Huippuostajan työkirja Huippuostajat-ohjelma on innovatiivisen hankinnan asialla.
Hankinta Tekes rahoitusta ja asiantuntemusta Tekes on innovaatiorahoittaja. Rahoitamme kasvuun ja uuteen liiketoimintaan tähtäävien innovaatioiden kehittämistä ja uuden osaamisen luomista. Kannustamme edelläkävijyyteen. Asiakkaitamme ovat yritykset, tutkimusorganisaatiot ja julkisten palvelujen tarjoajat. Tekesillä on vuosittain käytettävissä avustuksina ja lainoina noin 550 miljoonaa euroa tutkimus- ja kehitysprojektien rahoitukseen. Tekesin ohjelmat valintoja suomalaisen osaamisen kehittämiseksi Tekesin ohjelmat ovat laajoja monivuotisia kokonaisuuksia, jotka on suunnattu elinkeinoelämän ja yhteiskunnan tulevaisuuden kannalta tärkeille alueille. Ohjelmilla luodaan uutta osaamista ja yhteistyöverkostoja. Copyright Tekes 2013. Kaikki oikeudet pidätetään. Tämä julkaisu sisältää tekijänoikeudella suojattua aineistoa, jonka tekijänoikeus kuuluu Tekesille tai kolmansille osapuolille. Aineistoa ei saa käyttää kaupallisiin tarkoituksiin. Julkaisun sisältö on tekijöiden näkemys, eikä edusta Tekesin virallista kantaa. Tekes ei vastaa mistään aineiston käytön mahdollisesti aiheuttamista vahingoista. Lainattaessa on lähde mainittava. ISBN 978-952-457-568-3 Kannen kuva: Viestintätoimisto Ellun Kanat Taitto: Viestintätoimisto Ellun Kanat 2
Huippuostajan työkirja Helsinki 2013 3
HUIPPUOSTAJA HANKKII FIKSUMMIN Meillä on juuri takana yksi iso hankinta. Ennen kilpailutusta haimme paljon tietoa, avasimme tarvettamme ja keskustelimme eri palveluntarjoajien kanssa. Pyysimme myös asiakkaitamme kertomaan, mitä tarpeita heillä on. Kilpailutuksessa emme määritelleet palvelun tarkkaa toteutustapaa, vaan annoimme yrityksille enemmän mahdollisuuksia soveltaa miettiessään meille hyvää ratkaisua. Saimme rutkasti uudenlaisia ehdotuksia, miten palvelun voisi toteuttaa fiksusti. Lopulta valitsimme kumppanin, joka paitsi tarjoaa meille mainion ratkaisun, on myös innokas kehittämään sitä koko ajan meitä ja asiakkaitamme yhä paremmin palvelevaksi. Kuulostaako tutulta? Jos, niin onneksi olkoon! Organisaatiossasi todella ymmärretään hankintojen arvo ja osataan myös käytännössä ostaa erittäin ammattitaitoisesti niin, että tulos on paitsi kustannustehokas, ennen kaikkea laadukas. Olette siis varsinaisia huippuostajia. Uudenlaista ajattelua Edellä kuvattu tilanne ei kuitenkaan välttämättä ole tuttu kaikissa organisaatioissa. Usein hankinnat tarkoittavat nimenomaan kilpailutusta, jota hankintayksikön työntekijät parhaansa mukaan tekevät tähtäimessään löytää sopiva tuote tai palvelu mahdollisimman alhaiseen hintaan. Tuotteen tekniset ominaisuudet sekä tapa tuottaa palvelu määritellään tarkasti ennakkoon. Mutta entä jos teknisten ominaisuuksien sijaan määriteltäisiin tarve, johon ratkaisua haetaan? Siinä painotettaisiin laadullisia ja toiminnallisia kriteerejä, kuten parantunutta asiakastyytyväisyyttä. Entäpä jos ei määriteltäisi ollenkaan, miten ratkaisu käytännössä tuotetaan? Entä jos näin löydettäisiin aivan uudenlaisia innovatiivisia palveluita ja tuotteita, jotka tarjoaisivat timanttisia ratkaisuja tarpeisiin? Sellaisia ratkaisuja, joita ei olisi itse osannut edes etsiä. Enemmän kuin kilpailutusta Mitä uusi ajattelu sitten vaatisi? Ainakin näkökulman laajentamista nykyisestä. Paitsi että huippuostajat ovat uteliaita ja etsivät ennakkoluulottomasti uudenlaisia vaihtoehtoja, he myös näkevät hankinnan paljon laajempana kokonaisuutena kuin vain kilpailutuksena. Edelläkävijäorganisaatiot seuraavat markkinaa koko ajan ja keskustelevat palveluntarjoajien kanssa erilaisista mahdollisuuksista ennen kilpailutuksia. Kilpailutuksen jälkeen he toimivat valitun palveluntarjoajan kanssa tiiviissä yhteistyössä, jotta voidaan saavuttaa yhä paremmat laadulliset tulokset, puolin ja toisin. Strategiseen ytimeen Fiksu hankinta ei ole pelkästään hankintayksikön asia. Fiksut hankinnat parantavat oman organisaation tekemisen laatua ja lopulta tarjoavat asiakkaalle entistä parempaa palvelua. Huippuostaja on nimittäin aina loppukäyttäjän asialla. Hankinnoilla on valtava merkitys organisaation menestykseen. Eikö hankinnan pitäisi olla nimenomaan organisaation strategisessa ytimessä? Ja eikö sen pitäisi olla paitsi hankintayksikön, ennen kaikkea johdon asia? Kasvuyritykset hyötyvät Fiksut hankinnat antavat mahdollisuuden tuottaa parempaa palvelua omille asiakkaille ja sitä kautta parempaa tulosta omalle organisaatiolle. Julkisella sektorilla fiksusti ostamalla voidaan jopa ratkaista yhteiskunnallisesti merkittäviä ongelmia. Lisäksi innovatiivisia hankintoja tekemällä organisaatiot voivat vaikuttaa myös alueellisen elinkeinoelämän kehittämiseen. Mutta huippuostajat ovat myös parhaita mahdollisia asiakkaita palveluntarjoajille. Ennakkoluuloton ja rohkeasti uusia ratkaisuja etsivä tilaaja voi paitsi saada itselleen nerokkaita ratkaisuja, luoda kokonaan uusia markkinoita kasvuyritysten innovaatioille. Huippuostajan hankintaprosessiin kun voivat päästä mukaan myös sellaiset yritykset, jotka eivät voisi tulla valituksi perinteisessä kilpailutuksessa. Matkalla huipulle Miten sitten tulla huippuostajaksi? Se vaatii organisaatioilta johtamista, kulttuurinmuutosta ja uudenlaista osaamista. Tekes ja tämä Huippuostajan Työkirja auttavat sinua ja organisaatiotasi matkalla huipulle! 4
TUNNETKO TARPEESI? Huippuostajalle hankinta on paljon enemmän kuin vain kilpailutusta. Hankinta alkaa aina huolellisella suunnittelulla jo paljon ennen kilpailutusta. Huippuostajat määrittelevät hankinnan kohteen tarpeen kautta, eivätkä määrittele valmiiksi sen tuottamiseen tarvittavaa ratkaisua. Näin palveluntarjoajayrityksillä on mahdollisuus ratkaista tarve innovatiivisella tavalla. Oleellista on lähestyä tarvetta avoimin mielin ja kokonaisvaltaisesti ottaen huomioon osapuolten erilaiset tarpeet. Tarpeen määrittely tarkoittaa sitä, että kuvataan hankinnan haluttuja ominaisuuksia ja tarkkoja laadullisia ja toiminnallisia kriteereitä*. Sen sijaan teknisiä yksityiskohtia tai sitä, miten palvelu käytännössä tuotetaan, huippuostajan ei tarvitse määritellä, eikä niitä aina kannatakaan ennalta määritellä. Näin määriteltyihin tarpeisiin voidaan löytää aivan uudenlaisia ratkaisuja ja mahdollisuuksia, joita hankkiva organisaatio ei edes ole tullut ajatelleeksi tai joiden olemassaolosta se ei ennakkoon edes tiedä. Tarpeeseen, ominaisuuksiin ja laadullisiin kriteereihin perustuva hankinta on mielekästä myös tuotteita ja palveluja tarjoaville yrityksille, sillä se antaa niille paitsi enemmän mahdollisuuksia tarjottavan kokonaisuuden suunnitteluun, myös mahdollisuuden omaan tuotekehitykseen. POHDITTAVAA Mieti tarvetta, joka sinun organisaatiollasi on. Millaisia ominaisuuksia tarpeen ratkaisulta halutaan? Mitä laadullisia kriteerejä hankinnalla on? Entä mitä kehittämistä se vaatii omalta organisaatioltasi? Tarpeen määrittely Voidaanko hankinnan kohteeksi määritellä ratkaisu ongelmaan ilman, että sitä määritellään liian tarkasti? Minkälaisia laadullisia ja toiminnallisia kriteerejä hankinnassa voidaan käyttää? Voivatko laadulliset ja toiminnalliset ominaisuudet kattaa koko hankinnan tai vain rajatun osuuden siitä, ja jos niin minkä osuuden? Voidaanko esim. palvelun käytölle asettaa käytön määrään ja laatuun liittyviä ominaisuuksia Voisiko suunnittelukilpailua soveltaa menetelmänä? Jos voi, mikä on kehittyvän markkinan koko ja miten yritykset saadaan osallistumaan kilpailuun? 1 *Laadulliset kriteerit Esimerkkejä laadullisista kriteereistä: kohentunut hyvinvointi, parantuneet oppimistulokset, sairauksien väheneminen, asiakastyytyväisyys, ruuhkien vähentyminen, energiansäästö, viihtyisämpi asuinalue jne. 5
ERILAISIA NÄKÖKULMIA TARPEEN MÄÄRITTELYYN Tarpeen määrittelyyn osallistuu usein vain kapea joukko hankinnasta vastaavia henkilöitä. Tällöin on vaarana, että jokin olennainen näkökulma jää huomioimatta. Huippuostajat sen sijaan lähestyvät tarvetta monelta näkökantilta. Tarpeen määrittelyyn osallistuu paitsi monipuolinen asiantuntijajoukko omasta organisaatiosta ja sen eri yksiköistä, myös erilaisia loppukäyttäjiä ja muita hankinnan vaikutuspiirissä olevia sidosryhmiä sekä palveluntarjoajia. Hankinnoissa voi olla hyödyllistä vaihtaa kokemuksia ja tietoa oman organisaation eri yksiköiden välillä. Vaikka helposti tuntuu, että toiminnaltaan lähtökohtaisesti kaukana olevilla toimijoilla ei voi olla tarpeen määrittelyyn mitään annettavaa, ennakkoluuloton yhteistyö voi tuottaa yllättävän hyviä tuloksia. Muilla yksiköillä voi olla hankinnasta hyödyllisiä näkökulmia, oppeja ja kokemuksia, ja heiltä voi ottaa käyttöön onnistuneiksi todettuja käytäntöjä. Ottamalla suunnitteluun mukaan monipuolisesti eri ryhmiä pyritään varmistamaan, että tarvittavat ominaisuudet ja laadulliset sekä toiminnalliset kriteerit vastaavat mahdollisimman hyvin käyttäjien tarpeita. Näin tarpeeseen voidaan löytää paras mahdollinen ratkaisu. Käyttäjät mukaan Huippuostaja on aina loppukäyttäjän asialla, ja haluaa tuntea käyttäjän tarpeen läpikotaisin. Jotta tarpeeseen pääsee pureutumaan, on hyödyllistä ottaa asiakaat tai loppukäyttäjät mukaan jo hankinnan suunnitteluun siis yhdistää käyttäjien ja palvelun kehittäjien tietoa. Tätä kutsutaan osallistavaksi suunnitteluksi. Nykyään puhutaan paljon crowdsourcingista eli joukkoistamisesta, mikä on osallistavaa suunnittelua parhaimmillaan. Se tarkoittaa, että käyttäjät voivat suunnittelun alkuvaiheessa vapaasti ideoida palvelua tai tuotetta omien tarpeidensa ja toiveidensa pohjalta siis osallistua konkreettisesti hankinnan suunnitteluun. Sosiaalinen media on mainio työkalu joukkoistamiseen. tietoa esimerkiksi siitä, milloin, missä ja miten palvelua käytetään, ketkä siihen osallistuvat tai mitkä ovat palvelun tärkeimmät ominaisuudet. Käyttäjädataa kerätessä kannattaa kiinnittää huomiota siihen, mitä kaikella tiedolla tehdään siinä vaiheessa, kun ratkaisuja kartoitetaan. Hankkivan organisaation näkökulmasta haaste piilee siinä, miten käyttäjiltä kerättyä usein laajaa aineistoa hyödynnetään käytännössä. Käyttäjiltä saadulla palautteella pitää olla vaikutusta lopputulokseen. Miten käytännössä? Käyttäjien näkökulmia voidaan kartoittaa monin keinoin. Kokemuksia ja ideoita voi kerätä esimerkiksi tutkimuksilla tai kyselyillä, joita voi helposti tehdä web-työkaluilla. Tietoa voi kerätä myös menemällä havainnoimaan ja haastattelemaan käyttäjiä heidän omaan ympäristöönsä. Usein myös itse palvelutapahtumissa syntyy käyttäjätietoa, jota voi hyödyntää tarpeen määrittelyssä. Toisaalta käyttäjiä voi kutsua työpajoihin, joissa asiaa pohditaan yhdessä hankintaorganisaation kanssa. Joskus taas voi olla hyödyllistä järjestää asiakkaille palvelun demonstraatio tai simulaatio, josta kerätään kokemuksia. Sosiaalinen media avaa monia mahdollisuuksia käyttäjätiedon keräämiseen. Hyvä esimerkki on PehmoGIS-sovellus, jota voidaan hyödyntää ympäristöntutkimuksessa ja -suunnittelussa. Sen avulla voidaan kiinnittää esimerkiksi asukkaiden turvallisuuteen liittyviä kokemuksia fyysisiin paikkoihin karttakäyttöliittymän avulla. Joskus organisaatiolla voi olla tarve, johon voidaan vastata lukemattomilla tavoilla. Tällöin voidaan esimerkiksi järjestää suunnittelukilpailu, jonka avulla haarukoidaan mahdollisimman paljon erilaisia vaihtoehtoja ja ideoita. Kilpailut voidaan suunnata niin yrityksille kuin yksityishenkilöillekin. Esimerkiksi paikallisilta asukkailta voi tulla hyvinkin hedelmällisiä ehdotuksia asuinalueensa kehittämiseen liittyviin tarpeisiin. Osallistava suunnittelu kannattaa, sillä asiakkailla ja loppukäyttäjillä on usein sellaista osaamista, jota palvelun tilaajalla ei itsellään ole. Lisäksi erilaisten käyttäjäryhmien erot voivat jäädä huomaamatta, mikäli hankinnan suunnittelija nojautuu ainoastaan omiin kokemuksiinsa. Käyttäjiltä voi saada tärkeää 6
POHDITTAVAA Mieti tarvetta, joka sinun organisaatiollasi on. Keiden pitäisi olla mukana hankinnan kehittämisessä ja mitä näkökulmia he voisivat siihen tuoda? Missä vaiheessa ja miten käyttäjiä voisi ottaa mukaan? 2 Huippuostajan muistilista Käyttäjien osallistamiseen löytyy monia menetelmiä, kuten työpajat, nettikyselyt, havainnointi ja haastattelu Palveluissa voidaan jättää tilaa asiakkaiden mahdollisuudelle tehdä yksilöllisiin tarpeisiin vastaavia valintoja. Muista pitää käyttäjät mukana läpi koko hankintaprosessin Käyttäjien mielipide voi vaikuttaa siihen, että löydetään uusi tapa käyttää palveluita. Käyttäjät ovat erilaisia ja he käyttävät palveluita ja ratkaisuja eri tavoin. Kun käyttäjiltä kysytään, saatuja vastauksia pitää hyödyntää käytännössä. On siis suunniteltava, miten käyttäjien näkemyksiä hyödynnetään aidosti osana varsinaista hankintaprosessia. 7
FIKSU HAKEE JA JAKAA TIETOA Yhteistyöstä hyötyvät kaikki Todellinen huippuostaja ei aktivoidu ainoastaan kilpailutuksen aikaan, vaan kerää koko ajan markkinatietoa ja seuraa, mihin ala kehittyy. Huippuostaja tunnistaa innovatiivisia ratkaisuja ja myös kartoittaa koko ajan, minkälaisia potentiaalisia palveluntarjoajia on olemassa ja käy heidän kanssaan jatkuvasti keskusteluja ymmärtääkseen itse paremmin tarjolla olevia vaihtoehtoja. Lisäksi hän informoi potentiaalisia yhteistyökumppaneita jatkuvasti omista tarpeistaan ja suunnitelmistaan. Paitsi, että huippuostaja pitää itsensä ajan hermoilla, fiksu hankkija ottaa tuotteiden ja palveluiden tarjoajat mukaan hankinnan suunnitteluun jo siinä vaiheessa, kun tarvetta määritellään. Tätä kutsutaan markkinavuoropuheluksi, jossa keskustelu on systemaattisempaa kuin aivan vapaamuotoisissa tapaamisissa, mutta kuitenkin vapaampaa kuin varsinaisessa kilpailutustilanteessa käytävät neuvottelut. Julkisen sektorin toimijoiden on hankintalain puitteissa mahdollista tehdä esimerkiksi formaaleja tietopyyntöjä tuleviin hankintoihin liittyen. Markkinavuoropuhelusta hyötyvät niin osaava organisaatio kuin tuotteita ja palveluita tarjoavat yrityksetkin. Hankinnan tarve saattaa kiteytyä paremmin tai määrittyä jopa aivan uudelleen, kun ymmärrys tarjolla olevista mahdollisuuksista lisääntyy. Tuotteita ja palveluita tarjoavat yritykset puolestaan ymmärtävät paremmin tilaajan tarpeen ja voivat halutessaan käyttää tietoa hyväksi omassa tuotekehittelyssään ja jopa keksiä aivan uusia bisnesideoita. Lisäksi markkinavuoropuhelu mahdollistaa sen, että palveluntarjoajille annetaan mahdollisuus ehdottaa omia ideoitaan tilaajalle. Huippuostaja käy keskusteluja riittävän monen toimijan kanssa joko yhdessä tai erikseen. Olennaista on, että keskustelu käydään avoimessa ja luottamuksellisessa hengessä. Kahdenkeskisissä keskusteluissa yritysten ei tarvitse pelätä kriittisen tiedon valuvan kilpailijoiden korviin. Huippuostaja voi pyytää yrityksiltä kommentteja jo ennen varsinaista tarjouskilpailua. Kommentteja voidaan pyytää muun muassa kilpailutuksen toteutustapaan liittyen, mikä puolestaan mahdollistaa parempien tarjouspyyntöjen laatimisen. KONKREETTISIA KEINOJA MARKKINAVUOROPUHELUUN Ryhmäkeskustelut Ryhmäkeskusteluihin kutsutaan useita palveluntarjoajia samaan aikaan, jolloin voi syntyä hedelmällistä, uudenlaista keskustelua ja enemmän uusia ideoita. Ryhmäkeskustelujen järjestäminen edellyttää sitä, että yritykset kokevat voivansa keskustella palveluntuotannon haasteista ja ratkaisuista avoimesti myös muiden yritysten kuullen. One to one -tapaamiset Mikäli yritykset eivät koe mahdolliseksi keskustelua, jossa on mukana myös kilpailevia yrityksiä, markkinavuoropuhelu kannattaa käydä tapaamalla kukin palveluntarjoaja yksitellen. Näin yrityksillä ei ole vaarana paljastaa ydinliiketoimintaansa liittyviä herkkiä asioita kilpailijoille, ja ne voivat edesauttaa hankinnan suunnittelua vapautuneesti. Systemaattiset työpajat ja klinikat Mikäli on kyse suuresta hankinnasta, jossa moni asia on vielä auki ja halutaan vasta kartoittaa ratkaisuja tunnistettuun tarpeeseen, voi olla järkevää pilkkoa vuoropuhelu useaksi eri työpajaksi. Kuhunkin työpajaan otetaan oma teema ja yrityksille kerrotaan etukäteen ongelma, johon niiden tulee työstää ratkaisu tai esimerkiksi kehittää kokonaan uusi tuote tai palvelu. Prosessi vaatii usein pitkää ja tiivistä sitoutumista, mikä mukaan tulevien yritysten on syytä tietää heti alussa. Koska prosessi on työläs yrityksille, ostavan organisaation on syytä miettiä hankintaa myös osallistuvien yritysten liiketoiminnan näkökulmasta ja luoda yrityksille aitoja markkinamahdollisuuksia prosessin aikana syntyville tuotteille ja palveluille. 8
POHDITTAVAA 1. Miten hyvin tunnet potentiaaliset palveluntarjoajat? Ketkä kannattaisi kutsua keskusteluun? 2. Mitä asioita voisit heiltä oppia? 3. Mitä tavoitteita yhteistyöllä voisi olla? 4. Mitä yritykset voisivat oppia tilaajan tarpeista? Mitä onnistunut markkinavuoropuhelu edellyttää Yritysyhteistyöhön on oltava vankka tahtotila 3 Uusille ideoille pitää olla avoin Sekä oman organisaation että palveluntarjoajien täytyy osallistua aktiivisesti. Markkinavuoropuhelua tulee käydä riittävän laajasti useiden palveluntarjoajan kanssa. Oman organisaation johdon tulee sitoutua sekä markkinavuoropuheluun että sen tulosten hyödyntämiseen. Markkinavuoropuhelulle on asetettava selkeät tavoitteet ja käydä sisäisesti keskustelua vuoropuhelun toteutustavasta. Kutsut markkinavuoropuheluun tulee esittää ajoissa ja riittävän monelle yritykselle. Mukaan tuleville yrityksille pitää toimittaa ajoissa kattava tietopaketti tarpeesta ja hankinnan kohteesta, jotta he voivat valmistautua keskusteluun. Keskusteluja voidaan pitää yhtenä tilaisuutena tai muutaman tilaisuuden sarjana, jolloin ajatuksia voi jatkokehittää tapaamisten välillä. 9
KILPAILUTUKSESTA TOIMITTAJASUHTEEN HALLINTAAN Huippuostaja hankkii toimenpiteiden ja tuotteiden sijaan avoimesti innovatiivisia ratkaisuja tarpeeseensa: hankintayksikkö etsii ratkaisuksi toivottuja lopputuloksia ja vaikutuksia tai vaikkapa palvelutasoa. Hankintaprosessin alussa hankittava ratkaisu saattaa olla jopa hämärän peitossa, mutta markkinoille annetaan mahdollisuus tarjota sellaisia innovatiivisia ratkaisuja, jotka eivät ole ilmeisiä tai joita ei ole vielä edes kehitetty valmiiksi tuotteiksi tai palveluiksi asti. Monessa organisaatiossa keskitytään edelleen liikaa kilpailutukseen ja sen toteuttamiseen, mikä on itse asiassa vain pieni osa varsinaista hankintaprosessia. Usein hankinnoissa keskitytään vain siihen, että hankittava tuote tai palvelu tuotantotapaa myöden pyritään määrittelemään tarkasti kilpailutusvaihetta varten. Tämä jättää hyvin vähän joustoa toimittajalle, mikä puolestaan estää uudenlaisten ja innovatiivisten toimintatapojen kehittämisen ja tarjoamisen. Huippuostajat sen sijaan huomioivat toiminnassaan koko hankintaprosessin ja laajentavat ajatteluaan ennen ja jälkeen kilpailutuksen tapahtuviin vaiheisiin, jotka ovat itse asiassa olennaisimpia myös hankinnan tekevän organisaation ja toimittajan välisen sopimuksen muodostamisen kannalta. Huippuostaja näkee hankinnan pitkän aikavälin prosessina, joka alkaa tarpeen täyttämisen edellyttämien tavoitteiden määrittelystä ja jatkuu hankintaprosessin kautta näiden tavoitteiden saavuttamisen seurannalla koko sopimuskauden ajan. Tässä kaiken a ja o on huippuostajan sekä toteuttajan välinen yhteistyö. Seuraavilla sivuilla esitellään erilaisia sopimusvaihtoehtoja, joita voidaan hyödyntää erilaisissa hankintaprosesseissa. Sopimusmallien tarkoitus on toki se, että sekä hankintayksikkö että toimittaja voittavat. Hankinnan suunnittelu Kilpailutus Toimittajasuhteen hallinta 10
ESIMERKKEJÄ SOPIMUSMALLEISTA 1 Palkkiomallit 2 Kannustemallit Palkkiomalleissa yhteisen sopimuksen ehdot ja palkkio on sidottu suoraan saavutettuihin tuloksiin. Ideana on se, että toimittajalla on vapaus muuttaa ja kehittää toimintaansa siten, että se vastaa huippuostajan tarpeeseen mahdollisimman hyvin, mutta omasta näkökulmastaan tehokkaasti ja tuloksellisesti. SUORITEHINNOITTELUMALLI Ratkaisun tuottajalle maksetaan kiinteä palkkio jokaista tuotosta tai yksikköä kohden. Hinnoittelu perustuu arvioon volyymitasosta, jonka huippuostaja ja toimittaja tekevät yhdessä. TULOSHINNOITTELUMALLI Huippuostaja ja toimittaja määrittelevät yhdessä halutun tuloksen tai vaikutuksen, jonka perusteella toimittajalle maksetaan palkkio. Tulos määritellään sen perusteella, mikä on tarjotun ratkaisun aiheuttama muutos, esimerkiksi tuotantoprosessin nopeutuminen. Kannustemalleissa huippuostajan ja toimittajan väliseen yhteistyösopimuksen osaksi rakennetaan kannustinjärjestelmä, joka on suoraan verrannollinen ratkaisun laadukkuuteen ja toiminnan tehokkuuteen. Nämä mallit sopivat sopimuksiin, joissa tuloksia ei pystytä määrittelemään niin yksiselitteisesti kuin palkkiomalleissa, sillä lopputulos saattaa näkyä esimerkiksi viiveellä. BONUS- JA SANKTIOMALLI Kun toimittaja ylittää ratkaisullaan yhdessä määritellyn tavoitetason, huippuostaja maksaa peruspalkkion lisäksi bonuksen. Mikäli tavoitetaso alitetaan, toimittaja maksaa huippuostajalle sanktion. KOKONAISHINTAMALLI Kokonaishintamallissa huippuostaja maksaa toimittajalle kiinteän hinnan loppukäyttäjän hoitamisesta koko yhdessä ennalta määritellyn ajanjakson ajalta riippumatta siitä, miten se käytännössä toteutetaan. 3 Suoritustasomallit 4 Elinkaarimalli Suoritustasomalleissa sopimuksessa määritelty palkkio on sidottu suoritustasoon eli siihen, miten ratkaisulle asetettu tavoite saavutetaan. Nämä sopimusmallit sopivat sellaisiin palveluhankintoihin, joissa palvelun taso voi vaihdella, mutta sillä on lopputuloksen kannalta suuri merkitys. VÄLITAVOITEMALLI Sopimuspalkkio on sidottu huippuostajan ja toimittajan yhteisesti määrittelemien välitavoitteiden saavuttamiseen. Palkkio pilkotaan osiin ja se maksetaan välitavoitteiden toteutumisen mukaan. Mallin hyödyntämisen edellytys on, että ratkaisun toteuttaminen voidaan jakaa osiin. Elinkaarimalli on tulosperusteista hankintaa selkeimmillään, sillä huippuostaja ja toimittaja sitoutuvat sopimukseen, jossa määritellään tarve ja ratkaisu tiettyyn pisteeseen saakka, mutta toimittajalla on vapaammat kädet toteuttaa se asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Tavoitteiden perusteella seurataan myös sitä, miten toiminnalliset vaatimukset täyttyvät. Elinkaarimallissa hankitaan kokonaisaratkaisu, joka kattaa esimerkiksi rakennuksen suunnittelun, rakentamisen ja kiinteistöpalvelut tietyn, usein varsin pitkän ajanjakson, ajaksi. Elinkaarimalli edellyttää tarkkaa toteutuksen suunnittelua ja arviointia, sillä vertailu eri palvelutarjoajien kesken tehdään pitkällä aikavälillä toteutuvan palvelun hinta- ja laatusuhteen perusteella. Sopimuksen ansiosta toimittaja voi kehittää toimintamallejaan jatkuvasti. Elinkaarimallia on hyödynnetty erityisesti esimerkiksi rakennus- ja liikenneinvestointeihin. 11 Lähde: Ramboll: Innovatiiviset hankinnat - hankintojen uudet toteutustavat, 2013
MITEN UUDET MALLIT TOIMIVAT KÄYTÄNNÖSSÄ? Case Palvelutalo Case Tanska Suoritehinnoittelun monet puolet Palvelutalossa tarvittavia palveluja hankkiessaan hankintayksikkö voi hyödyntää suoritehinnoittelua monessa muodossa. Kun hankintayksikkö ja toimittaja määrittelivät yhdessä yhtä suoritetta kuvaavan mittayksikön, toimittajan vastuulle jäi toimia tämän määrittelyn mukaisesti. Palvelutaloissa hyödynnettäviä mittayksiköitä voivat olla esimerkiksi yksi ateria, yksi tunti työntekijän työaikaa, yksisuuntainen matka yhdeltä henkilöltä tai vaikkapa yksi konsultointipyyntö. Huippuostaja määritteli mittayksikön fiksusti yhdessä palveluntarjoajan kanssa todellinen tarve täyttyi. Tuloshinnoittelumalli kielikoulutuksessa Kielikoulutusta hankkiva julkinen sektori ja kielikoulutuksia tarjoava yritys tekivät tuloshinnoittelumalliin perustuvan sopimuksen maahanmuuttajien kielikoulutusten toteuttamisesta. Tällöin kielikoulutuksen hinta sidottiin koulutuksen tuloksiin niin, että koulutuksen tarjoaja sai puolet jokaisen osallistujan kokonaishinnasta koulutuksen alkaessa ja loppusumman sitten, kun osallistuja on läpäissyt koulutuksen lopussa riittävän kielitaidon edellyttävän kielitestin. Tuloshinnoittelumallin hyödyntämisen tuloksena koulutukset ovat tehostuneet ja kielitestin läpäisyyn tarvittavan koulutuksen kesto on lyhentynyt. Case Jyväskylä Case Työllistyminen Bonus- ja sanktiomalli energian hankinnassa Kaupunkiin rakennettavalle uudelle koululle ja päiväkodille asetettiin elinkaarimallihanke kunnianhimoiset energiatavoitteet, jotka määriteltiin hankintayksikön ja energiapalveluntuottajan välisessä avoimessa neuvottelussa reiluiksi molemmille osapuolille. Energiakustannuksille sovittiin kokonaiskustannuksen taso, jonka ylittämisestä syntyvistä kustannuksista vastaa energiapalveluntuottaja. Mikäli taas yhteinen tavoitetaso alitetaan ja saadaan aikaan kustannussäästöjä, ne jaetaan palveluja ostavan kaupungin ja energiapalveluntuottajan kesken sovitun mukaisesti. Kun huippuostaja on asialla, molemmat osapuolet voittavat. Välitavoitemallissa jokainen vaihe on tärkeä Kaupunkiorganisaatio ja palveluntarjoaja määrittelivät yhdessä pitkäaikaistyöttömän työllistämiseen vaaditun prosessin, joka mallinnettiin sopivan tarkasti. Tämän jälkeen toimittaja sitoutui toteuttamaan eri vaiheet sovitun mukaisesti. Hankintayksikkö puolestaan maksoi toteutuman mukaan. Pitkäaikaistyöttömän työllistymisen välitavoitteita voivat olla vaikkapa työkyvyn kartoitus, kouluttaminen, sijoittautuminen työhön, koeajan selvittäminen ja viimeisenä vaiheena työn pitäminen esimerkiksi 12 kuukauden ajan. Huippuostaja pitää aina huolen siitä, että loppukäyttäjän tarve ratkaistaan parhaalla mahdollisella tavalla. 12 Lähde: Ramboll: Innovatiiviset hankinnat - hankintojen uudet toteutustavat, 2013
POHDITTAVAA Millaisia sopimusmalleja ja kannustimia hankinnassasi voitaisiin käyttää, jotta tuloksena olisi huipputulokseen johtava hankinta? Mieti erilaisten sopimusmallien soveltuvuutta omaan hankintaasi. 4 ONNISTUMISTA OHJATAAN YHDESSÄ Uudenlaisten sopimusmallien hyödyntäminen edellyttää, että palvelua seurataan ja mitataan tarkemmin. Osapuolten välinen yhteistyö on tiivistä. Jotta huippuostajan ja toimittajan välinen yhteistyö palvelisi molempia osapuolia parhaalla mahdollisella tavalla, sille on määriteltävä tarkasti tavoitteet ja se, miten niitä seurataan. Vain siten, tuloksia voidaan arvioida ja eri sopimusvaihtoehtoja voidaan oikeasti hyödyntää. Tavoitteiden saavuttamisen seurantaan voidaan kehittää erilaisia tulosperusteisia mittareita, jotka voivat olla niin määrällisiä kuin laadullisiakin. Yhteistyötä määrittelevien tavoitteiden ja niiden saavuttamisen seurannan kehittäminen edellyttää huippuostajan ja toimittajan välistä avointa yhteistyötä, sillä sen kehittämiseen tarvitaan riittävää tietoa ratkaisun toteutuksesta. Tavoitteet ja seuranta saattavat tarkentua hankinta- ja toteutusprosessin edetessä, mutta tulosperustaisen hankinnan edellytys on se, että tavoitteet määritellään heti hankintaprosessin alussa. Näitä tavoitteita seurataan eri mittarein ja tarvittaessa niitä päivitetään hankintaprosessin edetessä. Myös mittareiden seuraaminen edellyttää tiivistä hankintayksikön ja toimittajan yhteistyötä, sillä hankintayksiköllä on oltava käytössään riittävästi seurantatietoa. Toteutuksen seuraaminen ja mittaaminen vaatii siis resursseja sekä huippuostajalta että toimittajalta. Edelleen usein käy niin, että hankintasopimukseen määritellään tavoitteet ja mittarit, mutta kun hankinnassa on päästy toteutusvaiheeseen, mittareiden seuranta unohtuu. Huippuostaja pitää huolen siitä, että hänelle tarjottu ratkaisu vastaa laadukkaasti siihen, mitä tarvitaan. Mittarit valitaan aina hankinnan mukaan Esimerkit havainnollistavat, mitä kaikkea voikaan mitata Käyttäjätyytyväisyys ja sen parantaminen Ajalliset tavoitteet kuinka nopeasti palvelun eri osat tuotetaan Laatutaso esimerkiksi puhtaustaso tai huonelämpötila Vasteajat aika, jossa palvelupyyntö toteutetaan Kiinteistöissä esimerkiksi energian ja veden kulutus 13
KASVUYRITYKSET KIITTÄVÄT Huippuostaja on kasvuyritykselle paras mahdollinen asiakas, sillä huippuostaja etsii rohkeasti uudenlaisia ratkaisuja ja luo näin samalla markkinoita uusille innovaatioille. Avoimesti uudenlaisiin ratkaisuihin suhtautuva organisaatio voikin vauhdittaa merkittävästi kasvuyritysten kehittymistä. Huippuostajien fiksuilla, innovatiivisilla hankinnoilla on olennainen vaikutus suomalaisten kasvuyritysten kilpailukyvyn kasvuun ja sitä kautta suomalaisten menestystarinoiden syntymiseen. Miten kasvuyritykset hyötyvät? Referenssit Ensimmäinen asiakastoimitus on mainio referenssi kasvuyritysten tuleville, uusille asiakkaille. Parhaimmillaan se voi toimia jopa ponnahduslautana kansainvälisille markkinoille. Ensimmäinen asiakastoimitus voi myös osaltaan auttaa kokonaan uudenlaisen markkinan syntymistä. Tarpeen parempi ymmärtäminen Keskustelut kasvuyrityksen ja fiksusti hankkivan organisaation välillä auttavat yritystä ymmärtämään asiakkaan ja loppukäyttäjän todellisia tarpeita syvällisesti. Lisäksi yhteistyö lisää kasvuyrityksen ymmärrystä siitä, miten niiden omat ratkaisut soveltuvat erilaisiin tarpeisiin. Uudet yhteistyökumppanuudet Huippuostajalla voi olla tarve, jonka ratkaisee useampi yritys yhteistyössä. Tällöin yritykset voivat saada paitsi uusia kumppanuuksia, myös uusia ideoita yhteistyöhön. Parhaimmillaan fiksun hankintaprosessin myötä syntyneet kontaktit voivat johtaa aivan uudenlaisiin liiketoimintamahdollisuuksiin. Vauhtia ja vaikuttavuutta tuotekehitykseen Kun huippuostaja etsii tarkasti määritellyn tuotteen tai palvelun sijaan ennakkoluulottomasti uudenlaisia ratkaisuja tarpeeseen, se toimii erinomaisena kannustimena kasvuyrityksen omaan tuotekehitykseen. Parhaimmillaan fiksun hankinnan myötä syntyneelle tuotteelle tai palvelulle riittää kysyntää laajemminkin. Kasvuyritysten kommentteja Referenssit ovat tärkeitä yrityksille uusien toimijoiden tai kokonaan uusien tuotekonseptien markkinoille saamiseksi. Referenssit ovat nimittäin sekä toimittajalle että ostajalle tae siitä, että uusi konsepti on mahdollinen ja toimittajalla on tarvittavat resurssit sen toteuttamiseen. Fidelix Oy, toimitusjohtaja Jussi Rantanen Olen kokemuksesta huomannut, että jo yhden vaativan ja ennakkoluulottoman asiakkaan rakennushanke pystyy kehittämään koko yrityksen toimintaa enemmän kuin monen vuoden aikana toteutetut tavalliset hankkeet yhteensä. Lisäksi asiakas pystyy saamaan aivan ainutlaatuisia tuloksia, jotka vaikuttavat positiivisesti asiakkaan liiketoimintaan. Innovatiivisilla hankinnoilla pystymme vipuamaan yhteiskuntaamme parempia rakennushankkeita ja kehittämään samalla suomalaisia yrityksiä. Tämä on kansallisesti merkittävää. Fira Oy, toimitusjohtaja Jussi Aho 14
OLETKO KASVUYRITTÄJÄN ASIALLA? Huippuostaja on paitsi omalla asiallaan, mutta myös uudenlaisia ratkaisuja tarjoavan kasvuyrittäjän asialla. Ideaalitapauksessa fiksusta hankinnasta hyötyvät sitä tarjoava yritys ja jopa koko alueellinen elinkeinoelämä. Huippuostaja voi siis saada hankinnallaan suuren pyörän pyörimään. Kasvuyrittäjän ei kuitenkaan kannata tarjota innovatiivisiä ratkaisuja, ellei niitä ole mahdollista levittää laajemmille markkinoille. Yksittäinen hankinta ei riitä. Siksi tilaajan kannattaa arvioida hankintaa myös yrityksen näkökulmasta. Yksi tapa tähän arviointiin on Tekesin hyödyntämän NABC-mallin (need, approach, benefit ja competition) käyttäminen, jonka avulla voidaan arvioida innovaatioiden kaupallisia mahdollisuuksia. Nyt on aika hypätä hetkeksi innovatiivisen kasvuyrittäjän saappaisiin ja tarkastella omaa hanketta hieman laajemmasta näkökulmasta. Miten suuri potentiaali huippuostajan hankinnassa piilee? Pohdi alla olevia kysymyksiä ja käy läpi suunnittelemasi hankinnan yritysnäkökulma NABC-mallin avulla Minkälaisia uusia markkinoita hankintasi voisi synnyttää? Ketkä muut voisivat tarvita sitä ratkaisua, jota olet hankkimassa? Tarve (need) Ratkaisu (approach) Miten tarve on tunnistettu? Keitä ovat potentiaaliset yhteistyökumppanit? Kuinka iso potentiaalinen markkina on? Kuinka tarve ratkaistaan? Miten ratkaisu toimii käytännössä? Mikä on ansaintamalli? Hyöty suhteessa kustannuksiin (benefit) Kilpailutilanne (competition) Mikä on hinta suhteessa kustannuksiin? Mikä on arvo suhteessa hintaan? Miten ratkaisun toteuttaminen rahoitetaan? Miksi ratkaisu on parempi kuin muut? Mikä on kilpailutilanne? Miksi me? 15
HANKINTA KÄYNTIIN? ON AIKA KÄÄRIÄ HIHAT Jotta organisaation tekeminen saadaan kulkemaan oikeaan suuntaan ja hankintaprosessista löytyy punainen lanka, ennen varsinaista innovatiivista hankintaprosessia kannattaa pysähtyä hetkeksi ja laatia projektisuunnitelma koko innovatiivsen hankinnan suunnitteluprojektille. Uudenlaisen ja innovatiivisen hankinnan toteuttaminen edellyttää perinteistä hankintaa tarkempaa suunnittelua ja miettimistä. Hyvässä projektisuunnitelmassa määritellään se, mitä projekti tarvitsee onnistukseen. Sen avulla projektin suunta pysyy selkeänä kaikille toimijoille ja projektin etenemistä on helppo seurata. Projektisuunnitelman tulee muodostua ainakin seuraavista palasista: Tavoite = mitä hankinnalla halutaan saada aikaiseksi Toteutus - Organisointi - Resurssit - Osatehtävät - Työmäärä tehtävittäin Tulosten hyödyntäminen organisaation sisällä ja laajemmin sen ulkopuolella Vaikutukset markkinoiden ja toimittaja-yritysten kehittymiseen! Mikäli hankkeelle haetaan Tekes-rahoitusta, projektisuunnitelma on osa rahoitushakemusta. Tekesin projektisuunnitelmapohja löytyy osoitteesta www.tekes.fi 16
Huippuostajat-ohjelma on innovatiivisen hankinnan asialla Huippuostajat-ohjelman avulla luodaan markkinoita suomalaisten pk-yritysten uusille tuotteille ja palveluille. Ohjelmalla halutaan auttaa sekä julkista että yksityistä sektoria näkemään hankintojen merkitys toiminnan ja palvelujen kehittämiselle sekä nostamaan hankintaosaamisensa uudelle tasolle. Huippuostajien määrää ja osaamistasoa nostamalla Suomeen voi syntyä markkinoita uusille innovaatioille, joilla on myös kansainvälistä kysyntää. Ohjelmalla pyritään edistämään sitä, että hankintayksiköiden innovatiivinen kysyntä ja suomalaisten yritysten tarjonta kohtaisivat ja osapuolet tekisivät tiiviimpää yhteistyötä. Ohjelmassa panostetaan erityisesti sellaisiin toimialoihin, joissa julkisella sektorilla tai tietyillä yrityksillä on suuri vaikutus markkinoiden kehittymiseen. Näitä toimialoja ovat esimerkiksi energia ja ympäristö, vesi, rakennettu ympäristö, turvallisuus, logistiikka ja sosiaali- ja terveyspalvelut sekä erityisesti näiden rajapinnat. Ohjelmassa halutaan tunnistaa huippuostajia eri toimialoilta ja kannustaa heitä toteuttamaan innovaatioita edistäviä hankintoja. Kyllikinportti 2, Länsi-Pasila PL 69, 00101 Helsinki Vaihde: 029 50 55000 www.tekes.fi Lisätietoja Huippuostajat-ohjelmasta: www.tekes.fi/huippuostajat Hankinta Lokakuu 2013 Paino: Markprint Oy Taitto: Viestintätoimisto Ellun Kanat Kuvat: Viestintätoimisto Ellun Kanat