Jämsä ja Kuhmoinen kuntarakenneselvitys Viestintäsuunnitelma
Viestintäsuunnitelma JÄMSÄ KUHMOINEN KUNTARAKENNESELVITYS Viestintäsuunnitelmassa selkeytetään Jämsä-Kuhmoinen kuntarakenneselvitykseen liittyvää viestintää. Tiedottamisessa noudatetaan hyvän kunnallisen tiedottamisen periaatteita. Kuntalain (29 ) ja julkisuuslainsäädännön periaatteiden mukaan kunnan on tiedotettava valmisteilla olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista. Viestinnän lähtökohtana on avoimuus, oikea-aikaisuus ja riittävyys tiedottamisessa koskien selvityksen valmistelua, etenemistä sekä käynnistämistä. Kaikissa selvityksen vaiheissa huomioidaan erityisesti tiedottaminen kuntaorganisaatioiden henkilöstölle. Yhteisessä viestinnässä käytetään osallistuvien kuntien vaakunaa. 1. Viestinnän tavoitteet Viestinnän tavoitteena on 1) tuottaa ja jakaa aktiivisesti informaatiota selvitystyön etenemisestä ja vaiheista, 2) saada aikaan keskinäistä vuoropuhelua kuntien viranhaltijoiden, luottamushenkilöiden ja muun henkilöstön välillä, 3) osallistaa henkilöstöä sekä tukea sitoutumista tiivistyvään ja toimivaan yhteistyöhön, 4) saavuttaa luottamus yhdistymissopimuksen syntymiseen luottamushenkilöiden, henkilöstön, kuntalaisten sekä muiden sidosryhmien keskuudessa. Viestinnässä painopisteinä ovat selvityksen etenemisestä ja työryhmien työn tuloksien tiedottamisesta kuntalaisille, henkilöstölle, luottamushenkilöille ja muille sidosryhmille.
2. Kohderyhmät Kohderyhmien määrittelyssä on lähtökohtana tiedotuksen avoimuus ja kaikkien kohderyhmien riittävä informointi. Tiedottamisessa huomioidaan erikseen henkilöstö, selvitystyön työryhmien ja ohjausryhmän välinen tiedonkulku, luottamushenkilöt, tiedotusvälineet sekä alueen asukkaat. Kohderyhmiä ovat Kuntien asukkaat, yritykset ja seurakunnat Selvityksen sisäinen organisaatio ohjausryhmä työryhmät Organisaatioiden sisäiset toimielimet kuntien luottamushenkilöt ja johtoryhmät kuntien ja henkilöstöjärjestöjen edustajat kuntien muu henkilökunta Media tiedotusvälineet (Keski-Suomi, Pirkanmaa, Päijät-Häme) muun Suomen tiedotusvälineet Kuntalehti Yhteistoimintatahot Pirkanmaan, Keski-Suomen ja Päijät-Hämeen liitto Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirasto Kuntaliitto Keski-Suomen, Pirkanmaan ja Hämeen Ely-keskus Pirkanmaan ja Keski-Suomen sairaanhoitopiiri
3. Viestinnän sisältö/ydinviestit Viestinnän linjauksista, sisällöstä ja laajuudesta päättää kuntarakenneselvitystyön ohjausryhmä. Viestinnässä selvityksen aikana toistettavat ydinviestit keskittyvät seuraaviin asiakokonaisuuksiin/osa-alueisiin. Tulevaisuuspainotteisuus: kuntien tulevaisuutta visioidaan eri kehityssuunnilla, joita ovat, 1. toiminta jatkuu itsenäisenä, 2. yhteistyötä syvennetään ja tiivistetään, 3. kunnat yhdistyvät Selvityksellä tuotetaan tarvittavaa tietoa kuntien mahdollista yhdistymistä koskevan päätöksenteon tueksi ei tehdä vielä kuntaliitosta. Selvityksessä määritellään paras mahdollinen palvelurakenne ja palveluverkko. Yhdistymisen edut ja haitat 4. Kanavat ja välineet ohjausryhmän muistiot ja pöytäkirjat työryhmien muistiot Jämsän ja Kuhmoisten kunnan internetsivut asiakokonaisuudelle perustetaan oma sivu Jämsän kaupungin intraan ja Kuhmoisten kunnan palvelimelle erilliseen yhteiseen kansioon, johon on koottu kaikki kuntarakenneselvitystä koskeva dokumentointi henkilöstön infotilaisuudet henkilöstötiedotusta hoidetaan Kuhmoisissa sähköpostin välityksellä henkilöstöjärjestöjen henkilöstöedustajat ja pääluottamusmiehet kuntien johtoryhmät ja hallitukset mediatiedotteet seudun ja maakunnan tiedotusvälineille (lehdisto@jamsa.fi) Jämsän kaupungin Facebook arkiviestintä, puskaradio
5. Viestinnän toimenpiteet 5.1. Sisäinen tiedotus Tässä yhteydessä sisäisellä tiedotuksella tarkoitetaan kuntarakenneselvityksen ohjausryhmän ja työryhmien välistä viestintää. Ohjausryhmän ja virkamiestyöryhmien tiedon kulun varmistamiseksi ryhmien sihteerit lähettävät muistiot sähköpostitse ko. ryhmien jäsenille. Viranhaltijatyöryhmien puheenjohtajat huolehtivat työryhmän muistioiden välittämisestä ohjausryhmän sihteerille. 5.2. Henkilöstötiedotus Ohjausryhmässä on jäsenenä henkilöstön edustajat. Toimintokohtaisten viranhaltijatyöryhmien puheenjohtajat huolehtivat muistioiden julkaisemisesta kuntien intrassa tai palvelimella. Kuntarakenneselvityksen etenemistä käsitellään henkilöstöpalveluiden yhteistyöryhmässä sekä yhteistyötoimikuntien kokouksissa. Henkilöstöjärjestön edustaja huolehtii tiedotuksesta ammattijärjestöille. Tehokkainta on suullisesti tapahtuva viestintä. Avoimen, oikea-aikaisen ja sisältöisen tiedon välittämisellä henkilökunnalle vältetään aiheettomien huhujen syntyminen. Esimiesten velvollisuutena on tiedottaa selvityksen etenemisestä eri toimialoilla, osastoilla ja yksiköissä sisäisissä työkokouksissa, osastopalavereissa ja infotilaisuuksissa. Ohjausryhmän toimesta henkilöstölle järjestetään tiedotustilaisuuksia selvityksen valmistuttua. Henkilöstötiedotuksessa on erityisesti kiinnitettävä huomiota hallinto- ja palvelutuotantoa, henkilöstöasioita ja työsuhdeasioita koskevan viestinnän yhdenmukaiseen sisältöön. Jämsässä intra-sivustoille ja Kuhmoisissa yhteiselle palvelimille perustetaan infosivusto, jonne voidaan tallettaa selvitystä koskeva dokumentaatio. 5.3. Tiedotus luottamushenkilöille Ohjausryhmän linjauksista informoidaan luottamushenkilöitä kaupunginhallituksessa sekä joulukuussa pidettävässä valtuustoseminaarissa.
5.4 Tiedotusvälineet Ohjausryhmän kokousten jälkeen, tehdyistä linjauksista ja valmistelun etenemisestä laaditaan tiedote, joka lähetetään tiedotusvälineille sekä julkaistavaan kuntien verkkosivuilla. Ohjausryhmän muistioita ei lähetetä lehdistölle. Tiedotusvälineiden haastattelupyynnöt koskien kuntarakenneselvitystä ohjataan kuntajohtajille ja kuntien hallitusten puheenjohtajille. 5.5. Asukas- ja asiakastiedotus Kuntien asukkaat saavat informaatiota kuntarakenneselvityksen vaiheista kuntien verkkosivustoilta sekä tiedotusvälineiden välityksellä. Jämsän kaupungin verkkosivuilla sijaitsevalla info-sivulla kerrotaan kuntarakenneselvityksestä ja sivustolle liitetään kaikki asiaa koskevat tiedotteet ja muut mahdolliset dokumentit. Kuhmoisten kunnan verkkosivuilta on linkitykset Jämsän kaupungin info-sivulle. Kuntalaisten kysymyksiin voidaan tarvittaessa vastata myös Facebook-sivustolla ja Fb- sivustolle voidaan tehdä linkityksiä kuntarakenneselvitystä käsittelevään sivustoon. Kuntalaisille ja yhteistoimintatahoille järjestetään infotilaisuus tammikuussa selvityksen valmistuttua. 5.6. Yhteistoimintatahot Selvitystyön valmistumisesta ja siitä seuraavista päätöksistä tiedotetaan ohjausryhmässä sovittavalla tavalla Pirkanmaan, Keski-Suomen ja Päijät-Hämeen maakuntaliitoille ja ELY-keskuksille, Kuntaliitolle sekä Länsi- ja Sisä-Suomen aluehallintovirastolle.
6. Vastuut ja resurssit Viestinnän linjauksista, sisällöstä ja laajuudesta päättää kuntarakenneselvitystyön ohjausryhmä. Ohjausryhmän päätöksistä tiedottamisvastuu on kuntajohtajilla ja kunnan ja kaupunginhallituksen puheenjohtajilla. Työryhmät eivät laadi ulkoisia tiedotteita. Työryhmien valmistelemista asioista työryhmän puheenjohtajalla on vastuu informoida ohjausryhmää. Esimiesten vastuulla on käsitellä kuntarakenneselvitystä koskevia asioita omilla toimialoillaan ja eri yksiköissä sisäisissä työpalavereissa ja -kokouksissa. Viestinnällisten toimenpiteiden käytännön toteutus järjestetään ohjausryhmässä sovittavalla tavalla. 7. Viestinnän toimenpiteiden seuranta ja arviointi Hankkeen aikana varmistetaan viestinnän toteutuminen suunnitellulla ja riittävällä tavalla ohjausryhmän kokouksissa sekä viranhaltijatyöryhmissä. Kuntalaisilta, asiakkailta ja henkilöstöltä tulleet palautteet ja kysymykset käsitellään säännöllisesti ohjausryhmän kokouksissa ja arvioidaan mahdollinen lisätiedottamisen tarve.
8. Aikataulu Tapahtuma Ajankohta Toiminta/kohderyhmä Vastuu Ohjausryhmän 17.6.2014 Tiedote: intra, netti, media, A-L Juurinen järjestäytymiskokous ohryn jäsenet Ohjausryhmän kokous 25.8.2014 Tiedote: intra, netti, media, ohryn jäsenet A-L Juurinen Selvityksen vaiheet 15.9.2014 Tiedote: intra, netti, media A-L Juurinen Työryhmien raportit 30.9.2014 Sähköposti ohry, intra A-L Juurinen Ohjausryhmän kokous 21.10.2014 Tiedote: intra, netti, media, ohryn jäsenet A-L Juurinen Selvityksen tulokset valmistuvat 15.12.2014 Valtuustoseminaari A-L Juurinen Kuntarakenneselvityksen raportti valmis (31.12.) tammikuu Tiedote: intra, netti, media A-L Juurinen Infotilaisuudet: 1) henkilöstö 2) kuntalaiset, henkilöjärjestöt, yhteistyötahot