PM-HANKINTA- JÄRJESTELMÄ YLEISESITYS KUMPPANEILLE
SISÄLTÖ Hankintojen digitalisointiprojekti Senaatti-kiinteistöissä Ylläpidon ja hankkeiden tilaaminen Hankintajärjestelmän käyttö ja yhdyshenkilöt Hankinnan tekeminen järjestelmässä 1.11.2016 2
HANKINTOJEN DIGITALISOINTI SENAATISSA PM-hankintajärjestelmä on osa laajempaa hankintatoimen sähköistämisen kokonaisuutta Senaatissa Muut sovellukset Toimittajuuden hallinta Kilpailutus Sopimustenhallinta Tilaaminen Laskunkäsittely Projekti käynnissä Projekti käynnistymässä Käyttöönotto käynnissä Basware PM Basware IP 1.11.2016 3
DIGITALISOINNIN HYÖDYT Toiminnan laatu/tehokkuus Tehokkaat, yhdenmukaiset ja integroidut prosessit Yhteistyön tehostuminen eri yksiköiden välillä Tyytyväisyys Nykyaikaisuus, helppous, tieto kaikkien käytettävissä Läpinäkyvyys ja ennakoitavuus Läpinäkyvyys hankintoihin, sopimuksiin, prosesseihin ja järjestelmiin Mahdollistaa hankintatoimen kehittämisen Säännöstenmukaisuus Systemaattinen hyväksymismenettely ja auditoitavuus Toimittajayhteistyö ja toimittajien hallinta Toimittajayhteistyön parantuminen Kestävä kehitys Sähköinen toimintatapa Edelläkävijyys 1.11.2016 4
HANKINTAPROSESSIN VAIHEET PM-järjestelmä (Purchase Management) on käytössä kaikissa Senaatin hankinnoissa Kiinteistöjen ylläpito, investoinnit, hallinto Osa laajempaa hankintatoimen sähköistämisen kokonaisuutta Käyttöönotolla Senaatti edistää omalta osaltaan koko valtion hankintojen digitalisointihanketta Kiinteistönhoito/ rakennuttajakonsultti - Tiliöinti hankintahetkellä - Tiedot tilauksesta siirtyvät laskulle ja laskulta tilaukselle Hankintaehdotus (tiliöinti) Hyväksyntä ja tiliöinti Tilaus Täsmäytys ja laskun tarkastus Vastaanottokuittaus Poikkeamien hallinta Maksatus
YLLÄPIDON HANKINTATOIMEN SÄHKÖISTÄMINEN Isännöintialueen budjetti Hankkeistamaton: viat ym. Kunnossapitohankkeet H 1 H 2 H 3 Senaattilaiset Senaattilaiset Kiinteistönhoito Konsultti Konsultti = TILAUS Urakoitsijat 1.11.2016 6
HANKKEET JA PM Hanke X Hankkeen perustaminen (hanketietojärjestelmä) Sopimus 1 Sopimus 1 Sopimus 1 Sopimus 1 Sopimus X PM Hankintaehdotus/ tilaus Hankesuunnittelu (esim. tutkimukset) Hankintaehdotus/ tilaus Rakennuttaminen ja valvonta Laskutustapa voi erota tilausten välillä: - maksuperusteinen - sopimuslaajuusperusteinen - jne. Hankintaehdotus/ tilaus Suunnittelu (esim. sähkö) Hankintaehdotus/ tilaus Urakoitsija 1 (esim. rakennustyöt) Lasku 1 Lasku 2 Lasku X Hankintaehdotus/ tilaus Urakoitsija 2 (esim. LVI työt) jne. Hankinta-ehdotus/ tilaus Lisämuutostyöt Hankinta-ehdotus/ 1 tilaus Lisämuutostyöt 2 1.11.2016 7
HANKKEIDEN TILAUKSET (YLEINEN TYÖNKULKU) 1. Hankkeen perustaminen ja hyväksyntä 2. Senaatti tilaa rakennuttamisen rakennuttajakonsultilta 3. Rakennuttajakonsultti (tai hankevastaava) tekee hankintaehdotuksen PM:llä (suunnittelu, urakointi yms.) 4. Hankevastaava tarkistaa hankintaehdotuksen 5. Aluejohtaja/ AP-yksikön johtaja/ hankevastaava hyväksyy hankintaehdotuksen 6. Rakennuttajakonsultti tilaa työn 7. Rakennuttajakonsultti (ja valvoja) tarkastaa laskun 8. Hankevastaava hyväksyy laskut toimivaltuuksien puitteissa 9. Rakennuttajakonsultti tekee vastaanottokuittauksen PM:ssä 1.11.2016 8
PM JA KIINTEISTÖNHOIDON HANKINNAT Järjestelmään tehdään hankintaehdotukset sopimushintaan kuulumattomista hankinnoista, mm.: vikakorjaukset ja tarvikehankinnat ulkoalueiden hoitoon liittyvät työt materiaalihankinnat erikoishuollot tilaajan antamien ohjeiden mukaisesti Hankintaehdotuksen tekee kiinteistönhoito tai kiinteistöpäällikkö Kiinteistöpäällikkö (tai hänen esimiehensä) hyväksyy hankintaehdotukset Pienten ohjelmoimattomien korjausten tilaaminen (max. 2000 e) Palkki-kumppanit ja kunnossapidon puitesopimuskumppanit Yksi tilaus/kohde/vuosi Tilauksen laatii kiinteistönhoito/senaatti Laskutus toteutuneiden kustannusten tai erillisen tarjouksen mukaan 1.11.2016 9
PM-HANKINTAJÄRJESTELMÄN KÄYTTÖ Järjestelmää käytetään Internet-selaimen kautta Järjestelmän lisenssit ovat henkilökohtaisia Senaatti-kiinteistöille saapuviin laskuihin laitetaan tilausnumero laskun ja tilauksen kohdistamiseksi Laskutus tilausnumerokohtaisesti Käyttäjätunnusten perustaminen Uusia tunnuksia pyydetään alueellisten PM-yhdyshenkilöiden kautta Sähköpostilla lähetetään ao. henkilöille tunnukset ja ohjeet Tietovälineiden kuittauslomakkeen palautus Senaatille Citrix-asennus, jonka jälkeen järjestelmä käytettävissä 1.11.2016 10
OHJEISTUS JA JÄRJESTELMÄN YHTEYSHENKILÖT Tarvittavat ohjeet löytyvät Senaatin intrasta sekä Senaatin www-sivuilta http://www.senaatti.fi/asioi/hankinta-ja-laskutusohjeet/hankintajarjestelma Hankintajärjestelmään liittyvissä kysymyksissä auttavat: Pohjois-Suomi Ikonen Anne p. 0400 890 886 Itä-Suomi Marttila Jari p. 040 545 9069 Satuli Mari p. 040 630 0266 Länsi-Suomi Pirilä Taina p. 040 846 8236 Hanna Kumpula p. 040 669 5549 Minna Ahola p. 040 662 5422 Etelä-Suomi Saranpää Marja-Leena p. 040 709 6785 Pääkäyttäjä Jartela Päivi p. 040 588 0881 Sähköposti: etunimi.sukunimi@senaatti.fi 1.11.2016 11
HANKINNAN TEKEMINEN JÄRJESTELMÄSSÄ 1. Vapaatekstitilaus uusi hankintaehdotus 2. Hankinnasta syötetään perustiedot: Otsikko Toimittaja Toimitusosoite Hankintatyyppi/laskutustapa Mahdollisesti esimerkiksi: vaadittu toimituspäivä, kommentti toimittajalle, toimittajan viite 3. Hankinta tiliöidään 4. Hankinta lähetetään hyväksyttäväksi 5. Lähetetään tilaus toimittajalle (kun hankintaehdotus on hyväksytty) 6. Tehdään vastaanottokuittaus järjestelmässä, kun työ on tehty tai tavarat saatu 1.11.2016 12
PERUSTIETOJEN SYÖTTÄMINEN 1.11.2016 13
PERUSTIETOJEN TÄYTTÄMINEN Otsikko lyhyt ja ytimekäs kuvaus tilattavasta asiasta Kohde/hanke, toimittaja + mitä ollaan tilaamassa Kommentti toimittajalle kenttään pidempi selitys toimittajalle Toimittajan valitseminen Aina toimittajalistalta, jos toimittaja on rekisterissä Vain, jos toimittajaa ei ole rekisterissä, käytetään ns. kertatoimittajaa Hankintatyyppi/laskutustapa ohjaa laskun käsittelyä Jos käyttäjällä ei ole Senaatin IP-laskujenkäsittelyjärjestelmän lisenssiä, valitaan vaihtoehto käyttäjällä ei IP-lisenssiä HUOM. Kategoriat hallinto ja asiantuntijapalvelut vain Senaatin sisäisiin hankintoihin 1.11.2016 14
TEHDÄÄN TILIÖINTI Tehdään alustava tiliöinti hinta (esim. tarjous) tili nimen perusteella mallitiliöinti jos käytössä alv-koodi 224 hankenumero, jos on (projekti) tiliöintiin aina rakennus Viittaus tarjoukseen/hintaan: esim. tuote-kenttään maininta tarjous-/kattohinnasta ja/tai tuntiveloitushinnasta tarjous tilauksen liitteeksi 1.11.2016 15
LÄHETETÄÄN HYVÄKSYTTÄVÄKSI HYVÄKSYTYN HANKINNAN TILAAMINEN 1.11.2016 16
TILAUSLOMAKE 1.11.2016 17
VASTAANOTTOKUITTAUS JA LASKUJEN KÄSITTELY Lasku 1 Lasku 3 Lasku 2 Seuranta ja raportointi 1.11.2016 18