PROJEKTIHALLINNON YLEISOHJE Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymä 2014 projektitiimi 4.11.2014 johtoryhmä 25.11.2014 hallitus 11.12.2014
Sisällysluettelo Johdanto...2 1. Projektityypit...2 2. Projekteja hallinnoivat KPEDUn tulosalueet...2 3. Projektiasiakirjojen allekirjoittaminen/lähettäminen rahoittajalle...3 4. Projektihakemusten käsittely hallituksessa...3 5. Projektisopimus...4 6. Projektipäätös ja projektin asettaminen...4 7. Ohjausryhmä...5 8. Vastuut ja tehtävänjako...6 9. Projektin talous...6 10. Projektien arviointi...7 11. Projektitiimi...7 12. Tietojärjestelmät...8 13. Projektin tarkastus...8 14. Arkistointi...9 15. Projektin päättäminen...10 LIITTEET...10 1
Johdanto Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän (myöhemmin KPEDU) projektihallinnon ohjeistus muodostuu 1) yhtymähallituksen vahvistamasta projektihallinnon yleisohjeesta ja 2) toimintakäsikirjan projektikäsikirjasta ja muista projektitoimintaan liittyvistä ohjeista Nämä ohjeet koskevat KPEDUn toteuttamia projekteja, jotka sisältävät ulkopuolista julkista rahoitusta ja ovat budjetiltaan vähintään 5.000 euroa. Osa ohjeista koskee ainoastaan laajempia EU-rahoitteisia projekteja. 1. Projektityypit Projektityyppi KPEDUn omarahoittama, sisäinen projekti. KPEDU on projektin päätoteuttaja. Projektin hallinnoijana KPEDU vastaa projektin taloudellisista ja muista sitoumuksista. Mukana voi olla myös muita osatoteuttajia, osallistujia ja rahoittajia. KPEDU on projektin osatoteuttaja eli osallistuu projektiin osallistujana, osarahoittajana tai partnerina, mutta ei ole hallinnoiva organisaatio. Yritysprojekti on yrityksen tilaama ja rahoittama projekti ja se valmistellaan yhteistyössä asiakkaan kanssa. Sovellettava ohje Noudatetaan KPEDUn toimintaa ohjaavia sääntöjä mm. hallintosääntöä. Noudatetaan ensisijaisesti rahoittajan määräämiä ohjeita. Noudatetaan projektin hallinnoijan ohjeita. Noudatetaan yleisiä konsulttitoiminnan ohjeita. 2. Projekteja hallinnoivat KPEDUn tulosalueet KPEDUssa projekteja hallinnoivat tulosalueet ovat: Keski-Pohjanmaan aikuiskoulutus Keski-Pohjanmaan ammattiopisto Konsernipalvelut Laajojen EU-hankkeiden hallinnointi tapahtuu em. kolmen tulosalueen toimesta. Kaikki KPEDUn toimipaikat ja koulutusalat osallistuvat yhteisten projektien toteuttamiseen mahdollisuuksiensa mukaan. Toimipaikoilla ja koulutusaloilla voi olla myös omiin alakohtaisiin verkostoihin liittyviä koulutuksen ja kansainvälisyyden kehittämishankkeita. 2
3. Projektiasiakirjojen allekirjoittaminen/lähettäminen rahoittajalle Hallintosäännön mukaan aikuiskoulutusjohtajalla ja ammattiopiston rehtorilla on nimenkirjoitusoikeus tulosalueidensa projektihakemuksiin ja niihin liittyviin asiakirjoihin. Yhteisten projektien nimenkirjoitusoikeus on yhtymän johtajalla sekä hallinto- ja talousjohtajalla. Ohjelmakaudella 2014 2020 EU:n rakenne- ja maaseuturahastohankkeissa kaikki projektiasiakirjat lähetetään ja lähettäjän henkilöllisyys varmennetaan sähköisesti (esim. rakennerahastoissa KATSO-tunnistus). Maksatushakemukset allekirjoittavat/lähettävät sähköisesti projektin taloudesta vastaava ja/tai projektia hallinnoivan tulosalueen johtaja/rehtori. Tulosalueiden johtajat päättävät omien vastuualueidensa projektihakemusten laatijoiden valmisteluoikeuksista sähköisissä järjestelmissä. Käyttöoikeudet järjestelmiin avataan päätösten mukaisesti keskitetysti palkkahallinnossa. 4. Projektihakemusten käsittely hallituksessa Tulosalueen projektitoiminnasta vastaava saattaa kaikki uudet projektihakemukset yhtymän hallituksen käsittelyyn tallentamalla projektihakemuksen tiedot PROSE-projektirekisteriin sekä hakemuksen tiedostona sähköiseen projektiarkistoon (tarkemmin toimintakäsikirjassa). Hallituksen sihteeri huolehtii projektin saattamisesta hallituksen seuraavan kokouksen käsittelyyn. Jos projektin sisältö muuttuu oleellisesti rahoittajien käsittelyn aikana (esim. KPEDUn omarahoitusosuus), kehityspäällikkö saattaa projektin uudelleen yhtymän hallituksen käsittelyyn. kautta viimeistään projektihakemuksen lähettämisen yhteydessä. Kehityspäällikkö vie projektihakemuksen hallituksen käsittelyyn omana pykälänä, jos jokin seuraavista kriteereistä täyttyy: - Rahoittaja edellyttää projektikohtaista erillistä hallintopäätöstä. - KPEDUn omarahoitus ylittää aluekehityshankkeissa 20.000 euroa ja oman toiminnan kehittämishankkeissa 80.000 (ilman laskennallista rahoitusta) - Projektin kokonaiskustannusarvio on yli 1.000.000 euroa (KPEDU hallinnoijana, partnerit mukaan lukien) - projekti on muuten alueen kannalta merkittävä Kiireellisissä tapauksissa hallintopäätös voidaan tehdä johtajan tai hallinto- ja talousjohtajan toimesta hallituksen sijasta. 3
5. Projektisopimus KPEDUn hallinnoimissa projekteissa, joissa on myös muita osatoteuttajia, laaditaan toteuttajien kesken projektisopimukset ennen projektihakemuksen lähettämistä päärahoittajalle. Sopimuksessa määritellään kunkin toteuttajan rooli, vastuut, resurssit ja velvollisuudet projektin toteuttamisessa. 6. Projektipäätös ja projektin asettaminen Projektipäällikkö päivittää projektin perustiedot PROSE-projektirekisteriin heti päätöksen saavuttua, arkistoi paperidokumentin projektin toimipaikassa ja tiedostona sähköisessä projektiarkistossa muiden keskeisten asiakirjojen kanssa (vähintään projektihakemus ja - päätös liitteineen). Kaikki KPEDUn hallinnoimat EU-projektit (rakennerahastot, maaseuturahasto, Interreg ym.) käynnistetään projektipäällikön täyttäessä projektin asettamislomakkeen (Liite 1). Tulosalueen johtaja/rehtori (ja yhteisissä projekteissa KPEDUn johtaja/hallinto- ja talousjohtaja) hyväksyy projektin asettamisen allekirjoituksellaan. Mikäli projektin toteuttamiseen tarvitaan viranhaltijapäätöksiä esim. projektihenkilöstön palkkaamisen tai ohjausryhmän nimeämisen takia, tehdään ne viimeistään projektin asettamisen yhteydessä. Tulosalueen johtaja tekee Dynastyyn päätöksen, johon asettamislomake liitetään. Allekirjoitettu asettamislomake arkistoidaan paperidokumenttina ja tiedostona intranetin projektiarkistossa. Pienempien valtionavustus- ja KV-hankkeiden osalta ei tarvitse laatia projektin asettamislomaketta. Näiden projektien osalta riittää, kun projektipäällikkö vie päätöstiedot PROSEprojektirekisteriin ja projektin tila merkitään käynnissä olevaksi. 4
7. Ohjausryhmä Rahoittajan edellyttäessä asetetaan projektille ohjausryhmä projektin asettamisen yhteydessä ja projektia hallinnoivan tulosalueen johtaja/rehtori päättää ohjausryhmän nimeämisestä asettamislomakkeella (Liite 1). Ohjausryhmä ei vastaa juridisesti projektin toiminnasta, vaan vastuu on projektia hallinnoivalla organisaatiolla. Hallinnoija vastaa aina siitä, että projekti toteutetaan hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisesti ja että projektin hallinnointi on järjestetty asianmukaisesti. Ohjausryhmän tehtävänä on seurata projektisuunnitelman toteutumista ohjata toimintaa projektipäätöksen mukaisesti tukea asiantuntemuksellaan projektin toteutusta ja sen tulosten levittämistä seurata projektin sisällöllisten tavoitteiden ja vaikuttavuuden saavuttamista, tuloksia suhteessa suunnitelmassa esitettyihin laadullisiin ja määrällisiin tavoitteisiin sekä projektin taloutta niin, että projektille myönnettyjä varoja käytetään projektija rahoitussuunnitelman mukaan kustannusarvion rajoissa. Tukikelpoisuuden arvioi aina rahoittava viranomainen. Ohjausryhmän kokouksista pidetään pöytäkirjaa, jotka numeroidaan juoksevasti, allekirjoitetaan ja arkistoidaan paperidokumenttina yksikössä ja sähköisesti intranetin projektiarkistossa. Ohjausryhmän kokouspalkkioissa noudatetaan KPEDUn voimassaolevaa palkkiosääntöä. Periaatteena voidaan pitää sitä, että kokouspalkkiota ei makseta henkilöille, joiden virkatai työtehtäviin kuuluu osallistua julkista rahoitusta saavien projektien ohjausryhmiin organisaatioidensa edustajana. Kokouspalkkioiden maksussa julkista rahoitusta saavien projektien ohjausryhmät rinnastetaan johtokuntiin. 5
8. Vastuut ja tehtävänjako Projektityöntekijöiden palkkaaminen tapahtuu projektia hallinnoivan tulosalueen johtajan/rehtorin toimesta ja sen yhteydessä sovelletaan KPEDUn hallintosääntöä sekä työ- ja virkaehtosopimuksia. Projektien laskujen hyväksymisessä noudatetaan KPEDUn talousarvion toteuttamisohjeita. Projektipäällikkö asiatarkistaa projektin kustannukset/laskut ja laskut hyväksyy ko. tulosalueen/toimipaikan laskujen hyväksymisoikeuden omaavat henkilöt. Muussakin projektin hallinnoimisessa noudatetaan KPEDUn voimassaolevia ohjeita ja säädöksiä. Projektipäällikön tehtävänä on - vastata projektin toteuttamisesta projektisuunnitelman tavoitteiden ja kustannusarvion mukaisesti sekä informoida tilinpäätöskauden tilanteesta kirjanpitoa (yli vuoden kestävissä projekteissa) - seuranta- ja loppuraporttien laatiminen - vastata maksatushakemusten laatimisesta sekä maksatuksiin ja talousasioihin liittyviin selvityspyyntöihin vastaamisesta yhdessä taloushallinnon kanssa (pyrittävä mahdollisimman nopeaan maksatukseen ja raportointiin, EU-hankkeissa edellyttää ohjausryhmän käsittelyä) - vastata tiedonhallinnasta ja arkistoinnista (sis. sähköisen arkistoinnin) - huomioida ja noudattaa rahoittajien sekä KPEDUn ohjeistuksia - toteuttaa projektiarvioinnit - huolehtia projektin tietojen ajantasaisuudesta PROSE-projektirekisterissä - tuoda esille projektin tulokset ja hyvät käytännöt 9. Projektin talous Projektiseurantaa varten kirjanpitäjä perustaa KPEDUn kirjanpitoon ja PROSE/TEMPUS järjestelmiin kullekin projektille oman kustannuspaikan sekä tarvittavat tunnisteet, mitkä mahdollistavat projektikohtaisen talous-, työaika- ym. seurannan. KPEDUn ollessa osatoteuttaja, PROSE-projektirekisterissä on vain KPEDUn budjettia/rahoitusta koskevat tiedot. Hankkeen kokonaisbudjetin tiedot löytyvät projektikuvauksesta. Projekteja tulee toteuttaa hyväksytyn kustannusarvion ja rahoitussuunnitelman puitteissa. Projekteille tulee kirjata kaikki niille kuuluvat hyväksyttävät kustannukset kuitenkin niin, ettei kustannusarviota ylitetä. Yhteishankkeissa tulee sopimuksin varmistaa, että jokainen osatoteuttaja vastaa omista rahoittajan hylkäämistä kustannuksista. 6
ESR- ja EAKR-hankkeissa pyritään käyttämään ensisijaisesti yksinkertaistettuja kustannusmalleja (Flat Rate, Lump Sum). Osatoteuttajan maksatushakemuksia ei kirjata KPEDUn pääkirjaan/kirjanpitoon. Jokainen osatoteuttaja tekee oman maksatushakemuksen tarvittavine liitteineen. Nämä tiedot yhdistellään hallinnoijan puolelta yhteisessä maksatushakemuksessa. Maksatushakemusten tekemisessä tulee noudattaa taloushallinnosta annettuja aikarajoja. Tilinpäätösvaiheessa maksatushakemukset tulee olla tehtynä ja kopio päälomakkeesta toimitetaan taloushallintoon tammikuun 25. päivään mennessä. Maksatushakemukset tulee lähettää rahoittajalle helmikuun loppuun mennessä. 10. Projektien arviointi Projektin ohjausryhmän arviointityöhön käytetään toimintakäsikirjasta löytyvää palauteja arviointilomaketta (Webropol) vähintään kerran projektin aikana ja viimeisen kerran projektin päättyessä. Projektipäällikkö vastaa työn toteuttamisesta. Projektikohtaiset yhteenvetoraportit käsitellään ohjausryhmissä ja raportoidaan tarvittaessa päärahoittajalle. KPEDUn kaikkien projektien yhteenveto käsitellään projektitiimissä. Muita arviointeja toteutetaan kohderyhmien ja hankehakemuksen tavoitteiden mukaisesti. 11. Projektitiimi Projektitiimin asettaa yhtymän johtaja. Yhdessä johtoryhmän kanssa projektitiimi määrittelee projektitoiminnan tavoitteet sekä arvioi toiminnan tuloksia ja vaikuttavuutta. Projektitiimi vastaa projektitoiminnan raportoinnista hallitukselle neljännesvuosittain osana KPEDUn osavuotiskatsauksia. Projektitoiminnan vuosiraportissa esitellään tarkemmin projektitoiminnan tuloksia mittarein ja sanallisin kuvauksin. Projektitiimin tehtävänä on projektitoiminnan koordinointi ja siihen liittyvät valmistelutehtävät projektihallinnon ja sitä tukevien tietojärjestelmien sekä ohjeiden kehittäminen tulosalueiden ja muiden sidosryhmien yhteistyön lisääminen tulosalueiden ja projektihenkilöstön toiminnan tukeminen levittää projekteissa tuotettuja hyviä käytänteitä uusien rahoituskanavien aktiivinen etsiminen, niistä tiedottaminen sekä KPEDUn ja alueen strategisten linjausten konkretisoiminen kehittämishankkeiksi ja -ohjelmiksi 7
12. Tietojärjestelmät KPEDUn julkista tukea saavien projektien perustietoja ylläpidetään PROSE-projektirekisterissä. KPEDUn projektien viralliset ja julkiset asiakirjat arkistoidaan paperiarkistojen lisäksi intranetin sähköiseen projektiarkistoon. Kaikki KPEDUn projektityöntekijät kirjaavat projektin työtuntitiedot TEMPUS-järjestelmään, josta tulostetaan mm. tuntilistat ja rahoittajan edellyttämät työaikaraportit sekä välitetään projektipäällikölle ja johdolle tietoa henkilöstöresurssien käytöstä. Aina, kun työtunteja kohdistetaan ulkopuolista rahoitusta saavalle projektille, käytetään kirjauksissa työtyyppinä projektityötä. PROSE-hallintaclientissa projektipäällikkö voi projektikohtaisesti räätälöidyn käyttöliittymän avulla ylläpitää projektin toteutus- ja seurantatietoja ja tulostaa tarvittavia lomakkeita ja raportteja. EU-projekteilla tulee olla tiedotussuunnitelma sisäistä ja ulkoista tiedottamista varten ja siinä noudatetaan rahoittajan antamia ohjeita. KPEDUn projekteille voi käyttöönottaa oman www-sivuston markkinointia ja tiedottamista varten tai rakentaa ohjaus- tms. työryhmän työskentelyn tueksi työskentelytilan koulutusyhtymän verkko-oppimisympäristöön. Tarkemmat ohjeet tietojärjestelmien sisällöstä ja käyttöönotosta löytyy KPEDUn toimintakäsikirjasta. 13. Projektin tarkastus Mikäli projektin päärahoittaja edellyttää projektin tarkastusta, tulee tarkastus teettää auktorisoidulla tilintarkastajalla. Tilintarkastusmenettely tehdään kunkin päärahoittajan ohjeiden mukaisesti. 8
14. Arkistointi Arkistoitavan materiaalin osalta noudatetaan KPEDUn tiedonhallinnan toimintaohjeen sekä tiedonhallintasuunnitelmien määräyksiä. EU-rahoitusta saaneiden projektien arkistoitavan materiaalin säilytysaika määräytyy seuraavasti: ohjelmakausi säilytysaika saakka 1993 1999 31.12.2014 2000 2006 31.12.2021 2007 2013 31.12.2028 2014 2020 31.12.2035 Projektia hallinnoiva tulosyksikkö on velvollinen tallentamaan kaikki projektien viralliset ja julkiset asiakirjat intranetin sähköiseen ja yksikön manuaaliseen projektiarkistoon. Pysyvästi säilytettävä aineisto on säilytettävä myös paperisena. Toteutusaikana projektilla on käyttöarkisto (= sähköinen projektiarkisto ja/tai manuaalinen eli paperinen arkisto). Viimeisen rahoituserän maksamisen ja loppuraportin toimittamisen jälkeen projekti päätetään. Sähköinen projektiarkisto ja PROSE-hallintaclientin projektikohtaiset tiedot taltioidaan varmuuskopioidulle palvelimelle. Manuaaliarkisto siirretään suoraan päätearkistoon, jonka kokonaissäilytysaika on viisitoista (15) vuotta ohjelmakauden päättymisestä. Projektin sähköistä arkistoa säilytetään väliarkistona kymmenen (10) vuotta projektin päättymisestä. Viiden (5) vuoden jälkeen väliarkisto muutetaan passiiviseksi (konsernipalveluiden kirjanpidon ja tilintarkastajien käytettävissä). Pysyvästi säilytettävä aineisto on säilytettävä paperisena. Projektien alkuperäinen tositeaineisto säilytetään erillään yksiköiden muusta tositeaineistosta ja niitä koskevat samat säilytysajat kuin muutakin projektien arkistoitavaa materiaalia. Projektia hallinnoivan tulosalueen johtaja sekä projektipäällikkö varmentavat päättämislomakkeen allekirjoituksillaan, että tarvittavat alkuperäiset asiakirjat löytyvät arkistoitavasta materiaalista (toimintakäsikirjassa määritellään tarkemmin). 9
15. Projektin päättäminen Kaikki KPEDUn hallinnoimat EU-projektit ja niiden ohjausryhmien työskentely päätetään projektipäällikön täyttämällä ja tulosalueen johtajan/rehtorin allekirjoittamalla projektin päättämislomakkeella (Liite 2). Tulosalueen johtaja liittää päättämislomakkeen Dynastyn päätökseen. Allekirjoitettu päättämislomake arkistoidaan paperidokumenttina ja tiedostona intranetin projektiarkistossa. Ennen päättämistä projektipäällikkö varmistaa, että projektin edellyttämä raportointi, arkistointi ja ulkopuolisen rahoittajan mahdollisesti vaatima tilintarkastus on tehty asianmukaisesti. Projektin päättyminen päivitetään PROSE-projektirekisteriin. Voimaantulo Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän hallitus on hyväksynyt tämän ohjeen kokouksessaan 11.12.2014. LIITTEET Projektin asettamislomake (liite 1) Projektin päättämislomake (liite 2) 10