Lions Clubs International Piiri 107-F, Finland Distrikt 107-F, Finland. Piirikuvernööri, DG 2011 2012 Heikki Loukola ja puoliso Anne Distriktsguvernör DG 2011-2012Heikki Loukola och maka Anne Lions Club Vaasa Meri, Koulukatu 41 A 9, 65100 VAASA Lions Club Vaasa Meri, Skolhusgatan 41 A 9, 65100 VASA GSM Heikki 044 2719733 GSM Anne 040 7219769. E-mail: heikki.loukola@lions.fi, www.lions.fi/f Piiri: Liitto: IP Wing-Kun Tam I Believe Kehittyen, uudistuen. Vastuu on minun Luotan siihen Uppbyggande, förnyande Ansvaret är mitt Jag litar på 107-F PIIRIN PIIRIHALLITUKSEN KOKOUSPÖYTÄKIRJA Aika: 03.09.2011 kello 10.00 12.10 Paikka: Läsnä: Osanottajaluettelo liitteenä Kylpylä Kivitippu, Nykäläntie137, 62600 Lappajärvi TERVEHDYKSET Kokouksen järjestelyistä vastaavan LC-Lappajärven presidentti Ari Lehtinen toi klubin ja Lappajärven kunnan tervehdyksen. DG Heikki Loukola esitti kiitokset ja luovutti presidentti Ari Lehtiselle Leijonan jalanjäljillä - kirjan ja piirin viirin. KOKOUSASIAT 1. Kokouksen avaus Piirikuvernööri Heikki Loukola avasi kokouksen toivottamalla piirihallituksen jäsenet tervetulleiksi toimintakauden 2011-2012 piirihallituksen ensimmäiseen kokoukseen. Seisaalleen nousten laulettiin yhdessä Leijonahenki. Heikki Loukola esitteli piirihallituksen jäsenet ja luovutti jokaiselle tehtävää osoittavan Lions-virkamerkin. Puolisoille luovutettiin Lions-aiheinen koru. Samassa yhteydessä oli mahdollisuus lunastaa solmio 25 ja huivi 30 euron hintaan. PDG Matti-Pekka Mäkelä luovutti seuraajalleen Börje Träskille I-puuveistoksen joka kulkee IPDG viran mukana. Puolisot 12 henkilöä siirtyivät omaan ohjelmaan. Päätös: Todettiin kokous avatuksi 2. Kokouksen järjestäytyminen ja pöytäkirjan tarkastusmenettely Todetaan, että piirin sääntöjen mukaan piirihallituksen kokouksen puheenjohtajana toimii piirikuvernööri ja sihteerinä piirisihteeri. Päätetään hallituksen pöytäkirjojen tarkastusmenettely ja jakelu kuluvalla toimintakaudella pöytäkirjan allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri pöytäkirja lähetetään piirihallituksen jäsenille ja muille jakelussa mainituille sähköpostilla sekä julkaistaan piirin kotisivulla pöytäkirjat tarkastaa ja hyväksyy piirihallitus seuraavassa kokouksessa, poikkeuksena viimeinen kokous jossa valitaan vähintään kaksi henkilöä tarkastamaan pöytäkirja. www.lions.fi
3. Todetaan läsnäolijat sekä kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin piirihallitukseen kuuluvat äänioikeutetut jäsenet. Äänivaltaisia jäseniä oli paikalla 16. Läsnäolo- ja puheoikeuden omaavia henkilöitä oli saapuvilla 5. Sääntöjen mukaan piirihallituksen kokouksesta on ilmoitettava 14 päivää aikaisemmin sääntöjen määräämällä tavalla. Kutsu on lähetetty 9.8.2011. Kun piirikuvernööri tai varapiirikuvernööri ja vähintään puolet äänivaltaisista hallituksen jäsenistä on paikalla, niin kokous on päätösvaltainen. Niille jakelussa mainituille (tällä hetkellä 4 PDG:ä) joilla ei ole s-postia kokouskutsu tullaan jatkossa lähettämään heidän oman klubinsa s-postiin Päätös: Todettiin kokous laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi 4. Kokouksen esityslistan hyväksyminen työjärjestykseksi Kokoukselle oli laadittu esityslista, joka oli edeltä käsin lähetetty hallituksen jäsenille. 5. Kokouksen virallinen kieli Sääntöjen mukaan piirihallitusten kokousten virallinen kieli on suomi. Tarvittaessa puheenvuorot voidaan kääntää ruotsiksi. 6. Piirin alue- ja lohkojako sekä toimikunnat ja tehtävävastuut Piirissä on 69 klubia ja niissä yhteensä 1837 jäsentä eli piiri on kansainvälisten sääntöjen mukaan täydet piirioikeudet omaava piiri. Todetaan alue- ja lohkojaon säilyvän ennallaan. Todetaan kauden 2011-2012 toimikunnat sekä muut vastuutehtävät ja piirikuvernöörin niihin nimittämät vastuuhenkilöt. Päätös: Todettiin. 7. Piirin toimintakertomus, tilit ja tilinpäätös 2010-2011 IPDG Börje Träsk esitteli edellisen kauden toimintakertomuksen. Toimintakertomus pitää sisällään mm. liiton ja kansainvälisen puheenjohtajiston toimijat ja ne toimikunnat joissa piirin jäsen edustettuina. Pääpaino on kuitenkin piirin asioissa. CT Gunne Lax esitteli piirin tuloslaskelman ja taseen. Piirin toimintakertomus sekä tilinpäätös esitetään tarkastettavaksi ja ensi keväänä vuosikokoukselle hyväksyttäväksi. Tuloslaskelma ja tase, liite1 Toimintakertomus, liite 2. Päätös: Piirihallituksen äänivaltaiset jäsenet allekirjoittivat tilinpäätöksen ja asiakirjat lähetettiin toiminnan tarkastajille. 8. Piirin talousarvio toimintakaudelle 2011-2012 klubeilta perittävine maksuineen Todetaan, että talousarvioehdotus on käsitelty ja hyväksytty piirin vuosikokouksessa Laihialla. Samalla todetaan, että talousarvioon sisältyvät seuraavat klubeilta perittävät maksut:
1. Leijona-sanomat lehtikuluihin jokainen klubi hankkii 100 :n ilmoituksen tai maksaa omista varoistaan 50 /klubi helmikuussa ilmestyvään lehteen. Tällä katetaan mm. lehden painokustannuksia. Lohkon puheenjohtavat valvovat maksujen hoitamisen. 2. Nuorisoleiriä varten kerätään klubeilta nuorisoleirimaksu, joka on 3 euroa/jäsen. 9. Piirin pankkitilit ja tilien käyttöoikeudet Piirin pankkitili on EPOPissa (Seinäjoki) 541901-2101609. Nuorisoleiritili on Nordeassa (Seinäjoki) 114030-433329. Tästä viimeksi mainitusta tilistä on olemassa myös pankkikortti. Piirin rahastonhoitajana jatkaa Gunne Lax. Hänellä on käyttöoikeus ja verkkopankkitunnukset kumpaankin yllämainittuun tiliin 1.7.2010 alkaen. Ohjesäännön mukaan rahastonhoitajalta ei vaadita takuita. Päätös: Merkitään tiedoksi 10. Laskujen hyväksyminen Päätetään, että piirikuvernööri hyväksyy laskut yhdessä rahastonhoitajan kanssa. Todettiin, että tavaran tai palvelun vastaanottaja varustaa laskun vastaanottomerkinnällään ja lähettää laskun sen jälkeen hyväksyttäväksi. Päätös: Piirin laskut hyväksyy piirikuvernööri ja rahastonhoitaja yhdessä 11. Piirin varoista suoritettavat korvaukset Kirjekuoret ja lomakkeet sekä postitus- ja kopiointikulut korvataan kuittien ja laskujen mukaan. Piirikuvernöörille voidaan korvata matkakulut niiltä osin, joita kv. päämaja tai Lions-liitto eivät korvaa sekä muut toiminnasta aiheutuneet kulut. Piirihallituksen välittömään toimintaan liittyvien muiden piirihallituksen jäsenten kulukorvauksia voidaan maksaa tapauskohtaisesti piirikuvernöörin päätöksellä. Lisäksi tavoitteena on, että piirihallituksen jäsenten kokousruokailu on maksuton. 12. Toimintakauden 2011-2012 teemat Todetaan teemat toimintavuodelle 2011-2012. Pysyvä kansainvälinen teema: We serve Me palvelemme Vi tjänar Kansainvälisen presidentin Wing-Kun Tamin teema: I Believe Luotan siihen Jag tror på. Suomen Lions-liiton teema: Vastuu on minun Ansvaret är mitt. Piirikuvernöörin teema: Kehittyen-uudistuen Uppbyggande-förnyande. Päätös: Todettiin teemat ja se mitä ne pitävät sisällään 13. Piirin toimintasuunnitelman hyväksyminen kaudelle 2011-2012 Piirikuvernööri, varapiirikuvernööri, lohkon sekä toimikuntien puheenjohtajat ovat laatineet toimintasuunnitelman omalta alueeltaan. Suunnitelmat on toimitettu etukäteen sihteerille, joka on koonnut ne yhteen. Asiakirjat on toimitettu sähköpostilla piirihallituksen jäsenille. (Lisäksi todetaan, että seuraavissa piirihallituksen kokouksissa tarvittaessa täydennetään
suunnitelmia ja raportoidaan suunnitelmien edistymisestä kunkin vastuualueen henkilön toimesta.) Toimintasuunnitelmien esittämistapaa sovittiin muutettavaksi siten, sihteeri tallentaa kaikki suunnitelmat jonoon yhteen tiedostoon ja kokousedustajat myös saavat ne etukäteen yhtenä PDF tiedostona. Toimintakertomukset, liite 3. toimikuntien toimintasuunnitelmat 14. Piirihallituksen kokoukset ja niiden valmistelu 1. kokous: Lappajärvi la 03.09.2011. Vast.henk. LC Lappajärvi, pres. Ari Lehtinen 2. kokous: Ähtäri la 26.11.2011. Vast.henk. LC Ähtäri/Ouluvesi, pres. Ari Niemi 3. kokous: Kurikka. pe 24.02.2012 Vast.henk. LC Kurikka, pres. Ari-Matti Tuomisto 4. kokous: Seinäjoki pe 13.04.2012 Vast.klubi LC Seinäjoki, pres. Reijo Niemelä 5. Piirin vuosikokous la 14.04.2012 Vast.klubi LC Seinäjoki, pres. Reijo Niemelä Päätös: Päätettiin kokouspaikat ja ajat sekä todettiin kokousjärjestelyiden vastuuhenkilöt ja klubit 15. Ilmoitusasiat Piirikuvernööri ilmoitti seuraavista piirin toimintaan kuuluvista asioista: 1. Rauhanjulistekilpailun paketteja voi tilata 1.VDG Seppo Rajamäeltä 2. Syyskauden PNAT kokousten teemat - puiden istutus piirimme alueella (tavoite istuttaa 900 puuta) - jäsen- ja Leo-asiat sekä Nenäpäiväkeräys (syyskuu) - koulukaveriprojekti ja Quest-koulutukset (syyskuu) - LCIF- ja ARS-asiat (marraskuu) 3. Piirikuvernööri ja varapiirikuvernöörit laativat aikataulun klubivierailuistaan. Mikäli klubi haluaa vierailun tapahtuvan jonakin tiettynä ajankohtana on siitä oltava riittävän ajoissa yhteydessä vierailijaan. Vierailuaikataulut tulevat piirin kotisivuille. 4. Todettiin, että jäsenmaksujen maksamista seurataan päämajassa tarkoin. Mikäli klubilla on yli 120 päivän vanhaa velkaa järjestölle yli 1 000 USD tai yli 20 USD/jäsen klubilla on 90 päivää aikaa maksaa velkansa muuten klubi lakkautetaan. 5. Klubien WWW-sivuja tulee kehittää ja klubeille on tarjolla web-masterimme Raimo Sillanpään toimesta apua omien kotisivujen luomista varten. Klubien tulee miettiä vastuuhenkilö www-sivujen kehittämiseen ja muiden yhteystietojen lähettämiseen ja ylläpitoon. Päätös: Merkittiin tiedoksi 16. Muut esille tulevat asiat Lohkojen kokousaikataulut 20.9. 2011 alue I spnat 27.9. 2011 alue III spnat 1 ja 4 alueella pidetään useampia spnatteja
DG Heikki Loukola avasi klubeissa käytävää arvokeskusteluasiaa mm. käyttämällä apuna monipuolista materiaalia: arvot ja lionismi ja klubin arvoprosessi. Klubien arvokeskustelu tulisi käydä lokakuussa. 17. Kokouksen päättäminen Piirikuvernööri Heikki Loukola kiitti kokouksen osanottajia ja päätti kokouksen. Päätös: Piirikuvernööri päätti kokouksen Pöytäkirjan vakuudeksi: Heikki Loukola piirikuvernööri Matti Kärnä piirisihteeri LIITTEET: Liitteet liitetään vain alkuperäispöytäkirjaan JAKELU Piirihallituksen jäsenet CC, VCC MD 107:n DG:t Kansainvälinen toimisto Piirin kotisivut Arkisto