Uusi strategia tarvitsee uudistetun johtamisjärjestelmän Talent Vectia johtamisjärjestelmäselvitys 13.06.2013 Arto Smolander & Sonja Tanskanen
Yritysten näkemys johtamisjärjestelmänsä toimivuudesta Talent Vectia kartoitti johtamisjärjestelmien toimivuutta suomalaisten yritysten keskuudessa keväällä 2013. Selvityksen tavoitteena oli koota tietoa ja näkemyksiä siitä, miten yritysjohto kokee johtamisjärjestelmän tukevan yrityksiä strategian toteuttamisessa ja organisaation uudistumisessa. Selvitys toteutettiin sähköisesti. Kohderyhmään oli valittu yrityksistä toimitusjohtajat ja johtoryhmän jäsenistä strategia- ja henkilöstöjohtoa. Selvityksellä haettiin vastauksia ja näkemyksiä seuraaviin osa-alueisiin: Johtamisjärjestelmien nykytilanne Johtamisjärjestelmän tuki strategian toteutuksessa ja organisaation uusiutumisessa Johtamisjärjestelmien keskeisimmät kehityskohteet Selvitykseen osallistui 39 yritystä. Yhteenveto vastaajayritysten taustatiedoista on selvityksen liitteenä. Ohjausmalli Rakenne ja organisoituminen Johtamisen roolit ja foorumit Strategia Johtamisjärjestelmä Talent Vectia: johtamisjärjestelmän viitekehys Johtamisjärjestelmä lyhyesti: Johtamisen prosessit Johtamisen työkalut Johtamisen vuosikello Johtamisen periaatteet ja pelisäännöt Kulttuuri ja arvot Konkretisoi strategiset painopisteet, tavoitteet ja toimenpiteet. Samanaikaisesti sekä edistää että ohjaa toimimaan strategian mukaisesti. Heijastaa vahvasti organisaation kulttuuria ja arvoja. Keskeiset rakenne-elementit: yrityksen ohjausmalli, organisoitumisen malli ja rakenne, johtamisen prosessit ja vuosikello sekä yhdessä sovitut johtamisen periaatteet ja pelisäännöt. Talent Vectia 2
Yritysten johtamisjärjestelmien hyvät uutiset ja selvät haasteet Selvitys nosti esille selkeän kaksijakoisuuden: Yritysten johtamisjärjestelmistä löytyy nykytilanteessa sekä hyviä uutisia että selviä haasteita. Hyvien uutisten ytimessä on vahva perusta: Yrityksistä 80 prosenttia on määrittänyt johtamisjärjestelmänsä keskeiset osiot, johon kuuluvat: organisaatioyksiköiden vastuut ja tehtävät johtajien ja esimiesten roolit ja vastuut johtamisen foorumien vastuut sekä johtamisen yhteiset työvälineet ja vuosikello. Hyvä uutinen Yritykset ovat määritelleet johtamisjärjestelmänsä Lisäksi noin 80 prosenttia yrityksistä on päivittänyt johtamisjärjestelmänsä strategian mukaiset johdettavat asiat ja niiden keskinäisen tärkeysjärjestyksen. Yritykset tunnistivat samanaikaisesti myös haasteita omissa johtamisjärjestelmissään. Haasteet ovat jaettavissa kahteen ryhmään: 1. sisältöön liittyvät haasteet 2. käyttöön liittyvät haasteet Johtamisjärjestelmän sisältöhaasteista yleisin on kokemus siitä, että tietojärjestelmät tukevat strategian toteutusta ja liiketoiminnan uudistumista vain osittain. Vastaajista jopa puolet oli tätä mieltä. Lukumääräisesti useampi haaste liittyi suoraan johtamisjärjestelmien käyttöön. Haasteiksi tunnistettiin sekä johtoryhmän työskentelytavat että osaaminen suhteessa strategian edellyttämään tasoon. Selvä haaste Johtamisjärjestelmät eivät täytä tehtäväänsä Talent Vectia 3
Selkeä haaste yli kolmasosassa yrityksiä on se, ettei niissä noudateta kattavasti yhteisesti linjattuja johtamisen prioriteetteja eikä pelisääntöjä, eikä yhteisiä johtamisen työvälineitä ja vuosikelloa. Tapauskohtaisesti on arvioitava, onko perussyynä huonoon käyttöasteeseen yleinen kurittomuus noudattaa yhteisiä työvälineitä vai yleisesti työvälineiden ja johtamisjärjestelmän toimimattomuus käytännössä. Johtopäätöksemme: johtamisjärjestelmät eivät täytä tehtäväänsä Yksi tehokkaimpia tapoja estää strategian toteutuminen on se, ettei arjen toiminnassa mikään ohjaa tavoitteisiin eikä sitouta strategiaan. Johtamisjärjestelmän keskeinen tehtävä on ohjata organisaatiota tavoitteiden saavuttamiseen ja samalla varmistaa strategiaan sitoutuminen. Puolikuntoinen johtamisjärjestelmä ei riitä Tuloksia saadaan aikaan, kun johtamisjärjestelmä päivitetään uuden strategian mukaiseksi ja samalla huolehditaan järjestelmän käytön kattavuudesta. JOHTAMISJÄRJESTELMÄ SELVITYKSEN VAHVUUDET JA HAASTEET: Vahvuudet Noin 80 % yrityksistä on määritellyt johtamisjärjestelmän keskeiset alueet: organisaatioyksiköiden johtajien ja esimiesten vastuut ja roolit, johtamisen foorumit, johtamisen työvälineet ja vuosikellon. Noin 80 % yrityksistä on määritellyt strategian mukaisesti keskeiset johdettavat asiat sekä niiden keskinäisen tärkeysjärjestyksen. 80 % yrityksistä on päivittänyt organisaatiorakenteen, johtajien vastuut ja tehtävät strategian mukaiseksi. 80 % yrityksistä kokee onnistuneensa strategian toteutuksessa vähintään tärkeimmillä alueilla viimeisen kolmen vuoden aikana. 80 % yrityksistä voi määrittää tulosmittarit myös toimintokohtaisesti tukemaan uudistumista. Haasteet 50 % yrityksistä on tunnistanut, että tietojärjestelmät ja johtaminen tukevat vain osittain strategian toteutusta ja liiketoiminnan uudistumista. 40 % yrityksistä on tunnistanut, että johtoryhmän työskentelytavat ja osaaminen vastaavat strategian tarpeita vain osittain. Lähes 40 % yrityksistä ei noudata kattavasti yhteisesti linjattuja johtamisen tärkeysjärjestystä eikä pelisääntöjä. Lähes 30 % yrityksissä ei noudateta kattavasti yhteisiä johtamisen työvälineitä ja vuosikelloa. Lähes 30 % yrityksiä ei ole määritellyt johtamisen periaatteita kattavasti eikä arvoja ole konkretisoitu tekemiseksi. Talent Vectia 4
Yrityksiä erottavat piirteet Selvitys antoi mahdollisuuden analysoida: Miten hyvin strategiassaan onnistuneet yritykset eroavat strategiassaan heikosti onnistuneista yrityksistä.* Havainto 1: strategiassa onnistumista voidaan vahvistaa panostamalla organisaation rakenteeseen ja henkilöstön palkitsemiseen. Vastaavasti analysoitiin: Miten eroavat uudistumiskykyiset yritykset niistä yrityksistä, jotka eivät pidä itseään uudistumiskykyisinä.* Havainto 2: Uudistumiskykyisyyttä tuetaan oikein kohdistetuilla mittareilla ja palkitsemisella. Olennaista on saada sekä mittareihin että palkitsemiseen uudistumisen suunnan edellyttämät muutokset. Havainto 3: arvojen noudattaminen on molemmissa analyyseissä menestyviä yrityksiä erottava tekijä. Vastauksista analysoitiin myös eroja matriisi- ja linjaorganisaatioiden välillä. Havainto 4: Asiat, joiden koetaan toimivan linjaorganisaatioissa paremmin kuin matriisiorganisaatioissa: arvojen mukainen johtaminen kyky uusiutua toimintaympäristön muuttuessa johtamisjärjestelmä toimii yrityksen uudistumisen tukena Strategiassa hyvin onnistuneet yritykset eroavat strategiassaan heikosti onnistuneista yrityksistä, koska organisaatiorakenne on strategian painopisteiden mukainen henkilöstöä palkitaan strategian mukaisesti johtamisjärjestelmä on dynaaminen ja muunneltavissa arvot on konkretisoitu tärkeimpiin johtamistilanteisiin johtamisen tärkeysjärjestystä noudatetaan yhdenmukaisesti arvoja noudatetaan yhdenmukaisesti Uudistumiskykyisenä itseään pitävät yritykset eroavat muista yrityksistä, koska liiketoiminnan keskeiset tulosmittarit ovat strategian mukaiset liiketoiminnan uudistaminen vaikuttaa henkilöstön palkitsemiseen liiketoiminnan keskeisiä tulosmittareita voidaan muuttaa toimintokohtaisesti tukemaan uudistumista johtamisen yhteiset periaatteet ja pelisäännöt tukevat liiketoiminnan uudistamista johtamisessa noudatetaan yhdenmukaisesti arvoja *) Perustuu yritysten omaan arvioon. Talent Vectia 5
Yrityksillä on halu parantaa reagointikykyä toimintaympäristön muutoksiin Selvityksessä nousivat esille seuraavat johtamisjärjestelmien kehittämisen painopistealueet: 1. Kyky reagoida toimintaympäristön muutoksiin 2. Johtoryhmätyöskentely 3. Organisaation kyvykkyyksien kehittäminen 4. Ajanmukainen asiakkaan näkökulman seuranta 5. Strategian toteuttamisen systemaattinen seuranta 6. Palkitseminen Vastauksissa heijastuu sekä yritysten tuntemus järjestelmänsä nykytilanteesta että uusien toiminnallisuuksien tarve. Yhä useammin johtamisjärjestelmiin halutaan sisällyttää liiketoiminnan uudistumista ja muutosten ennakointia tukevia toiminnallisuuksia. Näiden avulla yritykset parantavat ensiksi kykyä reagoida nopeammin jo meneillään oleviin muutoksiin. Hyvän johtamisjärjestelmän neljä erottavaa tekijää Selvityksen perusteella tunnistimme hyvän johtamisjärjestelmän neljä erottavaa tekijää. 1. Johtamisjärjestelmässä on sellaisia piirteitä, joiden kautta saadaan toimintaympäristön muutoksista tietoa päätöksentekoon ja johtamiseen. 2. Yrityksessä on huolehdittu, että johtamisen työvälineet tukevat aidosti vallitsevaa strategiaa. 3. Yrityksessä on varmistettu, että johtamisjärjestelmä ja johtamisen pelisäännöt ovat kattavasti ja yhden mukaisesti käytössä. 4. Johtoryhmä toteuttaa strategiaa yhtenäisesti ja tavoitteellisesti. 1. Johtamisjärjestelmä on viritetty tunnistamaan toimintaympäristön muuttuminen 4. Johtoryhmän työskentelyllä on selkeä yrityksen uudistamista tukeva tavoite ja tekemisen fokus HYVÄ JOHTAMIS- JÄRJESTELMÄ 2. Johtamisen työvälineet on päivitetty tukemaan vallitsevan strategian toteutusta 3. Johtamisen yhteiset pelisäännöt ovat ajanmukaiset ja kattavasti jokapäiväisessä käytössä Talent Vectia 6
Selvityksen liiteosio Vastaajien taustatietoja Talent Vectia 7
Talent Vectia Uudistamisen kumppani Tuloksellinen. Saamme aikaan mitattavia tuloksia toiminnan uudistamisessa Osallistava. Työskentelytapamme on innovatiivinen ja käytännönläheinen Näkemyksellinen. Yhdistämme käytännön kokemuksen soveltavaan tutkimukseen 4 faktaa Talent Vectiasta 1 2 3 4 Liikkeenjohdon konsultointi- ja valmennusyritys, joka auttaa asiakkaitaan uudistumaan. Asiakkaina Suomen suurimpia yrityksiä ja julkisen sektorin organisaatioita. Suomen paras esimiesten valmentaja.* 120 asiantuntijaa. Aktiivisesti toimivien perustajien ja partnerien omistama. * Add Value 2012 8
Kiteyttäen, jos vanha johtamisjärjestelmä ja uusi strategia ovat törmäyskurssilla, uusi strategia on se, joka häviää. Johtamisjärjestelmä on siten nopeasti saatava tukemaan uutta strategiaa. Ajanmukaistamme johtamisjärjestelmänne tukemaan nykyistä strategiaa ja liiketoiminnan uudistumista. Ota yhteyttä. Keskustellaan lisää: Arto Smolander, puh: 040 833 8050; arto.smolander@talentvectia.com Sonja Tanskanen, puh: 040 352 329; sonja.tanskanen@talentvectia.com Talent Vectia 9