KAINUUN SOTE- JA MAAKUNTAUUDISTUS PÖYTÄKIRJA 5/2016 AIKA 24.10.2016 klo 14.00 17.55 PAIKKA Kainuun ELY-keskus, 6. krs., Kalliokatu 4, Kajaani KÄSITELTÄVÄT ASIAT Asia Otsikko 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 2 Esivalmistelun työryhmien kokoonpanojen valinta 3 Esivalmistelun työryhmien työjärjestys 4 Esivalmistelun viestintäsuositukset 5 Kainuu2019 tiedotteen julkaiseminen työryhmissä ja valmisteluryhmässä (prosessikuvaus) 6 Yhteistoimintaelimen kokoonpanon hyväksyminen 7 Esivalmistelun työryhmien sihteerien nimeäminen 8 Muut asiat -n työskentelytavat OSALLISTUJAT Pöytäkirjantarkastajien merkinnät Sivu 1
KAINUUN SOTE- JA MAAKUNTAUUDISTUS PÖYTÄKIRJA 5/2016 Päätöksentekijät Nimi Tehtävä Lisätietoja maakuntajohtaja Pentti Malinen puheenjohtaja kuntayhtymäjohtaja Maire I varapuheenjohtaja Ahopelto, ylijohtaja Kari Pääkkönen johtaja Tiina Veijola pelastusjohtaja Anssi Parviainen kaupunginjohtaja Jari Tolonen kunnanjohtaja Mika Kilpeläinen kunnanjohtaja Esko Rautiainen, POP ELY ylijohtaja Matti Räinä P-S AVI johtaja Margit Päätalo II varapuheenjohtaja poissa poistui klo 17.21 asian 8 aikana poissa poissa, varajäsen Tapio Saavalainen Muut osallistujat ohjausryhmän puheenjohtaja Timo Korhonen Harri Mattila muutosjohtaja pöytäkirjanpitäjä ALLEKIRJOITUKSET Pentti Malinen puheenjohtaja Harri Mattila pöytäkirjanpitäjä KÄSITELLYT ASIAT 1 8 PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Pöytäkirjantarkastajien merkinnät Sivu 2
KAINUUN SOTE- JA MAAKUNTAUUDISTUS PÖYTÄKIRJA 5/2016 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kainuun sote- ja maakuntauudistuksen valmistelu- ja ohjausryhmät noudattavat Kainuun maakuntavaltuuston työjärjestystä soveltuvin osin. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset valmisteluryhmän päätöksiksi, on lähetettävä kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Tämän kokouksen esityslista on postitettu sähköisesti 20.10.2016. Ehdotus: Todetaan kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Päätös: Ehdotus hyväksyttiin.. Pöytäkirjantarkastajien merkinnät Sivu 3
KAINUUN SOTE- JA MAAKUNTAUUDISTUS PÖYTÄKIRJA 5/2016 2 Esivalmistelun työryhmien kokoonpanojen valinta Ohjausryhmän kokouksen 10.10.2016 valtuutukseen perustuen valmisteluryhmä päättää kokouksessaan työryhmien kokoonpanoista avoimena olevilta osin. Ohjausryhmä linjasi esivalmistelun työryhmien jäsenten enimmäismääräksi 12. Tämän vuoksi jäsenyyksiä on kautta linjan tiivistettävä niin, että ohjausryhmän kiintiöinti riittää. Sihteerit eivät ole työryhmien jäseniä, vaan asiantuntijoita eivätkä näin ollen vähennä jäsenyyksiä. Varajäsenyydet ovat henkilökohtaisia, kuten valmisteluryhmä on aiemmin linjannut. Koska henkilöstö tekee muutoksen, on perusteltua säilyttää yhteistoimintalain hengessä henkilöstöjärjestöjen edustus työryhmissä edelleen merkittävänä (keskim. 2/ tr). Ohjausryhmässä todettiin, ettei valmisteluryhmän jäsenten tulisi yleisesti ottaen olla työryhmien jäseniä. Pelastuslaitoksen osalta tästä lienee poikettava sillä perusteella, että organisaation koko ja asiantuntemus huomioiden pelastusjohtajan osallistuminen työryhmävalmisteluun on välttämätöntä. Ohjausryhmässä tuli myös esille, ettei organisaation koon tai toiminnan laajuuden perusteella saa edustaa itselleen suhteettoman suurta osuutta työryhmäjäsenyyksistä. Työryhmäedustuksia täytettäessä on huomattava, että alatyöryhmätarve harkitaan vielä erikseen. Nimeäminen suoritetaan kyseistä tehtäväkokonaisuutta valmistelevan työryhmän ehdotuksen perusteella valmisteluryhmässä. Näin ollen työryhmäedustuksessa mahdollisesti syntyviä aukkoja voidaan täyttää alatyöryhmänimeämisissä. Lisäksi on muistettava, että sekä työryhmät että alatyöryhmät voivat kutsua harkintansa mukaan asiantuntijoita valmistelutyön yhteydessä kuultaviksi. Niinikään valmistelutuotokset tulevat julkistettavien muistioiden muodossa nettiin kaikkien tahojen yleisesti arvioitaviksi. Myös muutosfoorumi mahdollistaa omanlaisensa vaikutuskanavan. Vaikuttamismahdollisuuksia löytyy siten monipuolisesti. Tässä vaiheessa valmisteluryhmä on sitoutunut henkilöstö- ja ICT alatyöryhmien perustamiseen. Ohjausryhmän linjauksen mukaisesti alatyöryhmiin nimetään mahdollisuuksien mukaan myös yhdistyssektorin ja yrittäjien edustajia. Ohessa saaduista ehdotuksista koottu yhteenveto valmisteluryhmän päätöksentekoa varten. Ehdotukset eivät täytä kaikilta osin ohjausryhmän asettamia reunaehtoja. Poikkeamat on merkitty yhteenvetotaulukon alaosaan. Pöytäkirjantarkastajien merkinnät Sivu 4
KAINUUN SOTE- JA MAAKUNTAUUDISTUS PÖYTÄKIRJA 5/2016 Koska yhteensovitusta ei ole voitu reunaehdoista poikkeavien ehdotusten takia tehdä esityslistavaiheessa, valmisteluryhmän on kokouksessaan ratkaistava asia. Esivalmistelun tiukka aikataulu huomioon ottaen nimeämisprosessille tulee saada päätepiste. Ehdotus: Ohjausryhmän valtuutukseen perustuen valmisteluryhmä hyväksyy esivalmistelun työryhmien kokoonpanot liitteenä olevan yhteenvedon pohjalta ja ohjausryhmän asettamat reunaehdot huomioiden kokouksessaan tekemänsä päätöksen mukaisesti. Päätös: Ehdotus hyväksyttiin. käsitteli ensin työryhmien valmisteluvastuulla olevia tehtäväkokonaisuuksia. päätti, että ympäristöterveydenhuolto ja alkoholihallinto sijoitetaan työryhmän 3 tehtäviin, jolloin muodostuu yrityksiin liittyvä laaja toiminnallinen kokonaisuus. Suosituksenaan työryhmä 3:lle valmistelutyöryhmä totesi, että alatyöryhmäjakoa koskevaa ehdotusta tehtäessä perusteltu jako voisi olla kasvupalvelut (sisältäen työllisyydenhoidon) ja maaseutuyrityspalvelut sekä toisaalta maatalouteen, ympäristöterveydenhuoltoon ja kunnista ja valtiolta siirtyviin tehtäviin kohdistuva kokonaisuus. Työryhmän 5 tehtävien valmistelun perustana todettiin olevan uuteen maakuntaan siirtyvien organisaatioiden strategiat, tavoitteet ja suunnitelmat. Työryhmän 4 tehtäväalueeseen kuuluu koko vesiympäristö. Työryhmän 2 osalta todettiin,että varautuminen on uudelle maakunnalle siirtyvänä kokonaisuutena mahdollista tarkastella alatyöryhmän puitteissa.sosiaali- ja terveystoimen osalta valmisteluryhmä korosti ohjausryhmän hyväksymän projektisuunnitelman keskeisenä lähtökohtana olevan sote- ja maakuntaosuuksien yhteensovittaminen Kainuun uudistuksessa. Tämän vuoksi työryhmän 2 vastuualueella on olennaista, että työryhmätyössä mahdollisimman hyvin hyödynnetään ja yhteensovitetaan erityisesti Uusi sairaala hankkeessa ja muuten ko. sektorilla tehty toimintamallien ja prosessien kehitystyö sitä edelleen uuden maakunnan näkökulmasta eteenpäinvieden. Keskeisenä linkkinä toimivat sekä Uusi sairaalahankkeessa että esivalmistelun työryhmä 2:ssa mukana olevat tulosaluejohtajat. Työryhmä 1:n kattamaan laajaan tehtäväkokonaisuuteen sisältyvät mm. yleishallinto, taloushallinto, henkilöstöhallinto, tietohallinto, kiinteistöhallinto, tukipalvelut ja yhteishankinnat. Alatyöryhmien muodostamistarve on laajuuden vuoksi perusteltua sopiviksi kokonaisuuksiksi kooten. hyväksyi ohjausryhmän kokoukselta 10.10.2016 saaduin valtuuksin ja reunaehdot huomioiden jäsenmäärältään 12- jäseniset työryhmät varajäsenineen liitteenä olevan taulukon mukaisesti. Työryhmien jäsenten valmistelutyötä voidaan työryhmien päätöksillä tukea asiantuntijayhteistyöllä sekä huomioimalla alatyöryhmäedustuksissa työryhmien kokoonpanoissa jäsenmääräkaton vuoksi mahdollisesti syntyneet aukot. Pöytäkirjantarkastajien merkinnät Sivu 5
KAINUUN SOTE- JA MAAKUNTAUUDISTUS PÖYTÄKIRJA 5/2016 3 Esivalmistelun työryhmien työjärjestys Työryhmien kokoonpanojen tultua vahvistetuksi työryhmien esivalmistelulle on syytä laatia yhdenmukainen työjärjestys. Sillä tuetaan ja ohjeistetaan uudistuksen esivalmisteluaikana (lokakuu 2016-30.6.2017) suoritettavaa valmistelutyötä. Liitteenä on työjärjestys, joka on ollut keskeisesti valmistelutyön etenemisestä vastaavien työryhmien puheenjohtajien ja sihteerien kommentoitavana. Ehdotus: hyväksyy työryhmien työjärjestyksen liitteen mukaisena. Päätös: Ehdotus hyväksyttiin seuraavin tarkistuksin: -lisättiin s:lle 2 toimialan tehtäväkokonaisuuksien arviointiin Kainuun muille alueille tuottamien tehtävien läpikäynti -poistetaan s:lla 3 olevat seuraavat maininnat: Yhteensovituksen varmistamiseksi alatyöryhmän puheenjohtajana toimii työryhmän puheenjohtaja. Työryhmien puheenjohtajien ja ohjausryhmän puheenjohtajiston keskinäistä yhteydenpitoa ja tiedonvälitystä tuetaan mm. ohjausryhmän kokousten yhteydessä järjestettävillä tapaamisilla. -lisätään s:lle 3 alatyöryhmiä koskevaan osuuteen: Yhteensovituksen varmistamiseksi työryhmien puheenjohtajat voivat halutessaan osallistua toimialansa alatyöryhmien kokouksiin. valitsee työryhmän ehdotuksesta alatyöryhmän puheenjohtajan. -resurssikartoituksen osalta voidaan lomakkeen sijasta käyttää myös muita jo olevia tietoyhteenvetoja ja valtakunnallisesti käytössä olevia lomakkeita -poistetaan s:lla 6 oleva seuraava maininta: Työryhmät jatkavat esivalmistelua tarpeen mukaan 30.6.17 asti, mihin mennessä päätetään niiden mahdollisesta jatkamisesta varsinaiseen valmisteluvaiheeseen. Pöytäkirjantarkastajien merkinnät Sivu 6
KAINUUN SOTE- JA MAAKUNTAUUDISTUS PÖYTÄKIRJA 5/2016 4 Esivalmistelun viestintäsuositukset Ohjausryhmä hyväksyi kokouksessaan 10.10.2016 esivalmistelun muutosviestintää ohjaavan viestintäsuunnitelman. Sen toteutuksesta vastaa viestintäryhmä yhteistyössä esivalmistelussa mukana olevien organisaatioiden kanssa. Aktivoiva ja vaikuttava ulkoinen ja sisäinen muutosviestintä on olennainen osa ja edellytys uudistuksen tavoitteiden toteutumiseksi. Liitteenä on luonnos viestintäsuosituksiksi, jotka viestintäryhmä on esittänyt hyväksyttäviksi kokouksessaan 18.10.2016. Ehdotus: hyväksyy esivalmistelun työryhmätyötä ohjaavat viestintäsuositukset viestintäryhmän liitteenä olevan ehdotuksen mukaisena. Päätös: Ehdotus hyväksyttiin siten tarkistettuna, että valmisteluryhmän osuudessa mainittu yt-ryhmä korvataan sanalla yhteistoimintaelin. Pöytäkirjantarkastajien merkinnät Sivu 7
KAINUUN SOTE- JA MAAKUNTAUUDISTUS PÖYTÄKIRJA 5/2016 5 Kainuu2019 tiedotteen julkaiseminen työryhmissä ja valmisteluryhmässä (prosessikuvaus) Viestintäryhmä on kokouksessaan 18.10.16 päättänyt esittää valmisteluryhmän hyväksyttäväksi liitteenä olevan tiedotteiden julkaisemisen prosessikuvauksen. Sitä sovelletaan työryhmien ja valmisteluryhmän muutosviestinnän tiedotteisiin. Ehdotus: hyväksyy viestintäryhmän liitteen mukaisen esityksen tiedotteiden julkaisemisen prosessikuvaukseksi. Päätös: Ehdotus hyväksyttiin siten täydennettynä, että kohdan 3 Kainuu:Päättäjät2019 jakelulistaan liitetään mukaan kaikkien valmisteluryhmässä edustettuna olevien organisaatioiden johtoryhmät. Pöytäkirjantarkastajien merkinnät Sivu 8
KAINUUN SOTE- JA MAAKUNTAUUDISTUS PÖYTÄKIRJA 5/2016 6 Yhteistoimintaelimen kokoonpanon hyväksyminen Ohjausryhmä vahvisti kokouksessaan 10.10.2016 esivalmistelun projektisuunnitelmassa mainitun erillisen yhteistoimintaelimen perustamisen. Sitä oli esitetty 20.9.16 pidetyn henkilöstöjärjestöneuvottelun tuloksena. Toimialarajat ylittävä yhteistoimintaelin on perustettu valtakunnallisen ohjeistuksen mukaisesti. Siinä käsitellään henkilöstöä koskevat, valmistelu-/työryhmiltä tulevat yhteistoimintalain mukaiset asiat ennen ohjausryhmän käsittelyä. Näin henkilöstöjärjestöt osallistetaan asioiden valmisteluun ja työnantajat saavat yhteistoimintalain mukaisen velvoitteen organisoiduksi yhden yhteistoimintaelimen kautta. Yhteistoimintaelimessä ovat edustettuina kaikki pääsopijajärjestöt sekä valmisteluryhmän jäsenistä maakuntaan siirtyviä työnantajatahoja edustavat jäsenet. Henkilöstöjärjestöt ovat toimittaneet valmisteluryhmän hyväksymiskäsittelyä varten liitteen mukaiset ehdotukset yhteistoimintaelimen jäseniksi ja varajäseniksi. ssä edustettuna olevien työnantajaorganisaatioiden osalta ehdotukset voidaan tehdä valmisteluryhmän kokouksessa jäsenten toimesta. Yhteistoimintaelimelle tulee valita puheenjohtaja (esim. työnantajataholta), varapuheenjohtaja (esim. henkilöstöjärjestötaholta) ja sihteeri, joka ei ole jäsen. Sihteerillä tulisi olla kokemusta henkilöstöasioiden hoidosta. Ehdotus: hyväksyy henkilöstöjärjestöedustuksen yhteistoimintaelimeen liitteenä olevien ehdotusten mukaisena sekä valitsee edustamistaan organisaatioista jäsenet ja varajäsenet yhteistoimintaelimeen. valitsee työnantajatahosta yhteistoimintaelimen puheenjohtajan ja henkilöstöjärjestötahosta varapuheenjohtajan sekä henkilöstöasioihin hyvin perehtyneen sihteerin organisaatioissaan olevista henkilöstövastaavista. Päätös: Ehdotus hyväksyttiin. hyväksyi yhteistoimintaelimen kokoonpanon liitteen mukaisena. Pohjois-Suomen aluehallintoviraston nimeämä varsinainen jäsen ja hänen varajäsenensä ilmoitetaan yhteistoimintaelimeen vielä erikseen. Puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja sihteerin nimeämiseen palataan myöhemmin. Pöytäkirjantarkastajien merkinnät Sivu 9
KAINUUN SOTE- JA MAAKUNTAUUDISTUS PÖYTÄKIRJA 5/2016 7 Esivalmistelun työryhmien sihteerien nimeäminen Esivalmistelun käytäntöjen edistämiseksi on tarpeen nimetä mahdollisimman pian työryhmille sihteerit valmisteluryhmässä edustettuna olevien avainorganisaatioiden toimesta niiden valmisteluvastuujaon mukaisesti. Sihteereille laaditaan mm. työryhmien tehtäväksiannot ja heitä koulutetaan yhteisen työskentelyalustan käyttöön. Ehdotus: nimeää työryhmille sihteerit valmisteluryhmän jäsenten tekemien ehdotusten pohjalta. Päätös: Ehdotus hyväksyttiin. Työryhmien sihteereiksi valittiin: -tr 1: Ville Turunen -tr 2: Matti Heikkinen -tr 3: Kirsi Hämäläinen -tr 4: Jari K. Pesonen -tr 5: Heimo Keränen ---------- Valmr 24.10.2016 Ehdotus: Kainuun TE-toimiston ilmoitukseen perustuen todetaan muutoksena yllä olevaan valmisteluryhmän päätökseen, että työryhmän 3 sihteeriksi valitaan Kirsi Hämäläisen sijasta Maija Granqvist. Päätös: Ehdotus hyväksyttiin. Pöytäkirjantarkastajien merkinnät Sivu 10
KAINUUN SOTE- JA MAAKUNTAUUDISTUS PÖYTÄKIRJA 5/2016 8 Muut asiat n työskentelytavat Päätös: Käytiin monipuolinen keskustelu valmisteluryhmän työskentelytavoista. Päätettiin, että seuraavassa kokouksessa 2.11.16 käydään aihealueen tiimoilta yhteinen visio- ja tavoitekeskustelu, jolla vahvistetaan valmisteluryhmän yhteisyyttä uuden muodostettavan maakunnan näkökulmasta. Pöytäkirjantarkastajien merkinnät Sivu 11
VALMISTELURYHMÄN PÄÄTÖS 24.10.2016 Organisaatio TR1. Yhteiset palvelut TR2. Sote, pela & varautuminen TR3. Elink, työv, maas TR4. Maankäyttö ym TR5. Strategia ja aluekehitys Poliittiset järj. 1 (pj) + (1) 2 (pj+jäsen) + (2) 2 (pj+jäsen) + (2) 2 (pj+jäsen) + (2) 1 (pj) + (1) Puheenjohtaja Toivo Sistonen (Hanna-Leena Keränen) Aki Räisänen (Raili Myllylä) Raimo Piirainen (Markku Oikarinen) Antti Komulainen (Ilmo Komulainen) Marisanna Jarva (Harri Peltola) jäsen Yrjö Sorvari (Evelyn Hynynen) Veli-Matti Karppinen (Timo Krogerus) Silja Keränen (Sanni Väisänen) 6+6 +sihteeri 5+5+sihteeri 6+6 +sihteeri 5+5 +sihteeri 7+7 +sihteeri P-S AVI Pirjo Mäkeläinen (Hannele Havanka) Hanna Lounela (Pekka Juntunen) POP-ELY Eija Virtasalo (Verna Mustonen) Risto Leppänen (Timo Mäkikyrö) Eija Virtasalo (Verna Mustonen) Kai ELY Jukka Rusanen (Marjatta Meriläinen) Pekka Knuutinen (Pasi Loukasmäki) Kari Pehkonen (Sirpa Lyytinen) Jaana Korhonen (Kari Pehkonen) Jari Pesonen, siht. Kai TE-tsto Kati Kemppainen (Saija Huttunen) Reijo Isola (Anna Heikkinen) Kirsi Hämäläinen (Pentti Hyypijev) Maija Granqvist, sihteeri Kai PELA Janne Heikkinen (Anssi Parviainen) Reino Huotari (Janne Heikkinen) Kai sote Riitta Uhrman (Hannu Westerinen) Esa Ahonen (Jukka Angerman) Aila Rauatmaa (Päivi Ahola-Anttonen) Päivi Nykänen (Pentti Keränen) Marjo Huovinen-Tervo (Virpi Korhonen) Eija Tolonen-Manninen (Pirkko Heikkinen) Eija Tolonen (Jaana Mäklin) Marita Pikkarainen (Arja Horto) Ville Turunen, sihteeri (Sirkku Malinen) Matti Heikkinen, sihteeri (Tuija Holttinen) Pentti Keränen (Hannu Kinnunen) Mikko Timonen (vj. Eija Alatalo) Kainuun liitto Harri Turkulainen (Oili Paloniemi) Jouni Ponnikas (Helena Aaltonen) Hannu Heikkinen (Paavo Keränen) Heimo Keränen (siht.)(eero Vilhu) Martti Juntunen (Sanna Schroderus) Heikki Immonen (Paula Karppinen) Kunnat 3+3 3+3 2+2 3+3 2+2 13+13 Hyrynsalmi (Pekka Oikarinen/Tuija Aarnion vj.) Ari Nurkkala 1+1 Kajaani Tuija Aarnio Mikko Saari (Risto Hämäläinen/J. Heikkisen vj) Anne Siltavuori 3+1 Kuhmo (Eija Jansson/ Heidi Pyykkösen vj.) (Anneli Kinnunen/Mikko Saaren vj.) Eila Valtanen 1+2 Paltamo Mikko Karjalainen (Ilkka Horto/ Antti Raimovaaran vj.) (Anu Tervonen/Eila Valtasen vj) 1+2 Puolanka Antti Raimovaara Jouni Heikkinen (Ismo Moilanen/Anne Siltavuoren vj) 2+1 Ristijärvi Merja Kemppainen (Raija Potila/Ari Nurkkalan vj) (Raija Potila/Asta Tolosen vj) 1+2 Sotkamo Heidi Pyykkönen (Kalevi Valtanen/Raimo Härkösen vj) (Eeva Halonen /Merja Kemppaisen vj) Juha Kaaresvirta 2+2 Suomussalmi (Antti Westersund/ Mikko Karjalaisen vj.) Raimo Härkönen (Veijo Holappa/J.Kaaresvirran vj) Asta Tolonen 2+2 Henkilöstöjärj. 2+2 2+2 2+2 2+2 2+2 JHL Leila Koskensalmi (Heikki Hekkala) (Vesa Rantanen /M. Kvistin vj) (Asta Heikkinen /T. Haverisen vj) Juko (kunta) Marja Mäntymaa (Anna-Kaisa Kyllönen) Juko (valtio) Jouko Saastamoinen (Elli Moilanen) (Jaakko Mikkola / O.Ohtosen vj) Jyty Ella Kiljunen (Pirjo Heikkinen) (Eira Piipponen / I.Pääkkösen vj) Tuula Haverinen Pardia Markus Kvist Mika Pylvänäinen (Liisa Korhonen) Osmo Ohtonen Irma Pääkkönen SuPer Tehy Tiina Törrö (Sari Tervo) Kaikki yht. 12 + SIHTEERI 12 + SIHTEERI 12 + SIHTEERI 12 + SIHTEERI 12 + SIHTEERI
1 Maakuntauudistus Työryhmien työjärjestys 10/2016 KAINUUN SOTE- JA MAAKUNTAUUDISTUKSEN ESIVALMISTELUN TYÖRYHMIEN TYÖJÄRJESTYS Työjärjestyksellä ohjeistetaan ja tuetaan ajanjaksolla lokakuu 2016-30.6.2017 työryhmien ja alatyöryhmien suorittamaa uudistuksen esivalmistelua seuraavasti: 1) Työryhmien koollekutsuminen ja järjestäytyminen -n valitsema sihteeri ja ohjausryhmän hyväksymä puheenjohtaja sopivat työryhmän ensimmäisen kokouksen koollekutsumisajan ja paikan. Sihteeri huolehtii kokouskutsun ja asialistan laatimisesta sekä lähettämisestä sähköpostilla työryhmän jäsenille ja henkilökohtaisille varajäsenille sekä muutosjohtajalle. Estymisten sattuessa käytetään varajäseniä, joiden kutsumisesta jäsenet huolehtivat omatoimisesti. Sihteerin estyessä hänen sijaisenaan toimii se henkilö, joka muutenkin hoitaa poissaolon ajan hänen tehtäviään. -Jäsenistölle lähetetään kokouskutsun liitteenä ennakkoon tutustuttavaksi tiivistelmä sote- ja maakuntauudistuksen lakipaketista, Kainuun esivalmistelun projektisuunnitelma, viestintäsuunnitelma, työryhmävalmistelun työjärjestys, työryhmätaulukko, taulukko valmistelu- ja ohjausryhmien kokousajoista, viestintäsuositukset, tiedotteen julkaisun prosessikuvaus, yhteystietolomake, resurssikartoituslomake ja linkitystiedot valtakunnalliseen esivalmistelua ohjaavaan tiekarttaan sekä koottua uudistustietoa sisältäville alueuudistus.fi ja http://www.kainuunliitto.fi/alueuudistus -sivustoille. Liitteenä on myös ohjetiedosto, jossa on kuvattu uudistuksessa käytettävät logot, asiakirjapohjat sekä niiden käyttö ja sijainti. -Asiakokonaisuuteen perehtymistä helpottaa alueuudistus.fi sivustolla olevien UKK-kysymysten läpikäynti. -Todetaan työryhmän jäsenet ja varajäsenet sekä heidän yhteystietonsa ja edustamansa organisaatiot. Kirjataan tiedot ylös yhteystietolomakkeelle (=nimi, organisaatio, tehtävä, sp-osoite, puhelin + varajäsen, josta vastaavat tiedot). - Valitaan työryhmälle varapuheenjohtaja sen jäsenten keskuudesta. -Sovitaan runkosuunnitelma työryhmän kokousajoista ja paikoista sitovasti syyskaudelle 2016 ja ohjeellisena kevätkaudelle 2017. Otetaan kokousajoissa huomioon esivalmistelua yhteensovittavan valmisteluryhmän ja johtavan ohjausryhmän kokousajat.työryhmävalmistelun osalta edellytetään raportointia näille toimielimille. -Kokoontumistarve tulee aluksi pitää varsin tiheänä esim. 2-4 krt/kk, jotta työskentely saadaan varmasti ja kunnolla käyntiin. Myös sähköposti/ virtuaalikokoukset ovat mahdollisia.kokouspaikkaa kannattaa vaihtaa työryhmässä edustettuna oleviin eri organisaatioihin tutustumiseksi.toimitila- ja tarjoilukustannuksista vastaa kukin vuorollaan.samoin kukin taho vastaa omien edustajiensa matka-, palkka- yms. kuluista. Poliittisten puolueiden nimeämille, työryhmien puheenjohtajina ja jäseninä toimiville luottamushenkilöille suoritetaan Kainuun liiton toimesta luottamushenkilöpalkkiosäännön mukaiset korvaukset. Postiosoite: Kauppakatu 1 87100 Kajaani Laskutusosoite: Ostolaskut PL 401 87070 Kainuu Sähköposti: etunimi.sukunimi@kainuu.fi Y-tunnus 2496992-4 Pankki: Iban: FI17 8119 9710 0090 04 BIC: DABAFIHH OVT-tunnus: 003724969924 Internet www.kainuu.fi
2 Maakuntauudistus Työryhmien työjärjestys 10/2016 2) Työryhmien kokous- ja muu työskentely -Työryhmien valmistelua ja välituotosten rakentamista suoritetaan myös kokousten väliaikana yhteisen SharePoint -työskentelytilan avulla. Sihteeri koulutetaan sen käyttämiseen 8.11.16 pidettävässä koulutuksessa. Hän perehdyttää myöhemmin myös työryhmänsä jäsenet työtilan käyttöön. Näillä näkymin työtila saadaan teknisen määrittelyvaiheen jälkeen käyttökuntoon joulukuun 2016 alkupuoliskolla. -Työryhmien jäsenet saavat työskentelyoikeuden oman työryhmänsä tilaan ja sen lisäksi lukuoikeuden kaikkien työryhmien työtiloihin.näin voidaan ajantasaisesti seurata valmistelun etenemistä ja tarpeen mukaan yhteensovittaa sitä eri työryhmien välillä. Lukuoikeus on myös valmisteluryhmän jäsenillä, muutosjohtajalla ja kuntajohtajilla. -Kokoustyöskentely on syytä aloittaa niin pian kuin mahdollista. Pääsääntöisesti kokouksiin lähetetään etukäteen kokouskutsu, jonka ohessa on asialuettelo ja liitteet. Esityslista-pöytäkirja järjestelmää ei käytetä. Erikseen voidaan sopia käsittelyn jatkamisesta ilman kutsua ja asialistaa seuraavassa kokouksessa tai tiettynä ajankohtana yhteisessä työskentelytilassa esim. valmistelun välituotosten kommentointia varten. Tuotoksia voidaan kommentoida ja käsitellä teemoittain aika-ajoin myös kansalais- ja sidosryhmävaikuttamiseen ja uuden maakunnan strategiatyön tukemiseen keskittyvässä muutosfoorumissa. -Kokouksista laaditaan tiivis johtopäätösmuistio (ei keskusteluja), johon kirjataan tehdyt valmistelua koskevat linjaukset, evästykset sekä selvitettävät ja kehitettävät asiat ja yhteydenpitotarpeet muihin työryhmiin ja valmisteluryhmään. Muistioon kirjataan ylös aina, mikä asia/toimenpide selvitetään tai toteutetaan kunkin nimetyn vastuuhenkilön toimesta ja mihin mennessä. Selvitys- ja muita tehtäviä voidaan vastuuttaa työryhmän eri jäsenille. - Seuraavassa kokouksessa käydään lyhyesti läpi edellisen kokousmuistion asioiden toteutuminen.mahdollisiin poikkeamiin ja aikatauluheittoihin puututaan.etenemistä hidastavista ongelmista tai hyväksi havaituista toimintamalleista ja käytännöistä raportoidaan nopeasti tarpeen mukaan joko muutosjohtajalle tai muille työryhmille. 3) Toimialan tehtäväkokonaisuuksien, yhteensovituksen, alatyöryhmien ja yhteistyötarpeiden arviointi -Työryhmä arvioi ensimmäisessä kokouksessaan toimialaansa kuuluvia tehtäväkokonaisuuksia. Onko alustavassa tehtävärajauksessa aukkoja, päällekkäisyyksiä tai erityisiä yhteistyötarpeita suhteessa muihin työryhmiin? Onko tarpeen saada muista työryhmistä tehtäviä tai siirtää niille tehtäviä, jotta toimialalle muodostuvat ehyet tehtäväkokonaisuudet sekä valmistelun että asiakaspalvelun näkökulmasta? Onko otettava huomioon muiden organisaatioiden Kainuuseen alueen ulkopuolelta tuottamia tehtäviä, jotka uudistuksen takia joutuvat uudelleenjärjestelyjen kohteeksi? Huomioon myös Kainuun muille alueille tuottamat tehtävät ja niiden uudelleejärjestelytarpeet. Postiosoite: Kauppakatu 1 87100 Kajaani Laskutusosoite: Ostolaskut PL 401 87070 Kainuu Sähköposti: etunimi.sukunimi@kainuu.fi Y-tunnus 2496992-4 Pankki: Iban: FI17 8119 9710 0090 04 BIC: DABAFIHH OVT-tunnus: 003724969924 Internet www.kainuu.fi
3 Maakuntauudistus Työryhmien työjärjestys 10/2016 -Työryhmien valmistelua yhteensovitetaan muutosjohtajan vetämässä muutostiimissä, johon osallistuvat työryhmien sihteerit ja viestintäpäällikkö. -Työryhmä arvioi toimialansa tehtäväkokonaisuuksien valmistelutyötä. Se laatii tarpeen mukaan perustellun ehdotuksen valmisteluryhmälle perustettavista alatyöryhmistä ja niiden jäsenkokoonpanoista varajäsenineen ja sihteereineen (esimerkiksi: työryhmä 2: sosiaali- ja terveystoimi; voidaan perustaa pelastustoimeen ja varautumiseen keskittyvä alatyöryhmä, koska se muodostaa erillisen tehtäväalueen). Yhteensovituksen varmistamiseksi työryhmien puheenjohtajat voivat halutessaan osallistua toimialansa alatyöryhmien kokouksiin. valitsee työryhmän ehdotuksesta alatyöryhmän puheenjohtajan. Varapuheenjohtaja valitaan alatyöryhmän jäsenten keskuudesta. Alatyöryhmässä on enintään 12 jäsentä ja sihteeri.yhden jäsenen on edustettava henkilöstöjärjestöjä. Jäsenistössä on oltava mahdollisuuksien mukaan yhdistysten tai yrittäjien edustus. ICT- ja henkilöstöasioiden alatyöryhmistä on jo tehty työryhmän 1 osalta valmisteluryhmän päätökset, mutta henkilökokoonpanoja koskevat ehdotukset puuttuvat. Alatyöryhmien työskentelyyn sovelletaan muilta osin työryhmille annettua ohjeistusta. -Työryhmien valmistelussa voidaan niiden harkinnan mukaan ja päättämällä tavalla kuulla eri asiantuntijoita. -Valmistelussa tulee rakentaa toimiva tiedon- ja kokemusvaihto valmisteluryhmässä olevien organisaatioiden johtoryhmiin,muutosfoorumiin ja lähimaakuntien vastaaviin työryhmiin esim. sihteerien välityksellä. -Myös yhteydenpito valtakunnallisen valmistelun etenemiseen on syytä järjestää esim. Kainuusta mukana olevien organisaatioiden ja henkilöiden tai verkostojen tiedonvälityksen kautta. Päivittyvää valtakunnallista esivalmistelun tiekarttaa (http://alueuudistus.fi/tiekartta) ja Kuntaliiton muutostukisivustoa (http://www.kunnat.net/fi/palvelualueet/maakuntauudistus/muutostuki/sivut/default.aspx) on hyvä seurata säännöllisesti. 4) Viestintä -Työryhmän kokoukset eivät ole julkisia. Viestinnässä pyritään kuitenkin avoimuuteen. Viestinnässä sovelletaan liitteen mukaisia viestintäsuosituksia. -Työryhmän viestinnästä vastaa sihteeri yhteistyössä puheenjohtajan kanssa. -Työryhmän kokousmuistiot siirretään ja julkistetaan julkisuuslain säännökset huomioiden sihteerin toimesta Kainuun sote- ja maakuntauudistuksen kotisivulla (http://www.kainuunliitto.fi/alueuudistus). -Henkilöstöä koskevat yhteistoimintalain mukaiset asiat julkistetaan vasta toimialarajat ylittävän yhteistoimintaelimen käsittelyn jälkeen. Yhteistoimintaelimeen kuuluvat pääsopijajärjestöjen ja työnantajien edustajat. Postiosoite: Kauppakatu 1 87100 Kajaani Laskutusosoite: Ostolaskut PL 401 87070 Kainuu Sähköposti: etunimi.sukunimi@kainuu.fi Y-tunnus 2496992-4 Pankki: Iban: FI17 8119 9710 0090 04 BIC: DABAFIHH OVT-tunnus: 003724969924 Internet www.kainuu.fi
4 Maakuntauudistus Työryhmien työjärjestys 10/2016 -Mikäli asia koskee muita työryhmiä, toimielimiä tai muutosjohtajaa, muistio toimitetaan suoraan myös ao. taholle sähköpostilla. -Työryhmä arvioi kokouksessaan, onko sen valmistelulinjauksista tarpeen kulloinkin laatia erillinen medialle toimitettava tiedote. Tiedotteen valmistelussa ja lähettämisessä noudatetaan ulkoisen ja sisäisen muutosviestinnän osalta Kainuu2019 tiedotteen julkaisun prosessikuvausta (liitteenä). 5) Esivalmistelussa selvitettävät asiat -Työryhmien jäsenten on syytä huolellisesti ja jo ennakkoon ennen kokousta tutustua liitteenä olevaan Kainuun esivalmistelun projektisuunnitelmaan.kaikkea valmistelutyötä yhteenliittävänä päämääränä on seuraavan vision toteutuminen: KAINUTLAATUISEN PALVELEVA JA ELINVOIMAINEN EDELLÄKÄVIJÄMAAKUNTA = oma-aloitteinen yhteisvastuu uuden Kainuun maakunnan tulevaisuudesta Kainuun tulee ottaa ripeästi ja yhteistyösuuntautuneesti omalle vastuulleen muutokseen sisältyvä päätös- ja kehittämisvalta.sote- ja maakuntauudistus valmistellaan kärkinäkökulminaan palvelujen ja elinvoiman kehittäminen. Valmistelussa hyödynnetään Kainuun hallintokokeilun pohjalta noussutta edelläkävijyyttä sitä uudistaen. Edelläkävijyyttä tarvitaan kainuulaisena sisäisenä tahtotilana, jotta uudistus toteutuu Kainuun erityispiirteiden ja kainuulaisten tarpeiden mukaisesti. Valmistelussa on hyödynnettävä eri organisaatioiden hyviä käytäntöjä sekä yhteistoiminnan ja sähköistämisen avaamia uusia mahdollisuuksia lakiesitysten asettamat puitteet ja asiakasnäkökulma huomioiden. Esivalmistelulla rakennetaan maakunnan kokonaisedun huomioivaa perustaa vision saavuttamiselle. Keskeinen esivalmistelua ohjaava ydinkysymys on: KUINKA ORGANISAATIOIDEN, TEHTÄVIEN, PALVELUJEN JA HENKILÖSTÖN KOONTI JA UUDEN KEHITTÄMINEN VALMISTELLAAN NIIN, ETTÄ MUODOSTUVA MAAKUNTA PARANTAA ASUKKAIDEN/ASIAKKAIDEN NÄKÖKULMASTA PALVELUJEN SUJUVUUTTA JA ALUEEN ELINVOIMAA? Työryhmien tehtävät: - yleisenä päätehtävänä on valmistella toimialansa osalta uuden maakuntaorganisaation toiminnan käynnistämistä ja palvelujen järjestämistä - valmistelussa on kolme suurta ja erilaista kokonaisuutta, jotka on saatava täydentämään ja tukemaan toisiaan: VOIMAVARAT JA TUKIPALVELUT + PALVELUT JA NIIDEN KEHITTÄMINEN + JOHTAMINEN - 1) Työryhmien tulee pitää järjestäytymiskokouksensa 4.11.16 mennessä - Työryhmät kartoittavat 30.11.16 mennessä toimialansa palvelujen, toiminnan ja voimavarojen nykytilan ja ympäristön.kartoituksessa käytetään apuna oheista resurssikartoituslomaketta. Resurssikartoituksen osalta voidaan tämän lomakkeen sijasta käyttää myös muita jo olevia Postiosoite: Kauppakatu 1 87100 Kajaani Laskutusosoite: Ostolaskut PL 401 87070 Kainuu Sähköposti: etunimi.sukunimi@kainuu.fi Y-tunnus 2496992-4 Pankki: Iban: FI17 8119 9710 0090 04 BIC: DABAFIHH OVT-tunnus: 003724969924 Internet www.kainuu.fi
5 Maakuntauudistus Työryhmien työjärjestys 10/2016 tietoyhteenvetoja ja valtakunnallisesti käytössä olevia lomakkeita. Kartoitus suoritetaan aluksi toimialakohtaisesti lomakkeen pohjalta toimialan asiantuntemus ja erityispiirteet hyödyntäen. Seuraavaksi kartoitustulokset kootaan ja yhteensovitetaan Yhteiset palvelut työryhmässä (tr 1) olevan resurssien valmisteluasiantuntemuksen kanssa. 2) Samalla työryhmät ottavat kantaa 31.12.16 mennessä lakiluonnoksen mukaisesti muodostuvaan tehtävien, palvelujen ja toimintatapojen kokonaisuuteen: a) Millainen tehtävien ja palvelujen kokonaisuus syntyisi? b) Mitä etuja, haittoja, yhteensovittamista ja lisäselvityksiä lakiluonnoksen mukainen eteneminen ja toimeenpano tarkoittaisi? c) Tarkastelunäkökulmina asiakkaat/asukkaat, yritykset ja III sektori sekä viranomaiset ja muut tahot, joiden yhteistyö- ja palvelutarpeet on tärkeää ottaa huomioon. Osana esivalmistelua laaditaan työryhmän päättämällä tavalla selvitys asiakkaiden ja sidosryhmien odotuksista koskien uuden maakunnan toimintamallia, tehtäviä ja palveluita. 3) Työryhmät laativat syksyn 2016 valmistelusta väliraportin valmistelu- ja ohjausryhmäkäsittelyä varten 4.1.17 mennessä. Raportissa kiinnitetään erityistä huomiota olevien hyvien käytäntöjen edistämiseen sekä uusien toimintatapojen, yhteistoiminnan ja sähköistyksen mahdollisuuksien hyväksikäyttöön (valmisteluryhmän käsittely 9.1.17 ja ohjausryhmän 23.1.17). 4) Työryhmät laativat toimialaltaan ehdotuksen 15.2.17 mennessä uudessa maakunnassa käyttöönotettavaksi tehtävä- ja palvelukokonaisuudeksi sitä toteuttavine toimintatapoineen ja arvioivat niiden vaikutuksia em. tarkastelunäkökulmien perusteella (valmisteluryhmän käsittely 20.2.17 ja ohjausryhmän 27.2.17) > muodostetaan alustava yhteinen näkemys toimialan tehtävistä, niiden toteuttamisen keinoista ja voimavaroista sekä palveluista ja niiden järjestämisen ja tuottamisen menettelyistä uudessa maakunnassa Tässä yhteydessä tehdään toimenpide-esitykset uuden Kainuun maakunnan kannalta tarkennettuna seuraavista osa-alueista: maakuntahallinnolle siirtyvät tehtävät kuntien tuottamat ja saamat tukipalvelut tehtävien organisointi ja johtamisrakenne keskeiset toimintaprosessit käytössä olevat henkilöstöresurssit htv-tasolla Postiosoite: Kauppakatu 1 87100 Kajaani Laskutusosoite: Ostolaskut PL 401 87070 Kainuu Sähköposti: etunimi.sukunimi@kainuu.fi Y-tunnus 2496992-4 Pankki: Iban: FI17 8119 9710 0090 04 BIC: DABAFIHH OVT-tunnus: 003724969924 Internet www.kainuu.fi
6 Maakuntauudistus Työryhmien työjärjestys 10/2016 henkilöstön mahdolliset toimialan koulutus/osaamistarpeet palvelujen asiakkaat ja sidosryhmät tehtäviin käytettävissä olevat määrärahat käytössä olevat ICT-ratkaisut käytössä olevat toimipaikat ja toimitilat keskeiset yhteistyösuhteet ja yhdyspinnat voimassa olevat sopimukset käytössä oleva irtain ja kiinteä omaisuus 5) Osana esivalmistelutehtävää - Käydään myös läpi ja sovitetaan yhteen tehtäväkokonaisuuksia, joissa on merkittäviä yhteishyötyjä tai yhdyspintoja muiden työryhmien tehtävien kanssa - Nostetaan esiin toimialan sopimuksellisuutta vaativia asioita: a) muiden maakuntien kanssa yhteisesti järjestettävistä asioista, b) kuntien kanssa sovittavista asioista c) muiden toimijoiden kanssa sovittavista asioista - Pidetään yhteyttä työryhmän työtä sivuavien valtakunnallisten ryhmien ja maakunnallisten sidosryhmien kanssa sekä huomioidaan Kainuun muutosfoorumista saatava palaute valmistelutuotoksiin 6) Valmistellaan toimialoittain jäsennelty näkemys uuden monialaisen maakuntaviraston organisaatiosta, tehtävistä ja palveluista, toiminta- ja palveluprosesseista, henkilöstön vakanssirakenteesta sekä toimipiste-, toimitila- ja laiteresursseista 22.3.17 mennessä (valmisteluryhmän käsittely 27.3.17 ja ohjausryhmän 3.4.17) 7) Em. pohjalta toimialan yksityiskohtaisten toimenpide-esitysten laadinta valmistelu- ja ohjausryhmille henkilöstöasioita kootusti käsittelevän yhteistoimintaelimen käsittely mukaan lukien ja huomioiden 24.4.17 mennessä (valmisteluryhmän käsittely 8.5.17 ja ohjausryhmän 22.5.17) 8) Työryhmien viimeistelevä,yhteenvetävä ja ohjausryhmän evästykset huomioiva esivalmistelu muodostuvan uuden maakunnan päätöksenteon valmistelua varten 24.5.17 mennessä (valmisteluryhmän käsittely 5.6.17 ja ohjausryhmän 19.6.17) Esivalmistelu on luonteeltaan voimavaroja kartoittavaa ja selvittävää valmistelua ja edellytysten luomista varsinaiselle valmistelulle. Varsinaisen valmistelun vaihe alkaa oikeustoimikelpoisten maakuntien muodostuttua 1.7.2017 lukien. Mitä paremmin esivalmistelu saadaan suoritettua, sen Postiosoite: Kauppakatu 1 87100 Kajaani Laskutusosoite: Ostolaskut PL 401 87070 Kainuu Sähköposti: etunimi.sukunimi@kainuu.fi Y-tunnus 2496992-4 Pankki: Iban: FI17 8119 9710 0090 04 BIC: DABAFIHH OVT-tunnus: 003724969924 Internet www.kainuu.fi
7 Maakuntauudistus Työryhmien työjärjestys 10/2016 tehokkaampaa on seuraavien valmisteluvaiheiden eteneminen ja uuden Kainuun maakunnan käynnistyminen 1.1.2019 lukien. Esivalmistelun avulla turvataan se, että maakunnan väliaikaishallintovaiheessa (1.7.2017-1.3.2018) voidaan valmistella mahdollisimman hyvin seuraavat tehtävät: 1) selvittää maakunnille siirtyvä henkilöstö ja valmistella maakuntavaltuustolle ehdotukset henkilöstön siirtosuunnitelmaksi ja -sopimuksiksi; 2) osallistua maakunnille siirtyvän irtaimen ja kiinteän omaisuuden selvittämiseen; 3) osallistua maakunnille siirtyvien sopimusten ja näitä koskevien oikeuksien ja velvollisuuksien selvittämiseen; 4) osallistua maakunnille siirtyvien hallinto- ja palvelutehtävien hoitamista tukevien tieto- ja viestintäteknisten järjestelmien ja ratkaisujen selvittämiseen; 5) valmistella maakunnan toiminnan ja hallinnon järjestämistä; 6) päättää maakunnan vuoden 2018 talousarviosta; 7) osallistua ensimmäisten maakuntavaalien järjestämiseen; 8) valmistella muut maakuntien toiminnan ja hallinnon käynnistämiseen välittömästi liittyvät asiat. LISÄTIEDOT JA OHJEET: - lisätietoja ja lisäohjeita tämän työjärjestyksen soveltamisesta antaa tarvittaessa Kainuun sote- ja maakuntauudistuksen muutosjohtaja Harri Mattila, harri.mattila@kainuu.fi, 044 410 07 34 Postiosoite: Kauppakatu 1 87100 Kajaani Laskutusosoite: Ostolaskut PL 401 87070 Kainuu Sähköposti: etunimi.sukunimi@kainuu.fi Y-tunnus 2496992-4 Pankki: Iban: FI17 8119 9710 0090 04 BIC: DABAFIHH OVT-tunnus: 003724969924 Internet www.kainuu.fi
Viestintäsuositukset Sivu 1/1 19.10.2016 Viestintäsuositukset Ohjausryhmä - ohjausryhmän työskentely on avointa - esityslistat ja pöytäkirjat Dynastyyn > linkit verkkosivustolle - esityslistat ja kutsut medialle - ei kokouskutsua lehteen - kokoukset voidaan haluttaessa videoida (joko suoratoisto tai tallennus) - ohjausryhmän päätöksistä tehdään aina tiedote - ohjausryhmän viestinnästä vastaa ohjausryhmän puheenjohtaja apunaan ohjausryhmän sihteeri ja viestintäpäällikkö - valmisteluryhmän kokoukset eivät ole julkisia - pöytäkirjat Dynastyyn/verkkosivustolle - asialistoja/esityslistoja ei julkaista etukäteen Dynastyssa/verkkosivustolla esivalmisteluvaiheen aikana - kokoustiedote tarvittaessa - valmisteluryhmän viestinnästä vastaa muutosjohtaja (työryhmän sihteeri) yhteistyössä valmisteluryhmän puheenjohtajan ja muiden valmisteluryhmän jäsenten kanssa; viestintäpäällikkö avustaa - valmisteluryhmän työryhmätilan lukuoikeus vain valmisteluryhmän jäsenillä - henkilöstöasiat ovat julkisia vasta yhteistoimintaelimen käsittelyn jälkeen Työryhmät - työryhmien kokoukset eivät ole julkisia - myös muiden työryhmien jäsenillä on oikeus lukea työryhmien materiaaleja - muistiot Dynastyyn/verkkosivustolle - asialistoja/esityslistoja ei julkaista etukäteen Dynastyssa/verkkosivustolla - kokoustiedote tarvittaessa - työryhmän viestinnästä vastaa sihteeri yhteistyössä puheenjohtajan kanssa; tiedotteisiin pyydetään ennen julkistamista kommentit muutosjohtajalta (sisältö) ja viestintäpäälliköltä (muoto) Muutosorganisaatioiden sisäinen tiedotus - jokaisen organisaation ylin johto antaa vähintään kerran kuussa tilannekatsauksen (kokouksessa, tekstinä tai videolla) - tilannekatsaukset julkaistaan soveltuvin osin myös yhteisellä verkkosivustolla, jonne myös henkilöstö ohjataan verkkosivustojen ja introjen bannereilla Viestintäryhmä 12.10.2016
Kainuu2019 tiedotteen julkaiseminen työryhmissä ja valmisteluryhmässä (prosessikuvaus) 1. Asialistalle merkitään aina viimeiseksi kohdaksi tiedottaminen. Ryhmä linjaa tiedotettavat asiat, tai toteaa, ettei tiedottamistarvetta ole. Tarve tiedottamiselle on, kun asialla on merkitystä esimerkiksi henkilöstölle, kansalaisille tai päätöksentekijöille. Ryhmä sopii aina, kuka on tiedotteeseen kirjattava lisätietojen antaja, joka sitoutuu olemaan median tavoitettavissa tiedotteen julkaisupäivänä. Yt-lain (yhteistoimintalain) mukaiset henkilöstöasiat tiedotetaan vasta ytelimen käsittelyn jälkeen. 2. Työryhmän sihteeri tekee tiedotteen valmiille pohjalle ja pyytää siihen kommentit muutosjohtajalta, ryhmän puheenjohtajalta, muilta jäseniltä sekä viestintäpäälliköltä. 3. Sihteeri lähettää tiedotteen sähköpostilla muutosviestintäryhmälle (KL: Muutosviestintä) ja medialle (Kainuu: Media 2019) sekä luottamushenkilöille (ohjausryhmä, kuntapäättäjät, kunnanjohtajat, maakuntahallitus, maakuntavaltuusto, sote-hallitus, sote-valtuusto, kuntien valtuustojen ja hallitusten jäsenet, lautakuntien jäsenet, kuntien kirjaamot, soten esimiesjakelu, valmisteluryhmätahojen johtoryhmät), joista kaikista tehdään yksi lista Kainuu: Päättäjät 2019. 4. Jokaisen organisaation viestintä hoitaa tiedotteen omaan intraansa. Kainuun liiton verkkotiedottaja laittaa tiedotteen Kaima-intraan kaikille yhteisiin tiedotteisiin, sekä Kajaanin ja Suomussalmen intraan. Kunnat voivat jakaa tiedotteen Kaimasta omiin introihin tai sisäisiin viestintäkanaviinsa. 5. Jokaisen organisaation viestintä huolehtii tiedotteen verkkosivuille sekä soveltuviin sosiaalisen median kanaviin. Käytetään yhteisiä tunnisteita: #kainuu (aina) ja tilanteen mukaan mielellään myös #sote, #maakuntauudistus. Kerrotaan, keneltä saa lisätietoja. 6. Sekä tiedotteen tekijä että kaikkien organisaatioiden viestinnät seuraavat mahdollisuuksien mukaan aiheesta somessa mahdollisesti syntyvää keskustelua ja reagoivat siihen.
SOTE- JA MAAKUNTAUUDISTUS YHTEISTOIMINTAELIN (valmisteluryhmän päätös 24.10.2016) Yhteystiedot: Jäsen Taho Varajäsen Taho Ella Kiljunen Jyty Irma Saxholm Jyty ella.kiljunen@kainuu.fi irma.saxholm@kajaani.fi Leila Koskensalmi JHL Anna Grip JHL leila.koskensalmi@kainuu.fi anna.grip@sotkamo.fi Marjo Kangasharju Tehy Tiina Törrö Tehy marjo.kangasharju@kainuu.fi tiina.torro@kainuu.fi Eija Karppinen SuPer Sari Tervo SuPer eija.karppinen@kainuu.fi sari.a.tervo@kainuu.fi Päivi Parikka paivi.parikka@kainuu.fi Juko (kunta) Essi Sahlberg essi.sahlberg@kainuu.fi Juko (kunta) Pirjo Kaikkonen pirjo.kaikkonen@te-toimisto.fi Juko (valtio) Pauli Tervonen pauli.tervonen@ely-keskus.fi Juko (valtio) Mika Pylvänäinen Pardia Heikki Romppainen Pardia mika.pylvainen@ely-keskus.fi heikki.romppainen@te-toimisto.fi Riitta Uhrman Sote Hannu Vesterinen Sote riitta.uhrman@kainuu.fi hannu.vesterinen@kainuu.fi Kari Pääkkönen KAI ELY Jaana Korhonen KAI ELY kari.paakkonen@ely-keskus.fi jaana.korhonen@ely-keskus.fi Matti Räinä POP ELY Jukka Rusanen POP ELY matti.raina@ely-keskus.fi jukka.rusanen@ely-keskus.fi Tiina Veijola TE-tsto Kati Kemppainen TE-tsto tiina.veijola@te-toimisto.fi kati.kemppainen@te-toimisto.fi Anssi Parviainen Pela Janne Heikkinen Pela anssi.parviainen@kaipe.fi janne.heikkinen@kaipe.fi Pentti Malinen KL Harri Turkulainen KL pentti.malinen@kainuu.fi harri.turkulainen@kainuu.fi ilm. myöh. P-S AVI ilm.myöh. P-S AVI Paula Karsi-Ruokolainen Kunta 1 Juhana Juntunen Kunta 3 paula.karsi-ruokolainen@puolanka.fi juhana.juntunen@kuhmo.fi Merja Ojalammi merja.ojalammi@sotkamo.fi Kunta 2 kuntaedustajien yhteinen varajäsen Pekka Sivonen pekka.sivonen@kajaani.fi Kunta 4