PROJEKTIN SUDENKUOPAT f JOUNI HUOTARI PÄIVITETTY 18.1.2011
TEHTÄVÄ Mitä sudenkuoppia esiintyy projektin eri prosesseissa (vaiheissa)? Miten ne voitaisiin välttää? Jouni Huotari 19.3.2012 2
Sudenkuoppia => ratkaisumalleja PROJEKTIN KÄYNNISTYS Projektin osapuolet eivät tunne toisiaan Henkilökemiat eivät toimi Epäselvä toimeksianto Sidosryhmiä ei tunnisteta; roolien jakaminen Sidosryhmiä ja muita tarvittavia resursseja ei saada sitoutettua tai ei saada mukaan toimintaan Ratkaisuja em. ongelmiin hyvin valmisteltu kick-off tai GOPP-työpaja tms. (GOPP = Goal-Oriented Project Planning) PMO:n (Project Management Office) perustaminen ja tuki Jouni Huotari 19.3.2012 3
Sudenkuoppia => ratkaisumalleja PROJEKTIN SUUNNITTELU Projektin suunnittelu tehdään liian nopeasti tai sitä tehdään liian pitkään => suunnittelu pitäisi suhteuttaa projektin kokonaiskestoon ja työmäärään Työnjaon ongelmat, esim. suunnitteluvaiheessa ovat mukana eri henkilöt kuin toteutusvaiheessa => toteutuksen käynnistyessä uudelleensuunnittelu Suunnitteluvaiheessa ei huomioida projektin päättämistä (keskeytyskriteerit, tuotosten jakaminen, projektiorganisaation purkaminen jne.) Ongelmat suunnittelutyökalujen (mm. MS Project) käytössä => ajan varaaminen opetteluun Työmäärien arviointi => käytä asiantuntijaa Jouni Huotari 19.3.2012 4
Sudenkuoppia => ratkaisumalleja PROJEKTIN TOTEUTUS Ongelmat aliurakoissa (toimitusten viivästyminen jne.) yms. => sopimusten hallinta, sanktiot, palkkiot, vakuutukset Poissaolot; sopivan ajan löytäminen => välitön tiedottaminen, varasuunnitelmat, pelivaraa suunnitelmaan Tavoite muuttuu tai tehtäviä tulee lisää => oltava käytäntö muutostenhallintaan (change management) Toteutus ei onnistu => ennaltaehkäisynä tunnistettava NISKit (newness risk) eli jos tehdään jotain uutta, niin aloitetaan heti selvitys toteutuksen onnistumisen mahdollisuudesta Jouni Huotari 19.3.2012 5
Sudenkuoppia => ratkaisumalleja SEURANTA & OHJAUS Seurantatiedot (actual work, duration jne.) eivät ole ajan tasalla => tiedot päivitetään viimeistään (viikoittaisessa) projektipalaverissa Sopivan informaatiomäärän tuottaminen ohjaukseen Ohjausta oltava sopivasti (sekä määrältään että ajoitukseltaan) ja palautteen on oltava laadukasta Jos ja kun valta ja vastuut jaettu/hajautettu => nämä on sovittava selkeästi; oikeat henkilöt oikeassa paikassa (tehtävässä) oikeaan aikaan Ohjaaja sekaantuu toteutukseen Jouni Huotari 19.3.2012 6
Sudenkuoppia => ratkaisumalleja LOPETUS JA ARVIOINTI Puutteellinen arviointi (esim. tehty nopeasti) Loppuraportit (ja siten opit) hautautuvat arkistoon => on luotava käytäntö projekteista saatujen oppien jakamisesta (KMS = knowledge management system) Tavoitteisiin ei päästä tai lopputulos ei tyydytä alussa tehtävä priorisointi ja välituotokset on katselmoitava ja hyväksyttävä johtoryhmässä Projekti jää kesken => jokainen projekti tulee päättää selkeästi (joko keskeytetään tai aloitetaan jatkoprojekti) Jouni Huotari 19.3.2012 7
Sudenkuoppia => ratkaisumalleja KOKO PROJEKTIN AIKANA Osaamattomuus => hankitaan osaamista ASAP (kouluttaudutaan itse tai ostetaan asiantuntijan tuki) Puutteellinen dokumentointi ja viestintä => katselmoinnit, hyvien käytäntöjen kehittäminen ja niiden jakaminen yhdenmukaisella tavalla Jouni Huotari 19.3.2012 8
ONNISTUNEEN PROJEKTIN TEE NÄIN LISTA Laadi kehityssuunnitelma ja noudata sitä Delegoi valtaa projektihenkilökunnalle Minimoi byrokratia Laadi pohjamäärittely vaatimuksista ja valvo siihen tulevia muutoksia Tee ajoittain katsauksia projektin terveyteen ja sen etenemiseen ja tee suunnitelmiin tarvittaessa muutoksia/korjauksia Jouni Huotari & Esa Salmikangas 9
Arvioi säännöllisesti (uudelleen) projektin laajuutta, siihen tarvittavaa työmäärää ja aikatauluja Suunnittele projektivaiheiden väliset siirtymäajat Vaali ryhmähenkeä JATKUU Aloita projekti pienellä ryhmällä vanhempia työntekijöitä Jouni Huotari & Esa Salmikangas 10
ONNISTUNEEN PROJEKTIN ÄLÄ TEE NÄIN -LISTA Älä anna ryhmän jäsenten työskennellä epäsystemaattisesti Älä aseta järjettömiä tavoitteita Älä toteuta muutoksia tutkimatta niiden vaikutuksia tai ilman muutoslautakunnan hyväksyntää Älä hienostele Älä ota projektiin liikaa henkilökuntaa, erityisesti projektin alkuvaiheissa Jouni Huotari & Esa Salmikangas 11
JATKUU Älä oleta että aikataulusta lipsuminen jossakin projektivaiheessa saadaan myöhemmin kurottua kiinni Älä laske vaatimustasoa alentaaksesi kustannuksia tai lyhentääksesi aikataulua Älä oleta laajan dokumentaation takaavan menestystä Jouni Huotari & Esa Salmikangas 12
TEHTÄVÄT Käykää läpi projektinne tila (ProjectSurvivalTest.xls) Survival test: http://construx.com/page.aspx?hid=1229 Testaa projektiosaamisesi: http://asp.tieturi.fi/courses/kirottuprojekti/start.html Jouni Huotari 19.3.2012 13