Uuden sukupolven palvelu- ja organisaatiouudistuksen valmistelu - Luottamushenkilö- ja palveluorganisaation linjauksia ja kysymyksiä Organisaatiotoimikunta 7.3.2011 Risto Kortelainen, muutosjohtaja
Uuden sukupolven palvelu- ja organisaatiouudistus 2013 - valmistelukokonaisuudet Palvelumalli 2013 toimintatavat Organisaatiorakenne 2013 Strateginen ohjaus Kehittämisen toimintamalli
Kaupungin palvelumalli 2013 Palvelumallin valmistelun tavoitelinjaukset 1. Kuntalais-, asiakas- ja käyttäjänäkökulmasta ensisijaista on arvon ja/tai asiakashyödyn tuottaminen ja toiminnan vaikuttavuus (myös yhteiskunnallinen). Erityistä huomiota kiinnitetään heikommassa asemassa olevien tilanteen parantamiseen. 2. Vahvistetaan hyvinvoinnin ja terveyden edellytyksiä tukevia rakenteita ja toimintatapoja. Hyvinvointia ja terveyttä edistetään yhteisöllisyyttä tukemalla sekä työskentelemällä järjestöjen ja yritysten kanssa. 3. Julkisen hyvinvointivastuun ja perusoikeuksien toteutumisen rinnalla kannustetaan kuntalaisia omatoimisuuteen, terveisiin elämäntapoihin ja toimintakyvyn ylläpitämiseen. 4. Asiakkaiden valinnanmahdollisuudet otetaan huomioon sekä parannetaan palveluohjausta ja asiakaspalvelua.
Kaupunkiorganisaation rakenne 2013 (1) Kaupungin johtamisjärjestelmän keskeinen osa on organisaatiorakenne. Organisaatiorakenne määrittelee organisaation osat, eri osien työnjaon, valtuudet ja vastuut luottamushenkilö- ja viranhaltijaorganisaatiossa sekä eri johtamistasojen roolit. Organisaatiorakenne jakaantuu luottamushenkilöorganisaatioon ja palveluorganisaatioon. säännöissä palveluorganisaation sijasta puhutaan myös viranhaltijaorganisaatiosta. Palveluorganisaatiokäsite kuitenkin ottaa paremmin huomioon monituottajuuden kaupungin oman toiminnan rinnalla. Organisaatiorakenteen linjaukset antavat välttämättömät perusteet hallintoja johtosääntöjen valmistelulle.
Kaupunkiorganisaation rakenne 2013 (2) Tarkemmin jäsenneltynä organisaatiorakenteeseen kuuluvat I Luottamushenkilöorganisaatio ja erityisesti sen toimielinrakenne II Palveluorganisaatio 1. Kaupunginjohtajisto (kaupunginjohtaja ja apulaiskaupunginjohtajat) 2. Hallinto ja ohjaus (yhteiset prosessit ja tehtävät) Yksi yhtenäinen 3. Järjestämistason palvelukokonaisuudet (ydinprosessit) kokonaisuus 4. Palvelutuotanto
Kaupungin organisaatiorakenne (luonnos 7.3.2011) KAUPUNGINVALTUUSTO KAUPUNGINHALLITUS KAUPUNGINJOHTAJA Elinvoima ja kilpailukyky Elinympäristö ja kaupunkirakenne Elämänlaatu ja kulttuuri Kasvu, oppiminen ja perheet Toimintakyky ja arjen sujuvuus Terveys ja sosiaalinen turvallisuus Keskusvaalilautakunta Tarkastuslautakunta Sisäinen tarkastus Järjestämistason toimielimet ja palvelukokonaisuudet sekä talouden ja toiminnan ohjaus Kaupunginhallitus Sivistys- ja perhelautakunta Toimintakyvyn edistämisen ja ikäihmisten ltk Kaupunkirakennelautakunta Elämänlaatuja kulttuurilautakunta Perusturvalautakunta Kj t Strategia, muutos ja kehittäminen Resurssien hallinta Hallinnon ohjaus Hallinnon ja ohjauksen yhteiset prosessit Palvelutuotannon tarvitsemat hallinnon tukipalvelut Muut ulkopuoliset palvelujen tuottajat Kuntayhtymät,tytäryhtiöt ja - yhteisöt Oma palvelutuotanto: tuotantokokonaisuudet ja yksiköt (netto- ja taseyksiköt) Omat liikelaitokset, joilla johtokunnat Tilapalvelu Talouskeskus Kylän Kattaus JS Työterveys Altek Aluetekniikka K-S Pelastuslaitos Kuntalaiset, asiakkaat ja sidosryhmät
Kaupunkiorganisaation rakenne 2013 (3) Organisaatiorakenteen valmistelun tavoitelinjaukset 1. Kunnallisen demokratian ja kansanvaltaisen päätöksenteon toteutumisen kannalta huolehditaan luottamushenkilöorganisaation toimivuudesta ja toimintaedellytyksistä. 2. Kaikkien järjestämistason toimielinten tehtävät, toimivalta ja voimavarat ovat merkittäviä kaupungin toiminnassa ja taloudessa. Tavoitteena on myös, että lautakuntien tehtävät on aiempaa paremmin keskenään tasapainossa. 3. Kaupunki pitää itsellään pääsääntöisesti hyvinvointipalvelujen ja muiden keskeisten toimintojen järjestämisvastuun. Kaupunki toimii yhteistyössä kuntayhtymien ja työssäkäyntialueen kuntien kanssa palvelujen järjestämiseksi ja tuottamiseksi.
Kaupunkiorganisaation rakenne 2013 (4) 4. Kuntalais- ja asiakasnäkökulmasta palvelujen kokonaistamista ja palveluketjujen saumattomuutta tuetaan organisaation rakenteellisin ratkaisuin. Ehdotetut palvelukokonaisuudet ottavat huomioon palvelutarpeen ja toimintaympäristön ennakoituja muutoksia: Lapsia ja lapsiperheitä koskevat keskeiset kysymykset ja palvelut tiivistyvät yhteen palvelukokonaisuuteen, oman lautakunnan alle. 75 vuotta täyttäneiden määrä kasvaa huomattavasti lähivuosina ja samoin palvelukysyntä, joka kohdistuu pääosin lähipalveluihin. Ikäihmiset ja muut sellaiset ryhmät, jotka tarvitsevat paljon tukea tavanomaiseen arkeensa, saavat päätöksentekoon oman lautakunnan. Terveydenhuollon kanssa samaan palvelukokonaisuuteen sijoittuvat myös aikuissosiaalityö ja aktivointi (työllisyyspalvelut ja kuntouttava työtoiminta). Ratkaisulla voidaan ottaa huomioon laaja-alaisesti riskiryhmien näkökulma.
Kaupunkiorganisaation rakenne 2013 (5) 5. Järjestämistason kokonaisvaltaista päätöksentekoa, ohjausta ja johtamista vahvistetaan entisestään. Rakenteen tulee tukea toimintatapojen uudistamista ja palvelukokonaisuuksien kuntalais- ja asiakaslähtöistä kehittämistä. Perinteisestä sosiaali- ja terveys- sekä sivistysjaosta osittain luovutaan. Nykymuotoisia palvelualueita ei organisaatiorakenteeseen sisälly. Palveluiden järjestämistason palvelukokonaisuudet ja ydinprosessit yhdessä hallinnon yhteisten prosessien ja tehtävien muodostavat palvelujen, talouden ja toiminnan kokonaisvaltaisen ohjauksen ja johtamisen ytimen. Järjestämistason vahvistamiseen kuuluvat omistajapoliittisen ohjauksen ja konserniohjauksen tehostaminen sekä hyvän hallintotavan periaatteiden toteuttaminen.
Palveluorganisaatio 2013: Lähtökohdat (1) Palveluorganisaation valmistelun lähtökohdista: palvelujen järjestämisen ja tuottamisen selkeämpi erottaminen 1. Ohjausta ja johtamista tehostetaan erottamalla palvelujen järjestäminen ja tuottaminen entistä selkeämmin toisistaan. 2. Palvelutuotannossa toteutuu jo nykyisellään vahva monituottajuus. Kaupungin toimintamenot ovat n. 650 M. Henkilöstömenot ovat 45 prosenttia toimintamenoista ja niiden osuus on supistunut. Palvelujen ostoihin käytetyt toimintamenot ovat puolestaan kasvaneet ja ovat nykyisin 40 prosenttia. Avustusmenoista rahoitetaan myös joitakin merkittäviä asiakasohjautuvia palveluja, kuten lasten yksityisen hoidon tuen kuntalisä ja palveluraha (4,5 milj. euroa 2009 ja 5,6 milj. euroa 2010)
Palveluorganisaatio 2013: Lähtökohdat (2) 3. Monimutkaista tuotantokokonaisuutta on kyettävä jatkossa ohjaamaan ja johtamaan kokonaisvaltaisesti ja nykyistä tehokkaammin erilaisin ohjaustavoin. 4. Kaupunki järjestäjänä ohjaa palvelujen sisältöä, kattavuutta, laatua ja määrää. Kaupunki määrittää oman tuotannon osuuden sekä päättää resursseista ja rahoituksesta. Valvonta kuuluu myös järjestäjän tehtäviin. 5. Tehokkaan ja oikea-aikaisen järjestämistason ohjauksen ja johtamisen edellytys on järjestäjä- ja tuottajatehtävien ja roolien eriyttäminen toisistaan. Lisäksi tarvitaan järjestäjä- /tuottajaosaamisen vahvistamista.
Palveluorganisaatio 2013: Lähtökohdat (3) 6. Kuntalais- ja asiakasnäkökulmasta keskiöön nousee palveluohjaus konkreettisissa tilanteissa. Palveluohjauksessa lähtökohtana asiakassuhteen synnylle on usein asiakkaan aktiivisuus. Palveluohjaus toimii niin, että asiakaan tarpeen ja tilanteen mukainen palvelu löytyy usein yhdistelemällä eri palvelutuottajien tarjoamia palveluja. 7. Palvelu- ja organisaatiouudistukseen liittyy kiinteästi myös uuden asiakaspalvelumallin kehittäminen. Tavoitteena on koota asiointipalveluja yhteen, että niin asiakas voi saada vaivattomasti asiansa vireille ilman erityistä perehtymistä organisaatioon. Verkkoasioinnin laajentaminen korostuu uudessa asiakaspalvelumallissa.
Palveluorganisaatio: kaupunginjohtajiston tehtäväalueet (1) Kaupunginjohtajan ja apulaiskaupunginjohtajien tehtäväalueet määräytyvät järjestämistason palvelukokonaisuuksien/ydinprosessien mukaan: Palvelukokonaisuudet / ydinprosessit 1. Hallinto ja ohjaus (yhteiset) 2. Elinvoima ja kilpailukyky 3. Elinympäristö ja kaupunkirakenne 4. Elämänlaatu ja kulttuuri 5. Kasvu, oppiminen ja perheet 6. Toimintakyky ja arjen sujuvuus 7. Terveys ja sosiaalinen turvallisuus Tehtäväalueet Kaupunginjohtaja
Palveluorganisaatio: kaupunginjohtaja (2) Kaupunginjohtaja Kaupunginjohtajalla on kaupungin yleinen johtamistehtävä. Kaupunginjohtajan tehtäväalueelle kuuluvat hallinnon ja ohjauksen ja elinvoiman ja kilpailukyvyn palvelukokonaisuudet ja ydinprosessit. Vastaavasti päätöksenteko kuuluu kaupunginhallitukselle.
Palveluorganisaatio: apulaiskaupunginjohtajat (3) t Kolme apulaiskaupunginjohtajaa johtavat palveluja, taloutta ja toimintaa keskinäisen tehtäväjaon mukaan. Tehtäväjako perustuu ehdotettuun organisaatiorakenteeseen. Palveluorganisaation valmistelussa on ollut esillä kolme eri vaihtoehtoa apulaiskaupunginjohtajien tehtäväalueiden ja roolituksen määräytymiseen palveluiden järjestämisessä ja tuottamisessa.
Palveluorganisaatio: apulaiskaupunginjohtajat (4) Tehtäväalue ja roolitus Vaihtoehto 1. Palvelujen järjestämistä ja tuottamista ei ole kauttaaltaan erotettu toisistaan. Tässäkin mallissa hallinto ja palvelukokonaisuudet muodostavat kiinteän kokonaisuuden sekä palvelukokonaisuudet / ydinprosessit rakentuvat uudella tavalla asiakaslähtöisesti. Nykyisenkaltaisia palvelualueita ei ole. Vaihtoehto 2. Palvelujen järjestäminen ja tuottaminen on erotettu aiempaa selkeämmin toisistaan. t johtavat tehtäväalueellaan järjestämisen ja palvelutuotannon kokonaisuutta. Vaihtoehto 3. Järjestämistaso jakaantuu kahden apulaiskaupunginjohtajan tehtäväalueisiin kaupunkirakenne ja hyvinvointipalvelut ja kaupungin koko oma palvelutuotanto on yhdellä apulaiskaupunginjohtajalla.
Palveluorganisaatio: apulaiskaupunginjohtajat (5) Tehtäväalueen ja roolituksen arviointia: Vaihtoehto 1:n vaikeudet sisältyvät erityisesti siihen, ettei järjestämistason ohjauksen ja johtamisen vahvistamista ei tapahdu monituottajaympäristön vaatimusten mukaisesti. Nykyisin esimerkiksi hyvinvointipalvelujen vastuualuejohtajat johtavat huomattavaa omaa tuotantoa ja samanaikaisesti monesti merkittävää palvelujen hankintaa ulkopuolelta. Kokonaisuuden johtamisen lisäksi tarvitaan jatkuvaa työtä oman tuotannon suorituksen ja suorituskyvyn johtamiseksi. Vaihtoehto 1 mahdollistaa järjestämistason palvelukokonaisuuksien ja ydinprosessien jäsentämisen uudella tavalla kuntalais- ja asiakasnäkökulmasta. Samoin nykyisen kaltaisista palvelualueista voidaan luopua ja siirtyä aiempaa tiiviimpää palvelukokonaisuuksista ja hallinnon yhteisistä prosesseita rakentuvaan ohjauksen ja johtamisen ytimeen palvelujen järjestämisessä.
Palveluorganisaatio: apulaiskaupunginjohtajat (6) Tehtäväalueen ja roolituksen arviointia: Valmistellussa ehdotuksessa on päädytty vaihtoehtoon 2., jossa apulaiskaupunginjohtajat johtavat tehtäväalueillaan palvelujen järjestämistä ja tuotantoa. Vaihtoehto 2. on keskitien vaihtoehto. Se ottaa huomioon tarpeen ohjata järjestämistasossa aiempaa vahvemmin monituottajuuteen perustuvaa palvelutuotantoa kokonaisvaltaisesti. t ovat omilla vastuualueillaan kokonaisvastuussa järjestämisestä sekä omasta ja ulkopuolisesta tuotannosta. Apulaiskaupunginjohtajien rooliin kuuluu toimia myös järjestämisen ja tuottamisen välisen suhteen säätelijöitä. Vaihtoehto tuo jatkuvuutta tilanteessa, jossa tehdään suuria muutoksia organisaatiossa ja toimintatavassa.
Palveluorganisaatio: apulaiskaupunginjohtajat (7) Tehtäväalueen ja roolituksen arviointia: Vaihtoehdossa 3. apulaiskaupunginjohtajien tehtäväalueet ja roolit poikkeavat selkeästi toisistaan. Vaihtoehtoa pidettiin myöhemmän kehitysvaiheen mallina, joka edellyttää kokemusta järjestämistason ja tuotannon erottamisesta. Malli mukaan yhdellä apulaiskaupunginjohtajista on johdettavanaan kaupungin kaikki hyvinvointipalvelut järjestämistasossa. Toisella järjestämistason apulaiskaupunginjohtajalla on puolestaan tehtäväalueenaan elinympäristön ja kaupunkirakenteen palvelukokonaisuus. Kolmas apulaiskaupunginjohtaja puolestaan vastaa tuotantojohtajana kaupungin omasta palvelutuotannosta. Mallin vahvuus on se, että hyvinvointipalvelut muodostavat kokonaisuuden ja tuotannon kokonaisuuden suorituskyvyn johtamisesta vastaa apulaiskaupunginjohtaja Mallin vaikeus on se, että palvelujen järjestämisen ja tuottamisen välisen suhteen säätely nousee joissakin tapauksissa esim. kaupunginjohtajan tehtäväksi.
Palveluorganisaation valmistelun jatko: organisaatiotoimikunta 28.3.2011 Organisaatiotoimikunnan 28.3.2011 kokouksessa avataan selvityshenkilöiden valmistelussa olevien järjestämistason palvelukokonaisuuksien / ydinprosessien sisältöä ja rajapintakysymyksiä. Samoin kuin palvelujen tuotantorakenteen jäsennyksiä. Käsitellään hallinnon ja ohjauksen prosessien ja tehtävien ryhmittelyä. Kuvataan tarkemmin hallinnosta sekä palvelukokonaisuuksista ja ydinprosesseista rakentuvaan järjestämistason ohjauksen ja johtamisen kokonaisuutta.
Palveluorganisaatio: apulaiskaupunginjohtajat I Vaihtoehto, jossa palvelujen järjestämistä ja tuotantoa ei ole erotettu: tässäkin hallinto ja ydinprosessit muodostavat kiinteän kokonaisuuden sekä ydinprosessit rakentuvat asiakaslähtöisesti Konsernihallinto Elinvoima ja kilpailukyky Palvelujohtaminen Palvelujohtaminen Palvelujohtaminen KAUPUNGINJOHTAJA Elinympäristö ja kaupunkirakenne Oma palvelutuotanto (netto- ja - Rakennus ja Ympäristövalvonta taseyksiköt) Kasvu, oppiminen ja perheet Toimintakyky ja arjen sujuvuus Terveys ja sosiaalinen turvallisuus Tilapalvelu Talouskeskus Oma palvelutuotanto Elämänlaatu ja kulttuuri (netto- ja taseyksiköt) Oma palvelutuotanto (netto- ja taseyksiköt) Oma palvelutuotanto (netto- ja taseyksiköt) Oma palvelutuotanto (netto- ja taseyksiköt) Jyväskylän seudun työterveys Kylän Kattaus Keski- Suomen Pelastusl aitos Kuntayhty mät,tytäry htiöt ja - yhteisöt Kuntayhty mät,tytäry htiöt ja - yhteisöt Altek Aluetekniikka Muut ulkopuoli set palvelutuottajat Muut ulkopuoli set palvelutuottajat
Palveluorganisaatio: apulaiskaupunginjohtajat II Vaihtoehto, jossa palvelujen järjestäminen ja tuottaminen on erotettu aiempaa selkeämmin toisistaan: apulaiskaupunginjohtajat johtavat palvelujen järjestämisen ja tuotannon kokonaisuutta KAUPUNGINJOHTAJA Konsernihallinto Elinvoima ja kilpailukyky Tilapalvelu Talouskeskus Jyväskylän seudun työterveys Kylän Kattaus Palvelujohtaminen Elinympäristö ja kaupunkirakenne - Rakennus ja Ympäristövalvonta Tuotantojohtaminen Oma palvelutuotanto (netto- ja taseyksiköt) Keski- Suomen Pelastusl aitos Altek Aluetekniikka Palvelujohtaminen Elämänlaatu ja kulttuuri Kasvu, oppiminen ja perheet Tuotantojohtaminen Oma palvelutuotanto (netto- ja taseyksiköt) Kuntayht ymät,tytär yhtiöt ja - yhteisöt Muut ulkopuoli set palvelutuottajat Palvelujohtaminen Toimintakyky ja arjen sujuvuus Terveys ja sosiaalinen turvallisuus Tuotantojohtaminen Oma palvelutuotanto (netto- ja taseyksiköt) Kuntayht ymät,tytä ryhtiöt ja - yhteisöt Muut ulkopuoli set palvelutuottajat
Palveluorganisaatio: apulaiskaupunginjohtajat III Vaihtoehto: Järjestämisen johtaminen jakaantuu kahden apulaiskaupunginjohtajan tehtäviin kaupunkirakenne ja hyvinvointipalvelut ja oma palvelutuotanto on yhdellä apulaiskaupunginjohtajalla Konsernihallinto KAUPUNGINJOHTAJA Elinvoima ja kilpailukyky Elinympäristö ja kaupunkirakenne Palvelujohtaminen - Rakennus ja Ympäristövalvonta Elämänlaatu ja kulttuuri Tuotantojohtaminen Oma palvelutuotanto (netto- ja taseyksiköt) Palvelujohtaminen Kasvu, oppiminen ja perheet Toimintakyky ja arjen sujuvuus Kaupungin omat liikelaitokset Terveys ja sosiaalinen turvallisuus Kuntayhtymät,tytäry htiöt ja -yhteisöt Muut ulkopuoliset palvelutuottajat