Kaupunginhallitus 296 21.08.2012 Kaupunginhallitus 322 10.09.2012 Kaupunginhallitus 371 17.10.2012 KUHMON KAUPUNGIN KIINTEISTÖPALVELUJEN KOKOAMINEN //, 196/1/100/2012 KHALL 296 Lisätietoja antaa kaupunginjohtaja Eila Valtanen puh. 044 725 5220 ja hallintojohtaja Juhana Juntunen 044 725 5222. Johdanto Kaupunkikonsernin yhteistyötä on tiivistetty perustamalla tilapalvelut v. 2000. Tällöin otettiin käyttöön tilaaja-tuottajamalli. Vuonna 2009 yhdistettiin ateria- ja puhtaanapitopalvelut ja siirrettiin ateriapalvelut tilaajamallin mukaan tekniikka- ja ympäristöpalveluihin. Kaupunginhallitus selvitti v.2007 mahdollisuudet Terva-asuntojen ja Yrityssammon yhteistyölle, minkä perusteella v. 2008 Terva-asuntojen ja Yrityssammon toimistopalvelut yhdistettiin, v.2010 yhdistettiin Terva-asuntojen ja Yrityssammon hallintopalvelut ja nimettiin yhteinen toimitusjohtaja ja v. 2011 fuusioitiin Kainuuntie 99 Yrityssampoon 2011. Isännöinnistä ja kiinteistöistä pidetään huolta tällä hetkellä tytäryhtiöistä Terva-asunnoissa (Kiinteistö Oy Kuhmon Terva-asunnot), Yrityssammossa (Kuhmon Yrityssampo Oy) sekä tekniikka- ja ympäristöpalvelujen tilapalveluissa. Kiinteistöjä huolletaan myös vähäisessä määrin Kuhmo-talossa ja Kuhmon Lämpö Oy:ssä, josta Kuhmo oy omistaa puolet. Vuoden 2012 talousarvioon täsmennettiin jo useamman vuoden kirjauksena näkynyttä kiinteistöpalvelujen yhteistyön selvittämistä siten, että vuoden mittaan päätettiin tiivistää konserniyhteistyötä kiinteistönhoidossa ja isännöinnissä. Asiaa ryhdyttiin tutkimaan vuoden 2012 tammikuulla. Työn etenemistä on ohjannut kaupunginhallituksen asettama palvelujen kehittämistyöryhmä, johon nimettiin jäseniksi kaupunginhallituksen puheenjohtaja Pekka Heikkinen, II varapuheenjohtaja Maarit Rauhala, I varapuheenjohtaja Martti Malinen, hallituksen jäsen Tarmo Suihko sekä virkahenkilöstöstä Kaarina Heikkinen, Juhana Juntunen ja Eila Valtanen. Vaihtoehtoisten toimintamallien kartoituksesta ovat alatyöryhmänä ja asiantuntijoina vastanneet Terva-asuntojen ja Yritysammon puolesta toimitusjohtaja Pasi Tervo ja kaupungin tekniikka- ja ympäristöpalveluista kaupungininsinööri Jari Juntunen,
tilapalvelupäällikkö Matti Määttä ja kiinteistörakennusmestari Tuula Purovesi, kaupunginjohtaja Eila Valtanen ja hallintojohtaja Juhana Juntunen, myöhemmin työryhmä. Todettiin, että jatkuvuuden, muutosten aiheuttamien häiriöiden takia on viisainta ensin selvittää rakennusten kunnossapidon ja kiinteistön hoidon yhteistyö henkilötyövuosiltaan ja budjetiltaan suurimmissa yksiköissä ja hakea sen jälkeen synergiahyötyjä Kuhmo-talon ja mahdollisesti myös Kuhmon Lämmön kanssa. Tämän esittelymuistion liitteenä on työryhmän tuottama vertailutaulukko, johon on myös koottu keskeisimmät tiedot kaupunkikonsernin vuotuisesta kiinteistönhoidosta. Terva-asuntojen, Yrityssammon ja tilapalvelujen vastuulla on yhteensä 162 rakennusta 91 kustannuspaikkana. Huoneistoalaa on 114 000 m2. Vuokrasopimuksia on voimassa 810 kpl. Kiinteistöistä aiheutuvat vuotuiset kokonaiskustannukset ovat noin 5 miljoonaa euroa, joten kustannusvaikutuksiltaan tehtävät ovat merkittäviä. Kiinteistöjen kunnossapidossa työskentelee 5,5 htv ja määräaikaisia työntekijöitä on yhteensä 10. Kiinteistönhoidon palveluksessa on yhteensä 9,5 henkilöä, työnjohdossa ja hallinnossa työskentelee yhteensä kuusi henkilöä, joista kaksi tilapalveluissa. Työtä käynnistettäessä pohdittiin kiinteistönhoidon ongelmakohtia ja tavoitteita paremmalle kiinteistönhoidolle ja näiksi todettiin seuraavat: Tavoitteet 1. Toimintavarmuus: työntekijät ikääntyvät, hiljainen tieto tulee siirtää, yksiköt ovat jo pienehköjä, särkymävara tiukoilla 2. Asiakaspalvelun parantaminen: kiinteistöistä ja niiden vuokralaisista, asukkaista ja yrittäjistä halutaan pitää huolta muuttuvissakin olosuhteissa 3. Hyvä työnjako sekä esimiesten että työntekijöiden kesken ja välillä: yksiköiden pienentyminen ja htv-voiman väheneminen ovat osaksi voineet johtaa myös epätarkoituksenmukaiseen osaamisen käyttöön tavoitteena ammattitaidon parempi hyödyntäminen 4. Investointien suunnittelun voimavarojen parantaminen 5. Osaamisen parantaminen: isommassa yksikössä opitaan toisilta enemmän kuin pienissä 6. Kustannustehokkuus: yhteistyö, synergia, ulkoisten ostojen vähentäminen Työryhmä haarukoi viisi vaihtoehtoista muutospolkua, jotka on kuvattu liitteessä:
1. jatketaan nykymuotoista palvelua 2. perustetaan yhtiömuotoinen kiinteistöpalvelukeskus liikkeenluovutusperiaatteella 3. keskitetään kiinteistönhoito tilapalveluille 4. perustetaan kiinteistönhoitoa varten uusi liikelaitos 5. ulkoistetaan kiinteistönhoito Eri mallien hyötyjä ja haittoja on arvioitu liitteessä. Hyötyjen ja haittojen arvioinnin perusteella hallituksen asettama palvelujen kehittämistyöryhmä päätti kokouksessaan 31.5.2012 yksimielisesti kannattaa VE 2:n valintaa ja ottamista valmistelun pohjaksi. Vaihtoehto kaksi, yhtiömuotoinen kiinteistöpalvelukeskus, tukisi parhaiten synergiahyötyjen syntymistä sekä työntekijöiden että esimiesten työssä, parantaisi toimintavarmuutta ja kustannustehokkuutta, yksinkertaistaisi konsernirakennetta ja lisäisi konsernin sisäistä yhteistyötä. Tutkittiin myös henkilöstövaikutuksia, ja todettiin, että vaihtoehto on henkilöstön kannalta turvallinen. Yrityssammon yhtiöjärjestystä voitaisiin muuttaa siten, että se palvelisi nyt vireillä olevaa muutosta. Pohdintaa aiheutti emon, kaupungin, 1,4 miljoonan euron pääomalaina Yrityssammolle. Sen sovittu takaisinmaksuaika on 30.11.2030, joten pääomalaina ei aiheuttaisi ongelmia uuden toiminnan käynnistyessä. Kokonaan kaupungin omistama yhtiö tuottaisi palveluja vain kaupunkikonsernille eikä tarjoaisi palveluja muille. Yhdistäminen kannattaa toteuttaa kolmessa eri vaiheessa: v.2013 siirtyisivät yhtiöön rakennusten kunnossapidon työnjohto ja työntekijät, v.2014 kiinteistönhoidon työntekijät ja v. 2013 päätettäisiin, siirtyisikö kaupungin isännöinnistä vastaava kiinteistörakennusmestari yhtiöön. Ateria- ja puhtaanapitopalvelut pysyisivät tekniikka- ja ympäristöpalveluissa, ja ao päällikkö raportoisi suoraan kaupungininsinöörille v. 2013 alusta alkaen. Tytäryhtiöiden keskinäisten omistusjärjestelyjen mahdollisia hyötyjä selvitetään ja asiasta päätetään myöhemmin. Edelleen palvelujen kehittämisryhmä totesi, että henkilöstön asema turvataan muutoksessa ja pääomavelan ei anneta vaikuttaa kiinteistöpalvelukeskuksen palvelumaksuihin. Kaupungin kiinteistömassa ei siirry muutoksessa yhtiölle. Kuhmon kaupungin YT-neuvotteluryhmässä kiinteistönpidon yhteistyön tiivistäminen on käsitelty 26.6.2012. Tila- ja ateriapalveluiden kunnossapito- ja rakennuttaminen palveluyksikön sekä kiinteistöjen hoito ja talous palveluyksikön henkilöstölle on järjestetty
yhteistoimintamenettelyn mukainen yhteistoimintaneuvottelu 29.6.2012 ja 17.8.2012. Työyksikköpalaverissa asiaa on käsitelty ensimmäisen kerran kevättalvella 2012. Kaupunkikonsernin tilintarkastajan kanssa em. asiasta pidetään palaveri 27.8.2012. Yhteinen palaveri konsernin henkilöstölle, joita muutos koskee, pidetään 29.8.2012. Vs. kaupunginjohtajan päätösehdotus: Kaupunginhallitus päättää esittää kaupunginvaltuustolle, että talousarviossa mainittu kiinteistöpalvelujen konserniyhteistyön tiivistäminen toteutetaan kolmessa vaiheessa edellä kuvatuin perustein seuraavasti: v. 2013 alkaen siirtyvät rakennusten kunnossapidon työnjohto ja työntekijät sekä tytäryhtiöistä että tilapalveluista uuteen, yhtiömuotoiseen kiinteistöpalvelukeskukseen, joka syntyy tarkistamalla Kuhmon Yrityssammon yhtiöjärjestystä v. 2013 alusta siirtyvät ateria- ja puhtaanapitopalvelut kaupungininsinöörin välittömään alaisuuteen ateria- ja puhtaanpitopalvelujen yksiköksi v. 2013 päätetään erikseen siitä, siirtyykö kiinteistörakennusmestari kiinteistöpalvelukeskukseen v. 2014 alkaen siirtyvät kiinteistönhoidon työntekijät kiinteistöpalvelukeskusyhtiön palvelukseen Kaupunginhallitus päättää pyytää omistajatahoilta eli Kiinteistö Oy Kuhmon Terva-asunnoilta ja Kuhmon Yrityssampo Oy:ltä sekä tekniseltä lautakunnalta kannanottoa kiinteistönpidon yhteistyön tiivistämiseen 6.9.2012 mennessä. Edelleen kaupunginhallitus päättää esittää kaupunginvaltuustolle, että siirto toteutetaan liikkeenluovutuksena, jolloin henkilöstön asema turvataan muutoksessa. Kaupungin Kuhmon Yrityssampo Oy:lle myöntämän pääomavelan ei anneta vaikuttaa kiinteistöpalvelukeskuksen palvelumaksuihin. Kaupungin kiinteistömassa ei siirry muutoksessa yhtiölle. Kaupunginhallitus päättää jatkaa tämän asian käsittelyä em. tilintarkastajan palaverin ja omistajatahojen antaminen kannanottojen jälkeen seuraavassa kaupunginhallituksen kokouksessa ennen asian viemistä kaupunginvaltuustoon. Keskustelun aikana vs. kaupunginjohtaja täydensi päätösehdotuksen kuulumaan seuraavasti: Ennen vuotta 2016 eläkkeelle siirtyville annetaan henkilökohtainen mahdollisuus jatkaa työsuhdetta kaupungin palveluksessa eläköitymiseensä saakka. Lisäksi jatketaan yleisten alueiden ja vapaa-ajan liikuntapaikkojen hoidon tuottamisen valmistelua siten, että se tuotetaan 2014 alkaen samassa yksikössä.
Kiinteistörakennusmestarin osalta vs. kaupunginjohtaja muutti päätösehdotustaan seuraavalla tavalla: Vuodesta 2014 alkaen siirtyy kiinteistörakennusmestari kiinteistöpalvelukeskusyhtiön palvelukseen. Päätös: Kaupunginhallitus yksimielisesti hyväksyi vs. kaupunginjohtajan täydennetyn päätösehdotuksen sekä muutetun päätösehdotuksen kiinteistörakennusmestarin osalta. KHALL 322 Hallintojohtaja 4.9.2012 Liite. Tilintarkastaja Antti Kääriäisen kanssa on pidetty palaveri kaupunkikonsernin kiinteistönpidon yhteistyön tiivistämiseen liittyen 27.8.2012. Kääriäinen on pyynnöstä toimittanut Kuhmon kaupungille asiasta lausunnon, joka on liitteenä. Kuhmon Yrityssampo Oy ja asunto-osakeyhtiö Kuhmon Terva-asunnot ovat toimittaneet kaupunginhallituksen pyynnöstä kannanotot konsernin kiinteistönpidon yhteistyön tiivistämiseen. Liite. Kuhmon kaupungin teknisen lautakunnan kannanotto sekä ammattijärjestöjen kannanotot jaetaan kaupunginhallituksen kokouksessa 10.9.2012. Hallintojohtajan päätösesitys: Kaupunginhallitus päättää saattaa kaupunginvaltuuston tiedoksi em. kannanotot ja päättää osaltaan merkitä ao. kannanotot tietoonsa saaneeksi. Kaupunginhallitus päättää esittää kaupunginvaltuustolle, että talousarviossa mainittu kiinteistöpalvelujen konserniyhteistyön tiivistäminen toteutetaan edellä kuvatuin perustein seuraavasti: V. 2013 alkaen siirtyvät rakennusten kunnossapidon työnjohto ja työntekijät sekä tytäryhtiöistä että tilapalveluista uuteen, yhtiömuotoiseen kiinteistöpalvelukeskukseen, joka syntyy tarkistamalla Kuhmon Yrityssammon yhtiöjärjestystä V. 2013 alusta siirtyvät ateria- ja puhtaanapitopalvelut kaupungininsinöörin välittömään alaisuuteen ateria- ja puhtaanpitopalvelujen yksiköksi V. 2013 päätetään erikseen siitä, siirtyykö kiinteistörakennusmestari kiinteistöpalvelukeskukseen.
Tilintarkastaja toteaa kannanotossaan, että syntyvän kiinteistöpalvelukeskuksen määräys- ja valvontavalta tiliöinti - tarkastus - hyväksymisprosessiin liittyen on syytä säilyttää Kuhmon kaupungilla. V. 2014 alkaen siirtyvät kiinteistönhoidon työntekijät kiinteistöpalvelukeskusyhtiön palvelukseen Edelleen kaupunginhallitus päättää esittää kaupunginvaltuustolle, että siirto toteutetaan liikkeenluovutuksena, jolloin henkilöstön asema turvataan muutoksessa. Kaupungin Kuhmon Yrityssampo Oy:lle myöntämän pääomavelan ei anneta vaikuttaa kiinteistöpalvelukeskuksen palvelumaksuihin. Kaupungin kiinteistömassa ei siirry muutoksessa yhtiölle. Edelleen kaupunginhallitus päättää esittää kaupunginvaltuustolle, että ennen vuotta 2016 eläkkeelle siirtyville annetaan henkilökohtainen mahdollisuus jatkaa työsuhdetta kaupungin palveluksessa eläköitymiseensä saakka. Kaupunginjohtajan päätösehdotus: Kaupunginhallitus hyväksyy hallintojohtaja esityksen. Merkitään, että Martti Malisen, Mikko Kanniaisen, Helena Kampmanin ja Maarit Rauhalan ilmoitusten perusteella kaupunginhallitus totesi heidät esteellisiksi tämän asian käsittelyyn hallintolain 28 1 mom. 5. kohdan perusteella. Malinen, Kanniainen, Kampman ja Rauhala poistuivat kokouksesta asian käsittelyn ajaksi. Teknisen lautakunnan, Kuhmon JHL ry. 655 ja Tekniikka- ja terveys KTN Kuhmo ry:n kannanotot merkitään liitteiksi tämän asian kohdalle. Keskustelun aikana kaupunginjohtaja muutti päätösehdotuksen kuulumaan seuraavasti: Kaupunginhallitus siirtänee asian myöhempään kaupunginhallituksen kokoukseen. Päätös: Kaupunginhallitus yksimielisesti hyväksyi kaupunginjohtajan muutetun päätösehdotuksen ja päätti siirtää asian käsittelyn myöhempään kaupunginhallituksen kokoukseen. KHALL 371 Kaupunginjohtaja 11.10.2012 Vaihtoehtojen vertailu / ks liitteet Isännöinti- ja kiinteistöpalvelujen kokoamisen valmistelua on jatkettu vertaamalla erikseen kolmea vaihtoehtoa eli palvelujen tuottamista
1. emokaupungin omana, tekniikka- ja ympäristöpalvelujen alaisena toimintana 2. uuden, perustettavan kunnallisen liikelaitoksen voimin 3. olemassa olevan tytäryhtiön voimin Vertailu on tehty näkökulmina lainsäädäntö, talous, rakenteet, henkilöstö ja tulevaisuus. Laadittu vertailutaulukko on tämän pykälän liitteenä. Näkökulmia liikelaitosvaihtoehtoon on edelleen erillisenä liitteenä. Riskejä arvioidaan tämän esittelytekstin loppuosassa. Kunnallista isännöinti- ja kiinteistöpalvelua säätelevät mm Kuntalaki 17.3.1995/365 ja Laki julkisista hankinnoista 30.3.2007/348 (hankintalaki). Kunnalliset liikelaitokset on lähtökohtaisesti tarkoitettu tuottamaan kunnallisia palveluja kuten esimerkiksi vesihuoltoa. Isännöinti- ja kiinteistöpalveluja tuotetaan myös markkinaehtoisesti. Kuntalain 87d (27.4.2997/519) edellyttää, että kunnallisella liikelaitoksella on oltava johtaja, joka on virkasuhteessa kuntaan. Liikelaitos olisi kokonaan uusi yksikkö, joka lisäisi isännöinti- ja kiinteistöpalvelujen hallintoyksikköjen määrää nykyisestä kolmesta neljään. Hankintalain 10 sulkee hankintalain ulkopuolelle ne hankinnat, jotka hankintayksikkö tekee yksiköltä, joka toimii sen valvonnassa. Emokaupunki ei joutuisi kilpailuttamaan tytäryhtiön tuottamia palveluja, mutta tytäryhtiö joutuisi kilpailuttamaan mahdollisesti synnytettävän liikelaitoksen palvelut yritysten kanssa. Palvelujen kehittämisryhmän työn aikana oli esillä myös se, että kaupungin hallintoa edelleen virtaviivaistettaisiin siten, että Terva-asunnot ostaisivat Yrityssammon. Tämä mahdollistaisi in-house-hankintojen teon. Kaupungin talous on kahden kuluneen vuoden aikana kiristynyt, ja uutta taloussuunnitelmaa tehdään kireässä tilanteessa. Näin ollen palvelujen kokoaminen samaan yksikköön on järkevää. Palvelujen tuottamista voidaan jatkaa nykyisellään eli kaupungin tilapalveluissa ja kahdessa tytäryhtiössä. Kuitenkin kaupungin tilapalvelut ja tytäryhtiöt, sekä esimies- että työntekijäporras kaipaavat lisävoimaa. Jos toimintaa jatketaan samalla rakenteella, ei saavuteta niitä synergiahyötyjä, mitä voimien kokoamisella saavutettaisiin. Yhtiöt ovat ilmoittaneet välittömäksi rekrytointitarpeekseen yhden työnjohtotehtävissä toimivan.
Riskit Organisaation muuttaminen tai ennallaan jatkaminen sisältää riskejä. Valmistelussa otettiin tarkasteluvuodeksi vuosi 2011. Mikäli jatketaan nykyisellään, voidaan jatkaa samoin käytännöin, mutta synergiahyötyjä ei saavuteta ja kustannukset kasvaisivat välittömien rekrytointitarpeiden takia. Tämä voi johtaa talouden kiristyessä nopeasti asian uudelleen käsittelyyn. Voimien kokoaminen emokaupunkiin pitäisi yksiköt kuitenkin erillisinä ja hallinnon entisellään, sillä kaupungin vuokra-asuntoyhtiötä ei voida helposti siirtää emon osaksi. Liikelaitosvaihto voisi johtaa palvelujen ulkoistamiseen, mikäli syntyvä liikelaitos ei menestyisi tytäryhtiön palvelujen kilpailutuksessa. Liikelaitos- ja osakeyhtiövaihtoehto ovat luonnollisesti myös purettavissa, mikäli ne eivät tuota toivottavia toiminnallisia ja taloudellisia hyötyjä. Yrityssampo voidaan palauttaa halliyhtiöksi, eikä sen purkamisesta aiheudu veroseuraamuksia. Kaupunginjohtajan päätösesitys: Kaupunginhallitus merkitsee tiedoksi saadut kannanotot ja saattaa ne edelleen kaupunginvaltuuston tiedoksi. Kaupunginhallitus päättää esittää kaupunginvaltuustolle, että talousarviossa mainittu kiinteistöpalvelujen konserniyhteistyön tiivistäminen toteutetaan edellä kuvatuin perustein seuraavasti: V. 2013 alkaen siirtyvät rakennusten kunnossapidon työnjohto ja työntekijät sekä tytäryhtiöistä että tilapalveluista uuteen, yhtiömuotoiseen kiinteistöpalvelukeskukseen, joka syntyy tarkistamalla Kuhmon Yrityssammon yhtiöjärjestystä V. 2013 alusta siirtyvät ateria- ja puhtaanapitopalvelut kaupungininsinöörin välittömään alaisuuteen ateria- ja puhtaanpitopalvelujen yksiköksi V. 2013 päätetään erikseen siitä, siirtyykö kiinteistörakennusmestari kiinteistöpalvelukeskukseen. Tilintarkastaja toteaa kannanotossaan, että syntyvän kiinteistöpalvelukeskuksen määräys- ja valvontavalta tiliöinti - tarkastus - hyväksymisprosessiin liittyen on syytä säilyttää Kuhmon kaupungilla. V. 2014 alkaen siirtyvät kiinteistönhoidon työntekijät kiinteistöpalvelukeskusyhtiön palvelukseen
Edelleen kaupunginhallitus päättää esittää kaupunginvaltuustolle, että siirto toteutetaan liikkeenluovutuksena, jolloin henkilöstön asema turvataan muutoksessa. Kaupungin Kuhmon Yrityssampo Oy:lle myöntämän pääomavelan ei anneta vaikuttaa kiinteistöpalvelukeskuksen palvelumaksuihin. Kaupungin kiinteistömassa ei siirry muutoksessa yhtiölle. Edelleen kaupunginhallitus päättää esittää kaupunginvaltuustolle, että ennen vuotta 2016 eläkkeelle siirtyville annetaan henkilökohtainen mahdollisuus jatkaa työsuhdetta kaupungin palveluksessa eläköitymiseensä saakka. Liitteet. Merkitään, että Maarit Rauhalan, Helena Kampmanin, Martti Malisen ja Mikko Kanniaisen ilmoitusten perusteella kaupunginhallitus totesi heidät esteellisiksi tämän asian käsittelyyn hallintolain 28 1 mom. 5. kohdan perusteella. Rauhala, Kampman, Malinen ja Kanniainen poistuivat kokouksesta asian käsittelyn ajaksi. Päätös: Kaupunginhallitus yksimielisesti päätti siirtää asian käsittelyn seuraavaan kaupunginhallituksen kokoukseen.