PM-HANKINTA- JÄRJESTELMÄ YLEISESITYS KUMPPANEILLE

Samankaltaiset tiedostot
PM-HANKINTA- JÄRJESTELMÄ YLEISESITYS KUMPPANEILLE

PMhankintajärjestelmä

PM-HANKINTA- JÄRJESTELMÄ YLEISESITYS KUMPPANEILLE

PM-järjestelmässä. Kuvaus # Tuomme tilalle ratkaisut Esapekka Kuikka

KUNNOSSAPITOHANKKEIDEN JA ARVAAMATTOMIEN KORJAUSTEN TILAAMINEN SÄHKÖISESTI

Senaatti-kiinteistöjen taloushallinnon tarjoamat palvelut ja niiden vaikutus toiminnan tehostamiseen

Senaatti-kiinteistöjen taloushallinnon tarjoamat palvelut ja niiden vaikutus toiminnan tehostamiseen

Ariba Hankinnan kokonaisjärjestelmä

Hankinnat hallintaan Tilhaa hyödyntäen. Mia Räikkönen

Hankinnan kokonaisjärjestelmä Ariba OPn Toimittajille. Supplier Enablement

Hankeprosessi. Järjestelmien käyttötarkoitus -ohje konsulteille

Hankeprosessi Järjestelmien käyttötarkoitus -ohje konsulteille

Basware P2P (Alusta) OSTA-laskujen manuaalinen tilaustäsmätys. Päivitetty

Verkkolaskutuspalvelun käyttöohje toimittajille Senaatti-kiinteistöt

Granlund Manager - Scudo Pro Hankkeiden kustannusohjauksen kokonaisratkaisu

BASWAREN HANKINTATUTKIMUS Epäsuorien hankintojen kehittäminen

Haman parhaat käytännöt - Case Vero

Varhaiskasvatuksen Juulia-ohjausjärjestelmä

LASKU. Päivämäärä. Tilaaja

Harjoitustyö Case - HelpDesk

Rakennusliikkeen sähköinen kaupankäynti

Visma Liikkuvan työn ratkaisut: Työnohjaus. Moderni työkalu työn hallintaan

OHJE BE ONLINE VERKKOKAUPPAAN

Verkkolasku osana tehokasta ostolaskuprosessia Sanna Tummunki

Tehokas osto- ja matkalaskujärjestelmä. Oma järjestelmä vai pilvipalvelu?

Fivaldi ostolaskujen kierrätys Fivaldi ostolaskujen kierrätys

SW/HNo/TKe Allekirjoitetun asiakirjan sähköinen versio

OPn hankinnasta maksuun prosessin digitalisointi muutosmatka. Riitta Kivimaa Yksikönpäällikkö, Kehitys ja Osto, OP Hankinta- ja toimitilapalvelut

1 YLEISTÄ 2 2 ASIAKASYRITYKSEN EMCE 365 -AKTIVOINTI 2 3 EMCE VERKKOLASKUJEN KÄYTTÖÖNOTTO ASIAKASYRITYKSELLE 3

OHJE /17/PEL 1 (5) TILAUSVALTUUDET JA LASKUJEN HYVÄKSYMINEN Pelkom päätös nro /2017

Tämän ohjeen avulla opastetaan käyttäjää aloittamaan PlanWebin käyttö. Lue ohjeet huolellisesti läpi ennen käytön aloittamista.

PM-hankintajärjestelmä # Kiinteistöjen ylläpitomenojen, korjausten ja pienten vikakorjausten tilausten tiliöinti

Emmi-sovelluksen kirjautumisohje

Handi-palvelu: Valtion sähköisen tilaamisen ja laskujen käsittelyn uudistus Verkkolaskufoorumi Kati Siikonen

TARJOUSPYYNTÖ HAUSJÄRVEN KUNNAN JA ERITYISESTI MONNIN KIINTEISTÖJEN JA YLEISTEN ALUEIDEN HOIDOSTA

asti. Kampanjakoodi mainittava tilauksessa. yli 200 itse muokattavaa raporttimallia paperille, PDF- tai CSV-muotoon

haluaa verkkolaskuja

Helsingin kaupunki Esityslista 6/ (5) Yleisten töiden lautakunta Ko/

Tilaliikelaitoksen kehittämistoimenpiteet

KL-KUNTAHANKINNAT OY:N OPPIKIRJAT JA NIIHIN LIITTYVÄT OHEISMATERIAALIT PUITESOPIMUKSEN YLEISESITTELY

Baswaren hankintatutkimus 2011 Epäsuorien hankintojen kehittäminen

2. Hankinnan kohde Hanke käsittää Ylä-Savon koulutuskuntayhtymän Kiuruveden Hingunniemen keittiöremontin.

YHTEISÖKAUPAN MUUTOKSET Yrityksen perustiedot_verokannat. Yhteisökaupan parametrien muuttaminen:

Finland first valtionhankinnat digitaalisesti

Jäspi-lämmitysrahoitus -palvelujen käyttöönotto


Tarjouspyyntö kunnossapidon vuositarjouksista kirvesmies-, sähkö-, LVI-töistä ja IV-töistä

SEJO OY VERKKOKAUPAN OHJEET: Tässä linkki verkkokauppamme sivustolle

ProConcept -kokonaisratkaisu

SÄHKÖTEKNISTEN TÖIDEN SUORITTAMINEN AIKAVELOITUSPERIAATTEELLA

Tarjouspyyntö, konetyöt sekä optio sopimuksen jatkamisesta vuosille

KOSKIEN SAUMA-SOVELLUKSIA

HYDRAULISEN PELASTUSVÄLINESARJAN HANKINTA

Ohje Emmi-sovellukseen kirjautumista varten

Sairaanhoitopiirin johtajan jatkodelegoinnit hankintoja koskien

Labqualityn uusi IT-järjestelmä Sinulle!

Elisa Puheratkaisu Vakio Pääkäyttäjän ohjeet

JÄRVI-SAIMAAN PALVELUT OY:N JA RANTASALMEN KUNNAN VÄLINEN SOPIMUS VESI- JA VIEMÄRILAITOSTEN YLLÄPIDOSTA VUONNA 2015

Headline. Main text. Basware-käyttäjäpäivät Sini Klockars

5112 Purku urakka Presidentinkatu 3 E vaihe 1 Kuopio

1 KR-Laskut Mallitiliöinnit Kommenttikentän käyttö mallitiliöinneissä Mallitiliöinnin tallennus-sivu...

FENNO MEDICAL OY FENNO MARKET KÄYTTÖOHJEET. Fenno Medicalin sähköinen

Henkilökohtaisten avustajien palkanmaksusovellus pilvipalveluna.

Sähköinen sopimusten hallinta

TAMPUURI-käyttäjäpäivät Budjetointi ja tulosseuranta

Talouden tiikerinloikka Talousjohtajan dilemma: kannattaako ulkoistaa vai sisäistää Verkkolasku pieni suuri askel automaation polulla

Pyydämme tarjoustanne midikaivukoneesta. myyjän toimipaikassa Suomessa, käyttö- ja huoltokoulutus ostajan ilmoittama paikka Kotikyläntie 254, IISALMI

Edustoren käyttökoulutus. Vesa Linnanmäki Kuntien Tiera Oy

Helsingin kaupunki Pöytäkirja 36/ (7) Yleisten töiden lautakunta Rt/

TUUSULAN LIIKENNEMALLITARKASTELU

Fivaldi laskutusliittymä

HEL Suun terveydenhuollon instrumentit HEL Suun terveydenhuollon pienlaitteet ja aputuolit

TARJOUSPYYNTÖ. Kiinteistönhoito. Sammakkolammentie 2, Kuopio

Kirkkonummen kunta Viranhaltijapäätös 1 (6) Rakennuttamispäällikkö Hankintapäätös

Tarjouspyyntö Sähköasentajan työkalusarjat oppilaskäyttöön

Kiiruun koulukeskuksen ensikertainen kalustus

Helppo ottaa käyttöön, helppo käyttää Basware Virtual Printer

Työn tuottavuus nousuun Venäjällä sähköisellä taloushallinnolla. Eduhouse Helsinki,

Handi-palvelu. Toimittajainfo Kati Siikonen, Palkeet

HELSINGIN KAUPUNKI Rakennusvirasto

Tarja Ahovainio Kaukajärviosuuskunta

FACILITYINFO-OHJE Kosteustekniset ja sisäilmaston kuntotutkimuspalvelut KOSTEUSTEKNISET JA SISÄILMASTON KUNTOTUTKIMUSPALVELUT, PUITESOPIMUS

Basware Invoice Processing ja SAP MM integraatio

eshop manuaali Atea Finland Oy

Lindab eshop käyttöohjeet

Mitä ja miten Vantaa hankkii? Miten mukaan hankintoihin?

Tarjous AHJO 2 HANKKEEN SOVITUT LISÄTYÖT Helsingin kaupunki. Tieto Finland Oy Tarjousnumero 2017/

Jaana Tarkka Asiakkaan ohje Senaattila

Helsingin kaupunki Esityslista 3/ (5) Teknisen palvelun lautakunta Stara/

Kiinteistöjen ylläpito Talotekniikan kipupisteitä ja hyviä käytäntöjä

TARJOUSPYYNTÖ: HAMMASHOITOKONEYKSIKKÖ

EU:n elintarviketuki avustusjärjestöille 2013: kuljetus- ja varastointipalvelut.

Helsingin kaupunki Pöytäkirja 10/ (6) Palmia-liikelaitoksen jk Tj/

(Vaatteet, jalkineet, matkalaukkutuotteet ja tarvikkeet) Puhelin Telefax Internet

KIRJASTOAUTON KORITYÖN HANKINTA

Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä. Tarjouspyyntö 415/ /2014 Päiväys

Tarjous. Turun kaupunki, Kaupunkiympäristötoimiala/ Kaupunkiympäristön rakennuttaminen Vastaava rakennuttaja Mika Pitkänen

Uudistuva hankintalaki

Uudistunut dynaaminen hankintajärjestelmä ja paikallisuus hankinnoissa uuden lainsäädännön aikakaudella

Kouvola siirtyy sähköiseen kesätyöseteliin

Transkriptio:

PM-HANKINTA- JÄRJESTELMÄ YLEISESITYS KUMPPANEILLE

SISÄLTÖ Hankintojen digitalisointiprojekti Senaatti-kiinteistöissä Ylläpidon ja hankkeiden tilaaminen Hankintajärjestelmän käyttö ja yhdyshenkilöt Hankinnan tekeminen järjestelmässä 1.11.2016 2

HANKINTOJEN DIGITALISOINTI SENAATISSA PM-hankintajärjestelmä on osa laajempaa hankintatoimen sähköistämisen kokonaisuutta Senaatissa Muut sovellukset Toimittajuuden hallinta Kilpailutus Sopimustenhallinta Tilaaminen Laskunkäsittely Projekti käynnissä Projekti käynnistymässä Käyttöönotto käynnissä Basware PM Basware IP 1.11.2016 3

DIGITALISOINNIN HYÖDYT Toiminnan laatu/tehokkuus Tehokkaat, yhdenmukaiset ja integroidut prosessit Yhteistyön tehostuminen eri yksiköiden välillä Tyytyväisyys Nykyaikaisuus, helppous, tieto kaikkien käytettävissä Läpinäkyvyys ja ennakoitavuus Läpinäkyvyys hankintoihin, sopimuksiin, prosesseihin ja järjestelmiin Mahdollistaa hankintatoimen kehittämisen Säännöstenmukaisuus Systemaattinen hyväksymismenettely ja auditoitavuus Toimittajayhteistyö ja toimittajien hallinta Toimittajayhteistyön parantuminen Kestävä kehitys Sähköinen toimintatapa Edelläkävijyys 1.11.2016 4

HANKINTAPROSESSIN VAIHEET PM-järjestelmä (Purchase Management) on käytössä kaikissa Senaatin hankinnoissa Kiinteistöjen ylläpito, investoinnit, hallinto Osa laajempaa hankintatoimen sähköistämisen kokonaisuutta Käyttöönotolla Senaatti edistää omalta osaltaan koko valtion hankintojen digitalisointihanketta Kiinteistönhoito/ rakennuttajakonsultti - Tiliöinti hankintahetkellä - Tiedot tilauksesta siirtyvät laskulle ja laskulta tilaukselle Hankintaehdotus (tiliöinti) Hyväksyntä ja tiliöinti Tilaus Täsmäytys ja laskun tarkastus Vastaanottokuittaus Poikkeamien hallinta Maksatus

YLLÄPIDON HANKINTATOIMEN SÄHKÖISTÄMINEN Isännöintialueen budjetti Hankkeistamaton: viat ym. Kunnossapitohankkeet H 1 H 2 H 3 Senaattilaiset Senaattilaiset Kiinteistönhoito Konsultti Konsultti = TILAUS Urakoitsijat 1.11.2016 6

HANKKEET JA PM Hanke X Hankkeen perustaminen (hanketietojärjestelmä) Sopimus 1 Sopimus 1 Sopimus 1 Sopimus 1 Sopimus X PM Hankintaehdotus/ tilaus Hankesuunnittelu (esim. tutkimukset) Hankintaehdotus/ tilaus Rakennuttaminen ja valvonta Laskutustapa voi erota tilausten välillä: - maksuperusteinen - sopimuslaajuusperusteinen - jne. Hankintaehdotus/ tilaus Suunnittelu (esim. sähkö) Hankintaehdotus/ tilaus Urakoitsija 1 (esim. rakennustyöt) Lasku 1 Lasku 2 Lasku X Hankintaehdotus/ tilaus Urakoitsija 2 (esim. LVI työt) jne. Hankinta-ehdotus/ tilaus Lisämuutostyöt Hankinta-ehdotus/ 1 tilaus Lisämuutostyöt 2 1.11.2016 7

HANKKEIDEN TILAUKSET (YLEINEN TYÖNKULKU) 1. Hankkeen perustaminen ja hyväksyntä 2. Senaatti tilaa rakennuttamisen rakennuttajakonsultilta 3. Rakennuttajakonsultti (tai hankevastaava) tekee hankintaehdotuksen PM:llä (suunnittelu, urakointi yms.) 4. Hankevastaava tarkistaa hankintaehdotuksen 5. Aluejohtaja/ AP-yksikön johtaja/ hankevastaava hyväksyy hankintaehdotuksen 6. Rakennuttajakonsultti tilaa työn 7. Rakennuttajakonsultti (ja valvoja) tarkastaa laskun 8. Hankevastaava hyväksyy laskut toimivaltuuksien puitteissa 9. Rakennuttajakonsultti tekee vastaanottokuittauksen PM:ssä 1.11.2016 8

PM JA KIINTEISTÖNHOIDON HANKINNAT Järjestelmään tehdään hankintaehdotukset sopimushintaan kuulumattomista hankinnoista, mm.: vikakorjaukset ja tarvikehankinnat ulkoalueiden hoitoon liittyvät työt materiaalihankinnat erikoishuollot tilaajan antamien ohjeiden mukaisesti Hankintaehdotuksen tekee kiinteistönhoito tai kiinteistöpäällikkö Kiinteistöpäällikkö (tai hänen esimiehensä) hyväksyy hankintaehdotukset Pienten ohjelmoimattomien korjausten tilaaminen (max. 2000 e) Palkki-kumppanit ja kunnossapidon puitesopimuskumppanit Yksi tilaus/kohde/vuosi Tilauksen laatii kiinteistönhoito/senaatti Laskutus toteutuneiden kustannusten tai erillisen tarjouksen mukaan 1.11.2016 9

PM-HANKINTAJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖ Järjestelmää käytetään Internet-selaimen kautta Järjestelmän lisenssit ovat henkilökohtaisia Senaatti-kiinteistöille saapuviin laskuihin laitetaan tilausnumero laskun ja tilauksen kohdistamiseksi Laskutus tilausnumerokohtaisesti Käyttäjätunnusten perustaminen Uusia tunnuksia pyydetään alueellisten PM-yhdyshenkilöiden kautta Sähköpostilla lähetetään ao. henkilöille tunnukset ja ohjeet Tietovälineiden kuittauslomakkeen palautus Senaatille Citrix-asennus, jonka jälkeen järjestelmä käytettävissä 1.11.2016 10

OHJEISTUS JA JÄRJESTELMÄN YHTEYSHENKILÖT Tarvittavat ohjeet löytyvät Senaatin intrasta sekä Senaatin www-sivuilta http://www.senaatti.fi/asioi/hankinta-ja-laskutusohjeet/hankintajarjestelma Hankintajärjestelmään liittyvissä kysymyksissä auttavat: Pohjois-Suomi Ikonen Anne p. 0400 890 886 Itä-Suomi Marttila Jari p. 040 545 9069 Satuli Mari p. 040 630 0266 Länsi-Suomi Pirilä Taina p. 040 846 8236 Hanna Kumpula p. 040 669 5549 Minna Ahola p. 040 662 5422 Etelä-Suomi Saranpää Marja-Leena p. 040 709 6785 Pääkäyttäjä Jartela Päivi p. 040 588 0881 Sähköposti: etunimi.sukunimi@senaatti.fi 1.11.2016 11

HANKINNAN TEKEMINEN JÄRJESTELMÄSSÄ 1. Vapaatekstitilaus uusi hankintaehdotus 2. Hankinnasta syötetään perustiedot: Otsikko Toimittaja Toimitusosoite Hankintatyyppi/laskutustapa Mahdollisesti esimerkiksi: vaadittu toimituspäivä, kommentti toimittajalle, toimittajan viite 3. Hankinta tiliöidään 4. Hankinta lähetetään hyväksyttäväksi 5. Lähetetään tilaus toimittajalle (kun hankintaehdotus on hyväksytty) 6. Tehdään vastaanottokuittaus järjestelmässä, kun työ on tehty tai tavarat saatu 1.11.2016 12

PERUSTIETOJEN SYÖTTÄMINEN 1.11.2016 13

PERUSTIETOJEN TÄYTTÄMINEN Otsikko lyhyt ja ytimekäs kuvaus tilattavasta asiasta Kohde/hanke, toimittaja + mitä ollaan tilaamassa Kommentti toimittajalle kenttään pidempi selitys toimittajalle Toimittajan valitseminen Aina toimittajalistalta, jos toimittaja on rekisterissä Vain, jos toimittajaa ei ole rekisterissä, käytetään ns. kertatoimittajaa Hankintatyyppi/laskutustapa ohjaa laskun käsittelyä Jos käyttäjällä ei ole Senaatin IP-laskujenkäsittelyjärjestelmän lisenssiä, valitaan vaihtoehto käyttäjällä ei IP-lisenssiä HUOM. Kategoriat hallinto ja asiantuntijapalvelut vain Senaatin sisäisiin hankintoihin 1.11.2016 14

TEHDÄÄN TILIÖINTI Tehdään alustava tiliöinti hinta (esim. tarjous) tili nimen perusteella mallitiliöinti jos käytössä alv-koodi 224 hankenumero, jos on (projekti) tiliöintiin aina rakennus Viittaus tarjoukseen/hintaan: esim. tuote-kenttään maininta tarjous-/kattohinnasta ja/tai tuntiveloitushinnasta tarjous tilauksen liitteeksi 1.11.2016 15

LÄHETETÄÄN HYVÄKSYTTÄVÄKSI HYVÄKSYTYN HANKINNAN TILAAMINEN 1.11.2016 16

TILAUSLOMAKE 1.11.2016 17

VASTAANOTTOKUITTAUS JA LASKUJEN KÄSITTELY Lasku 1 Lasku 3 Lasku 2 Seuranta ja raportointi 1.11.2016 18