Tekninen lautakunta 71 16.06.2016 Vastaus arviointikertomukseen 2015 / Tekniset palvelut 363/02.02/2014 Tekninen lautakunta 71 Tarkastuslautakunta on perehtynyt oman toimintasuunnitelmansa mukaan kunnan voimassa oleviin strategioihin, talousarvioon, toiminta- ja taloussuunnitelmaan sekä kunnanvaltuuston, kunnanhallituksen ja lautakuntien päätöksiin sekä tilinpäätökseen ja henkilöstökertomukseen. Painopistealueiksi vuodelle 2015 on valittu kunnan talous ja sisäinen tarkastus ja riskienhallinta. Vuoden 2015 arvioinnin yhteydessä tarkastuslautakunta on tehnyt vierailukäynnin Myllytontun päiväkotiin. Tarkastuslautakunta kiinnitti huomiota edellisen arviointikertomuksen vastineeseen henkilöstön poissaoloihin liittyen. Vastineessa ei ollut otettu kantaa siihen, miten henkilöstön poissaoloja saadaan vähennettyä. Vuoden 2015 arviointiketomuksessa tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota siihen, että sairauspoissaoloja on paljon ja suosittelee, että edelleen tehdään toimenpiteitä, jotta saataisiin sairauspoissaoloja ehkäistyä ja vähennettyä. Strategian toteutumisen yhteenvetoa ei ole tuotu kootusti esille kunnan tilinpäätöksessä. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan se helpottaisi kuntastrategian kokonaistarkastelua sekä poikkihallinnollisen yhteistyön ja strategioiden kehittämistä, joka nähdään tärkeänä toiminnan tehostamisen, talouden ja vaikuttavuuden kannalta. Mäntsälän kunnan strategisena tavoitteena on, että kunnan talous on tasapainossa. Tavoitteessa onnistumista varten on strategisissa tavoitteissa asetettu neljä mittaria. Tarkastuslautakunta ilmaisee huolensa siitä, että näitä mittareita ei kaikilta osin saavutettu tilikauden 2015 osalta. Kunnan ja kuntakonsernin lainamäärä kasvoi edelleen. Talouden tasapainotavoitteessa ei edelleenkään ole edistytty. Tilinpäätöksessä tulee tuoda esiin tavoitteita ja toteumaa kuvaavia lukuja strategisten tavoitteiden osalta. Yhdyskuntarakenteen toiminnallisissa tavoitteissa on keskustan kehittäminen ja keskustan yleisilme ja viihtyvyys. Tarkastuslautakunta toteaa, että keskustan alueella ei ole tapahtunut kehitystä ja edellyttää tiukempia toimenpiteitä hankkeiden toteutumisen varmistamiseksi. Lautakunta pitää palkkoihin tehtäviä pistokokeellisia tarkastuksia hyvänä tapana varmistua palkanlaskennan oikeellisuudesta. Kunnan hankintatoimintaan on panostettu ja hankintaprosessia on tehostettu, joka myös nähdään positiivisena kehityksenä, mutta vaatii vielä lisäpanostusta. Lautakunnan saaman käsityksen mukaan kunnassa on ongelmia eri hallintokuntien välisessä yhteistyössä ja yhteistyön kehittämiseen tulisi kiinnittää huomiota. Muissa havainnoissa tarkastuslautakunta on kuullut tilintarkastuksen
vuoden 2015 loppuraportin ja toteaa, että hankintoihin tulisi edelleen kiinnittää huomiota ja hankintaohjeistus päivittää ajan tasalle. Vuoden 2015 arviointikertomuksessa on tarkastuslautakunta on kirjoittanut teknisten palveluiden osalta seuraavat asiat: Teknisen palvelukeskuksen osalta tarkastuslautakunta pitää positiivisena tavoitteiden toteutumista kiinteistöjen kunnossapidon ja kiinteistöjen luokituksen toteuttamisen osalta sekä toimintamenojen ja toimintakatteen toteutumassa. Vastaus arviointikertomukseen Tarkastuslautakunta on kiinnittänyt huomiota keskeisiin asioihin joihin myös tekniset palvelut on erilaisten kehittämishankkeiden ja toimialan tavoitteiden kautta kiinnittänyt huomiota. Lisäksi Tekniset palvelut toteaa, että ulkoisten toimintatuottojen toteutuma oli talousarvioon verrattuna 116,9 %. Ulkoisten toimintamenojen toteutuma oli vastaavasti 98,9 %. Teknisten palvelujen valtuuston sitovat tavoitteet toteutuivat kaikilla tulosalueilla. Vuoden 2015 talousarviossa ja 2016 2017 taloussuunnitelmassa on erityisesti kiinnitetty huomiota pitkän tähtäimen investointisuunnitteluun ja ennalta ehkäisevään suunnitteluun, jossa toimitilojen käyttäjähallintokunnilla tulee olla keskeinen rooli. Käyttäjähallintokuntien kanssa on pidetty käyttäjäpalavereita, joiden avulla voidaan parantaa ja kehittää toimitilapalvelujen toimintaa. Investointien pitkäntähtäimen suunnittelutyö on laadittu yhteystyössä eri toimialojen ja maankäytön suunnittelun kanssa. Pitkäntähtäimen suunnittelu on päivitetty, ja suunnitelma toimii investointisuunnitelman pohjana tuleville vuosille. Mäntsälän kunnan investoinnit ovat liian suuret ja niihin tulisikin etsiä vaihtoehtoisia toteutustapoja yhteistyössä eri hallintokuntien ja kunnan johdon kanssa. Vuoden 2015 aikana on käynnistetty tavoitteiden mukaisesti teknisten palveluiden toimialalla rakenteellisia organisaatiouudistuksia mm. kiinteistönhoidossa, kuntatekniikassa, suunnittelu- ja rakennuttamispalveluissa sekä ruoka- ja siivouspalveluissa. Elinkaarihankkeen kilpailullinen neuvottelumenettely on valmistunut aikataulun mukaisesti. Palveluntuottajaa koskevat laadulliset ja taloudelliset vertailut sekä elinkaarihankkeen rahoitusvertailut on toteutunut aikataulun mukaisesti. Elinkaarihankkeen palveluntuottajan ja rahoittajan valinta on hyväksytty ja sopimus on allekirjoitettu palveluntuottajan kanssa valtuuston päätösten mukaisesti. Tekniset palvelut käynnistivät 2014 aikana johtamiskoulutuksen, joka kesti 1,5 vuotta. Kymmenen teknisten palvelujen henkilöä on läpäissyt koulutuksen. Koulutuksen keskeisiä osa-alueita oli strategiajohtaminen, henkilöstöjohtaminen, talousjohtaminen, prosessien ja projektien johtaminen ja hallinta, toimialan kehittäminen, työlainsäädäntö sekä asiakkuuksien ja verkostojen johtaminen. Teknisen toimialan rakennusalan
yhdeksälle henkilölle järjestettiin lakisääteinen turvallisuuskoordinaattori -koulutus. Tekniset palvelut on myös järjestänyt lakisääteisen leikkivälineiden turvatarkastuskoulutuksen. Vuodelle 2015 laadittiin koulutussuunnitelma, jonka ohjaa henkilöstön osaamisen vahvistamista. Kunnan kiinteistölle on laadittu korjausvelkalaskelma ja kiinteistöjen salkutus on toteutettu. Raportissa on kuvattu mm. yhteenveto rakennusten arvoista, korjausvelasta sekä peruskorjaus- ja perusparannustarpeesta sekä kuvattu omaisuuden kuntoprofiili ja ikäprofiili eli rakennusten jakautuminen eri kunto- ja ikäluokkiin. Tilahankkeiden toteutusohjeet on valmistunut. Ohjeiston tarkoituksena on kehittää ja yhtenäistää kunnan tilahankkeiden valmistelua, päätöksentekoa ja toteutusta. Päätöksentekijöille annetaan hankkeen eri vaiheiden aikana systemaattisesti mahdollisimman luotettavaa ja monipuolista tietoa hankkeen tarpeellisuudesta, vaihtoehtoisista ratkaisuista, kustannuksista ja rahoituksesta sekä käyttötalouteen vaikuttavista tekijöistä päätöksenteon pohjaksi. Kustannusten hallintaan kiinnitetään erityistä huomiota hankkeen kaikissa vaiheissa. Tilahankkeiden toteutusohjeen hyväksyi valtuusto 26.10.2015. Mäntsälän kunnan jalankulku-, pyörätie- ja ulkoilureittiverkoston kehittämissuunnitelma on laadittu yhteistyössä maankäytön ja kaavoituksen kanssa. Kehittämissuunnitelman tavoitteena on ollut luoda Mäntsälään tavoitteellinen suunnitelma houkuttelevasta ja turvallisesta kävelyn, pyöräilyn ja ulkoilun reittien verkostosta. Riihenmäen alakoulun toteutussuunnittelu on valmistunut. Hanke sisältyy elinkaarihankkeeseen. Rakentaminen on käynnistetty Uuden Ehnroosin koulun hankesuunnitelma on valmistunut. Suunnitelma on hyväksytty teknisessä lautakunnassa. Hankkeen käsittely kunnanhallituksessa ja kunnanvaltuustossa oli vielä kesken 2015. Sälinkään koulun ja päiväkodin suunnittelun käynnistäminen on aikaistettu ja hankesuunnittelu toteutettiin 2015. Kapulin alueen suunnittelu on valmistunut ja hankkeen aluerakennusurakkaan liittyvät alueen tasaus- ja kuntatekniikan rakentamistyöt ovat käynnistyneet. Hanke eteni suunniteltua nopeammin ja valmistunee keväällä 2016. Tekninen lautakunta hyväksyi vuoden 2015 alussa Mäntsälän kunnan energiatehokkuuden toimintasuunnitelman ja uusiutuvan energian kuntakatselmuksen. Energiatehokkuutta pyritään edistämään kiinteistöissä, työmatkaliikenteessä sekä hankinnoissa. Suunnitelma luo puitteet energiatehokkuuden systemaattiselle ja jatkuvalle parantamiselle. Mäntsälän joen kunnostuksen esisuunnitelma valmistui marraskuussa 2014. Esisuunnitelman pohjalta laaditaan kunnostussuunnitelma. Kunnostussuunnitelman laadintatyö on käynnistetty tavoitteiden mukaisesti. Kunnostussuunnitelma valmistuu keväällä 2016.
Toimialan kehityskeskustelut on käynnistetty koko toimialalla ja jokaiselle henkilölle on annettu mahdollisuus osallistua kehityskeskusteluun esimiehen kanssa vuoden 2015 aikana. Toimialan johtamis- ja viestintäjärjestelmään kuuluvat säännölliset osastokokoukset, esimieskokoukset ja toimialan johtoryhmän kokoukset. Kokousten pääteemoina ovat hankkeiden ja toiminnan seuranta, henkilöstöasiat, henkilöstön hyvinvointi ja talous. Toimialalle laadittiin vuodelle 2015 riskienarviointisuunnitelma. Vuoden 2016 riskienarviointi-suunnitelma on myös laadittu. Tekniset palvelut on toteuttanut tavoitteen mukaisesti kaikki sovitut henkilöstösäästöt. Vuonna 2015 Teknisen toimialan yli 60 päivän sairauslomat vähenivät muodostaen 58 % kaikista sairauspoissaoloista. Vastaava osuus vuonna 2014 oli 69 %. Jos lasketaan vain alle 60 päivän sairauslomat, muodostuu Teknisen toimialan sairauspoissaolojen keskiarvoksi noin 9,5 kalenteripäivää/henkilö. Vuonna 2014 Teknisten henkilöstön alle 60 päivän sairauspoissaolojen keskiarvo oli vajaa kaksi kalenteripäivää vähemmän. Työn fyysinen kuormittavuus lisää tuki- ja liikuntaelimistön sairauksien riskiä, joka on teknisten palveluiden suurin pitkien sairauspoissaolojen syy. Huomioitava tekijä on myös henkilöstön keski-ikä, joka teknisissä palveluissa on 50,5 vuotta. Teknisissä ollaan aloittamassa liikuntahanketta ja omaa vastuuta työkyvyn ylläpitämisessä korostetaan. Työterveyshuollon kanssa on sovittu laajemmista ikä-, määräaikais- ja työhöntulotarkastuksista, joihin liittyvät uutena kuntotestit. Myös työergonomiaohjausta on lisätty. Ohjausta esimiehille sairauspoissaolojen seurantaan ja puuttumiseen on tehostettu. Terveellisten ja turvallisten työolosuhteiden ja toimivien työn rakenteiden merkitystä sairauspoissaolojen ehkäisemiseksi pyritään huomioimaan entistä tehokkaammin. Riskienhallinassa on nostettu esille sairauspoissaolot, ikääntyvien työntekijöiden jaksaminen ja henkilöstöriskit. Uusien työntekijöiden perehdyttäminen on ensisijaisen tärkeää. Toimialan johtoryhmä seuraa säännöllisesti sairauspoissaoloja. (Valmistelija / lisätietoja: tekninen johtaja Hannu Seppälä, puh. 040 314 5934, hallintosihteeri Sirpa Salminen, puh. 040 314 5978) Teknisen johtajan päätösesitys: Tekninen lautakunta antaa kunnanhallitukselle ja edelleen kunnanvaltuustolle edellä olevan vastauksen tarkastuslautakunnan vuoden 2015 arviointikertomukseen. Päätös: Tekninen lautakunta päätti hyväksyä esityksen. Liite 1. Arviointikertomus 2015