YritysMehiläinen käyttöohje 8.11.2013
Sisältö SIVU 1. Rekisteröityminen 3 a) Miten rekisteröidyn käyttäjäksi? 4 b) Miten tallennan käyttäjätietoni? 5 2. YritysMehiläisen päänäkymä 6 3. Etusivu 7 4. Raportointi 8 a) Yhteenveto 9 b) Rakenna oma raportti 10-16 5. Työterveys 17 a) Dokumentit 18 b) Yhteystiedot ja toimipaikat 19 6. Työkykykompassi 20 7. Työhyvinvointi 21 8. Työntekijärekisteri 22 a) Uuden työntekijän lisääminen 23 b) Työntekijän tietojen muokkaaminen ja poistaminen 24 c) Osastot, kustannuspaikat ja ryhmät 25 d) Oman ryhmän luominen 26 9. Dokumentti- ja toimenpidemoduuli 27 a) Sairausloman syöttäminen 28-29 b) Yritysdokumentin syöttäminen 30-31 c) Työkykyarviopyynnön tekeminen 32 10. Asetukset 33 11. Palaute ja käyttäjätuki 34 2
1. Rekisteröityminen Verkkopalvelu löytyy osoitteesta: https://yritys.mehilainen.fi 1a. Miten rekisteröidyn käyttäjäksi? 1b. Omien käyttäjätietojen tallentaminen 3
1a. Miten rekisteröidyn käyttäjäksi? Verkkopalveluun tulee rekisteröityä ensimmäisellä kerralla henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksilla. Klikkaamalla oman pankkisi kuvaketta pääset pankin sivulle, jossa tunnistus tapahtuu. Tämän jälkeen sinut ohjataan automaattisesti takaisin YritysMehiläinen - verkkopalveluun. HUOM! Pankkitunnistautuminen on vakiinnuttanut asemansa luotettavana henkilöllisyyden todentamistapana. Käsittelemme salassa pidettäviä tietoja, jonka takia jokaisen käyttäjän on todistettava luotettavasti henkilöllisyytensä. 4
1b. Omien käyttäjätietojen tallentaminen 1. Tunnistautumisen jälkeen luodaan käyttäjätunnus ja salasana, joilla jatkossa voit kirjautua palveluun. Jos unohdat salasanasi, voit kätevästi kirjautua pankkitunnuksillasi ja muuttaa salasanaasi 2. Seuraavaksi voit pyytää näkyvyyttä edustamasi yrityksen tietoihin syöttämällä y-tunnuksen ja asiakasnumeron. Tämä hyväksytään Mehiläisessä, jonka jälkeen aktivointikoodi lähetetään tekstiviestillä yrityksenne yhteyshenkilölle. Jos organisaatiollasi on useampia asiakasnumeroita, syötä ne kaikki erikseen. Jos olet aiemmin käyttänyt Mehiläisen Extranet PLUS palvelua, käyttäjäoikeutesi siirtyvät uuteen palveluun automaattisesti ja näkyvät asetussivulla. 3. Syötä aktivointikoodi aktivoidaksesi näkyvyyden. 4. Lisää vielä yhteystietosi. 4 2 3 1 5
2. YritysMehiläisen päänäkymä Klikkaa haluamaasi osiota (esim. Työkyky) saadaksesi lisätietoja. 6
3. Etusivu Etusivu on yhteenveto kaikista verkkopalvelun tapahtumista ja tiedoista. 1 3 4 1. Muokattavissa oleva organisaatiosi nimi (ei vaikuta sisältöön). 2 2. Näet koontina kaikki tiliisi liitetyt yritykset. Jos yrityksiä on paljon pääset katsomaan koko listan katso kaikki linkistä. 5 3. Etusivulla on listattuna Mehiläisen sekä yrityksesi yhteyshenkilöt. Katso kaikki linkistä pääset myös lisäämään yrityksellenne uusia yhteyshenkilöitä. 7 4. Myös yrityksenne vakuutusnumerot on listattuna etusivulla mikäli ne on toimitettu Mehiläiseen työterveysyhteistyön puitteissa. 5. Viimeisimmät tapahtumat on liitetty etusivun aikajanalle, josta näet kaikki tärkeimmät tapahtumat aikajärjestyksessä. Voit suodattaa tapahtumia tunnukseesi liitettyjen yritysten mukaan tai 6 6. Tapahtumatyyppien mukaan. 7. Linkki tapahtumaan. 7
4. Raportointi Raportointi-välilehti koostuu kahdesta osasta: 4a. Yhteenveto 4b. Rakenna oma raportti 8
4a. Yhteenveto 1 1. Yhteenveto -sivulla voit tarkastella vakiomallista raporttia, jota Mehiläinen suosittelee seurattavaksi kaikille asiakkailleen. 2. Yhteenvetoraporttia voit tarkastella myös yrityksesi organisaatiorakenteen mukaan. 3. Tai eri ajanjaksojen. 4. Yhteenveto on jaettu viiteen eri aineistoon, jonka myötä yhteenvetoa on selkeämpi tarkastella. 5. Jokaisessa aineistossa on useampia raportteja. 6. Kutakin raporttia voi tarkastella joko kuvaajana tai taulukkona. Myös raportin otos on selkeästi näkyvillä. 7. Raportin saa myös ladattua PowerPointesityksenä. 2 3 7 4 5 6 9
4b. Rakenna oma raportti 1/6: Yleistä 1/2 Rakenna oma raportti sivulla voit rakentaa samoista viidestä aineistosta omia raportteja. Saadaksesi lisätietoja kustakin raporttityypistä, klikkaa haluamaasi aihetta (esim. Sairauspoissaolot ). Siirry pikaohjeeseen tästä. Tulkintaohje luodusta raportista ja sen asetuksista. Kuvaaja / taulukko näkymä. Raportin lataus kuvana kuvaajana tai taulukkona. Raportin tallennus etusivullesi, jossa se päivittyy automaattisesti. 10
4b. Rakenna oma raportti 1/6: Yleistä 2/2 1 2 3 5 4 Raportin kriteereitä voit määrittää kunkin teeman alla olevilla valikoilla: Näkymä 1 vaihtoehdot riippuvat valitusta teemasta (lisätietoa saat klikkaamalla -nappia luotuasi raportin) 2 Ajanjakso Viimeisin 12kk Viimeisin kalenterivuosi Viimeisin vuosineljännes Viimeisin kuukausi Muu ajanjakso 3 Ryhmä Kaikki Suosikkiryhmä(t) Muu ryhmä 4 Vertailu Ei vertailua Edellinen ajanjakso Ryhmä 5 Tyky-suoritteet Teemoissa voi olla erikoisvalikoita. 11
4b. Rakenna oma raportti 2/6: Sairauspoissaolot Tässä teemassa voit valita seuraavien raporttinäkymien väliltä: Diagnoosijakauma: Tarkastelujaksolle sijoittuvien sairauspoissaolopäivien diagnoosijakauma. Sairauslomapäivien määrät näet taulukkonäkymässä. Muut = Viiden yleisimmän diagnoosiluokan ulkopuolelle jäävät diagnoosit. Tuntemattomat = diagnoosia ei tiedossa. Sisältää usein omailmoitteisia poissaoloja. Omailmoitteiset menevät diagnoosiluokkaan R, jos muuta diagnoosia ei ole ilmoitettu. Sairauslomapäivät Sairauslomapäivät (Kumulatiivinen) Sairauslomapäivät (Rullaava 12kk) Sairauslomapäivät /hlö Sairauslomapäivät /hlö (Kumulatiivinen) Sairauslomapäivät /hlö (rullaava 12kk) Sairauslomapäivien jakauma pituuksien mukaan Uudet yli 30pv poissaolot Poissaolojen pituudet - valikko on tämän teeman erikoisvalikko. 12
4b. Rakenna oma raportti 3/6: Kustannukset Tässä teemassa voit valita seuraavien raporttinäkymien väliltä: Kokonaiskustannukset Kokonaiskustannukset (kumulatiivinen) Kokonaiskustannukset (rullaava 12kk) Kokonaiskustannukset /hlö (kumulatiivinen) Kokonaiskustannukset /hlö (rullaava 12kk) Kustannukset /hlö Kela valikko on tämän teeman erikoisvalikko. 13
4b. Rakenna oma raportti 4/6: Työkyky/Työterveys Tässä teemassa voit valita seuraavien raporttinäkymien väliltä: TYÖkuntoon suoritteet TYÖkuntoon raportti Työkyvyttömyystaajuus Pitkien poissaolojen (30pv tai yli) suhdeluku 1000 työntekijää kohden. Tässä teemassa voit valita seuraavien raporttinäkymien väliltä: Terveysriskiprofiili Terveystarkastuksen tuloksista kerätty yhteenveto. Käyntien diagnoosijakauma Tyky-suoritteet valikko on tämän teeman erikoisvalikko. 14
4b. Rakenna oma raportti 5/6: Työkykykompassi/Henkilöstöprofiili Tässä teemassa voit valita seuraavien raporttinäkymien väliltä: Kuntoutussuunnitelmat Työkyvyttömyyseläkepäätökset Uudet työkykytunnistukset Työkykysuunnitelmien tekoprosentti Henkilöstöprofiili- ja Henkilöstön määrä- teemat ovat tulossa. 15
4b. Rakenna oma raportti 6/6: Pikaohje 1 1. Valitse haluamasi aineisto ja siitä haluamasi näkymä. Alle aukeaa raportissa käytössä olevat analyysityökalut. Voit valita ajanjaksoksi vuoden, kvartaalin, kuukauden tai vapaavalintaisen jakson. Voit katsoa aineistoa organisaatiosi rakenteen mukaan. Voit tehdä myös vertailua ajanjaksoon tai muihin organisaatiosi ryhmiin. 2. Valinnat tehtyäsi klikkaa kohtaa näytä raportti. 3. Työkalu muodostaa raportin, josta löytyy vielä seuraavat painikkeet: Tulkintaohje. Kuvaaja- tai taulukko näkymä. Raportin lataus kuvana kuvaajana tai taulukkona. Raportin tallennus etusivullesi, jossa se päivittyy automaattisesti. 2 3 16
5. Työterveys Työterveys-välilehdellä voit tarkastella työterveyssopimukseesi kuuluvia toimipisteitä ja niiden yrityksellenne nimettyjä työterveystiimejä sekä kaikkia yhteistyöhön liittyviä dokumentteja. 5a. Dokumentit 5b. Yhteystiedot ja toimipaikat 17
5a. Dokumentit 1. Kaikki työterveysyhteistyön dokumentit arkistoituvat Dokumentit -välilehdelle. 2. Voit myös lisätä yritykseen liittyviä dokumentteja. Lisää dokumentin lisäämisestä kohdassa Toimenpide- ja dokumenttimoduuli. 1 3. Arkistoituihin dokumentteihin pääsee helposti käsiksi kätevän haun avulla. Voit hakea suoraan tiedostonimen avulla tai listata dokumentit tiliisi liitettyjen yritysten mukaan. Voit hakea myös dokumentin tyypin mukaan muun muassa sopimukset, selvitykset tai suunnitelmat. Voit myös hakea dokumentteja tietyltä ajanjaksolta. 4. Kun olet tehnyt hakuvalinnat, klikkaa hae. 3 2 5 4 5. Hakutulokset. 18
5b. Yhteystiedot ja toimipaikat 1. Työterveyden yhteystiedot ja toimipaikat välilehdeltä näet nopeasti yrityksesi käytössä olevat toimipisteet ja nimetyt työterveystiimit sekä heidän yhteystietonsa. 4 1 2. Oletuksena näkyviin tulee yrityksesi vastuullinen työterveystiimi ja yhteyshenkilösi. 3. Voit myös listata kaikki yrityksesi käytössä olevat sopimustoimipaikat. 2 3 5 4. Lisäksi voit hakea toimipaikkoja paikkakunnittain. 5. Hakutulokset tulevat näkyviin erilliselle välilehdelle. 6. Toimipaikan yhteystiedot. 6 19
6. Työkykykompassi Työkyky-välilehden alta löytyy erikseen tilattavissa oleva Työkykykompassi-palvelu. Voit lukea sen käytöstä Työkykykompassin omasta ohjeesta. 20
7. Työhyvinvointi Työhyvinvointi-välilehdellä kerrotaan Mehiläisen kolmesta palvelukokonaisuudesta muodostuvasta Työhyvinvointikonseptista ja sen tuomista eduista yrityksesi menestyksen kannalta.
8. Työntekijärekisteri Työntekijärekisterin avulla voit lisätä ja poistaa työntekijöitä rekisteristä sekä muokata heidän tietojaan. Työntekijät löydät kätevän haun avulla. 8a. Uuden työntekijän lisääminen 8b. Työntekijän tietojen muokkaaminen ja poistaminen 8c. Osastot, kustannuspaikat ja ryhmät 8d. Oman ryhmän luominen 22
8a. Uuden työntekijän lisääminen Voi ilmoittaa uuden työntekijän työterveyshuoltoon klikkaamalla kohtaa Lisää uusi työntekijä. Täytä tiedot ja paina Tallenna. Pakolliset kohdat on merkitty tähdellä (*). Jos henkilö vaihtaa osastoa konsernin sisällä, häntä ei tarvitse lisätä uudelleen, vaan tämän voi tehdä muokkaamalla hänen tietojaan. 23
8b. Työntekijän tietojen muokkaaminen ja poistaminen Työntekijän tietoja pääset muuttamaan nimen vieressä olevasta -napista. 24
8c. Osastot, kustannuspaikat ja ryhmät Tällä sivulla saat selattua, muokattua tai lisättyä osastoja, kustannuspaikkoja ja ryhmiä. Osastojen ja kustannuspaikkojen muutokset tallentuvat potilastietojärjestelmään. Ilmoitathan osastojen ja kustannuspaikkojen muutoksista myös Mehiläisen yhteyshenkilöllesi. Oma ryhmä tarkoittaa omaa yhdistelyä osastoista tai yrityksistä, joka näkyy YritysMehiläisessä vain sinulle. Näitä yhdistelyjä voit hyödyntää esim. raportoinnin puolella. 25
8d. Oman ryhmän luominen 1 1. Näytä - kohdassa voit rajata alla olevan laatikon näkymää. 2. Haun avulla voit etsiä osastoa tai yritystä 3. Valitse haluamasi osastot tai yritykset klikkaamalla nimeä. 4. Alempi laatikko näyttää, mistä joukosta ryhmäsi koostuu. 5. Anna ryhmälle nimi. 6. Paina tallenna. 2 4 3 5 6 26
9. Toimenpide- ja Dokumenttimoduuli Toimenpide- ja dokumenttimoduulin linkin löydät sivun oikeasta ylälaidasta. Moduuli aukeaa selaimessa uudelle välilehdelle tai sivulle. Takaisin YritysMehiläiseen pääset sulkemalla välilehden/sivun. Moduuli toimii myös sellaisenaan käyttäjällä ei tarvitse olla YritysMehiläinen-tunnuksia. 9a. Sairausloman syöttäminen 9b. Yritysdokumentin syöttäminen 9c. Työkykyarviopyynnön tekeminen Huom! Moduulissa voit myös sekä lisätä ja poistaa työntekijöitä että muokata heidän tietojaan. 27
9a. Sairausloman syöttäminen 1/2 Sairauslomat voit syöttää toimenpide- ja dokumenttimoduulin kautta. Ensimmäisellä sivulla valitaan: Toimenpide liittyy henkilöön, kirjoitetaan työntekijän henkilötunnus, valitaan kohta Lisää sairausloma ja painetaan Seuraava. 28
9a. Sairausloman syöttäminen 2/2 Toisella sivulla aluksi valitaan sairausloman päivämäärä, myöntämispäivä, sekä sairausloman tyyppi. Kirjoita kenttään päädiagnoosi. Omailmoitteisessa tämän voi valita myös listasta. Vahvistus tapahtuu omalla henkilötunnuksella ja painamalla Hyväksy. 29
9b. Yritysdokumentin syöttäminen 1/2 Yritysdokumentin voit syöttää toimenpide- ja dokumenttimoduulin kautta. Ensimmäisellä sivulla valitaan: Toimenpide liittyy yritykseen, kirjoitetaan yrityksen asiakasnumero, ja painetaan Seuraava. 30
9b. Yritysdokumentin syöttäminen 1/2 1. Toisella sivulla annetaan dokumentille otsikko. 2. Ladataan tiedosto koneelta. 3. Vahvistetaan syöttö omalla henkilötunnuksella ja painetaan Hyväksy. 1 2 3 31
9c. Työkykyarviopyynnön tekeminen Työkykyarviopyynnön voit tehdä Toimenpide- ja dokumenttimoduulin kautta. Ensimmäisellä sivulla valitaan: Toimenpide liittyy henkilöön, kirjoitetaan työntekijän henkilötunnus, valitaan kohta Pyydä henkilöstä työkykyarvio ja painetaan Seuraava. Toisella sivulla täytetään lisätiedot työntekijän työnkuvasta sekä esimiehen näkemys työntekijän työssä suoriutumisesta. Tämän jälkeen pyyntö vahvistetaan omalla henkilötunnuksella ja painetaan Hyväksy. 32
10. Asetukset 1 1. Voit koska tahansa palata katsomaan ja muokkaamaan käyttäjätietojasi klikkaamalla Asetukset. 2. Asetussivulla näet kaikki tiliisi liitetyt yritykset asiakasnumeroittain. 3. Näet myös kaikki vahvistusta odottavat yritysliitospyynnöt ja voit myös tehdä uusia yritysliitospyyntöjä. 4. Voit päivittää yhteystietosi helposti. 5. Voit vaihtaa salasanasi asetukset sivulla. 2 3 HUOM! Jos unohdat salasanasi, voit aina kirjautua uudelleen henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksillasi, jonka jälkeen voit syöttää uuden salasanan. 4 5 33
11. Palaute ja käyttäjätuki Palautetta ja kehitysideoita voitte jättää YritysMehiläinenverkkopalvelun yläreunassa olevasta Palaute -linkistä. Käyttäjätukea saatte sähköpostiosoitteesta yritysmehilainen@mehilainen.fi tai olemalla yhteydessä yhteyshenkilöönne Mehiläisessä. 34