Tarjous Maisemasta Peruspalveluliikelaitos JYTAlle 3.2.2012 Sari Kujala
Tarjouksen vastaanottaja Palveluliikelaitos JYTA Tilaajajohtaja Eija Kellokoski-Kari Mäntöläntie 2 69730 Tunkkari Tarjouksen antaja Kuntamaisema Oy Kehitysjohtaja Sari Kujala p. 0400-326113 sari.kujala@kuntamaisema.fi Tarjouksen kohde Peruspalveluliikelaitos JYTA (Halsua, Kaustinen, Lestijärvi, Perho, Toholammi, Veteli, Kannus) on päättänyt tehostaa kustannusseurantaansa ja palveluiden toiminnanohjausta ja on pyytänyt tarjousta koskien sosiaalija terveyspalveluiden Maisema -toiminnanohjausjärjestelmää. Tarjouksen sisältö A. Tausta B. Benchmarking-palveluiden kuvaus C. Maisema-työkalu: toiminnanohjausvälineen kuvaus ja käyttöönoton vaiheet D. Vuosimaksu E. Hankintahinta (käyttöönottovuosi) F. Vuosimaksu G. Aikataulu H. Tarjouksen ja sopimuksen voimassaolo I. Force Majeur J. Liitteet
A. TAUSTA Tässä dokumentissa ja sen liitteissä esitetään Kuntamaisema Oy:n tarjous Peruspalveluliikelaitos JYTAlle koskien benchmarking-palvelua sekä Maisema-työkalun, toiminnanohjauksen käyttöönottoa jatkuvana palveluna sosiaali- ja terveyspalveluiden osalta. Maiseman mukainen tuoteryhmäjako palveluittain on eritelty alla. Kaikkia tuoteryhmän palveluita ei Peruspalveluliikelaitos JYTAlla todennäköisesti ole käytössä ja tarkoituksena onkin ottaa käyttöön Peruspalveluliikelaitos JYTAn oman organisaation mukaiset toimintakokonaisuudet. Maisema ei ole sidottu hallinnolliseen malliin ja sopii siten hyvin kaikkien kuntien palvelurakenteen toiminnanohjaukseen. Sosiaali- ja terveyspalveluiden tuoteryhmäjako Aikuisten psykososiaaliset palvelut Erikoissairaanhoito Hallinto Hoito- ja hoivapalvelut Kuntoutuspalvelut Perhepalvelut Suun terveydenhuolto Vammaispalvelut Vastaanottopalvelut Aikuissosiaalityö Työterveyspalvelut B. BENCHMARKING-PALVELUN KUVAUS Benchmarking -palvelulla selvitetään kunnan eri palveluiden nykytila. Vertailu tuo tietoa sekä kunnan sisäisestä toiminnasta että erityisesti siitä, miten kunta sijoittuu palvelujen kustannustehokkuuden vertailussa muihin verrokkikuntiin nähden, sekä kuinka paljon optimointivaraa palveluissa on. Benchmarkingin avulla löydetään kunnan palvelutuotannon heikkoudet ja vahvuudet, ja tämän avulla selvitetään suunta tuleville kehitysaskelille. Benchmarkingin suurtuotekohtaisista analyyseista johdetaan suositukset siihen, miten kunnan suurtuotteet tulee järjestää tulevaisuudessa. Benchmarkingin tarkoituksena on mahdollistaa kunnan punaisella palavien suurtuotteiden löytäminen. Benchmarking suoritetaan aina kuluneen tilinpäätösvuoden tiedoista ja ensimmäisen käyttöönoton yhteydessä sekä jatkossa vuosittain. Maiseman sitovuustaso on ns. suursuoritetaso (moduulitaso), joka sisältää yhteneväiset toiminnot tai palvelukokonaisuudet. Yhteneväisyys varmistetaan jokaisessa kunnassa käyttöönoton yhteydessä. Maiseman mukaisista tuoteryhmistä on olemassa kirjalliset ohjeet, joissa suursuoritetasojen yhteneväiset sisällöt ja toimintatavat kuvataan. Benchmarking-palvelu tiivistettynä Tehdään tilinpäätöstiedoista Benchmarking-tiedot syntyvät Maiseman pohjalta tilinpäätöksen jälkeen nopeasti (kuntavertailuraportti on valmis yhdessä kuukaudesta tilinpäätöksen jälkeen) Tarkastelussa mukana mm. eurot, suoritteet, peittävyys, toimintakyky
Vertailu muihin kuntiin Analyysi vahvuuksista ja heikkouksista Suositukset palveluiden, palveluprosessien ja palvelukokonaisuuksien parantamiseksi Benchmarking-palvelu on valmis tuote Palvelu sisältää yhden (1) asiantuntijapäivän - Lisäpäivät laskutetaan 125 + alv. / h C. MAISEMA: TOIMINNANOHJAUSVÄLINEEN KUVAUS JA KÄYTTÖÖNOTON VAIHEET Maisemalla tarkoitetaan toimintamallia, jolla kunnat voivat resurssitaulukoiden pohjalta tehdä talousarviot ja johtaa kunnan palveluiden toimintaa. Maiseman toiminnanohjaustyökalut ovat Excel- ja tietokantapohjaisia. Peruspalveluliikelaitos JYTAn taloushallintajärjestelmästä kirjanpidon eurot voidaan siirtää eräajoina Maisema-taulukoihin. Maiseman käyttöliittymän alustana toimii Excel ja Maisema-taulujen tallennus ja käsittely tapahtuu Kuntamaiseman järjestelmäpalvelimella. Kuntamaisema huolehtii palvelimen ja Maisema-tietokannan ylläpidosta. Jatkossa Maiseman uudet kehitysversiot ovat asiakkaan käytettävissä vuosimaksulla. Lainsäädännön ja säädösten vaatimat muutokset kuuluvat Maiseman kehitykseen. Maiseman hankkimiseen sisältyy myös sen käytön koulutus. Palveluun sisältyy myös puhelimen ja Internetin kautta toimiva helpdesk-palvelu. Maiseman mahdollistama toiminnanohjaus tiivistettynä Toiminnanohjausvälineet tuottavalle organisaatiolle ja järjestämisvastuussa olevalle taholle Tukee mahdollista siirtymistä tilaaja-tuottaja-malliin Työkalut talousarvion, toteuman seurannan ja tilinpäätöksen tekemiseen Toimii kustannusten kohdentajana (tarvittaessa läpinäkyvä kuntalaskutus) Ajantasainen tuotteistaminen syntyy samalla työkalulla ilman erillistä tuotteistamistyötä Benchmarking-tiedot syntyvät Maiseman kautta Peruspalveluliikelaitos JYTAn taloushallintajärjestelmästä toiminnan eurot siirtää eräajoja Maisema-taulukoihin. - Käyttäjämäärityksiä ovat lukuoikeus, muokkausoikeus ja superkäyttäjä - Toiminnanohjauskäyttäjien määrä on rajoittamaton - Vuosimaksuun kuuluu tietokannan ylläpito - Raportointinäkymä generoituu automaattisesti resurssitaulukoiden pohjalta Toiminnanohjausväline on valmis tuote ja kattaa kaikki kunnan palvelut Työvälineeseen on tallennettavissa tuotteisiin liittyvää kustannustietoa, sekä määrä- ja laatumittareiden tietoja. Järjestelmän käyttöliittymä on suomenkielinen Yhteys Maisemaan on ssl-suojattu
Help desk- tuki Asiantuntija- konsultointi-, koulutus-, ja kehittämistuki verrokkikuntien hyvien käytäntöjen kautta Käyttöönotto sisältää kaksi (2) koulutuspäivää - Lisäpäivät laskutetaan 125 + alv. / h D. VUOSIMAKSU Vuosimaksu sisältää käyttöönottovuotta vastaavaan benchmarking-raportin edellisen vuoden toteutuneisiin tilinpäätöslukuihin perustuen, jolla mahdollistetaan kunnan toiminnan kehittymisen sisäinen seuranta sekä kehitys suhteessa muihin vertailukuntiin. Vuosimaksu sisältää myös Maiseman käyttöoikeuden, siihen liittyvät uudet kehitysversiot ja tietokantaratkaisut, sekä asiakkaat kirjanpitoeurojen eräsiirrot taloushallintajärjestelmästä Maisema-taulukoihin. Vuosimaksuun sisältyy yksi Peruspalveluliikelaitos JYTAn johtoryhmälle suunnattu benchmarking raportin avaus ja samalle päivälle kuntayhtymän valtuusto tms. esitys (1 asiantuntijapäivä). E. HANKINTAHINTA JA VUOSIMAKSU Peruspalveluliikelaitos JYTAn sosiaali- ja terveyspalveluiden (7 erillistä kuntaa, asukkaita yhteensä 21 909) benchmarking-palvelun sekä Maisema-toiminnanohjaustyökalujen hankintahinta muodostuu seuraavasti Hankintahinta: Vuosimaksu: 46 572,60 (käyttöönottovuosi, perusmaksu 40 000 + 0,30 / asukas) 41 915,40 / vuosi Hinnoissa ei ole huomioitu voimassa olevaa arvonlisäveroa. Asiakas vastaa omalta osaltaan tämän palvelun suorittamiseksi tarvittavien tietojen keräämisestä aiheutuvista kustannuksista sekä mahdollisista oman henkilökuntansa muista kustannuksista kuten työ, matka- ja majoituskustannuksista. Asiakas vastaa myös Kuntamaisema Oy:n sopimuksen velvoitteiden täyttämisestä syntyvien matka-, majoitus- ja muista kustannuksista, joista veloitetaan toteuman mukaisesti (matkakulujen osalta Verohallituksen viimeksi vahvistamien suositusten mukaisesti). G. AIKATAULU Työ voidaan aloittaa välittömästi tilaajan aikataulun mukaisesti sen jälkeen kun sopimus on voimassa ja tarvittavat pohjatiedot on toimitettu. Benchmarking-osio ja raportti on valmis viimeistään 4 kuukautta sopimuksen voimaantulon jälkeen, mikäli tietojen keruu tapahtuu aikataulun mukaisesti. H. TARJOUKSEN JA SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO Tarjous on voimassa 2 kk päiväyksestä. Mikäli tarjous hyväksytään, on syntyvä sopimus benchmarkingpalvelun ja Maiseman osalta jatkuva, ellei jompikumpi osapuoli sitä irtisano 3 kk ennen kalenterivuoden päättymistä. Asiakas saa pysyvän käyttöoikeuden käyttää omassa toiminnassaan Kuntamaiseman mittauksilla sopimuskauden aikana syntyviä asiakasta koskevia tuloksia. Salassapitovelvollisuuden osalta sopimuksen voimassaolo jatkuu vielä 3 vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen.
I. FORCE MAJEUR Tässä tarjouksessa esitetyt kustannukset ja muut ehdot eivät ole ylivoimaisen esteen sattuessa sitovia, vaan ylivoimaisen esteen sattuessa tarjoajat neuvottelevat tarvittaessa sopimusehdoista. J. LIITTEET 1) Käyttöönotto Palveluliikelaitos JYTAssa 2) Maiseman yleisesittely Ystävällisin terveisin, Sari Kujala kehitysjohtaja 0400-326113 sari.kujala@kuntamaisema.fi