JULKISEN RUOKAPALVELUN TALOUDEN SEURANTA JA KEHITTÄMINEN

JULKISEN RUOKAPALVELUN TALOUDEN SEURANTA JA KEHITTÄMINEN Jussi Rissanen Opinnäytetyö Kesäkuu 2005 Matkailu-, ravitsemis- ja talousala

JYVÄSKYLÄN KUVAILULEHTI AMMATTIKORKEAKOULU Matkailu-, ravitsemis- ja talousala 6.5.2005 Tekijä(t) RISSANEN, Jussi Julkaisun laji Opinnäytetyö Sivumäärä 57 Luottamuksellisuus Julkaisun kieli suomi Työn nimi Salainen saakka JULKISEN RUOKAPALVELUN TALOUDEN SEURANTA JA KEHITTÄMINEN Koulutusohjelma Palvelujen tuottamisen ja johtamisen koulutusohjelma Työn ohjaaja SAURANEN, Leena Toimeksiantaja(t) Tiivistelmä Työssä perehdyttiin julkisen ja yksityisen ruokapalvelun talouden seurannan ominaispiirteisiin. Työn avulla julkinen ruokapalvelu voi parantaa talouden seurantaansa yksityisen ruokapalvelun käyttämin keinoin. Työ toteutettiin laadullisen tutkimusmenetelmän keinoin. Tutkimus toteutettiin kyselyllä 33:lle julkisen ruokapalvelun esimiehelle sekä yksityisen ravintolan esimiehen haastattelulla. Haastateltavana oli myös Jyväskylän kaupungin ruokapalvelun, Kylän Kattauksen liikelaitosjohtaja. Tutkimuksen aiheena olivat esimiesten käyttämät talouden seurantajärjestelmät. Samalla perehdyttiin julkisen ja yksityisen ruokapalvelun talouden seurannan teoriakuvaukseen reaalimaalimasta ja varmistettiin teorian paikkansapitävyys myös käytännön työelämässä. Tutkimuksen tuloksia olivat kuvaukset eri tyyppisistä talouden seurantamenetelmistä sekä niiden käyttömahdollisuudet talouden seurannassa. Samalla selvitettiin julkiseen ruokapalveluun liittyviä ongelmia ja kehitettiin vaihtoehtoisia talouden seurantamenetelmiä julkiselle ruokapalvelulle. Työn avulla julkisen ruokapalvelun esimies on kykenevä laajentamaan talouden seurantamenetelmiään ja näin parantamaan kilpailumahdollisuuksiaan ruokapalvelualalla. Työ on apuväline julkisen ruokapalvelun toimipisteelle, mikäli se aikoo laajentaa talouden seurantamenetelmiään tai mahdollisesti vaihtaa toimintansa liikelaitostyyppiseksi. Avainsanat (asiasanat) Ruokapalvelu, Taloushallinto ravitsemisala, Tunnusluvut, Julkiset liikelaitokset Muut tiedot

JYVÄSKYLÄ POLYTECHNIC DESCRIPTION School of Tourism and Services Management 6.5.2005 Author(s) RISSANEN, Jussi Type of Publication Bachelor s thesis Pages 57 Confidential Language Finnish Title Until THE MANAGEMENT OF FINANCES IN PUBLIC FOOD SERVICE Degree Programme Degree Programme in Service Management Tutor SAURANEN, Leena Assigned by Abstract The thesis focused in the distinctive characteristics of the management of finances in public and private food services. The main aim was to develop the management of finances in public sector by using the means of private food services. The study was inducted using methods of quality research. The targets of the research were the tools for the management of finances in public and private food service companies in addition manager of Jyväskylä food services, Kylän Kattaus, was interview. Theoretical information in the management of finances in public and private food services was used and compared to business practices. The results of the study were the descriptions of different kind of ways to follow the company s management of finances and their application in practice. With the help of this study supervisors in public service business are able to improve their management of finances and add their competitiveness in service business. The conclusions included methods on how management of finances can be applied to the public food services. This study is a tool for a public food service unit if it desires to improve its management of finances Keywords Food services, Management of finances, Characteristic numbers, Public business, Miscellaneous

SISÄLTÖ 1 1 JOHDANTO...3 2 JULKINEN RUOKAPALVELU...6 2.1 Ruokapalveluiden luokittelu ja toimintamallit...6 2.2 Ruokapalveluiden kehityslinjat...8 2.3 Palvelutuotannon kilpailuttaminen...8 3 JULKISEN RUOKAPALVELUN TALOUDEN SEURANTA...9 3.1 Suoritteiden laskenta...9 3.2 Kannattavuuden ja taloudellisuuden seuraaminen...10 3.3 Julkisen ruokapalvelun nykytila ja kehitysnäkymät...14 4 TALOUSHALLINTO YRITYKSEN TOIMINTOJEN APUNA...16 4.1 Laskentatoimi yrityksessä...16 4.2 Kannattavuus ja taloudellisuus...18 4.3 Katetuottolaskenta...19 4.4 Maksuvalmiuden ja vakavaraisuuden mittaamisen tunnuslukuja...20 4.5 Myyntitavoitteen määrittäminen...21 4.6 Budjetointi...22 4.7 Ravintola-alan toimialojen kustannusrakenteet...23 4.8 Yksityisen ravintola-alan talouden seuranta...24 5 ORGANISAATION SUORITUSKYVYN MITTAAMINEN...26 5.1 Suorituskyvyn mittaamisen prosessi...26 5.2 Mittaamisen käsitteitä...27 5.3 Aineeton pääoma ja organisaation suorituskyky...28 5.4 Mittareiden luokittelu ja vaatimukset...29 5.5 Balanced Scorecard organisaation suorituskyvyn mittaristona...30 6 JULKISEN RUOKAPALVELUN KYSELYT...32 6.1 Tutkimuksen taustaa...32 6.2 Julkisten ruokapalveluiden erikoistumisopintojen kysely 14.9.2004...33 6.2.1 Talouden seurantamenetelmät...34 6.2.2 Seurantajärjestelmien toimivuus...35 6.2.3 Talouden seurannan kehittäminen...36 6.3 Julkisten ruokapalveluiden erikoistumisopintojen toinen kysely 2.2.2005...37 6.3.1 Talouden seurantamenetelmät...37 6.3.2 Seurantamenetelmien toimivuus...38 6.3.3 Talouden seurannan kehittäminen...39 6.4 Aineiston analysointi...40 6.5 Aineiston luotettavuus...42

7 KYLÄN KATTAUKSEN LIIKELAITOKSEKSI MUUTTUMINEN...43 7.1 Toiminnan muutosprosessi...43 7.2 Liikelaitostoiminta ruokapalveluissa...44 7.3 Muutoksen toteuttaminen...45 7.4 Talouden seurantajärjestelmien muutos ja nykytila...46 7.5 Talousarvion ja budjetin laadinta...46 7.6 Haastattelun analysointi...48 2 8 POHDINTA...49 LÄHTEET...55 LIITTEET...56 Liite 1 Ensimmäinen kyselylomake...56 Liite 2 Toinen kyselylomake...57 TAULUKOT Taulukko 1. Kustannusrakenteet toimialoittain 2002.......25

3 1 JOHDANTO Työn tarkoituksena on tutkia julkisen ja yksityisen ruokapalvelun taloudellisen toiminnan ominaispiirteitä sekä pyrkiä parantamaan julkisen ruokapalvelun talouden seurantamenetelmiä ottaen vaikutteita yksityisen puolen talouden seurantamenetelmistä. Julkisella ruokapalvelulla tarkoitetaan toimipisteitä, jotka huolehtivat ruokapalveluista kaupungin hallintavallan alaisuudessa. Julkisen sektorin toiminnan perusajatuksena on pyrkimys kansalaisten hyvinvointiin, kun taas yksityisen sektorin yritystoiminnalla tarkoitetaan liikevoittoa tavoittelevaa ja taloudellista hyötyä hakevaa yritystä. Julkisella sektorilla taloudellisten arvojen lisäksi tärkeitä asioita ovat laajemmat yhteiskunnalliset tavoitteet. Julkisen ruokapalvelun päämäärinä ovat hyvinvoinnin tuottaminen ja kunnallisten peruspalveluiden turvaaminen. Kunnissa ruokapalvelulla on etukäteen laadittu budjetti, jonka perusteella ruokapalvelu voi käyttää kunnan varoja. Nykyinen kuntien ruokapalveluiden budjetointi perustuu asiakasmääriin sekä edellisten vuosien talousarvioihin sekä niiden toteutumiseen. Uuden tyyppisellä talouden seurannalla on kunnallisessa toiminnassa hyvin vähän tilaa. Kuitenkin laskelmia pystytään tekemään, vaikka niiden perus teella kunnallisen ruokapalvelun budjettia koskeva muutos olisi vähäistä. On kuitenkin kiinnostavaa seurata julkisen ruokapalvelun taloudellisuutta yksityisen ruokapalvelun talouden seurantamenetelmillä, jolloin toiminnan vertaaminen muihin ruokapalvelun tuottajiin helpottuu. Taloudellisten asioiden esiin nostaminen ja voimakkaampi painottaminen ovat hieman hankalaa julkisen puolen yhteiskunnallisten tavoitteiden takia, mutta kilpailutilanteeseen on hyvä varautua pystymällä esittämään tunnuslukuja oman toiminnan taloudellisuudesta. Tulen perehtymään julkisen ruokapalvelun talouden seurantaan tutkimalla julkista ruokapalvelua koskevaa kirjallisuutta sekä tutkimukseni avulla, jonka kohteena ovat julkisen ruokapalvelun piirissä toimivat esimiehet. Ensin perehdyn kirjallisuuden avulla, miten julkisen ruokapalvelun puolella taloudellisuutta seurataan. Sen jälkeen selvitän laadullisella tutkimuksella, millä tavoin julkisen ruokapalvelun toimipisteet käytännössä seuraavat taloudellisuuttaan. Tutkimuksessani selvitän, miten esimiehet seuraavat toiminnan taloudellisuutta ja mitä kehitettävää he seurantajärjestelmiin haluaisivat. Tutkimuksen kohderyhmänä on kaksi Jyväskylän ammattikorkeakoulun

julkisen ruokapalvelun erikoistumisopintojen ryhmää. Ryhmäläiset toimivat pääasiassa julkisen ruokapalvelun piirissä esimiestehtävissä omissa toimipisteissään. 4 Seuraavaksi työ etenee yksityisen puolen talouden seurantajärjestelmien ominaispiirteisiin. Niiden soveltuvuutta pohditaan julkisen ruokahuollon talouden seurannan apuvälineenä. Samalla käsitellään myös seurantajärjestelmien kehittämistä toiminnan parantamiseksi. Toiminnan taloudellisuuden seuraaminen ja seurantajärjestelmien laadinta ja niiden tuoman tiedon käyttäminen toiminnan kehittämiseksi on tärkeää. Järjestelmien tuomalla tiedolla voidaan toimintaa analysoida ja havaita toiminnan virhekohdat riittävän ajoissa, jolloin toiminnan korjaamiseen jää vielä aikaa. Työhön liittyy myös haastattelu, joka käsittelee julkisen ruokapalvelun toimipisteen siirtymistä liikelaitokseksi. Haastateltavana on ollut Jyväskylän kaupungin ruokapalvelun, Kylän Kattauksen, johtaja Sirkka-Liisa Ahonen. Haastattelun tarkoituksena on selvittää julkisen ruokapalvelun kehittymistä liikelaitostoimintaan siirryttäessä. Julkisen puolen liikelaitostoiminta on tällä hetkellä talouden seurantamenetelmiltään ja liiketaloudellisilta ajatuksiltaan lähimpänä yksityisen puolen talouden yritystyyppistä toimintaa. Julkisen ruokahuollon on valmistauduttava tulevaisuudessa yhä vaativampaan kilpailuun ruokapalveluiden tuottajien kesken, joten toimintaan on otettava mukaan uudenlasta taloudellista ajattelua. Liiketaloudellisen ajattelutavan avartaminen auttaa silloin, kun ruokapalvelutoiminta kilpailutetaan kunnan toimesta kaikkien halukkaiden palvelun tuottajien kesken. Tämänhetkiset kehittämisen kohteet ovat taloudellisen ajattelutavan muuttaminen liiketoiminnallisempaan suuntaan ja mahdollisen saavutetun vo i- ton käyttäminen oman toiminnan kehittämiseen tulevaisuuden toiminnan varmistamiseksi. Työ toimii virikkeenä herättämään kiinnostusta vaihtoehtoisiin toimintatapoihin. Nykyään jokaisella alalla kilpailu on kovaa, joten myös julkisen ruokapalvelun toimipisteiden on kiinnitettävä huomiota toimintaansa. On muistettava, että myös julkisen ruokapalvelun omat talouden seurantajärjestelmät ovat pitkällä, mm. suoritelaskelmien ja toimintolaskelmien suhteen, mutta silti kannattaa kokeilla myös vaihtoehtoisia talouden seurantamenetelmiä. Työn tarkoituksena on tutkia julkisen ja yksityisen ruokapalvelun talouden seurannan ominaispiirteitä ja pyrkiä niitä yhdistelemällä kehittämään julkisen ruokapalvelun talouden seurantajärjestelmiä uudella, liiketoiminnalli-

sella tavalla. Tulevaisuudessa kasvavan kilpailun takia on liiketoiminnallisen ajattelun lisääminen myös julkisen puolen toiminnassa tärkeää. 5

6 2 JULKINEN RUOKAPALVELU Julkinen ruokapalvelu on kuntien tuottama palvelu asukkailleen. Ruokapalvelu liittyy kuntalaisten peruspalveluihin. Ruokapalvelun tarkoituksena on tuottaa asiakkaiden tarpeista lähteviä laadukkaita, ravitsemuksellisesti täyspainoisia ateriapalveluja tehokkaasti ja taloudellisesti. Kun puhutaan hyvinvoinnin tuottamisesta, on muistettava julkisen ja yksityisen sektorin erilaiset peruslähtökohdat Yksityinen palveluntuottaja ei lähtökohtaisesti perusta toimintaansa oikeudenmukaisuuteen tai tasa-arvoon, vaan taloudellisen kannattavuuden arviointiin. Julkisen ja yksityisen sektorin erilaisuuden tunnustaminen on lähtökohta sille, että kaikkia yksityisen sektorin toimintatapoja ei voida sellaisenaan siirtää julkiseen hyvinvointipalveluiden tuottamiseen. Uusia toimintamalleja voi hyödyntää niiltä osin kuin ne ovat sovellettavissa julkisen ruokapalvelun olosuhteisiin, mutta on valittava tarkasti mihin toimenpiteisiin ryhdytään pitkällä aikavälillä. Julkisen ruokapalvelun taloudellisuutta on seurattava ja toimintaa kehittettävä silloin, kun kehittäminen on mahdollista. Mikäli kunta joutuu luovuttamaan ruokapalvelunsa jonkun muun hoidettavaksi, on se menettänyt suuren osan niistä mahdollisuuksista vaikuttaa asioihin, jotka sillä on aikaisemmin ollut. Siksi toiminnalle pitää miettiä vaihtoehtoisia kehitystapoja ulkoistamisen sijaan.(kunta-alan ammattiliitto 2005.) 2.1 Ruokapalveluiden luokittelu ja toimintamallit Nykyään kuntien ja kuntayhtymien ruokapalveluita voidaan talouden ja toiminnan itsenäisyyden suhteen luokitella neljään erityyppiseen toimintamalliin. Toimintamallit tämänhetkisessä määräjärjestyksessä ovat: 1. Määrärahasidonnainen yksikkö 2. Nettobudjetoitu tulosyksikkö 3. Kunnallinen liikelaitos 4. Kunnallinen yhtiö. (Ruokapalvelun kehityssuunnat 2002,18.)

7 Liiketoiminnan tarkoituksena on kattaa tavaroiden ja palveluiden myynnillä kokonaan tai osittain niistä aiheutuvat menot. Kunnan tai kuntayhtymän liiketoiminnan talouden ohjaus voidaan järjestää eri tavoin. Yleisin kunnallisen ruokapalvelun muoto on määrärahasidonnainen yksikkö. Määrärahasidonnaista yksikköä kuvaava toiminta on kunnan budjetissa määrätty menoerä käytettäväksi ruokapalveluun. Nettobudjetoidun yksikön toiminnassa otetaan huomioon vaikutusperiaate. Tällöin tulosalueen katsotaan olevan vastuussa vain niistä menoista ja tuloista, joihin se voi vaikuttaa. Talousarviossa määritellään taloudellisten tavoitteiden lisäksi toiminnalliset tavoitteet, joiden pohjalta varataan niiden vaatimat määrärahat ja tehdään tuloarviot. Nettoperiaate määräytyy, kun kunnanvaltuusto päättää talousarviossa toiminnan menojen ja tulojen erotuksen eli toimintakatteen joko määrärahana tai tuloarviona. Nettobudjetoinnin etuja ovat lisääntynyt liikkumavara toiminnassa sekä kuuluminen kunnan talousrakenteeseen. Nettobudjetointi auttaa tehostamaan yksiköiden toimintaa ja tästä johtuen parantamaan kunnan taloutta. Nettobudjetoitu yksikkö kykenee huole h- timaan paremmin juuri siitä kohderyhmästä mikä sille on tarkoitettu. Tällöin myös henkilöstö tuntee kohderyhmänsä paremmin ja kykenee toimimaan tehokkaammin. Toimintaa selkeyttämään ja ohjaamaan laaditaan ruokapalvelulle oma toiminta-ajatus, arvot ja visio. (Ruokapalvelun kehityssuunnat 2002,20.) On myös mahdollista eriyttää liiketoiminta talousarvioon itsenäisenä kokonaisuutena. Tällöin toimintaa kutsutaan liikelaitokseksi. Sillä on oma osansa kunnan hallinnossa ja taloudessa, omine kirjanpitoineen ja tilinpäätöksineen. Tämä ei ole kuitenkaan sama asia kuin yksityisesti toimiva liiketoiminta, sillä se ei ole yritystoiminnallisella tavalla kirjanpitovelvollinen tai oikeushenkilö. (Ruokapalvelun kehityssuunnat 2002,19.) Liikelaitos on liiketoimintaa harjoittava kunnan toimintayksikkö. Sen keskeisiä toimintaperiaatteita ovat menojen kattaminen maksutuloilla, investointien kattaminen maksutuloilla pitkällä aikavälillä, oma tuloslaskelma ja tase sekä talouden ja toiminnan itsenäisyys. Liikelaitos kuuluu kunnan organisaatioon, ja kunta voi asettaa siihen sijoitetulle pääomalle tuottotavoitteita. Samaan aikaan liikelaitoksen käytössä oleva omaisuus on kunnan omistuksessa. Liikelaitoksella on oma talousarvionsa, joka esitetään kunnan talousarvion liitteenä. Kunnallinen liikelaitos noudattaa julkisista hankinnoista säädettyjä lakeja. (Ruokapalvelun kehityssuunnat 2002,21.)

2.2 Ruokapalveluiden kehityslinjat 8 Kuntatyössä ruokapalvelualaa kehitetään jatkuvasti. Yhä useampi ruokapalvelua tuottava taho eriytetään omaksi tulosjohdetuksi alueeksi. Erityisesti pienissä kunnissa ha e- taan ratkaisua, joka organisoisi hajallaan olevan ruokapalveluiden tuottamisen. Nykyisissä ruokapalveluorganisaatioissa haetaan kehitystä resurssien hallinnassa, toimintaväljyydessä sekä talouden vastuullisuudessa. Pyrkimys on parantaa asiakkaan mahdollisuuksia vaikuttaa palveluun sekä selkiyttää ruokapalvelun roolia ruokapalveluketjussa. (Ruokapalvelun kehityssuunnat 2002,46.) Tämänhetkinen kehityssuunta riippuu kilpailuttamisen kiihtymisestä sekä mahdollisesta verkostoitumisesta ruokapalveluiden tuottamisessa. Useimmiten kilpailuttamisella pyritään saamaan säästöjä. Suurin osa kuntien ruokapalveluista on niukasti resur s- soituja, joten silloin tiukat säästöt ovat ylimitoitettuja. Samalla on muistettava kunnan talouden kannalta ruokapalvelun työllistävä vaikutus ja sen vaikutus kunnan talouden muodostumiseen. Kuntapalveluiden vähentyminen ja niiden siirtyminen ulkopuolisten huolehdittaviksi vaikuttaa pitkällä aikavälillä kunnan talouteen myös eläkepoliittisessa näkökulmassa. Kilpailutettaessa on muistettava suosia ennemmin pitkiä sopimuksia, sillä silloin luodaan paremmat edellytykset investoinneille, mikä auttaa toimintaa pysymään vaaditulla kehityksen tasolla. (Ruokapalvelun kehityssuunnat 2002,47.) Yhteistyö kunnan omien yksiköiden, muiden kuntien, eri alueiden ja seutuyhteisöjen kesken on monipuolistumassa ja lisääntymässä. Perinteisesti yhteistyössä on tehty yhteisiä hankintoja. Nykyään myös asiantuntijuuden hankinnassa ja tuotannon yhteistyössä ollaan kehittämässä yhteistyötä. Verkostointia sekä tilaus- ja toimituskanavia kehittämällä pyritään mahdollistamaan lähellä tuotettujen raaka-aineiden suurempi käyttö ja turvaamaan lähiseuduille työpaikkoja myös tulevaisuudessa. Verkostoitumisen takaamiseksi on kehittävä mahdollisia hankerahoituksia sekä tutkimus- ja kehittämistoimintaa myös jatkossa. (Ruokapalvelun kehityssuunnat 2002,47.) 2.3 Palvelutuotannon kilpailuttaminen Julkisen ruokatuotannon toiminnan ulkoistaminen on ollut vähäistä. Ulkoistaminen tulee lisääntymään tulevaisuudessa useilla aloilla, myös ruokapalveluissa. Toiminnan kannattavuutta mitattaessa ja kunnan toimintoja kehitettäessä myös kilpailuttaminen

9 on otettava huomioon. Suurissa kunnissa suhtaudutaan pieniä kuntia myönteisemmin kilpailuttamiseen. Pienissä kunnissa ei ole riittävästi palvelun tarjoajia tai toiminta ei pienuutensa takia kiinnosta palvelun tarjoajia. Myös henkilöstöpoliittiset kysymykset nousevat pienissä kunnissa helpommin pintaan. Silloin pelätään työpaikkojen menetystä. (Ruokapalvelun kehityssuunnat 2002,35.) Kokemukset kilpailuttamisesta herättävät voimakkaita reaktiota sekä puolesta että vastaan. Kilpailu edistää kustannustehokkuutta ja palvelun laatua, kuitenkin samaan aikaan mahdollisesti heikentäen palvelua ja lisäämällä epävarmuutta hyvinvointipalveluiden tarjonnassa. Tähänastiset kokemukset kilpailuttamisesta kunnissa ovat sekä myönteisiä että kielteisiä. Myönteisiä kokemuksia ovat kustannussäästöt, kilpailun uhan aiheuttama kunnallisen ruokahuollon toimintojen tehostuminen ja ruokatuotannon selkeämpi määrittely palvelun tarjoajilta ja käyttäjiltä. Kielteisiä kokemuksia kilpailuttamisen vaikut uksista ovat työmotivaation ja palvelun laadun laskeminen ja ongelmat asiantuntemuksessa sopimuksia ja tarjouspyyntöjä laadittaessa. (Ruokapalvelun kehityssuunnat 2002,35 36.) Kilpailuttamisella on omat edellytyksensä, vaaransa ja ongelmansa. Kilpailuttaminen ei saa olla itsetarkoitus. Toiminnalle on oltava perusteltu poliittinen päätös, jolle on selkeät tavoitteet. Kilpailuttamisen hoitaa sen osaava taho ja sillä on oltava käytössä perustiedot toiminnasta ja sen tavoitteista. Kilpailuttamispäätöstä tehtäessä on otettava huomioon kilpailutettavan palvelun todellinen markkinatilanne. Samalla on oltava selvillä mihin kustannustekijöihin kilpailuttamisella pyritään vaikuttamaan. (Ruokapalvelun kehityssuunnat 2002,39.) 3 JULKISEN RUOKAPALVELUN TALOUDEN SEURANTA 3.1 Suoritteiden laskenta Yritystoiminnassa on tärkeää tietää miten toiminnan tulot ja menot rakentuvat. Myös julkisen ruokatuotannon on pystyttävä todentamaan sekä esittämään käytännössä jollakin tavalla kilpailukykynsä. Tähän tarkoitukseen on kehitetty suoritelaskenta. Suoritelaskennan käsite tarkoittaa keittiössä tuotettavien tuotteiden määrittämisen suorit-

10 teiksi, joiden avulla voidaan verrata keittiöiden toimintaa. Suoritemittarin asteikolla lounas saa arvon yksi (1,00) oppilaitoksissa, päiväkodeissa ja kokopäivähoitolaitoksissa. Muiden ruokapalvelutuotteiden arvot määritellään erikseen suhteellisena osuutena lounaasta. (Efektia 1997, 14.) Sen jälkeen suoritteiden määrää verrataan saatuun rahamäärään, osuuteen kunnan budjetissa tai liikevaihtoon. Kunnalliset ruokapalvelutoimipisteet voivat erota toisistaan paljon. Toimipisteet eroavat toisistaan toimintatavoillaan, asiakasmäärillään sekä asiakasrakenteellaan. Suoritelaskennan avulla pyritään eri toimipisteitä ja niiden tuloksia saamaan vertailukelpoisemmiksi. Suoritteiden yhteismitallistaminen onnistuu muunto ja painokertoimilla. Toiminnan tuloksen muodostumisen vertailua tulee harjoittaa eri toimipisteiden välillä. Lisäksi tulee seurata myös omaa vuotuista kehitystä. Seurattavia kohteita ovat taloudellisuus sekä tuottavuus. Taloudellisuus ilmaisee miten paljon rahaa on käytetty suoritteiden aikaan saamiseksi. Tuottavuus ilmaisee suoritteiden ja tuottamiseen käytettyjen resurssien suhteen.(efektia 1997, 36 41.) Taloudellisuuden ja tuottavuuden arvioinneista saatavia lukuja voi käyttää toiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen. Taloudellisten tunnuslukujen avulla on budjetin sekä talousarvion laatiminen helpompaa sekä paremmin paikkansa pitävää. Tuottavuuden luvut määrittävät tuotteiden hinnoittelua. Jakamalla tuotteiden kustannukset osiin ja hinnoittelemalla ne yksittäin voidaan päästä yhä tarkempaan, toimintolaskentakohtaiseen hinnoitteluun. Jotta toiminta olisi mahdollisimman kannattavaa, olisi kustannusten oltava oikea-aikaisia. Liiallinen henkilökunnan määrä alentaa tuottavuutta. Oikeanlainen työmäärämitoitus on tärkeää hyvän tuottavuuden muodostumisessa. (Efektia 1997, 46 47.) 3.2 Kannattavuuden ja taloudellisuuden seuraaminen Jotta suurkeittiön toiminta olisi kannattavaa, tulisi toiminnan tavoitteita seurata. Tähän käy työvälineeksi erinäiset mittarit ja tunnusluvut. Pelkistä tunnusluvuista ei itsenään ole hyötyä, vaan niitä on verrattava ennalta laadittuihin tavoitteisiin, edellisvuosien tuloksiin sekä mahdollisesti toisen vertailukelpoisen yrityksen toiminnan tunnuslukuihin. Jotta tunnusluvuista olisi hyötyä, on niitä kerättävä pidemmältä aikaväliltä, sekä pidettävä samanaikaisesti mitattavat kohteet sekä mittaustavat yhtenäisinä. Sen jäl-

keen on mahdollista suorittaa tunnuslukuihin perustuvaa analysointia sekä tehdä johtopäätöksiä.(heikkinen 1995, 11.) 11 Julkisen ruokahuollon budjetti on sidoksissa talousarviossa myönnettyihin määrärahoihin. Yksityisen keittiön menestyminen taasen perustuu liiketaloudelliseen kanna t- tavuuteen. Molemmissa tapauksissa voidaan kuitenkin käsitellä liiketaloudellisen menestymisen mittaavia käsitteitä kuten kannattavuus, tuottavuus sekä taloudellisuus. Kannattavuus kertoo miten yrityksen saamat tulot kattavat yritystoiminnan menot. Kaikkien yritystoimintaan liittyvien kulujen jälkeinen osa tuloksesta on voittoa, mihin yritystoiminta tähtääkin. Julkisen ruokahuollon ensisijainen tavoite on pysyä budjetin antamissa rajoitteissa. Mikäli budjetti ylittyy, ei kannattavan liiketoiminnan tavoitteeseen olla päästy. Kannattavuutta voidaan mitata absoluuttisena (euromääräisenä) tai suhteellisena. Suhteellinen kannattavuus saadaan selville laskemalla erinäisiä tunnuslukuja liittyen sijoitettuun pääomaan, toiminnallisiin katteisiin tai voiton osuuteen tuloista.(heikkinen 1995, 12.) Tuottavuus määritellään tuotantotulosten ja tuotantopanosten välisenä suhteena. Tuotantotulokseksi keittotoiminnassa määritellään tuotettujen suoritteiden kokonaismäärä. Tuotantopanoksiksi luetaan toimintaan vaadittavat raaka-aineet, pääoma, työvoima, energia sekä informaatio. Toiminnan taloudellisuutta voidaan kutsua myös toiminnan tehokkuudeksi. Siinäkin on tavoitteena tuottaa suoritteita ennalta määrätyillä ja arvioiduilla kustannuksilla. Mitä tehokkaampaa toiminta on, sitä kannattavampaa se myös on. Taloudellinen toiminta edistää kannattavaa toimintaa, muttei kuitenkaan takaa sitä. (Heikkinen 1995, 13.) Kannattavuuden mittaamisessa työvälineenä käytetään katetuottolaskelmaa. Katetuottolaskennassa tärkeää kiinnittää huomiota siihen, että tuotot ovat riittävän suuret muuttuviin kustannuksiin verraten, jolloin katetuotto on riittävän suuri kattamaan kiinteät kustannukset, mikä taasen mahdollistaa voiton saavuttamisen. Katetuoton riittävyyden arvioinnin helpottamiseksi sille voidaan asettaa prosentuaalinen osuus tuotoista joka sen tulee kattaa. Tämä rajaa samalla kuinka suuri osuus kiinteillä kustannuksilla saa olla tuotoista. Tätä katetuoton prosentuaalista osuutta voidaan käyttää apuna laadittaessa budjettia toiminnalle. Yksityinen keittiö tavoittelee mahdollisimman suurta voittoa, jolloin kateprosentti on oltava korkea. Julkishallinnon keittiöissä vähim-

12 mäistavoitteena oli päästä nolla tulokseen, jolloin budjetissa on pysytty. Tämän nolla budjetin saavuttamiseksi, missä kiinteät kustannukset katetaan katetuotolla tekemättä voittoa, voidaan käyttää katelaskennassa kriittisen pisteen tunnusluku laskelmaa. Kriittinen piste (krp) määräytyy kateprosentin ja kiinteiden kustannusten suhteesta. (Heikkinen 1995, 13 14.) Tuottavuuden ja taloudellisuuden mittaaminen eroaa ravitsemisalan liiketoiminnallisissa yrityksissä ja julkishallinnon toimipisteissä. Liiketaloudellisessa toiminnassa mitataan myyntiä, erilaisia katteita kuten myynti-, palkka-, käyttökatetta. Julkishallinnon toimessa mitataan suoritteiden lukumäärää, palkkaa, työmäärää sekä kustannuksia. Näitä asioita verrataan toiminnan ajanjaksoihin, jolloin saadaan alalle ominaisia tunnuslukuja. Julkishallinnon toimessa ongelmaksi ilmenevät toimipisteiden erilaisuus, mistä johtuen eri toimipisteet eivät välttämättä ole vertailukelpoisia samoilla tunnusluvuilla. Suoritelaskenta pyrkii muuttamaan toimintaa yhteismitalliseksi. (Heikkinen 1995, 16.) Suoritelaskennan ohella katetuottolaskennan käyttäminen voisi selkeyttää taloudellisen tuloksen muodostumista. Suoritelaskennan ongelmana on vertailukelpoisuuden heikkous johtuen mm. suoriteseurantojen erilaisuudesta eri toimipisteissä sekä toimipisteiden koon suuresta vaihtelusta. Katetuottolaskelmalla ovat jo vakiintuneet laskentaperusteet ja niiden tuottamien tunnuslukujen avulla olisi julkisen ruokapalvelun keskenään samantyyppisten toimipisteiden vertailu helpompaa. Yksityisen puolen talouden seuranta menetelmiä on käytetty jo vuosia ja ne on todettu hyvin käyttökelpoisiksi. Tästä syystä niitä tulisi hyödyntää myös julkisen ruokapalvelun piirissä. Julkisen ruokapalvelun vertailukohtana voisi pitää yksityiseltä puolelta henkilöstöravintoloita sekä niiden saavuttamia taloudellisia tunnuslukuja. Julkisen puolen korkean yhteiskunnallisen tavoitteen ja voiton tavoittelemattomuuden puitteissa katelaskentaa on hieman muokattava julkiseen ruokapalveluun sopivaksi. Tämä tarkoittaa mahdollisesti katelaskelman tuloksen tähtäämistä vain kriittisen pisteen tasolle. Tunnuslukujen seuraaminen edellyttää niihin liittyvää seurantajärjestelmää. Seurausjärjestelmän luomiseksi tulee kerätä toiminnasta tietoa pidemmältä aikaväliltä. Myynnin seuraaminen kertoo toiminnan määrästä, kustannusten seuraaminen budjettiin verraten kertoo toiminnan kannattavuudesta. Kun tietoa on riittävästi ja se on luotettavaa, voidaan sitä analysoida. Seurantajärjestelmien avulla toimintaa voi parantaa ja kehit-

13 tää entisestään. Niiden avulla voidaan myös kehittää yhä uusia toimintastrategioita sekä suunnitella toiminnan tulevaisuutta. Päivittäisessä toiminnassa seurantajärjestelmät helpottavat tavoitteiden asettamista sekä motivoivat työn tekemistä. Tunnuslukuja on myös tarkasteltava kriittisesti. Myynnin ja tehokkuuden seuranta ei kerro välttämättä toiminnan laadusta ja kannattavuudesta. Prosenttiosuuksien lisäksi toiminnan kannattavuudesta kertoo rahallinen voitto, joka yritykselle jää. Tunnusluvut ja suoritteet eivät kerro valmistukseen kulunutta aikaa, mistä johtuen on hyvä olla myös muita mitattavia kohteita. (Heikkinen 1995, 20.) Julkisen ruokahuollon on kehityttävä koko ajan, jotta se pystyy vastaamaan kilpailun tuomiin haasteisiin. Vähäinen liiketaloudellinen ajattelu sekä laskentatoimen hallitsemattomuus haittaa toiminnan jatkuvuutta. Kun toimintaa rationalisoidaan ja asioihin puututaan ajoissa, on säästökohteiksi helpompi asettaa muitakin kuin henkilöstön vähentäminen, mikä ei ole alan kehityksen kannalta hyvä asia. Toiminnan lähtökohtana on se, että toiminnan on oltava kannattavaa. Tämä edellyttää johtajilta toiminnan rakenteen tuntemista, sekä suunnittelu-, ja markkinointityötä tuottavuuden parantamiseksi. Kun toiminta kannattaa, on mahdollisuus investoida, mikä taasen edesauttaa toimintaa tulevaisuudessa. Kannattavuus luo pohjan yrityksen tai yksikön kilpailukyvyn ja tuottavuuden nousulle. Seurantajärjestelmien avulla on mahdollisuus löytää kustannussäästöjä sekä parantaa tuottavuutta. Kustannuksia voi alentaa rationalisoimalla työtä, tehostamalla toimintaa, kehittämällä toimintaa sekä alentamalla kustannuksia. Tuottavuutta parannetaan lisäämällä myyntiä, parantamalla palvelua sekä tehostamalla tuotekehitystä. (Heikkinen 1995, 24.) Henkilöstöravintolaketjut valtaavat tilaa julkiselta ruokahuollolta. Ruokapalveluiden kilpailuttaminen kunnissa sisältää poliittista pelkoa. Jos kunnan ruokahuoltona toimii ulkopuolinen ravintolaketju, on pelkona työpaikkojen menetys sekä palvelun että ruoan laadun heikkeneminen. Kunnallisen ruokahuollon jatkumiseksi on toiminnan kehityttävä ja vastattava kilpailun vaatimiin haasteisiin. Toiminnan on kehityttävä ja asenteiden muututtava haasteita, tehokasta ja kannattavaa toimintaa, vastaaviksi. Keittiöissä on tälläkin hetkellä tärkeä voimavara, henkilöstö, jota kehittämällä se on mahdollinen kilpailuttamisen edellyttämiin haasteisiin. (Heikkinen 1995, 27.)

14 3.3 Julkisen ruokapalvelun nykytila ja kehitysnäkymät Useassa kunnassa on siirrytty nettobudjetoituihin tulosyksikköihin, koska ne reagoivat nopeammin muuttuviin asiakastarpeisiin kuin määrärahasidonnainen toimintayksikkö. Nettobudjetoitu yksikkö jakaa sille budjetoidun euromäärän itse eri kustannuserille. Näin ollen nettobudjetointi mahdollistaa kustannusten kohdentamisen asiakastarpeen muutoksiin nähden. Nettobudjetoituun talouden hoitoon siirtyminen lisää toiminnan kustannustietoisuutta ja parantaa laskentajärjestelmiä. (Ruokapalvelumarkkinat 2004, 19.) Kuntien ruokapalveluiden kilpailuttaminen on viime aikoina ollut vahvasti esillä. Suomessa kilpailutuksen vaikutukset ovat muuttaneet lähinnä vain pienien kuntien ruokapalveluiden tilannetta. Tällöin ruokapalveluita on ulkoistettu yksityiselle toimijalle tai niitä on siirretty toisen kunnan ruokapalveluorganisaatiolle. Ulkoistaminen on ollut lähinnä pienien kuntien ratkaisu toiminnan kehittämiselle. Ulkoistamisen taustalla tulee olla analyysi palvelutuotannon kustannuksista, tehokkuudesta ja laadusta, sillä ulkoistamisen perusteena eivät voi olla pelkästään kustannussäästöt. Kuntien ruokapalveluiden lisäksi valtakunnallisia ruokapalveluiden tarjoajia ovat Amica, Sodexho ja ISS, jotka myös kilpailevat kuntien ruokahuoltojen asiakkaista. (Ruokapalvelumarkkinat 2004, 22.) Ruokapalveluiden tuottavuus vaihtelee suuresti eri kuntien välillä. Vaihtelua tapahtuu myös kuntien sisällä eri toimipisteiden välillä. Suuren vaihtelun lisäksi tuottavuus on myös melko alhaisella tasolla. On myös kuntia, joiden tuottavuus on erinomainen, mutta tämä ei auta keskiarvoa nousemaan tavoitteiden mukaiselle tasolle. Epäviralliset tavoitteet on asettanut mm. Kuntaruokailun asiantuntijat ry. Tuottavuuteen vaikuttaa vahvasti se, miten peruspalvelut ovat järjestetty. Mikäli peruspalvelut ovat hajautettu, on ruokapalveluiden tuottavuus alhaisempi. Ruokapalveluiden koon kasvaessa myös tuottavuus pääsääntöisesti kasvaa. Tästä johtuen on tuottavuus alhaisimmillaan pienillä kyläkouluilla, missä on vähän oppilaita ja mitkä ovat kaukana keskuskeittiöstä. Jotta heikon tuottavuuden omaavia toimipaikkoja pystytään parantamaan, tulee ruokapalveluprosessi suunnitella uudelleen suunnittelusta ja tuotannosta jakeluun asti. Suurempien tuotantoyksiköiden tuottavuuden nostaminen lähtee esimiestyöstä. Tuotta-

vuuden kehittämisessä kannattaa hyödyntää uusia työtapoja ja menetelmiä sekä tietotekniikkaa ja järjestelmiä. (Ruokapalvelumarkkinat 2004, 30 32.) 15 Julkisen ruokahuollon tavoitteena on tuottaa hyvinvointia asiakkailleen ilman voiton tavoittelua. Kuitenkin myyminen ulkopuolisille ilman katetta on resurssien haaskausta. Niukat resurssit tulee käyttää tarkoituksen mukaisesti ja kustannuslaskennalla sekä seurantajärjestelmillä on voitava osoittaa toimintansa kilpailukykyiseksi. Jotta oma toiminta säilyy kilpailukykyisenä ja kannattavana, tulee ruokapalvelun ulosmyyntiä kehittää voitokkaampaan suuntaan. Tällä hetkellä kolmannes Suomen ruokapalveluista voi tehdä myyntitarjouksia oman kunnan ulkopuolisille asiakkaille. Ulosmyynti tapahtuu pääasiassa juhlapalveluiden tuottamisena asiakkaille ja ruokapalveluiden tuottamisena kunnan alueen yksityisille päiväkodeille. Myyntivoittojen käyttäminen omaan tarpeeseen, kuten henkilöstön kehittämiseen ja palkitsemiseen tai tuottavuusinvestoinneilla tuottavuuden nostamiseen, on harvinaista. Pääasiassa voittovarat tilitetään kunnan yleisille tulotileille tai nettobudjetoiduissa yksiköissä säästetyt varat palautetaan kunnan omille käyttöyksiköille. (Ruokapalvelumarkkinat 2004, 37 38, 65.) Hankittujen myyntivoittojen käyttäminen omaan toimintaa kaupungille tilittämisen sijaan voisi olla tulevaisuudessa kannattavampaa. Tulojen käyttäminen omaan toimintaan auttaisi toiminnan kehittymistä ja parantaisi samalla toiminnan jatkuvuutta tulevaisuudessa. Taloudellisuuden ja tehokkuuden tunnuslukujen seuraaminen ja asiakastyytyväisyyden varmistaminen ovat myös ruokapalvelualan elinehto. Tällä hetkellä puolet Suomen kunnista seuraa järjestelmällisesti ruokapalvelun taloudellisia tunnuslukuja. Keskisuurien kaupunkien osalta talouden seurantajärjestelmiä käyttää 60 % kunnista. Pelkkä taloudellisten mittareiden seuraaminen laiminlyö asiakkaiden odotuksia. Tuotantokustannusten kurissapitämisen lisäksi tulee toiminnassa painottaa laadunvalvontaa ja hallintaa sekä työnohjausta parempien tulosten saavuttamiseksi. Tällä hetkellä ruokapalveluilla ei ole vielä käytössä järjestelmää, millä voitaisiin seurata asiakaspalautteista vertailukelpoisia tuloksia eri organisaatioiden kesken. Myös suoritelaskentaa tulee kehittää koko suomen alueella yhtenäisempään suuntaan vertailukelpoisuuden parantamiseksi. (Ruokapalvelumarkkinat 2004, 55, 65.) Ruokapalveluiden kilpailuttamisen haasteisiin vastaamiseen auttaa ruokapalvelun tuotteistus. Tällöin tehdään jokaiselle segmentille oma, palvelutarpeen vaatima, palve-

16 lukonsepti. Asiakastarpeen mukainen palvelukonseptitoiminta edesauttaa kehittämistoimenpiteitä, mikä lisää mahdollisuutta kilpailla kannattavasti. Tuotteistamisen aikana tehdään palvelustrategia, tuoteluettelo, -valikoima, -sisältö ja prosessikuvaukset. Julkisen ruokapalvelun tuotteistamisprosessi on verrattavissa yksityisen yrityksen liikeidean valmistumiseen. Palvelun tuotteistaminen auttaa kustannustehokkuuden ja palvelun laadun parantumisessa sekä kehittää kumppanuutta palvelun tilaajan ja tuottajan välillä. Tuotteistetun palvelun hinnoittelu on helpompaa. Tällöin myös palvelun tilaaminen, laskutus ja hinta-laatusuhteen seuranta helpottuu. Tällä hetkellä puolet Suomen kuntien ruokapalveluista eivät ole tuotteistaneet palveluitaan. (Ruokapalvelumarkkinat 2004, 66 67.) 4 TALOUSHALLINTO YRITYKSEN TOIMINTOJEN APUNA 4.1 Laskentatoimi yrityksessä Laskentatoimi toimii yrityksen johdon ja esimiesten apuvälineenä yrityksen johtamisessa. Te hokkaasti käytettynä se on hyödyllinen työkalu yritystä koskevia suunnitelmia ja päätöksiä tehtäessä. Laskentatoimi auttaa selvittämään yrityksen kannattavuuteen, taloudellisuuteen ja rahoitukseen liittyviä asioita. Kannattavuuden edellytyksenä on se, että yritys tarjoaa hyviä tuotteita ja palveluksia hintaan, jonka kuluttaja on va l- mis maksamaan. Taloudellisuutta seurataan mittaamalla osto-, palvelu-, ja valmistusvaiheessa mm. säästäväisyyttä ja tehokkuutta. Laskentatoimella mitataan, miten kannattavuus ja taloudellisuus ovat rakentuneet ja miten niitä voitaisiin parantaa. Laskentatoimi ei saa aikaan kannattavuutta, vaan se osoittaa, miten kannattavuus ja taloudellisuus rakentuvat ja mitkä asiat siihen vaikuttavat. (Hallamaa 1997, 171 172.) Laskentatoimi jaetaan yrityksissä sisäiseen ja ulkoiseen laskentatoimeen. Sisäisen laskentatoimen tarkoituksena on ohjata yrityksen sisäistä päätöksentekoa. Näitä laskelmia eivät yrityksen ulkopuoliset tahot näe. Laskelmat laaditaan yrityksen johdon päätöksentekoa ja toimenpiteitä varten, jolloin niille on ominaista mahdollisen täsmä l- linen todellisen taloudellisen tilan kuvaaminen. Ulkoisen laskentatoimen laskelmat tehdään muiden sidosryhmien tiedontarpeiden täyttämiseksi. Yrityksen pitää myös lakisääteisesti luovuttaa toiminnastaan taloudellista informaatiota. Pakollisia ilmoituk-

17 sia toimitetaan viranomaisille, kuten verottajalle ja kaupparekisteriin. Vapaaehtoisia ilmoituksia toimitetaan yhteistyökumppaneille päätöksenteon tueksi. Koska informaatiota suunnataan mm. sijoittajille ja omistajille, ja näihin laskelmiin on mahdollisuus vaikuttaa tulosta parantavasti, pyritään tuloksista luomaan sisällöltään yrityksen kannalta mahdollisimman edullisia, olosuhteet huomioon ottaen. (Hallamaa 1997, 173.) Laskentatoimen kaksi päätehtävää ovat tietojen keräämis- ja rekisteröintitehtävä sekä tiedon hyväksikäyttötehtävä. Tietojen keräämis- ja rekisteröintitehtävä on toteavia laskelmia, käytännössä kirjanpitoa ja sitä täydentävää kustannus- ja tuottolaskentaa. Kirjanpidossa näkyvät yrityksen ja ulkomaailman väliset tapahtumat, menot, tulot, maksut sekä niiden oikaisuerät. Kaikki muu laskeminen perustuu juuri kirjanpidon antamiin lukuihin. Kustannus- ja tuottolaskelmien avulla pyritään saamaan selville tarkempia tietoja tuotteiden ja palvelusten aikaansaamiseen, varastointiin ja myyntiin liittyvistä taloudellisista tapahtumista, kuin liikekirjanpidon avulla on mahdollista. Kustannus. ja tuottolaskelmat eivät ole lakisääteisiä. Niiden tarve riippuu yrityksen yksityiskohtaisemman tiedon tarpeesta päätöksenteon tueksi. (Hallamaa 1997, 174.) Pelkkä tiedon kerääminen ilman, että sitä hyödynnetään, on turhaa. Tiedon hyväksikäyttötehtävän tarkoituksena on tehdä laskelmia ja selvityksiä yrityksen toimintaa varten. Laskelmia tarvitaan yritystoiminnassa suunnitteluun, tarkkailuun ja informointiin. Suunnittelua vaativat eri vaihtoehtojen keskinäiset vertailut joita suoritetaan vaihtoehtolaskelmilla. Suunnittelua vaativat mm. henkilöstä, laitteistoa, tuotteita koskevat hankinnat. Suunniteluun liittyvät myös tavoitteiden asettaminen ja seuraaminen, kun on toimittu valittujen suunnitelmien mukaan. Tällöin käytössä ovat tavoitelaskelmat, jotka seuraavat budjetteja ja standardeja. Tarkkailulla varmistetaan tasapaino kannattavuuden, taloudellisuuden ja rahoituksen välillä. Tarkkailun tulokset antavat tietoa, minkä avulla toimintaa voi suunnitella ja samalla myös välttää toistamasta aikaisemmin tehtyjä virheitä. Yrityksestä ulospäin annettava informaatio voi olla pakollista, välttämätöntä tai vapaaehtoista. Yrityksen voitonjaon tulee perustua myös laskelmiin. Ne voivat perustua mm. kirjanpidon tilinpäätökseen. (Hallamaa 1997, 175.) Laskentatoimen hyödyllisyyden varmistamiseksi päätöksenteon apuna on tietoa kerättävä jatkuvasti ja järjestelmällisesti koko laskentakauden ajan. Tämän toteuttamisessa auttaa, jos siihen on luotu tietyt rutiinit. Jotta kehitystä voitaisiin seurata, tulee raporttien olla ainakin kuukausittaisia. Kuukausittaisissa laskelmissa on myös hyvä näkyä