ITSEARVIOINNIT ENNEN AUDITOINTIA Viestintätieteiden laitos 2.5.2012 pirjo.halonen@jyu.fi 050 428 5315
ULKOINEN AUDITOINTI Edellinen auditointi 2008. Toteuttaja Korkeakoulujen arviointineuvosto (KKA), joka on European Quality Assurance Register for Higher Educationin (EQAR) jäsen Uusi auditointi vuoden 2015 alussa Tällä hetkellä suunnitelmissa on kansallinen auditointi. 10.2.2012 Pirjo Halonen 2
AUDITOINNIN TAVOITE Yliopiston strategisten tavoitteiden saavuttamisessa ja oman kehittämistoiminnan suuntaamisessa auttaminen (kehittävä arviointi) Yliopiston oman laadunhallintajärjestelmän kattavuuden, toimivuuden ja vaikuttavuuden arviointi. Tarkastellaan menettelytapoja ja niiden vaikuttavuutta. Vaikuttavuutta tarkastellaan arvioimalla tuotosta verrattuna yliopiston itse määrittelemiin tavoitteisiin. 10.2.2012 Pirjo Halonen 3
AUDITOINTIPROSESSI Laatuleima Aineiston valmistelu Auditointiryhmän vierailu Auditoinnin raportointi Päätös tuloksesta Itsearvioinnit Perusaineisto Arviointiryhmän pyytämä muu aineisto Arvioitavien opintoohjelmien valinta Vapaavalintaisen arviointikohteen valinta Sähköisten aineistojen järjestäminen auditointiryhmälle 10.2.2012 Auditointiryhmän arviot auditointikohteista esitys arviointineuvostolle läpäisystä Arviointineuvoston päätös auditoinnin läpäisystä. Pirjo Halonen 4
AUDITOINTI KESKITTYY Auditoinnin kohteena on yliopiston koko toiminta. Kuitenkin muita alueita enemmän keskitytään koulutuksen laadunhallintaan. Perusteluina laadun osoittamiseen ovat vaatimukset liikkuvuudesta, kilpailukyvystä, koulutusviennistä ja kansainvälistymisestä. 10.2.2012 Pirjo Halonen 5
AUDITOINTIKRITEERIT Auditointikohteet 1. Yliopiston laatupolitiikka 2. Strateginen johtaminen ja toiminnanohjaus 3. Laatujärjestelmän kehittäminen (!) 4. Perustehtävien laadunhallinta tutkintotavoitteinen koulutus tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminta yhteiskunnallinen vaikuttavuus ja aluekehitystyö valinnainen auditointikohde 5. Tutkintotavoitteisen koulutuksen näytöt suunnittelu, toteutus ja vaikuttavuus 6. Laatujärjestelmän kokonaisuus Asteikko: puuttuva, alkava, kehittyvä, edistynyt. Kriteerit noudattavat eurooppalaisen korkeakoulualueen laadunvarmistuksen standardeja ja suuntaviivoja (ESG). 10.2.2012 Pirjo Halonen 6
KEHITTYVÄ JA EDISTYNYT JÄRJESTELMÄ Kehittyvässä järjestelmässä laadunhallinnan menettelytavat muodostavat toimivan järjestelmän järjestelmä kattaa keskeisiltä osin perustehtävät ja tukee tarkoituksenmukaisella tavalla toiminnan kehittämistä järjestelmän vaikuttavuudesta toiminnan kehittämiseen on näyttöä toiminnan kehittäminen pohjautuu olemassa olevaan laatukulttuuriin. Edistyneessä järjestelmässä laadunhallinnan menettelytavat muodostavat dynaamisen ja kokonaisvaltaisen järjestelmän laatujärjestelmä kattaa yliopiston kaikki perustehtävät ja tukee erinomaisella tavalla yliopiston strategiaa sekä koko toiminnan kehittämistä järjestelmän vaikuttavuudesta toiminnan kehittämiseen on selkeää ja jatkuvaa näyttöä vakiintunut laatukulttuuri tukee erinomaisella tavalla toiminnan kehittämistä. 10.2.2012 Pirjo Halonen 7
ITSEARVIOINNIT Opetusta antavat laitokset arvioivat toimintansa ohjatusti. Yliopiston muut tehtävät (johtaminen, hallinto, tuki- ja palvelutehtävät) itsearvioidaan erikseen sovittavalla tavalla. Arviointia, ei kuvausta! reflektoivaa kehittämiskohteita tunnistavaa laadunhallintatyön käytänteiden konkreettinen kuvausta Omien vahvuuksien löytäminen ja erityisesti kyky tunnistaa kehittämiskohteita on osoitus toimivasta laatujärjestelmästä ja vakiintuneesta laatukulttuurista. Itsearviointien tulokset on pystyttävä kysyttäessä todentamaan. 10.2.2012 Pirjo Halonen 8
ITSEARVIOINNIT Toiminta itsearvioidaan 1.9.2012 20.6.2013 Itsearviointiaikataulu on laadittu ja julkaistu 15.3.2012. Viestintätieteiden itsearviointi on viikolla 36 (3. 7.9.2012). 10.2.2012 Pirjo Halonen 9
AUDITOINTIAIKATAULU 10.2.2012 Pirjo Halonen 10
REHTORIN LISÄYKSET Käsiteltävä itsearvioinnissa myös poikkitieteellisyys ja yhteistyö kansallisen ja kansainvälisen toiminnan, myös koulutuksen yhteistyö aikuiskoulutuksen integroituminen ainelaitosten kanssa 10.2.2012 Pirjo Halonen 11
ITSEARVIOINTI TOIMINNAN KEHITTÄMISEEN Vahvuudet: näyttöä toiminnassa toimintatapojen järkevyydestä ja yhtenäisyydestä menettelyjen soveltamisen systemaattisuudesta toiminnan arvioinnista oppimistavoista ja niiden soveltamisesta toimintatavan parantamisesta arvioinnin tuloksena näyttöä tuloksissa positiivisista kehityssuunnista järkevistä tavoitteista ja suorituskyvystä tavoitteisiin peilattuina vertailusta muihin organisaatioihin tulosten syntymisestä toiminnan seurauksena tulosten kattavuudesta Parantamisalueet: edellisten puutteet 23.11.2011 Pirjo Halonen 12
ARVIOINTIIN OSALLISTUJAT JA ROOLIT Opettajat Johtajat Palvelutehtävissä toimivat Opiskelijat Ohjaaja. Arviointiryhmä muodostaa yhteisen näkemyksen toiminnan ja tulosten vahvuuksista ja parantamisalueista Alustaja perehtyy arviointimalliin ja laatii arviointi-istunnon alussa pidettävän lyhyen alustuksen sovitusta arviointialueesta, sen toimintatavoista tai mittareista ja tuloksista. Aikavastaava valvoo arviointiryhmän ajankäyttöä. Sihteeri kirjaa arviointiryhmän havainnot. Ohjaaja suunnittelee ja ohjaa itsearviointityöskentelyä 10.2.2012 Pirjo Halonen 13
ARVIOINTIMALLI EFQM 3 Henkilöstö 7 Henkilöstötulokset 1 Johtajuus 2 Strategia 5 Prosessit, tuotteet ja palvelut 6 Opiskelijatulokset 9 Keskeiset tulokset 4 Kumppanuudet ja resurssit 8 Yhteiskunnalliset tulokset 14.4.2011 Pirjo Halonen, laadunhallinta 14
3 Henkilöstö 7 Henkilöstötulokset EFQM 1 Johtajuus 2 Strategia 5 Prosessit ja palvelut 6 Opiskelijatulokset 9 Keskeiset tulokset 4 Kumppanuudet ja resurssit 8 Yhteiskunnalliset tulokset KKA:n auditointikokonaisuudet 2. STRA- TEGINEN JOHTA- MINEN JA TOIMIN- NAN- OHJAUS Henkilöstö 4. PERUS- TEHTÄVI- EN LAA- DUNHAL- LINTA 5. TUTKINTO- TAVOITTEI- SEN KOULU- TUKSEN NÄYTÖT SUUNNIT- TELU TOTEU- Kumppanuudet ja resurssit 5. TUTKINTOTAVOITTEISEN KOULUTUKSEN NÄYTÖT Laatutyön vaikuttavuus keskeisimmät arviointitavat ja seurantaindikaatt orit toiminnan kehittyminen arviointien pohjalta 3-5 10.2.2012 Pirjo TUS Halonen 15 vuoden aikana
ITSEARVIOINTITAPAHTUMA 1 Kolme ryhmää, kukin noin 5 henkilöä Ryhmä 1: 1. Johtajuus 2. Strategia 5. Koulutusprosessit 9. Keskeiset tulokset Ryhmä 2: 3. Henkilöstö 5. Koulutusprosessit 7. Henkilöstötulokset 8. Yhteiskunnalliset tulokset Ryhmä 3: 4. Kumppanuudet ja resurssit 5. Koulutusprosessit 6. Opiskelijatulokset 23.11.2011 Pirjo Halonen 16
ARVIOINTI-ISTUNNOT Yksi osa-alue käsitellään kerrallaan (½ t 1 tunti) Ohjaaja esittelee arviointikohdan. (2 min) Alustaja esittelee arviointikohtaan liittyvät toimintatavat. (4) Itsenäinen pohdinta (2) Parikeskustelu (7) Vahvuuksiksi todetut havainnot kirjataan (toteamus seuraus) Kehittämiskohteiksi todetut havainnot kirjataan (toteamus seuraus) Havainnot ryhmitellään asiasisällöittäin Asiasisällöt havaintoineen priorisoidaan. (Kehityshankkeet aloitetaan istunnon jälkeen) 23.11.2011 Pirjo Halonen 17
Itsearviointi 2 Työskennellään pienryhmissä 3 tuntia. Ryhmät kommentoivat toistensa tuloksia ristiin 2 tuntia. Yhdessä priorisoidaan kehittämiskohteet ja pohditaan jatkotoimia 2 tuntia. Asiakirjoja, jotka ovat arvioinnin taustalla koulutusstrategia strateginen vuosikello toiminta- ja taloussuunnitelma opetussuunnitelmat keskeiset arviointimenettelyt ja seurantaindikaattorit opiskelija- ja opiskelutuloksia trendi näkyvissä imagoselvitysten tuloksia trendi sidosryhmäselvitysten tuloksia - trendi henkilöstötuloksia trendi henkilöstötietoja: ikäjakauma, vaihtuvuus (trendi), sairauspoissaolot (trendi) ym. strategisten tavoitteiden saavuttamista kuvaavia tuloksia laitoksen ydintoimintojen saavuttamista kuvaavia tuloksia Mahdollisimman iso osa tiedoista pyritään tuottamaan keskistetysti. Tiedoista keskeisimmät paperikopioina osallistujille, loput heijastettavissa tietokoneelta. 23.11.2011 Pirjo Halonen 18
Itsearviointi 3 Etsitään kunkin osa-alueen vahvuudet ja kehittämiskohteet. Kirjataan tyyliin Meillä koko henkilöstö osallistuu strategiseen suunnitteluun, ja sen hyöty on, että henkilöstö on sitoutunutta. tai Meillä johtoryhmä suunnittelee strategiat, ja siitä seuraa, että henkilöstön on vaikea sitoutua laitoksen toimintaperiaatteisiin. Tässä vaiheessa ei esitetä korjausehdotuksia. Kirjaukset tulostetaan ja leikellään lapuiksi. Laput ryhmitellään aihealueittain ja asiakokonaisuudet nimetään. 23.11.2011 Pirjo Halonen 19
ARVIOINTIKOKOUKSEN VAIHEET Arviointiistunnot Havainnot Ryhmittely Vahvuudet, mahdolliset menestystekijät Keskeiset kehityskohteet Priorisointi strategiaan suhteutettuna kehitysprojektiehdok kaat 14.4.2011 Johdon päätös Kehityshankkeiden suunnittelu ja toteutus Strategisesti oikein valitut kehityshankkeet ja -toimet Pirjo Halonen, 20 Lähde: Heikki Niemi, Laatukeskus
v v k k v v k k v v v k k v k v k v v k k k Erinomainen raportointikäytäntö ja - järjestelmä Osaamisen kehittäminen ja hyödyntäminen 14.4.2011 21
Onnistunut arviointi Arvioijat tuntevat arvioitavan toiminnan Ohjaaja tuntee arviointimallin ja tekniikan Onnistunut arviointi Yksikkö valitsee arviointikokouksen osallistujat ja alustajat. Ohjaaja laatii arviointikokouksen ohjelman. Ohjaaja järjestää osallistujille infotilaisuuden. Ohjaaja opastaa alustusten tekemisessä. Ohjaaja opastaa tarvittaessa arviointikokouksessa. Ohjaaja vetää ristiinkommentoinnin: arviointi, ryhmittely, priorisointi. 23.11.2011 Pirjo Halonen 22
Arvioinnin jälkeen Johtoryhmä päättää kehityshankkeista. Kehityshankkeet ovat yksikön seuraavassa toimintasuunnitelmassa. Johtoryhmä asettaa kehitysprojektit ja seuraa niitä. Projektiryhmät toteuttavat kehitysprojektit. Yksikkö vakiinnuttaa kehityshankkeilla tehdyt muutokset ja parannukset. Laatupäällikkö seuraa muutosten edistymistä ja tarvittaessa auttaa niiden läpiviennissä. 23.11.2011 Pirjo Halonen 23
10.2.2012 Pirjo Halonen 24