Tarjouspyyntö Sivu 1(9) Tarjouspyyntö Jäänhoitokone Sisällys 1 Hankinnan kohde... 2 1.1 Turvamääräykset... 2 1.2 Käytönopastus ja huoltokoulutus... 2 1.3 Huolto- ja varaosapalvelut... 2 2 Hankintamenettely... 3 3 Osatarjous... 3 4 Vaihtoehtoinen tarjous... 3 5 Tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset... 3 6 Tilaajavastuulain mukainen selvitys sekä vastuuvakuutus. 3 7 Tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset... 5 7.1 Vaatimus 1... 5 8 Tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset... 5 9 Toimittajan oman alan ehdot... 5 10 Tarjoushinnat... 5-6 11 Maksuehto... 6 12 Toimitusaika... 6 13 Toimitusehto... 6 14 Toimituksen viivästyminen ja viivästyssakko... 6 15 Takuu... 6 16 Alihankkijat... 6-7 17 Tarjousten käsittely... 7 17.1 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi... 7 17.2 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen... 7 17.3 Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja tarjouksen valinta... 7-8 18 Päätöksestä ilmoittaminen... 8 19 Hankinnassa noudatettavat asiakirjat... 8 20 Asiakirjojen julkisuus... 8-9 21 Laskutus... 9 22 Sopimus... 9 23 Muut ehdot... 9 24 Hankintaan liittyvät kysymykset... 9 25 Tarjouksen toimitusosoite... 10 Liitteet: Liite 1 Tarjouslomake
Tarjouspyyntö Sivu 2(9) Jäänhoitokone 1. Hankinnan kohde pyytää tarjousta Oulun jäähalliin tulevasta jäänhoitokoneesta. Koneen huoltoalueeseen kuuluu Oulun jäähallin jääkiekkokaukalo. Jäänhoitokoneen vähimmäisvaatimukset on esitetty tarjouslomakkeella, liite 1. 1.1 Turvamääräykset Koneen tulee täyttää EU-alueella ja Suomessa voimassa olevat säädökset ja viranomaismääräykset. 1.2 Käytönopastus ja huoltokoulutus Tarjoushinnan tulee sisältää perusteellinen käytönopastus ja huoltokoulutus ennen koneen käyttöönottoa käyttökohteessa Oulun jäähallissa. Toimituksen yhteydessä tulee olla yksityiskohtaiset ja selkeät suomenkieliset käyttöohjeet ja huolto-ohjeet 2 kpl molempia ohjeita 1.3 Huolto- ja varaosat Tilaajalla tulee olla mahdollisuus käyttää tarvittaessa toimittajan tarjoamia huoltopalveluja vuosihuoltojen yhteydessä takuuaikana. Tilaajalla ei ole huoltopalveluiden ostovelvoitetta. Tarjouksessa tulee ilmoittaa tiedot huollon järjestämisestä: - huoltopalvelujen nopeus, kuitenkin enintään 3 työpäivää tilauksesta, erityistapaukset neuvotellaan erikseen - varaosien saatavuus, kuitenkin enintään 3 työpäivää tilauksesta, erityistapaukset neuvotellaan erikseen - voimassa olevan huollon kokonaishinta /tunti, kaikki kulut tulee sisällyttää hintaan. - liitteenä voimassa oleva huolto- ja varaosahinnasto. Valittu toimittaja voi ehdottaa huoltohintojen muuttamista vain toimittajasta itsestään riippumattomia työvoimakustannuksissa tapahtuvia olennaisia muutoksia vastaavasti. Toimittajan on huomioitava hinnoissa samojen tekijöiden mahdolliset hintoja alentavat vaikutukset. Toimittajan on ilmoitettava tilaajalle hintojen korottamisesta vähintään kolme (3) kuukautta ennen niiden voimaantuloa. Tilaajan niin vaatiessa toimittajan on esitettävä tilaajalle asianmukainen kirjallinen selvitys kustannusten kehityksestä. Kaikki muutokset hintaan on sovittava kirjallisesti toimivaltaisten edustajien toimesta. Huoltoyrityksen tulee olla Turvatekniikan keskuksen (Tukes) rekisteröity yritys (sähköurakointi), jolla on säädösten mukainen oikeus tehdä kyseisiä töitä. Työt tulee teettää henkilöllä, jolla on pätevyys tehdä tätä työtä. Työsuoritukset on tehtävä huolellisesti ja ammattitaitoisesti. Huoltopalveluntuottaja vastaa siitä, että työntekijällä on ko. työhön vaadittava ammattitaito ja kokemus. Vastuu työsuorituksesta ja työn lopputuloksesta on Palveluntuottajalla. Toimittaja sitoutuu toimittamaan jäänhoitokoneen varaosia vähintään kymmenen (10) vuoden ajan jäänhoitokoneen hyväksytyn vastaanoton jälkeen.
Tarjouspyyntö Sivu 3(9) 2. Hankintamenettely 3. Osatarjous Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi sekä internetissä Oulun kaupungin sivuilla osoitteessa http://www.ouka.fi/oulu/ajankohtaista/tarjouspyynnot. Osatarjousta ei oteta huomioon. 4. Vaihtoehtoinen tarjous Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 5. Tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjoajalla tulee olla riittävät taloudelliset, tekniset ja muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi. Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja tai, joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta pois. 6. Tilaajavastuulain mukainen selvitys sekä vastuuvakuutus Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset Tarjoajan tulee toimittaa ennen päätöksentekoa hankintayksikölle tilaajavastuulain mukainen selvitys, jossa on: 1. selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain (1501/ 1993) mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin; 2. kaupparekisteriote tai kaupparekisteristä muutoin saadut kaupparekisteriotetta vastaavat tiedot; 3. todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty; 4. todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty. Edellä mainitut tiedot, todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia laskettuna tarjouksen jättöpäivästä. Jos tarjoaja on kuitenkin rekisteröitynyt asianmukaisesti tilaajavastuu.fi/ luotettavakumppani palveluun, tämä riittää annetuksi selvitykseksi, eikä muuta selvitystä tarvitse antaa.
Tarjouspyyntö Sivu 4(9) Vastuuvakuutus Urakoitsijalla tulee olla sopimuksen alkaessa voimassaoleva toiminnan vastuuvakuutus. Vastuuvakuutuksen korvaussumma on oltava vähintään 500 000 euroa. Tarjoaja vastaa kaikista työnantajavelvoitteista. 7. Tekniseen suorituskykyyn ja ammatilliseen pätevyyteen liittyvät vaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat suorituskykyä ja ammatillista pätevyyttä koskevat vaatimukset. 7.1 Vaatimus 1 Tarjoajalla tulee olla vähintään kolmen vuoden kokemus jäänhoitokoneiden toimituksista ja huollosta. Tarjoukseen liitettävät selvitykset: - tiedot kolmesta referenssikohteesta yhteystietoineen ja toimitusaikoineen viimeisen kolmen vuoden ajalta. 8. Tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjous tulee antaa oheisella tarjouslomakkeella, liite 1. Tarjous liitteineen tulee laatia suomen kielellä. Hyväksymme tarjottavan jäänhoitokoneen yleisesitteen myös englanninkielisenä. Tarjouksen sisällön tulee täyttää tarjouspyynnön vaatimukset. Tarjoajan tulee sitoutua noudattamaan julkisten tavarahankintojen yleisiä sopimusehtoja, JYSE 2014 TAVARAT, mikäli tarjouspyynnössä tai sopimuksessa ei muuta edellytetä. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Oulun Tekninen liikelaitos pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustellusta syystä. - hankinta edellyttää Oulun kaupungin valtuuston myönteistä päätöstä investointi määrärahasta Tarjouksen tulee olla voimassa neljä kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetusta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä lukien. Tarjous hylätään, jos tarjousasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. 9. Toimittajan oman alan ehdot Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten toimitusehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuoksi. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa.
Tarjouspyyntö Sivu 5(9) 10. Tarjoushinnat 11. Maksuehto 12. Toimitusaika 13. Toimitusehto Tarjoushinnat tulee ilmoittaa arvonlisäverottomina kokonaisnettohintoina tarjouslomakkeella, liite 1. Koneen kokonaishintaan kuuluu: - kone tarvikkeineen - hyväksytty testaus ja käyttöönotto - käytönopastus ja huoltokoulutus - suomenkieliset käyttö- ja huolto-ohjeet, 2 kpl - varaosakirja Hinnan varaumia ei hyväksytä. Laskutus-, toimitus-, matkustus- yms. lisiä ei hyväksytä. Tilaus voidaan laskuttaa, kun kone on hyväksytysti vastaanotettu. Maksu aika on 21 vrk hyväksyttävän laskun saapumisesta Tilaajalle. Viivästyskorko on enintään korkolain 4 :n 1 mom. mukainen. Toimitusaika, jolloin kone on käyttökunnossa, käytönopastus, huoltokoulutus ja kirjalliset ohjeet annettuina, tulee ilmoittaa viikkoina tilauksesta. Kone tulee toimittaa enintään kolmekymmentäkuusi (36) viikkoa tilauksesta. TOP (toimitettuna perille, Finnterms 2001) osoitteeseen: Oulun jäähalli, Teuvo Pakkalan katu 11, 90130 Oulu 14. Toimituksen viivästyminen ja viivästyssakko 15. Takuu Mikäli toimitus viivästyy sovitusta toimitusajasta toimittajasta tai toimittajan vastuulla olevista syistä, toimittaja on velvollinen suorittamaan viivästyssakkoa 5 % viivästyneen tuotteen hinnasta kultakin alkavalta viivästysviikolta kuitenkin enintään 15 % tuotteen hinnasta. Jäänhoitokoneen tekninen takuuaika on oltava vähintään 24 kk. Akkujen takuuaika on oltava vähintään 60 kk. Mikäli tarjoaja myöntää pidemmät takuuajat, on takuuajat mainittava tarjouksessa. Takuuaika alkaa siitä päivästä, jolloin toimitus on hyväksytysti Tilaajan toimesta vastaanotettu. Tilaajaa ei veloiteta takuuaikana tehdyistä huolloista tai korjauksista. Toimittaja suorittaa kaikki takuunalaiset korjaukset ilman veloitusta osista, työstä tai matkustuskuluista. Osat joko korjataan tai vaihdetaan uusiin. Takuu siirtyy automaattisesti mahdollisille seuraaville omistajille ilman lisäkustannuksia. Takuu ei rajoita niitä oikeuksia, jotka Tilaajalla tämän sopimuksen, tarjouspyynnön, tai Julkisten tavarahankintojen yleisten sopimusehtojen, (JYSE 2014 TAVARAT), kauppalain tai muun lainsäädännön mukaan on. Mikäli normaalit määräaikaishuollot ovat tarpeen takuukorjaukseen liittyvinä, ne ovat takuun alaisia. Mikäli laitteisiin asennetaan Toimittajan toimesta lisävarusteita tai varaosia (ei koske kuluvia osia), on myös niiden takuuaika 24 kuukautta niiden hyväksytystä toimituksesta.
Tarjouspyyntö Sivu 6(9) 16 Alihankkijat 17. Tarjousten käsittely Mikäli tarjoaja aikoo antaa osan sopimuksesta alihankintana kolmansille, on siitä ilmoitettava tarjouksessa, sekä ehdotetut alihankkijat. Tarjoaja vastaa alihankkijan osuudesta kuten omastaan. Alihankkijoita koskevat samat vaatimukset kuin tarjoajaa. Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan. Tarjouskilpailu ratkaistaan annettujen tarjousten perusteella. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu 17.1 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioidaan edellä esitetyillä tarjoajan kelpoisuutta koskevilla vaatimuksilla. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 53 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaali-maksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 54 :n mukainen poissulkemisperuste. 17.2 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkistetaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita hankinnalta edellytetään. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään. 17.3 Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja tarjouksen valinta Annetuista tarjouksista valitaan se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin. Arviointiperusteina ovat: 1. Hinta 70 pistettä. Vertailussa halvin kokonaishinta saa 70 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 70).
Tarjouspyyntö Sivu 7(9) 2. Toimitusaika 10 pistettä. Vähimmäisvaatimuksen, kolmekymmentäkuusi (36) työviikkoa, alittavasta toimitusajasta annetaan pisteitä seuraavasti: Työviikko Pisteet 36 0 34 2 32 4 30 6 28 8 3. 24 Tekninen takuuaika 10 10 pistettä Vähimmäisvaatimuksena 24 kk ylittävästä takuuajasta annetaan pisteitä seuraavasti: 3. Tekninen takuuaika 10 pistettä Vähimmäisvaatimuksena 24 kk ylittävästä takuuajasta annetaan pisteitä seuraavasti: Kuukautta Pisteet 24 0 25-30 2 31-36 4 37-42 6 43-49 8 50 10 4. Akkujen takuuaika 10 pistettä Vähimmäisvaatimuksena 36 kk ylittävästä takuuajasta annetaan pisteitä seuraavasti: Kuukautta Pisteet 36 0 37-49 2 50-52 4 53-55 6 56-58 8 59 10 Koneen vertailussa käytetään arvonlisäverotonta hintaa. Pisteet lasketaan kahden desimaalin tarkkuudella. 18. Päätöksestä ilmoittaminen Hankintapäätös toimitetaan sähköisellä tiedoksiannolla kaikille tarjoajille. Tiedonantoa varten tarjoajan tulee tarjouksessaan ilmoittaa sähköpostiosoite tai faksinumero. Hankinta edellyttää hankintapäätöksen lisäksi erikseen tehtävää kirjallista sopimusta. Hankintayksikköä sitova hankintasopimus ei synny hankintapäätöksellä vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Päätös voi muuttua tehdyn muutoshakemuksen, oikaisuvaatimuksen tai ylemmän viranomaisen ottooikeuden perusteella.
Tarjouspyyntö Sivu 8(9) 19. Hankinnassa noudatettavat asiakirjat Hankinnassa noudatettavat asiakirjat noudattamisjärjestyksessä: 1. Sopimus. 2. Tarjouspyyntö 21.1.2013 liitteineen. 3. Julkisten tavarahankintojen yleiset sopimusehdot, JYSE 2014TAVARAT 4. Tarjous liitteineen. 20. Asiakirjojen julkisuus 21. Laskutus 22. Sopimus 23. Muut ehdot Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen, asianosaisille jo päätöksenteon jälkeen. Siksi tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjouslomakkeella tehtyyn tarjoukseen on välttämätöntä, on ne lueteltava erillisellä, SALAINEN -otsikoidulla liitteellä. Hinta ei lähtökohtaisesti ole liikesalaisuus. Hankintayksikkö harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. Kone voidaan laskuttaa, kun se on hyväksyttävästi vastaanotettu. Laskutus tapahtuu verkkolaskutuksena. Laskutusosoitetiedot annetaan sopimuksen yhteydessä. Lisätiedot verkkolaskutuksesta Laskutus-, toimitus- yms. lisiä ei hyväksytä. Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja sopimus, jonka ehtoihin tarjoajan tulee sitoutua, voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedoksi päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus. Oulun Teknistä liikelaitosta sitova sopimus hankinnan kohteesta syntyy vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Sopimuksen purkamisesta on määräykset julkisten tavarahankintojen yleisissä sopimusehdoissa, JYSE 2014 TAVARAT. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopijapuolia tyydyttävään lopputulokseen, niin sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät riitaisuudet ratkaistaan ensimmäisenä oikeusasteena Oulun käräjäoikeudessa. ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä.
Tarjouspyyntö Sivu 9(9) 24. Hankintaan liittyvät kysymykset Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset tulee toimittaa viimeistään 30.3.2015 osoitteeseen tekli.hankinnat@ouka.fi. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto, joka julkaistaan viimeistään 31.3.2015 sähköisesti osoitteessa http://www.ouka.fi/oulu/ajankohtaista/tarjouspyynnot. Samassa yhteydessä ilmoitetaan myös mahdollisista tarkentavista muutoksista tarjouspyyntöön. Vain kirjallisesti annetut täydennystiedot ovat hankintayksikköä sitovia. 25. Tarjouksen toimitusosoite Sitova suomenkielinen tarjous liitteineen paperisena kahtena kappaleena sekä sähköisenä CD-levyllä tai muistitikulla tulee toimittaa suljettuna lähetyksenä viimeistään 10.4.2015 klo 15.00 osoitteeseen: Postiosoite: Oulun Konttori, Kirjaamo PL 27 90015 OULUN KAUPUNKI Käyntiosoite: Torikatu 10 90100 OULU (Avoinna arkisin klo 8 16) Kuoreen tai viestin otsikkoon merkintä: "Jäänhoitokone,. Hallintolain (434/2003) 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Hankinnan valmistelijana toimii laitospäällikkö Asko Ylitalo p. 044 703 8131 Oulun kaupunki Asko Ylitalo Laitospäällikkö Liitteet Tarjouslomake, liite 1