Marjo Nykänen 17.11.2008. TOIMENPIDESUUNNITELMA AUDITOINNIN KEHITTÄMISSUOSITUSTEN TOTEUTTAMISEKSI TEUTTAMISEKSI VUOSINA 2006-2008 2008 Raportti toimenpidesuunnitelman toteutumisesta TAUSTAA Mikkelin ammattikorkeakoulun (MAMK) laadunvarmistusjärjestelmä auditoitiin syksyllä 2005, varsinainen auditointivierailu toteutettiin 30.11. - 2.12.2005. Korkeakoulujen arviointineuvoston (KKA) päätti auditointiryhmän esityksen mukaisesti 10.2.2006, että MAMK täyttää laadunvarmistusjärjestelmän kokonaisuudelle ja perustehtävien laadunvarmistukselle asetettavat vaatimukset. Auditointiryhmän mielestä Mikkelin ammattikorkeakoulun laatujärjestelmä koostuu monipuolisista arviointi- ja palautetyökaluista ja järjestelmää on kehitetty pitkäjänteisesti. Laadunvarmistuksen dokumentointi on kattavaa, selkeää ja hyvin henkilöstön ja opiskelijoiden saatavilla. Opetussuunnitelmaprosessi, palautejärjestelmä ja opintojen ohjauksen järjestelyt ovat kehittyneet ja niitä kehitetään jatkuvasti. Auditointiryhmä piti erinomaisena sisäisenä palveluna tapaa, jolla MAMKissa tehtyjen laatukyselyjen tulokset tiivistetään yhteenvedoiksi ja toimitetaan laitosten johtajille ja laatuvastaaville sekä julkaistaan opiskelijoiden ja henkilöstön sisäisillä verkkosivuilla. Palautteiden käsittely ja hyödyntäminen on ohjeistettu kattavasti, mikä varmentaa tiedon keruun ja käsittelyn luotettavuutta eri laitoksissa ja yksiköissä. Kiitosta saivat liiketalouden laitoksella tehdyt prosessikuvaukset, jotka tukevat mm. opintojen ja opinnäytetyön ohjausta sekä opintojen etenemisen seurantaa. Esille nostettiin myös terveysalan pitkälle edennyt harjoittelun laadunvarmistus. Projektien laadunvarmistuksen apuna koko ammattikorkeakoulussa käytössä oleva projektiohje sai myös kiitosta. Auditointiryhmä suosittelee, että projektiohjeen lisäksi ammattikorkeakoulussa otettaisiin käyttöön myös muita T&K-toiminnan laadunvarmistuksen menetelmiä, joita tällä hetkellä käytetään pääasiassa YTI-tutkimuskeskuksessa. Kehittämissuosituksia auditointiryhmä listasi seuraavasti: EFQM- itsearvioinnin ja johdon katselmusten tehtävää ja käyttöä laatujärjestelmässä tulisi selkeyttää Ylimmän johdon tulisi tehostaa tiedottamista palautteen perusteella käynnistetyistä kehittämistoimista. Erityisen tärkeää tämä on, jotta voidaan turvata laatujärjestelmän kehittyminen organisaatiouudistuksen jälkeen. Laitos- ja yksikkötasolle tulisi luoda yhtenäinen rakenne, ohjeistot ja menettelytavat, joilla ne raportoivat arviointi- ja palautetiedon perusteella tehtävät systemaattiset kehittämistoimet johdolle ja omalle henkilöstölleen.
MAMKissa olisi kiinnitettävä huomiota horisontaaliseen tiedonkulkuun, jotta laatujärjestelmän avulla saadun tiedon ja eri laitosten ja yksiköiden välisten hyvien käytänteiden hyödyntäminen olisi mahdollisimman tehokasta. Laatujärjestelmän vastuut tulisi dokumentoida selkeämmin erityisesti henkilöstön, opiskelijoiden ja Mikkelin ammattikorkeakoulun opiskelijakunnan MAMOKin osalta. Vastuita määriteltäessä tulisi myös ratkaista, miten henkilöstön ja opiskelijoiden sitoutumista laatujärjestelmään kehittämiseen ja soveltamiseen vahvistetaan. Laadullisen arviointitiedon keruuta pedagogisen toiminnan ja oppimisen laadusta tulisi tehostaa luomalla esimerkiksi opiskelijapalautekeskusteluille systemaattiset menettelyt. Pedagogista koulutustarjontaa kannattaisi kehittää pedagogisen strategian toteutumista tukien. Sidosryhmä- ja alumnipalautteen keruuta tulisi tehostaa. Tutkimus- ja kehittämistoiminnan ulkoinen arviointi kannattaisi suunnitella ja toteuttaa säännöllisesti 5-8 vuoden välein. Ammattikorkeakoulun on jatkossa syytä arvioida laatujärjestelmän volyymiä ja arviointiprosesseista saatua hyötyä erityisesti henkilöstön voimavarojen riittävyyden kannalta. Annetut kehittämissuositukset tulee toteuttaa ennen seuraavaa auditointia, joka on kuuden vuoden kuluttua. MAMKin hallituksen käsittelyssä 24.3.2006 todettiin, että ammattikorkeakoulun toiminnan kannalta kehittämissuositukset kannattaa kuitenkin toteuttaa huomattavasti nopeammin. Hallitus velvoittikin ammattikorkeakoulun johtoryhmän ja laatuorganisaation toteuttamaan kehittämissuositukset jo vuosina 2006-2008. Keväällä 2006 laadittiin toimenpidesuunnitelma auditoinnin osoittamien kehittämiskohteiden parantamiseksi. Tässä raportissa arvioidaan edellä mainitun toimenpidesuunnitelman toteutumista. Samalla laaditaan alustavasti uusi toimenpidesuunnitelma vuosille 2009-2011 ajoittuvalle kehittämiselle. TOIMENPIDESUUNNITELMAN LAATIMINEN JA TOTEUTUMISEN ARVIOINTI Lehtorit Ulla Keto ja Rauni Väätämöinen laativat Korkeakoulujen laadunvarmistuskoulutuksen kehittämistyönään toimenpidesuunnitelman (Liite 1) auditoinnin osoittamien kehittämiskohteiden parantamiseksi. Kehittämistoimenpiteet on suunnitelmassa jaettu kahdeksaan kohtaan: 1. Laadunvarmistusjärjestelmään liittyvä dokumentaatio 2. Laitosten ja yksiköiden laadunvarmistuksen yhtenäistäminen ja viestinnän tehostaminen 3. Tutkimus- ja kehittämistoiminnan laadunvarmistuksen kehittäminen ja yhtenäistäminen 4. Tuki- ja palvelutoiminnan laadunvarmistuksen kehittäminen 5. Nykyisten laatukyselyjen ja mittareiden arviointi, priorisointi, karsinta ja täydentäminen 6. Opiskelijoiden ja MAMOKin roolin uudistaminen laadunvarmistuksessa 7. Laadunvarmistusjärjestelmän käytön suunnittelu ja kehittäminen (EFQM, BSC, ISO, johdon katselmus) 8. MAMKin johdon ja koulutustiimin toimenpiteitä vaativat kehittämisaloitteet 2
Jokaisen kehittämiskohteen osalta kirjattiin muistiin auditointiraportin kehittämissuositukset. Kaikille kohdille laadittiin tarkempi kolmelle vuodelle ajoittuva suunnitelma, jonka toimenpiteet vastuutettiin. Suunnitelmaan on toiminnan myötä merkitty toimenpiteiden tilanne ja dokumentointi. Toimenpide 1 Kevät 2006 Toimenpide 2 Syksy 2006 kevät 2008 Syksy 2008 Toimenpide 1 Vastuut/ Yhteistyökumppanit Vastuuhenkilö tai -tiimi Tilanne/ Dokumentointi OK!, kun asia on hoidettu Dokumentointitapa Kuvio 1 Toimenpidesuunnitelman rakenne Suunnitelman toteutumista on seurattu laatu- ja arviointitiimissä, johtoryhmässä sekä AMK-hallituksessa laatupäällikön raporttien avulla kaksi kertaa vuodessa. Joulukuussa 2008 laatupäällikkö esittää AMK-hallitukselle loppuraportin toimenpidesuunnitelman toteutumisesta. Toteutumista ovat arvioineet kehitysjohtaja, laatupäällikkö, laatuvastaavat ja johtoryhmä. Laatupäällikkö on laatinut arviointien avulla raportin, jossa kuvataan suoritetut toimenpiteet ja arvioidaan tavoitteiden saavuttamista. Rinnakkain toimenpidesuunnitelman toteutumisen arvioinnin kanssa on laadittu uutta toimenpideohjelmaa vuosille 2009-2011. Seuraavassa arvioidaan kehittämiskohteittain toimenpiteiden toteutumista ja lokakuun lopun 2008 tilanteen mukaan. Kaikissa kohdissa on myös ehdotuksia jatkotoimenpiteiksi vuosille 2009-2011. 1. Laadunvarmistusjärjestelmään liittyvä dokumentaatio KKA:n auditointiraportin mukaan laatujärjestelmän vastuut tulee dokumentoida selkeämmin erityisesti henkilöstön, opiskelijoiden ja MAMOKin osalta. Tässä kehittämiskohteessa suunnitelma käsitti seitsemän toimenpidettä laatukäsikirjojen päivittämiseksi. Syksyllä 2006 laatujärjestelmän vastuut dokumentoitiin selkeämmin laatukäsikirjaan. Vastuut eriteltiin organisaatiotasoittain (mm. tulosalue ja laitos) ja henkilöstön roolien (mm. koulutusjohtaja ja opiskelijavastaava) mukaan. Laatukäsikirjaan kirjattiin myös, mitä ylin johto tekee havaittuaan puutteita tai kehittämiskohteita ja lisättiin selvitys siitä, miten laitokset ja yksiköt raportoivat johdolle itsearviointien pohjalta käynnistettävistä toimenpiteistä. Myös opiskelijoiden ja opiskelijakunta MAMOK ry:n roolia selvennettiin. Samaan aikaan tarkistettiin laatukäsikirjojen sähköinen dokumentointi: www-sivujen uudistaminen, henkilöstön intranetin staffin päivitys sekä laitosten ja yksikköjen verkkoasemien päivitys yhtenäisen rakenteen mukaiseksi. 3
Vuosien 2007 ja 2008 aikana kaikki laatukäsikirjan yhteiset osat on päivitetty. MAM- Kin laatukäsikirja muodostuu kolmesta osasta: yleiset periaatteet, prosessit sekä säännöt, ohjeet ja sopimukset. MAMKin laadunvarmistusjärjestelmä kuvataan tekstiosassa Mikkelin ammattikorkeakoulun laatutyön yleiset periaatteet. Vuonna 2007 tehdyn päivityksen tavoitteena oli selkeämpi, yksinkertaisempi ja loogisempi käsikirja. Kahdeksansivuisessa käsikirjassa on nyt neljä pääkohtaa: laatutyön lähtökohdat, laatujärjestelmän kuvaus, laatujärjestelmä osana johtamista ja laatujärjestelmän dokumentointi. Prosessien kuvausmalli uudistettiin ja kaikki prosessit kuvattiin päivityksen jälkeen tällä mallilla (Ms Visio-ohjelmalla). Prosessien päivittäjiä ohjeistettiin seuraavasti: Prosessit puretaan auki määrittelemällä, mitä osaprosesseja kullakin prosessilla on ja ketkä ovat osaprosessien vastuuhenkilöt ja päivittämisestä vastaavat henkilöt. Tämän jälkeen prosessit kuvataan vaiheittain. Prosessikuvaukseen merkitään prosessin nimi ja omistaja sekä tavoite. Prosessin tausta tai ohjeistus voi olla esimerkiksi laki tai asetus, jokin ammattikorkeakoulujen yhteinen ohjeistus tai Mikkelin ammattikorkeakoulun hyväksytty strategia, toimenpideohjelma tai muu ohje. Suoritukset ja työvaiheet sisältävät prosessin keskeiset vaiheet ja niiden ajankohdan. Toimijalla/vastuutaholla tarkoitetaan henkilöä tai tiimiä, joka on vastuussa työvaiheista. Dokumentteihin merkittään prosessin aikana syntyvät asiakirjat. Jokaiseen prosessikuvauksen merkitään myös käytettävät laatukriteerit, mittarit ja arviointi. Tavoitteena on, että yksi prosessi kuvataan yhdellä sivulla. Laadunvarmistusjärjestelmään liittyvä dokumentaatio Laatukäsikirjojen yhteisten osien päivitykset on Mittaussuunnitelman päivittäminen. tehty. Laitosten ja yksikköjen prosessikuvausten päivitys on vielä käynnissä ja niiden tulee olla valmiina vuoden 2008 loppuun mennessä. Laatukäsikirjaa yleiset periaatteet päivitetään parhaillaan joiltakin osin: o MAMKin laadunvarmistusjärjestelmää esittelevää kuvaa on muokattu ja täydennetty. o Liitteeksi laatukäsikirjaan lisätään laatupalautteiden keräämistä ohjeistava mittaussuunnitelma ja laatutyön vastuunjakotaulukko. Toiminnanohjausprosessin päivittäminen. Sähköisen laatukäsikirjan kehittäminen. Laatusivujen kehittäminen: o www.mamk.fi o staff.mikkeliamk.fi o student.mikkeliamk.fi 4
2. Laitosten ja yksiköiden laadunvarmistuksen yhtenäistäminen ja viestinnän tehos- taminen Auditointiryhmä suositteli, että ylimmän johdon tulisi tehostaa tiedottamista palautteen perusteella käynnistetyistä kehittämistoimista. Erityisen tärkeäksi tämä nähtiin, jotta voidaan turvata laatujärjestelmän kehittyminen organisaatiouudistuksen jälkeen. Laitos- ja yksikkötasolle tulisi luoda yhtenäinen rakenne, ohjeistot ja menettelytavat, joilla ne raportoivat arviointi- ja palautetiedon perusteella tehtävät systemaattiset kehittämistoimet johdolle ja omalle henkilöstölleen. Keväällä 2006 aloitettiin koulutusohjelmien välinen benchmarkkaus opetussuunnitelmauudistuksen (OPSU 2007) yhteydessä vertailemalla koulutusohjelmien pedagogisia lähtökohtia. Myös muutamia muita teemakohtaisia benchmarking-seminaareja on järjestetty vuosina 2006-2008, mm. syksyllä 2008 koulutusohjelmien markkinointiin ja profilointiin liittyen. Syksyllä 2008 käynnistettiin OPM:n ja KKA:n AMKkoulutuksen laatuyksikkövalintoihin liittyvä benchmarking, jonka tavoitteena on kehittää MAMKin horisontaalisen tiedonkulun käytänteitä eri laitosten ja yksiköiden hyvien käytänteiden hyödyntämiseksi mahdollisimman tehokkaasti ja laajasti, rakentaa MAMKiin sisäistä benchmarking-mallia, pilotoida ja arvioida sisäistä bencmarkkausta koulutuksen laatuyksikköarviointiprosessissa, valmistella esityksiä KKA:n koulutuksen laatuyksikköarviointiin ja pohjustaa MAMKista KKA:lle lähetettävien laatuyksikköesitysten valintaa sekä laatia julkaisu koulutuksen laatuyksikköarvioinnista ja valinnan hyödyntämisestä hyvien käytäntöjen levittämisessä MAMKin yksiköiden välillä. Syksyllä 2006 keskityttiin erityisesti tiedottamisen ja raportoinnin parantamiseen. Silloin suunniteltiin arviointi- ja palautetiedon perusteella tehtävien kehittämistoimenpiteiden raportointi johdolle ja omalle henkilöstölle. Pääasiallinen tiedotuskanava on henkilöstön intranet staff.mikkeliamk.fi, jonka laatusivustoa on jatkuvasti parannettu. Johdon laatupalautteen perusteella suunnittelemista ja toteuttamista toimenpiteistä informointia on lisätty. Esimerkkejä tästä ovat vaikkapa syksyn 2007 Kesu&Laatu Road Show, jolloin rehtori, kehitysjohtaja ja laatupäällikkö kiersivät kaikilla tulosalueilla kertomassa ajankohtaisia laatutyöhön ja uuteen strategiaan liittyviä asioita sekä keväällä 2008 tehty kehitysjohtajan, laatupäällikön ja laatusihteerin Laatukierros kaikkiin yksikköihin tai kevään 2008 itsearvioinnin viestintäsuunnitelma. Tiedotuskanavia ja tiedotuksen sisältöjä on kehitetty paremmin vastaamaan ulkoisten sidosryhmien tiedontarpeita laatujärjestelmän ja sen tulosten osalta. MAMKin ulkoisilla nettisivuilla osoitteessa www.mamk.fi on tällä hetkellä otsikon laadunvarmistus alla seuraavat asiat: - laatutyön periaatteet o linkkinä MAMKin laatukäsikirja suomeksi ja englanniksi - laatupalautteet - laatuauditointi o linkkeinä MAMKin auditointitodistus suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi, MAMKin auditointiraportti ja KKA:n auditointirekisteri 5
- muut tunnustukset o esim. Diploma Supplement Label - OPM:n tulospalkkiot - akkreditoidut erikoistumisopinnot - ajankohtaista laatutyössä o tietoa mm. niistä KKA:n rahoittamista projekteista, joissa MAMK on mukana - julkaisuja o listaus MAMKin omista laadunvarmistukseen liittyvistä julkaisuista. Johdon katselmuksiin lisättiin keväällä 2007 osio, jossa arviointi- ja palautetiedon pohjalta tehdyistä kehittämistoimista raportoidaan katselmuksen suorittavalle ylimmälle johdolle. Yksiköiden ja laitosten laatutyötä on kehitetty ja yhtenäistetty yhteisen ohjeistuksen avulla sekä syksyllä 2006 että 2007. Yksiköiden ja laitosten laatutyö on esimerkiksi kuvattu samoilla otsikoilla: laatutyön tavoitteet, laatutyön organisointi, laadunvarmistusjärjestelmä, laatukäsikirjat (prosessikuvaukset, ohjeet & säännöt), laatutyön käytänteet (tuloskortti, itsearviointi, johdon katselmukset, kehityskeskustelut, laatupalautteet), dokumentointi, vahvuudet ja kehittämiskohteet sekä kehittämistoimenpiteet. Syksylle 2008 on ajoitettu yksiköiden ja laitosten laatutyön kehittämisen esittely ja arviointi laatutiimissä, mutta tämä siirrettäneen keväälle 2009 organisaatiouudistuksen takia. Laitosten ja yksiköiden laadunvarmistuksen yhtenäistäminen ja viestinnän nän tehostaminen en Koulutusohjelmien välinen benchmarking on käynnistynyt muutamilla tien tai ristiinarviointien pilotointi ja Sisäisten benchmarkingin, auditoin- teemoitetuilla seminaareilla. AMKkoulutuksen laatuyksikköarviointiin arviointi. liittyen rakennetaan sisäinen benchmarking-malli. Arviointi- ja palautetiedon pohjalta tehtävistä kehittämistoimenpiteistä tiedottamista ja raportointia on parannettu, mutta kehittämistä on syytä jatkaa edelleen. Yksiköiden ja laitosten laatutyön kehittämistä ja yhtenäistämistä on tehty, mutta edelleen on yksikkökohtaisia eroja. Kehittämistoimenpiteistä tiedottaminen erityisesti opiskelijoille (kohta Vastine mittaussuunnitelmaan). Laatuiltapäivä käytännön kehittäminen: työseminaareja laatuvastaavien työn tukemiseksi. Julkaisutoiminnan lisääminen. 6
3. Tutkimus- ja kehittämistoiminnan laadunvarmistuksen kehittäminen ja yhtenäis- täminen Tutkimus- ja kehittämistoiminnan ulkoinen arviointi kannattaisi KKA:n auditointiryhmän mukaan suunnitella ja toteuttaa säännöllisesti 5-8 vuoden välein. T&k-toiminnan ulkoisen arvioinnin toteuttaminen aikataulutettiin toimintasuunnitelmassa seuraavasti: - syksyllä 2006 t&k-toiminnan laadunvarmistuksen nykytilan kartoitus - keväällä 2007 suunnitelma ja toteutus t&k-toiminnan laadunvarmistusjärjestelmän yhtenäistämiseksi - syksyllä 2007 ulkoisen arvioinnin toteutus - keväällä 2008 ulkoisen arvioinnin raportointi ja - syksyllä 2008 kehittämissuunnitelman laatiminen arvioinnista saadun palautteen perusteella. Nykytilan kartoituksen pohjalta päädyttiin toteuttamaan t&k-toiminnan ulkoinen arviointi benchmarking-projektina. Mikkelin ammattikorkeakoulu ja Savoniaammattikorkeakoulu sopivat vuoden 2006 lopulla yhteisestä t&k-työn benchmarking-prosessista. Prosessin arviointialueiksi määriteltiin opetuksen ja t&k-työn integraatio ja t&k-työn tuottavuus. Yhteisen vertailukehittämisen tavoitteiksi asetettiin: 1) oppia toiselta ammattikorkeakoululta hyviä käytänteitä ja tunnistaa omia kehittämiskohteita, 2) tutkimus- ja kehittämistoiminnan laadunvarmistuksen kehittäminen sekä tuottaa uusia arviointityökaluja t&k-työn ja opetuksen integraation sekä 3) t&ktyön tuottavuuden arviointiin ja kehittämiseen. Vuoden 2007 aikana toteutettiin vastavuoroinen benchmarking, johon sisältyi yhteisen arviointimatriisin tuottaminen, itsearvioinnit, itsearviointien vertailut, benchmarking-kysymysten laatiminen kumppanille, benchmarking-vierailut, kumppanin hyvien käytäntöjen nimeäminen, yhteenvedon laatiminen omista kehittämiskohteista oman ammattikorkeakoulun käyttöön sekä benchmarking -prosessin arviointi. (Julkaisu: Laatua arvioiden. Mikkelin ammattikorkeakoulun ja Savonia-ammattikorkeakoulun tutkimus- ja kehitystyön benchmarking. Tekijät: Rauni Väätämöinen, Merja Tolvanen, Pekka Valkola 2008.) Kehittämissuunnitelman laatiminen arvioinnista saadun palautteen perusteella siirtynee vuodelle 2009 organisaatiouudistuksen takia. T&k-toiminnan laadunvarmistus on myös mukana MAMKin vetämän valtakunnallisen AMKTutka-hankkeessa, sen yhtenä kehittämisrenkaana. Hankkeen alkuvaiheen tuloksista on laadittu julkaisu, jonka yhdessä artikkelissa pohditaan ammattikorkeakoulujen t&k-toiminnan laadunvarmistusta ja eettistä perustaa. (Julkaisu: Virtaa verkostosta Tutkimus- ja kehitystyö osana ammattikorkeakoulujen tehtävää, AMKtutka, kehittämisverkosto yhteisellä asialla. Toimittanut: Anneli Jaroma 2008.) Hankkeen tulosten levittämiseksi elokuussa 2008 järjestettiin MAMKTutka seminaari. 7
Tutkimus- ja kehittämistoiminnan laadunvarmistuksen kehittäminen ja yh-y tenäistäminen täminen T&k-toiminnan ulkoinen arviointi on Kehittämissuunnitelman laatiminen totetutettu benchmarking-projektina. ja toteuttaminen. Kehittämissuunnitelma arvioinnista saadun palautteen perusteella on laatimatta. T&k-toiminnan ja opetuksen integroinnin toimenpideohjelman toteutumisen seuranta. AMK-tutkahankkeen tulosten hyödyntäminen (sisäiset seminaarit ym.) 4. Tuki uki- ja palvelutoiminnan laadunvarmistuksen kehittäminen Auditointiraportin mukaan jokainen MAMKin tuki- ja palveluyksikkö on kehittänyt menettelytapoja toimintansa laadun arviointiin, mutta jatkossa palautteen keruuta ja hyödyntämistä tulisi systematisoida. Tukiprosessien laadunvarmistus tulisi kytkeä selkeämmin yhteiseen laatujärjestelmään lisäämällä niihin liittyviä mittareita ammattikorkeakoulun tuloskorttiin tai lisäämällä niitä koskevia kysymyksiä yhteisiin palautekyselyihin. Hallinto,- henkilöstö- ja talouspalveluiden liittämistä ammattikorkeakoulun yhteiseen laatujärjestelmään tulisi harkita. Tukitoimintojen prosessikuvausten ja laatupalautteiden kehittäminen aloitettiin syksyllä 2006 kartoittamalla niiden nykytila. Kesään 2007 aikana tukitoimintojen laadunvarmistus järjestettiin ja systematisointiin uudistamalla kyselyt ja liitämällä ne osaksi mittaussuunnitelmaa. Vuoden 2008 aikana on suunniteltu palvelutoiminnan laadunvarmistusta mm. kuvaamalla palveluprosessi osaprosesseineen. Myös kaikki muut tukitoimintojen prosessikuvaukset on päivitetty vuoden 2008 aikana. Tämä koskee myös hallinto-, henkilöstö- ja talousprosesseja, jotka on liitetty MAMKin yhteiseen laatujärjestelmään. Tuki- ja palvelutoiminnan laadunvarmistuksen kehittäminen Kaikkien tukipalveluja tuottavien yksiköiden (hallintopalvelut, kansainnen. Tukiprosessien tarkempi kuvaamivälistymispalvelut, kirjasto- ja tietopalvelut, opiskelijapalvelut, tietohallintopalvelut) palautekyselyt toteutetaan mittaussuunnitelman mukaan joka toinen vuosi. Palvelutoiminnan prosessit on kuvattu. 8
5. Nykyisten laatukyselyjen ja mittareiden arviointi, priorisointi, karsinta ja täyden- täminen Auditointiryhmä suosittelee, että MAMKissa pohditaan laadullisen arviointitiedon keräämistä ja opiskelijapalautekeskustelujen tai vastaavien järjestämistä. Myös laatujärjestelmän volyymiä ja saatuja hyötyjä tulee arvioida henkilöstön voimavarojen riittävyyden kannalta. Sidosryhmä- ja alumnipalautteen keräämistä on tehostettava. Syksyllä 2006 käynnistettiin laatukyselyjen tarkistaminen opiskelijakyselyjen osalta laatimalla tarkistettu keräyssuunnitelma, jossa on otettu huomioon tutkintoon johtava koulutus (myös ylempi amk-tutkinto), erikoistumisopinnot ja muu aikuiskoulutus sekä avoin AMK-koulutus. Keväällä 2007 käynnistettiin sidosryhmäpalautteen suunnittelu. Opiskelijoiden laadullisen palautteen keräämistä systematisoitiin luomalla opiskelijahallintojärjestelmään palautekanava ja opiskelijoiden intranettiin (student) keskustelupalsta. Tarkistettu palautejärjestelmä otettiin käyttöön syksyllä 2007. Keväällä 2008 kehitysjohtajan, laatupäällikön ja laatusihteerin eri yksiköihin tekemällä laatukierroksella oli kolme keskusteluteemaa: alumni- ja muun sidosryhmäpalautteen kerääminen,opiskelijoiden roolin vahvistaminen laadun-varmistuksessa sekä koulutusohjelmien/laitosten väliset sisäiset auditoinnit/ristiinarvioinnit/ benchmarkingit. Vuonna 2008 on panostettu alumnitoiminnan kehittämiseen. Kehittämishankkeen keskeinen tavoite oli MAMKin alumnitoiminnan aktivoiminen. Keskeisiä toimenpiteitä olivat: - www-sivujen alumniosion päivittäminen (toiminnan kuvaus, yhteydenottolomake, uratarinoiden keruu ) - esitteen päivitys (jaetaan tutkintotodistuksen välissä) - sidosryhmälehti Aktivaattorin suuntaaminen entistä selvemmin alumneille - alumnirekisterin kehittäminen - rekisteröitymisen aktivointikampanja (netti- ja kirjekampanja) - laitosten alumnitoiminnan kehittämissuunnitelmat - yhteinen alumnitilaisuus 10.10.2008 - alumniyhdistyksen perustaminen - alumnikyselyn suunnittelu ja toteutus. Nykyisten laatukyselyjen ja mittareiden arviointi, priorisointi, karsinta ja täydentäminen täminen Tarkistettu palautejärjestelmä on käytössä. Mittaussuunnitelman päivitys. Alumnitoiminnan kehittäminen on käynnistynyt. Sidosryhmäpalautteen systemaattinen kerääminen ei vielä toimi kaikilta osin. Sidosryhmäpalautteen ja ennakointitiedon keruun systematisointi sekä MAMK-tasolla että koulutusala/ ohjelmatasolla. 9
6. Opiskelijoiden ja MAMOKin roolin uudistaminen laadunvarmistuksessa Auditointiryhmä kiinnitti huomiota siihen, että laatujärjestelmän vastuut tulisi dokumentoida selkeämmin erityisesti henkilöstön, opiskelijoiden ja MAMOKin osalta. Vastuita määriteltäessä tulisi myös ratkaista, miten henkilöstön ja opiskelijoiden sitoutumista laatujärjestelmän kehittämiseen ja soveltamiseen vahvistetaan. Laadullisen arviointitiedon keruuta pedagogisen toiminnan ja oppimisen laadusta tulisi tehostaa luomalla esimerkiksi opiskelijapalautekeskusteluille systemaattiset menettelyt. Pedagogista koulutustarjontaa kannattaisi kehittää pedagogisen strategian toteutumista tukien. Laatujärjestelmän vastuut kirjattiin uudistettuun laatukäsikirjaan vuonna 2007. Laatukäsikirjan seuraavassa päivityksessä syksyllä 2008 laatukäsikirjan liitteeksi lisättiin vastuunjakotaulukko, josta ilmenevät kaikkien korkeakouluyhteisön toimijoiden vastuut ja roolit laadunvarmistuksessa. Opiskelijoiden roolin vahvistamiseksi suunniteltiin erillistä kehittämisprojektia, joka oli tarkoitus toteuttaa yhteistyössä MAMOK ry:n kanssa. Projekti ei ole kuitenkaan toteutunut, koska MAMOKilla ei ole ollut resursseja lähteä siihen mukaan. Opiskelijoiden ja MAMOKin roolin uudistaminen laadunvarmistuksessa Laatujärjestelmän vastuut on selkeästi kirjattu laatukäsikirjaan. laatutyön opinnollistamisen Opiskelijoiden roolin vahvistaminen avulla. Opiskelijoiden roolin vahvistaminen MAMKin laatujärjestelmässä ei ole merkittävästi edennyt. Laadunvarmistusta koskevaa tiedotusmateriaalia on tuotettu opiskelijaprojektina: esite laadunvarmistuksesta, Power Point esitys ja laatusivut opiskelijoiden intranettiin. 7. Laadunvarmistuksen työkalujen käytön suunnittelu ja kehittäminen (EFQM, BSC, ISO, johdon katselmus) Auditointiraportin mukaan EFQM-itsearvioinnin ja johdon katselmusten tehtävää ja käyttöä laatujärjestelmässä tulisi selkiyttää. Itsearviointi muodostaa olennaisen osan MAMKin laatujärjestelmää. Laatukäsikirjan mukaan MAMKin johto tekee kokonaisarvioinnin EFQM-malliin pohjautuen vähintään joka kolmas vuosi. Arvioinnit johtavat strategisiin kehittämishankkeisiin, jotka vastuutetaan ja aikataulutetaan ja niille varataan erilliset resurssit. Jokaisen yksikön ja koulutuksen laitoksen koko henkilöstö tekee itsearvioinnin vähintään joka kolmas 10
vuosi. Itsearvioinnin tuloksena saadaan yksiköiden vahvuudet ja kehittämiskohteet. Tärkeimmiksi valituista kehittämiskohteista laaditaan kehittämissuunnitelmat, hankkeet vastuutetaan ja resurssoidaan. Pienet kehittämistoimet hoidetaan operatiivisen toiminnan yhteydessä. Vuonna 2006-2007 Mikkelin ammattikorkeakoulu osallistui KKA:n rahoittamaan kehittämishankkeeseen Itsearviointityökalun kehittäminen korkeakouluille. Hankkeen koordinoinnista vastasi MAMK. MAMKin yhteistyökumppanit hankkeessa olivat Jyväskylän ammattikorkeakoulu, Diakonia-ammattikorkeakoulu sekä Tampereen teknillinen yliopisto, Porin yksikkö. Hankkeen tuloksena syntyi EFQM-malliin pohjautuva, pääosin sähköisesti toteutettava itsearvioinnin menettelytapa, joka pilotoitiin kolmessa ammattikorkeakoulussa. (Julkaisu: Itsearviointityökalun kehittäminen korkeakouluille. Tekijät: Heikkilä Johanna, Hytönen Susanna, Janatuinen Tero, Keto Ulla, Kinttula Outi, Lahti Jari, Malinen Heikki., Myllys Hanna & Eerikäinen Marjo 2007. Mikkeli: Mikkelin ammattikorkeakoulu. ) Laatusihteeri Susanna Hytönen kehitti ylemmän AMK-tutkinnon opinnäytetyönään vastaavan työkalun yksikkötason itsearviointiin. Työkalua pilotoitiin liiketalouden laitoksessa ja Liiketoiminta ja palvelut tulosalueella. Sekä MAMK-tason että laitos/yksikkötason itsearvioinnit on vuodesta 2006 lähtien toteutettu näiden sähköisten työkalujen avulla. Itsearviointien kehittämishankkeiden seuranta on liitetty johdon katselmuksiin. Johdon katselmuksia on kehitetty siten, että nykyisin ne järjestetään toiminnanohjaus- ja laatujärjestelmän mukaisesti toimintavuoden aikana ennakolta valmistellun aineiston pohjalta. Aineisto valmistellaan keskitetysti ja se on henkilöstön intranetissä kaikkien osapuolten käytettävissä jo ennen katselmustilaisuutta. Johdon katselmukset liittyvät MAMKin arviointi- ja seurantajärjestelmään, toiminnan ja henkilöstön kehittämiseen. Arviointi ja seuranta antavat ammattikorkeakoulun käyttöön pohjatietoa toiminnan laadusta ja tuloksista. Johdon katselmusten tavoitteena on arvioida sitä, miten toiminta on edistynyt ja käydä siihen liittyvää tiedon vaihtoa. Johdon tavoitteena on myös tukea ja edistää yksiköiden toimintaa. Katselmuksen suorittavat rehtori, kehitysjohtaja sekä hallinto- ja talousjohtaja. Koulutuksen tulosalueille on varattu aikaa koko päivä ja muille yksiköille noin kaksi ja puoli tuntia. Koulutuksen tulosalueilla ja muissa yksiköissä katselmuksiin osallistuu johtajien lisäksi eri sektoreiden tai avainalueiden vastuuhenkilöitä, muun henkilöstön edustaja sekä koulutuksen laitoksilla opiskelijoiden edustaja. Katselmuksista tehdään muistiot, johon sovitut kehittämistoimenpiteet kirjataan. Seuraan vuoden katselmus alkaa edellisessä katselmuksessa sovittujen kehittämistoimenpiteiden raportoinnilla. Muistiot ovat intranetissä koko henkilöstön saatavilla. Laadunvarmistuksen työkalujen käytön suunnittelu ja kehittäminen (EFQM, BSC, ISO, johdon katselmus) EFQM-itsearvioinnit toteutetaan sekä Johdon katselmuksen kehittäminen MAMK-tasolla että laitos/yksikkötasolla tähän tarkoitukseen kehitetyn edelleen. sähköisen työkalun avulla. Johdon katselmuksia on kehitetty osana toiminnanohjausjärjestelmää. Laatutyökalujen jatkuva kehittäminen. Laatutyön vaikuttavuuden arviointi. 11
8. MAMKin johdon ja koulutustiimin toimenpiteitä vaativat kehittämisaloitteet Auditointiryhmän mukaan ylimmän johdon tulisi tehostaa tiedottamista palautteen perusteella käynnistetyistä kehittämistoimista. Erityisen tärkeäksi tämä nähtiin, jotta voidaan turvata laatujärjestelmän kehittyminen organisaatiouudistuksen jälkeen. Tämän kehittämiskohteen osalta työkaluksi valittiin toimenpidesuunnitelma auditoinnin kehittämissuositusten toteuttamisesta (= tässä arvioitava suunnitelma). Suunnitelmassa kehittämissuositusten toteuttaminen ajoitettiin kolmelle vuodelle. Suunnitelma päättyy loppuvuodesta 2008, jolloin suunniteltujen toimenpiteiden toteutumista arvioidaan. Rinnakkain päättyneen suunnitelmakauden arvioinnin kanssa laaditaan uutta toimenpidesuunnitelmaa kolmelle seuraavalle vuodelle. Toimenpiteistä tiedottamista on kehitetty erityisesti sisäisen tiedottamisen osalta. Tärkeimmät tiedotuskanavat ovat henkilöstön ja opiskelijoiden intranetit (staff ja student). Joistakin laajemmista kehittämishankkeista, esim. itsearvioinnista ja alumnitoiminnan kehittämishankkeesta, on laadittu omat viestintäsuunnitelmansa. Ulkoista tiedottamista hoidetaan www-sivujen laatusivustolla. MAMKin johdon ja koulutustiimin toimenpiteitä vaativat kehittämisaloitteet Toimenpidesuunnitelma on pääosin Toimenpidesuunnitelman toteutumisen arviointi. toteutettu, mutta joitakin kehittämishankkeita jatketaan seuraavalla kaudella. Auditoinnin seurantaseminaariin osallistuminen. Seuraavaan auditointiin valmistautuminen. Kaakkois-Suomen korkeakoulukokonaisuuden laadunvarmistuksen yhtenäistämiseen valmistautuminen. Kansainvälisen yhteistyön käynnistäminen laadunvarmistuksessa. 12