Viranomaisyhteistyöllä uutta alkua asianhallintaan case USPA

Transkriptio

1 Viranomaisyhteistyöllä uutta alkua asianhallintaan case USPA Ossi Koski, Ryhmän vetäjä, Ratkaisutuotanto, Aluehallinnon tietohallintopalveluyksikkö AHTi Markus Andersson, Toimitusjohtaja, Consultor Finland Oy

2 Consultor pähkinänkuoressa Consultor on Suomalainen vuonna 2004 perustettu IT-palvelutalo Liikevaihto vuonna ,1 Meur (1-6/2013 n. 3,4 Meur) Palvelutarjontamme Projektipalvelut kehittämispalvelut sekä IT-johdon palvelut Asiakaskuntamme koostuu monipuolisesti julkis- ja yksityissektorin organisaatioista Asiakastyytyväisyys Projektin laatu 4,3/5p Projektin aikataulu 4,2/5p Projektin kustannukset 4,3/5p Asiakaspalvelun ja -hallinnan laatu 4,6/5p

3 Sananen yhteistyöstä, yhteisestä tekemisestä, jne. Organisaatioissa käynnissä mittavia panostuksia yhteisiin palveluihin liittyen Järjestelmiä, arkkitehtuureita, tietoja, prosesseja Tavoitteet ylätasolla ilmeisiä, mutta keinot hankalampia Yhteinen ei saisi olla vastakohta yksilölliselle Yksilöllisyys ei saisi murentaa yhteistä Säästäminen aina tavoite, mutta mistä säästö syntyy Yhteinen ei tarkoita vain yhden organisaation sisäisesti yhteistä vaan organisaatiorajat ylittävä yhteistyö lisääntyy voimakkaasti Vaatii Tilaajien keskinäistä tiedonvaihtoa, koordinointia sekä yhteistyökykyä Vaatii Toimittajilta aloitteellisuutta, avoimuutta sekä valmiutta toimia monitilaaja- ja monitoimittajaympäristössä Vaatii yhteiseltä palvelulta määrämuotoisuutta, tiukempaa sopimista ja sitoutumista Kysymys ei vain tavoitteesta vaan myös tavasta jolla tavoite saavutetaan

4 Henkilöesittely: Ossi Koski Valtionhallinnon palveluksessa vuodesta 1985 Ympäristöministeriö Toimitusinsinööri Valvontainsinööri Projekti-insinööri Aluehallintopalvelukeskus AHTi > Projektipäällikkö Ratkaisutuotantoryhmän vetäjä > Valvonnan sähköisen asioinnin projekteja vuodesta 1995 Sähköisen asianhallinnan kehittämisprojekteja vuodesta 1999

5 Tämä on AHTi: yksi valtionhallinnon IT-palvelukeskuksista ORGANISAATIO PALVELUT ASIAKASKUNTA Valtakunnallinen aluehallinnolle keskitetysti tieto- ja viestintätekniikan palveluja tuottava yksikkö Perustettu entisten aluehallinnon virastojen tietohallintohenkilöstöstä; n. 179 henkilöä, yht. 22 paikkakunnalla Omistajaohjaus TEM:stä ja VM:stä Tulos- ja palvelusopimuksiin perustuen; Sähköisten palvelujen ja järjestelmien tuotanto ja ylläpito sekä sovitun mukaisten perustietotekniikkapalvelujen järjestäminen Aluehallinnon sähköisten palvelujen ja tietojärjestelmien kehityshankkeisiin osallistuminen Perustietotekniikkakoulutukse n järjestäminen Kaikki käyttäjäpalvelut AHTi Palvelupisteen kautta mm. tuki- ja palvelupyynnöt, aluepalvelu/lähituki, tilaus-, asennus- ja käyttöönottopalvelut n aluehallinnon käyttäjää Platina-asiakkaat Aluehallintovirastot (6 kpl) Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset (15 kpl) Alueelliset TE-toimistot (15 kpl) Maistraatit (11 kpl) Muut asiakkaat Työ- ja elinkeinoministeriö Suomen ympäristökeskus / YM Patentti- ja rekisterihallitus Väestörekisterikeskus Yhteispalvelupisteet ja seudulliset yrityspalvelupisteet ja keskukset

6 AHTin organisaatiokaavio organisaatiorakenne Johtaja Asiakas- ja työasemapalvelut Palvelutuotanto Kehittäminen Johdon tukiyksikkö Asiakaspalvelut Etelä Asiakaspalvelut Länsi Asiakaspalvelut Keski Asiakaspalvelut Itä Järjestelmätuki ja raportointi Yritys-Suomi Tekninen tuki Projektitoimisto Ratkaisutuotanto Hallintopäällikkö Asiakkuuspäällikkö Viestintäpäällikkö Tukipalvelut Isäntävirastosta Asiakaspalvelut Pohjoinen Työasemapalvelut Etelä-Savon ELY Henkilöstöhallinto Taloushallinto Muut tukipalvelut

7 AHTin peruspalveluja sähköiseen hallintoon Verkkopalveluratkaisu Asiointiratkaisu Asianhallintaratkaisu Integraatioratkaisu Asiakaspalvelun tuki

8 Case: AHTi-toimintamalli AHTi toimii integraattorina: Arkkitehtuurin hallinta AHTi omistaa tuotokset: dokumentit, alustat, komponentit -> uudelleen käyttö -> alemmat kustannukset AHTi hankkii osaamista, ei järjestelmiä AHTi on kilpailuttanut toimittajasopimukset ja käyttää niitä projekteissa ja jatkuvien palvelujen tuotannossa Yksi toimitussopimus AHTi <-> Asiakas Miten toimintamalliin on päädytty? AHTi on alusta asti joutunut toimimaan usean organisaation palveluntuottajana; miksipä ei hyödynnettäisi aikaansaannoksia yli organisaatiorajojen? Säästöpaineet Aikataulut Osaamisen ja henkilöresurssien maksimaalinen hyödyntäminen

9 Case: AHTi-toimintamalli tarvittavia kyvykkyyksiä Palvelukeskus (AHTi) Hankinta ja sopimukset; osattava toimia pääurakoitsijana Toimittajahallinta Arkkitehtuuri ja sen soveltaminen asiakaskohtaisesti Toimittajat Yhteistyökyky ja osaaminen monitoimittajaverkostossa Ketterät menetelmät Siirtyminen järjestelmäkohtaisesta myyntiajattelusta pitkäjänteisempään IT- kehittämiseen kumppanina

10 USPAn taustaa Sähköisiä palveluja ja asianhallintaa tukevat järjestelmät -hanke (SPA) Ensimmäisiä arkkitehtuuriratkaisuja Sisälsi mallin sähköisestä asioinnista ja asianhallinnasta USPA-arkkitehtuurin kehittäminen ja dokumentointi Ympäristölupien sähköinen asiointi Kevään uutiset Valda-hankkeen päättymisestä Aluehallinnon asianhallintasovellusten elinkaarten vaiheet AVIen tietohallinnon tilaus USPA Ominaisuudet vastaavat kuin käytössä olevassa Valdassa Konversio Valda -> USPA 1.0 Käyttöönotto

11 Viranomaisyhteistyö USPAn kehittämisessä Kiire aikataulu vaatii toimituksen kokonaishallinnan pitämisen omissa käsissä Kokenut projektipäällikkö Oma koodaamisosaaminen Arkkitehtuuri mietittynä Ulkoisen työn ostaminen asioihin, jotka osataan itsekin Selkeiden osakokonaisuuksien ostaminen ulkoiselta toimijalta AHTin rooli Kokonaisvastuu-urakointi Integraattori

12 Mitä uutta tekemisen tavassa on? AHTi toimi integraattorina Arkkitehtuurin hallinta Ketterät menetelmät Hankitaan osaamista ei valmiita järjestelmiä Kertatoimituksesta jatkuvaan kehitykseen Monitoimijaympäristön hallinta (AHTin asiakkaat, AHTi, toimittajat)

13 USPAn tulevaisuus Asiakkaat mahdollistavat jatkuvan kehityksen Asiakkaiden kehittämisyhteisöt Asiakasvetoisia Yhtenäisempi tapa toimia viranomaisympäristössä Omistetaan palvelut Valmistuneet palvelut vapaasti muiden asiakkaiden hyödynnettävissä Kustannustehokkaampi tapa reagoida ympäristön muutoksiin Teknisesti Substanssin muuttuessa (esim. lainsäädäntö, organisaatiomuutokset) Toteutusvastuuta uusissa projekteissa myös ulkoisilla toimijoilla

14 Ja vielä lopuksi Hyvät toimintamallit ja tekniset ratkaisut tukevat yhteisten järjestelmien toteuttamista Ilman toimivaa yhteistyömallia ei mikään järjestelmähankinta itsessään riitä Kokemuksia toimivista tavoista löytyy yhtälailla on kokemuksia epäonnistumisista Uutta pitää uskaltaa kokeilla Muutosvalmius, tavoite ja tahto vie jo pitkälle

15 KIITOS! Ossi Koski, Ryhmän vetäjä, Ratkaisutuotanto, Aluehallinnon tietohallintopalveluyksikkö AHTi Markus Andersson, Toimitusjohtaja, Consultor Finland Oy