on oikeus. Uuden yrityksen perustaminen tapahtuu velholla, joka ohjaa tekemään alkurutiinit. Usean yrityksen käsittelyyn on kiinnitetty huomiota. Voit esimerkiksi muodostaa tyvi-aineistot usealle yritykselle kerrallaan. Tilitoimistoympäristössä voit kuitata viitesuoritukset kerralla kaikkiin yrityksiin. Moniyritysympäristössä järjestelmän pääkäyttäjän rooli korostuu. Järjestelmällä voi olla useita pääkäyttäjiä ja heitä varten on erillinen hallintakeskusohjelma, jonka avulla hallintarutiinit on helppo hoitaa keskitetysti. Voit esimerkiksi ajaa tietokannan analysoinnin valitsemillesi yrityksille. lemonsoft 13
Tietueen tapahtumat ja ohjelman tapahtumat Aina kun teet muutoksia tietokantaan, tallentaa Lemonsoft tästä tiedon. Myös kaikista poistamisista muodostuu loki. Näin on jäljitettävissä muutosten ja poistamisten tekijät. Lokitus tehdään suoraan tietokannassa, joten myös mahdolliset Lemonsoftin ohi tehdyt poistamiset näkyvät. Ohjelman tapahtumiin kirjautuvat toiminnot, joita teet. Esimerkiksi myyntitilaukselta näet koska ja kuka on tulostanut lähetteen, toimittanut tai laskuttanut. Porautuminen Porautumisella tarkoitetaan sitä, että näet kohteesta mistä se on tullut, tai minne se on mennyt. Näet esimerkiksi myyntitilaukselta mistä tarjouksesta se on mahdollisesti muodostunut, mitä ostotilauksia siitä tehtiin ja mitä myyntilaskuja tilaukselta muodostui. Muotoiltu teksti Lemonsoftin viesteissä ja vapaassa tekstissä voit käyttää hyväksesi tekstin muotoilua. Tekstiä voit kirjoittaa vaikka kuinka paljon ja käytössäsi ovat normaalit tekstin muotoilukeinot. Muotoiltu teksti myös tulostuu paperille. Automatisointi Automatisoinnin avulla voit antaa tietokoneen hoitaa puolestasi automaattisesti esimerkiksi seuraavat toiminnot: - verkkolaskujen sisäänluku - tiliotteiden sisäänluku - viitesuoritusten käsittely - raporttien tulostaminen - tiedostojen kirjoittamisen tai lukemisen 14 lemonsoft
Liiketoimintatiedon hallinta Liiketoimintatiedon hallinta (BI) on olennaista menestyvässä liiketoiminnassa. Termillä tarkoitetaan kaikkea organisaatiossa olevaa tietoa. Pääosin tieto tulee toiminnanohjausjärjestelmästä, mutta ulkopuolisenkin tiedon hankinta etenkin kilpailijoista on tärkeää. Tiedonhankinnan tavoitteena on kerätä yrityksen johtamisessa ja kehittämisessä tarvittava keskeinen tieto, käsitellä se mielekkääseen muotoon ja jakaa päätöksentekijöille. Lemonsoft tarjoaa erinomaisen alustan oman yrityksesi BI-toiminnan rakentamiseksi. Luotettava sovellusalusta BI-ratkaisumme perustuu SQL Server 2012 tietokannan työkaluihin. Uusin tietokantaversio tarjoaa uuden tietomallin. BISM (BI Semantic Model) on kolmetasoinen relaatiomalli, joka koostuu tietomallista, bisneslogiikasta ja tiedon integrointikerroksesta. Uusi saraketietomalli (Tabular Data model, xvelocity) on aiempaa huomattavasti helpompi ottaa käyttöön ja ylläpitää. Tieto on kokonaan keskusmuistissa tarjoten todella nopean vasteajan. Muistin käyttöä on minimoitu tehokkaalla pakkausmenetelmällä. Oivaltava näkemys tietoon Powerpivot-ratkaisun avulla sinulla on oikea tieto käytettävissä nopeasti ja helposti ymmärrettävässä muodossa. Voit tehdä perustellumpia päätöksiä nopeammin. Havainnolliset tiedon esitymuodot auttavat löytämään trendejä, poikkeuksia ja erilaisia toimintamalleja. Tiedon kuutiointi ja viipalointi mahdollistavat suuren tietomäärän nopean ja joustavan analysoinnin. Käytännön toteutukset Tiedon analysointitarpeet vaihtelevat yrityksen omien tarpeiden mukaan. Kyse onkin BI-projektista, joka alkaa tarpeiden määrittelemisellä. Tämän jälkeen asiantuntijamme rakentavat tarvittavat tietomallit. Tietomalleja vasten sitten opiskellaan tiedon analysointi Excelin avulla. Tarpeita voivat olla: - Myynnin analysointi - CRM-tapahtumien analysointi - Asiakkaiden analysointi - Myyntimahdollisuuksien analysointi - Asiakassopimusten analysointi - Projektiseuranta lemonsoft 15
Raportointi Yleistä Lemonsoftin raportointi on tehty standardiksi muodostuneella Crystal Reports -raporttigeneraattorilla. Työkalu on tarkoitettu myös loppukäyttäjille ja Lemonsoftissa onkin huomioitu omien raporttien tekeminen. Voit muokata olemassa olevia raportteja tai tehdä kokonaan uusia. Voit myös lisätä rajauskenttiä Lemonsoftin raportointikeskuksesta. Käyttöliittymä Raporttien ja lomakkeiden tulostusikkuna on selkeä ja sisältää runsaasti toimintoja. Näet käytössä olevat raporttipohjat vasemmalla listassa. Kun valitset raporttipohjan, näet lyhyen selitteen sisällöstä. Voit tallentaa rajauksia myöhemmin käytettäväksi. Tallentamiasi rajauksia voit myös hyödyntää raporttien automatisoinnissa. Tulostat raportit suoraan kirjoittimelle, sähköpostiin tai esikatseluun. Ennen varsinaista esikatselua koko ruudulla, voit tarkastella raportin sisältöä myös samassa ikkunassa. Vertaa-toiminnolla voit vertailla kahta eri raporttia esikatselussa. Raporttijonot Lemonsoftin raporttijonojen avulla voit muodostaa usein käyttämistäsi raporteista raporttijonoja ja tulostaa ne sitten kerralla. Voit muodostaa raporttijonoja haluamasi määrän ja poimia kuhunkin tarvitsemasi raportit. Voit määritellä raporttijonolle yksittäisistä raporteista poikkeavat rajaukset. Tyypillisesti ainut tarvittava rajaus on ajanjakso ja sekin hoituu aikavakioilla. 16 lemonsoft
Raporttijonojen automatisointi Raporttijonojen etuna on helpomman käytettävyyden lisäksi automatisointi. Voit ajastaa raporttijonon tulostumaan tiettyyn aikaan automaattisesti. Voit jaella raportin sähköpostiin, tiedostoon tai suoraan kirjoittimelle. Raporttijono voi samalla ajastuksella koskea useaa eri yritystä ja raportin vastaanottajia voi olla useita. Raporttien räätälöinti Vaikka Lemonsoft sisältää yli 500 vakioraporttia, tarvitset todennäköisesti omaan toimintaasi räätälöityjä raportteja. Voit tilata räätälöityjä raportteja meiltä tai tehdä ne itse Crystal Reportsin avulla. Räätälöidyt raportit on huomioitu ohjelmalogiikassa ja näet ne tulostusikkunoissa erilailla merkattuina kuin vakioraportit. Räätälöidyt raportit voivat olla yrityskohtaisia tai ne voivat koskea koko käyttöympäristöä eli kaikkia yrityksiä. lemonsoft 17
Yrityksen prosessit Yleistä Monessa yrityksessä kuvataan omia prosesseja ja toimintatapoja. Valitettavan usein nämä jäävät kuitenkin powerpoint-kalvoihin, sisäisiin sähköposteihin ja irrallisiin dokumentteihin. Jalkautus organisaatioon tehdään palaverien yhteydessä, jonka jälkeen asia tavallaan unohtuu. Prosessien kuvaaminen Lemonsoftissa asiaa on lähdetty lähestymään siten, että kuvaat yrityksen prosessit suoraan ohjelman sisään. Purat prosessit haluamallesi tasolle ja kuvaat ne. Määrittelet myös vastuuhenkilön. Sanallisen kuvauksen lisäksi voit piirtää havainnollisen vuokaavion. Vuokaaviot ovat hyviä etenkin prosessin ylätasolla. Näin uudet käyttäjät saavat yleiskuvan prosessista. Määrittelet prosesseille myös toistuvuuden. Esimerkiksi maksuvaatimusten lähetys asiakkaille joka perjantai klo 14:00. Näin saat organisaatiotason kalenterin eri toiminnoista. Toimintokohtainen ohje Prosessi voidaan kytkeä Lemonsoftin toimintoon. Esimerkiksi uuden myyntitilauksen tekeminen on tälläinen toiminto. Voit määritellä toiminnolle ohjeen, joka tulee automaattisesti näkyviin, kun käyttäjä tekee toimintoa. Ohje voi tulla näkyviin vain kerran tai niin kauan kuin käyttäjä haluaa. Ohjeen voi myös luoda lennosta. 18 lemonsoft
TALOUSHALLINTO Yksi järjestelmä Lemonsoft Taloushallinto muodostaa toiminnanohjausjärjestelmän ytimen. Perinteisen taloushallinnon ja sisäisen laskennan lisäksi saat käyttöösi runsaasti rutiineja helpottavia ja automatisoituja toimintoja. Taloushallintokokonaisuus sisältää kaiken mitä tarvitset: - Laskutus / myyntireskontra - Sähköinen laskutus - Perusrekisterit - Kirjanpito - Tasekirja - Käyttöomaisuuskirjanpito - Konsernikirjanpito - Ostoreskontra - Osto- ja matkalaskujen hyväksyntä - Kassa - Pankkiyhteys - Taloushallinnon automatisointi - Automatisoidut raporttijonot - Ennakko- ja osamaksulaskutus Käytä kuten haluat Sähköinen taloushallinto on nykypäivää ja Lemonsoft sisältääkin sitä tukevat toiminnot. Voit siirtää paperiarkistot historiaan ja tieto on sähköisesti aina mukanasi. Tule kumppaniksemme Ohjelman kehittämisessä on mukana taloushallintoalan asiantuntijoita, kuten kirjanpitäjiä ja tilintarkastajia. Heidän asiantuntemuksensa näkyy ohjelman toiminnoissa ja auttaa sinuakin tehostamaan toimintaasi. Tilitoimistokumppanimme voivat tarjota yrityksellesi ulkoistetut taloushallintopalvelut ja saat silti käyttöösi samat hyödyt kuin tekemällä itse. Suosi kotimaista Taloushallinto-ohjelmissa kotimaisuus on erityisen tärkeää. Voit olla varma, että Lemonsoft tukee suomalaisia käytäntöjä nyt ja tulevaisuudessa. Pysy ajan tasalla Lemonsoft Taloushallinto on aina ajan tasalla niin tietosisällön kuin ominaisuuksienkin osalta. Aukoton jäljitettävyys tarjouksesta kirjanpitoon (audit trail) auttaa sinua visualisoimaan tapahtumien kirjausketjun. Voit myös valvoa henkilöiden tekemisiä ja tekemättä jättämisiä. lemonsoft 19
Laskutus / myyntireskontra Lemonsoft Laskutus / myyntireskontra -ohjelma sisältyy peruslisenssiin. Ohjelman avulla hoidat erityyppiset laskutukset ja seuraat tehokkaasti reskontraa. Laskutus Laskujen suorakirjaus noudattaa tarjouslaskenta- ja tilaustenkäsittelyohjelmien logiikkaa. Voit kirjata laskulle kolme asiakastietoa: laskutus-, toimitus- ja tilaajatiedot. Kullekin riville voit kirjata vapaasti rivitekstiä, samoin laskun loppuun. Laskujen lähettäminen Voit tulostaa laskut suoraan laskutusohjelmasta, mutta ohjelma tarjoaa myös keskitetyn tavan hallita eri laskujen lähetystapoja. Laskujen lähetyskeskuksessa näet millä metodilla laskuja on vielä lähettämättä asiakkaille. Voit lähettää laskuja asiakkaille: - normaalina postina - verkkolaskuna (Finvoice) - OVT / EDInä - sähköpostin liitteenä PDF-muodossa - suoraveloitusaineistona (+ ilmoituksena asiakkaalle) - postin ekirjeenä - Factoring-aineistona (+ factoringlaskuna asiakkaalle) - Factoring verkkolaskuna Laskutus tilauksilta Voit muodostaa laskut myyntitilauksista joko suoraan myyntitilaukselta, myyntitilauskeskuksesta, toimituksen yhteydessä tai laskutuskeskuksesta. 20 lemonsoft