Päätösesitys: Tarkastuslautakunta hyväksyy ja allekirjoittaa toimintavuoden 2014 arviointikertomuksen ja jättää sen valtuuston käsiteltäväksi.

Transkriptio

1 Tarkastuslautakunta, vaalikausi Kunnanvaltuusto Tekninen lautakunta Vuoden 2014 arviointikertomus 15/02/2014 Tarkastuslautakunta, vaalikausi Tarkastuslautakunnan on valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet. Tarkastuslautakunta on suorittanut sille määrätyn tehtävän hyväksymänsä suunnitelman mukaisesti perehtymällä kunnan talousarvioon, tilinpäätökseen ja toimintakertomukseen sekä saamiinsa muihin selvityksiin. Lautakunta on kuullut kunnanjohtajaa, kamreeria sekä muita johtavia viranhaltijoita ja toimihenkilöitä arviointityötä tehdessään. Päätösesitys: Tarkastuslautakunta hyväksyy ja allekirjoittaa toimintavuoden 2014 arviointikertomuksen ja jättää sen valtuuston käsiteltäväksi. Päätös: Päätettiin esityksen mukaisesti. Kunnanvaltuusto Esitys: Kunnanvaltuusto 1. merkitsee arviointikertomuksen vuodelta 2014 tiedoksi ja 2. päättää pyytää lautakunnilta ja toimialoilta vastineet arviointikertomuksessa esitetyistä havainnoista, selvityspyynnöistä ja suosituksista sekä kuvauksen käytönnön toimenpiteistä kunnanhallitukselle ja tarkastuslautakunnalle viimeistään syyskuun loppuun mennessä ja edelleen kunnanvaltuustolle viimeistään lokakuun loppuun mennessä. Käsittely: Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Jari Sillanpää esitteli raportin valtuustolle. Päätös: Hyväksyttiin esityksen mukaan. Teknisenä korjauksena raportin sivulle 5, poistetaan lause, jossa todetaan Ehnroosin koulun purkaminen.

2 Kunnanvaltuusto Esitys: Kunnanvaltuusto 1. merkitsee arviointikertomuksen vuodelta 2014 tiedoksi ja 2. päättää pyytää lautakunnilta ja toimialoilta vastineet arviointikertomuksessa esitetyistä havainnoista, selvityspyynnöistä ja suosituksista sekä kuvauksen käytönnön toimenpiteistä kunnanhallitukselle ja tarkastuslautakunnalle viimeistään syyskuun loppuun mennessä ja edelleen kunnanvaltuustolle viimeistään lokakuun loppuun mennessä. Käsittely: Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja Jari Sillanpää esitteli raportin valtuustolle. Päätös: Hyväksyttiin esityksen mukaan. Teknisenä korjauksena raportin sivulle 5, poistetaan lause, jossa todetaan Ehnroosin koulun purkaminen. Tekninen lautakunta 101 Tarkastuslautakunta on perehtynyt oman toimintasuunnitelmansa mukaan kunnan voimassa oleviin strategioihin, talousarvioon, toiminta- ja taloussuunnitelmaan sekä kunnanvaltuuston, kunnanhallituksen ja lautakuntien päätöksiin sekä tilinpäätökseen ja henkilöstökertomukseen. Painopistealueiksi vuodelle 2014 on valittu kunnan riskienhallinnan järjestäminen, hankinnat ja sopimusten valvonta sekä perusturvalautakunnan alainen toiminta. Kunnan palvelutuotantoon ja toimintaan tarkastuslautakunta on perehtynyt seuraamalla toimielinten toimintaa esityslistoista ja pöytäkirjoista, joiden perusteella tarkastuslautakunnan jäsenet ovat ottaneet tarvittaessa yhteyttä asioiden valmistelijoihin. Arviointia on suoritettu haastattelemalla toimielinten jäseniä, johtavia viranhaltijoita ja henkilökuntaa. Toimintaan liittyviä tietoja tarkastuslautakunnan jäsenet ovat saaneet myös kuntalaisilta. Tarkastuslautakunta on seurannut tavoitteiden toteutumista osavuosikatsauksista. Arvioinnissa on hyödynnetty myös tilintarkastajan raportteja. Vuoden 2014 arviointikertomuksessa on tarkastuslautakunta on kirjoittanut teknisten palveuiden osalta seuraavat asiat: Toimialan palveluajatus on että teknisten palvelujen palvelualueella huolehditaan kunnan omista toimitilatarpeista ja kunnan omistamien kiinteistöjen kunnossapidosta sekä liikenneverkon, liikunta-paikkojen ja puistojen sekä yleisten alueiden rakentamisesta ja ylläpidosta. Palvelualue vastaa myös joukkoliikenteen viranomaistehtävistä. Teknisten palveluiden toimintamenot alittivat muutostalousarvion n euroa. Menojen kasvu edellisvuoteen nähden oli noin euroa. Toimitilapalveluiden

3 tulosalueella sitovana oli tilikauden tulos, joka poikkesi talousarviossa asetetusta euroa. Ero johtuu pääosin Ehnroosin koulun kertaluonteisesta poistosta, koska koulu asetettiin tilikaudella 2014 käyttökieltoon ja puretaan. Toimitilapalveluiden toimintakate pysyi talousarviossa. Teknisen palvelukeskuksen yksiköt saivat toteutettua talousarviossa esitetyt toiminnalliset tavoitteensa pääasiassa hyvin ja tavoitteiden toteumat on tuotu selkeästi esille. Siivouspalvelujen osalta asiakastyytyväisyyskyselyä ei ole toteutettu. Tarkastuslautakunta näkee asiakastyytyväisyyden tärkeänä näkökulmana kunnan palveluiden arvioinnissa. Tarkastuslautakunta toteaa, että toimialan riskienhallinnan osalta on tehty hyvää työtä ja riskitekijöihin on kiinnitetty entistä enemmän ja monipuolisesti huomiota. Tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan hankintaosaamiseen ja sopimustenhallintaan tulee kiinnittää myös jatkossa erityistä huomiota. Investointien toteuttamisessa tulee tavoitella parasta mahdollista laatua, eikä halvin hinta ole aina sen tae. Tarkastuslautakunta painottaa, että investointihankkeiden suunnittelu edellyttää entistä laaja-alaisempaa ja syvempää yhteistyötä eri hallinnonalojen välillä. Tilojen käytettävyys palvelutuotannossa on myös peruspalveluita tuottavien hallinnonalojen vastuulla. Kunnassa on edelleen mittavia investointipaineita, joiden toteuttaminen uhkaa kasvattaa kunnan velkamäärää edelleen hallitsemattomaksi. Tästä syystä suunnitelmallisuus sekä tulevien väestö- yms. tarpeiden riittävä huomiointi rakentamisvaiheessa on erittäin tärkeää. Vastaus arviointikertomukseen Tarkastuslautakunta on kiinnittänyt huomiota keskeisiin asioihin joihin myös tekniset palvelut on erilaisten kehittämishankkeiden ja toimialan tavoitteiden kautta kiinnittänyt huomiota. Vuoden 2014 talousarviossa ja taloussuunnitelmassa on erityisesti kiinnitetty huomiota pitkän tähtäimen investointisuunnitteluun ja ennalta ehkäisevään suunnitteluun, jossa käyttäjähallintokunnilla on ollut keskeinen rooli. Käyttäjähallintokuntien kanssa on käynnistetty säännönmukaiset käyttäjäpalaverit, joiden avulla voidaan parantaa ja kehittää toimitilapalvelujen toimintaa. Investointien pitkäntähtäimen suunnittelutyö on laadittu yhteystyössä eri toimialojen ja maankäytön suunnittelun kanssa. Pitkäntähtäimen suunnittelua tulee jatkuvasti päivittää ja ylläpitää. Investointien tarkoituksenmukaisuuden ja taloudellisuuden kannalta on myös erityisen tärkeää, että prosessin alkuvaiheessa on riittävä selvyys investoinnin tarpeesta ja taloudellisista vaikutuksista. Vuodelle 2015 palkataan uusi hankesuunnittelija, joka tulee parantamaan pitkäntähtäimen suunnittelua.

4 Asiakastyytyväisyyden seurantaan on muodostettu toimialalla oma työryhmä, jonka tavoitteena on suunnitelmallisesti parantaa ja kehittää kunnan palveluiden arviointia. Ryhmän tavoitteena on seurata asiakastyytyväisyyskyselyjen toteutumista, reklamaatioiden määrää sekä asiakaspalautemäärää. Kyselyjä ja palautteita hyödynnetään toimialan kehittämisessä. Tekniset palvelut on kehittänyt toimialan riskienhallintaa ja siihen liittyvää seurantaa. Tekniset palvelut on omassa riskien arvioinnissa kiinnittänyt erityistä huomiota investointeihin, palvelujen laatuun ja palvelujen järjestämistapaan liittyviin riskeihin. Riskien arviointisuunnitelmassa on nostettu esille sopimus- ja vastuuasiat, julkiset hankinnat, työtehtäviin liittyvät riskit ja vaaratekijät, omaisuuden hallintaan liittyvät riskit lähinnä kiinteistö- ja katuomaisuudessa ja viestintäriskit. Toimialalle on tehty työsuojeluun liittyvä riskiselvitys ja sen pohjalta on laadittu työsuojeluun liittyvien riskien toimintasuunnitelma. Riskienhallinassa on nostettu esille sairauspoissaolot, ikääntyvien työntekijöiden jaksaminen ja henkilöstöriskit. Uusien työntekijöiden perehdyttäminen on ensisijaisen tärkeää. Toimialan johtoryhmä seuraa säännöllisesti sairauspoissaoloja. Vuoden yhtenä kehittämishankkeena on laatia toimialalle toimintakäsikirja, jonka päätavoitteita ovat laadun hallinta, tuottavuus, tehokkuus sekä virheiden vähentäminen. Tekninen lautakunta on nostanut vuodelle 2015 seuraavan tavoitteen: Toimitilahankkeiden investointien tarpeen ja taloudellisen vaikuttavuuden parantaminen uusimalla tilahankkeiden toteuttamisohje. Tilahankkeiden toteuttamisohje on yksi keskeinen väline uusien hankkeiden suunnittelussa ja koko rakentamisprosessissa. Tekniset palvelut on ottanut myös vuodelle 2015 useita tavoitteita, jotka tähtäävät suunnitelmallisuuteen, laadukkaaseen ja tarkoituksenmukaiseen toimitila- ja rakennuttamispalveluihin. Tarkastuslautakunta on aivan oikein kiinnittänyt huomiota hankintaosaamiseen. Hankintaosaaminen vaatii hyvää asiantuntemusta substanssista ja koko toimialan haasteellisista hankinnoista. Teknisten palvelujen henkilöt, jotka laativat hankintoihin liittyviä asiakirjoja, kouluttautuvat vuosittain koulutussuunnitelman ja kehityskeskusteluissa sovittujen asioiden mukaisesti. Vuoden 2014 alussa aloitettiin johtamisen erikoisammattitutkintoon sekä tekniikan erikoisammattitutkintoon valmentava koulutus teknisen puolen esimiehille. Koulutuksen yhtenä pääpainona on talousjohtaminen, hankintojen johtaminen ja projektien hallinta ja johtaminen sekä henkilöstöjohtaminen. Vuoden 2014 aikana on toimialalla ollut käsittelyssä merkittäviä hankkeita ja niihin liittyvät asiakirjat ja hankintoihin liittyvät päätösvalmistelut on tehty erinomaisella ammattitaidolla ja pitkällä kokemuksella. Pelkkä hankintaosaaminen ei kuitenkaan riitä, vaan pitää ymmärtää sopimustekniikkaa ja sopimusten hallintaa sekä rakennusalan erityisvaatimuksia ja muuttuvia lainsäädäntöjä.

5 (Valmistelija/lisätietoja: tekninen johtaja Hannu Seppälä, puh ) Teknisen johtajan päätösesitys: Tekninen lautakunta antaa kunnanhallitukselle ja edelleen kunnanvaltuustolle edellä olevan vastauksen tarkastuslautakunnan vuoden 2014 arviointikertomukseen. Päätös: Tekninen lautakunta päätti hyväksyä esityksen. Liite 1. Vuoden 2014 arviointikertomus