Tieto- ja palvelutalouden laitos / logistiikka Luento 11 e-hankinnat Oston sähköistyminen Erilaista teknologiaa Miten sähköistämisessä tulisi edetä? Case Betapharm
Oston sähköistyminen
Osto pikkuhiljaa teknologistunut
ja kehitystä mahdotonta pysäyttääj
Hankintaprosessi sähköistynyt laajalti e-sourcing potentiaalisten uusien toimittajien löytäminen (esim. markkinapaikoilta) e-informing toimittajatietojen hallinta (esim. laatusertifikaatit, taloudellinen tilanne) e-tendering sähköinen RFI, RFP, RFQ prosessi (lähettäminen, vastaanotto, tiedotus) e-reverse auction ostaja kutsuu toimittajat kilpailemaan kysynnästä yhteiselle hinta-areenalle e-collaboration piirustusten, myyntiennusteiden jne. jakaminen, tiedotuspalstat, kokoukset e-mro tarvikehankintatoiveiden välittäminen, hyväksyttäminen, tilaaminen ja maksu OSTO 17 Luento 11 5
Sähköistystä kaikissa hankintakategorioissa
Tavoitteena sähköistää melkein kaikki? - case IBM - 32000 toimittajaa 1 markkinapaikka sopimusvalmistajat ja 300 komponenttitoimittajaa 280 nettikatalogia 95% nettiostoja $40.3 miljardia 99% nettilaskuja
Sähköistämisellä haetaan tuttuja etuja Alhaisempi hinta laajempi potentiaalinen toimittajajoukko (eli kovempi kilpailu) huutokauppojen hintaläpinäkyvyys (eli tehokkaat markkinat) Tehokkaampi prosessi (aika, kustannus, riskit) nopeampi tiedonvälitys ja -käsittely prosessien toistettavuus ja automatisoinnin hyödyt helpompi seuranta ja oikeiden sis.toimintatapojen varmistaminen Parempi laatu uudet, paremmin tarpeeseen vastaavat toimittajat selkeämpi toimittajavertailu Kehittyneempi päätöksenteko standardoitu ja läpinäkyvä prosessi, selkeä viestintä tiedonhallinta ja analysointityökalut OSTO 17 Luento 11 8
Sähköisyyden vaikutus transaktiokustannuksiin Kustannus Kuvaus Potentiaalinen e-kauppavaikutus Etsintäkustannukset (Search costs) Kustannukset, jotka liittyvät myyjien ja ostajien toistensa löytämiseen. Yksinkertaisilla web-etsintä mahdollisuuksilla on jo vaikutus. Organisoiduilla emarkkinapaikoilla voi olla suurikin vaikutus näihin kustannuksiin. Informaatiokustannukset Päätöksentekokustannukset (Decision costs) Hintaneuvottelu kustannukset (Bargaining costs) Kauppaehtojen neuvottelukusta nnukset (Policing costs) Toimeenpanokustannukset (Enforcement costs) Kustannukset, jotka johtuvat myyjän tarpeesta opettaa ostajaa koskien myyjän tuotteita ja palveluita. Kustannukset myyjälle ja ostajalle, jotka liittyvät suoraan myynti/ostopäätökseen, esimerkiksi myyntipuhelu. Kustannukset, jotka liittyvät ostajan ja myyjän neuvotteluihin ja lopullisen hinnan ja kauppaehtojen saavuttamiseen. Sopimuksen ja sen ehtojen toteutumisen (laatu on haluttu, toimitusaika pitää, jne.) varmistamisen kustannukset Kustannukset molemmille osapuolille, jotka koituvat oikaisun tarpeesta myynti/ostosopimukseen. Web-pohjainen tieto, online-keskustelu asiantuntijoiden kanssa, etäopiskelu vähentävät tarvittavan opin viemistä potentiaalisille ostajille. Myyjä voi tarjota web-pohjaista informaatiota (esim. asiakas case - tapauksien esittelyjä) ja online keskustelumahdollisuuden asiantuntijoiden B2B toiminnassa e-collaboration työkalut (sähköposti, keskustelutietokannat, jne.) voivat supistaa sopimusneuvotteluprosessia. Myyjän puolelta yksiselitteinen kommunikaatio auttaa vähentämään väärinkäsityksiä siihen liittyviä kustannuksia. Esimerkiksi myyntitransaktion yhteydessä voidaan laittaa kaupan ehdot verkossa tapahtuvan ostoprosessin yhteyteen niin, että ostajan on ne luettava. Vahvistus sähköpostit varmistavat, että molemmat osapuolet ymmärtävät, mitä on ostettu ja milloin se toimitetaan. Online asiakaspalvelu voi vähentää näitä kustannuksia. Tietojärjestelmillä voidaan varmistaa, että valitukset menevät perille oikeille ihmisille ja että ne hoidetaan oikein ja nopeasti.
Oston aktiviteeteista 70% strategista
Teknologia yleensä osa kokonaiskehitystä - case British Airways ja ohjeet osto-osastolla - Vähennä ostohenkilöstöä Vähennä ostokustannuksia 5% säästöä 250 miljoonaa euroa Nosta nettitilaukset 80%:iin tuolloin 40% tehtiin elektronisesti tavoitteena oli rakentaa 200 katalogia Laske transaktiokustannukset 15 euroon per tilaus Vähennä toimittajia 85% 14000Ł 2000 Kehitä toimittajasuhteita Luo haastava ja palkitseva työympäristö J
Erilaista teknologiaa
Organisaatioiden välinen tiedonsiirto - electronic data interchange - Käytetään kahden organisaation väliseen standardimuotoisten dokumenttien siirtoon tilauksia, laskuja, lähetyslistoja ja muita maksuohjeita. EDI:n avulla saavutetaan tehokkuutta paperittomuus, virheettömyys, tiedon kertasyötteisyys, nopeus Vaatii melko paljon etukäteisjärjestelyjä esim. tiedonsiirtolinjat ja standardienluonti (mahdollistavat eri organisaatioiden tietokoneiden välisen informaation vaihdon) Ongelmana kustannukset, joustamattomuus, ohjelmointikieli ja verkon suljettu muoto hinta noin 2-20 kertaa XML-pohjaista järjestelmää kalliimpi OSTO 17 Luento 11 13
Teknologian avulla parempaa kuluanalyysiä Kuluanalyysi kehittämisen ennakkoehto yllättävän harva tietää mihin rahat oikein kuluvat! ainoa tapa selvittää luvattujen kustannussäästöjen toteutuminen Kuluja analysoidaan usealla eri tasolla yksiköiden välisistä hankinnoista tuoteryhmä- ja nimiketasolle asti analyysi paljastaa usein suuria eroja nimikkeiden ostohinnoissa Rahamäärien lisäksi analysoidaan toimittajakunnan laajuutta ja ostojen kontrollia esim. kuinka suuri osuus ostoista on keskitettyjä / kilpailutettuja Tietojen standardoimattomuus ollut ongelma tietoa monessa paikassa ja luokittelutavat vaihtelevat sekä keruu- että luokitteluvaiheessa usein paljon käsityötä IT:n kehitys mahdollistamassa melko hyvän reaaliaikaisuuden OSTO 17 Luento 11 15
1. Kuluanalyysi 2. Keskitetyt sopimukset 3. e-tilaukset
Ostokortit varsin yksinkertaista tekniikkaa Ostajien aikaa menee turhan paljon pienten hankintojen (alle 1500 ) tekemiseen 80% transaktioista, 20% ostoista, 80% ostajan ajasta Ostokorteilla tehostetaan hankintaprosessia pitkän hyväksymisprosessin välttäminen säästää rahaa ja aikaa Toimivat henk.koht. luottokorttien tavoin toimittaja saa maksun ostokorttiyritykseltä, joka lähettää yhden laskun kuukausittain palvelua käyttävälle yritykselle (laskussa näkyy päiväys, ostopaikat, korttinumerot, summa ja ostokoodit) Pieniä eroja luonnollisesti tavallisiin kortteihin hankintoja voidaan rajata vain tiettyjä koodeja käyttäviin toimittajiin hankintojen kerta- ja kokonaisostomääriä voidaan myös rajoittaa hankintatiedot saatavilla elektronisesti heti oston jälkeen OSTO 17 Luento 11 17
Ostokorteilla merkittäviä kustannussäästöjä - case Ernst &Young ja American Express - Tilausosto Ostokorttiosto Ostokorttiosto ja www Ostaminen 59,00 12,00 3,40 Maksaminen 12,00 0,57 0,34 Tiedon hallinta 19,00 9,14 0,70 90,00 21,71 4,44 Ostokustannuksissa mahdollisuus säästää 95% OSTO 17 Luento 11 18
Katalogit nostavat prosessitehokkuutta Käyttäjät tilaavat tarvitsemansa nimikkeet klikkaamalla sähköisissä tuoteluetteloista helpottaa arkea ja päätöksentekoa; ei tarvitse kiertää kauppoja, ovat sopimustuotteita, sopimushintaisia ja luvallisia ostaa J standardoi myös yrityksen sisällä olevia erilaisia tilaamistapoja Vähentää oston operatiivista työnluonnetta painopiste toimittajavalinnassa ja keskitetyissä sopimuksissa Taloushallinnon jalkatyö vähenee laskut täsmäävät tilauksiin, tiedonkeruu ja raportointi helpottuu... sisäisten tilausten tapauksessa eliminoi erillisjärjestelmien tarpeen ja laskujen tekemisen (automaattiset kirjanpitoviennit) Katalogien ylläpitovastuu usein toimittajilla koulutuksen lisäksi päivittäistä toimintaa edesautetaan sanktioilla OSTO 17 Luento 11 19
Ostamisen uudet muodot - erilaiset B2B-liiketoimintamallit - Myyjäpuolen e-kauppa S B B B B S S S DP B B B B B B B B Markkinapaikka B S S s B B B B s S X B s s B B S S S S S Jakeluportaali Hankintaportaali S S S S PP B B B Ostajapuolen e-kauppa S S S S B Huutokaupat Käänteiset huutok. Sopivin liiketoimintamalli riippuu luonnollisesti toimialan rakenteesta ja tuotteen ominaisuuksista OSTO 17 Luento 11 21
Historiakatsaus B2B markkinapaikkoihin Lupaukset Laajempi joukko ostajia ja myyjiä Nopeampi, kätevämpi ja halvempi prosessi ostoprosessin rationalisointi tehokkuus nousee Toimitusketjun tehokkuusvaikutuksia parempi kommunikaatio, suunnittelun aikaistuminen, nopeammat sykliajat, alhaisemmat varastotasot, JITtöidenjärjestely, ylimääräisten resurssien väheneminen parempi asiakaspalvelu Mahdollisuus ydinprosesseihin keskittymiseen ulkoistaminen ja kyvykkyys Todellisuus Melkein kaikki olivat pelkästään spot-markkinoita nykyiset suhteet unohdettu Rajallinen toiminnallisuus suurin osa vain tilauskanavia Yrityksiä ei suuremmin kiinnostanut liittyä markkinoihin yksipuoliset markkinat transaktiopalkkiot, tiedon jakaminen, hintakilpailu jne. ei sopinut yhteen toimintatapojen kanssa esim. ostostrategia Valtava likviditeettikriisi ostojen osuus ei noussut yli 1% MRO-tuotteet ainoa pieni poikkeus OSTO 17 Luento 11 22
Historiakatsaus B2B markkinapaikkoihin Palvelun laajennus Toiminnallisuuskehityss Koko sopimuksen tekeminen verkossa online-neuvottelut, maksujärjestelyt jne. Uusia lisäarvopalveluita informaatio, rahoitus, logistiikka, backend tietojärjestelmät, toimittajien sertifikointi, päätöksentekoapuvälineet, omistusoikeuskysymykset, konfliktien ratkaiseminen jne. Fokusointi ketjun integraatiokysymyksiin yhteinen tuotesuunnittelu, tiedon jako, SCM-koordinointi Asiakkaiden tarpeiden ymmärtäminen nykyisten suhteiden säilyttäminen (esim. privaattimarkkinat) kehittyneet toimintalogiikat esim. sopimushinnat, kiintiöt tuotevalikoiman räätälöinti Räätälöityjä ominaisuuksia (esim. omat portaalit) Personoitu asiakaspalvelu lojaalisuusohjelmat, 1-to-1 markkinointi, asiakkaiden säilyttämisen järjestelmät Uudet teknologiat monimuuttuja hintatiedustelut OSTO 17 Luento 11 23
Käänteiset huutokaupat muodikkaita Primäärisenä tavoitteena alhaisemmat hinnat vaikutus myös prosessikustannuksiin ja -nopeuteen! Sopii transaktiopainotteisiin hankintoihin selkeät speksit ja tarjontaerot vähäisiä, laaja ja kilpailtu markkina (ylimääräinen kapasiteetti plussaa), selkeä säästöpotentiaali, ei suhde-/yhteistyötarvetta, alhaiset vaihtamiskustannukset, lyhyet sopimukset, yksinkertaiset toimitusaikataulut, ennustettava hintakehitys, keskitetty hankinta, tarpeeksi aikaa organisoida kilpailu Toimittajat eivät yleensä kauhean innoissaan kuka nyt hinnankilpailusta tykkää, mutta on vapaaehtoista J uudet asiakkaat, tietoa kilpailukyvystä, vähentää epävarmuutta Saattavat olla myös osa pidempää prosessia! osallistuvat mahdolliset toimittajat etukäteen valittu ja tarkastettu huutokaupassa vain hinta, lopullisessa päätöksessä muutakin OSTO 17 Luento 11 31
Toteutuksessa sisäisiä ja ulkoisia huomioita - case Pfizerin ohjeet huutokauppojen aloittamiseen - 1) Vakuuta ja sitouta kategorian sidosryhmät 2) Oston otettava vastuu onnistumisesta 3) Valitse sopivin tekninen ratkaisu 4) Tee varasuunnitelma (esim. RFP-prosessi) 5) Argumentoi hyötyjä sisäisesti (esim. prosessinopeus) 6) Selitä sisäisesti säännöt/prosessi (esim. ei halvin hinta) 7) Valmistele toimittajakanta uuteen toimintatapaan 8) Kutsu huutokauppaan vain tosissaan olevat 9) Varmista osallistuminen (ilmoitus/alkutarjous) 10) Seuraa huutokauppaa ja ole tavoitettavissa 11) Markkinoi tilaisuutta (kutsu ylin johto seuraamaan) 12) Tilastoi saadut hyödyt ja vaikutukset OSTO 17 Luento 11 32
Liikkeelle lähdettiin helpoista kohteista 11.11.2005 Infokirje toimittajille 16.11.2005 Tietopyyntö vaatimuksineen toimittajille 24.11.2005 Toimittajakoulutus sovellukseen 25.11.2005 Testihuutokauppa 30.11. 2005 Huutokauppa 1.12.2005 Toimittajavalinta tiedoksi toimittajille
Miten eri hankinnat sopivat huutokauppoihin Saatavuus Vaikea Pullonkaulatuotteet Ei ollenkaan Tavalliset tuotteet (C,D) Strategiset tuotteet Ehkä ei Volyymituotteet (A,B) Helppo Melko hyvin Mainiosti Alhainen Ostovolyymi Korkea OSTO 17 Luento 11 34
Mitä tietoa toimittaja huutokaupassa näkee? OSTO 17 Luento 11 35
Mitä tietoa toimittaja huutokaupassa näkee? - case Googlen näkyvyyssäännöt -
e-neuvotteluista on jo tutkimustuloksia - case e-tarjouskilpailut, e-huutokaupat, sposti - Sopivat paremmin tilanteisiin joissa pyritään nopeisiin tuloksiin ja kilpailua on paljon hinta korostuu suhteen kustannuksella e-neuvotteluilla suurempi todennäköisyys epäonnistua kuin kasvokkain käydyillä e-neuvottelijat käyttävät myös tavallista enemmän neuvottelutaktiikoita ja tavallista vähemmän avointa kommunikaatiota toisaalta tulosten odotusarvo on parempia Teknologia tuonut mukanaan uusia ongelmia sosiaalisten vihjeiden puuttuminen voi johtaa väärinkäsityksiin monimutkaisia argumentteja vaikea kommunikoida anonymiteetti estää luottamuksen rakentamista uhkailu, huijaaminen ja kesken jättäminen tavallista yleisempää OSTO 17 Luento 11 37
Teknologia tehostaa myös ajankäyttöä - case purchase-to-pay (P2P) sovellutukset -
Teknologia tehostaa myös ajankäyttöä - case SAP ja automatisoitu invoice-to-pay prosessi -
Miten sähköistämisessä tulisi edetä?
Missä tällä hetkellä mennään? e-hankinta arkipäiväistynyt paljon suuret yritykset selvästi pieniä edellä (osa isoista tosi pitkällä) töitä riittänee vielä, pullonkaula usein toimittajapuolella Kokonaisvolyymistä iso osa elektronista ostoissa on eroja joten kaikki ei varmaankaan siirry verkkoon RFI, RFQ, PO, ja tilausten seuranta ja kiirehtiminen edelleen käytetyimmät toiminnot Tuotekatalogit suosituin toimintamalli markkinapaikkojen markkina fragmentoitunut ja tarjonta sekalaista Huutokaupat viimeisin kuuma termi ostotietojen hyödyntäminen ja prosessien kehittäminen edelleen tärkeitä mutta jääneet keskustelussa hieman taka-alalle OSTO 17 Luento 11 41
Mitä sähköisten ostojen suhteen tulisi tehdä? - samat asiat olleet listalla jo monta vuotta J- e-ratkaisuiden käyttämistä tulee edistää perus MRO-tuotteet hyvä (yleisin) aloituskohde pikkusälän hankinta yllättävän kallista (usein yli 100 per transaktio) aloita helpoista mutta älä unohda hankalia asioita kehitystä tulee seurata; parhaat toimintatavat vieläkin haussa Hankintakanta kannattaa segmentoida järkevä hankinta pelkkää ostojen tehostamista tuloksekkaampaa! Vaadittavat sisäiset muutokset huomioitava teknologia on vain mahdollistaa asioita, prosessimuutoksia tarvitaan tavoitteiden realisoimiseksi Pitkäaikaiset hyödyt nopeita tärkeämpiä kriittisiä toimittajia kohdeltava hyvin, he nimittäin muistavat Käytettävyyden ja kannusteiden rooli tärkeä OSTO 17 Luento 11 42
Yleiset menestystekijät ja pullonkaulat Toimittajayhteistyö ja sopimusten hallinta kuluanalyysi ja läpinäkyvyys (yksikkö-, tuoteryhmä- ja nimiketaso) toimittajakannan rationalisointi ja volyymien keskittäminen kehitysyhteistyö toimittajien kanssa Käyttäjien huomiointi ostoprosessissa analysoi käyttäjien ostokäyttäytymistä keskitetty valvonta ja oikeuksien rajaaminen e-hankinnan ja informaation infrastruktuuri panosta sopivan ohjelmiston valitsemiseen, SaaS-palvelut Teknologia ja käyttäjä pullonkauloina järjestelmäintegraatio, tietojen yhdistäminen (standardoimattomuus) työntekijöiden vastarinta uuden oppimiseen, maverick-hankinta OSTO 17 Luento 11 43
Yksilön e-halukkuuteen voidaan vaikuttaa Esittelyt itse nähtynä kiinnostus kasvaa ja pelot vähenevät Osallistaminen päätöksenteossa mukana oleminen (esim. pilotit) Koulutus helpottaa käyttöä ja antaa vastauksia ongelmakohtiin Viestintä suora & epäsuora työkaluihin liittyvä informaatio Koetut hyödyt kun kaverit saavat systeemillä tuloksia Riskin vähentäminen tukea ongelmahetkillä, virheistä ei rangaista jne. Palkitseminen tunnustukset, symbolit, palkinnot, bonukset Pakko organisatorinen paine ottaa aktiiviseen käyttöön OSTO 17 Luento 11 45
Teknologian odotetaan muuttavan hankintaa - case Accenturen tulevaisuusskenaario - OSTO 17 Luento 11 46
Teknologian odotetaan muuttavan hankintaa - case Accenturen tulevaisuusskenaario - OSTO 17 Luento 11 47
Muutos vie oman aikansa