Uuden sukupolven organisaation ja toimintamalli. Uusi Kunta 2017-seminaari Sakari Möttönen

Transkriptio

1 Uuden sukupolven organisaation ja toimintamalli Uusi Kunta 2017-seminaari Sakari Möttönen

2 1. Strategiaperusta tasapainoisen kaupunkistrategian perustekijät Suorituskyky - Vaikuttavuus - Taloudellisuus - Tuottavuus Toimintavarmuus - Luotettavuus - Tasa-arvoisuus - Oikeudenmukaisuus Innovatiivisuus - Ennakointi- ja uudistumiskyky - Edelläkävijyys - Luovuus Joustavuus - Reagointikyky - Kyky vastata toimintaympäristön muutoksiin

3 Kaupunkien organisaatioiden uudistaminen Kaupunkiorganisaation perustaksi on otettu prosessiajattelu, joka on syrjäyttänyt perinteisen virasto- ja hallintokuntaorganisaation Prosessien kuvauksia ja uudistaminen on käynnissä melkein kaikissa kaupungeissa Asiakkaiden palveluprosessiin kehitetään uusia muotoja (Tampereen kotitori) Prosessiajattelu on myös luottamushenkilöorganisaation perustana Elämänkulkuajattelu on useissa kaupungeissa prosessimallien perustana Asiakaspalvelu on erotettu omaksi prosessiksi (esim. Kuopio) Asiakaspalvelua on keskitetty sekä fyysisesti että toiminnallisesti (Oulu Kymppi) Asiakaslähtöisyyttä korostetaan organisoinnin ja toimintamallin perustana Järjestämistason ja tuottamistason erottaminen on yleistynyt, mutta kategorisesta tilaaja-tuottajamalleista on luovuttu Järjestämistason ja tuottamistason erotteluperiaate: Järjestämistaso on organisoitu prosessien muotoon ja bruttoyksikköperiaatteella Tuottamistasolla on erilaisia tuotantoyksiköitä: nettoyksiköt, taseyksiköt, liikelaitokset, yhtiöt Omistaja- ja konserniohjausta kehitetään Järjestämistason ja tuotantotason väliseen suhteeseen kehitetään uusia muotoja Tuotantotasolla on käytössä erilaisia monituottajamalleja Hierarkkisten ja markkinasuhteiden rinnalla kehitetään kumppanuusmalleja ja vaikuttavuuden tilaamista

4 Oulun kaupungin organisaatiorakenne ja toimintamalli Oulun kaupunki

5 Tampereen organisaatio 2010

6 Rahoitusvastuu Strategia Omistajapolitiikka Vaikuttavuus Järjestämisvastuu Hankinnat Tilaukset Lasten ja nuorten lautakunta Tuottamisvastuu Varhaiskasvatuspalvelut Opetuspalvelut Lasten ja ja nuorten kasvua tukevat palvelut Asiakas Kaupunginvaltuusto Kaupunginhallitus Kaupunginjohto Konsernipalvelut Elämänlaatulautakunta Terveyden ja toimintakyvyn edistämisen lautakunta Ikäihmisten lautakunta Ympäristö- ja rakennuslautakunta Yhdyskuntalautakunta Maakunnallinen pelastuslautakunta Sopimusohjaus Kulttuuripalvelut Liikuntapalvelut Toimintakykyä edistävät palvelut Koti- ja ja asumispalvelut Vanhusten hoivapalvelut Maankäyttö ja ja ympäristöi Yhdyskuntarakenne Palo- ja ja pelastustoimi Asukkaat ja palvelujen käyttäjät Asukas raadit ja palautejärjestelmä Keskusvaalilautak. Tarkastuslautak. Johtokunnat Terveyspalvelut - liikelatios Linnan Tilapalvelut -liikelaitos Linnan Ateria-liikelaitos Linnan Lomituspalvelut -liikelaitos Aluetoimikunnat. Ulkoinen palvelutuotanto

7 Konsernipalvelut Konsernipalvelut Vetovoimaisuuden Vetovoimaisuuden palvelualue palvelualue 1 palvelualuejohtaja =KJ 1 palvelualuejohtaja =KJ 5 avainprosessia, tarvitaan 5 avainprosessia, tarvitaan 3 avainprosessin omistajaa 3 avainprosessin omistajaa Kaupunkiympäristön Kaupunkiympäristön palvelualue palvelualue 1 palvelualuejohtaja 1 palvelualuejohtaja 5 avainprosessia, tarvitaan 5 avainprosessia, tarvitaan 3 avainprosessin omistajaa 3 avainprosessin omistajaa Hyvinvoinnin Hyvinvoinnin edistämisen edistämisen Palvelualue Palvelualue 5 avainprosessia, tarvitaan 5 avainprosessia, tarvitaan 3 avainprosessin omistajaa 3 avainprosessin omistajaa 1 Palvelualuejohtaja Kasvun Kasvun ja ja oppimisen oppimisen palvelualue palvelualue 5 avainprosessia, tarvitaan 5 avainprosessia, tarvitaan 4 avainprosessin omistajaa 4 avainprosessin omistajaa Perusturvan Perusturvan palvelualue palvelualue 5 avainprosessia, tarvitaan 5 avainprosessia, tarvitaan 3 avainprosessin omistajaa 3 avainprosessin omistajaa 1 Palvelualuejohtaja Terveydenhuollon Terveydenhuollon palvelualue palvelualue 6 avainprosessia, tarvitaan 6 avainprosessia, tarvitaan 3 avainprosessin omistajaa 3 avainprosessin omistajaa Kuopion Kaupunginvaltuusto Kaupunginhallitus Kaupunginjohtaja Markkinointi, viestintä ja asiakaspalvelut Yritys- ja elinkeinopalvelut Sidosryhmä- ja kaupungin edunvalvontapalvelut Kaupunkiympäristön suunnittelupalvelut Asuin- ja toimintaympäristön rakentamisen ja kunnossapidon palvelut Ympäristö- ja rakennusvalvontapalvelut Maa- ja vesiomaisuuden hallintapalvelut Omatoimisen hyvinvoinnin palvelut Ohjatun hyvinvoinnin ja omaehtoisen oppimisen palvelut Taide- ja tapahtumapalvelut Varhaiskasvatuspalvelut Perusopetus- ja nuorisopalvelut Lukiopalvelut ja II-asteen yhteistyö Kasvun ja oppimisen tuen palvelut Vanhus- ja vammaispalvelut Lapsiperhepalvelut Aikuissosiaalityön palvelut Avohoidon palvelut Sairaalapalvelut Mielenterveys- ja päihdepalvelut Sisäinen tarkastus Sisäinen tarkastus Strategiset palvelut Strategiset palvelut Operatiiviset palvelut Operatiiviset palvelut Kuopion Vesi Johtokunta Kuopion Vesi Johtokunta Kuopion Energia Johtokunta Kuopion Energia Johtokunta Kuopion Ateria Kuopion Ateria Johtokunta Johtokunta Kallaveden työ- Kallaveden työ- Johtokunta Terveys Johtokunta Terveys P-S Pelastus Lautakunta P-S Pelastus Lautakunta Tilakeskus Johtokunta Tilakeskus Johtokunta Infran rak ja kup? Infran rak ja kup? Johtokunta? Johtokunta?

8

9 KOUVOLA Kaupungin palveluorganisaation perusrakenne Kaupunginvaltuusto Kaupunginhallitus Ulk. tarkastus Apulaiskaupunginjohtaja Kaupunginjohtaj a Sis. tarkastus Hyvinvointipalvelut Kasvun ja oppimisen edistäminen ohjaus Konsernipalvelut Johtaja (oto) Demokratian tuki ohjaus Kaupunkikehitys Johtaja Elinvoiman vahvistaminen Toimintakyvyn ja elämänlaadun tukeminen tuki Kehittämisen ja johtamisen tuki tuki Elinympäristön kehittäminen sopimusohjaus sopimusohjaus sopimusohjaus Perusturva Sivistys Talouspalvelukeskus Pohjois-Kymen Tieto Muut konserniyhtiöt Maaseutupalvelut Teknisen tuotannon liikelaitos Tilaliikelaitos Kouvolan Vesi Elinkeinoyhtiöt

10 Uuden sukupolven kaupunkiorganisaation valmistelua ohjaava perusrakenne Strateginen ohjaus, kuntademokratia ja osallisuus Järjestämistason asiakaslähtöiset ydinprosessit (=palvelurakenne) Palvelut, palvelutuotanto Valtuusto Tark. ltk Kaupunginhallitus Puheenjohtajien yhteistoiminta (sis. Ltk:n pj:t) Kvaaliltk Kh ja mahd. muut toimielimet Lautakunta Lautakunta Lautakunta Lautakunta Lautakunta Lupaltk Elinvoima ja kilpailukyky Elinympäristö ja kaupunkirakenne Elämänlaatu ja kulttuuri Kasvu, oppiminen ja perheet Toimintakyky ja arjen sujuvuus Terveys ja sosiaalinen turvallisuus Konsernihallinto Tuotantorakenne Kuntalaiset: eri asiakkuudet - vaikuttavuus ja tuloksellisuus Hallinto ja hallinta Konsernin ohjauksen ja hallinnon tarpeet

11 Palvelu- ja organisaatiouudistus (uso) Jyväskylässä taustalla kuntien yhdistymissopimus Valtakunnallinen tarkastelu, UusiKunta2017 -ohjelma Jyväskylässä valmistelu käynnistynyt vuonna > etenee vaiheittain ja käytössä > Kysymys palvelujen sekä luottamushenkilö ja hallintoorganisaation uudenlaisesta järjestämisestä Organisaatio ei sinänsä paranna toimintaa, mutta hyvä organisaatio voi luoda sille edellytyksiä

12 Tavoitteita Käytettävillä resursseilla saadaan aikaan mahdollisimman hyvää palvelua Palvelut vastaavat asiakkaiden elämäntilanteita ja tarpeita Kuntalaiset saadaan mukaan palvelujen suunnitteluun (tavoite aktiivisesta kuntalaisesta) Kuntalaiset kertovat omista tarpeistaan Kuntalaiset antavat palautetta saamistaan palveluista Kuntalaiset kantavat vastuuta hyvinvoinnistaan Poliittiset päätöksentekijät pystyvät ohjaamaan palvelujen tuottamista kuntalaisille

13 Prosessiorganisaatiorakenne Ydinprosessi Muodostaa organisaation perusrakenteen Muodostuu pääprosesseista Pääprosessi Sitoo yhteen asiakkaiden tarvitsemaa palvelutoimintaa Muodostuu palveluprosesseista Palveluprosessi Huolehtii asiakaspalveluista On välittömässä vuorovaikutuksessa kuntalaisten kanssa

14 Prosessityön tehtävät Minkälaisia ovat prosessin tuloksena syntyvät hyödyt asiakkaille? Ketkä ovat keskeisiä asiakkaita ja asiakasryhmiä (ks. kuntalaisten asiakassuhteet)? Mitä prosessin tuotokset ja aikaansaannokset? Mitä vaikutuksia prosessissa tavoitellaan? Miten huomioidaan asiakkaiden tarpeet Miten prosessissa toimintaan? Miten hallitaan asiakkuuksia ja asiakastapahtumia? Miten toimiaan ratkaisu ja voimavarakeskeisesti Miten ennaltaehkäiseväisyys näkyy prosessin toiminnoissa Miten varmistetaan henkilöstön osallistuminen? Miten kuntalaisten ja sidosryhmien osallistuminen näkyy prosessissa?

15 Uson valmistelu Perusrakenne hyväksytty organisaatiotoimikunnassa Merkitty tiedoksi valtuustossa, jossa uusi käsittely huhtikuussa 2011 Valmistelun organisointi hyväksytty Selvityshenkilöt aloittaneet työnsä Asiakas- ja henkilöstötilaisuudet alkaneet Hallinnon ja palvelutuotannon organisointi valmistelua käynnistetään

16 Palvelu- ja organisaatiouudistuksen valmistelu Palvelukokonaisuudet ja ydinprosessit 1. Elinvoima ja kilpailukyky. Sisältää myös: - kuntademokratia ja osallisuus - strateginen ja konserniohjaus - hallinto ja sen tukipalvelut - tuotantorakenteen kysymykset Päävalmistelij at Valmistelusta vastaavat Maija Havia, Risto Kortelainen, Sakari Möttönen Selvityshenkilöt Useita tehtäväkokonaisuuksia, jotka vastuutetaan lokamarraskuussa Seur. diassa on luettelo näistä tehtävistä. 2. Elinympäristö- ja kaupunkirakenne Timo Koivisto Heli Leinonkoski 3. Elämänlaatu ja kulttuuri Arto Lepistö Ari Karimäki 4. Kasvu, oppiminen ja perheet Arto Lepistö Pirjo Tuosa 5. Toimintakyky ja arjen sujuvuus Pekka Utriainen Sirkka Karhula 6. Terveys ja sosiaalinen turvallisuus Pekka Utriainen Ulla Kuittu Risto Kortelainen / Sakari Möttönen

17 Valmistelun jatko Organisaation perusrakenne on hyväksytty organisaatiotoimikunnassa Tehtävä prosessien tarkempi kuvaus ja suunnittelu Palvelujen tuotantorakenteen valmistelun käynnistäminen Hallinnon ja tukipalvelujen valmistelun käynnistäminen

18 Peruskysymykset Miten erotetaan järjestämistaso ja tuotanto? Järjestämistason ydinprosessit (palvelukokonaisuudet) on määritelty Tuotanto tason yksikköjako tekemättä Miten organisoidaan hallinto siten että, Mahdollistetaan tehokas konserniohjaus Tuetaan ydinprosessien toimivuutta Mahdollistetaan tehokas tuotanto?

19 Järjestämistason ja tuottamistason tehtävät Järjestämistaso ( ydinprosessit ) saa taloudelliset resurssit budjetista saa toiminnalliset tavoitteet budjetista valvoo ja ohjaa tuottajia ovat budjetissa bruttoyksiköitä vastaa palveluohjauksesta vastaa viranomaistoiminnasta hankkii palvelut omalta ja/tai ulkopuolisilta tuottajilta Tuotantotaso ( palveluprosessit ) saa taloudelliset resurssit järjestämistasolta sopimuksen perusteella vastaa palvelujen tuottamisesta voivat olla liikelaitoksia, tase- tai nettoyksiköitä vastaa konkreettisista asiakaspalveluista talouden ohjaus tulojen ja menojen tasapainon avulla koostuu itsenäisistä tuotantoyksiköistä Järjestämistason ja tuottamistason välillä sopimussuhde. Sopimusmuotoina hierarkkinen (käsky)ohjaus, markkinaohjaus, kumppanuusohjaus

20 Mitä pitää ratkaista: Järjestämistason ( tilaaja ) ja tuottajatason eriyttäminen Viranomais- ja palvelutoimintojen eriyttäminen Tuotantotason yksikköjako ja palveluprosessien lopputuloksena saatavat tuotteet Palvelutuotteiden yksikköhinnat = kustannuslaskenta Sopimusohjauksen menettelyt ja säännöt Palvelutuotannon yksiköiden organisointi: nettoyksikkö taseyksikkö - liikelaitos

21 Palvelutuotantoyksikkö: Palvelusopimus ydinprosessin kanssa Taloudellisena tavoitteena nollatulos johon voidaan päästä: menoja sopeuttamalla henkilöstön määrä => palkkamenot tilojen määrä => vuokrat tuloja lisäämällä tuotetaan enemmän Toiminnallisten tavoitteiden toteuttaminen? => toiminnan logiikka muuttuu

22 Hallinnon järjestämisen periaatteita Kaksiportainen hallinto Konsernihallinto Ydinprosessien ja tuotantoyksiköiden hallinto Hallinnon päivittäis- ja toistuvuustehtävät (rutiinitehtävät) keskitetään Vahvistetaan talouskeskuksen asemaa ja tehtäviä Hallintoon ei luoda tilaaja-tuottaja asetelmaa Sovitaan keskitetyn hallinnon ja ydinprosessien suhteesta ja tehtäväjaosta

23 Hallinto uudessa organisaatiossa Perusvaihtoehdot: Itsenäiset ydinprosessit: (1) Ydinprosesseille muodostetaan omat hallinto- ja suunnitteluyksiköt (vahva hallinto) Keskitettyyn hallintoon jää hallinnon ohjausresurssit (kevyt hallinto) Keskitetty hallinto: Ydinprosesseille jää prosessien ohjaamiseen tarvittavat hallintoresurssit (kevyt hallinto) Keskitettyyn hallintoon sijoitetaan hallinnon ohjausresurssit ja ydinprosesseja palvelevat resurssit (vahva hallinto)

24 Hallinto uudessa organisaatiossa (2) Keskeiset hallintoprosessit talous henkilöstö viestintä lakipalvelut asiakirjahallinto Tietohallinto Innovaatiot ja kehittäminen

25 Hallinnon organisoinnin tehtävät Hallinnon organisoinnin periaatteista sovitaan ohjausryhmässä (palvelualuejohtajat) vuoden 2010 loppuun mennessä Hallinnon prosessit kuvataan samoin kuin muutkin prosessit kevät 2011 Määritellään kaikkia ydinprosesseja koskevat hallinnon järjestämisen periaatteet (selvityshenkilöt mukana) alkuvuosi 2011 Määritellään tuotantoyksiköiden hallintojärjestelyt (kevät 2011) Määritellään kunkin ydinprosessin hallintotehtävät (kevät 2011) Vahvistetaan hallinnon uudistamisohjelma kevät 2011

26 hallinnan rakenne ominaisuudet markkinat hybridi hierarkia välineet kannustinvaikutukset O hallinnolliset kontrollit O menestymisominaisuudet sopeutuminen (A) O sopeutuminen (C) O sopimuslainsäädäntö O = vahva ominaisuus + = keskivahva ominaisuus O = heikko

27 Hierarkia pienii Hybridi (kumppanuus) Markkinat Toiminnan koordinointitarve suuri Sidotut Tuotannon tekijät Vapaat