TOHMAJÄRVEN KUNTA Pohjois-Karjalan hankintatoimi Pienhankinnat Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat Tohmajärven kunnanhallitus / 2017 hyväksytty 1
Sisällysluettelo 1. Johdanto... 3 2. Kansalliset kynnysarvot... 3 3. Mikä on pienhankinta... 4 4. Puitesopimus ja puitejärjestely... 5 5. Huomioitavaa pienhankinnoissa... 5 Markkinanäkökulma... 5 EY:n perustamissopimuksen näkökulma; neljä hankintojen periaatetta... 6 Innovaationäkökulma... 6 6. Pienhankintojen hankintamenettelyt... 6 6.1 Hankintaprosessin keskeiset vaiheet pienhankinnoissa... 7 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi ja tilaajavastuulain edellyttämät toimet pienhankinnoissa... 7 Vertailuperusteet ja laatutekijät pienhankinnoissa... 8 Hyödynnä JYSE-ehtoja myös pienhankinnoissa... 8 Tarjouspyyntö ja hankinnoista tiedottaminen... 8 6.2 Avoin menettely... 8 6.3 Kevyt rajoitettu menettely... 9 6.4 Hankintapäätös... 10 2
1. Johdanto Hankintalain soveltamisalan ulkopuolelle jää lukumäärällisesti paljon arvoltaan pieniä hankintoja. Pienhankintojen tekemisen menettelytavoista ei säädetä hankintalailla. Pienhankintojen tarkoituksenmukainen, hankinnan laatuun ja laajuuteen soveltuvien hankintatapojen soveltaminen jää hankintayksiköiden omaan harkintaan. 1.1.2017 voimaan astuneessa uudessa hankintalaissa on asetettu kuitenkin tavoitteeksi, että myös pienhankinnat järjestetään siten, että pienet ja keskisuuret yritykset pääsevät tasapuolisesti muiden tarjoajien kanssa osallistumaan tarjouskilpailuihin eli nekin julkaistaisiin mahdollisimman avoimesti. Lisäksi laissa todetaan, että kansallisten kynnysarvojen alittavissa hankinnoissa on pyrittävä huomioimaan hankinnan kokoon ja laajuuteen nähden riittävä avoimuus ja syrjimättömyys. Kun pienet hankinnat hoidetaan järjestelmällisesti ja tehokkaasti, jää enemmän aikaa ja resursseja suurempien ja vaativampien hankintojen toteuttamiseen. Hyvin organisoitu hankintatoiminta mahdollistaa myös hyvän seurannan, joka on toiminnan kehittämisen kannalta keskeinen edellytys. Pienhankintojen tekemisen suuntaviivoilla pyritään vaikuttamaan hyvien hankintakäytäntöjen ja kauppatapojen muodostumiseen kansalliset kynnysarvot alittavissa pienhankinnoissa. 2. Kansalliset kynnysarvot Hankintalainsäädännön keskeisenä tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä avaamalla julkisia markkinoita kilpailulle ja hyödyntämällä julkisessa palvelutuotannossa markkinoilla olevaa tarjontaa. Menettelytapasäännöksillä on pyritty edistämään avointa kilpailua sekä varmistamaan tarjouskilpailun osallistuvien toimittajien tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu. Vaikka pienhankinnat eivät kuulu hankintalain soveltamisalaan, tulee niissäkin noudattaa muun lainsäädännön velvoitteita ja hyvän hallinnon yleisiä periaatteita. Hallintolain, kuntalain sekä EY:n perustamissopimuksen mukaiset avoimuus, tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu sekä suhteellisuus -periaatteet koskevat kansallisen kynnysarvon alittavia siinä missä sen ylittäviäkin hankintoja. Kansalliset kynnysarvot (ilman arvonlisäveroa) 1.1.2017 alkaen: Tavarat, palvelut ja suunnittelukilpailut: 60 000 Sosiaali- ja terveyspalvelut: 400 000 Muut erityiset palvelut: 300 000 Palveluja koskevat käyttöoikeussopimukset: 500 000 Käyttöoikeussopimukset: 500 000 Rakennusurakat: 150 000 Erityisalojen hankintalaissa ei ole kansallisia kynnysarvoja; erityisalojen hankintalaki tulee sovellettavaksi vain EU:n direktiiveihin perustuvat kynnysarvot ylittäviin erityisalojen hankintoihin. Aina ajantasaiset kynnysarvot nähtävillä esim. osoitteessa www.hankinnat.fi. 3
Hankinnan arvo Hankintaohjeet Joustavammat menettelyt Hankintalaki Direktiivin mukaiset menettelyt Kuva 1. Hankinnan arvo ja hankintalain soveltaminen Kansallinen kynnysarvo 3. Mikä on pienhankinta EUkynnysarvo Pienhankinnat ovat hankintoja, jotka jäävät yllä mainittujen kansallisten kynnysarvojen alle. Hankinnan ennakoidun arvon laskemisella selvitetään, soveltuvatko kynnysarvot ylittäviä hankintoja koskevat säännökset kyseiseen hankintaan vai noudatetaanko pienhankintaohjeita. Ennakoidun arvon laskentasäännöillä pyritään estämään hankintojen pilkkominen ja ilmoitusvelvollisuuden kiertäminen. Vaikka pienhankintoja ei lähtökohtaisesti voi saattaa markkinaoikeuden käsiteltäväksi, kysymys hankinnan jakamisesta osiin keinotekoisesti ja lain soveltamisen välttämiseksi on markkinaoikeuden toimivaltaan kuuluva asia. Markkinaoikeuden käsiteltäväksi voidaan saattaa toistuvat pienhankinnat, jotka selkeästi ovat pilkottuja. Hankinnan arvon laskemisen perustana on koko hankintasopimuksen voimassaolon hankintojen kokonaisarvo mukaan lukien mahdolliset optiovuodet. Kun arvioidaan sitä, onko suunniteltava hankinta aito pienhankinta, on hankintaa punnittava hankintaorganisaation kaikkien hankintojen näkökulmasta. Hankintakokonaisuuden ja sen arvon määrittämisessä on otettava huomioon - miten usein hankinta toistuu - miten hankintatarve on ennakoitavissa - mitkä tuoteryhmät kannattaa hankkia yhtenä hankintana (taloudellisesti, tehokkaasti sekä tarkoituksenmukaisesti) - miten em. seikat vaikuttavat kilpailun syntymiseen. Mikäli hankinnan kohde ylittää 5000 euroa (alv 0 %) ja kohdetta ei voida hankkia jo olemassa olevien sopimusten puitteissa tilaamalla (esim. hankintatoimen tekemästä puitejärjestelystä), hankinta ei toistu usein, eikä hankinnan kohde ole osa suurempaa hankintakokonaisuutta (esim. kynät ja kumit osa koulutarvikehankintoja), kyseessä on pienhankinta. Tavara- ja palveluhankintaa, jonka arvonlisäveroton arvo on alle 5000 euroa, ei tarvitse kilpailuttaa. Kansallisen kynnysarvon alittavissa rakentamishankkeissa kilpailuttamistarve on arvioitava tapauskohtaisesti kiinnittäen huomiota hankkeen luonteeseen, suunnittelutarpeeseen, toimintaympäristöön jne. Erilaisten hankkeiden ja projektien tulee huomioida pienhankinnoissaan mahdolliset rahoittajien antamat ohjeet ja hankintarajat. 4
4. Puitesopimus ja puitejärjestely Pienhankintojen keskittäminen puitejärjestelyihin on hankintatoimen kannalta pääsääntöisesti tarkoituksenmukainen ratkaisu. On kuitenkin huomioitava että hankintojen liiallinen keskittäminen voi johtaa kilpailun vääristymiseen. Puitesopimukset rajaavat toimittajien määrää ja suuret toimitusvolyymit suosivat suuria toimittajia pienten kustannuksella sillä seurauksella että pienemmät toimittajat rajataan ulos markkinoilta. Markkinoiden toimivuuden kannalta on oleellista, ettei pieniä ja keskisuuria toimittajia suljeta kilpailusta. Puitejärjestelyt ovat usein kansallisia tai EU-hankintoja, joten ne tehdään hankintatoimen kautta. 5. Huomioitavaa pienhankinnoissa Koska hankintalaki ei koske kansallisen kynnysarvon alittavia hankintoja, on jossain määrin sekä tarjoajille että hankkijoille syntynyt harhakuva siitä, ettei pieniä hankintoja tarvitsisi lainkaan kilpailuttaa. Näin ei kuitenkaan ole. Myös näiden hankintojen taustalla on normisto, joka edellyttää tiettyä toimintatapaa. Pienhankinnan tarkastelu hyvän hallinnon näkökulmasta tekee viimeistään tyhjäksi toiveet siitä, että kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat voisi aina automaattisesti tehdä suorahankintana, eikä niitä tarvitsisi kilpailuttaa lainkaan. Julkisuuslaissa säännellään kansalaisten ja asianosaisten oikeudesta saada tietoa viranomaisen toiminnasta ja asiakirjoista. Julkisuuslain mukaan tarjoukset tulevat julkisiksi viimeistään silloin, kun sopimus on tehty. Tarkoituksenmukaisilla, hankkijoiden ja myös toimittajien tarpeet huomioivilla pelisäännöillä edistetään julkisten markkinoiden kehittymistä. Kansallisten kynnysarvojen alittavia hankintoja suunniteltaessa kannattaa ottaa huomioon hyvän hallinnon periaatteiden lisäksi seuraavia näkökulmia: Markkinanäkökulma Hyvä markkinatuntemus mahdollistaa hyvien hankintojen tekemisen. Markkinatuntemus antaa myös edellytykset tarkoituksenmukaisten hankintamenettelyjen valinnalle ja niiden soveltamiselle erityyppisissä hankinnoissa. Hankintastrategiaa johdonmukaisesti toteuttava, avoin ja pitkäjänteinen hankintatoiminta vaikuttaa pidemmällä aikavälillä markkinoiden kehittymiseen myös paikallisella tasolla. Avaamalla markkinoita uusille toimittajille ja toimimalla hankintamenettelyissä avoimesti ja syrjimättömästi myös pienemmissä hankinnoissa lisätään toimittajien kiinnostusta julkisiin markkinoihin ja vaikutetaan palvelutarjonnan kehittymiseen. Hankintayksikön ajankohtainen tieto markkinoilla olevasta tarjonnasta ja potentiaalisista toimittajista tulisi olla keskeinen ohjaava tekijä, jonka pohjalta arvioidaan mahdollisen ilmoittamisen tarve ja laajuus sekä päätetään kuinka monelta ja miltä toimittajilta tarjouksia pyydetään. Em. kuvattua markkinakartoitusta tai markkinavuoropuhelua voi tehdä esimerkiksi järjestämällä toimittajatapaamisia, kertomalla tulevista hankinnoista hankintailloissa tmv. tilaisuuksissa tai julkaisemalla tietopyyntöjä HILMAssa. Tärkeää on, että toimitaan mahdollisimman avoimesti. Päämääränä on oltava todellisen kilpailun aikaansaaminen, joten potentiaalisten tarjoajien määrä on oltava riittävä. EY:n perustamissopimuksen näkökulma; neljä hankintojen periaatetta EY:n perustamissopimuksen mukaiset avoimuus, tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu sekä suhteellisuus 5
periaatteet koskevat myös kansalliset kynnysarvot alittavia hankintoja. Periaatteet on kirjattu kansalliset kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta hankintalakiin. Periaatteita on sovellettava myös pieniin, kansallisen kynnysarvon alle jääviin hankintoihin. Avoimuusperiaate toteutuu, kun sovellettavista hankintamenettelyistä, hankintatoimen yleisistä strategioista ja tavoitteista tiedotetaan avoimesti. Tasapuolinen ja syrjimätön kohtelu edellyttää, että tarjousmenettelyn kaikissa vaiheissa ehdokkaita ja tarjoajia kohdellaan samalla tavalla. Oikeuskäytännössä syrjimättömyysperiaatteen on tulkittu myös tarkoittavan sitä, että hankinnalle asetetut vaatimukset eivät saa olla paikallisia tai tiettyä aluetta tai yritystä suosivia. Syrjimättömyysperiaatteen toteutumista edistetään myös tiedottamalla avoimesti sovellettavista menettelytavoista. Suhteellisuusperiaatetta tulee soveltaa silloin kun arvioidaan kilpailuttamisvelvoitetta ja kansallisia kynnysarvoja. Suhteellisuusperiaate edellyttää, että hankintamenettelyn vaatimukset ovat oikeassa suhteessa tavoiteltavan päämäärän kanssa. Tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten ja ehtojen tulee olla oikeassa suhteessa hankinnan luonteeseen nähden. Innovaationäkökulma Hankintayksiköt voivat kannustaa yrityksiä kehittämään osaamistaan, uusia tuotteita, palveluja ja menettelytapoja julkisten hankintojen kautta. Julkiset hankinnat ovat parhaimmillaan merkittävä esimerkiksi kuntien ja yrityksien innovaatioiden moottori. Tuotteiden ja palveluiden kehittämisvastuu ja sitä tukevien yhteistyömallien kehittäminen voidaan sisällyttää hankintojen kilpailuttamiseen ja hankintasopimuksen ehtoihin. Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat ovat varteenotettava kehitysalusta myös innovatiivisille hankinnoille. Hankintayksikkö voi esimerkiksi kuvata tarjouspyynnössään toivotun lopputuloksen, muttei ota kantaa tapaan, jolla siihen päästään. Näin markkinoilla on mahdollisuus esittää omia, mahdollisesti innovatiivisia tapojaan toteutuksesta ja synnyttää uudenlaista palvelutoimintaa. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, etteikö tällaisissakin tapauksissa kerrota jo tarjouspyynnössä valintaperusteita. Koska liikkumavara pienhankinnoissa on hankintalain mukaisia hankintoja suurempi, voi innovatiivisten hankintojen tekeminen ja uusien toimintamallien luominen pienhankinnoissa olla tehokasta 6. Pienhankintojen hankintamenettelyt Pienhankinnoissa ja kansallisissa hankinnoissa voidaan noudattaa huomattavasti kevyempiä ja joustavampia menettelytapoja, kuin EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa, joissa on noudatettava EUdirektiivin mukaisia menettelytapoja. Oikein suhteutetuilla hankintamenettelyillä vähennetään sekä hankkijoiden että tarjoajien työmäärästä aiheutuvia kustannuksia. Menettelytavat määräytyvät ensisijaisesti hankinnan arvon, sen luonteen ja markkinatilanteen mukaan. Valituilla hankintamenettelyillä tulisi tietoisesti pyrkiä vaikuttamaan kilpailun syntymiseen ja siten pidemmällä aikavälillä markkinoiden kehittymiseen. Hankintamenettelyä valittaessa on muistettava, että EY: perustamissopimuksen periaatteet ja hyvät hallintokäytännöt edellyttävät myös pienhankinnoissa hankintamenettelyjen läpinäkyvyyttä sekä tarjoajien yhdenvertaista kohtelua. Kilpailuttamisessa noudatettavat menettelytavat on määriteltävä ennen kilpailun käynnistämistä ja hankinnassa noudatettavien sääntöjen on hyvä olla avoimesti saatavilla. Kun hankintayksikkö ryhtyy suunnittelemaan hankintaa ja valitsemaan hankintamenettelyä, on sen huomioitava: - hankinnan luonne, onko kyseessä o moniulotteinen palveluhankinta vai teknisesti helposti määriteltävissä oleva perustuote (bulkkitavara) o kertaluontoinen hankinta vai usein toistuva hankinta o säännöllisesti vai epäsäännöllisesti toistuva hankinta 6
- hankinnan arvo - laatutekijöiden merkitys - markkinoilla oleva tarjonta 6.1 Hankintaprosessin keskeiset vaiheet pienhankinnoissa Koska hankintalaki ei koske kansallisen kynnysarvon alittavia hankintoja, eivät hankintalain mukaiset hankintamenettelyt ja -prosessin vaiheet sovellu sellaisenaan pieniin hankintoihin. Kuitenkin toimivista ja hyviksi havaituista hankintakäytännöistä voidaan ottaa elementtejä myös pienhankintojen kilpailuttamiseen. Seuraavassa on luonnosteltu hankintaprosessin vaiheita pienhankinnoissa sekä erilaisia kevyitä menettelyjä toteuttaa pienhankinta. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi ja tilaajavastuulain edellyttämät toimet pienhankinnoissa Pienhankinnoissakin voidaan sisällyttää jo tarjouspyyntöön soveltuvuusehtoja niin tarjoajien kelpoisuudesta kuin itse hankinnan kohteesta. Soveltuvuuden tarkastamista voidaan helpottaa ja keventää siten, että tarjoajilta ei edellytetä asetettuihin ehtoihin liittyvien asiakirjojen ja todistusten toimittamista tarjouksen yhteydessä. Tarjoajan tulee kuitenkin vakuuttaa soveltuvuusehtojen täyttyminen tarjousvaiheessa. Tarjouskilpailun voittajalta tulee pyytää ko. soveltuvuustodistukset nähtäväksi viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista. Monesti ko. asiat selvitetään jo ennen hankintapäätöksen tekoa, jolloin vältytään mahd. hankintaoikaisuilta. Myös pienhankinnoissa tulee huolehtia tilaajavastuulain edellyttämistä toimista eli yhteiskunnallisten- ja työnantajavelvoitteiden noudattamisesta. Tilaajavastuulaki koskee yli 9 000 euron palveluhankintoja ja rakennusurakoita tai kun työ kestää yli 10 pv. Ei siis lainkaan tavara- ja laitehankintoja! Todistukset voi tarkastaa hankintapäätösvaiheessa tai viimeistään ennen hankintasopimuksen allekirjoitusta. Mikäli kyseessä on pidempi sopimus, tulee tilaajavastuulain edellyttämät todistukset tarkastaa 12 kk välein. Myös pienhankinnoissa kannattaa hyväksyä ko. todistusten sijaan RALAraportti (urakat) tai Tilaajavastuu.fi raportti. Tilaajavastuulain edellyttämät todistukset ovat: - Selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverovelvollisten rekisteriin - Kaupparekisteriote tai kaupparekisteristä muutoin saadut kaupparekisteriotetta vastaavat tiedot - Selvitys siitä, ettei yrityksellä ole verovelkaa (tai viranomaisen antama selvitys verovelan määrästä ja voimassa oleva maksusuunnitelma) - Todistukset työntekijöiden eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta (tai selvitys siitä, että erääntyneitä vakuutusmaksuja koskeva maksusuunnitelma on tehty) - Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista - Selvitys työterveyshuollon järjestämisestä - Rakennusalalla lakisääteisen Tapaturmavakuutuksen järjestämisestä Sähköisessä pienhankintaportaalissa kaikki em. kohdat ovat lyhennettyinä versioina jo valmiiksi kirjattu lukuun ottamatta lakisääteistä tapaturmavakuutusta, joka koskee siis vain rakennusalaa. Vertailuperusteet ja laatutekijät pienhankinnoissa Hankinnan luonne pitkälti ohjaa, minkä sisältöinen tarjouspyynnön tulee olla. Koska pienhankinnoissa tavoitellaan yksinkertaisia ja kustannustehokkaita menettelyjä, myös tarjouspyyntöön sisältyviä laadullisia 7
ym. vertailuperusteita on hyvä käyttää harkiten. Mitä vähemmän vertailuperusteita tarjouspyyntöön sisällytetään, sitä vähemmällä työllä hankinta on mahdollista toteuttaa. Vaikka pienhankinnoissa pyritään kevyisiin menettelyihin, ei se tarkoita, ettei myös laadullisiin tekijöihin tulisi kiinnittää huomiota. Laatutekijät voidaan pienhankinnoissa ottaa huomioon tehokkaasti siten että, hankinnan minimivaatimustaso eli ns. vähimmäisvaatimukset määritellään tarkasti hankinnan kohteen kuvauksessa ja teknisissä erittelyissä. Tällöin hinta voi olla ainoa vertailuperuste. Mitä paremmin hankkija on perehtynyt markkinoilla olevaan tarjontaan ja tunnistanut omat tarpeensa, sitä helpompaa laadulliset tekijät on sisällyttää hankinnan kohteen kuvaukseen ja minimivaatimuksiin. Hyödynnä JYSE-ehtoja myös pienhankinnoissa Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot eli JYSE 2014 ehdot ovat erikseen tavara- ja palveluhankinnoille. Pienhankinnan tarjouspyynnössä JYSE ehtoihin viittaamalla hankintayksikkö tulee sopineeksi monesta hankintaan ja sopimuksen aikaiseen toimintaan liittyvästä asiasta ja erikoistilanteesta. Ehdot ovat kohtuulliset niin hankintayksiköille kuin tarjoajillekin. Esim. JYSE 2014 -ehtojen mukaan hinta on kiinteä ainoastaan ensimmäiset 12 kuukautta, minkä jälkeen sopijapuolet voivat ehdottaa palvelun yleistä kustannuskehitystä vastaavaa hinnanmuutosta. Tulee huomioida, että kaikki JYSE -ehdoista poikkeavat, tarjouspyynnössä mainitut asiat ohittavat ehdot esimerkiksi lauseella: Hankinnassa noudatetaan JYSE 2014 Palvelut/Tavarat ehtoja muilta kuin erikseen mainituilta osin. Tarjouspyyntö ja hankinnoista tiedottaminen Tarjouspyynnöt tulee pienhankinnoissakin tehdä kirjallisina. Hankinnoista tiedottaminen on keskeinen osa pienhankintojen avoimuutta. Pienhankinnoissa hankintayksiköiden käytettävissä ovat kaikki ilmoittamisen keinot, kuten esimerkiksi hankintayksikön omat kotisivut, sanomalehdet ja alan julkaisut sekä pienhankintojen julkaisuun kehitetyt toimittajaportaalit (Pienhankintapalvelu.fi). Kansalliset kynnysarvot alittavien hankintojen ilmoittaminen HILMAssa on myös mahdollista. Vastuu tarjouksen lähettämisestä määräaikaan mennessä on tarjoajalla. Sähköisissä järjestelmissä määräaikaa on mahdoton ohittaa. Myös mahd. sähköpostikyselyin tehdyssä hankinnassa tulee huolehtia, että asiakirja saapuu viranomaiselle määräajassa. 6.2 Avoin menettely Yleisimmin käytetty ja avoimuusperiaatteen mukaisesti suositeltavin vaihtoehto on myös pienhankinnoissa avoin menettely. Avoimessa menettelyssä kaikki hankinnasta kiinnostuneet tarjoajat voivat tehdä tarjouksen ja kaikki otetaan mukaan tarjouskilpailuun. Avointa menettelyä suositellaan käytettäväksi erityisesti tilanteissa, joissa hankintayksiköllä on vain rajallisesti tietoa tarjoajista ja tarjonnasta markkinoilla. Käytännössä avoimessa menettelyssä lähetetään tarjouspyyntöasiakirja ja mahdolliset liitteet sähköisesti. Hankintaprosessi pääpiirteittäin avoimessa menettelyssä: 1. Hankinnan kohteen määrittely 8
2. Tarjouspyynnön lähettäminen - hankinnan luonne ohjaa, minkä sisältöinen tarjouspyynnön pitää olla - hankinnan kokoon suhteutetut soveltuvuusperusteet määriteltävä tarjouspyynnössä - hinta voi olla ainoa vertailuperuste - tarjouspyynnöt kirjallisina - toimitetaan tarjoajien saataville sähköisesti 3. Tarjouksen tekeminen - tarjouksen tekemiseen on varattava riittävä aika, suhteutettava hankinnan luonteeseen - tarjoukset toimitetaan sähköisesti 4. Soveltuvuuden arviointi - ilmoitettuja hankinnan kohteeseen suhteutettuja soveltuvuusperusteita käyttäen 5. Tarjousten vertailu - vertailu pelkän hinnan perusteella (tarkka hankinnan kohteen kuvaus, joka sisältää myös halutun laadun tason määrittelyn) tai - kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu (laadulliset vertailuperusteet yksiselitteisiä ja vertailu niiden perusteella yksinkertaista, vertailuperusteet avattava jo tarjouspyynnössä) 6. Hankintapäätös ja tiedoksianto - Hankintapäätöksestä tulee vähintään käydä ilmi hankintayksikön tietojen lisäksi asianosaiset (tarjonneet), tarjoushinnat ja mahd. pisteet sekä valinnan perustelut ja sijoitusjärjestys Pohjois-Karjalan hankintatoimi hallinnoi maakunnallista pienhankintaportaalia. Käyttäjätunnuksia ja opastusta pienhankintoihin saa ottamalla yhteyttä osoitteeseen hankinta@jns.fi tai suoraan sähköpostilla paivi.k.halonen@jns.fi. 6.3 Kevyt rajoitettu menettely Kevyt rajoitettu menettely tarkoittaa sitä, että menettelyssä pyydetään tarjouksia etukäteen hyviksi ja luotettaviksi arvioiduilta toimittajilta (vähintään kolmelta) sen sijaan, että tarjouspyyntö olisi julkisesti avoinna esim. pienhankintapalvelussa. Menettely edellyttää erityisen hyvää markkinakartoitusta, että menettelyn piiriin valikoituu riittävästi ja soveltuvia tarjoajia, joilla on tarjota haluttua tuotetta/palvelua. Tarjoajien rajaamisoikeus perustuu siihen, että tarjousten määrän kasvaessa myös hankintaprosessin välilliset kustannukset kasvavat ja vaikuttavat suoraan kilpailutuksesta saatavissa olevaa hyötyyn. Kevyt rajoitettu menettely noudattaa em. avoimen menettelyn kaavaa kaikilta muilta osin, paitsi tarjouspyynnön lähettämisessä; Tarjouspyyntö lähetetään suoraan valikoiduille tarjoajille sähköisesti. 6.4. Hankintapäätös 9
Hankintapäätös on pienhankinnoissa tehtävä kirjallisesti ja se on perusteltava. Hankintapäätökseen tulee antaa myös hankintaoikaisu- ja oikaisuvaatimusohjeet, ei kuitenkaan markkinaoikeuteen. Käytännössä normaalissa viranhaltijapäätöksessäkin liitteenä olevat ohjeet riittävät. Hankintaa koskevat asiakirjat ovat lähtökohtaisesti julkisia ja tehdyt hankintapäätökset sekä hankintasopimukset pidetään yleisesti saatavana. Hankintapäätös on tehtävä aina kun hankinnan arvo on vähintään 5000 euroa ilman arvonlisäveroa. Jos tavarasta tai palvelusta on kuitenkin olemassa hankintatoimen hyväksymä vuosisopimus, johon on liitytty, erillistä hankintapäätöstä ei tarvita. Pienhankinnoissa erillisen sopimuksen tekemisen tarkoituksenmukaisuutta on harkittava tapauskohtaisesti. Jos erillistä sopimusta ei laadita, on syytä varmistaa, että hankinnan keskeiset ehdot ilmenevät hankinnan asiakirjoista. Kunnanhallituksen, lautakuntien, johto-kuntien ja viranhaltijoiden päätöksiin haetaan oikaisua kuntalain 134 :n mukaisesti. Oikaisuvaatimukseen annetusta päätöksestä voi valittaa kuntalain 135 :n mukaisesti hallinto-oikeuteen. Kunnallishallinnossa valituksen voi tehdä sillä perusteella, että päätös on syntynyt virheellisessä järjestyksessä, päätöksen tehnyt viranomainen on ylittänyt toimivaltansa tai päätös on muuten lainvastainen. Arvoltaan kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa tehtyyn hankintayksikön päätökseen tai muuhun hankintamenettelyssä annettuun ratkaisuun tyytymätön voi tehdä hankintayksikölle hankintalain 132-135 :n mukaisen kirjallisen hankintaoikaisun. Hankintalain soveltamisalan ulkopuolella, hankintayksiköiden omistamien osakeyhtiöiden tai muiden yksityisoikeudellisten yhteisöjen hankintapäätöksiin ei voi hakea muutosta kuntalain mukaisesti, mutta tällöin hankintaoikaisun tekeminen on mahdollista. Kunnallishallinnossa päätös voidaan panna lähtökohtaisesti täytäntöön ennen kuin se on saanut lainvoiman. Täytäntöönpanoon ei kuitenkaan saa ryhtyä, jos hankintaoikaisu, oikaisuvaatimus tai valitus käy täytäntöönpanon johdosta hyödyttömäksi taikka jos hankintaoikaisun tai oikaisuvaatimuksen käsittelevät toimielin tai valitusviranomainen kieltää täytäntöönpanon. Muutoksenhaku käy useimmiten hyödyttömäksi sen jälkeen, kun lopullinen hankintasopimus on tehty. Täytäntöönpanoa voi olla syytä lykätä ainakin niin kauan kunnes muutoksenhaun määräaika on kulunut. Täytäntöönpanolle ei ole estettä, jos oikaisua ei ole vaadittu oikaisuvaatimusajan kuluessa. Jos oikaisua on vaadittu, täytäntöönpanoa on syytä lykätä, kunnes hankintaoikaisu tai oikaisuvaatimus on ratkaistu. Täytäntöönpanon lykkäämisen tarpeellisuutta tulee tapauskohtaisesti harkinta, jos muutoksenhakuprosessi jatkuu hallinto-oikeudessa. Hallintooikeus voi valittajan vaatimuksesta tarvittaessa myös kieltää sopimuksen täytäntöönpanon. 10