Apply Maisterivalinnat - hakukohteen pääkäyttäjän koulutus https://apply-office.aalto.fi

Apply Maisterivalinnat - hakukohteen pääkäyttäjän koulutus https://apply-office.aalto.fi eage@aalto.fi 3.3.2016 / Henna Paananen / Oppimisen IT

Sisältö Hakuprosessin vaiheet Applyyn kirjautuminen ja käyttöoikeudet Asian käsittelijän perusnäytöt: Odottavat, Käsittelyssä olevat, Arkisto Hakijoiden tunnistaminen ja hakemusten peruskäsittely Akateeminen arviointi ja korkeakoulutietokanta Raportit Valintaesitykset 3.3.2016 2

Hakuprosessin vaiheet Applyssa 1. Hakemuksen täyttäminen 2. Hallinnollinen tarkastus 3. Akateeminen arviointi 4. Valintatulosten tarkastaminen 5. Paikan vastaanottaminen 6. Loppuunkäsitelty 3.3.2016 3

Kirjautuminen ja käyttäjäroolit Järjestelmään kirjaudutaan Aalto-tunnuksella (käyttäjätunnus ja salasana) Käyttöoikeudet muodostuvat roolien perusteella. Akateeminen arvioija -roolilla pääsee päivittämään vain akateemisen arvioinnin lomaketta. Kohteen pääkäyttäjä -roolilla pääsee päivittämään Valintaesityslomaketta Kohteen pääkäyttäjille on annettu myös saman hakukohteen akateemisen arvioinnin oikeus akateemisen arvioinnin lomakkeen päivittämistä varten Valintapäätös-roolilla pääsee päivittämään valintapäätöstä valintaajon jälkeen. 3.3.2016 4

Käyttöoikeudet Pyynnöt oikeuksien lisäämisestä Apply-pääkäyttäjälle: Uuden Apply-käyttäjän tulee ensin kirjautua järjestelmään yhden kerran osoitteessa apply-office.aalto.fi ja lähettää sen jälkeen pyyntö oikeuksien lisäämisestä osoitteeseen eage@aalto.fi Viestiin tieto, mihin hakukohteisiin oikeudet tarvitaan Järjestelmä antaa ensimmäisellä kirjautumiskerralla virheilmoituksen, mutta siitä ei tarvitse välittää Ensimmäisellä kirjautumisella ei pääse vielä katsomaan tai käsittelemään hakemuksia Käsittelijä saa näkyviin omien hakukohteidensa hakemukset seuraavalla kirjautumiskerralla, kun oikeudet on lisätty 3.3.2016 5

Mihin menen ensimmäiseksi järjestelmässä? Hakijat löytyvät Odottavat -näytöltä, kun hallinnollinen tarkastus on tehty ja lomake on lähetetty akateemiseen arviointiin. Hakupaperit lähetetään sisäpostissa 1. hakukohteeseen, kun ne ovat tulleet skannauksesta. Odottavat -näytöltä löytyvät kaikkien kelpoisten hakijoiden hakemukset niiden hakukohteiden osalta, joihin käsittelijällä on oikeus. Odottavat näytöllä voi järjestää hakijoita otsikkotietojen mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen. 3.3.2016 6

Odottavat-näytön rajausmahdollisuudet Odottavat -näytöllä voi rajata suoraan hakukohteen hakijat näkyviin (HUOM! Näytölle ei saa samanaikaisesti sekä 1. että 2. hakukohteen hakijoita. Raportille saa molemmat näkyviin samanaikaisesti.). Rajaustekijät: Lomake, Kenttä, Arvo (esim. hakukohde) 3.3.2016 7

Käsittelyssä olevat -näyttö Käsittelyssä olevat -näytöltä löytyvät kaikki itsellesi lukitut hakemukset. 3.3.2016 8

Arkistonäyttö Arkisto -näytöltä löytyvät aina kaikki hakemukset. 3.3.2016 9

Pikaluvut: Paperihakemukset Pikaluvut: Paperihakemukset näytöltä näet, kuinka monta hakemusta on hallinnollisessa tarkastuksessa ja kuinka paljon on lähetetty akateemiseen arviointiin (koko päähaun osalta). 3.3.2016 10

Sisältö Hakuprosessin vaiheet Applyyn kirjautuminen ja käyttöoikeudet Asian käsittelijän perusnäytöt: Odottavat, Käsittelyssä olevat, Arkisto Hakijoiden tunnistaminen ja hakemusten peruskäsittely Akateeminen arviointi ja korkeakoulutietokanta Raportit Valintaesitykset 3.3.2016 11

Hakijoiden tunnistaminen Hakemuksilla on järjestelmässä yksilöivä tunniste, joka on järjestelmän luoma ID (identification number, tunnistenumero). Hakijoiden käyttäjätunnuksena järjestelmässä toimii sähköpostiosoite. Tekniikan alan haussa hakijalla voi olla vain yksi hakemus järjestelmässä, viimeisin hakemus on voimassa oleva. Hakijaa voi hakea myös nimen osalla, esim. jos nimessä on erikoismerkkejä. Katkaisumerkki on * (esim. *irta*). 3.3.2016 12

Hakemuksen käsittely Hakuprosessin lomakkeet Käsittelijöiden väliset kommentit Käyttäjän valikko Käsittelyn kaikki vaiheet nähtävillä Käsittelyprosessin vaiheet Page 13

Asian tiedot -välilehti näkyvissä hakemuksen käsittelijöiden historiatieto kaikki lukitukset ja lukituksien purkamiset näkyvät Käsittelyhistoriassa käsittelijöiden kesken voi lisätä kommentteja kommentit eivät näy hakijalle hakemus tulee ensin lukita itselleen käsiteltäväksi, jotta kommentin voi lisätä. viimeisin kommentti näkyy Odottavat näytöllä, kunnes hakemus lähetetään eteenpäin seuraavaan vaiheeseen 3.3.2016 14

Asian lukitus Jos haluat käsitellä hakijaan liittyviä tietoja, asia tulee ensin lukita itselleen painamalla Lukitse asia itsellesi. Tietoja pääsee katselemaan myös ilman lukitusta.

Asian lukitus toiselta käsittelijältä Jos hakemus on käsittelyssä jollakin henkilöllä, on hakemuksen edessä lukittu merkki. Lukituksen voi purkaa toiselta valitsemalla hakemuksen ja painamalta sivun yläosasta Lukitse itsellesi -painiketta. 3.3.2016 16

Skannatut liitteet Kelpoisten hakemuksien liitteet skannataan. Hakijapalvelut lähettävät skannattavat dokumentit ulkopuoliselle toimittajalle. Skannatut pdf-dokumentit siirtyvät automaattisesti Applyyn hakijan tietoihin (pääsääntöisesti yksi pdf-dokumentti) / hakemus). Korkeakoulu voi halutessaan skannata hakemukseen liitteitä valitsemalla Lomakkeet Skannatut liitteet. Sivulla on toiminto Lisää tiedosto (tiedoston maksimikoko on 25000 Kt). 3.3.2016 17

Akateeminen arviointi Jos hakija on hakenut kahteen kohteeseen, näkevät akateemiset arvioijat sekä kohteen pääkäyttäjät myös toisen kohteen tiedot, mutta päivitysoikeudet ovat vain oman hakukohteen lomakkeisiin. 3.3.2016 18

Akateeminen arviointi Akateemisen arvioinnin lomakkeella näkyvät mm. hakijan kielitaito, yliopisto- ja tutkintotiedot sekä motivaatiokirje. Lomakkeelle voidaan arvioida hakijan eri osa-alueita numeroin tai sanallisesti. Huom. lomakkeella näkyvä keskiarvo on opiskelijan itsensä merkitsemä. Näkyvissä on sekä hakijan itsensä että Hakijapalveluiden lisäämiä tietoja Keskiarvojen tarkistamista/laskemista varten on tarjolla excellaskuri (tehty tuotantotalouden laitoksella/ Jouko Karjalainen) 3.3.2016 19

Akateeminen arviointi kaksi arvosteluasteikkoa tekniikan alalla Akateemisen arvioinnin lomakkeella voidaan tekniikan alan maisterivaiheen hakemusten kohdalla (ei dual degree, Nordic Master, NSM) valita kahdesta valinnaisesta akateemisen arvioinnin asteikosta: pisteet 0-4 (oletusasteikko), ei puolikkaita pisteitä pisteet 0-5 (uusi asteikko), myös puolikkaat pisteet esim. 0,5 Käytettävä asteikko valitaan hakemuskohtaisesti akateemisen arvioinnin lomakkeen ylälaidassa. Jos lomakkeen täyttäjä ei valitse mitään, käytössä on vanha asteikko 0-4. 3.3.2016 20

Akateeminen arviointi kaksi arvosteluasteikkoa tekniikan alalla Akateemisen arvioinnin lomakkeella voidaan tekniikan alan maisterivaiheen hakemusten kohdalla (ei dual degree, Nordic Master, NSM) valita kahdesta valinnaisesta akateemisen arvioinnin asteikosta: 3.3.2016 21

Akateeminen arviointi Korkeakoulutietokanta Hakukohde on liitetty arviointiryhmään, joka on tyypillisesti koulu. Kohteen pääkäyttäjä ja akateeminen arvioija pääsevät merkitsemään oman arviointiryhmänsä arvion korkeakoulutietokantaan. Arviointi tallentuu järjestelmään ja näkyy kaikilla hakijoilla, jotka ovat hakeneet samasta korkeakoulusta saman arviointiryhmän hakukohteisiin. 3.3.2016 22

Korkeakoulu löytyy joko kirjoittamalla nimen osa Korkeakoulun nimi -sarakkeeseen tai painamalla vain Hae -painiketta, jolloin tietokanta hakee kaikki korkeakoulut (sanojen katkaisumerkki on *). 3.3.2016 23

Akateeminen arviointi Korkeakoulutietokanta Myös akateemisen arvioinnin lomakkeelta linkistä Korkeakoulun arviot päästään korkeakoulutietokantaan, jonne voidaan lisätä oman hakukohteen arviointiryhmän arvio korkeakoulusta. 3.3.2016 24

Akateeminen arviointi alustavan valintaesityksen merkitseminen Akateemisen arvioinnin lomakkeelle voidaan merkitä alustava valintaesitys ja alustava hylkäyksen syy. Nämä tiedot näkyvät valintaesityslomakkeella, mikä helpottaa lopullisen valintaesityksen tekemistä. 3.3.2016 25

Akateeminen arviointi raporttien hyödyntäminen Kun arviot on tehty kaikista kohteen hakijoista, voidaan järjestelmästä ottaa excel-lista, jossa nähdään hakijoiden järjestyminen esim. annettujen pisteiden perusteella. Raporttipohjaan/arviointilomakkeelle voidaan asettaa kaava, joka tuottaa muodostuvaan exceliin kaavan mukaisen tuloksen hakijoista. Pyyntö kaavan lisäämisestä tehdään osoitteeseen eage@aalto.fi. vain järjestelmässä akateemista arviointia tekeville hakukohteille 3.3.2016 26

Raportit Kaikki hakijat (myös muiden hakukohteiden hakijat) saadaan näkyville Raportit-toiminnon kautta. Järjestelmään on määritelty erilaisia valmiita raporttipohjia, joita voidaan hyödyntää. 3.3.2016 27

Raportin pikalinkki Voit muodostaa pikalinkin valitsemastasi raportista Raportit valikkoon kohdasta Näytä päävalikossa. 3.3.2016 28

Raportit Avaa raportti hakemuksista (Raportit). Raportit tulostuvat Applyn käyttökielen mukaan Jos sinulla on oikeudet useampaan asiaan, tai asiastasi on useita toteutuksia (esim. vuosittaiset hakukierrokset), näet jokaisen asian raporttikansion erikseen. Asiaan liittyvät valmiit raporttipohjat. 3.3.2016 29

Raportit 1) Jos haluat muokata valmista raporttipohjaa, avaa raportti Editlinkistä. 2) Jos haluat luoda kokonaan uuden raportin, klikkaa asian nimeä. Tästä avaat valmiin raporttipohjan suoraan exceliin. Huom. exceliin avatusta raportista voit avata yksittäisen hakemuksen klikkaamalla sen tunnistenumeroa. 3.3.2016 30

1) Raportit raporttipohjan lataaminen Raporttipohjaan määritellyt tiedot tulevat näkyville Sarakkeet kohtaan. Voit poistaa raportilta tietoja valitsemalla sarakkeen edessä olevan punaisen rastin. Raporttiin voi määritellä kaavan tai suodattimen Lisää kaavasarake tai Lisää suodatin painikkeiden edessä olevista vihreistä + -painikkeista. Lopuksi valitse raportin muoto (Excel, Open-office, Html) ja paina Luo raportti -painiketta. 3.3.2016 31

1) Raportit raporttipohjan lataaminen Valmiit raporttipohjat löytyvät myös Lataa raportti valikosta. Raporttipohjan saa ladattua klikkaamalla raportin nimeä. 3.3.2016 32

2) Raportit tyhjän pohjan lataaminen Voit lisätä raportille haluamiasi asioita valitsemalla tiedon klikkaamalla Lomakkeiden kentät kohdasta haluttua tietoa. Kaikkiin raportteihin kannattaa lisätä kentiksi aina Tunniste ja Vaihe 3.3.2016 33

Raportit esimerkki SUODATTIMEN LISÄÄMINEN Lisää suodatin valitsemalla ensin verrattava sarake ja sen jälkeen vertailumerkki(=,<,>...) ja verrattava arvo. Jos kenttä on valikko-tyyppinen voit valita arvon suoraan listasta, tekstikentissä arvo täytyy kirjoittaa käsin. Halutaan suodattaa raportille hakukelpoiset opiskelijat, jotka ovat asettaneet Bioinformatics maisteriohjelman joko ensimmäiseksi tai toiseksi hakukohteekseen. 1 2 1. Klikkaa Suodattimet-kohdasta Lisää suodatin 2. Valitse alasvetovalikosta 1. hakukohde ja sen alta alasvetovalikosta haluttu ohjelma 3. Klikkaa Lisää suodatin, aiempi suodatin näkyy alla ja pääset lisäämään toisen suodattimen 4. Valitse alasvetovalikosta 2. hakukohde ja sen alta alasvetovalikosta haluttu ohjelma 5. Klikkaa Lisää suodatin ja näet molemmat suodattimet eroteltuna 6. Valitse alasvetovalikosta Hakukelpoisuus ja alemmasta alasvetovalikosta Kyllä 7. Klikkaa Lisää suodatin 5 7 3 4 6 3.3.2016 34

Raportit esimerkki Raportti hyväksytyistä hakijoista Exceliin 1. Valitse listasta raporttipohja Valintapäätökset 2. Muodosta Excel-raportti 3. Excelissä: lajittele sarakkeessa [Valintapäätös] Valintapäätös näkyviin vain hyväksytyt a) Avaa lajittelutyökalu sarakkeen nimen perässä olevasta nuolesta b) Tyhjennä valinnat klikkaamalla kohtaa (Select All) c) Valitse näytettäväksi arvo Hyväksytty ja paina Ok 3.3.2016 35

Sisältö Hakuprosessin vaiheet Applyyn kirjautuminen ja käyttöoikeudet Asian käsittelijän perusnäytöt: Odottavat, Käsittelyssä olevat, Arkisto Hakijoiden tunnistaminen ja hakemusten peruskäsittely Akateeminen arviointi ja korkeakoulutietokanta Raportit Valintaesitykset 3.3.2016 36

Valintaesitykset, arviointi järjestelmän ulkopuolella 1/2 Hakukohteen hakijat asetetaan paremmuusjärjestykseen. Järjestelmä ei itse järjestä hakijoita paremmuusjärjestykseen, vaan järjestely tehdään sen ulkopuolella (akateeminen arviointi). Järjestely voidaan tehdä joko papereista tai hyödyntämällä järjestelmästä saatavaa exceliä. Lopuksi valintaesitys merkitään hakijan Valintaesitys lomakkeelle. Paremmuusjärjestyksen numeroita ei merkitä järjestelmään. 3.3.2016 37

Valintaesitykset, arviointi järjestelmän ulkopuolella 2/2 Varasijoja tulee merkitä hakukohteelle riittävästi, vähintään yhtä monta kuin mitä 2. hakukohteesta on hyväksytty hakijoita. Varasijoja voidaan merkitä hakukohteelle kuinka paljon tahansa. Varasijat merkitään hakukohdekohtaisesti numeroin (1,2,3), ei koulutusohjelmakohtaisesti. 3.3.2016 38

Valintaesitykset, arviointi järjestelmässä 1/2 Hakukohteen kaikki hakijat arvioidaan numeroin valintaperusteiden mukaan (esim. tutkinnon soveltuvuus, yliopisto, kielitaito, opintomenestys). Hakukohteelle määritellään kiintiö = kuinka monta hakijaa hakukohteeseen valitaan. Hakukohde ja sen kiintiö ilmoitetaan osoitteeseen eage@aalto.fi. Hakukohteelle määritellään kaava minkä mukaan hakijat asetetaan paremmuusjärjestykseen (esim. yliopisto pisteytys + tutkinnon pisteytys + opintomenestyksen pisteytys = valintapisteet) 3.3.2016 39

Valintaesitykset, arviointi järjestelmässä 2/2 Valitse valikosta Valintatulosten esikatselu, valitse Asia ja Hakukohde alasveto - valikoista ja paina Esikatsele. Jos tulos on haluttu, niin painetaan Hyväksy. Tällöin toiminto kirjaa valintaesityslomakkeelle valintaesityksen näytössä olevan tilanteen mukaisesti. Toiminto näyttää hakijoiden valintapisteet ja valintaesitykset. Mikäli tuloksessa on muokattavaa, niin hakijan tietoihin voi mennä hakijan IDnumerosta. 3.3.2016 40

Korkeakoulussa tehtävät toimet 1/2 Korkeakoulun tulee minimissään tehdä seuraavaa: 1. Valita hakijat, joita esitetään hyväksyttäviksi 2. Merkitä valintaesitys-lomakkeelle valintaesitys (mikäli hylkäävä merkittävä myös hylkäyksen syy, mikäli varasijalle merkittävä myös varasijanumero) 3. Tarkistaa Raportit-toiminnon kautta, että hakukohteelle merkityt varasijat ovat numerojärjestyksessä. Valinta-ajo ei mene eteenpäin, jos yksikin varasijanumero puuttuu välistä. Varasijanumero on hakukohdekohtainen. 3.3.2016 43

Korkeakoulussa tehtävät toimet 2/2 Korkeakoulun ei tarvitse lähettää asioita enää eteenpäin, vaan se tehdään Hakijapalveluiden toimesta valinta-ajon yhteydessä Akateemisessa arvioinnissa olleiden hyväksyttyjen ja hylättyjen hakijoiden hakupaperit säilytetään korkeakoulussa 3.3.2016 44

Valintaesityksen merkitseminen 3.3.2016 45

Vapaatekstikenttä hylkäyksen syylle Mikäli valintaesitys on hylkäävä, merkitään myös hylkäyksen syy Hylkäyssyyn yhteydessä olevaan vapaatekstikenttään voi kirjata yhteystiedot, joista hakija voi halutessaan pyytää lisätietoja tai tarkempia perusteita hylkäyksen syylle Kentän sisältö näkyy hakijalle tulosten julkaisun yhteydessä aina silloin, jos kenttään on kirjoitettu tekstiä. Älä siis laita kenttään esim. pelkkää viivaa, jos et halua laittaa yhteystietojasi 3.3.2016 46

Yhteystiedot Yhteydenotot: eage@aalto.fi Wiki-sivut: opit.aalto.fi 3.3.2016 47