Valtti Valmis tutkinto työelämävalttina Viestintäsuunnitelma 2008 2011 (versio II, päivitetty syksyllä 2010) Oulun yliopisto, Ohjaus- ja työelämäpalvelut 1
Sisältö 1 Johdanto... 3 2 Valtti-hankkeen toiminta-ajatus... 4 3 Viestinnän tavoitteet ja tehtävät... 7 3.1 Tavoitteet... 7 3.2 Tehtävät... 7 4 Viestinnän toteutus... 9 4.1 Viestinnän kentät ja kohderyhmät... 9 4.2 Viestinnän kanavat...11 4.3 Viestinnän toimenpiteet...15 4.4 Viestintävastuut...15 5 Viestinnän kehittäminen... 16 6 Viestinnän seuranta ja arviointi... 17 6.1 Kertyneitä kokemuksia...17 2
1 Johdanto Lokakuussa 2008 käynnistyneen Valtti Valmis tutkinto työelämävalttina hankkeen tavoitteena on edistää opiskelijoiden tutkinnon valmiiksi saattamista ja työelämään siirtymistä sekä ennaltaehkäistä opintojen pitkittymistä tai keskeytymistä. Hankkeen toteutuskausi on kolme vuotta (2008 2011). Toimenpiteissä keskitytään opiskelijoiden opiskelu- ja uraryhmäohjauksen kehittämiseen sekä korkeakoulujen ohjaus- ja opetushenkilökunnan ohjaustaitojen ja ohjausasiantuntemuksen vahvistamiseen. Oulun yliopiston Ohjaus- ja työelämäpalvelut koordinoi hanketta (päätoteuttaja). Muut mukana olevat korkeakoulut ovat Diakonia-ammattikorkeakoulun Oulun yksikkö, Lapin yliopisto, Oulun seudun ammattikorkeakoulu, Rovaniemen ammattikorkeakoulu, Vaasan ammattikorkeakoulu ja Vaasan yliopisto (osatoteuttajat). Hanke toteutetaan Euroopan sosiaalirahaston (ESR) ja Pohjois-Pohjanmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksen osarahoittamana valtakunnallisena kehittämisohjelmana vuosina 2008 2011. Tässä viestintäsuunnitelmassa määritellään hankkeen toiminta-ajatus, viestinnän tavoitteet ja tehtävät, viestinnän toteutus, kehittäminen sekä arviointi ja seuranta. Toimivan viestinnän perustana on yhteistyö hankkeen sisällä ja hankkeen sidosryhmien kesken. Sisäisen viestinnän tehtäviä ovat avoin ja toimiva vuorovaikutus sekä toimintakulttuuri. Ulkoisen viestinnän tehtävänä on positiivisen näkyvyyden ja tunnettavuuden lisääminen. 3
2 Valtti-hankkeen toiminta-ajatus Valtti-hankkeessa toteutetaan systemaattista ohjauksen kehittämistyötä seitsemän korkeakoulun kesken. Hankkeessa kehitetään korkeakouluohjausta kahdella tasolla: Luomalla opinnoissaan viivästyneiden tai opinnäytetyötä vaille olevien opiskelijoiden tueksi opiskelu- ja uraryhmätoiminnan ohjausmalleja sekä välittämällä ajankohtaista ja monialaista tietoa opiskeluprosessin ohjauksesta, uraohjauksesta ja työelämävalmennuksesta sekä ryhmien ohjaamisesta korkeakoulujen opetus- ja ohjaushenkilökunnalle. Toimenpiteiden tuloksena luodaan asiantuntijuutta opintojen viivästymistä ja syrjäytymistä ennaltaehkäisevään ohjaustoimintaan. Tavoitteena on, että kehitetyt ohjauksen toimintamallit jäävät korkeakoulujen pysyviksi toimintamalleiksi. Valtti-hankkeen toiminta-ajatus esitetään kuviossa 1. Toiminta-ajatus toimii viestinnän kehittämisen pohjana ja rajaa ne toimenpiteet, joiden avulla tavoitteet saavutetaan. Seuraavissa kappaleissa kuvataan kuvion 1 asiat. A Tavoite Ohjauksen ja ohjausmallien kehittäminen ja vakiinnuttaminen Korkeakoulujen ohjaus- ja opetushenkilökunnan ohjaustaitojen vahvistaminen B Toiminta 1. Ohjauskoulutus 2. Ohjauksen kehittäminen, opiskelu- ja uraryhmäohjaus 3. Seminaarit C Perusta Toimintaympäristö, osaaminen ja yhteistyö Kuvio 1. Valtti-hankkeen toiminta-ajatus. A Tavoite Hankkeen tavoitteena on vahvistaa korkeakoulujen ohjauskulttuuria kahdella tasolla: kehittämällä opiskelu- ja uraryhmäohjauksen ohjausmalleja, jotka ehkäisevät opintojen viivästymistä tai keskeytymistä tarjoamalla ohjauskoulutusta korkeakoulujen opetushenkilökunnan ohjauksellisten taitojen ja opiskelijoiden ohjauksen asiantuntemuksen vahvistamiseen. Tavoitteena on, että korkeakouluissa on hankkeen päätyttyä ohjaukseen koulutettua henkilökuntaa, joilla on erityisosaamista opiskelu- ja uraryhmäohjauksesta, erityisinä teemoina opiskelu- ja 4
opinnäyteprosessien ohjaaminen ja työelämätietouden ja -näkökulmien avartaminen. Opiskelu- ja uraryhmäohjauksella tuetaan opiskelijoiden valmistumista ja työelämään siirtymistä sekä ennaltaehkäistään opintojen pitkittymistä tai keskeytymistä. Tavoitteena on kehitettyjen opiskelu- ja uraryhmämallien vakiinnuttaminen osaksi korkeakoulujen perustoimintaa sekä ohjausmallien levittäminen valtakunnallisesti. B Toiminta 1. Ohjauskoulutus Korkeakoulujen ohjaus- ja opetushenkilökunnalle tarjotaan ohjauskoulutusta, jossa vahvistetaan heidän ohjauksellisia taitoja ja opiskelijoiden ohjauksen asiantuntemusta, erityisinä teemoina uraohjaus ja työelämävalmennus sekä opiskeluprosessien ja opintojen etenemisen tukeminen. Toteutuskaudella koulutetaan korkeakoulukohtaisia avainohjaajia ja tuutorohjaajia. Koulutus on kaksivaiheinen: avainohjaajat osallistuvat koulutukseen vuoden 2009 ja kevään 2010 aikana ja tuutorohjaajat kevään 2010 ja lukuvuoden 2010 2011 aikana. Avainohjaajia koulutetaan yksi/korkeakoulu ja tuutorohjaajia useampia/korkeakoulu. Avainohjaajat vastaavat ohjaustoiminnan kokonaisvaltaisesta kehittämisestä, organisoinnista ja toteutumisesta omassa korkeakoulussaan. Avainohjaajat toimivat tuutorohjaajien tukena ja ohjaajina ja he vastaavat tuutorohjaajien kouluttamisesta. Tuutorohjaajat vastaavat puolestaan ohjaustoiminnan toteutumisesta omassa koulutusohjelmassa/ tiedekunnassa. 2. Ohjauksen kehittäminen, opiskelu- ja uraryhmäohjaus Opiskelu- ja uraryhmissä pureudutaan opiskelu- ja työnhakutaitoihin, tuetaan urasuunnitelmien tekemisessä sekä vahvistetaan opiskelijoiden työelämätietoutta. Ryhmien toiminnan tukena hyödynnetään sosiaalista mediaa (esim. Ning-yhteisöpalvelua, Facebookia ja Qaikua). Opiskelu- ja uraryhmäohjaus toteutetaan lukuvuosien 2009 2010 ja 2010 2011 aikana. Avainohjaajat ohjaavat opiskelu- ja uraryhmiä lukuvuosina 2009 2011 ja tuutorohjaajat lukuvuonna 2010 2011. Avainohjaajat ja tuutorohjaajat vastaavat opiskelu- ja uraryhmäohjauksen suunnittelusta ja toteuttamisesta. Avainohjaajat toimivat tuutoreiden tukena ja he suunnittelevat yhteistyössä opiskelu- ja 5
uraryhmien ohjausta sekä he tekevät yhdessä ohjauksen kehittämistyötä. Avainohjaajat ja tuutorit saavat tukea toiminnalleen projektihenkilöstöltä ja ohjauskoulutuksesta. 3. Seminaarit Korkeakoulujen ohjaus- ja opetushenkilökunnalle tarjotaan avoimia asiantuntijaseminaareja. Seminaarien tarkoituksena on tarjota ajankohtaista tietoa ohjaukseen, työelämään ja työllistymiseen liittyvistä teemoissa. Seminaarit toimivat avainohjaajien ja tuutorohjaajien koulutuspäivinä, mutta seminaarien kautta ohjausalan uusinta tietoa voidaan levittää laajemmalle joukolle. Asiantuntijaseminaareja järjestetään koko hankkeen toteutuskauden ajan. C Perusta Hankkeen toiminta ja tavoitteenasettelu perustuvat korkeakoulujen olemassa olevaan toimintaympäristöön ja perustehtävään, jota hankkeen sisältöön liittyvällä erityisosaamisella ja eri osapuolten välisellä yhteistyöllä tuetaan. Osaamisella tarkoitetaan tässä yhteydessä ohjausalan asiantuntemusta, joka sisältää ohjausprosessin eri ohjausmenetelmiin sekä korkeakouluopiskeluun ja opiskeluprosessien hallintaan liittyvän erityisosaamisen. Opiskeluprosessien ja työelämään siirtymisen hallinnan näkökulmasta korostuvat erityisesti seuraavat sisällöt: opiskelu- ja työnhakutaidot, opintojen suunnittelu ja ajan-hallinta, urasuunnittelu ja työelämätietous. Osaamisen kehittämisen perustana on ohjaajien ammattitaitoa vahvistava ohjaajakoulutus ja ohjaustahojen välinen yhteistyö. Ohjaajille tarjottava koulutus ja ohjaajien keskinäinen verkostoituminen auttaa ymmärtämään opintojen viivästymisen ongelmakenttää laajemmin ja tarjoaa toimintamalleja opintojen viivästymistä ennaltaehkäisevän ohjauksen järjestämiseen. 6
3 Viestinnän tavoitteet ja tehtävät 3.1 Tavoitteet Viestinnän tavoitteena on rakentaa kuvaa Valtti-hankkeesta hankkeena, joka kehittää opiskelu- ja uraryhmäohjausta ja vahvistaa ohjaajien ohjaamisen asiantuntemusta. Viestinnän tavoitteena on: sujuva tiedonkulku päätoteuttajan ja osatoteuttajien välillä, tiedon tehokas välittäminen eri sidosryhmille hankkeen toiminnasta, tavoitteista, tuloksista ja ajankohtaisista asioista, hankkeen tunnettuuden edistäminen. Viestinnän avulla varmistetaan tiedonvälitys sekä sisäisessä että ulkoisessa viestinnässä. Tavoitteena on monipuolinen ja moniulotteinen viestintä, joka saavuttaa mahdollisimman laajasti hankkeen sidosryhmät. Lähtökohtana on, että sekä sisäisen että ulkoisen viestinnän informaatio saavuttaa yhtä tehokkaasti sen kohderyhmät. Tämä tarkoittaa mm. sitä, että tiedotetaan niin valmisteilla ja suunnitteilla olevista asioista, meneillään olevasta toiminnasta kuin hankkeen tuloksista. Sisäisen ja ulkoisen viestinnän tavoitteena on olla joustavaa, tehokasta ja ajantasaista ja viestinnän tavoitteena on kertoa korkeakoulujen opiskelijoille, henkilökunnalle ja eri sidosryhmille, mitä hankkeessa tehdään/on tehty ja millaisia tuloksia on saatu aikaan. 3.2 Tehtävät Viestinnän tehtävänä on: 1. opiskelijoiden rekrytointi opiskelu- ja uraryhmiin, tuutorohjaajien rekrytointi ohjauskoulutukseen sekä seminaareista tiedottaminen, 2. tehdä toiminta näkyväksi (erityisesti opiskelu- ja uraryhmäohjaus sekä ohjauskoulutus), 3. tiedottaa hankkeen tuloksista ja tulosten levittäminen. 7
Opiskelijoille kohdennetun viestinnän tavoitteena on korostaa opiskelu- ja uraryhmäohjausta opintoja edistävänä ja tukevana sekä työelämänäkökulmia avartavana ryhmätoiminnan muotona. Ryhmiin rekrytoidaan korkeakoulujen kirjoilla olevia opiskelijoita, jotka ovat opintojen loppuvaiheessa tai heidän opinnäytetyönsä puuttuu. Henkilöstölle kohdennetun viestinnän tavoitteena on tuoda esiin ohjauskoulutus (tuutorohjaajakoulutus) henkilöstön ohjausosaamista ja ohjauksen asiantuntemusta vahvistavana koulutuksena. Ohjauskoulutukseen rekrytoidaan korkeakoulujen ohjaus- ja opetustehtävissä toimivia henkilöitä. Tavoitteena on myös viestittää ohjaus- ja opetustehtävissä toimiville henkilöille mahdollisuudesta osallistua avoimiin seminaareihin. Tuloksista tiedottamisessa ja levittämisessä pureudutaan etenkin hankkeen toimintamallien näkyväksi tekemiseen ja jalkauttamiseen. Tavoitteena on hankkeen positiivinen näkyminen ja opiskeluja uraryhmämallien sekä ohjauskoulutuksen tunnettavuuden parantaminen etenkin hankkeen korkeakouluissa, mutta myös muissa korkeakouluissa. 8
4 Viestinnän toteutus 4.1 Viestinnän kentät ja kohderyhmät Valtti-hankkeen sidosryhmät ja sitä kautta viestinnän kohderyhmät ovat erilaisia. Taulukossa 1 määritellään Valtti-hankkeen toimijat ja sidosryhmät. Sidosryhmät on määritelty taulukkoon 1 (taulukko 1 on seuraavalla sivulla) niin sanotuille kentille, jotka kuvaavat hankkeen toteutukseen liittyviä toimijoita ja tahoja. 9
ULKOINEN VIESTINTÄ SISÄINEN VIESTINTÄ Kenttä Sisäinen kenttä, projektihenkilöstö (avainohjaajat, tuutorohjaajat ja projektihenkilöstö) Kenttä Asiakaskenttä, välitön ydinkohderyhmä Asiakaskenttä, välillinen kohderyhmä Kehittäjäkenttä, yhteistyökumppanit Hallinnon kenttä, rahoittajat, päätöksentekijät Uutiskenttä Tukikenttä, toimijat jotka voivat edistää ja/tai tiedottaa hankkeen toimenpiteistä paikallisesti, alueellisesti tai valtakunnallisesti Taulukko 1. Valtti-hankkeen viestinnän eri kohderyhmät. Toimijat o Projektipäällikkö, projektisuunnittelija, avainohjaajat, tuutorohjaajat o Päätoteuttaja: o Oulun yliopisto o Osatoteuttajat: o Diakonia-ammattikorkeakoulu, Oulun yksikkö o Oulun seudun ammattikorkeakoulu o Lapin yliopisto o Rovaniemen ammattikorkeakoulu o Vaasan ammattikorkeakoulu o Vaasan yliopisto Sidosryhmä o Hankkeen toimenpiteiden kohteena olevat: o Korkeakoulujen opetus- ja ohjaustehtävissä olevat toimijat (muut ohjaus- ja opetustehtävissä olevat henkilöt) o Opiskelu- ja uraryhmiin osallistuvat korkeakouluopiskelijat, yksittäiset ohjaukseen hakeutuvat opiskelijat o Hankkeessa mukana olevien korkeakoulujen tiedekunnat, laitokset, koulutusohjelmat, yksiköt, hallinto o Hankkeen yhteyshenkilöt ja ohjausryhmä o Hankkeessa mukana olevien korkeakoulujen opetus- ja ohjaustehtävissä olevat toimijat (muut kuin toimenpiteiden kohteina olevat) sekä muu henkilökunta o Hankkeessa mukana olevien korkeakoulujen opiskelijat (muut kuin toimenpiteiden kohteena olevat) o ESR, TL 2 tuotannolliset hankkeet, o mm. OHTY, VATU, TuVaKo, Get a Life, CDS o Muut ESR-hankkeet, o mm. Draivi Primus, NUOVE, OTE, VALOA, Uratakomo, Lähtenyt liikkumaan, Opinovi o Muut korkeakoulut, korkeakoulujen henkilöstö ja opiskelijat o Pohjois-Pohjanmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus o Oulun kaupunki o Opetusministeriö o Korkeakoulujen hallinto o Tiedotusvälineet/media o ESR, TL 2 Työllistymisen ja työmarkkinoilla pysymisen edistäminen ja syrjäytymisen ehkäiseminen : koordinoiva hanke TuVaKo o Ylioppilaskunnat, ainejärjestöt, opiskelijakunnat o Korkeakoulujen ohjauspalvelut (mm. opintotoimistot ja opiskelijapalvelut) o Ohjausryhmä o Pedaforum-verkosto o Opintopsykologiverkosto o Aarresaariverkosto o TE-toimisto 10
ULKOINEN VIESTINTÄ SISÄINEN VIESTINTÄ 4.2 Viestinnän kanavat Taulukossa 2 määritellään kohderyhmien viestintävälineet ja -kanavat. Taulukkoon on määritelty pääviestintävälineet, mutta hankkeen eri vaiheissa voidaan hyödyntää muitakin viestintäkanavia ja - välineitä. Eri viestintäkanavat ja -välineet täydentävät ja tukevat toisiaan. Tarkennettua ja sidosryhmäkohtaista viestintää kohdennetaan ja parannetaan koko hankkeen ajan. Kenttä Viestintäväline ja -kanava Sisäinen kenttä, projektihenkilöstö o Henkilökohtaiset kontaktit o Sähköposti o Puhelinkeskustelut o valmistu.net, blogi, wiki, Twitter, Facebook, Ning o Ohjauskoulutukset, kehittämis- ja suunnittelupäivät, kokoukset ja tapaamiset o Hankkeen dokumentit ja raportit o Esim. seurantaraportit, väliraportit, aikataulut, viestintäsuunnitelma, koulutuksien ja seminaarien järjestämistä koskevat dokumentit o Muut mahdolliset viestintävälineet (esim. Skype, Messenger, Adobe Connet Pro, Sumpli, Doodle) Kenttä Viestintäväline ja kanava Asiakaskenttä, välitön ydinkohderyhmä o Henkilökohtaiset kontaktit o Sähköposti o valmistu.net, Twitter, Facebook, Ning o Ohjauskoulutus (tuutorohjaajille) o Opiskelu- ja uraryhmä (opiskelijoille) o Tapaamiset o Seminaarit ja muut tapahtumat o Korkeakoulujen sisäisen viestinnän kanavat (intra) Asiakaskenttä, välillinen o Sähköposti o valmistu.net, Facebook, Twitter o Koulutuspäivät (opetus- ja ohjaushenkilöstölle) o Kokoukset ja tapaamiset o Seminaarit ja muut tapahtumat o Tiedotteet ja muut julkaisut o Korkeakoulujen jäsen- ja sidosryhmälehdet o Korkeakoulujen sisäisen viestinnän kanavat (intra) Kehittäjäkenttä, mahdolliset yhteistyökumppanit o valmistu.net, Twitter, Facebook o Kokoukset ja tapaamiset o Seminaarit ja muut tapahtumat o Tiedotteet ja muut julkaisut Hallinnon kenttä, rahoittajat, päätöksentekijät o valmistu.net, Facebook, Twitter o Kokoukset ja tapaamiset o Seminaarit ja muut tapahtumat o Tiedotteet ja muut julkaisut o Hankkeen dokumentit ja raportit Uutiskenttä o Koulutukset o Seminaarit ja muut tapahtumat o Tiedotteet ja muut julkaisut Tukikenttä o valmistu.net, Facebook, Twitter o Ylioppilaskuntien, ainejärjestöjen, opiskelijakuntien kotisivut ja opiskelijalehdet o Ohjausryhmän kokoukset o Korkeakoulujen ohjauspalveluiden tiedotteet tai kotisivut (mm. opintotoimistot ja opiskelijapalvelut) o Seminaarit ja muut tapahtumat (esim. Pedaforum-päivät, Elopäivät) Taulukko 2. Valtti-hankkeen kohderyhmien viestintävälineet ja -kanavat. 11
Valtti-hankkeessa toteutetaan monikanavaista viestintää. Monikanavaisen viestinnän tehtävänä on tiedon välittäminen, mielenkiinnon herättäminen ja innovatiivisen sekä positiivisen maineen luominen. Eri kanavat toimivat tiedotuskanavana niin opiskelu- ja uraryhmiin osallistuville opiskelijoille, tuutorohjauksesta kiinnostuneille opetus- ja ohjaushenkilökunnalle kuin myös yhteistyötahoille ja sidosryhmille. Tavoitteena on, että eri sidosryhmät löytävät helposti ja vaivattomasti itselleen tärkeän informaation sen formaatin kautta, joka heille itselleen parhaiten sopii. Seuraavassa kuvataan lyhyesti tarkemmin hankkeen tärkeimpien viestintäkanavien tehtävät ja tarkoitus. Sähköposti Hankkeen sisäisen viestinnän yksityiskohtaisempi tiedotus keskitetään pääsääntöisesti sähköpostiin. Sähköpostia hyödynnetään myös sidosryhmäviestinnässä, esimerkiksi tiedottamalla korkeakoulujen henkilöstöä ja opiskelijoita hankkeen toiminnasta. Sähköpostin kautta pidetään yhteyttä myös esimerkiksi yhteyshenkilöihin ja ohjausryhmään jakamalla tietoa hankkeen tärkeistä toimenpiteistä. Valtti-hankkeen kotisivut, valmistu.net Kotisivuilla informoidaan muun muassa hankkeen lähtökohdista, taustasta ja tavoitteita, opiskelu- ja uraryhmien toiminnasta sekä tuutorohjauksen rakenteesta ja sisällöistä. Kotisivuilta voi myös seurata hankkeen etenemistä ja tuloksia. Kotisivuille lisätään syksyllä blogi, jossa projektihenkilöstö jakaa kokemuksiaan ohjauksesta ja hanketyöskentelystä. Ning-yhteisöpalvelu Projektilaisten keskinäiseen yhteydenpitoon sekä opiskelu- ja uraryhmille on perustettu Ningverkostoja. Ningejä perustetaan projektilaisille keskinäisen yhteydenpidon tiivistämiseen ja dokumenttien vaivattomaan jakamiseen. Opiskelu- ja uraryhmissä Ningin toimivuutta kokeillaan ryhmän toiminnan tukena. Verkostot ovat suljettuja, sillä niissä käsitellään henkilökohtaisia ja luottamuksellisia asioita. 12
Facebook Hankkeella on Facebook-sivusto, jossa tiedotetaan hankkeen toimenpiteistä ja tapahtumista sekä muista hanketta koskevista ajankohtaisista asioista. Sivusto on julkinen ja sitä päivitetään jatkuvasti. Twitter Twitter otetaan hankkeen käyttöön seuraavista syistä. Twitter mahdollistaa pääsyn uusimman ja tuoreimman informaation äärelle, se tarjoaa mahdollisuuden erilaisten ideoiden ja näkökulmien saamiseen sekä jakamiseen ja edelleen se tarjoaa foorumin sosiaalisten kontaktien ja verkostojen muodostamiseen. Twitter on julkinen. Twitter toimii projektilaisten välisenä pikaviestimenä, jossa kerrotaan päivän tapahtumista, omista työtehtävistä ja ajatuksista. Twitteriä käytetään myös muiden tweettaajien tietojen levittämiseen, jotka tarjoavat tietoa ja ajatuksia ohjaukseen liittyvistä asioista projektilaisille. Twitterin kautta levitetään tietoa hankkeen toimenpiteistä ja tapahtumista. Wikispaces Projektilaisten yhteisölliseen työskentelyyn perustetaan Valtti-wiki. Wiki on suljettu, sillä alustalla suunnitellaan, kehitellään ja työstetään projektilaisten yhteisiä tuotoksia. Tuotokset julkaistaan myöhemmin muita medioita hyödyntäen. Sidosryhmätapaamiset ja muu suhdetoiminta sekä erilaiset tapahtumat, seminaarit ja konferenssit Hankkeesta informoidaan erilaisissa kansallisissa tapahtumissa. Tuloksia ja toimintamalleja levitetään muun muassa yhteistyöverkostojen seminaareissa, kuten Pedaforum-päivillä ja Elopäivillä. Seminaareissa ja erilaisissa tapahtumissa saavutetaan niin asiakaskenttä, kehittäjäkenttä kuin hallinnon kenttä. Erityisesti hankkeen loppuvaiheessa yhteistyö Tutkinto valmiiksi ja töihin (TuVaKo) -hankkeen ja muiden ESR-hankkeiden kanssa on merkittävää. Uutiskenttää informoidaan hankkeen toimenpiteiden edetessä uusista toimintamalleista ja tuloksista. Hallinnon kenttään kuuluvaa sidosryhmätoimin- 13
taa hoidetaan etenkin hankkeen loppuvaiheessa, jolloin pyritään neuvottelemaan muun muassa Opetusministeriön kanssa jatkotoimista tulosten hyödyntämisestä ja käytäntöjen levittämisestä. Tiedotteet ja julkaisut Hankkeen toimenpiteistä tehdään esite opetus- ja ohjaushenkilökunnalle ja opiskelijoille. Opetus- ja ohjaushenkilöstölle tiedotetaan tuutorkoulutuksesta ja opiskelijoille opiskelu- ja uraryhmistä. Tuutorkoulutuksesta tiedotetaan korkeakoulujen intrassa ja sähköpostitse. Opiskelu- ja uraryhmistä tiedotetaan korkeakoulujen ilmoitustauluille sijoitettavissa julisteissa, ruokaloihin sijoitettavien pöytäkolmioiden avulla sekä sähköpostitse. Hankkeen toimenpiteistä ja tuloksista tiedotetaan korkeakoulujen sisäisissä jäsen- ja sidosryhmälehdissä. Hankkeen näkyvyyttä ja tunnettavuutta pyritään parantamaan myös tiedotusvälineiden kautta. Hankkeen toiminnasta julkaistaan tiedote Valttiuutiset valmistu.net:ssa kolme kertaa vuodessa. Valttiuutisissa kerrotaan ajankohtaisia asioita hankkeen toiminnasta, tuloksista, koulutuksista ja tapahtumista. Hankkeen toimenpiteistä tehdään loppujulkaisu/raportti, jossa kuvataan ns. parhaat käytännöt. Visuaalinen ilme Yksi tärkeä viestinnän kanava ovat graafiset viestintäaineistot. Yhtenäinen visuaalinen ilme auttaa sidosryhmiä tunnistamaan Valtti-hankkeen ja sen toiminnan kokonaisuutena. Visuaalista ilmeen kautta lisätään myös hankkeen tunnettavuutta. Hankkeen visuaalinen ilme rakentuu seuraavista tekijöistä: Käytetään yhtenäisiä dokumenttipohjia (PowerPoint-kalvopohjat ja kirje- ja esitepohjat). Pohjia käytetään systemaattisesti erilaisissa tilaisuuksissa yhtenäisen näkyvyyden takaamiseksi. Myös esittelyaineistot (mm. julisteet ja tiedotteet) pohjautuvat Valtin graafiseen ilmeeseen. Valttia tehdään tunnetuksi logolla varustettujen kynien, lehtiöiden, rintamerkkien ja kirjanmerkkien avulla. 14
Tietoverkossa (mm. kotisivuilla) käytetään Valtti-logoa ja logoon kuuluvaa yhtenäistä värimaailmaa tunnettavuuden ja yhtenäisen näkyvyyden lisäämiseksi. 4.3 Viestinnän toimenpiteet Valtti-hankkeen tärkeitä tiedotusajankohtia ovat: 1. hankkeen aloitus, 2. opiskelu- ja uraryhmien käynnistäminen ja opiskelijoiden rekrytointi (lukuvuodet 2009 2010 ja 2010 2011), 3. tuutorkoulutuksen käynnistäminen ja tuutorohjaajien rekrytointi (lukuvuosi 2009), 4. seminaarit (niin hankkeen omat seminaarit ja asiantuntijaluennot kuin muiden järjestämät seminaarit, joihin hanke osallistuu), 5. opiskelu- ja uraryhmäohjauksen ja tuutorkoulutuksen tulokset ja tulosten levittäminen, 6. ohjausmallien levittäminen ja jalkauttaminen (hyvät käytännöt), 7. hankkeen päättäminen (päätösseminaari). Hankkeen etenemisestä pyritään tiedottamaan aktiivisesti niin sisäisen viestinnän kuin ulkoisen viestinnän keinoin. Tiedottaminen kohdistuu hankkeen toimintamalleista ja niiden tuloksista tiedottamiseen. Tiedottamiseen panostetaan hankkeen käynnistysvaiheessa, toimenpiteiden käynnistyessä (ohjauskoulutus ja opiskelu- ja uraryhmät), hankkeen seminaarien yhteydessä sekä hankkeen edetessä tuloksista raportoitaessa. Tuloksista tiedotetaan koko hankkeen etenemisen ajan. 4.4 Viestintävastuut Projektipäällikkö on päävastuussa hankkeen ulkoisesta ja sisäisestä viestinnästä. Viestintä kuuluu kuitenkin myös jokaisen projektihenkilön perustehtäviin. Viestintään osallistuu koko projektihenkilöstö, projektipäällikkö ja projektisuunnittelija, avainohjaajat ja tuutorohjaajat. Kaikilla hankkeeseen osallistuvilla henkilöillä on oikeus ja vastuu antaa tietoja omaan vastuualueeseensa kuuluvista asioista, erityisesti omassa korkeakoulussaan, ja velvollisuus tiedottaa omasta toiminnastaan avoimesti ja aktiivisesti etenkin omaan tehtäväkenttäänsä liittyen. 15
5 Viestinnän kehittäminen Yhteistyön kehittäminen ja laajentaminen Yhdeksi hankkeen tavoitteeksi on asetettu, että hankkeeseen osallistuvien ohjaajien välille muodostuu tukiverkosto, joka laajenee myöhemmin kansalliseksi ohjaajien asiantuntijaverkostoksi. Hankkeen aikana projektihenkilöstöä rohkaistaan intensiivisempään yhteistyöhön toistensa kanssa sekä yhteistyöhön muiden hankkeiden kanssa. Sosiaalisen median toimintamahdollisuuksien kartoittaminen ja kokeileminen Hankkeen tavoitteeksi on asetettu suunnitella, kartoittaa ja kehittää sosiaalisen median mahdollisuuksia (esim. blogit, Ning, Qaiku, Facebook) ohjaajien ja opiskelijoiden välisessä työskentelyssä. Tarkoituksena on selvittää sosiaalisen median hyödyntämistä opiskelijoiden ja ohjaajien vuorovaikutuksen alustana. Kokemusten pohjalta saadaan tietoa siitä, millaiset toimintamallit tukevat ohjaajien ja opiskelijoiden työskentelyä tietoverkossa. Hankkeen aikana kokeillaan erilaisia viestintäkanavia, erityisesti sosiaalisen median sovelluksia. Tavoitteena on kannustaa projektihenkilöstöä aktiivisempaan ja avoimempaan sosiaalisen median käyttöön toiminnan läpinäkyvyyden lisäämiseksi ja asiantuntijuuden jakamiseksi. 16
6 Viestinnän seuranta ja arviointi Valtti-hankkeen viestintää seurataan ja arvioidaan seuraavilla tavoilla: Kirjataan ylös hankkeen järjestämät tai hankkeen näkyvyyttä edistävät tilaisuudet, kuten seminaarit ja koulutuspäivät. Viestintäsuunnitelmassa asetettujen tavoitteiden toteutumista seurataan ja suunnitelmaa päivitetään tarvittaessa. Projektihenkilöstöltä kootaan palautetta viestinnän toimivuudesta lukuvuosittain. Heiltä tiedustellaan muun muassa kokemuksia hankkeen toimintamalleista, tavasta tiedottaa sekä näkemyksiä sen hetkisestä viestinnästä ja ehdotuksia viestinnän parantamiseksi. Hyödynnettävien sosiaalisen median sovellusten ja hankkeen kotisivujen arviointi ja analyysi. Arvioidaan muun muassa, miten sivustot huomioivat ja puhuttelevat erilaisia käyttäjäryhmiä, ovatko sivustot tarpeellisia ja helppokäyttöisiä ja lähetetyt viestit ymmärrettäviä. 6.1 Kertyneitä kokemuksia Valtti-blogi Hankkeessa käytettiin Wordpress-alustalle luotua blogia, mutta käyttökokemusten perusteella blogi siirretään valmistu.net-sivuston yhteyteen syksyllä 2010. Muutos johtuu siitä, että hankkeen saavutettavuutta halutaan yhtenäistää ja halutaan, että käyttäjät löytävät hankkeeseen liittyvän informaation helposti. Blogin siirtyessä osaksi valmistu.net-sivustoa käyttäjä voi seurata hankkeen tapahtumia yhden sivuston kautta. Aiemmin Valtti-blogin tavoitteena oli toimia hankkeen informaatiokanavana ja keskeisten toimintojen tiedotuskanavana, mutta jatkossa blogin tarkoituksena on toimia etenkin erilaisten ohjauskokemusten jakamisen paikkana. Tämä johtuu siitä, että tämänkaltainen informaatio keskitetään valmistu.net-sivustolle. 17