MENTORIKSI YHDISTYKSELLE! Menestyvän mentorin käsikirja 2015 Järjestöhautomo
Sisällysluettelo 1. JOHDANTO...1 2. JÄRJESTÖHAUTOMO JA SUOMEN PAKOLAISAPU...2 2.1. Suomen Pakolaisavun ulkomaan ja kotimaan työ...2 2.2. Järjestöhautomo tukee maahanmuuttajayhdistyksiä...3 2.3. Järjestöhautomon kohderyhmänä maahan muuttaneiden yhdistykset...3 3. MITÄ MENTOROINTI TARKOITTAA?...4 3.1. Mentorointi on kehittymismenetelmä...4 3.2. Mentorointi on vuorovaikutussuhde...5 3.3. Mentorointi on tapa oppia...6 3.4. Mentorointi on prosessi...6 3.5. Mentoroinnin tasot...6 4. MENTOROINNIN PELISÄÄNNÖT...8 4.1. Mentoroitavan rooli...8 4.2. Mentorin rooli...9 4.3. Mentoroinnin luonne...10 5. MENTOROINTI JÄRJESTÖHAUTOMOSSA...12 5.1. Mentoroinnin tavoitteet...12 5.2. Mentorina Järjestöhautomossa...12 5.3. Maahanmuuttajajärjestöjen perustoiminnassa yleisesti havaittuja puutteita...12 5.4. Mentoroinnin vaiheet...13 5.5. Mentoreiden ja mentoroitavien valinta...13 5.6. Alkutapaaminen...13 5.7. Mentoroinnista raportointi Järjestöhautomolle...14 5.8. Mentoroinnin lopputapaaminen...15 5.9. Eettiset ohjeet...15 6. LÄHTEET...18 7. LIITTEET...19 7.1 Mentorisopimus...19 7.2. Salassapitosopimus...21 7.3. Mentoroinnin Yammer-ryhmä...23 7.4. Mentorointiryhmä Järjestöhautomon verkkosivuilla...23 7.5. Raportointilomake...24 7.6. Mentoroinnin väliarviointi...25 7.7. Mentoroinnin loppuarviointi...26 7.8. Tulospuu loppuarvioinnin tueksi...27 JÄRJESTÖHAUTOMON YHTEYSTIEDOT...28
1. JOHDANTO Pitelet käsissäsi Menestyvän mentorin käsikirjaa, joka on tarkoitettu oppaaksi Järjestöhautomon yhdistysmentoritoiminnassa mukana olevalle. Opas sisältää Menestyvä mentori! koulutuksessa läpikäydyt asiat sekä Järjestöhautomon mentoriprosessin materiaalit. Näin ollen opas toimii tukena koko mentoriprosessi ajan. Järjestöhautomon yhdistysmentoritoiminta käynnistettiin syksyllä 2013.Mukana on tähän mennessä ollut 17 vapaaehtoista, joista kuusi on toiminut mentorina. Menestyvä mentori! koulutuksia on tähän mennessä järjestetty kaksi sekä tukikoulutus, jossa keskityttiin mentoroinnin käytännön työkalujen läpikäymiseen. Mentorointi on tehokas menetelmä, joka taipuu monenlaisiin tarpeisiin ja tilanteisiin. Järjestöhautomon tavoitteena mentoroinnissa on tukea ja kehittää järjestöjen tekemää työtä tarjoamalla mentoreiden kautta pidempiaikaista tukea yhdistyksille. Toisena tavoitteena on ylläpitää yhdistysten toiminnassa olevien ihmisten motivaatiotasoa, ja tätä kautta mahdollistaa esimerkiksi uusien yhdistysten toiminnan laatu heti alusta asti. Yhdistysmentoritoiminnan kautta järjestöt myös laajentavat verkostojaan. Tervetuloa yhdistysmentoriksi! 1
2. JÄRJESTÖHAUTOMO JA SUOMEN PAKOLAISAPU 2.1. Suomen Pakolaisavun ulkomaan ja kotimaan työ Järjestöhautomo on yksi Suomen Pakolaisavun kotimaan toiminnoista. Suomen Pakolaisapu on kansainvälisen pakolaistyön asiantuntija, jonka tärkein tehtävä on edistää pakolaisten ja paluumuuttajien perusoikeuksia. Pakolaisapu on uskonnollisesti ja poliittisesti sitoutumaton kehitysyhteistyöjärjestö, joka on YK:n pakolaisjärjestö UNHCR:n yhteistyökumppani Suomessa. Järjestö on perustettu vuonna 1965, joten se täyttää kuluvana vuonna 50 vuotta. Pakolaisavun arvot ovat oikeudenmukaisuus ja tasavertaisuus. Pakolaisavulla on tällä hetkellä 20 jäsenjärjestöä ja noin 414 henkilöjäsentä. Jäsenjärjestöjen kautta toiminnassa on mukana kymmeniä tuhansia suomalaisia. Pakolaisavun ulkomaan työ tekee kehitysyhteistyötä pakolaisleireillä aikuiskoulutuksen ja nuorisotyön parissa sekä tukee paluumuuttajayhteisöjä kriiseistä toipuvissa yhteiskunnissa. Toimintaa on Liberiassa, Sierra Leonessa, Myanmarissa ja Ugandassa. Suomen Pakolaisavun työ Suomessa on niin tiedottamista, kouluttamista kuin käytännön toimintaa. Pakolaisavun toiminta kattaa koko kotouttamisen kaaren juuri maahan saapuneista pakolaisista ja maahanmuuttajista Suomessa pitempään olleisiin aktiivisiin maahanmuuttajiin. Pakolaisapu pyrkii edistämään maahanmuuttajien kotoutumista ja osallistumista suomalaiseen arkeen ratkomalla naapurustossa syntyneitä ristiriitatilanteita ja auttamalla maahanmuuttajia käsittelemään omaan elämään liittyviä kysymyksiä vertaisryhmissä. Pakolaisapu tarjoaa myös tukea ja tietoa maahanmuuttajille yhdistysten perustamiseen ja pyörittämiseen. Pakolaisavun vapaaehtoistoiminnalla on suuri rooli järjestön toiminnassa keskittyen pakolais- ja maahanmuuttoasioissa vaikuttamiseen sekä pakolais- ja maahanmuuttajataustaisten kanssa yhdessä toimimiseen. Kotimaan toiminnot ja hankkeet: Järjestöhautomo Järjestöhautomo kouluttaa ja tukee maahanmuuttajayhdistyksiä toimimaan aktiivisesti ja itsenäisesti suomalaisessa järjestökentässä. Kurvi Kurvi tukee maahanmuuttajataustaisia nuoria aikuisia löytämään omat voimavaransa. Nuorta tuetaan etsimään työ- ja opiskelumahdollisuuksia toimeentulotuella elämisen sijaan. Kasvokkain Maahanmuuttajat ovat parhaita asiantuntijoita tukemaan uusia tulijoita suomalaisessa arjessa. Kasvokkain-toiminta kouluttaa maahanmuuttajien vertaisryhmätyöhön. 2
Naapuruussovittelun keskus Naapuruussovittelun keskus ennaltaehkäisee ja sovittelee asumisen ja naapuruuteen liittyviä konflikteja. www.pakolaisapu.fi 2.2. Järjestöhautomo tukee maahanmuuttajayhdistyksiä Järjestöhautomo tukee maahanmuuttaja- ja monikulttuuriyhdistyksiä toimimaan aktiivisesti ja itsenäisesti suomalaisessa järjestökentässä. Järjestöhautomo järjestää sekä avoimia että tilattuja yhdistyskoulutuksia, yhdistyskohtaista neuvontaa ja verkostoitumistilaisuuksia. Lisäksi se tiedottaa ajankohtaisista yhdistyskenttää koskettavista uutisista, koulutuksista ja tapahtumista muun muassa kerran kuukaudessa ilmestyvässä Järjestötiedotteessa, jolla on yli 900 tilaajaa. Järjestöhautomo on ainoa taho Suomessa, joka on erikoistunut vähemmistöryhmien yhdistysten kouluttamiseen ja tukemiseen. Järjestöhautomolla on toimistot Helsinki ja Tampereella. Pääasiasiallisia toiminta-alueita ovat siis pääkaupunkiseutu ja Pirkanmaa. Lisäksi toimintaa on esimerkiksi Vaasassa. Järjestöhautomossa on neljä työntekijää. www.jarjestohautomo.fi 2.3. Järjestöhautomon kohderyhmänä maahan muuttaneiden yhdistykset Järjestöhautomon pääkohderyhmään kuuluvat maahanmuuttaja- ja monikulttuuriyhdistykset: Maahanmuuttajayhdistys = ulkomailla syntyneiden ja maahan muuttaneiden ihmisten perustama yhdistys, jonka hallituksen jäsenistä suurin osa on maahanmuuttajataustaisia Maahanmuuttajataustainen = henkilö, joka itse on syntynyt ulkomailla tai jonka vanhemmista ainakin toinen on syntynyt ulkomailla Monikulttuuriyhdistys = monikulttuurityötä tekevä yhdistys Järjestöhautomon kohderyhmään kuuluvista yhdistyksistä suurimman osan tarkoituksena on maahanmuuttajien kototutumisen edistäminen. Ne muun muassa järjestävät suomen kielen kursseja, harrastus- ja vertaisryhmätoimintaa sekä ylläpitävät omaa kieltä ja kulttuuria. Monet yhdistyksistä ovat suhteellisen pieniä. Suomessa on arviolta tuhatkunta maahanmuuttajien perustamaa järjestöä, joista noin 700 toimii aktiivisesti. Järjestöhautomo tarjoaa yhdistyksille koulutusta ja neuvontaa esimerkiksi näissä asioissa: 3
Yhdistyksen perustaminen Hallitustyöskentely ja kokouskäytännöt Varainhankinta Taloushallinto ja kirjanpito Tiedottaminen Strategiointi Yhdistyksen tietotekniikka 3. MITÄ MENTOROINTI TARKOITTAA? 3.1. Mentorointi on kehittymismenetelmä Mentorointi on vuoropuheluun perustuva kehittymisen ja kehittämisen menetelmä, jolla saadaan aikaan parhaita ratkaisuja. Mentorointi tähtää vuorovaikutukselliseen ohjaukseen ja tukeen mentorilta järjestölle tämän kehittäessä toimintaansa ennalta havaittujen puutteiden/ongelmakohtien parantamiseksi ja korjaamiseksi sekä yleisen toimintakyvyn parantamiseksi. Mentorointiprosessi tarjoaa laadukasta, pitkäkestoista ja tuloksellista tukea ja ohjausta niissä järjestötoiminnan ongelmakohdissa, jotka heikentävät yhdistyksen toimintaa. Mentorointi antaa ulkopuolista näkökulmaa ja lisätukea niihin osa-alueisiin, joissa yhdistyksen toimintakyky on hyvä, mutta joiden hyödyntäminen ei ole täysipainoista. 4
3.2. Mentorointi on vuorovaikutussuhde Mentor-sana tulee yhden tulkinnan mukaan kreikkalaisesta mytologiasta Mentor-nimisestä miehestä, jonka tehtävä oli auttaa ja ohjata erästä nuorukaista ja kasvattaa hänet tehtäväänsä. Mentorin tehtävä on siis auttaa mentoroitavaa antamalla aikaansa, tietämystään ja osaamistaan, jotta mentoroitava löytää omat kykynsä ja saa kaikki piilevät voimavaransa käyttöönsä. Järjestöhautomossa mentoroinnin osapuolista käytetään termejä mentori ja mentoroitava / aktori. Mentoroitavalla tai aktorilla viitataan yhdistykseen. Yhdistyksen mentorointi on siinä mielessä haastavaa, että kyseessä on organisaatio, mutta loppujen lopuksi toimijoita ovat yksilöt. Mikäli esimerkiksi puheenjohtaja osallistuu mentorointiin, missä määrin voidaan olettaa, että opittu välittyy osaksi koko yhdistyksen toimintaa? Mentorointi on kehittävä, luottamuksellinen ja tukeva vuorovaikutussuhde. Se on toimintaa, jolla on tietty tavoite ja joka noudattaa tiettyjä periaatteita ja rakenteita. Mentori auttaa yhdistystä kasvattamaan osaamistaan antamalla näkökulmia ja tietoa erilaisista vaihtoehdoista. Mentori voi tukea myös yksilöiden jaksamista. Hän näkee asiat tilanteen ulkopuolelta ja osaa kiinnittää ihmisten työtahtiin eritavalla huomiota kuin sisäpiiriläiset. Mentoroinnissa voidaan erottaa monia erilaisia suuntauksia. Esimerkiksi: A) Pohjoisamerikkalainen suuntaus mentorilla mentoroitavaa korkeampi hierarkkinen asema mentori toimii osittain ohjaten mentori vastuussa prosessista mentoroitavalla alistuva rooli oppiminen tapahtuu yksisuuntaisesti mentorilta mentoroitavalle B) Eurooppalainen suuntaus mentori on mentoroitavaa kokeneempi muttei välttämättä korkea-arvoisempi mentorin ote ei ole ohjaava, vaan auttaa mentoroitavaa käyttämään omia kykyjään prosessi mentoroitavan vastuulla tavanomaista molemminpuolinen oppiminen Järjestöhautomon mentorointi lähempänä eurooppalaista suuntausta 5
3.3. Mentorointi on tapa oppia Mentorointi on vaihtoehtoinen ja monipuolinen oppimislähde kursseille ja koulutuksille. Mentoroinnissa on mahdollisuus oppia toinen toisiltansa. Mentorointi tehostaa oppimista ja tukee kehittymistä. Mentorointi ei siis yksistään riitä oppimistuloksen saavuttamiseksi, vaan se täydentää muuta oppimista. Mentorointi tukee oppimista, sillä oppiminen onnistuu parhaiten kun tekee ja oivaltaa itse oppimiseen on selvä omakohtainen tarve (eli yhdistys hakeutuu mentorointiin) oppija voi edetä omassa tahdissaan ja omalla tavallaan Mentoroinnissa yhdistyvät nämä oppimisen elementit: oppimisen taidot oppimisen tehostaminen vastuun ottaminen omasta kehittymisestä kokemuksesta oppiminen yhdessä oppiminen osaamisen ja tiedon jakaminen (kaikkea ei ole kirjoitettu ylös) 3.4. Mentorointi on prosessi Mentorointi on prosessilähtöistä. Tämä tarkoittaa, että käsiteltävät asiat nousevat mentoroitavan yhdistyksen tarpeista. Mentoroinnissa mentori ja mentoroitava pyrkivät yhdessä löytämään ja kehittämään mentoroitavassa piileviä kykyjä ja ominaisuuksia. Mentorointiprosessille ja yksittäisille tapaamisille sovitaan tavoitteet, mutta niitä voidaan muokata joustavasti prosessin aikana esille nousevien seikkojen valossa. Mentorointia leimaa siis tarvekeskeisyys ja prosessilähtöisyys. 3.5. Mentoroinnin tasot 1. Spontaanit tilanteet ei sovittua, huomaamatonta toinen tukee toista tilannekohtaisesti 6
2. Tavoitteellinen vuorovaikutussuhde vapaamuotoinen mentorointisuhde aihealue, johon keskitytään tavoitteet, arviointi, palaute esim. joissakin organisaatioissa koko henkilöstö voidaan valmentaa mentorina toimimiseen tilanteen eteen sattuessa 3. Strukturoitu ohjelma systemaattinen ja strukturoitu toiminta tukimateriaali, mentoreiden ja mentoroitavien valintaprosessi ja heidän valmentaminen, tiedottaminen, arviointijärjestelmä aloitteen tekijä ja vastuuhenkilö mentoroitava, mutta suhteen toimivuudesta vastuussa molemmat Järjestöhautomon mentorointi lähimpänä strukturoitua ohjelmaa 7
4. MENTOROINNIN PELISÄÄNNÖT Mentori on mentoroitavalle resurssi. Mentoroitavalla itsellään on vastuu oppimisestaan eli siitä, miten tätä resurssia hyödyntää. Mentori ei voi siirtää ajatuksiaan tai osaamistaan mentoroitavaan. Mentori ohjaa ja antaa ehdotuksia, näkökulmia sekä ajateltavan aihetta. Mentorin tehtävänä on pyrkiä luomaan toimiva vuorovaikutussuhde, jonka avulla mentoroitava oppii. 4.1. Mentoroitavan rooli Mentoroitavan vastuut: tavoitteiden asettaminen keskustelun hyödyntäminen ja niiden pohjalta oppiminen halu kehittyä ja panostaa mentorointiin suhteen arviointi ja kehittäminen Mentoroitavalla on vastuu siitä, miten hyödyntää mentoria ja miten paljon on valmis panostamaan mentorointiin ja sen pohjalta oppimiseen. Vaikka mentoroitava ei itse valitse mentoria, mentoroitavalla on vastuu mentorointisuhteen kehittämisessä ja arvioinnissa. Tarpeen tullen mentoroitavalla on vastuu suhteen ongelmien esille tuomiseksi ja tilanteen käsittelemiseksi. Toimintaohjeita mentoroitavalle: Ole aktiivinen ja innostunut Ilmaise selkeästi, mitä haluat mentoroinnissa kehittää Ole oma itsesi Tuo rohkeasti esille omat näkemyksesi ja ajatuksesi Ole avoin uusille ajatuksille ja näkökulmille Anna sekä positiivista että kriittistä rakentavaa palautetta Ole valmis käsittelemään myös tunnetiloja Arvosta mentoriprosessiin osallistuvia ihmisiä Tärkeää on, että mentoroitava pitää mentoria tasavertaisena osapuolena auktoriteetin sijasta. Mentoroitava ei voi suhtautua kritiikittömästi mentorin näkemyksiin, mutta toisaalta hänen on oltava avoin mentorin ehdottamille näkökulmille. 8
4.2. Mentorin rooli Mitä mentori saa? Tilaisuus auttaa ja siirtää osaamistaan muiden käyttöön. Kokea työnsä tärkeäksi ja olla hyödyksi. Onnistumisen kokemuksia, kun näkee mentoroitavan kehittyvän ja oppivan. Tietämys omista taidoista ja osaamisesta vahvistuu. Mahdollisuus nähdä asioita uusin silmin uusista näkökulmista. Mentorointi on mentorille mahdollisuus kehittyä o Yhdistysosaajana: Mentorilla ei välttämättä ole kaikkiin kysymyksiin vastauksia, mutta ottamalla selvää asioista mentori oppii itsekin. o Mentorina: Mentorina pääsee kehittämään vuorovaikutustaitojaan, kuten ihmistuntemusta, kuuntelua, ohjausta, näkökulmien ja oikeiden kysymysten esittämistä sekä valmentavaa johtamista Parhaimmillaan vuorovaikutuksellinen mentorisuhde on antoisaa ajanvietettä ja mahdollisuus kohdata uusia ihmisiä. Mitä mentori tekee? Kuuntelee ja keskustelee Kyselee (reflektoiminen) Toimii kriittisenä ystävänä: Tukee, on avoin mielipiteissään ja tarvittaessa rakentavan kriittinen Kyseenalaistaa ja haastaa Kannustaa ja rohkaisee Jakaa tietämystään ja kokemuksiaan, ohjaa, neuvoo ja kertoo faktoja Antaa näkökulmia, vaihtoehtoja ja neuvoja Pyrkii saamaan mentoroitavan itse oivaltamaan ja oppimaan Antaa palautetta Toimii yhdessä mentoroitavan kanssa tavoitteiden saavuttamiseksi Toimii roolimallin ja oppaana On sillanrakentajana verkostojen luomisessa Auttaa ja innostaa mentoroitavaa käynnistämään uutta Ideoi toiminnan seurauksia Sparraa Mentori EI: Anna valmiita ratkaisuja Tee asioita mentoroitavan puolesta Vastaa kaikkiin kysymyksiin 9
Anna ainoastaan kivaa palautetta Ainoastaan kritisoi. Sen sijaan tulisi painottaa kyselyä, faktatiedon antamista ja ideoida seuraavia toimintatapoja. Pelasta pulasta ja konflikteista. Mentori toimii tilanteeseen havahduttajana, ei pelastajana. Ole vain tiedon välittäjä. Sen sijaan tulisi yhdessä pohtia, miksi näin toimitaan ja onko muita mahdollisia toimintamalleja. Toimi välttämättä ystävänä Tee päätöksiä mentoroitavan puolesta Vahdi mentoroitavan tekemisiä Selvitä kaikkia mentoroitavan haasteita Määrittele tavoitteita mentoroitavan puolesta Ole mentoroitavan tavoitettavissa kaiken aikaa, vaan erikseen sovittuina ajankohtina Hyvä yhdistysmentori on valmis jakamaan tietotaitoaan, osaamistaan ja kokemustaan tietää ja osaa yhdistystoiminnan peruskäytäntöjä on sitoutunut ja kunnioittaa sovittuja aikatauluja on rehellinen, objektiivinen ja luotettava on kiinnostunut oppimisesta ja kehittämisestä niin mentoroitavan kuin itsensäkin! on hyvä vuorovaikutuksessa osaa astua sivuun on aito oma itsensä tietää mitä osaa ja mitä ei: Mentori ei tiedä kaikkea, mutta uskaltaa sanoa sen ääneen sekä ottaa selvää ja johdattaa mentoroitavan oikean tiedon äärelle, esimerkiksi Järjestöhautomon konsultaatioon tukeutuen 4.3. Mentoroinnin luonne Mentoroinnissa voidaan keskittyä mentoroitavan: Kehittymis- ja oppimistoiveet Ongelmat ja vaikeudet Heikkoudet Virheet ja epäonnistumiset Haasteet ja unelmat Hullut ideat Mentoroinnin haasteita sopimaton henkilökemia ja epäonnistuminen suhteen luomisessa -> alkutapaamisen, aitouden ja mentorointisopimuksen merkitys! epäselvät tai epärealistiset tavoitteet ja toimintaperiaatteet -> alkutapaaminen! 10
ali- tai ylijohtaminen, jolloin dialogi jää vajavaiseksi kommunikaatiovaikeudet tietämättömyys mentorin tai mentoroitavan vääränlainen asenne o passiivisuus o sitoutumattomuus o liika varovaisuus/sulkeutuneisuus o myös mentorin liika innostajan tai kannustajan rooli voi passivoida mentoroitavaa ajan puute yhdistyksen hallituksen ja jäsenten suhtautuminen mentorointiin luottamuspula Mentoroinnissa tärkeää 1. Luottamus: Luottamuksellinen suhde mentoroinnin osapuolten välillä 2. Sitoutuneisuus: Molemmilla osapuolilla halu panostaa ja kehittyä 3. Aitous: Tasavertainen suhde, jota hierarkia ei saa jäykistää 4. Joustavuus: Vaikka mentoroinnille asetetaan tavoitteet, se on prosessi, joka muokkautuu mentoroinnin kuluessa esille nousevien tarpeiden mukaan. 11
5. MENTOROINTI JÄRJESTÖHAUTOMOSSA 5.1. Mentoroinnin tavoitteet Järjestöhautomon tavoitteena mentoroinnissa on tukea ja kehittää järjestöjen tekemää työtä tarjoamalla mentoreiden kautta pidempiaikaista tukea yhdistyksille. Toisena tavoitteena on ylläpitää yhdistysten toiminnassa olevien ihmisten motivaatiotasoa, ja tätä kautta mahdollistaa esimerkiksi uusien yhdistysten toiminnan laatu heti alusta asti. Yhdistysmentoritoiminnan kautta järjestöt myös laajentavat verkostojaan. Jokaiselle mentorisuhteelle määritellään omat tarkemmat tavoitteensa, jotka kirjataan mentorointisopimukseen (ks. liite 7.1.). 5.2. Mentorina Järjestöhautomossa Vapaaehtoinen mentori ei korvaa työntekijöitä, vaan on lisätukena yhdistyksille. Mentori tukee ja on keskustelukumppanina yhdistyksen perustoiminnoissa. Mentori ei tee yhdistysten puolesta! Mentorista tulee samalla Suomen Pakolaisavun vapaaehtoinen. Mentori on vapaaehtoinen, joten palkkiota ei makseta. 5.3. Maahanmuuttajajärjestöjen perustoiminnassa yleisesti havaittuja puutteita Toimintasuunnitelma ja budjetointi o Käytettävien henkilöresurssien arviointi Kirjanpito Tilinpäätös ja tase Vuosikertomus Perustermistö o Talouden termistö o Yhdistyksen hallinto Aikataulut ja niiden noudattaminen Kokouskäytännöt o Pöytäkirjat o Muistiot neuvotteluista o Arkistointi Ulkoinen näkyvyys o Nettisivut o Tiedotus o Muut näkyvyyteen liittyvät asiat (kannanotot jne.) Asiantuntijakonsultaatio 12
o Tietojen vaihto ja yhteistyö muiden organisaatioiden ja yhdistysten välillä Suomalainen tapa hoitaa asioita o Täsmällisyys o Lakien ja asetustenmukaisuus o Sovituista asioista kiinnipitäminen o Vapaaehtoisuuden etiikka 5.4. Mentoroinnin vaiheet 1. Mentoreiden valinta ja koulutus 2. Mentoroitavien valinta 3. Alkutapaaminen 4. Mentorointitapaamiset ja niistä raportointi 5. Väliarvioinnit 6. Loppuarviointi 7. Mentorointisuhteen päättäminen Tarvittavissa kohdissa Järjestöhautomon tuki mentorille ja mentoroitavalle 5.5. Mentoreiden ja mentoroitavien valinta Mentorit valitaan hakulomakkeiden perusteella. Mentoreilta edellytetään kokemusta yhdistystoiminnasta ja soveltuvuutta mentoriksi. Mentorit saavat perustiedot mentorina toimimisesta mentorikoulutuksessa. Mentoroitavat yhdistykset valitaan hakulomakkeen perusteella. Hakulomakkeella yhdistys kuvailee, minkälainen mentoroinnin tarve yhdistyksessä on. Mentoroitavat yhdistykset ovat pieniä tai aloittelevia maahanmuuttajayhdistyksiä pääkaupunkiseudulla. 5.6. Alkutapaaminen Järjestöhautomo pyrkii löytämään yhdistyksen tarpeisiin sopivan mentorin, ja kutsuu mentoroitavan yhdistyksen ja potentiaalisen mentorin alkutapaamiseen. Yhdistyksestä mentorointiin osallistuvat valikoituvat tarpeen, halun ja yhdistyksen tilanteen mukaan. Osallistujia voi olla yksi tai enemmän, esimerkiksi puheenjohtaja, hallitus tai muu avainhenkilö. Jos mahdollisesti sopivia mentoreita on useampi, alkutapaamiseen kutsutaan useampi mentori. 13
Alkutapaaminen on oleellinen koko mentorointiprosessin onnistumisen kannalta, joten kaikkien osapuolien tulee valmistautua siihen huolella. Mentoroitavan yhdistyksen on mietittävä etukäteen, minkälaisia tavoitteita ja toiveita sillä on mentoroinnin suhteen. Mentori tutustuu mentoroitavan yhdistyksen tilanteeseen, ja päättää olisiko hänellä annettavaa yhdistykselle. Alkutapaamisessa pyritään selvittämään mentoroitavan ja mentorin keskinäinen sopivuus ja sovitaan mentoroinnin pelisäännöt. Alkutapaamisessa käydään läpi seuraavat asiat: esittely: molempien osapuolten esittely, taustat ja osaaminen tavoitteet ja odotukset säännöt ja eettinen ohjeisto: toimintaperiaatteet, vastuut, rajat, mahdolliset käsiteltävien aiheiden rajaukset mentorointisopimus ja eettiset ohjeet tapaamiset ja niiden käytännön järjestelyt: tapaamisajat- ja paikat, tapaamistiheys, tapaamisten aiheet, valmistelut ja käytännön järjestelyt muu mahdollinen yhteydenpito tapaamisten välillä: sähköposti, puhelin jne., kuinka usein palaute: miten ja milloin annetaan Tavoitteiden ja tapaamisten määrittäminen mentorointisopimukseen Tavoitteet ja tapaamiset kirjataan mentorointisopimukseen (ks. liite 7.1.). Mentori ja mentoroitava määrittävät alkutapaamisessa tavoitteet mentoroinnille mentoroitavan tarpeiden pohjalta. Mentorointi on sitä hyödyllisempää, mitä paremmin kumpikin osapuoli on selvillä mentoroinnin tavoitteista. Tavoitteiden tulee olla arviointia varten mitattavissa. Tavoitteet voivat muovautua mentorointiprosessiin aikana esille nousevien tarpeiden pohjalta. Niitä voidaan myös kokonaan muuttaa osapuolten yhteisellä sopimuksella. Mentorointisopimukseen kirjataan myös mentoroinnin kesto, tapaamiset ja mahdollisuuksien mukaan tapaamisten aiheet. Mentoroitava vastaa tapaamisen järjestelyistä. Yleensä tapaamiset kestävät pari tuntia, ja niitä on 1-3 kertaa kuukaudessa. Mentoroinnin kesto vaihtelee muutamista tapaamisista muutamiin kuukausiin tai esimerkiksi puoleen vuoteen. 5.7. Mentoroinnista raportointi Järjestöhautomolle Mentorointisopimus (liite 7.1.) ja sen liitteenä salassapitosopimus (liite 7.2.): Tehdään alkutapaamisessa, ja siihen kirjataan mentoroinnin pelisäännöt eli muun muassa 14
tavoitteet, odotukset, kesto, vastuut ja velvollisuudet, toimintaperiaatteet ja mentoriprosessin arviointi. Salassapitosopimuksella sitoudutaan luottamuksellisuuden noudattamiseen. Raportointilomake (liite 7.5.): Mentori antaa Järjestöhautomolle kerran kuukaudessa raportin sen kuukauden mentorointitapaamisista. Raporttiin kirjataan muun muassa tapaamisen paikka, aika, kesto ja osallistujat, käsitellyt aiheet ja jatkotoimenpiteet (siten että luottamuksellisuus mentoroitavaan säilyy), seuraavan tapaamisen aihe sekä toivottavat jatkotoimenpiteet Järjestöhautomon osalta. Arviointilomake (liitteet 7.6. & 7.7.): Mentori ja mentoroitava antavat Järjestöhautomolle väli- ja loppuarvioinnit mentoroinnin toteutumisesta. Väliarviointien määrä sovitaan alkutapaamisessa, ja se riippuu mentorointiprosessin kestosta. Arvioinnissa arvioidaan mentoroinnin vaikutuksia ja hyötyjä ja kerrotaan, mitä olisi voitu tehdä paremmin. Samalla arvioidaan koko mentorointitoimintaa, sen etuja ja haittoja ja annetaan palautetta mentoroinnin osapuolille ja Järjestöhautomolle mentoroinnin järjestämisestä. 5.8. Mentoroinnin lopputapaaminen Lopputapaamisessa arvioidaan mentoroinnin vaikutuksia ja hyötyjä sekä kerrotaan, mitä olisi voitu tehdä paremmin. Samalla arvioidaan koko mentoritoimintaa, sen etuja ja haittoja sekä annetaan palautetta mentoroinnin osapuolille ja Järjestöhautomolle mentoroinnin järjestämisestä. (ks. liiteet 7.7. & 7.8.) 5.9. Eettiset ohjeet Sitoutuminen Mentoroitava ja mentori sitoutuvat kumpikin mentorointiin ennen parityöskentelyn aloittamista selvittämällä itselleen omat tavoitteensa, motivaationsa ja voimavaransa. Mentoroitavalla tulee olla halua kehittyä ja mentorilla valmius tukea mentoroitavaa hänen pyrkiessään saavuttamaan tavoitteensa. Tavoitteellisuus Mentoroitava ja mentori kirjaavat molemmat omat tavoitteensa mentorointisopimukseen, mutta niitä voidaan täsmentää ja tarvittaessa muuttaa mentoroinnin kuluessa. Sopimuksellisuus Mentoroitava ja mentori tekevät sopimuksen, jossa sovitaan mentoroinnin käytännön toteuttamistavoista aikatauluineen ja kestoineen, tapaamispaikkoineen ja 15
yhteydenottoineen, vaitiolovelvollisuudesta toista tai muita esille tulevia ihmisiä koskeviin asioihin, mentoroinnin tavoitteista sekä muista mentorointiparin sopimukseen haluamista asioista. Kunnioitus Mentoroitava ja mentori kunnioittavat tehtyä sopimusta ja toinen toistensa yksityisyyttä, arvoja ja toimintatapoja. Kummallakin on oikeus omaan harkintaan, valintoihin ja päätöksentekoon, joista voidaan keskustella avoimesti ja luottamuksellisesti. Luottamus Mentoroitava ja mentori toimivat aktiivisesti luottamuksen rakentamiseksi, jota tukee tehty sopimus vaitiololupauksineen sekä molemminpuolinen kunnioitus. Luottamuksellisuuden säilyttäminen koskee paitsi molempia mentoroinnin osapuolia, myös muita mahdollisesti esille tulevia henkilöitä. Avoimuus Mentoroitava ja mentori ovat valmiita avoimeen keskusteluun ja dialogiin luottamuksellisessa ilmapiirissä tavoitteenaan mentoroitavan kaikinpuolisen yhdistystoimijuuden ja yhdistystoiminnan tukeminen ja edistäminen. Myös mentori hyötyy keskustelusta ja pohdinnoista, ja yhteisellä sopimuksella mentoroinnin aikana on mahdollisuus myös vertaismentorointiin. Vastuullisuus Mentoroitava ja mentori ovat kumpikin vastuussa omalta osaltaan mentorointisopimuksen noudattamisesta ja samalla luottamuksellisuuden ylläpitämisestä. He ovat myös vastuussa siitä, että sopimuksen ja sopimuksenteon yhteydessä tuodaan esille kaikki ne seikat, jotka voivat vaikuttaa mentorointisuhteen toimivuuteen, myös mahdolliset eturistiriidat. Mentoroitava on vastuussa kaikesta yhdistystoimintaansa koskevasta päätöksenteosta. Mentoroitava on mentorointisuhteessa aktiivisempi osapuoli, koska kysymys on ensisijaisesti hänen yhdistystoimijuutensa tukemisesta. Mentori on velvollinen huolehtimaan siitä, että hän ohjaa mentoroitavaa käsittelemään yhdistystoimintaansa oman itsensä kautta ja antaa riittävästi tilaa ja aikaa mentoroitavan toiminnan muutoksille, kasvulle ja tarvittaessa myös perääntymiselle. Hän on vastuussa omasta toiminnastaan mentoroinnissa ja suhtautuu siihen kriittisesti. Hän on lisäksi velvollinen huolehtimaan työmääränsä pysymisestä kohtuullisena. Osaaminen Mentoroitava ja mentori ovat tietoisia omasta osaamisestaan ja myös sen rajallisuudesta. Mentori keskittyy ennemminkin hyvien kysymysten kuin valmiiden vastausten esittämiseen. Mentoroitava keskittyy omaan oppimiseensa eikä odota mentorin suoraan ratkaisevan hänen ongelmiaan. Kummankin on huolehdittava myös omasta jaksamisestaan ja voimavaroistaan. Mentoroitava on valmis mentoroinnin valmennukseen ja koulutukseen tarpeen mukaan. Mentori on valmis koulutukseen ja vertaistukeen kehittyäkseen mentorina edelleen sekä tukeakseen vastaavasti muita mentoreita. Persoonallisuus Mentoroitava ja mentori ovat tietoisia omasta persoonallisuudestaan ja selvillä omista arvoistaan, normeistaan ja asenteistaan, jotka saattavat vaikuttaa 16
mentorointiin ja mentorointisuhteeseen. Molemmat ymmärtävät, että tekevät työtään oman persoonansa kautta ja ottavat sen huomioon keskinäisessä vuorovaikutuksessaan. Kriittisyys Mentoroinnin onnistumisen edellytyksenä on luottamuksellisuuden lisäksi rehellisyys ja kyky kritiikin antamiseen ja vastaanottamiseen molemminpuolisesti. Mentori on kärsivällinen ja antaa mentoroitavalle aikaa uusien näkökulmien pohtimiseen ja omaan muutosprosessiinsa. Tuloksellisuus Mentoroinnin tuloksellisuuden arviointi on tärkeä osa koko prosessia. Arviointia helpottaa päiväkirjan pitäminen, jota voi pitää mentoroitava tai molemmat. Mentori voi pitää myös omaa päiväkirjaansa, johon merkitsee jokaisen tapaamisen jälkeen onnistumiset tai edelleen kehitettävät asiat. Tuloksellisuutta voivat molemmat arvioida yhdessä tai kumpikin erikseen. Arvioinnille ja palautteen antamiselle on varattava riittävästi aikaa. 17
6. LÄHTEET Isotalo, Merja (2010). Mentorointiopas. Helsinki: Akavan Erityisalat ry. Juusela, Tuulikki, Tuula Lillia ja Jari Rinne (2000). Mentoroinnin monet kasvot. Helsinki: Yrityskirjat. Kupias, Päivi & Salo, Matti (2014). Mentorointi 4.0 KansalaisAreena ry / Eduskunnan vapaaehtoistoiminnan tukiryhmä (2012). Mentorointiopas. Eduskunnan vapaaehtoistoiminnan tukiryhmän mentorointikampanja (toukokuu 2012 joulukuu 2012). Kurvi-projekti / Suomen Pakolaisapu ry (2013). Mentoritoiminnan opas. Loimu, Kari (2015). Yhdistyksen ABC opas suomalaiseen yhdistystoimintaan. Helsinki: Into Kustannus Oy. Luettavissa: http://www.jarjestohautomo.fi/jarjestotietoa/julkaisuja/ Pyykkönen, Miikka (2007). Järjestäytyvät diasporat: Etnisyys, kansalaisuus, integraatio ja hallinta maahanmuuttajien yhdistystoiminnassa. Jyväskylä: Jyväskylän yliopisto. SOSTE: Tulospuu. http://www.soste.fi/media/arvioinnin-tietopankki/tulospuu.pdf 18
7. LIITTEET 7.1 Mentorisopimus 19
20
7.2. Salassapitosopimus 21
22
7.3. Mentoroinnin Yammer-ryhmä 7.4. Mentorointiryhmä Järjestöhautomon verkkosivuilla 23
7.5. Raportointilomake 24
7.6. Mentoroinnin väliarviointi 25
7.7. Mentoroinnin loppuarviointi 26
7.8. Tulospuu loppuarvioinnin tueksi 27
JÄRJESTÖHAUTOMON YHTEYSTIEDOT Johanna Luukkonen mentoroinnin vastuuhenkilö, koulutuskoordinaattori, pääkaupunkiseutu p. 044 768 9243 johanna.luukkonen@pakolaisapu.fi Nina Patanen hankejohtaja p. 040 844 0100 nina.patanen@pakolaisapu.fi Matti Forsberg järjestökonsultti, pääkaupunkiseutu p. 040 835 3361 matti.forsberg@pakolaisapu.fi Tuomas Rinne järjestökonsultti, Pirkanmaa p.040 844 1217 tuomas.rinne@pakolaisapu.fi Suomen Pakolaisavun toimisto Kaikukatu 3, 4. kerros 00530 Helsinki www.jarjestohautomo.fi www.facebook/jarjestohautomo 28