Affecton uusitun asian- ja dokumenttienhallinnan ratkaisun lanseeraus Timo Helkiö Senior Advisor, Affecto Finland Oy 1
2 TAUSTAA: Asian- ja dokumenttienhallinnan rooli toiminnan tehostamisessa ja kokemuksia sen kehittämisestä julkishallinnossa
Hyvä asian- ja dokumenttienhallinta tehostaa toimintaa ja parantaa palvelua Julkisen sektorin organisaatioissa on kova paine tehostaa toimintaa. Asian- ja dokumenttienhallinnan normit asettavat vaatimuksia toimintamalleille ja tietojärjestelmille. Hyvä asian- ja dokumenttienhallinta vähentää tietojen hakuun ja tiedonhallintaan kuluvaa aikaa ja tehostaa asiointiprosesseja. Sähköinen asiointi poistaa monta manuaalista toimintoa, mikä vähentää rutiinitehtävien määrää. Prosessit nopeutuvat ja virkamies voi keskittyä varsinaisen asian hoitamiseen. Tehokas asianhallinta nopeuttaa asiakaspalvelua, ja sähköinen asiointi parantaa myös palvelun laatua ajantasaisen tiedon saatavuutena. 3
Kokemuksia asian- ja dokumenttienhallinnan kehittämisessä julkishallinnossa... Sovelluksen kehittäminen kesti kauan - Valtiovarainministeriö, päätös: VM/491/00.01.02.02/2012 Valda-järjestelmällä yritettiin palvella eri viranomaisten erityistarpeita, mutta tämä ei onnistunut - YLE 23.4.2012 4
Julkishallinnossa on myös onnistuneita hankkeita: Case Opetus- ja kulttuuriministeriö www.microsoft.com: www.affecto.fi: Päästään vihdoin aidosti sähköiseen toimintaympäristöön, kun sama järjestelmä on muillakin käytössä. Tämä on ollut iso askel eteenpäin. Irma Nieminen, tietohallintojohtala 5
Asian- ja dokumenttienhallintaan Valmisratkaisulla julkisen sektorin vaatimukset täyttävä järjestelmä, joka on sovitettavissa myös eri virastojen erilaisten toimintatapojen tarpeisiin. Esittäjä, titteli, Affecto
VIRTA-ratkaisumme lähtökohdat VIRTA on asianhallintaa, dokumenttienhallintaa sekä sähköistä asiointia tukeva tietojärjestelmäkokonaisuus. - Ratkaisun voi ottaa käyttöön kokonaisuutena tai tarvittavin osakokonaisuuksin. Affecto on kehittänyt ratkaisun yhteistyössä usean viraston kanssa. - Kehitystyötä on ohjannut kokemus useista toteutetuista hankkeista. - Ratkaisu toteuttaa julkisen sektorin keskeiset vaatimukset. - Ratkaisun toimivuus on käytännössä todistettu. Järjestelmän suunnittelussa on tiedostettu, että eri virastoilla on erilaiset toimintatavat ja tarpeet. - Ratkaisu tarjoaa valmiskomponentit virastoille yhteisten perustoimintojen toteuttamiseksi. - Valmiskomponentit ovat sovitettavissa tukemaan vaihtoehtoisia toimintamalleja. - Arkkitehtuuri mahdollistaa ylläpidollisesti kestävät räätälöidyt toiminnot. 7
VIRTA-ratkaisumme eams-järjestelmäosuus on SÄHKE2-sertifioitu. Operatiivisen järjestelmän sertifiointiprosessi on käynnissä, tavoitteena sertifiointi Q1/2013. 8
Affecto VIRTA ratkaisukokonaisuus ja komponentit Sähköinen asiointi Asianhallinta Järjestelmän hallinta Dokumenttien hallinta eams 9
VIRTA Asianhallinta Helppokäyttöisyyttä ja tukea monipuoliseen käsittelyyn Asianhallinta Toiminnallisuus ja ominaisuudet Työnkulkujen ja tehtävien ohjaus Asiarekisteri Toiminnot monipuoliseen käsittelyyn - Työlistat - Määräaikojen seuranta - Tulosteet - Asiakirjojen näkyvyys asialla jo luonnosvaiheeessa - Asiakirjojen jakaminen viranomaisen asiakirjoihin ja muihin asiakirjoihin SÄHKE2-normin mukainen asianhallintajärjestelmä, jossa helppokäyttöinen selainkäyttöliittymä 10
VIRTA eams Helppokäyttöinen ja sertifioitu tiedonohjausjärjestelmä Toiminnallisuus ja ominaisuudet eams Selkeä käyttöliittymä, jossa keskitytty helppoon eams-rakenteen ylläpitoon. Tuki usealle arkistonmuodostajalle. Tietojen periytyminen alemmille tasoille nopeuttaa rakenteen ylläpitoa. Versiointi mahdollistaa uuden rakenteen suunnittelun edellisen version ollessa käytössä. Excel-lataukset sisään- ja ulospäin. Monipuoliset rajapinnat muihin järjestelmiin. SÄHKE2-sertifioitu. 11
VIRTA Dokumenttienhallinta Valinnaiset valmistyökalut Toiminnallisuus ja ominaisuudet SÄHKE2-normin mukainen dokumenttienhallinnan ja arkistoinnin ratkaisu. Dokumentit voidaan kytkeä jo luonnosvaiheessa eams:iin ja asioille. Myös asioihin liittymättömät dokumentit voidaan liittää eamsiin. Säilyttäminen ja kontrolloitu hävittäminen sekä pysyvä säilyttäminen (Arkistolaitoksen vaatimukset). Dokumenttienhallinta voi perustua vaihtoehtoisille valmistuotteille: Open Text edocs DM, Microsoft SharePoint tai Alfresco DM. Dokumenttien hallinta 12
VIRTA Sähköinen asiointi Tuki erilaisille asiointiprosesseille Sähköinen asiointi Toiminnallisuus ja ominaisuudet Koostuu valmiskomponenteista, joilla voidaan rakentaa palvelukohtaiset sähköisen asioinnin järjestelmät. Tukee erilaisia sähköisen asioinnin toimintamalleja: lomakepohjaiset, sovelluspohjaiset. Asioita voidaan perustaa ja niiden etenemistä voidaan seurata kansalaisen asiointitilin tai Affecton asiointitilin kautta. Käytetty mm. avustusten hakemisessa. 13
VIRTA Raportointi ja järjestelmän hallinta Raportointi Raportointi Järjestelmän hallinta Sisältää SÄHKE2-normin mukaiset raportit. Laajennetaan yleensä virastokohtaisilla raporteilla Yhdistettävissä myös viraston laajempaan raportointiratkaisuun (tietovarastot, mittaristot, analytiikka). Järjestelmän hallinta Käyttäjien, ryhmien ja roolien sekä oikeuksien hallinta Konfiguraation hallinta Lokitiedot 14
VIRTA-ratkaisua täydentävät lisäominaisuudet Lisäominaisuudet Lisäominaisuudet Julkaisu Koonti ja maksatus Kokousten hallinta Sopimusten hallinta Dokumenttien sähköinen allekirjoitus Skannaus Sähköposti-integraatio Integraatio laajempiin IDM-ratkaisuihin (Identity Management) Integrointi muihin järjestelmiin V I R T A Viraston muut järjestelmät 15
16 Miten lähteä liikkeelle oman asian- ja dokumenttienhallinnan kehityshankkeen kanssa?
Palveluja koko järjestelmäratkaisun elinkaarelle Affecto Business Advisory Project Services & Consulting Affecto Service Management Affecto Academy 17
Asian- ja dokumenttienhallinnan ratkaisut Affectossa Affecto on toiminut dokumenttienhallinnan ja asianhallinnan ratkaisutoimittajana jo yli 10 vuotta. Affectossa asian- ja dokumenttienhallinnan järjestelmäratkaisujen rinnalla on vahva prosessiosaaminen sekä kattava ja syvä teknologiaosaaminen tältä alueelta. Julkishallinto on ollut merkittävä asiakaskuntamme asianhallinnan, dokumenttienhallinnan sekä sähköisen asioinnin saralla. Tuntemuksemme toimialan vaatimuksista sekä parhaista toimintamalleista näkyvät ratkaisuissamme. Suomessa Affectolla työskentelee n. 50 sisällönhallinnan ammattilaista. 18
VIRTA-ratkaisuun liittyvät erityispalvelut VIRTA-soveltuvuusanalyysi Selvitetään, miltä osin VIRTA-ratkaisu soveltuu organisaation tarpeisiin. Tunnistetaan tarvittavat komponentit, lisätoiminnallisuudet ja räätälöintitarpeet. eams-tiedonohjausjärjestelmän määrittely Analysoidaan organisaation olemassa oleva eams. Jos eams puuttuu, käydään läpi organisaation ydinprosessit ja laaditaan eams niiden pohjalta. Migraatiopalvelut Asioiden ja asiakirjojen siirto vanhoista tietojärjestelmistä VIRTAan. Vanhoissa järjestelmissä vireillä olleiden asioiden käsittelyä voidaan jatkaa suoraan VIRTA-asianhallinnassa siirron jälkeen. 19
20 Yhteenveto
VIRTA-ratkaisun keskeiset edut Valmis, tuotannossa oleva ratkaisu, jonka käyttäjäystävällisyydestä on saatu hyvä asiakaspalaute. Sähköinen asiointi Dokumenttien hallinta Järjestelmän hallinta Asianhallinta eams Tuki erilaisille tavoille toimia: komponenttipohjainen ratkaisu yhdistää valmistuotteen edut ja ylläpidollisesti kestävän sovittamisen eri tarpeisiin. Valinnaiset dokumenttienhallinnan valmistuotteet. Useita toimintaa tehostavia, käytännön kannalta tärkeitä tarpeita on huomioitu, esimerkiksi asioiden koonti. Sähköisen asioinnin erilaiset tarpeet on huomioitu, liityntämahdollisuus asiointitileihin. Kytkeytyy identiteetin ja käyttäjäoikeuksien hallintaratkaisuihin. 21
K I I T O S! Timo Helkiö, Senior Advisor Lisätietoja myös Affecto Forumin VIRTA-klinikalta! Esittäjä, titteli, Affecto