Omaishoidon asiakasraati Opastava-hankkeen toimintamalli Virpi Vepsäläinen Omaishoitajat ja läheiset -liitto ry
Mikä on omaishoidon asiakasraati? Toimintamalli, jossa omaishoitajat ja omaisyhdistykset kehittävät omaishoitoperheiden palveluita yhteistyössä palvelun tarjoajan tai järjestäjän kanssa Omaishoidon asiakasraati koostuu palvelujen käyttäjistä (omaishoitajat/omaishoidettavat) sekä asiantuntijoista ja vetäjistä, joiden tehtävä on tukea ja koordinoida raadin työtä. Raatiin suositellaan valittavan 8-12 omaisedustajaa, puheenjohtaja ja sihteeri sekä asiantuntijajäseniksi kehitettävän palvelun/palvelujen ja omaisyhdistysten edustajia sekä tarvittaessa kunnallisen päätöksenteon sekä yhteistyötahojen edustajia. Suositeltava toimikauden pituus on 5-8 kertaa 1,5v aikana tai toiminnan tavoitteen vaatima määrä (2-4h istunnot) Tavoitteena voi olla esimerkiksi tietyn käyttäjäryhmän (esim. ikääntyneet omaishoitajat) osallisuuden mahdollistaminen palveluiden kehittämisessä tai olemassa olevan palvelun (kuten omaishoidon tuki/ kotihoito) kehittäminen. Raati voidaan koota myös yksittäisen kehittämishaasteen (esim. palvelu-uudistushankkeen) yhteyteen.
Asiakasraadin vaiheet 1. SUUNNITTELU 2. RAADIN VALINTA JA KÄYNNISTÄMINEN 3. KEHITTÄMINEN 4. SEURANTA JA ARVIOINTI
1. SUUNNITTELU I Suunnittelutyöryhmä ja toiminnan tarkoitus/tavoite Pohdi, mihin tarkoitukseen raati perustetaan: esim. jonkin asiakasryhmän palvelujen kehittäminen/osallisuuden mahdollistaminen, (raati tarkentaa käsiteltävät asiat itse), yksittäinen palvelu-uudistus/ kehittämistarve tai olemassa oleva palvelu/palvelukokonaisuus (esim. omaishoidon tuki) Kokoa keskeisistä toimijoista työryhmä suunnittelun ja toiminnan tueksi: Mukaan ainakin palveluntarjoajan /kehittäjän edustaja (esim. johtava viranhaltija) sekä omaisyhdistyksen edustaja. Pohdi työryhmässä, miten raadin tavoite/tehtävät täsmennetään: - Onko ennakkoon suunniteltuja tavoitteita/tehtäviä vai valitseeko raati itse, mihin keskittyy? sekä että? - Jos tavoite on ennalta asetettu, pohdi mikä voisi olla raadin rooli (esim. uuden palvelun sisällön ideointi, sen toteutusvaihtoehtojen arviointi jne.) II Kokoonpano, järjestelyt ja yhteistyötahot Pohdi toiminnan vetäjien ja tukijoiden roolit raatityössä: sihteeri ja puheenjohtaja, asiantuntijat /tarkkailijat, yhteyshenkilö päätöksentekoon, sisällön suunnittelija, vierailija tms. Mieti raadin esityksiä ja aloitteita käsittelevät tahot: esim. kehittämistyöryhmä, johtoryhmä, lautakunta, varmista yhteys niihin (edustus raadissa, yhteyshenkilö?) Tee asiasta esitys/aloite tarvittaessa. Sovi käytännön järjestelyt: tilat, tarjoilut, mahdolliset palkkiot/sijaishoito, arvioitu istunnon kesto ja kokoontumismäärä. Pohdi, millaisia palvelun käyttäjiä haluat raatiin: esim. uudet/vanhat asiakkaat, ikä/sp, elämäntilanne (omaishoitotilanne), palvelun käyttötapa ja määritä valintakriteerit. Huomioi toiminnan tavoite. III Osallistujahaku Suunnittele toteutusta ja hae osallistujia tarvittaessa avoimessa tiedotus- ja/tai ideointitilaisuudessa. Pyydä tavoitteen kannalta keskeisiä toimijoita nimeämään edustaja raatiin tarvittaessa (asiantuntijajäsenet). Pohdi haku- ja valintakäytännöt: kutsukirje, hakulomake ja/tai haastattelu, kutsu kunnan /järjestön työntekijän kautta, suora valinta/arvonta tms. Pohdi tiedotuskanavat ja aikataulu: tilaisuudet, ilmoitustaulut, asiakaskirjeet, netti jne. Tiedota ja hae osallistujia eri kanavilla. Aloita ainakin ½ vuotta ennen käynnistämistä.
2. RAADIN VALINTA JA KÄYNNISTÄMINEN I Raadin valinta Valitse/arvo suunnitteluryhmässä raatiin 8-12 omaisedustajaa: (tarvittaessa omaishoidettavia), huomioi valintakriteerit, motivaatio ja ymmärrys toiminnan tarkoituksesta. Haastattele hakijat tarvittaessa. Nimeä raadin sihteeristöön tai asiantuntijajäseniksi/tarkkailijoiksi: kehitettävän palvelun/palvelujen edustajat (työntekijät, viranhaltijat, kehittämisen asiantuntijat), joista ainakin yksi edustaa johto tai esimiestasoa sekä omaisyhdistyksen edustaja. Tarvittaessa kunnallisen päätöksenteon (esim. lautakunta) ja muiden avaintahojen edustajia (esim. seurakunta). Pohdi tarvitaanko vara- tai täydennysjäseniä ja miten ulosjääneet saavat tietoa raadin työstä/ muita osallistumisen mahdollisuuksia? II Raatityön käynnistäminen Kerää asiakkaiden ideoita raadin teemoiksi ennakkoon tarvittaessa kyselyllä/ ideointitilaisuuksissa (mm. vertaisryhmät). Tiedota käynnistymisestä asiakkaille, yhteistyökumppaneille, viestinnälle ja päättäville elimille. Ilmoita valituille/varajäsenille 1. kokoontumisen ajankohta, ohjelma sekä ulosjäännistä ei-valituille. Sovi raadin ensimmäisessä istunnossa vaitiolosta ja luottamuksellisuudesta, julkisuudesta (esim. osanottajien nimien) sekä työskentelyn pelisäännöistä ja raadin sisäisistä tiedotuskäytännöistä. Pohdi voiko raadille esittää keskustelualoitteita ja miten toiminnasta tiedotetaan: aloitekanava?, pöytäkirjojen jakelu/julkisuus, pelisäännöt median kanssa toimimiseen, tiedotteet jne. III Perehdyttäminen Kuvaa raadille ensimmäisessä istunnossa toiminnan tarkoitus ja tavoite ja tarkenna/ideoi sitä raadin kanssa. Esim. mihin teemoihin tai ajankohtaisiin asioihin halutaan keskittyä. Kerro avoimesti mahdolliset rajaukset ja ennalta suunnitellut tehtävät/roolit. Kuvaa raadille kehitettävää palvelua ja toteuttajaorganisaatiota: toimintaa, päätöksentekoa sekä raadin roolia ja tehtävää. Kuule raatilaisten odotuksia toiminnalle: Kuvaa työskentelytapoja ja vaikuttamisen mahdollisuuksia sekä rajoitteita ja ideoi niitä mahdollisuuksien mukaan raatilaisten kanssa..
3. KEHITTÄMINEN I Työskentelyn suunnittelu Suunnittele sisältöjä/käsiteltäviä asioita vetäjien, asiantuntijoiden ja raadin kanssa: jos raati valitsee itse käsiteltävät asiat, ideoi ensimmäisissä istunnoissa teemoja /kehittämistarpeita, joihin raati haluaa keskittyä. Valitkaa teemat, joiden käsittely on ensisijaista (esim. 2 tärkeintä). Aikatauluta istunnot ja rajaa käsiteltävien asioiden määrää (esim. 1 isompi teema/ tehtävä per istunto) Kun tavoite on täsmennetty (esim. ratkaistava ongelma, uuden palvelun kehittäminen) pohdi, mitä toimenpiteitä tavoitellun asiantilan/muutoksen aikaansaaminen vaatii ja mikä voi olla raadin tehtävä muutoksen tukemisessa esim. palvelun kehittämisen eri vaiheissa. Tuo raatiin ajankohtaisia asioita/ehdotuksia käsiteltävistä asioista esim. kehittämistarpeita, muutoksia palveluissa, suunnitelmia, keskustelualoitteita sekä vieraita alustajiksi ja vastaamaan kysymyksiin. II Osallisuuden mahdollistaminen raatityössä Huolehdi kaikkien kuulemisesta istunnoissa: käytä osallistavia menetelmiä ja pienryhmiä, (esim. ideointimenetelmät, kuten aivoriihet, ennakkotehtävät) työskentelyn ohjaamiseen ja kuulluksi tulemisen tueksi. Pohdi, miten raati voi konkreettisesti osallistua muutoksen aikaansaamiseen: esim. hahmottaa kehittämistarpeita palautteen/ alustusten pohjalta, tehdä aloitteen/kannanoton, ideoida ratkaisuja kehittämistarpeeseen, arvioida alustavan palveluidean/hyviä käytäntöjä, pohtia käytännön toteutusvaihtoehtoja, osallistua palvelun testaukseen, suunnitella/ toteuttaa tapahtuman, vierailun, lomakkeen, kyselyn tms. III Työn ohjaaminen Kertaa ja vedä yhteen käsiteltyjä asioita, ideoinnin tuloksia, päätettyjä/ edenneitä asioita jne. Tiedota keskeisille sidosryhmille (mm. asiakkaat) raadin toiminnasta ja sen tuloksista kauden aikana. Kiitä, kannusta ja kuule raatilaisten kokemuksia, mielen päällä olevia asioita. Kirjaa päätökset, ideat, ehdotukset, kommentit ja kokemukset ylös pöytäkirjaan, huomio anonymiteetti. Ohjaa keskustelua lempeästi aiheeseen, älä salli henkilöön menevää arvostelua.
4. SEURANTA JA ARVIOINTI I Vaikuttaminen ja sen seuranta Välitä esille nousseita ideoita/ehdotuksia tai selvityspyyntöjä päättäville ja suunnitteleville tahoille: esim. johto, lautakunta, kehittämisasiantuntijat - työryhmät työskentelyn aikana, sovi toimenpiteistä ja kuka seuraa/raportoi asiasta raadille. Sovi vastuutahojen kanssa asioiden käsittelystä ja seuraa etenemistä: esim. voidaanko ideaa kokeilla, suunnitella eteenpäin tai välittää ylempään päätöksentekoon (esim. virkamiesesitys) tai huomioida jatkosuunnitelmissa; mitä muutoksia raadin ajatukset toivat kehitteillä olevaan, milloin ja missä asiat käsitellään? Tuo raadille tietoa asioiden etenemisestä ja työn vaikutuksista. Pohdi, voidaanko ideoita jatkokehittää raadissa: esim. suunnitella/arvioida uudistuksen käytännön toteutusta (ks. Kehittäminen). Pyydä tarvittaessa vastuutahon kirjallinen kannanotto/edustaja kuultavaksi raatiin. II Toteutuksen/tulosten seuranta ja arviointi Kerää raadilta palautetta työskentelytavoista, käsitellyistä asioista sekä vaikuttamisen/ kuulluksi tulemisen kokemuksesta istunnoissa (esim. palautelomake). Arvioi viimeisissä istunnoissa raatilaisten kanssa toiminnan onnistumisia, tuloksia ja kehittämistarpeita ja suunnittele jatkoa. Toteuta halutessasi arviointikysely /keskustelu raadille ja yhteistyötahoille työn tuloksista ja vaikutuksista (muutokset palveluissa, mitä kokeiltiin/kehitteillä, opit, yhteistyö jatkossa jne.) kauden päätyttyä. Järjestä viimeinen istunto/avoin tiedotustilaisuus tuloksista/kokemuksista tarvittaessa istuntokauden jälkeen, kun tulokset/ vaikutukset näkyvät. III Dokumentointi ja jatkosuunnittelu Kokoa raadin työstä, ehdotuksista ja aikaansaaduista muutoksista tiivistelmä/raportti vastuutahoille/ jatkokäyttöön. Mikäli raatityö jatkuu, käynnistä uuden kauden suunnittelu/haku edellisen päättyessä. Vaihda osa jäsenistä ja kertaa perehdytys kauden alussa. Seuraa vireillä olevia asioita jatkokausilla ja jatka edellisen kauden työtä (esim. uudistuksen seuranta). Viesti tuloksista suurelle yleisölle, medialle ja hyödynsaajille (asiakkaat/ järjestöt/palvelun toteuttaja) mm. raportti, uutiset, tilaisuudet.
Esimerkki raatityön suunnittelusta ja toteuttamisesta Huom. Esimerkki on kuvitteellinen pelkistys raatitoiminnan suunnittelun ja toteutuksen ideoinnin tueksi.
7. Työryhmä valitsee hakutulosten perusteella raatiin 12 omaisedustajaa ja päättää täydentää raatia tarvittaessa muilla hakijoilla. Hakijoille ilmoitetaan valinnan tuloksesta ja valitut kutsutaan raadin 1. istuntoon 6. Osanottajia haetaan hakulomakkeella ja palveluohjaaja puhelinhaastattelee kriteerit täyttäneet hakijat. Kutsua/lomaketta jaetaan yhdistyksen /vammaispalvelujen kautta sekä asiakaspostin välityksellä. 1. Omaisyhdistys ottaa yhteyttä kunnan vammaispalveluihin, toiveena kehittää lapsia ja nuoria hoitavien omaishoitajien palveluja ja vaikutusmahdollisuuksia. 1. SUUNNITTELU JA VALINTA 2. Päätetään perustaa asiakasraati; tavoitteena lasten ja nuorten omaishoitajien osallisuus vammaispalveluiden kehittämisessä ja ko. palveluiden kehittäminen asiakkaiden ideoiden pohjalta tarpeita vastaavaksi. 3. Raadin puheenjohtajaksi valitaan omaisyhdistyksen edustaja, asiantuntijasihteeriksi palveluohjaaja ja tarkkailijaksi/päätöksenteon yhteyshenkilöksi vammaispalvelujen johtaja. 5. Päätetään, että omaisedustajien tulee olla vammaispalvelujen käyttäjiä (lapsi alle 21 v) ja ainakin osan heistä ns. uusia asiakkaita ja päivätoiminnan tai omaishoidon tuen asiakkaita. 4. Päätetään, että raati saa itse valita käsiteltävät asiat, mutta käsiteltäväksi ehdotetaan myös kehittämistarpeiksi havaittuja kuntouttavaa päivätoimintaa tai omaishoidon palveluohjausta.
6. istunto: Käsitellään esitysluonnos perhehoidosta ja arvioidaan (pisteytetään) asumispalvelujen kilpailutuksen tarjoajien vastauksia aiemmin pohdittuihin teemoihin. Selvitetään halukkuus jatkokaudelle ja arvioidaan kuluneen kauden onnistumisia ja kehittämistarpeita. Nimetään työryhmä järjestämään kauden päättävä tiedotustilaisuus ja pikkujoulu. 5. istunto: Raati on halunnut jatkaa lyhytaikaishoitoteemaa. Tutustuu käytössä oleviin ja muualla kokeiltuihin hoitovaihtoehtoihin. Innostuu perhehoidosta, jota myös viranhaltijat haluavat kokeilla. Viranhaltijat lupaavat selvittää, saako tulevaan budjettiin rahat palvelun kokeiluun ja tehdä asiasta esityksen lautakunnalle. Kerrotaan raadin ideoiden näkyminen päivätoiminnan kehittämisessä, mm. kotiutusruuhkaan lisää henkilökuntaa. 1. istunto: Kuvataan toiminnan tarkoitus/tavoitteet ja raadille ajatellut tehtävät. Esitellään vammaispalvelut, organisaatio/ päätöksentekoa. Tutustutaan, pohditaan työkäytännöt ja pelisäännöt. Ideoidaan ryhmissä kehittämisen paikkoja/askarruttavia asioita, joihin raatilaiset haluaisivat pureutua. 2.KEHITTÄMINEN 4. istunto: teemana päivätoiminta/vierailu päivätoimintakeskukseen. Kerrotaan, kuinka raadin ideat huomioitiin kilpailutuksen kriteereissä. Alustusten ja esittelykierroksen pohjalta pohditaan, millainen voisi olla lapsen unelmapäivä päivätoiminnassa. Käydään läpi asiakasperheen palvelupolku aina kotoa lähdöstä paluuseen. 2. istunto: Käydään läpi yhteenveto ideoinnin tuloksista. Kerrotaan ajankohtaisista asioista/uudistuksista vammaispalveluissa ja asiakastyytyväisyyskyselyn tuloksista. Keskustelun jälkeen raatilaiset äänestävät kukin kahta teemaa raadin aiheiksi. 3. istunto: teemana tärkeimmäksi valittu asumispalvelut ja tuleva kilpailutus. Kuullaan alustus nykyisestä ja kehitteillä olevasta. Raati kommentoi kilpailutuksen perusteena olevaa palvelukuvausta ja ideoi, miten hyvä omaisyhteistyö ja oikeus itsenäiseen elämään tulisi ilmetä asumispalveluissa.
Lisätietoja Omaishoitajat ja läheiset -liiton sekä Mielenterveysomaisten keskusliitto - FinFamin yhteistyössä toteuttama Opastava-hanke pilotoi Omaishoidon asiakasraatia Turussa vuosina 2014-15. Pilotti toteutettiin yhteistyössä Turun kaupungin hyvinvointitoimialan (yli ja alle 21v omaishoidon tuki) sekä liittojen paikallisyhdistysten kanssa. Lisätietoa Turun omaishoidon asiakasraadin toiminnasta, tuloksista ja kokemuksista löydät hankkeen sivuilta: http://opastava.fi/toiminta/kehittamistoimintapilottipaikkakunnill/turku/ Opastava-hankkeessa (2012-2016) kehitettään omaishoitoperheiden palveluita ja tuodaan omaishoitajien kokemusasiantuntemus ja omaisyhdistysten tietotaito mukaan palveluiden kehittämiseen. Hanketta rahoittaa RAY. Lisätietoa: www.opastava.fi, www.omaishoitajat.fi, virpi.vepsalainen@omaishoitajat.fi, 020 7806 515