TEHOA TEKSTINKÄSITTELYYN KotiPC:N PIKAOPPAAN AVULLA Tämä tekstinkäsittelyn pikaopas jatkaa siitä, mihin numerossa 3/98 julkaistu Tekstinkäsittely kotona -pikaopas jäi. Tässä oppaassa ei siis esitetä enää tekstin kirjoittamisen ja muokkaamisen perusteita, vaan tällä kertaa on vuorossa hieman syvempi tutustuminen tekstinkäsittelyn maailmaan ja erityisesti Word 97:ään. Niitä lukijoita varten, joilla pikaopas 3/98:aa ei ole, kerrataan aluksi marginaalien, sisennysten ja sarkainten käyttö sekä asiakirjojen vakioasettelumalli. SISÄLLYS 1. Tekstinkäsittelytyökaluja... 2 2. Kerrataanpa tekstin asettelua!. 3 3. Vakioasettelumalli... 4 4. Mallin käyttö... 5 5. Ajansäästöä tyyl(e)illä... 6 6. Kieli ja tavutus... 7 7. Kielivirheet pois!... 8 8. Wordillä luot myös taulukot... 9 9. Vielä tekstin muotoilusta... 10 10. Puuttuuko merkkejä?...11 11. Tulostumattomat merkit... 11 12. Grafiikalla saat eloa töihisi!.. 12 13. Automaattiset toiminnot.... 14 Copyright Teknolit Oy Ailakinkatu 2 40100 Jyväskylä Puh. 014-339 7700, Fax 014-339 7755 www.teknolit.fi info@teknolit.fi Toimitus ja taitto: Matti Karhula 1. TEKSTINKÄSITTELYTYÖKALUJA Vaarin Remingtonista moderniin tekstinkäsittelyyn Tekstinkäsittely tietokoneella eroaa perinteisestä konekirjoituksesta lähinnä tekstin muokattavuuden kannalta. Kirjoituskoneella kaikki piti vielä kirjoittaa kerralla ja tekstin korjaaminen oli useimmiten hankalaa. Tekstinkäsittelyohjelmissa korjaaminen taas on yhtä helppoa ja nopeaa kuin uuden tekstin kirjoittaminen. Uusimmat tekstinkäsittelyohjelmat jopa korjaavat virheitä automaattisesti samalla kun kirjoitat tekstiä. Tekstin korjaamisen lisäksi tekstinkäsittelyohjelmissa on laajat mahdollisuudet tekstin muokkaamiseen ja muotoiluun. Myös kuvien ja muiden graafisten elementtien käyttö on mahdollista. 2 Ohjelmia riittää Tämän hetken suosituimmat tekstinkäsittelyohjelmat ovat Microsoft Word, Corel WordPerfect ja Lotus WordPro. Kaikki nämä kuuluvat valmistajiensa ns. toimistopaketteihin. Toimistopaketit sisältävät lisäksi esimerkiksi taulukkolaskenta- ja esitysgrafiikkaohjelmat, jotka on suunniteltu yhteensopiviksi tekstinkäsittelyohjelmien kanssa. Unohtaa ei sovi myöskään Windowsiin sisältyvää WordPad-apuohjelmaa, jolla jonkinasteinen muotoilukin on mahdollista. Toinen Windows-apuohjelma, Muistio (Notepad) soveltuu lähinnä raakatekstin kirjoittamiseen, mutta ei juuri sen muokkaamiseen. Microsoft Word Tämä pikaopas käsittelee Wordin ohjelmaversiota 97. Suurin osa tässä esitetyistä asioista on kuitenkin sovellettavissa myös versioon 7.0 tai jopa versioon 6.0. Eroja on lähinnä vain yksityiskohdissa. Oppaan viimeinen aukeama (Automaattiset toiminnot) pätee kuitenkin vain 97-versioon.
2. KERRATAANPA TEKSTIN ASETTELUA! Käynnistä ensin Word joko työpöydän pikakuvaketta kaksoisnapsauttamalla tai Käynnistä-valikon valinnalla Ohjelmat/Word (Start/Programs/Word). Voit aloittaa tällä sivulla tehtävien asettelumuutosten tekemisen suoraan käynnistyksen yhteydessä avautuvaan tyhjään asiakirjaan. Tekstin asettelu käsittää mm. marginaalien, sisennyksien ja sarkaimien määrittämisen. Asettelun pääperiaatteet kerrataan tällä sivulla vakioasettelumallin (ks. seuraava sivu) avulla. Marginaalit Anna komento Tiedosto/ Sivun asetukset (File/Page Setup) ja siirry Reunuksetvälilehdelle (Margins). Määrittele kuvan mukaiset marginaalit ja hyväksy muutokset OK-painikkeella. Sisennykset Anna komento Muotoile/ Kappale (Format/Paragraph). Kirjoita ja valitse Kappalevalintaikkunan Sisennykset ja välit -välilehdelle (Indents and Spacing) kuvassa näkyvät arvot. Hyväksy valinnat OK-painiketta napsauttamalla. Jätä asiakirja avoimeksi, kunnes olet sivulla 5 oppinut tallentamaan sen mallina. Marginaalien eli reunuksien määrittelyllä säädät sivun reunoille jäävää tyhjää tilaa. Sarkaimet Vakioasettelumallia varten Wordin oletussarkaimia ei tarvitse eikä saakaan muuttaa. Muissa asiakirjoissa voit halutessasi muuttaa sarkaimia joko komennolla Muotoile/Sarkaimet (Format/Tabs) tai asettamalla sarkainmerkkejä suoraan viivaimelta. Riippuva sisennys Riippuvassa sisennyksessä kappaleen ensimmäinen tekstirivi alkaa vasemmasta reunasta ja muut rivit ovat sisennettyjä. Vakioasettelumallissa tarvitset sitä vasempaan reunaan tulevia väliotsikoita varten. 3
3. VAKIOASETTELUMALLI Oheinen kirjemalli perustuu Suomen Standardisoimisliiton suositukseen asiakirjan perusrakenteesta (SFS 2487). Sitä voidaan käyttää perustana laadittaessa yrityksen asiakirjapohjia tai asiakirjojen kirjoitusohjeita. Yhtä hyvin yksityishenkilö voi hyödyntää mallia omia kirjeitä kirjoittaessaan. Kirjemallin käytön tarkoitus on helpottaa niin asiakirjan kirjoittamista kuin sen lukemista. Yhtenäinen malli myös selkeyttää asiakirjojen ulkoasua. Sarkainkohdat Kun olet tehnyt edellisellä sivulla esitetyt marginaali- ja sisennysmääritykset, teksti alkaa A4- arkin riviltä 3. Ohjelmaikkunan tilarivillä näkyy tällöin merkintä Ri 1. Rivit Paina sarkainnäppäintä, kun olet kirjoittanut väliotsikon, niin pääset aloittamaan leipätekstin riippuvan sisennyksen kanssa samasta kohdasta. Siirry sarkainkohdasta toiseen sarkainnäppäimellä. Paina rivin lopussa Enteriä. Tee Enterillä myös tyhjät rivit. Älä kuitenkaan kirjoita omaa kirjettäsi vielä, vaan tallenna asetukset ensin seuraavalla sivulla esitetyn mukaisesti. 4
4. MALLIN KÄYTTÖ Mallin tallennus Napsauta työkalurivin Tallenna-painiketta tai valitse Tiedosto/Tallenna (File/ Save). Jos olet jo aiemmin tallentanut asiakirjan, valitse Tiedosto/Tallenna nimellä (File/Save As). Valitse tallennusmuodoksi Asiakirjamalli (Document Template). Tallennuskohde vaihtuu automaattisesti Mallit-kansioksi (Templates). Kirjoita mallin nimeksi Vakioasettelu. Napsauta Tallenna-painiketta (Save). Sulje Word-asiakirjasi asiakirjaikkunan sulkemispainiketta napsauttamalla. Asiakirjamalli on mm. asettelu- ja tyylimäärityksiä sisältävä työpohja. Tässä esimerkissä tallennetaan sivulla 3 määrittelemäsi asetukset malliin, niin voit helposti käyttää niitä muiden asiakirjojen pohjana. Malliin perustuvan asiakirjan avaaminen Valitse Tiedosto/Uusi (File/ New). Kaikki asiakirjat perustuvat malliin Kun käynnistät Wordin, avautuu uusi tyhjä asiakirja, joka perustuu Tyhjä asiakirja -malliin (Blank Document). Samaan Tyhjä asiakirja -malliin perustuva asiakirja avautuu myös, kun napsautat työkalurivin -painiketta. Muita malleja saat käyttöösi vain valinnalla Tiedosto/Uusi avautuvan ikkunan kautta. Ikkunan eri välilehdillä on valittavissa useita valmiita malleja esimerkiksi faksin tai raportin kirjoittamista varten. Suomenkielisen Wordin Muut tiedostot -välilehti sisältää nimenomaan suomalaiseen käyttöön suunniteltuja malleja. Avautuva ikkuna näyttää Mallit-kansion sisällön. Valitse äsken tallentamasi malli. Napsauta OK-painiketta, niin näytölle avautuu uusi, vakioasettelumalliin pohjautuva asiakirja. Tyhjä asiakirja -mallin korvaaminen omalla mallilla Jos käytät Wordiä enimmäkseen esimerkiksi vakioasettelun mukaisten kirjeiden kirjoittamiseen, sinun kannattaa korvata Tyhjä asiakirja -malli omalla mallillasi. Siten saat omaan malliisi perustuvan asiakirjapohjan näytölle suoraan Wordin käynnistyksen jälkeen tai -painiketta napsauttamalla. Tyhjä asiakirja -mallin tiedostonimi on Normal, ja se sijaitsee Wordin asennuskansion Mallit-alikansiossa (Templates), esimerkiksi C:\Ohjelmatiedostot\ Microsoft Office\Mallit. Sulje ensin Word ja tee alkuperäisestä Normal-tiedostosta (esimerkiksi Resurssienhallinnassa) varmuuskopio paikkaan, josta löydät sen tarvittaessa myöhemmin. Poista sitten Normal-tiedosto Mallit-kansiosta ja nimeä oma mallisi nimellä Normal. 5
5. AJANSÄÄSTÖÄ TYYL(E)ILLÄ Valmiiden tyylien käyttö Kirjoita tai avaa jokin muotoilematon teksti. Kirjoita tekstille jokin pääotsikko ja muutama väliotsikko. Vie tekstikohdistin pääotsikkoon ja valitse muotoilutyökalurivin tyyliluettelosta Otsikko 1 -tyyli (Heading 1). Valitse sitten väliotsikoille Otsikko 2 -tyyli (Heading 2). Valitse muulle tekstille Leipäteksti-tyyli (Body Text). Jos Leipäteksti-tyyli ei ole näkyvissä tyyliluettelossa, avaa luettelo uudelleen vaihtonäppäintä (Shift) alhaalla pitäen. Voit joutua vierittämään luetteloa vierityspalkin avulla. Muuta jonkin leipätekstin osan pistekokoa ja fonttia. Napsauta tämän jälkeen tyyliruutua ja paina Enternäppäintä. Napsauta avautuvan kysymysikkunan OK-painiketta, niin ohjelma päivittää kaikki Leipäteksti-tyyliin kuuluvat kappaleet tekemiesi muutosten mukaisiksi. Tyylillä tarkoitetaan fontti-, kappale- ym. määritysten kokonaisuutta, jota voidaan soveltaa useampaan tekstialueeseen. Tyylejä käyttämällä voit siis kätevästi antaa valitulle tekstille useita muotoilumäärityksiä samanaikaisesti ja saat tekstiisi tyylillistä yhtenäisyyttä. Uuden tyylin luominen Muuta ensimmäinen leipätekstikappaleesi kursivoiduksi ja napsauta tyyliruutua. Kirjoita ruutuun Ingressi ja paina Enteriä. Olet luonut uuden, Ingressi-nimisen tyylin. 6 Tyylimääritykset ovat asiakirjakohtaisia. Jos haluat käyttää samoja määrityksiä muissakin asiakirjoissa, voit tallentaa ne asiakirjamallina. Tyylityypit Wordissä on kahden tyyppisiä tyylejä: Kappaletyyli vaikuttaa aina kokonaisiin kappaleisiin. Kappaletyylin merkkinä tyyliluettelossa on. Fonttityyliin tallennetaan yksittäisiin sanoihin kohdistuvia määrityksiä. Fonttityylin merkkinä tyyliluettelossa on. Tyyliruudun kautta luotavat tyylit ovat aina kappaletyylejä. Fonttityylejä voit luoda vain Muotoile/Tyyli-valinnalla (Format/Style).
6. KIELI JA TAVUTUS Kielen valinta Varmista, että sinulla on käytössäsi haluamasi kielen sanasto. Sanaston asentamisesta on selkeät ohjeet Wordin Ohje-toiminnossa (Help). Avaa tai kirjoita jokin useampirivinen teksti. Anna valikkokomento Työkalut/Kieli/Määritä kieli (Tools/Language/Hyphenation). Valitse luettelosta tekstin mukainen kieli ja napsauta OK-painiketta. Olet ehkä törmännyt tilanteeseen, jossa Word alleviivaa punaisella aaltoviivalla lähes koko tekstin. Aaltoviiva-alleviivaushan on Wordin oikolukuun kuuluva toiminto, joka ilmoittaa sanan olevan virheellinen tai käytössä olevalle sanastolle tuntemattoman. Useimmiten tällaisen tilanteen syynä on väärä kielen valinta tai puuttuva sanasto. Tavutus Valitse Työkalut/Kieli/Tavutus (.../Hyphenation). Tavutuksesta Wordin oletusasetuksilla tavutus ei ole päällä, vaan rivinvaihdot tapahtuvat sanavälien kohdalta. Tämä onkin järkevää, jos kirjoitat pelkkää raakatekstiä. Tavutus on kuitenkin osa ulkonäöltään huoliteltua asiakirjaa. Tavutus on asiakirjakohtainen, eli joudut tavuttamaan kaikki asiakirjat erikseen, mikäli et sitten tallenna tavutusmäärityksiä asiakirjamalliin. Valitse kohta Tavuta asiakirja automaattisesti (Automatically hyphenate document). Jos et halua tavuttaa isolla kirjoitettuja sanoja, poista valintamerkki ko. kohdasta (Hyphenate words in CAPS). Napsauta OK-painiketta, niin teksti tavuttuu. Jos haluat tavuttaa käsin, älä tee tavuviivoja ja rivinvaihtoja suoraan tekstiin. Napsauta sen sijaan Tavutus-ikkunan (Hyphenation) Manuaalinen-painiketta (Manual). Avautuvassa ikkunassa voit määritellä yksitellen tavutusta vaativien sanojen tavutuskohdan. Synonyymisanasto Usein tulee vastaan tilanne, jossa haluat välttää jonkin sanan toistoa. Vie tekstikohdistin ko. sanan kohdalle ja valitse Työkalut/Kieli/ Synonyymisanasto (.../Thesaurus). Valitse avautuvan ikkunan Korvataan synonyymillä -luettelosta (Replace with Synonym) haluamasi vastine ja napsauta Korvaa-painiketta (Replace). Mihin kielen vaihtaminen vaikuttaa? Word suorittaa oikoluvun ja tavutuksen valitsemasi kielen sanaston mukaisesti edellyttäen että sanasto on asennettu. Kielen valinta on asiakirjakohtainen. Jos olet valinnut osan asiakirjasta ennen kielen vaihtamista, koskee kielivalinta vain tätä osaa. Kieli-ikkunan (Language) Oletus-painiketta (Default) napsauttamalla saat valitsemasi kielen käyttöön kaikissa Word-asiakirjoissasi. Valinta kannattaa tehdä, jos käytössäsi on englanninkielinen ohjelmaversio, mutta käsittelet etupäässä suomenkielisiä tekstejä. Huomaa, että oletuskielen vaihtaminen vaikuttaa moniin muihinkin Wordin toimintoihin, esimerkiksi päivämäärän muotoon. 7
7. KIELIVIRHEET POIS! 8 Oikoluku Avaa tai kirjoita jokin teksti ja tee siihen tahallaan muutama virhe. Kirjoitusvirhe tai ohjelman sanastolle tuntematon sana osoitetaan punaisella aaltoviivalla. Kun huomaat tekstissä punaisella aaltoviivalla merkityn sanan, avaa hiiren kakkospainikkeella pikavalikko sen päällä. Pikavalikossa on tavallisesti korjausehdotuksia. Valitse niistä oikea. Ellei yhtään ehdotusta anneta, korjaa sana itse. Sanaston täydennys Kun Word ei tunnista tekstissä olevaa sanaa, se merkitään virheeksi. Voit lisätä ennestään tuntemattoman sanan käyttäjän sanastoon. Kun tiedät virheelliseksi merkityn sanan olevan oikein, valitse pikavalikosta Lisää (Add). Sana lisätään siihen sanastoon, joka on valittuna komennolla Työkalut/Asetukset (Tools/Options) avautuvan valintaikkunan Kieliasun tarkistus -välilehdellä (Spelling & Grammar). Oletuksena on OMA.DIC (CUSTOM.DIC). Tilarivin oikolukukuvake Niin kauan kuin asiakirjassa on virheellisiä tai sanastosta puuttuvia sanoja, tilarivillä olevassa kuvakkeessa näkyy punainen rasti. Voit siirtyä virheellisestä kohdasta toiseen kaksoisnapsauttamalla kuvaketta. Koko asiakirjan kieliasun tarkistus Työkalut/Kieliasun tarkistus -komento (Tools/Spelling and Grammar) tai vakiotyökalurivin vastaava painike käynnistää toiminnon koko asiakirjaa koskevana. Asiakirja tarkistetaan tekstikohdistimesta eteenpäin ja tarvittaessa jatketaan alusta tekstikohdistimeen saakka. Jos olet valinnut tekstiä, toiminto kohdistetaan vain valitulle alueelle. Oikeinkirjoituksen tarkistuksen poistaminen Ellet halua punaisen aaltoviivan näkyvän kirjoittamisen aikana, valitse Työkalut/Asetukset (Tools/Options) ja siirry Kieliasun tarkistus -välilehdelle. Poista valintamerkki kohdasta Tarkista oikeinkirjoitus kirjoitettaessa (Check spelling as you type). Tämän jälkeenkin voit tarkistaa asiakirjan milloin tahansa käynnistämällä edellä esitetyn Kieliasun tarkistus -toiminnon. Oletusasetuksilla Word korvaa kirjoittamaasi tekstiä myös sinulta lupaa kysymättä. Automaattisista korjaustoiminnoista ja niiden asetuksien muuttamisesta kerrotaan tämän pikaoppaan viimeisellä aukeamalla.
8. WORDILLÄ LUOT MYÖS TAULUKOT Taulukon tekeminen Sijoita ensin tekstikohdistin siihen kohtaan, johon haluat sijoittaa taulukon. Osoita työkalurivin Lisää taulukko -painiketta (Insert Table) ja paina hiiren painike alas. Vedä hiirellä alas ja oikealle, kunnes olet valinnut riittävän määrän rivejä ja sarakkeita. Vapauta hiiren painike. Lisää taulukko -komento Voit luoda taulukon myös valinnalla Taulukko/ Piirrä taulukko (Table/ Draw Table). Hiiren kohdistin muuttuu kynän kuvaksi, jolla voit piirtää taulukon. Jos haluat suuremman määrän rivejä tai sarakkeita, sinun on käytettävä komentoa Lisää/Lisää taulukko (Insert/Insert Table). Avautuvassa valintaikkunassa voit määrittää rivien ja sarakkeiden määrän sekä sarakeleveyden. Taulukossa liikkuminen Kun olet luonut taulukon, kohdistin näkyy taulukon ensimmäisessä solussa. Voit kirjoittaa soluihin tekstiä tai numeroita normaaliin tapaan. Solusta toiseen pääset liikkumaan soluja hiirellä napsauttamalla. Taulukon muotoilu Napsauta työkalurivin Taulukot ja reunat -painiketta (Tables and Borders), niin saat näytölle saman nimisen työkalurivin. Kun tekstikohdistin on taulukossa, voit muotoilla taulukkoa työkalurivin painikkeilla. Kokeile ainakin Taulukon autom. muotoilu -painiketta (Table Auto Format). Piirrä taulukko Pyyhekumi Ulkoreuna Sävytysväri Tasaa yläreunat Keskitä pystysunnassa Tasaa alareunat Taulukon autom. muotoilu Muuta tekstin suunta Viivan tyyli Viivan leveys Reunaviivan väri Yhdistä solut Jaa solut Muuta rivit tasakorkuisiksi Muuta sarakkeet tasalevyisiksi Lajittele nousevasti Lajittele laskevasti Summa 9
9. VIELÄ TEKSTIN MUOTOILUSTA... Fontti-ikkunan käyttö Valitse alue, jota haluat muotoilla ja anna komento Muotoile/Fontti (Format/ Font). Olet varmaankin jo oppinut muotoilemaan tekstiä työkalurivin painikkeiden avulla. Tarkempia tekstimuotoiluita varten tarvitset kuitenkin Fontti-valintaikkunaa. Laajempien tekstien muotoilut kannattaa yleensä tehdä tyyleihin, mutta yksittäisiä muotoilumäärityksiä on kätevä siirtää tällä sivulla esiteltävän Muotoilusivellin-toiminnon avulla. Valitse Fontti-välilehti ja tee haluamasi määritykset. Siirry Merkkiväli-välilehdelle (Character Spacing). Skaalaus-ruudusta (Scale) voit muuttaa kirjainten leveyttä, Merkkiväli-ruudusta (Spacing) kirjainväliä ja Sijainti-ruudusta (Position) kirjainten sijaintia korkeussuunnassa. Hyväksy lopuksi tekemäsi muutokset OKpainikkeella 10 Muotoilusivellin Valitse teksti, jonka muotoilun haluat kopioida toisaalle ja kaksoisnapsauta Muotoilusivellin-painiketta (Format Painter), niin hiiren osoitin muuttuu siveltimen näköiseksi. Valitse hiirellä vetämällä tekstialue, jonka muotoilua haluat muuttaa. Kun vapautat hiiren painikkeen, valitsemasi teksti muuttuu muotoilultaan. Toista tämä haluamissasi kohdissa. Toiminnon saat pois päältä Muotoilusivellin-painiketta napsauttamalla. Automaattinen muotoilu Wordissä on lukuisia automaattisia muotoilutoimintoja, jotka muotoilevat tekstiä samalla kun kirjoitat sitä. Kun esimerkiksi kirjoitat WWW-osoitteen, se muutetaan automaattisesti hyperlinkiksi. Mikäli sinulla on Internetyhteys, pääset sitä kautta suoraan tekstissä mainitulle sivulle. Kun kirjoitat tekstin aloittamalla sen numerolla, pisteellä ja välilyönnillä, ohjelma aloittaa myös seuraavan rivin uudella numerolla kun painat Enteriä. Kun haluat lopettaa numeroinnin käytön, paina kaksi kertaa Enteriä. Automaattisen muotoilun asetuksista kerrotaan tarkemmin sivuilla 14 15.
10. PUUTTUUKO MERKKEJÄ? Vie tekstikohdistin kohtaan, johon haluat lisätä merkin ja valitse Lisää/Merkki (Add/ Character). Tekstiä kirjoittaessa törmää usein tilanteeseen, jossa tarvittavaa merkkiä ei löydy näppäimistöltä. Tällaisia merkkejä ovat esimerkiksi rekisteröity tavaramerkki, asteen merkki, tai erilaiset symbolit (, = jne. Avautuva ikkuna näyttää valitsemasi fontin mukaiset merkit. Symboleita löydät esimerkiksi Wingdings-fontista. Valitse haluamasi merkki ja napsauta Lisää-painiketta, niin merkki ilmestyy asiakirjaan. 11. TULOSTUMATTOMAT MERKIT Napsauta työkalurivin -painiketta Kaikki tekemäsi näppäinpainallukset ilmestyvät näkyviin. Jos tulostat sivun tässä tilassa, nämä ylimääräiset merkit eivät kuitenkaan näy tulosteessa. Tulostumattomat merkit saat piilotettua napsauttamalla -painiketta uudelleen. Tekstiä näytöltä tarkistettaessa saattaa olla vaikeaa erottaa, missä kohtaa asakirjassa on ylimääräisiä rivinvaihtoja, välilyöntejä sarkainmerkkien sijaan jne. Tulostumattomat merkit on kätevä toiminto näiden löytämiseen. * Tavutusvihjeen saat tehtyä näppäinyhdistelmällä Ctrl + * 11
12. GRAFIIKALLA SAAT ELOA TÖIHISI! Valmiskuvan lisääminen Sijoita kohdistin siihen kohtaan asiakirjaa, johon haluat lisätä kuvan ja valitse Lisää/Kuva/Tiedostosta (Insert/Picture/From File). MS Office\Clipart -kansion Yleinen-alikansiosta (Popular) löydät kiintolevylle asennettuja ns. Clip- Art-kuvia. Valitse jokin luettelon kuvista. Kuvasta näytetään pienoiskuva, mikäli Esikatsele-painike (Preview) on valittuna. Napsauta Lisää-painiketta (Insert), niin kuva liitetään asiakirjaan. Kuvan koko ja paikka Napsauta sijoittamaasi kuvaa, niin sen ympärille ilmestyvät koonmuutoskahvat. Samalla näkyviin tulee Kuva-työkalurivi (Picture). Paina hiiren painike alas kohdistimen ollessa kuvan kulmassa olevan koonmuuttokahvan kohdalla ja vedä kuvan keskikohtaa kohti. 12 Voit muokata sijoittamaasi ClipArt-kuvaa Kuva-työkalurivin painikkeilla. Kun kaksoisnapsautat kuvaa, saat näkyviin erillisen kuvanmuokkausikkunan, ja pääset muokkaamaan myös yksittäisiä kuvan osia. Kuva pienenee. Kulmakahvasta ulospäin vetämällä saat halutessasi suurennettua sitä. Vie hiiren kohdistin kuvan päälle ja paina hiiren painike alas. Vedä johonkin suuntaan, niin kuvan paikka muuttuu. Napsauta Kuva-työkalurivin Tekstin rivitys -paini- ketta (Text Wrapping). Valitse luettelosta Tiivis (Tight). Teksti rivittyy nyt kuvan ympärille.
WordArt Valitse Lisää/Kuva/Word- Art (Insert/Picture/Word- Art). Valitse haluamasi malli ja napsauta OK-painiketta. Kirjoita avautuvassa valintaikkunassa haluamasi teksti ja valitse fontti sekä pistekoko. Napsauta OK-painiketta, niin WordArt-objekti lisätään asiakirjaan. Automaattiset muodot Valitse Lisää/Kuva/Automaattiset muodot (Insert/ Picture/AutoShapes). Napsauta jotakin avautuvan työkalurivin painiketta ja valitse luettelosta haluamasi muoto. Hiiren kohdistin muuttuu ristin muotoiseksi. Paina hiiren painike haluamassasi kohtaa asiakirjaa alas ja vedä objektille haluamasi koko. Voit lisätä automaattiseen muotoon tekstiäkin: napsauta objektia hiiren kakkospainikkeella ja valitse Lisää tekstiä (Add Text). Objektin sisälle kirjoittamaasi tekstiä voit muokata kuten muutakin tekstiä. Kaaviot Valinnalla Lisää/Kuva/Kaavio (Insert/Picture/Chart) pääset luomaan erilaisia kaavioita. Kirjoita kaavioon tulevat tiedot ikkunaan avautuvalle lomakkeelle ja sulje lomake napsauttamalla hiirellä sen ulkopuolella. Kaksoisnapsauttamalla kaaviota pääset muokkaamaan sitä uudelleen. Kaavion muokkaustilassa muotoilutyökalurivi muuttuu erilaiseksi. Kaavion tyyppiä voit vaihtaa Kaaviolaji-painikkeen kautta avautuvasta valikosta. Kaaviot luodaan MS Graph -nimisen apuohjelman kautta, joten sen pitää olla asennettuna. Piirto Voit myös piirtää omia kuvioita Wordillä. Jos Piirto-työkalurivi ei ole näkyvissä, napsauta jotakin työkaluriviä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Piirto (Drawing). Peruskuvioita voit piirtää näillä painikkeilla: Muilla Piirto-työkalurivin painikkeilla voit mm. muuttaa täyttöväriä, viivan väriä ja paksuutta, varjostaa kuvioita tai tehdä niistä kolmiulotteisia. Piirto-työkalurivillä on painikkeet myös Automaattisille muodoille sekä WordArt-objekteille. 13
13. AUTOMAATTISET TOIMINNOT Wordissä on useita oikeinkirjoitukseen ja asetteluun liittyviä automaattisia toimintoja, jotka ovat ohjelman asennuksen jälkeen suoraan käytettävissä. Word korjaa siis tekstiä kirjoittaessasi. Suurin osa toiminnoista helpottaa tekstinkäsittelyä. Esim. Caps Lock -näppäimen päälle unohtuminen ei välttämättä haittaa, vaan ohjelma korjaa automaattisesti isot kirjaimet pieniksi ja päinvastoin. Monissa tilanteissa automaattiset toiminnot saattavat kuitenkin häiritä tai jopa hidastaa työtä useat käyttäjät kytkevätkin yksinkertaisesti kaikki automaattiset toiminnot pois päältä. Automaattinen korjaus -ikkuna Wordin automaattisia toimintoja määritellään komennolla Työkalut/Automaattinen korjaus (Tools/AutoCorrect) avautuvassa Automaattinen korjaus -ikkunassa. Ikkunassa on neljä välilehteä: Automaattinen korjaus (AutoCorrect), Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa (AutoFormat As You Type), Automaattinen muotoilu (AutoFormat) ja Automaattinen teksti (AutoText). Oletuksena on, että kaikki automaattiset toiminnot ovat käytössä. Poistamalla kaikki valintamerkit kahdelta ensin mainitulta välilehdeltä saadaan käyttöön konekirjoitustila, ts. tällöin Word ei tee omin luvin tekstikorjauksia. Käytännössä osa automaattisista korjauksista on kuitenkin hyödyllisiä, joten aivan kaikkia valintamerkkejä tuskin kannattaa poistaa. Seuraavassa on välilehdittäin kysymysmerkeillä merkitty kohdat, joiden valinnan poistamista kannattaa ainakin harkita. Muiden kohtien valintamerkit kannattaa normaalisti säilyttää. Automaattinen korjaus -välilehti Kohdan Virkkeen 1. kirjain isolla (Capitalize first letter of sentences) valinta on periaatteessa hyödyllinen vaikka et itse muistaisikaan aloittaa virkettä isolla kirjaimella, Word tekee sen puolestasi. Ongelmana ovat lyhenteet (em., opisk.): niiden jälkeisen sanan ohjelma aloittaa virheellisesti isolla kirjaimella. Poikkeukset-painikkeella (Exceptions) saat avattua ikkunan, joka sisältää jo valmiiksi joitakin pisteeseen päättyviä lyhenteitä. Voit jatkaa listaa omilla usein käyttämilläsi lyhenteillä. Helpoimmalla pääset kuitenkin, kun poistat valintamerkin ja muistat itse kirjoittaa jokaisen virkkeen alkukirjaimen isolla. Kohdan Korvaa teksti kirjoitettaessa (Replace text as you type) valinnasta on myös hyötyä: Word korvaa kirjoittamiasi merkkejä ja sanoja ikkunan alareunassa olevan taulukon mukaisesti. Voit itse lisätä haluamiasi korjauksia Korvattava- ja Korvaava-ruutuihin (Replace/With). Valinta kannattanee yleensä pitää päällä, mutta mikäli haluat joskus kirjoittaa jonkin korvattavaksi valitun merkin (esim. lyhenteen r tai c suluissa), joudut poistamaan valintamerkin väliaikaisesti. 14 Useimmat Automaattinen korjaus -ikkunassa määrittelemäsi korjaustoiminnot voit kumota valitsemalla korjatun tekstikohdan ja kirjoittamalla haluamasi tekstin uudestaan valitun alueen päälle.
Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa -välilehti Jos säilytät valintamerkin kohdassa Otsikoissa (Headings), saat muotoiltua otsikot seuraavasti: Paina ensin kaksi kertaa Enter-näppäintä (poikkeus: asiakirjan alussa et tarvitse Enteriä). Kirjoita sitten otsikoksi tuleva teksti ja paina taas kaksi kertaa Enter-näppäintä. Word muotoilee otsikon Otsikko 1 -tyylin mukaiseksi. Kun painat kerran sarkainnäppäintä ennen otsikon kirjoittamista, saat Otsikko 2 -tyylisen otsikon, vastaavasti kahdella sarkainpainalluksella saat Otsikko 3 -tyylisen otsikon. Asiateksteissä toiminnosta ei liene haittaa, mutta esim. runoja kirjoitettaessa valinta kannattanee poistaa. Merkityissä luetteloissa ja Numeroiduissa luetteloissa -valinnat (Automatic bulleted/ numbered lists) säilyttämällä saat kätevästi tehtyä luetteloita: Aloita rivi tavuviivalla ja välilyönnillä. Kirjoita luettelokohtaan tuleva teksti. Kun painat Enter-näppäintä, Word muotoilee edellistä riviä lisäten merkin ja tekstin väliä sekä aloittaa uuden rivin ranskalaisella viivalla. Halutessasi käyttää varsinaisia luettelomerkkejä (esim. ), kirjoita tavuviivan sijasta *-merkki ja toimi muuten kuten edellä. Numeroitujen luetteloiden alkuun kirjoitat vain numeron 1 ja pisteen. Painaessasi Enteriä Word lisää automaattisesti seuraavan rivin alkuun numeron 2 jne. Kaikki luettelotyypit saat lopetettua painamalla kaksi kertaa Enteriä. Mikäli automaattiset luettelotoiminnot tuntuvat käytössä hankalilta, poista valintamerkit. "Suorat lainausmerkit" kaarevilla -valinnalla (Straight quotes with smart quotes ) voit kirjoittaa näppäimistöltä "-merkin (=periaatteessa tuuman merkki) ja Word korvaa sen automaattisesti lainausmerkillä ( ). Valinta on syytä olla päällä, paitsi silloin kun pitäisi todella kirjoittaa tuuman merkki. Symbolimerkit (--) symboleilla ( ) -valintaa (Symbol characters with symbols) ei normaalisti kannata pitää päällä. Välilyönnin jälkeiset yhdysviivat korvaantuvat muuten virheellisesti ajatusviivalla (esim. Automaattinen korjaus -ikkuna > Automaattinen korjaus ikkuna). Internet- ja verkkopolut hyperlinkeillä -kohdan (Internet and network paths with hyperlinks) valinnalla Word muuttaa kirjoittamasi WWW-osoitteen samalla hyperlinkiksi. Mikäli sinulla on avoin Internet-yhteys, pääset suoraan tekstissä mainitulle sivulle. Jos haluat kirjoittaa WWWosoitteita, ilman että niistä tulee samalla hyperlinkkejä, poista valintamerkki. Automaattinen muotoilu -välilehti Automaattinen muotoilu -välilehdellä on pääpiirteissään samat valinnat kuin Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa -välilehdellä. Automaattinen muotoilu -välilehdellä tehtävät valinnat eivät kuitenkaan toteudu itsestään (mikäli et ole tehnyt samaa valintaa Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa -välilehdellä), vaan Word suorittaa valitut muotoilut vasta kun annat valikkokomennon Muotoile/Automaattinen muotoilu (Format/AutoFormat). Automaattinen teksti -välilehti Automaattinen teksti -välilehdellä on luettelo Wordin valmiista automaattisista teksteistä, jotka saat käyttöösi seuraavasti: Aloita tekstin kirjoittaminen. Muutaman kirjaimen kirjoittamisen jälkeen näet koko tekstin keltaisessa avustelaatikossa. Paina Enteriä, niin koko teksti lisätään asiakirjaasi. Voit lisätä luetteloon automaattisia tekstejä kirjoittamalla tekstin Kirjoita automaattinen teksti -ruutuun (Enter AutoText entries here) ja napsauttamalla Lisää-painiketta (Add). 15