Muistio 1 (6) Valtorin asiakasneuvottelukunnan kokous 2/2016 Aika to 10.3.2016 klo 9.05 11.00 Paikka Osallistujat Poissa Valtori, Lintulahdenkatu 5, Helsinki, nh Monitoimi B (1. krs) toimialajohtaja Max Hamberg, valtioneuvoston kanslia, puheenjohtaja tietohallintojohtaja Heidi Rantanen, Liikenteen turvallisuusvirasto (Nykoppin sijaisena) ICT-palvelupäällikkö Petri Otranen, Helsingin kaupunki, Suomen kuntaliiton nimeämänä edustajana tietohallintojohtaja Antti Vertanen, maa- ja metsätalousministeriö erityisasiantuntija Kalervo Koskimies, opetus- ja kulttuuriministeriö neuvotteleva virkamies Timo Nuutinen, puolustusministeriö tietohallintojohtaja Tapio Aaltonen, sisäministeriö tietojohtaja Tiina Pesonen, sosiaali- ja terveysministeriö kehitysjohtaja Heikki Haukirauma, työ- ja elinkeinoministeriö tietohallintojohtaja Ari Uusikartano, ulkoasiainministeriö tietohallintojohtaja Tarmo Maunu, oikeusministeriö tietojohtaja Irja Peltonen, valtiovarainministeriö neuvotteleva virkamies Tuomo Pigg, valtiovarainministeriö, Julkisen hallinnon tieto- ja viestintäteknisen osaston edustajana tietohallintojohtaja Jukka Litmanen, ympäristöministeriö toimitusjohtaja Kari Pessi, asiakaspalvelujohtaja Jukka Rautanen, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori tuotantojohtaja Seppo Mellas, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori (asiakohta 4) hankintajohtaja Mikko Vuorikoski, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori (asiakohta 5) talous- ja hallintojohtaja Tiina Pulli, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori (asiakohta 6) tuotevastaava Kari Likovuori, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori (asiakohta 8) tulosalueen päällikkö Tuomo Kouhia, Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori (asiakohta 9) Paula Kovanen,, sihteeri ylijohtaja Mia Nykopp, Liikenteen turvallisuusvirasto, liikenne- ja viestintäministeriön nimeämänä edustajana 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja Max Hamberg toivotti osallistujat tervetulleiksi ja avasi kokouksen klo 9.05.
Muistio 2 (6) 2 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 3 Edellisen kokouksen pöytäkirja ja avoimet tehtävät Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio. Käytiin läpi avoimet tehtävät. Sovittiin, että Valtori pyytää asiakasneuvottelukunnan jäseniä ilmoittamaan oman hallinnonalansa edustajat, joille annetaan lukuoikeudet asiakasneuvottelukunnan työtilaan. Asiakasneuvottelukunnan jäsenet (pl. Valtorin edustajat) pitivät viikolla 10 kokouksen, jonka tarkoituksena oli evästää asiakasneuvottelukunnan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tapaamista Valtorin hallituksen uuden puheenjohtajan kanssa. 4 Valtorin vuoden 2015 toteumat ja kehityshankkeet 2016 Merkittiin tiedoksi esitys Valtorin vuoden 2015 toteumista, vuoden 2016 kehityshankkeista ja valmistuneista, meneillään olevista ja esiselvityksessä olevista tuotekehitysprojekteista. Keskustelussa esiin tulleet asiat: - VYVI-palvelun sopimuksenmukaisesti laskettava käytettävyysaste vaikuttaa korkealta asiakaskokemukseen verraten. - VNHY:n ja Valtorin yhteistyössä tehtävän perustietotekniikkaselvityksen ensimmäinen vaihe valmistuu huhtikuun 2016 loppuun mennessä. Selvityksessä käydään läpi eteneminen valtioneuvoston yhtenäiseen perustietotekniikkaan. - Tuotteistettujen palvelujen käyttöönottotilanteen raportointia tulisi kehittää, jotta raportista näkisi kuinka monella asiakkaalla palvelu on jo otettu käyttöön, kuinka monella käyttöönottoprojekti on menossa ja kuinka monella se on tulossa vuoden 2016 aikana. Siten asiakasneuvottelukunta saisi selkeämmän kuvan palveluiden kokonaiskehityksestä. - Kaikkiin uusiin työasemiin ei automaattisesti asenneta Valtti-ympäristöä, vaan se asennetaan niiden asiakkaiden laitteisiin, joiden kanssa on tehty asiakaskohtainen käyttöönottoprojekti. - Asiakaskohtaisten jatkuvien palveluiden osalta Valtorin oman henkilötyön yleiskustannuslisä on suuri. Kun asiakas siirtyy käyttämään tuotteistettuja palveluita, syntyy kustannussäästöjä. Asiakkaiden käyttöönottojen aikatauluttaminen syntyy suurilta osin luontevasti asiakkaiden tarpeiden ja tilanteen mukaan. Vielä ei ole tullut tilannetta, jossa olisi täytynyt tehdä valinta käyttöönottojen järjestyksestä. - Henkilöstötyytyväisyyden tavoitteissa on maltillinen tavoite johtuen edelleen käynnissä olevista suurista muutoksista. Asiakasneuvottelukunta esitti Valtorille toiveen kehittää tuotteistettujen palvelujen käyttöönottojen tilanteen raportointia ja miettiä kriteerit, miten
Muistio 3 (6) asiakkaiden tuotteistettujen palvelujen käyttöönotot järjestetään mahdollisissa priorisointitilanteissa. 5 Valtorin lisenssistrategia ja tavoiteltavat kustannussäästöt Merkittiin tiedoksi esitys lisenssistrategiasta ja tavoiteltavista kustannussäästöistä. Lisenssipoolin avulla lisenssien käyttö pystytään optimoimaan. Valtoriin on perustettu lisenssitiimi, joka keskittyy lisenssien hallintaan. Lisenssit hallitaan Service Now -lisenssihallintajärjestelmällä, jolla saadaan näkyvyys asiakkaiden lisensseihin. Lisenssien suora ja välillinen säästöpotentiaali on suuri arviolta 5-7 M vuodessa. Valtori vastaa toimialariippumattomien lisenssien oikeellisuudesta, asiakkaan ilmoittaessa Valtorille mitä ohjelmistoja se käyttäjilleen ja sovellusympäristöissään tarvitsee. Lisenssisiirtojen yhteydessä ei ole voitu inventoida virastojen lisenssien oikeellisuutta ja Valtori on vastaanottanut lisenssit sillä oletuksella, että virastot ovat hoitaneet kilpailutus- ja sopimusvelvoitteensa. Arvion mukaan pieniä poikkeamia lisenssimäärissä on sekä ylös että alaspäin. Nämä selvitetään siinä yhteydessä, kun tietoja viedään lisenssienhallintaohjelmistoon Valtori esittää, että SAAS-ratkaisuna tarjottavia työkaluohjelmistoja, joiden osalta ei ole helposti kilpailutettavissa yhtenäistä, kaikkia asiakkaita tyydyttävää ratkaisua, ei hallinnoida Valtorin toimesta, jollei nähdä niiden kilpailutukselle erityistä syytä. Asiakkaat tilaisivat SAAS-palvelut itse esim. suorahankintoina ilman kilpailutuksia tai Hanselin puitejärjestelyjen kautta. Virastoilta Valtoriin jo siirretyt SAAS-palveluihin liittyvät sopimukset on tarkoitus siirtää takaisin virastoille niiden määräaikaisuuden päättyessä. Asiakasneuvottelukunta totesi lisenssienhallinnalla olevan merkittävä säästöpotentiaali. Asiakasneuvottelukunta ehdottaa, että Valtori suunnittelee yhdessä Hanselin kanssa SAAS-palveluiden hankintaan liittyvät periaatteet. Hanselin puitejärjestely on hyödynnettävissä. 6 Valtorin laskutuskyselyn tulokset ja laskutuksen kehittäminen Merkittiin tiedoksi esitys Valtorin asiakaslaskutuskyselyn tuloksista ja laskutuksen kehittämisestä. Valtorissa on kolmentyyppistä laskutusta: tuotteistetut palvelut, asiakaskohtaiset jatkuvat palvelut ja erikseen laskutettavat projektit sekä asiantuntijatyö. Asiakasneuvottelukunta toi esiin, että asiakkaan on voitava luottaa siihen, että Valtori tarkistaa laskujen oikeellisuuden. Ns. läpilaskutuksissa on tarpeen saada riittävä erittely laskutettavan palvelun sisällöstä. Tuotteistettujen palvelujen laskutuksessa ei tulisi olla tarvetta suurille erittelyille, jos palvelun sisältö on kuvattu hyvin esim. palvelukuvauksessa. Asiakasneuvottelukunta toivoo Valtorin esittelevän asiakasneuvottelukunnan kokouksissa säännöllisesti tunnuslukuja siitä, kuinka paljon on tuotteistettujen palvelujen käyttäjiä suhteessa kaikkien palvelujen käyttäjiin.
Muistio 4 (6) Sovittiin, että Valtori lähettää asiakasneuvottelukunnan jäsenille pyynnön halutessaan nimetä viimeistään ke 16.3. edustajansa työryhmään, joka miettii, miten Valtorin asiakaslaskutusta erityisesti asiakaskohtaisten jatkuvien palveluiden osalta voitaisiin yksinkertaistaa. Työssä tulee pohtia, onko ylipäätään tehokkaampaa muuttaa nykyistä mallia vai jatkaa nykyisellä mallilla, kunnes palvelut ovat tuotteistettu. Asiakasneuvottelukunta totesi, että sisäinen laskutus aiheuttaa sinällään lisäarvotonta yleiskustannusta. Työryhmän työssä on syytä myös huomioida, että asiakaskohtaisen jatkuvan palvelun laskutuksen ongelma katoaa, kun siirrytään tuotteistettujen palveluiden laskutukseen. 7 Valtorin palveluiden hinnoitteluperiaatteet ja vuoden 2017 palveluhinnat 8 VY-verkon tietoturvan tilanne Merkittiin tiedoksi esitys Valtorin palveluiden hinnoitteluperiaatteista ja palveluhinnoista vuodelle 2017. Käytiin läpi hinnoitteluperiaatteet, yhteenveto Valtorin palveluiden hinnoittelutavoista yleiskustannuslisineen ja asiakasinvestointien periaatteet. Vuodelle 2017 tuotteistettujen palvelujen hintoihin ei ole odotettavissa merkittäviä muutoksia vuoden 2016 palveluhinnastoon verraten. Palveluhinnasto täydentyy uusilla tuotteistetuilla palveluilla niiden tuotteistuksien valmistuessa. Asiakasneuvottelukunta totesi, että vuoden 2017 budjetointi kannattaa tehdä vuoden 2016 palveluhinnaston mukaan. Todettiin, että konesalisiirtojen kustannukset voidaan käsitellä Valtorin investointeina (aktivoidaan ja käsitellään poistoina) esiteltyjen asiakasinvestointien periaatteiden mukaisesti. Todettiin, että nykyisestä laskutuksesta noin 80 % on as-is-vaiheen laskutusta. Merkittiin tiedoksi tilannekatsaus VY-verkon tietoturvallisuudesta. Käytiin läpi Viestintäviraston vuonna 2015 toteuttaman VY-verkon kytkentäydin-palvelun virallisessa arvioinnissa havaittujen poikkeamien korjaustoimenpiteiden tilanne. Korjaustoimenpiteiden seuraava läpikäynti Soneran kanssa on viikolla 11. Palvelun tavoitetaso on Vahti korotettu taso ja se varmistetaan vuosittaisilla auditoinneilla. Sovittiin, että Valtori toimittaa yhteenvedon VYverkon tietoturva-auditoinnin loppuraportista asiakasneuvottelukunnan jäsenille, jotta asiakkaat voivat arvioida mahdollisia jäännösriskejä omasta näkökulmastaan. 9 Yhteisen julkaisualustan (YJA) häiriötilanteiden hallinta Merkittiin tiedoksi esitys Yhteisen julkaisualustan (YJA) häiriötilanteiden prosesseista eri tilanteissa. Häiriöviestintä ja tiedon jakaminen on olennainen osa häiriötilanteiden hallintaa.
Muistio 5 (6) 10 Muut asiat Asiakasneuvottelukunta totesi, että palvelunestohyökkäyksien tunnistamisen mekanismeja tulee tehostaa erityisesti valtioneuvoston palveluissa. Valtioneuvostoa koskevissa hyökkäyksissä ulkoinen viestintä tulee koordinoida valtioneuvoston viestinnän kanssa. Ei muita asioita. 11 Seuraava kokous 12 Kokouksen päättäminen Seuraava asiakasneuvottelukunnan kokous on 12.4. klo 14.00 16.00. Ehdotettiin esityslistan aiheiksi Haltikin siirtyminen Valtoriin ja Valtorin Käyttäjätuki-tulosalueen toimintamalli. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.00. Avoimet tehtävät No Pvm Toimenpide Vastuu Deadline Status Ratkaisu 38 15.4.2015 Riskityöpajan järjestäminen 48 29.10.2015 Lisenssistrategian, hinnoittelurakenteen sekä tavoiteltavien kustannussäästöjen esittely 50 29.10.2015 Esitys Vahva-hankkeen tarkemmista roolituksista ja tehtävänjaosta Rautanen, riskienhallintapäällikkö 30.9.2015 Kesken Valtorin riskienhallinnan vuosisuunnitelmassa riskityöpaja on ajoitettu Q2. Vuorikoski 10.3.2016 Valmis Käsitellään 10.3. kokouksessa. Rautanen 52 25.11.2015 Vyvi-palveluun liittyvät asiakkaiden Valtorille laatimat ja Valtorin toimittajalle laatimat reklamaatiot asiakasneuvottelukunnan jäsenille. 58 20.1.2016 Keskustelu erilaisten hallinnonalatasoisten yhteistyömallien toimivuudesta. 59 20.1.2016 Hinnaston ja palvelukuvauksien toimittaminen asiakkaiden saataville. 60 20.1.2016 Tilannekatsaus VY-verkon tietoturva-auditoinnin korjaussuunnitelman mukaisten toimenpiteiden etenemisestä. Asiakasneuvottelukunta Vuoden 2016 loppupuolella Valmis Valtorin hallitus päätti 13.11., että Valtori lähtee hankintarenkaaseen mukaan. Rooli kilpailutuksen jälkeen täsmentyy, kun ratkaisu on selvillä. Rautanen Toimitetaan Valtorin Extranettiin, joka julkaistaan asiakkaille. Likovuori 10.3. Valmis Käsitellään 10.3. kokouksessa.
Muistio 6 (6) 61 20.1.2016 Nimeämispyyntö työryhmään, jossa määritellään tulevaisuuden viestintäratkaisu. 62 20.1.2016 Lyhyt kysely, jolla kartoitetaan asiakkailta laskutukseen liittyviä haasteita. 63 10.3.2016 Pyyntö asiakasneuvottelukunnan jäsenille ilmoittaa oman hallinnonalansa edustajat, joille annetaan lukuoikeudet asiakasneuvottelukunnan työtilaan. 64 10.3.2016 Tuotteistettujen palvelujen käyttöönottotilanteen raportointitavan kehittäminen. 65 10.3.2016 Kriteerit, miten asiakkaiden tuotteistettujen palvelujen käyttöönotot järjestetään mahdollisissa päällekkäisissä tilanteissa. 66 10.3.2016 SAAS-palveluiden hankintamenettelyt Hanselin kanssa 67 10.3.2016 Raportti tunnusluvuista: kuinka paljon on tuotteistettujen palvelujen käyttäjiä suhteessa kaikkien palvelujen käyttäjiin säännöllisesti asiakasneuvottelukunnan kokouksiin. 68 10.3.2016 Pyyntö asiakasneuvottelukunnan jäsenille halutessaan nimetä edustajansa työryhmään, joka miettii Valtorin asiakaslaskutuksen kehittämistä. 69 10.3.2016 Yhteenveto VY-verkon tietoturva-auditoinnin loppuraportista asiakasneuvottelukunnan jäsenille Mellas Rautanen, Pulli Rautanen Kyselyn tuloksien esittely 10.3. Valmis Valmis Mellas 12.4.2016 Rautanen, Mellas 12.4.2016 Vuorikoski Rautanen, Mellas 12.4.2016 Rautanen Likovuori Käsitellään 10.3. kokouksessa.