Älykerros: Tiedonhallinnan tulevaisuus on täällä.

Älykerros: Tiedonhallinnan tulevaisuus on täällä.

Älykerros: vallankumouksellinen järjestelmistä ja tietovarastoista riippumaton teknologiaratkaisu Älykerros mahdollistaa tiedon löytämisen ja hallinnan tiedon merkityksen ja sisällön perusteella riippumatta siitä, mihin paikkaan tai järjestelmään tieto on alun perin tallennettu. Vallankumouksellinen järjestelmistä ja tietovarastoista riippumaton älykerros toimii organisaation muiden järjestelmien päällä. Se hyödyntää tehokasta hakumoottoria, automaattista luokittelua ja koneellista oppimista, joiden avulla tietoa voidaan jäsentää sen merkityksen ja arvon mukaan ilman, että tietoa tarvitsee siirtää. Ratkaisun avulla käyttäjät pääsevät yhden sovelluksen ja käyttöliittymän kautta käsiksi eri järjestelmien tietoihin. Alla kerromme lisää tiedonhallinnan haasteista ja miten M-Files vastaa näihin haasteisiin. Monimutkainen, kaoottinen ja räjähdysmäisesti kasvava tietoympäristö Liiketoimintatietojen hallinta on nykyisin monimutkaisempaa kuin koskaan. Tiedon määrä kasvaa räjähdysmäisesti, ja kasvu vaikuttaa vain kiihtyvän. Pohjoismaiden suurimman itsenäisen tutkimuslaitoksen SINTEFin mukaan yli 90 prosenttia kaikesta tallennetusta tiedosta on luotu kahden viime vuoden aikana. Tämän vuoksi yrityksillä ja organisaatioilla on yhä suurempia vaikeuksia hallita tehokkaasti liiketoiminnassa ja päivittäisessä työssä tarvittavaa tietoa, jota kilpailukyvyn säilyminen edellyttää. Suuren ja jatkuvasti kasvavan tietomäärän hallitseminen on hankalaa, ja tieto on usein pirstaloituneena eri järjestelmissä ja tietovarastoissa. Näitä ovat esimerkiksi jaetut verkkoasemat, sähköposti, perinteiset dokumenttien- ja tiedonhallintajärjestelmät (SharePoint, OpenText ja Documentum) sekä suosiotaan kasvattavat tiedostojen synkronointi- ja jakopalvelut (Box, Dropbox ja OneDrive). Vanhoja järjestelmiä pidetään keinotekoisesti käyttökunnossa, mutta ne poistuvat asteittain käytöstä. Uudet palvelut edellyttävät jatkuvaa päivittämistä. Useiden erilaisten käyttöliittymien opetteleminen hidastaa järjestelmien käytön omaksumista. Toiminnan tehokkuus ja tuottavuus kärsivät. Nykyinen liiketoiminnan tietoympäristö on lyhyesti sanottuna kaoottinen, monimutkainen ja kallis. Järjestelmän kustannukset ovat korkeat, ja sen ylläpitoon tuhlaantuu IT-resursseja. Perinteisen tietovaraston tai järjestelmän lisääminen ei ole riittävä ratkaisu. Perinteiset ratkaisut: tietojen siirtäminen, tietosiilot ja toimittajariippuvuus Vanhat eli perinteiset tiedonhallinnanratkaisut ovat perustuneet ensisijaisesti tietojen ja tiedostojen tallennuspaikkaan. Jotta näitä järjestelmiä voidaan hyödyntää, sisällön täytyy sijaita aina kyseisen järjestelmän sisällä. Yksi suurimmista tiedonhallintajärjestelmän tuottavuuden esteistä on tietojen siirtäminen. Tämä ei ole pelkästään vanhempien järjestelmien ongelma. Myös Boxin ja Dropboxin tyyppiset uudemmat palvelut perustuvat tietojen siirtämiseen kyseisiin järjestelmiin. 1

Pelkkä tietojen siirtäminen on aikaa vievää ja kallista. Uuden järjestelmän käyttöönotto puolestaan edellyttää merkittävää panostusta muutoksen hallintaan. Muutosta vastustavat monesti sekä loppukäyttäjät että johtajat: vanhaan järjestelmään ei tosin olla tyytyväisiä, mutta sen kanssa on opittu elämään. Muutosvastarinta ja järjestelmän vaihtoon liittyvät ongelmat johtavat usein toimittajariippuvuuteen: yritys on sidottu valitsemaansa palveluntoimittajaan. Kun yrityksessä ilmenee uusia tarpeita, se hankkii mieluummin uuden järjestelmän kuin alkaa ratkoa muutos- ja siirtymävaiheen ongelmia. Tämä johtaa järjestelmien ja tietosiilojen suureen lukumäärään. Käytössä on lukuisia erilaisia käyttöliittymiä, ja järjestelmien yhteistoiminta kangertelee, mikä puolestaan hidastaa yhteistyötä ja heikentää tuottavuutta. Valitettavasti tietosiiloja on yleensä sitä enemmän, mitä suurempi yritys on kyseessä. Lähes kaikki nykyiset tiedonhallintajärjestelmät ovat sijainti- ja kansiopohjaisia. Tiedonhallinta perustuu käytännössä lähes kokonaan tallennussijaintiin (esimerkiksi kansio, sivusto tai kirjasto). Menetelmä on ollut käytössä jo yli 30 vuoden ajan, mikä kehittyvän teknologian mittakaavassa vastaa ikuisuutta. Suhteellisen uudet tiedostojen tallennuspalvelut, kuten Box ja Dropbox, ovat periaatteessa vain siirtäneet perinteisen kansiopohjaisen järjestelmän pilveen. Kansiopohjaisessa järjestelmässä on kaksi peruspuutetta: Ensimmäinen ongelma on se, että tiedot pitää sijoittaa useampaan kuin yhteen paikkaan. Sijainti riippuu tietoja käyttävän henkilön roolista ja tiedon elinkaaren vaiheesta. Myyntiosaston myyjälle sopimus on tärkeä asiakkaaseen liittyvä dokumentti, kun taas lakiosasto tarvitsee sopimusta esimerkiksi sopimustyypin perusteella muokatakseen sitä tai käyttääkseen sitä vireillä olevassa oikeudenkäynnissä. Dokumentista on olemassa eri versioita, joiden määrä moninkertaistuu, kun otetaan huomioon erilaiset sisältöön liittyvät tarpeet ja sidosryhmien lukumäärä. Periaatteessa ei ole mahdollista luoda sellaista kansiorakennetta, joka ratkaisisi kyseisen ongelman. Lopputuloksena on järjestelmä, joka toimii huonosti kaikkien kannalta. Toisen ongelman muodostavat täysin subjektiiviset kansiorakenteet. Jokainen lähestyy ongelmia omasta näkökulmastaan ja järjestää asioita omalta kannaltaan järkevästi. Eri henkilöiden luomat kansiorakenteet ovat aina erilaisia. Ero moninkertaistuu yrityksen eri osastojen, saman alan yritysten ja lopulta eri aloja edustavien yritysten välillä. Staattinen, epäkäytännöllinen, ylhäältä alas -lähestymistapaan perustuva kansiorakenne edustaa vanhentunutta ajattelutapaa. Tiedonhallinnan uusi perusta: konteksti on kuningas Uusi tiedonhallinta perustuu kontekstiin, tiedon luonteeseen ja arvoon sekä siihen, mitä tieto merkitsee yksilön tai yrityksen ajankohtaisen käyttötarpeen perusteella. Tiedontarve on yleensä yksilöllinen ja erilainen. Moderni tiedonhallinta hylkää tallennussijainnin ja perustuu sen sijaan tiedon merkitykseen ja luonteeseen. Kontekstipohjainen tieto voi näkyä useissa sijainneissa ilman, että sisällöstä on olemassa useita kopioita. Tiedostojen sijainnit eivät ole kiinteitä vaan dynaamisia. Yksittäinen sopimus voi näkyä myyntiosaston tekemässä haussa muiden samaa asiakasta koskevien tietojen yhteydessä, ja lakiosaston tekemässä haussa se voi esiintyä vireillä olevien sopimusten joukossa. Uusi tiedonhallinta on täysin objektiivista. Sopimus on sopimus riippumatta siitä, käsitteleekö sitä myyntiosasto vai lakiosasto. Tämä pätee yrityksen eri osastoihin, saman alan yrityksiin ja jopa eri aloilla toimiviin yrityksiin. Objektiivisuus mahdollistaa täsmällisyyden. Se on myös käsitteenä intuitiivinen. Jokainen tietää, mihin tehtävään dokumentti liittyy. Tallennetun dokumentin sijainti riippuu kuitenkin täysin kansiorakenteen määrittäjästä. 2

Työntekijät joutuvat käyttämään aikaa tehottomaan tiedon etsintään tai sen selvittämiseen, mihin tieto pitää tallentaa. Uusi tiedonhallinta mahdollistaa erittäin yksilöllisen ja dynaamisen keinon järjestää, käsitellä, suojata, säilyttää ja poistaa tietoja. Metatieto uuden tiedonhallinnan perusta Tulevaisuuden dynaaminen, yksilöllinen ja kontekstilähtöinen tiedonhallinta perustuu metatietoon. Metatiedot ovat uuden tiedonhallinta-arkkitehtuurin perusta. Niiden avulla määritetään kohteen ja sisällön luonne sekä liitynnät muihin tietoihin objektiivisesti, tarkasti ja intuitiivisesti. Sen sijaan, että tiettyyn asiakkaaseen tai projektiin liittyvä tarjous tallennetaan asiakas- tai projektikansioon, tieto yksinkertaisesti merkitään asiakkaan ja projektin tiedoilla. Myös muut tärkeät tiedot, kuten vastuumyyjä, tarjouksen arvo ja tuotetiedot, on helppo lisätä metatietojen avulla. Päivämäärä ja muokkaajatiedot voidaan tallentaa automaattisesti metatietoihin. Nämä kaikki tiedot auttavat tarjousten järjestämisessä, suojaamisessa ja käsittelyssä. Silta liiketoiminnan ydinjärjestelmien ja sisällön välillä Tiedonhallintajärjestelmät ovat perinteisesti keskittyneet dokumenttien ja muun sisällön hallintaan. Kohteena ovat olleet esimerkiksi sopimukset, tarjoukset ja laskut, joita usein kutsutaan jäsentämättömäksi sisällöksi. Myös muut liiketoiminnan ydinjärjestelmät (CRM, ERP, HR jne.) sisältävät tietoja, jotka ovat tärkeitä näiden dokumenttien ja muun sisällön hallinnassa ja tarjoavat kontekstin. Bridging Structured and Unstructured Data Tarjous tai sopimus on merkityksellinen siihen liittyvän asiakkaan perusteella. Asiakkuutta hallitaan yleensä yrityksen CRM-järjestelmässä. Lasku voi vastaavasti olla tärkeä, koska se liittyy tärkeässä projektissa työskentelevän alihankkijan työtilaukseen. Näitä dokumentteja hallinnoidaan vastaavasti yrityksen toiminnanohjausjärjestelmässä (ERP). Tiedonhallinnan uusi lähestymistapa ottaa huomioon nämä järjestelmät ja luo tiedoista keskitetyn 360-asteen kokonaisnäkymän. Näin käyttäjä löytää aina tarvitsemansa tiedon kontekstin perusteella riippumatta siitä, mitä järjestelmää hän käyttää. ERP CRM CRM Tietovarastoriippumatonta tiedonhallintaa Uusi tiedonhallinta perustuu tietovarastoriippumattomaan älykerrokseen, joka yhdistää yrityksen tiedot kontekstin mukaan eikä tallennuspaikan perusteella. Uuden menetelmän ansiosta sisältöjä ja tietoja ei tarvitse siirtää eikä muokata. Samalla nykyisen järjestelmän käyttäjät voivat työskennellä keskeytyksettä. Tietoja voidaan myös jalostaa uusia käyttötarpeita varten. Täysin uudenlaisen menetelmän kolme keskeistä ominaisuutta ovat: perustuu metatietoon tietovarastoriippumaton älykäs REPOSITORY AGNOSTIC METADATA- DRIVEN INTELLIGENT 3

Yllä olevassa kuvassa esitetään malli tietovarastoriippumattoman tiedonhallintajärjestelmän rakenteesta. Älykerros Arkkitehtuurin keskeinen osa on keskimmäinen kerros, jota sanotaan älykerrokseksi. Älykerros sisältää nykyaikaisen tiedonhallinnan perustoiminnot, haun eri tietovarastoista ja -järjestelmistä sekä automaattisen tiedon luokittelun. Tämä taso tukee tiedonhallintajärjestelmän kaikkia yleisimpiä toimintoja, kuten hakua, versionhallintaa, työnkulkua, tietoturvaa, yhteiskäyttöä ja muokkaustoimintoja. Hakutoimintoa on laajennettu tavallisesta yhden tietovaraston hausta kaikkien yritystietojen hakuun, joka indeksoi muiden tietovarastojen sisältöä ja tietoja pikahakuja varten. Älykerros tukee metatietoon perustuvia tiedonhallintaominaisuuksia, esimerkiksi dynaamisia näkymiä, jotka ovat metatietoon perustuvia, dynaamisesti luotuja virtuaalikansioita. Tällöin kontekstipohjainen tieto voi näkyä useissa sijainneissa ilman, että sisällöstä tai tiedostosta on useita kopioita. Toimintamalli on tuttu muun muassa iphonesta: yksittäinen musiikkikappale voidaan esittää esittäjän, albumin, lajityypin tai soittolistan perusteella. Älykerroksessa yhdistelmiä on periaatteessa rajattomasti. Lisäksi älykerros tukee sisältöanalyysiä, jonka avulla M-Files pystyy automaattisesti luokittelemaan dokumentteja ja tekemään metatietoehdotuksia. Älykerros hyödyntää tältä osin avointa arkkitehtuuria, joka sallii kolmansien osapuolien älypalveluiden hyödyntämisen eri toimialojen, liiketoimintatarpeiden, maantieteellisten alueiden ja kielten erityistarpeita varten. Älykerros tukee tekstianalyysin ohella koneellista oppimista ja muita teknologioita, jotka kehittävät järjestelmää tehokkaammaksi käyttäjien käyttäytymisen perusteella. Se suosittelee sisältöä ja tietoja käyttäjille. Se on eräänlainen yrityskäytön Netflix, joka suosittelee tiettyä sisältöä henkilön itsensä tai muiden samassa roolissa toimivien henkilöiden hakeman sisällön perusteella. 4

Yhteistoiminta muiden tietojärjestelmien kanssa Alemman kerroksen muodostavat monia tietovarastoja käyttävät taustasovellukset. Tämä kerros tukee tiedonhallintajärjestelmän kykyä liittyä muihin tietovarastoihin ja järjestelmiin konnektorien avulla. Ratkaisu sisältää joukon käyttövalmiita konnektoreita esimerkiksi verkkolevyillä sijaitseviin tietoihin sekä SharePointiin ja SharePoint Onlineen yhdistämistä varten. Kolmannet osapuolet voivat myös kehittää konnektoreita muita tietovarastoja ja järjestelmiä varten. Konnektorit on suunniteltu kevyiksi, ja niitä on helppoa ylläpitää ja kehittää edelleen. Ne korvaavat raskaat ja monimutkaiset käyttöliittymät, jotka pyrkivät hyödyntämään muiden tietovarastojen kaikkia ominaisuuksia. Yksi tuttu käyttöliittymä Perinteiset tiedonhallintajärjestelmät ovat yleensä monimutkaisia, hankalasti opittavia ja vaikeita käyttää. Jokaisen järjestelmän käyttöliittymä pitää opetella erikseen. Arkkitehtuurin ylimmän kerroksen tarkoituksena on tarjota helppokäyttöinen ja yhtenäinen käyttäjäkokemus: tuttu ja looginen käyttöliittymä riippumatta alkuperäisestä tietovarastosta tai tallennusja hallintajärjestelmästä. Tiedot ovat käytettävissä intuitiivisesti millä tahansa laitteella, älypuhelimen ja tabletin mobiilisovelluksella tai perinteisellä pöytäkoneella. Myös offline-käyttö on mahdollista Internet-yhteyden puuttuessa. Tiedon arvoon ja merkitykseen perustuva tiedonhallinta Yksi uuden tiedonhallinnan tärkeimmistä käsitteistä on arvoon ja merkitykseen perustuva tiedonhallinta. Tämä tarkoittaa tietojen hallintaa liiketoiminnalle tuotetun arvon perusteella. Se perustuu käsitykseen siitä, että kaiken sisällön käsitteleminen yhdenmukaisesti on mahdotonta. Käsityksen taustalla on kaksi perusajatusta. Ensiksikin organisaation tietomäärät kasvavat niin suuriksi, että ne lopulta ylikuormittavat minkä tahansa järjestelmän. Toiseksi: jotkut tiedot ovat yritystoiminnalle muita tietoja tärkeämpiä. Esimerkiksi esitteeseen kuuluva kuva ei ole yhtä tärkeä tieto kuin taloustiedot, sopimuksiin liittyvät tiedot tai laadunhallintaa valvovat tiedot. Ongelman ratkaisemiseksi älykerros jakaa sisällön kahteen kategoriaan: ei-hallittuun ja hallittuun tietoon. Ei-hallittu sisältö on luonteeltaan satunnaista ja löydetään yleensä tekstihaulla. Hallittu sisältö on yritykselle tärkeää ja arvokasta tietoa, joka luokitellaan tarkasti metatietojen avulla. Ei-hallitusta sisällöstä hallittuun Ei-hallittu sisältö indeksoidaan hakua varten, jolloin se on nopeasti löydettävissä älykerroksen tarjoamilla hakutoiminnoilla, jotka mahdollistavat samanaikaisen haun eri tietovarastoista ja -järjestelmistä. Yrityksen toiminnalle keskeiset tiedot voidaan ylentää hallituksi tiedoksi nopeasti ja yksinkertaisesti lisäämällä niille metatietoja. Tällöin metatiedot kirjataan älykerroksen tietokantaan, mutta itse sisältöä ei kuitenkaan siirretä pois alkuperäisestä tietovarastosta, jolloin sisällön käyttöä voidaan jatkaa myös alkuperäisessä järjestelmässä ja liiketoimintaprosesseissa kuten aiemminkin. Muiden järjestelmien tietoja voidaan näin jalostaa ja ohjata uusiin käyttötarpeisiin niin, etteivät nykyiset järjestelmät ja prosessit häiriinny tietojen siirrosta ja muutoksen hallinnasta. Hallittu sisältö on tehokkaasti hyödynnettävissä metatietoon perustuvan arkkitehtuurin ansiosta riippumatta alkuperäisen tietovaraston kehittyneisyydestä. Näin nykyaikaisen tiedonhallinnan ominaisuudet ja toiminnallisuudet, kuten versionhallinta, työnkulut, älykkäät käyttöoikeudet sekä mobiili- ja offline-käyttö, ovat käytettävissä aina. 5

Kehittyneetkin tietovarastot, kuten Documentum, kohtaavat vaikeuksia toimiessaan tiukasti säädellyn toimialan validoituna järjestelmänä. Metatieto-ominaisuuksien lisääminen tietoihin voi olla erittäin haastavaa ilman validoidun järjestelmän rikkomista. Älykerroksen avulla metatiedot voidaan lisätä sisältöön vaikuttamatta itse validoituun ratkaisuun. Ota käyttöön liiketoimintatarpeen mukaan Tiedonhallintajärjestelmä valitaan tavallisesti ylhäältä alaspäin etenevänä päätöksenä, joka edellyttää muutoksia organisaatiossa. Muutoksen hallinta voi olla vaikeaa. Valitettavasti muutosvastarinta estää innovaatioita, jotka usein saavat alkunsa yksittäisistä tiimeistä yrityksen sisältä. Älykerroksen ansiosta pienet osastot ja tiimit voivat jalostaa tietoja ja ohjata niitä uusiin käyttötarkoituksiin ja hankkeisiin liiketoiminnan tarpeiden mukaisesti esimerkiksi lakiosastolle sekä talous- ja henkilöstöhallintoon häiritsemättä nykyisiä järjestelmiä ja prosesseja. Tämä koskee esimerkiksi tiettyyn asiakkuuteen liittyvän projektin parissa työskentelevää tiimiä, jolla on tärkeitä projektitietoja tallennettuna eri järjestelmiin ja tietovarastoihin. Esimerkiksi tekniset piirustukset ja projektisuunnitelmat voivat olla tallennettuina verkkoasemille. Muut tiedot, kuten sopimukset, voivat olla lakiosaston vaatimuksesta Office 365:ssä. Loput dokumentit, esimerkiksi ulkopuolisten alihankkijoiden toimitusraportit, on voitu tallentaa Boxiin. Merkitsemällä kaikkiin dokumentteihin asiakkaan ja projektin metatiedot, jotka voidaan hakea SAPista tai Salesforcesta, voidaan luoda yhtenäinen projektikohtainen tietonäkymä. Näin projektitiimi saa kokonaisvaltaisen näkymän kaikkeen projektin ja liiketoiminnan kannalta tärkeään tietoon riippumatta tallennuspaikasta. Älykerros luo 360-asteen näkymän kaikkeen yritystietoon muuttamatta sisältöä ja häiritsemättä alkuperäisten järjestelmien käyttöä tai järjestelmiin liittyviä prosesseja. Myös eri tiimit ja osastot voivat luoda yksilöllisiä dynaamisia näkymiä tarvitsemistaan tiedoista. Tietojen siirto tulee jäämään historiaan Mitä tapahtuu tiedonhallintajärjestelmän suurimmille esteille, joita ovat tietojen siirto ja muutoksen hallinta? Älykerros mahdollistaa liiketoimintaan liittyvien tekijöiden innovoinnin tekemällä näistä esteistä menneisyyttä. Liiketoiminnan prosessit ja järjestelmät voivat jatkua keskeytyksettä, kun organisaatio päättää toteuttaa laajamittaisia muutoksia. Nyt siis tietoja ei ole pakko siirtää. 6

Tiedonhallinnan tulevaisuus on täällä! Älykerroksen ansiosta monimutkainen, kaoottinen ja jäykkä tietoympäristö voidaan muuttaa intuitiiviseksi, järjestelmälliseksi ja dynaamiseksi. Se tarjoaa kiehtovia mahdollisuuksia yrityksille, jotka haluavat hyödyntää nykyisten tietojen arvoa liiketoiminnan kehittämisessä ja maksimoida käytössä oleviin järjestelmiin tehdyt investoinnit. Älykerroksen avulla toteutetut innovoinnit edistävät koko liiketoimintaa. M-Files kulkee tulevaisuuden kehityksen kärjessä, valmiina tukemaan ja kehittämään yrityksesi liiketoiminnan mahdollisuuksia. Tutustu tarkemmin ja ota meihin yhteyttä. M-Files Oy M-Files tarjoaa älykkäitä ja tehokkaita ratkaisuja tiedon- ja laadunhallintaan, joiden avulla organisaatiot saavuttavat merkittäviä liiketoimintaetuja tehostamalla toimintaansa, prosessienhallintaa sekä integroimalla eri järjestelmien tuottaman tiedon yhteen. M-Files-ohjelmistot edustavat uutta lähestymistapaa tiedonhallintaan, jossa tietoa hallitaan sisällön, kontekstin ja metatietojen avulla. Tämän ansiosta käyttäjät löytävät nopeasti oikean tiedon laitteesta, ajasta ja paikasta riippumatta. Maailman johtavat markkinatutkimuslaitokset ovat nostaneet M-Filesin maailman johtavien toimijoiden joukkoon. Tuhannet yritykset yli 100 maassa käyttävät M-Filesia parantaakseen tietotyön laatua ja tuottavuutta sekä täyttääkseen tiedonhallintaan liittyviä standardeja ja vaatimuksia. M-Files on käytössä yli 1 200 organisaatiossa Suomessa. Asiakkaita ovat muun muassa SSAB, Nokian Renkaat, Caverion, Finavia, Technopolis, Patria, R-Kioski ja Liikennevirasto. Lisätietoja: www.m-files.fi. Soita meille (03) 3138 7500 tai lähetä sähköpostia m-files@m-files.fi. 7 Copyright 2017, M-Files. All rights reserved.