Kieku ja seurantakohdemalli
mallin tavoitteet Yhtenäistää suunnittelua ja seurantaa sisällöllisesti valtiokonsernija hallinnonalakohtaisesti. Tuottaa tietoa kattavasti kirjanpitoyksikön ydintoiminnasta ja tuottavuudesta. Toimia tulosohjauksen välineenä. Tukea viraston johtamista. Kattaa ulkoisen ja sisäisen laskennan. Mahdollistaa yhteiset seurattavat asiakokonaisuudet koko valtiolla. - Hyödynnettävyys koko talousarviotalouden yhteisissä tietotarpeissa (mm. toimitilat, IT, hankinnat ja sisäinen palvelutuotanto). 2
Kieku-seurantakohdemalli 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Seukoto/ valtio LKP-tili TaKP-tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/ kunta Seuranta kohde 1 Kirjanpitoyksikkö Toimintayksikkö Kumppani 2 Varalla 1 Varalla 2 Kieku Yritys Kustannuspaikka Tulosyksikkö Segmentti Sisäinen tilaus Projekti (PRR-osa) Rahasto Alue/ kunta Pääkirjatili Rahoitusrivi Toimintoalue Kumppaniyhtiö 1 Seuranta -kohde 2 3 4 P/V P P V/P (tuotto- ja kulutileillä) V/P V/P V V/P V V V/P V V Ei käytössä Ei käytössä Laskentatoimen alue Ulkoinen Ulkoinen Sisäinen Ulkoinen Ulkoinen Ulkoinen Muu ulkoinen Sisäinen Sisäinen Sisäinen Muu sisäinen Ulkoinen Muu sisäinen Muu sisäinen Muu sisäine n Muu sisäine n Pituus 4 8 (5+3) 10 15 10 24 10 10 3 4 8 8 10 10 1) Kirjanpitoyksikkö (Kirjanpitoyksikkö) 2) LKP tili (Liikekirjanpidon tilit) 3) Toimintayksikkö (Virastot ja sisäinen organisaatio) 4) TaKP tili (Talousarviokirjanpidon tilit) 5) Valtuus (Valtuus) 6) Projekti (Virasto, useamman viraston, valtakunnalliset) 7) Toiminto (Ydintoimintojen hierarkia ja tukitoimintojen ylätaso) 8) Suorite (Viranomaissuorite, maksullinen toiminnan suoritteet) 9) Alue/Kunta (Kunta 3 nro + maat SAP:n vakiokoodit) 10) Kumppanikoodi (Valmius konsernilaskentaan, sisäinen laskutus) 11) 1 (Vapaa 1, viraston omaan käyttöön) 12) 2 (Vapaa 2, viraston omaan käyttöön) 13) 3 (Varalla 1, virastokohtainen, ei käytössä) 14) 4 (Varalla 2, yhteinen, ei käytössä) Valtiotasoinen Kirjanpitoyksikkökohtainen P = pakollinen V = vapaaehtoinen 15) Henkilö (Käytössä ainoastaan henkilöstöhallinnossa) 3
Ulkoisen laskennan seurantakohteet KIRJANPITOYKSIKKÖ Talousarviotalouteen kuuluva virasto, laitos tai rahasto. Kirjanpitoyksikölle kuuluu mm. maksuliikkeen ja kirjanpidon hoitaminen, tilinpäätöksen laatiminen sekä näiden tehtävien sisäinen valvonta. Yritystunnukset perustetaan kirjanpitoyksikkötasolle, jolloin niille voidaan laatia tilinpäätökset. 4
Ulkoisen laskennan seurantakohteet LIIKEKIRJANPIDON TILI (LKP-tili) Valtion liikekirjanpidolla tuotetaan tuotto-kulu-perusteinen tuloksenlaskenta (tilikauden tuotto- tai kulujäämä) ja tase. Liikekirjanpidon tehtävänä on myös tositteisiin perustuvien kirjausten avulla pitää talousyksikön ja sitä ympäröivillä markkinoilla olevien muiden talousyksiköiden rahavarat ym. erät erillään toisistaan. 5
Ulkoisen laskennan seurantakohteet TALOUSARVIOKIRJANPIDON TILI (TaKP-tili) Talousarviokirjanpidolla mahdollistetaan eduskunnan päättämien tulo- ja menoarvioiden toteutumisen seuranta. Talousarviokirjanpidon tilien ja niiden sisällön tulee vastata talousarviota ja sen tilijaottelua. Talousarviokirjanpito käsittää talousarviotilit, siirrettyjen määrärahojen tilit ja Valtiokonttorin määräämät talousarviokirjanpidon tilit. 6
Ulkoisen laskennan seurantakohteet KUMPPANI Kumppanikoodi kertoo sen, mille valtion kirjanpitoyksikölle meno maksetaan tai keneltä tulo saadaan. Sen avulla tullaan myöhemmin toteuttamaan konsolidointi ja sisäisten erien eliminoinnit. Kumppani-seurantakohde tarvitaan sisäisten erien tunnistamiseksi ja täsmäytyksen helpottamiseksi. Se mahdollistaa myös sisäisen laskutuksen Kiekussa olevien kirjanpitoyksiköiden välillä (ei tällä hetkellä käytössä). 7
Sisäisen laskennan seurantakohteet TOIMINTAYKSIKKÖ Järjestelmässä tulosyksikkö tai kustannuspaikka. Kuvaa kirjanpitoyksikön sisäisen organisaatiorakenteen ja hierarkian. Sitä käytetään mm. tuotto- ja kulukirjauksissa, raportoinnissa, sisäisessä budjetoinnissa, vyörytyksissä ja käyttöomaisuusyksikön perustiedoissa. Toimintayksikkö toimii yhdistävänä tekijänä Kiekun talous- ja henkilöstöhallinnon välillä. 8
Sisäisen laskennan seurantakohteet TOIMINTO Kuvaa niitä tehtäviä tai toimintoja, joita valtionhallinnossa tehdään. Toiminnon tulee olla kirjanpitoyksikön toiminnan kannalta mitattavissa oleva kokonaisuus. Toiminnot jakautuvat ydin- ohjaus- ja tukitoimintoihin ja ne kytketään valtioneuvoston ohjesäännön mukaiseen hierarkiaan. Tukitoiminnot ovat yhteisiä koko valtionhallinnolle, mutta kirjanpitoyksikkö voi niitä tarkentaa. Toimintoa hyödynnetään välillisten palkkakustannusten ja yleiskustannusten kohdistamisessa lopullisille laskentakohteille. 9
Toimintotermejä Toimintokokonaisuus Toimintoryhmä Toiminto Tehtävä Toimenpide Tietyn tavoitteen saavuttamiseksi tehtävien toimintojen joukko. Tietty säännönmukainen ja yhteenkuuluva toimintojen kokonaisuus. Yksittäinen asiakokonaisuus, joka muuttaa panoksen tuotoksi/suoritteeksi. Toiminnon suorittamiseen kuuluvien tehtäviä. Pienin tehtävään kuuluva osakokonaisuus. 10
Sisäisen laskennan seurantakohteet SUORITE Prosessissa ja toiminnoissa aikaansaatu tuotos (output). Ovat hallinnonalan, viraston, toimintayksikön, prosessin ja toiminnon tuotoksia. Ovat maksullisia tai maksuttomia tuotteita, palveluita tai aikaansaannoksia. Luovat edellytyksiä toiminnan tehokkuuden, taloudellisuuden ja tuottavuuden seurannalle. 11
Sisäisen laskennan seurantakohteet PROJEKTI Projekti on tarkkaan suunniteltu hanke tietyn päämäärän saavuttamiseksi Projekti on kokonaisuus, jolla on aikataulu. Projektilla on selkeä tavoite, suunnitelma ja resurssit, jonka tuloksia seurataan. Projektin asettaja määrittää onko kyseessä valtiotasoinen vai virastotasoinen projekti. Projektin asettaja määrittää, miten ja millä tarkkuudella seuranta toteutetaan. Projekteja voidaan seurata ja raportoida perustietojen, organisaatiotietojen sekä lisäluokitusten avulla. 12
Sisäisen laskennan seurantakohteet Projektin luokittelutekijät BI -raportoinnissa: Rahoituslähde Pääluokittelu ( projektilaji ) Tarkentava luokittelu ( prioriteetti ) Molempia voidaan käyttää erillisenä luokittelutekijänä. Perustiedot Projektin vastuuhenkilö Organisaatiotiedot Kirjanpitoyksikkö, toimintayksikkö Lisäluokittelu Kentät 1, 2 ja 3 ovat vapaita tekstikenttiä Hare kenttä (VN:n hankerekisterin luokittelu). 13
Sisäisen laskennan seurantakohteet PROJEKTI Valtiotason hankkeet Tavoitteet kohdistuvat koko valtiohallintoon. Toimijat koostuvat useammasta kirjanpitoyksiköstä/virastosta. Virastojen väliset projektit Toimijat koostuvat kahdesta tai useammasta virastosta. Virastojen omat projektit Viraston omaa toimintaa varten. 14
Muut seurantakohteet VALTUUS Määrältään ja käyttötarkoitukseltaan rajattu oikeus tehdä sopimuksia ja antaa sitoumuksia. Valtuuden käytöstä aiheutuvat määrärahatarpeet on suunniteltu joko kokonaan tai osittain seuraavien vuosien talousarvioihin. Seurantakohteen avulla seurataan eduskunnan valtion talousarviossa myöntämiä valtuuksia ja valtuuksien käytöstä aiheutuneita talousarviomenoja talousarviokirjanpidon mukaisina. 15
Muut seurantakohteet ALUE TAI KUNTA Alueryhmittely perustuu Tilastokeskuksen määrittelemiin hallinnollisiin alueisiin, joiden perustana on kunta ja ulkomaiden osalta valtio. Tämän seurantakohteen avulla on mahdollista tuottaa alue- ja kuntakohtaisia tilastoja ja raportteja. SEURANTAKOHDE 1 JA SEURANTAKOHDE 2 Kirjanpitoyksikön vapaasti valittavissa. Kirjanpitoyksikön päätettävissä olevia seurantakohteita, joilla kirjanpitoyksiköt voivat tuottaa tietoa omaa seurantaansa varten. 16
Yhteiset seurantakohteet Liikekirjanpidon tilit - Konsernitason tilit (5 merkkiä). - VK:n tilimääräysten ja -päätösten mukainen LKP-tilikartta (tilit 8 merkkiä) ei omia alajaotteluja. Talousarviokirjanpidon tilit - Talousarvion tilijaottelun mukaisesti ei omia alajaotteluja. Alue/kunta - Kuntakoodit TK:n luokituksen mukaisesti, maakoodeina SAP:n vakiokoodit. Kumppani - Kirjanpitoyksiköt ja rahastot. Toiminto - Kaikille yhteiset ohjaus- ja tukitoiminnot. - Kaikille yhteinen VNOS:n mukainen hierarkia. 17
Kaikille yhteiset toiminnot Kaikille yhteiset ohjaus- tuki- ja palkallisen poissaolon toiminnot. Tukitoiminnot ovat kaikille yhteiset - Voidaan alajaotella omalla koodilla, jos kirjanpitoyksikkö kokee tarpeelliseksi toteuttaa seurantaa tarkemmalla tasolla. Ohjaustoiminnot - Käyttö pääsääntöisesti ministeriöissä. - Kirjanpitoyksiköt voivat käyttää osallistuessaan hallinnonalakohtaisiin kehittämistehtäviin. - Lainsäädäntötyö. Yhteiset toiminnot ja niiden käyttökuvaus löytyy Valtiokonttorin kotisivuilta: - http://www.valtiokonttori.fi/kasikirja/public/download.aspx?id=905 94&GUID={65887541-D60A-44AF-98CA-00816A53563E} 18
Kirjanpitoyksikkökohtaiset seurantakohteet Toimintayksiköt ja kirjanpitoyksikön organisaatiohierarkia. - Monivirastoisilla kirjanpitoyksiköillä myös virastot / Kiekun segmentit. Valtuus-seurantakohteet valtion talousarvioon perustuen. Projektirakenteet. Toiminto (pl. ylätason VNOS-hierarkia ja yhteiset ohjaus- ja tukitoiminnot). Suorite (pl. ylätason hierarkia). 1 ja 2. 19
Yhteiset hierarkiat Seurantakohteiden vakiohierarkiat kaikille Kiekun käyttäjille yhteisiä: - LKP-tileillä tuotto- ja kululaskelmakaavojen mukaiset hierarkiat - TaKP-tileillä talousarvion tilijaottelun mukaiset hierarkiat - Toimintayksiköillä (tulosyksiköt ja kustannuspaikat) Suomen valtion hallinnonalakohtainen hierarkia, hierarkian kolmantena tasona Kiekun yritykset eli kirjanpitoyksiköt - Valtuus-seurantakohteilla valtuuslajihierarkia - Toiminto-seurantakohteilla VNOS:n mukainen ylätason hierarkia - Suorite-seurantakohteilla yhteinen maksullisuuslajeihin perustuva ylätason hierarkia - Alue/kunta-seurantakohteilla yhteinen maakuntahierarkia - Yhteisten projektien vakiomallit 20
Yhteiset hierarkiat - Suoritehierarkia 1 Maksullisen toiminnan suoritteet 11 Julkisoikeudelliset suoritteet 12 Liiketaloudelliset suoritteet 13 Erillislakien mukaiset suoritteet 15 Kustannusten korvaus 5 Viranomaissuoritteet 51 Loppusuoritteet 52 Välisuoritteet Hierarkia perustuu maksullisen toiminnan osa-alueisiin (maksullisuuslaji): - Maksuperustelain mukaiset julkisoikeudelliset suoritteet - Maksuperustelain mukaiset muut suoritteet (liiketaloudelliset) - Erityislakien perusteella määrättävät maksut tai hinnoiteltavat suoritteet - Maksulainsäädännön soveltamisalan ulkopuolelle jäävä pelkästään virastojen ja laitosten välillä harjoitettava maksullinen toiminta (ns. kustannusten korvaukset) 21
Seurantakohteiden ylläpito 22
Seurantakohteiden ylläpito; keskitetysti ylläpidettävät Liikekirjanpidon tilit Liikekirjanpidon tilikartan ylläpidon prosessi (Kiekun prosessi) Perustetaan Palkeissa konsernitilikarttaan ja Kiekun tilikarttaan VK/TH:n tilimääräysten ja tilipäätösten perusteella. Kirjanpitoyksikkö pyytää tarvittaessa palvelukeskusta laajentamaan uuden tilin käyttöönsä, osa tileistä laajennetaan automaattisesti kaikille. Talousarviokirjanpidon tilit Talousarviokirjanpidon perustietojen ylläpidon prosessi (Kiekun prosessi) Palkeet perustaa keskitetysti keskuskirjanpidon toimittamien talousarvion tilijaottelun ja tilijaottelumuutosten perusteella sekä keskuskirjanpidon toimittamien tietojen perusteella siirrettyjen määrärahojen tilit. Jakamattomien määrärahojen tilit laajennetaan kirjanpitoyksikön käyttöön Palkeisiin toimitettujen jakopäätösten perusteella. 23
Seurantakohteiden ylläpito; keskitetysti ylläpidettävät Seurantakohteiden ylläpidon prosessi (Kiekun prosessi) Alue/Kunta Palkeet ylläpitää keskitetysti kuntakoodit hierarkioineen. Maakoodit päivitetään SAP:n päivitysten mukaisiksi. Kumppanikoodi Palkeet/toimittaja ylläpitää keskitetysti voimassaolevien kirjanpitoyksikköjen ja rahastojen mukaiset kumppanikoodit. Toiminto Palkeet ylläpitää keskitetysti yhteiset ohjaus- ja tukitoiminnot VK/TH-toimialan toimittamien tietojen perusteella. Palkeet ylläpitää keskitetysti kaikki yhteiset hierarkiat sekä kaikille yhteisiin vallidointisääntöihin liittyvät tilijoukot. 24
Seurantakohteiden ylläpito; kirjanpitoyksikön vastuulla, Palkeet ylläpitää Kirjanpitoyksikkö vastaa käytössään olevista LKP- ja TaKPtilikartoista ja niihin liittyvistä yrityskohtaisista validointisääntöjen tilijoukoista. Seurantakohteiden ylläpidon prosessi (Kiekun prosessi) Palkeet ylläpitää, pyynnöt kirjanpitoyksiköstä Excel-lomakkeilla - Toimintayksikkö (tulosyksikkö, kustannuspaikka) - Valtuus - Toiminto - Suorite - 1 ja 2 Palvelukeskus ohjeistaa ja toteuttaa muutokset Kiekussa, esim. rinnakkaishierarkioiden toteutus ja organisaatiomuutokset. Kirjanpitoyksikössä tärkeää nimetä vastuuhenkilöt seurantakohdekoodiston ylläpitoa, validointisääntöjen tilijoukkojen ylläpitoa ja seurantakohteiden käyttöön liittyvien ohjeiden ylläpitoa varten. 25
Seurantakohteet eri järjestelmissä 26
Seurantakohteet Kiekun eri moduuleissa ja yhteisissä järjestelmissä voi olla nimetty eri tavoin eri osissa järjestelmää, kts. tarkemmin seuraava sivu. - Esim. seurantakohdemallin toimintayksikkö on Kiekussa tulosyksikkö ja kustannuspaikka. Osa Kiekun seurantakohteista hyödyntää SAP:n toiminnallisuuksia ( valmiiksi nimettyjä). - Seurantakohteiden nimien räätälöintiä (muokkaaminen asiakkaan tarpeisiin) ei ole tehty Kiekussa, on ongelmallista mm. SAP:n järjestelmäpäivitysten vuoksi. Esim. TaKP-tili => Rahoitusrivi, Toiminto seurantakohde => Toimintoalue, Suorite seurantakohde => Rahasto 27
Seukot Kiekun eri moduleissa ja yhteisissä järjestelmissä Seukon nimi ao. järjestelmässä, mikäli ei ole merkitään ( -- ). 1 1 2 2 SEUKO-MALLI LKP-tili Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/kunta Kumppani Kumppaniyhtiö Kieku Pääkirjatili Kustannuspaikka Rahoitusrivi Sisäinen Projekti Toiminto- Rahasto Alue/kunta SAP/Fico Tili Tulosyksikkö tilaus (PRR-osa) alue Kumppani SeuKo1 SeuKo2 Segmentti Tilaus SAP/käyttöomaisuus LKP-tili Kustannuspaikka* (--) Sisäinen tilaus (--) Valtuus ProjRakOsa* PRR-osa Toimintoalue* Rahasto* Alue/kunta Kumppaniyhtiö Toimintoalue Rahasto Alue/kunta Projekti Projektimääritys Toiminto Suorite Alue/kunta (--) Projekti-rakenteen osa Logica Palkat LKP-tili Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/kunta Ajanhallinta (--) Toimintayksikkö (--) Valtuus Projekti Toiminto Suorite (--) (--) Kumppaniyhtiö 1 SAP/laskutus Pääkirjatili Tulosyksikkö Rahoitusrivi TA-tili Rahoitusrivi SAP/BIraportointi Toimintayksikkö Rahoitusrivi LKP-tili Tulosyksikkö pisteellinen SAP/HCM (henkilön (--) sopimus) Kustannuspaikka TA-tili Kumppaniyhtiö 1 (--) (--) (--) Viraston vapaa 1 (--) (--) (--) Toimintoalue 1 1 2 2 (--) 2 2 (--) (--) Cats Toimintayksikkö Rondo 8 Tilinnumero Toimintayksikkö TaKP-tili Valtuus Projekti, yhteinen projekti Toiminto Suorite (--) (--) 1 Valtuusnumero Projekti Toiminto Suorite Alue/kunta Kumppani 1 2 2 M2 Tili Toimintayksikkö TA-tili Valtuus Projekti Toiminto Suorite Alue/kunta Kumppani * Seurantakohteelle kirjataan poistot, mikäli tämä seurantakohde on tallennettu käyttöomaisuusyksikölle. Cats: Toimintayksikköä on käytössä asiakkaan tarpeiden mukaisesti. 1 2 28