Comenius-ohjelman valmistelevien vierailujen ja kontaktiseminaariin osallistumisen hakuohje 2012 Näiden ohjeiden tarkoituksena on auttaa hakijoita Comenius-hankkeiden (koulujen yhteistyöhankkeet, Regio ja yksilölinen oppilasliikkuvuus) valmistelevien vierailujen ja kontaktiseminaarien hakulomakkeen täyttämisessä. Ohjeet koskevat vain Comenius-ohjelman valmistelevia vierailuja. Valmistelevat vierailut Valmistelevan vierailun aikana on tarkoitus tavata tulevia yhteistyökumppaneita sekä suunnitella heidän kanssaan uutta Comenius-hanketta. Vierailu tarjoaa mm. mahdollisuuden tutustua yhteistyökumppanin kouluun (tilat, tekninen varustelu jne.), kumppanien koulutusjärjestelmiin ja kulttuuriin. Vierailun aikana hankkeen osapuolet suunnittelevat hanketta (mm. työsuunnitelma, koulujen roolit ja tehtävät, yhteydenpitotapa, käytettävät kielet, hankkeeseen liittyvät vaihdot ja muu liikkuvuus) sekä työstävät yhteistä hakemusta. Tehokkain vierailu on sellainen, jossa kaikki partnerit tapaavat toisensa. Tavoitteena on, että valmistelevan vierailun lopputuloksena syntyy alustava (tai valmis) versio yhteisestä Comenius-hankehakemuksesta. Valmistava vierailu voi kestää enintään 5 päivää, ja se pitää toteuttaa ennen 2013 hakukierroksen päättymistä. Valmistelevien vierailujen hakuajat Vuonna 2012 on kolme hakuaikaa: 15.5.2012 15.9.2012 15.11.2012 Hakemuksen voi jättää viimeisen hakuajan jälkeen, jos valmistelevien vierailuijen määrärahaa on jäänyt käyttämättä. Tarkista tilanne CIMOsta, mikäli suunnittelet hakemuksen jättämistä viimeisen hakuajan jälkeen. Vierailun jälkeen toimitettuja hakemuksia ei huomioida. Kontaktiseminaarit Kontaktiseminaarit ovat kansallisten toimistojen järjestämiä seminaareja, joiden osallistujat tulevat useasta eri maasta. Kontaktiseminaarien tavoitteena on uusien yhteistyökumppaneiden ja yhteistyöhankkeiden käynnistäminen. Kontaktiseminaarien teema ja kohderyhmä voivat vaihdella hyvinkin paljon. Kontaktiseminaareihin on erillishaut. Kontaktiseminaareista ja niiden hakuajoista ilmoitetaan erikseen CIMOn verkkopalvelussa www.cimo.fi/comenius Valmistelevat vierailut ja kontaktiseminaarit sekä comenius-sähköpostilistalla. Kontaktiseminaarit kestävät yleensä 4-5 päivää. Tuen määrä Tuen määrä riippuu vierailukohteesta ja matkan pituudesta. Valmistelevan vierailun tukea voidaan anoa ja käyttää: Matkakuluihin (travel): edestakaiset matkustuskustannukset kotipaikkakunnalta vierailupaikkakunnalle ja takaisin edullisimman matkustusvaihtoehdon mukaan
2(8) Oleskelukustannuksiin (subsistence): majoitus- ja elinkustannukset (vrt. maakohtaisen oleskelukulukorvauksen määrä hakuohjeen liitteestä 1). Oleskelukuluja ei myönnetä kontaktiseminaariin osallistujille, koska seminaarimaksu sisältää majoituksen ja ruokailun. Kontaktiseminaarimaksuun (contact seminar fee), joka kattaa tavallisesti majoituksen, ateriat ja seminaarimaksun. Apurahan ja tuen myöntäminen/maksaminen Apurahan saaja voi valita, maksetaanko apurahasta 80% ennen matkaa ja 20% raportoinnin jälkeen vai koko summa raportoinnin jälkeen. Apuraha maksetaan koulutuksenantajan/järjestäjän (=kunnan) tilille. Apurahaa myönnetään enintään anottu määrä, eikä sitä voida myöntää jälkikäteen lisää. Tukisumman siirrot eri kululajien välillä eivät ole myöhemmin mahdollisia. Arvioi hakemukseen realistiset matkakustannukset. Hakulomake Hakulomake ja ohjeet löytyvät osoitteesta: www.cimo.fi/comenius Valmistelevat vierailut ja kontaktiseminaarit Hakijalle Vuonna 2012 käytössä on sähköinen hakulomake. Hakulomake on englanninkielinen. Lomakkeen voi täyttää suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi. Sähköisen hakulomakkeen täyttämiseen ja lähettämiseen on tämän ohjeen lisäksi erillinen englanninkielinen (tekninen) ohje (LLP Application eforms: Applicant s Guide), joka löytyy CIMOn verkkopalvelusta osoitteesta www.cimo.fi/comenius Valmistelevat vierailut ja kontaktiseminaarit Hakijalle Hakemuksen jättäminen Valmistelevan vierailun hakulomake tulee jättää sekä sähköisesti että postittaa allekirjoitettuna paperiversiona liitteineen kahtena kappaleena (alkuperäinen ja kopio). 1. Kun hakemus on valmis, hyväksy hakemus painamalla Validate -painiketta. Validatetoiminto tarkistaa, että kaikki pakolliset kentät on täytetty. Huom! Lomake pitää ensin validoida, jotta sähköinen lähettäminen onnistuu. 2. Varmista tässä vaiheessa, että koneeltasi on pääsy internetiin. Lähetä lomake sähköisesti painamalla Submit online -painiketta. Kohdasta L.2. Submission summary voi tarkistaa, että lähetys on onnistunut. 3. Tallenna hakemus ja tulosta se. Sähköiseen hakulomakkeeseen ei voi laittaa mukaan liitteitä, vaan ne tulee lähettää paperiversion kanssa postitse. Liitteitä ovat: - valmistelevan vierailun alustava ohjelma/aikataulu ja - mahdollinen lista koulun EU-rahoitteista hankkeista Tulostettu ja allekirjoitettu hakulomake lähetetään (1 alkuperäinen ja 1 kopio) osoitteeseen: Kansainvälisen liikkuvuuden ja yhteistyön keskus CIMO Comenius / Valmistelevat vierailut PL 343 (Hakaniemenranta 6) 00531 Helsinki
3(8) Valintaprosessi Hakemukset arvioidaan CIMOssa. Hakemuksen tulee täyttää muodolliset kriteerit, jotta se etenee laadulliseen arviointiin. Varmista, että kaikki sähköisen hakulomakkeen kohdassa I CHECKLIST mainitut kriteerit täyttyvät. Vastaa hakulomakkeen kaikkiin kohtiin, jotka koskevat hakemaasi vierailua. Huomioi, että jotkut lomakkeen kohdat koskevat vain valmistelevia vierailuja ja toiset vain kontaktiseminaareja. Ole mahdollisimman täsmällinen vastauksissasi. Vain hakulomakkeessa annetut tiedot huomioidaan, joten älä pidä mitään tietoa itsestäänselvyytenä. Valintaprosessissa painotetaan seuraavia seikkoja: - Vierailun sisältö ja kesto sekä sen merkitys hakijaorganisaatiolle - Suunnitelma tarjoaa mahdollisuuden korkeatasoisen Comenius-hankkeen kehittämiseksi - Hakija kuuluu toiminnon kohderyhmään - Haettava vierailu täyttää sille asetetut vaatimukset: vierailun kesto on 1-5 päivää ja kohdemaa on toinen LLP-ohjelmassa mukana oleva maa - Valmistelevan vierailun apuraha myönnetään yleensä vain yhdelle osallistujalle samasta organisaatiosta. Kontaktiseminaariin voi osallista vain yksi henkilö/oppilaitos - Etusijalla ovat hakijat, joilla ei ole aiempaa kokemusta eurooppalaisista hankkeista ja jotka eivät aiemmin saaneet yhteisön tukea Arviointikriteereistä ja näiden pisteytyksestä saa tarkempaa tietoa laadullisen arvioinnin lomakkeesta, joka löytyy sivuilta www.cimo.fi/comenius Valmistelevat vierailut ja kontaktiseminaarit. Hyväksyttyjen valmistelevien vierailujen apurahojen määrä vaihtelee vuosittain riippuen käytettävissä olevista määrärahoista Lisätietoja comenius-info@cimo.fi Palvelunumero: 0295 338 652 www.cimo.fi/comenius Valmistelevat vierailut ja kontaktiseminaarit
4(8) LIITE 1: APURAHATAULUKKO/ Comenius valmistelevat vierailut / Suomen summat 2012 2012 SUBSISTENCE RATES PER DESTINATION COUNTRY (in ) DURATION IN DAYS 1 day 2 days 3 days 4 days 5 days AT Itävalta 108 216 324 432 540 BE Belgia 102 204 306 408 510 BG Bulgari 66 132 198 264 330 CH Sveitsi 156 312 468 624 780 CY Kypros 90 180 270 360 450 CZ Tsekki 90 180 270 360 450 DE Saksa 96 192 288 384 480 DK Tanska 138 276 414 552 690 EE Viro 78 156 234 312 390 EL Kreikka 96 192 288 384 480 ES Espanja 102 204 306 408 510 FR Ranska 120 240 360 480 600 HR Kroatia 96 192 288 384 480 HU Unkari 84 168 252 336 420 IE Irlanti 114 228 342 456 570 IS Islanti 108 216 324 432 540 IT Italia 114 228 342 456 570 LI Liechtenstein 156 312 468 624 780 LT Liettua 78 156 234 312 390 LU Luxemburg 102 204 306 408 510 LV Latvia 78 156 234 312 390 MT Malta 84 168 252 336 420 NL Alankomaat 108 216 324 432 540 NO Norja 156 312 468 624 780 PL Puola 78 156 234 312 390 PT Portugali 90 180 270 360 450 RO Romania 72 144 216 288 360 SE Ruotsi 126 252 378 504 630 SI Slovenia 96 192 288 384 480 SK Slovakia 84 168 252 336 420 TR Turkki 84 168 252 336 420 UK Iso-Britannia 138 276 414 552 690
5(8) Valmistelevien vierailujen hakulomakkeen täyttöohje Komissio on tehnyt sähköisen hakulomakkeen, joka on yhteinen Grundtvig- ja Leonardo da Vinci - ohjelmien kanssa. Hakuajat, -menettelyt ja -kriteerit sekä apurahamäärät vaihtelevat ohjelmittain. Hakulomake ja ohjeet ovat CIMOn verkkopalvelussa osoitteessa: www.cimo.fi/comenius Valmistelevat vierailut ja kontaktiseminaarit Hakijalle Yleistä Hakulomake on pdf-lomake, joka tarvitsee toimiakseen Adobe Reader -ohjelman version 8.1. tai uudemman. Tarkista, että koneellasi on riittävän uusi versio Adobe Reader ohjelmasta. Tallenna hakulomake omalle koneellesi, ennen kuin aloitat sen täyttämisen. Internetselain kannattaa sulkea, ja avata lomake omalta koneelta. Hakulomake on englanninkielinen, mutta sen voi täyttää suomeksi tai ruotsiksi. Sähköisen hakulomakkeen oppaassa (LLP Application eforms: Applicant's guide) on neuvoja lomakkeen teknisistä seikoista. Hakemuksen tietojen tallentaminen ja sähköisen hakemuksen jättäminen - Hakulomakkeen tietojen tallennus toimii normaaliin tapaan: File/Save - Hakulomakkeen punaisella reunustetut (paksureunaiset) kentät ovat pakollisia täyttää. Jos tietoa ei ole saatavilla, kirjoita tällöin kenttään teksti: N/A (not applicable) tai tietoa ei ole saatavilla. - Hakulomakkeen tietojen tarkistus ja tallennus tapahtuu sivun alareunan Validate - nappulan avulla. Validate tarkistaa, että kaikki pakolliset kentät on täytetty. - Hakulomakkeen viimeisellä sivulla on Submit -painike, jolla hakemus jätetään tietokantaan. Tarkista tässä vaiheessa, että koneestasi on internet-yhteys. Ennen Submit -nappulan painamista, hakulomake tulee ensin Validate ja korjata mahdolliset puutteet. - Submit-nappulan painamisen jälkeen kohdan L.2. status muuttuu OK:ksi. - Liitä postitse lähetettävän hakemuksen mukaan myös valmistelevan vierailun tai kontaktiseminaarin alustava ohjelma, jossa on vierailtavien kohteiden ja ohjelman lisäksi myös suunniteltu matkustusaikataulu. - Allekirjoitettu hakemus lähetetään liitteineen postitse kahtena kappaleena (alkuperäinen ja kopio). Sähköisen hakulomakkeen täyttöohje B. SUBMISSION (sivu 1) B.1. CONTEXT - Sub-programme: Valitse alaohjelma: COMENIUS - Type of visit: Valitse vierailun tyyppi joko preparatory visit tai contact seminar. Tämän kohdan valinta vaikuttaa budjettitaulukon (kohta H. Budget) riveihin. - Target action: Valitse hanketyyppi, jota olet valmistelemassa. Koulujen välistä yhteistyöhanketta suunniteltaessa valitse joko COMENIUS Multilateral school partnership, COMENIUS bilateral school partnership tai COMENIUS pupil mobility sending school.
6(8) - COMENIUS Regio Partnerships on hanketyyppi, jossa hakijana on kunta, kuntayhtymä, aluehallintovirasto tai ELY-keskus. B.3. NATIONAL AGENCY - National Agency / Name: valitse FI1 LLP CIMO C. ACTORS IDENTIFICATION C.1. APPLICANT ORGANISATION - Full legal name: Käytä tässä kohdassa oppilaitoksen suomenkielistä/ ruotsinkielistä nimeä ja laita sulkujen sisään englanninkielinen nimi. - Acronym: oppilaitoksen nimen lyhenne, jos sellainen on käytössä - ERASMUS ID code/national ID: kenttä jätetään tyhjäksi - Commercial orientation: Profit/Non-profit: Voittoa tuottava/voittoa tuottamaton organisaatio - Scope: oppilaitoksen vaikutusalue - Legal status: Public/Private: Organisaatio on julkinen silloin, kun sen rahoituksesta yli 50 %:a tulee julkisista lähteistä, kuten esim. valtiolta tai kunnilta. - Economic sector: Oppilaitostasot löytyvät alasvetovalikosta kohdasta P lähtien - Contact person: Vierailulle lähtevän henkilön tiedot. Is the contact person also the main participant (participant 1)? Jos vastaat YES, tiedot kopioituvat automaattisesti Participant 1 kohtaan. - Jos oppilaitoksesta on lähdössä kaksi henkilöä vierailulle, kentät toisen henkilön nimeä varten saa lisättyä add participant nappulalla Person authorized to sign the grant agreement tarkoittaa oppilaitoksen johtajaa, rehtoria tai muuta vastaavaa henkilöä, joka toimii hakemuksen ja mahdollisen hankesopimuksen allekirjoittajana. BACKGROUND/EXPERIENCE Syötä tähän kohtaan oppilaitoksenne EU-rahoitteiset (esim. Comenius, Grundtvig, Leonardo, ESR jne.) hankkeet, jotka ovat olleet käynnissä viimeisen viiden vuoden aikana. Jos oppilaitoksellanne on paljon EU-hankkeita, mainitse tässä kohdassa 4-5 tärkeimmän hankkeen tiedot ja laita täydellisempi hankelista postitse lähetettävän hakemuksen liitteeksi. Kenttien pituuksissa on rajoituksia, joten syötä kenttiin oleellisimmat tiedot hankkeen nimestä tai numerosta. C. 2. HOST ORGANISATION - Full legal name: Vastaanottavan oppilaitoksen nimi englanniksi ja/tai paikallisella kielellä (Kontaktiseminaareissa vastaanottavaksi organisaatioksi laitetaan kyseisen maan kansallinen toimisto.) C.3. PARTICIPANTS - Jos osallistuja on sama kuin contact person, kopioituvat tiedot automaattisesti - Jos tukea haetaan kahdelle henkilölle, pääsee toisen henkilön tiedot lisäämään Add participant painikkeella - Vierailuille myönnetään tukea kahdelle henkilölle vain poikkeustapauksissa. Kontaktiseminaareihin ei myönnetä tukea useammalle kuin yhdelle henkilölle samasta organisaatiosta.
7(8) BACKGROUND/EXPERIENCE OF PARTICIPANT NO 1. - Tässä kohdassa tulee kertoa lyhyesti vierailulle lähtevien työkokemuksesta, taustasta ja nykyisistä tehtävistä. Valmistelevien vierailujen avulla halutaan kannustaa myös uusia toimijoita mukaan ohjelmaan. Jos oppilaitoksestasi haetaan tukea kahdelle henkilölle, hakemuksessa on oleellista kertoa, mikä on molempien henkilöiden rooli ja/tai työnjako valmistelevalla vierailulla ja/tai hanketta suunniteltaessa. D PROJECT DESCRIPTION Kerro vierailun aikana suunniteltavasta hankeideasta/hankkeesta ja siitä, miten hanke liittyy oman oppilaitoksesi tavoitteisiin. Halutessanne voitte laittaa tarkemman hankeideakuvauksen hakemuksen liitteeksi. Perustele miksi olette valinneet juuri tämän kohdeoppilaitoksen tai kontaktiseminaarin ja keitä hankkeen suunnittelukokoukseen osallistuu. Kuvaile vierailun sisältö ja tavoitteet. Liitä hakemukseen vierailun/seminaarin ohjelma/aikataulu. Kerro myös osallistuuko vierailuun muiden maiden oppilaitosten edustajia. Hakemusten arvioinnissa kiinnitetään erityistä huomiota siihen, että vierailulla on selkeät tavoitteet ja ohjelma, ja siihen, että se liittyy Comenius-ohjelman uusien hankkeiden suunnitteluun ja valmisteluun. H. BUDGET Hakija voi anoa tukea vierailun aikana syntyviin matkustus- (travel) ja oleskelukuluihin (subsistence). Oleskelukuluilla tarkoitetaan mm. majoitus- ja elinkustannuksia, valmistelevan vierailun aikana paikallisista matkoista syntyviä kuluja sekä matkavakuutuksesta aiheutuneita kuluja. Erityistukea tarvitseville voidaan myöntää keskimääräistä korkeampi apuraha perustellusta syystä. Travel (matkustuskustannukset): - Arvioi Travel-kohtaan matkustuksesta aiheutuvat kustannukset kotoa/työpaikalta kohdemaan majoituspaikkaan ja takaisin. Vierailupäivien aikana kohdemaassa syntyvät paikalliset matkakustannukset ovat oleskelukustannuksia (subsistence). - Matkakustannuksiin tehtävä myöntö tehdään harkinnan perusteella, siten että anottu summa on enimmäismäärä. - Travel-kulut raportoidaan todellisten kustannusten pohjalta, arvio hakemukseen mahdollisimman realistiset matkustuskulut. Subsistence (oleskelu): - Subsistence-kulu pitää sisällään majoitus-, ruokailu-, vakuutuskulut sekä paikallismatkat kohdemaassa. > Klikkaa kohdasta Daily rate calculation Calculate painiketta > Klikkaa kohdasta Subsistence calculation Calculate painiketta - Jos kyseessä on kontaktiseminaari, jonka osallistumismaksu kattaa majoituksen ja ruokailut, ei oleskelukuluja myönnetä erikseen. Tämä kohta jätetään tällöin tyhjäksi.
8(8) - Subsistence-kulu on ns. lump sum, joka raportoidaan toteutuneiden vierailupäivien mukaisesti suoraan apurahataulukon summilla. Subsistence-kuluista ei tarvitse liittää tositteita raporttiin. Contact Seminar fee: - Jos kyseessä on kansallisten toimistojen järjestämä kontaktiseminaari, apurahaa voi anoa seminaarimaksua varten. - Kontaktiseminaarin osallistumismaksu sisältää yleensä majoituksen ja ateriat, tällöin apurahaa ei myönnetä erikseen oleskelukuluja (subsistence) varten. - Tarkista kontaktiseminaarin kutsukirjeestä tai ilmoittautumislomakkeesta seminaarimaksun suuruus sekä mitä se sisältää. - Kontaktiseminaarimaksut myönnetään 100 %:n mukaan. - Osallistuja maksaa kontaktiseminaarimaksun myönnetystä apurahasta, ellei ole sovittu erikseen muusta järjestelystä. - Kontaktiseminaarimaksu raportoidaan siten, että loppuraportin liitteeksi tulee sekä kuittikopio/pankkitosite maksetusta osallistumismaksusta että seminaarin järjestäjiltä saatava/pyydettävä osallistumistodistus. - Huom. Jos olet hakemassa apurahaa kontaktiseminaaria varten ja budjettitaulukossa ei näy rivi Contact seminar fee, sen saa näkyviin vaihtamalla hakulomakkeen ensimmäisellä sivulla Type of visit kohtaan Contact seminar. I. CHECKLIST: - Hakemuksen tulee täyttää listassa mainitut kelpoisuusehdot (eligibility criteria), jotta hakemus arvioidaan. K. DECLARATION OF HONOUR JA M. SIGNATURE; - Tähän kohtaan tulee hakijaoppilaitoksen allekirjoitusoikeudellisen henkilön (esim. johtajan, rehtorin) allekirjoitus. - Tarkista, että allekirjoittaja on sama kuin kohdassa C.1.3. Person authorised to sign the grant agreement mainittu tai hänen virallinen sijainen. Jos sijainen allekirjoittaa, allekirjoituksen yhteydessä on mainittava, että kyseessä on sijainen. - Kannattaa huomioida, että allekirjoitus on hakemuksen kelpoisuusehto (eligibility criteria)