IV Tekstinkäsittely Aulikki Hyrskykari, Tietojenkäsittelytieteet, Informaatiotieteiden yksikkö, 1 YLEISTÄ... 2 2 TEKSTINKÄSITTELYN PERUSASIOITA... 2 3 TEKSTIN MUOKKAAMINEN... 4 3.1 Merkkitason muokkaus... 4 3.1.1 Erilaisia tapoja valita teksti...4 3.1.2 Valitun tekstin kopiointi, leikkaaminen ja liimaaminen...6 3.1.3 Kopiointi hiirellä vedä-ja-pudota -menetelmällä...6 3.1.4 Leikkaaminen, ts. siirtäminen hiirellä vedä-ja-pudota menetelmällä...6 3.1.5 Muotoilusiveltimen käyttäminen...6 3.2 Kappaletyylit... 6 3.2.1 Kappaletyyli ja muotoilusivellin...8 3.3 Dokumentin osat, sektiot (Sections)... 9 3.4 Koko dokumenttiin liittyvät määritykset... 10 4 SISÄLLYSLUETTELO JA SIVUNUMEROT... 10 5 VIIVAIMEN JA SARKAINTEN KÄYTTÖ... 11 Harjoituksissa 4 ja 5 käytetään LibreOffice Writer (v 4.1) tai Microsoft Word 2013-tekstikäsittelyohjelmaa: ohjeet ja vihjeet on tehty näihin ohjelmiin ja ohjelmaversioihin. Vaikka muotoilukomennot ovat useimmissa tekstinkäsittelyohjelmissa samankaltaisia, tekstinkäsittelyharjoituksissa tutustutaan tekstin muotoiluun niin yksityiskohtaisella tasolla, että kaikkien tulee käyttää jompaakumpaa em. ohjelmista. 1 Jatkossa MS Word tarkoittaa oletusarvoisesti aina 2013 versiota, ja LibreOffice lyhennetään LO:ksi, ts. LibreOffice Writer = LO Writer. Tämä johdatus tekstinkäsittelyyn pätee suurimmalta osin riippumatta siitä, kumpaa tekstinkäsittelyohjelmaa käytät. Osa yksityiskohtaisemmista komennoista koskee kuitenkin vain toista ohjelmista. Ne osat tekstistä, jotka pätevät vain MS Wordille, on eroteltu muusta tekstistä vasempaan marginaaliin vedetyllä vertikaaliviivalla. Pelkästään LO Writeria koskevat osat on puolestaan varjostettu harmaalla taustavärillä. 1 Seuraavin poikkeuksin: MS Word 2007 -versio ei eroa kovin paljon, mutta sitä vanhemmat MS Word versiot eroavat niin paljon nykyisestä versiosta, että sinun kannattaa ladata käyttöösi ilmainen LibreOffice (v. 4.1). Sen asennusohjeet löytyvät kurssisivuilta. Jos hankit uuden MS Officen 2013:n 365-lisenssillä, tulee käyttöön aina uusin MS Office, tietoja tähän löytyy myös kurssisivuilta. -1
1 Yleistä Tekstinkäsittelyohjelmilla, kuten kurssilla käytettävissä LibreOffice tai Microsoft Word, voidaan muotoilla teksti viimeistä piirtoa myöten haluttuun muotoon, joskaan ne eivät ole varsinaisia sivuntaitto-ohjelmia, joilla voi vielä tehokkaammin muokata tekstin ja tekstiin liitettävät kuvat haluttuun painoasuun. Sivuntaitto-ohjelmien tekstinkäsittelyominaisuudet puolestaan ovat rajoitetut, koska niiden varsinainen tarkoitus on muokata jo valmista tekstiä painoasuunsa. Tekstinkäsittelyllä tarkoitetaan tekstin tuottamista, muokkaamista ja muotoilemista tekstinkäsittely-ohjelmalla. Tuottamisella tässä tarkoitetaan tekstin kirjoittamista, muokkaamisella kopiointia, liittämistä, leikkaamista ja vastaavia toimintoja ja muotoilemisella tekstin lihavointia, kursivointia, kappaleiden sisennyksiä, rivivälien muuttamista, sivun marginaalien muuttamista jne. Joissain yhteyksissä on tarve tuottaa pelkää tekstiä, raakatekstiä, ilman muotoiluja. Esimerkiksi Windows-käyttöjärjestelmän mukana tuleva Notepad (Muistio) ja WordPad -ohjelma tai shareware Notetab-ohjelma, on tarkoitettu raakatekstin kirjoittamiseen. Monissa yrityksissä ja yhteisöissä asiakirjat tehdään tietyn näköisiksi (yritysten laatujärjestelmissä määritellään asiakirjojen ulkoasu, asiakirjalla tarkoitetaan tässä yrityksessä yleisesti käytettyä tekstidokumenttia). Tekstinkäsittelyohjelmilla on mahdollista luoda yritykseen sopivat asiakirjamallit (dokumenttipohjat) eri asiakirjatyypeille. Näiden pohjadokumenttien dokumenttityypit ovat dotx (MS Word) ja ott (LO Writer). Asiakirjamalli on valmis asettelu ja muotoilumäärittely, jonka mukaan asiakirja voidaan tehdä. Mallissa voi olla valmiina ylä- ja alatunnisteet, joissa on esimerkiksi yrityksen tai yhteisön logo ja nimi tai automaattinen asiakirjan luontipäivämäärä (tarpeen esimerkiksi pöytäkirjatyyppisissä asiakirjoissa). Lisäksi asiakirjamallissa on yleensä erilaisia kappalemuotoiluja (otsikot, erilaiset tekstikappaleet, kuten perusteksti, listat ja lainaukset) ja esimerkiksi koko asiakirjan otsikointi valmiina. 2 Tekstinkäsittelyn perusasioita Tekstinkäsittelyohjelma käynnistetään valitsemalla käynnistysvalikosta All Programs (Ohjelmat) ja edelleen LO Writer tai MS Word. Jos käytät ohjelmaa usein, sen pikakuvake kannattanee kiinnittää tehtäväpalkkiin (Windows 7). Useimmin käyttämistäsi toimistopakettien yksittäisistä ohjelmista (Word/Writer, Excel/Calc, PowerPoint/Impress ) kannattaa tehdä pikapainike tehtäväpalkkiin. Tavallisen tekstin korostuskeinoina voidaan käyttää lihavointia, kursivointia, alle-, tai yliviivausta jne. Lihavointi on hyvä keino nostaa tekstistä esiin jokin tietty sana tai lause. Kursivointia voidaan käyttää vastaavassa tarkoituksessa, mutta hyvin usein sitä käytetään esimerkiksi lainauksissa. Alleviivaus (ja yliviivaus) on lähinnä käsinkirjoitetun tekstin korostuskeino, sillä lihavointi ja kursivointi tuovat korostettavat osat ainakin yhtä hyvin esiin, mutta eivät harkiten käytettynä kuitenkaan tee tekstistä niin suttuisen näköistä. Yleensäkin tekstin korostuksissa kannattaa käyttää harkintaa ja tyylitajua. Yksinkertainen on kaunista. Yrityksissä on usein dokumenttipohjat kaikille toistuvasti tuotettaville dokumenteille valmiina MS Wordin tiedostotyyppi tällaiselle dokumenttipohjalle on dot, ja LO Writerin ott (template files). -2
Yleispätevä sääntö on, että tekstissä tulisi käyttää vain yhtä fonttia (otsikkofontti voi tosin olla toinen fontti kuin leipätekstissä käytetty) ja vain yhtä korostuskeinoa. Erityistilanteissa, jolloin useampiin korostusmuotoihin liittyy selkeästi ymmärrettävä merkitys, voi tästä tietysti poiketa. Kaksi perushuomiota tuotettaessa tekstiä tekstinkäsittelyohjelmilla ovat, (1) rivejä ei lopeteta itse: Enter painetaan vain silloin, kun halutaan kappaleenvaihto ja että (2) välilyöntejä käytetään vain sanojen erottamiseksi toisistaan, ei tekstin asetteluun kuten esimerkiksi rivin alun sisentämiseen. Sisentäminen tehdään tyylien kautta. Saat välilyöntimerkit ja muutkin muotoiluun vaikuttavat tulostumattomat merkit näkyviin piikomentokuvakkeen takaan Aloitus/Näytä/Piilota (Home/Show/Hide) Tulostumattomat merkit (Nonprinting Characters) komentopainikkeen avulla. Tekstin muotoilussa on neljä eri mittayksikköä: merkki, kappale, osa ja koko asiakirja (character, paragraph, section, whole document). Muotoilukomennot voidaan siis kohdistaa näihin yksiköihin. Lihavointi, kursivointi jne. ovat merkkimuotoilua ja siihen liittyvissä toimenpiteissä teksti täytyy ensin valita. Valinnan voidaan tehdä hyvin monella tavalla, valinnan tekemisestä tarkemmin seuraavassa luvussa. Esimerkiksi lihavointi aloitetaan valitsemalla teksti joko näppäimistön tai hiiren avulla. Enter = kappaleenvaihto (ei rivinvaihto) Välilyöntiä käytetään vain sanojen erotteluun (ei muotoiluun) Piilomerkit näkyviin työkalupalkin painikkeella: MS Word: LO Writer: Valinnan jälkeen LOWriterissa lihavoinnin komentopainike ikkunan ylä-reunassa, ellei sitä näy on ohjelmasta ehkä käännetty Muotoilu (Formatting) -työkalurivi pois näkyvistä (ks. Näytä / Työkalurivit; View / Toolbars). Täydellinen valikoima merkkimuotoiluun liittyviä komentoja löytyy Muotoilu / Fontti (Format / Character) -valikon kautta. Wordissä vastaavat merkkimuotoilun komentopainikkeet (lihavointipainike B) löytyvät yläreunan valinta-nauhasta Aloitus -välilehdeltä Fontti (Home / Font) -työkaluryhmästä. Myös esiin ponnahtavaa merkkitason muotoilun pikavalikkoa kannattaa opetella käyttämään (Kuva 1). Kun teet tekstissä valinnan, valikoima yleisesti käytettyjä muokkauskomentoja ponnahtaa läpinäkyvään pikavalikoimaan, jos viet kursorin sen ylle, se muuttuu täysin näkyväksi. Täydellinen valikoima merkkimuotoilukomentoja Fontti-ryhmän nurkkanuolesta aukeavasta valikosta (Kuva 2). Kuva 1. Merkkitason muotoilun pikavalikko. Kuva 2. Kaikki merkkimuotoilukomennot. Kappalemuotoiluun liittyviä perusasioita ovat sisennykset, rivivälin asettaminen ja kappaleen jälkeen (tai ennen kappaletta) määriteltävä tyhjä tila. Usein kappaleet erotetaan toisistaan virheellisesti sopivalla määrällä Entereitä (tyhjiä rivejä, tai itse asiassa, tyhjiä kappaleita). Tämä tapa estää pitkän asiakirjan sujuvan muotoilun. Esimerkiksi, sivulla olevat tyhjät rivit saattavat tekstiä muokattaessa siirtyä seuraavan sivun alkuun aiheuttaen liian ison ylä- tai alamarginaalin. -3
Tekstinkäsittelyohjelmissa voi kappalemuotoilussa estää kappaleen viimeisen rivin siirtymisen yksinään seuraavalle sivulle ja vastaavasti ensimmäisen rivin jäämisen yksinään edelliselle sivulle. Yleensä tämä leski-/orporivien esto on oletusarvoinen asetus kappalemuotoilussa. Otsikot ovat tekstinkäsittelyohjelmissa myös kappaleita. Otsikoihin on hyvä liittää muotoilu sido seuraavaan. MS Word: Aloitus / Kappale (nurkkanuoli) viestiruudun välilehti Tekstin käsittely, jossa valinta Sido seuraavaan (Home / Paragraph / Line and Page Brakes: Keep with next) LO Writer: Muotoilu / Kappale -viestiruudun välilehti Tekstin rivitys / Sido seuraavaan kappaleeseen (Format / Paragraph / Text Flow / Keep with next paragraph). Valmiille otsikkotyylille määritys onkin yleensä oletuksena. Tällä muotoilulla otsikko sidotaan jäljessä tulevaan kappaleeseen ja näin saadaan otsikko ja sitä seuraava tekstikappale pysymään samalla sivulla. Tässäkin tulee huomata, että otsikon ja sitä seuraavan kappaleen välin tuleva tyhjä tila pitää tehdä tekstin-käsittelyohjelman kappalemuotoilulla. Toisin sanoen otsikon jälkeen ei saa olla tyhjää kappaletta (riviä), muutenhan otsikon sitomisesta seuraavaan kappaleeseen ei olisi mitään hyötyä. Jakamalla dokumentti osiin, on mahdollista määritellä tekstin osille, esimerkiksi eri luvuille, alusta alkavat sivunumerot tai kullekin osalle (sektiolle) omat ylätunnisteensa. Tästä tarkemmin alla kohdassa Dokumentin osat, sektiot. MS Word: Koko dokumenttia koskevia muotoiluja pääsee antamaan valikkovaihtoehdon valintanauhan Sivun asettelu -välilehden Sivun asetukset -ryhmästä löytyvien komentojen ja kulmanuolen kautta löytyvän dialogin avulla (Page Layout/Page Setup). LO Writerissa vastaavat koko dokumentin muotoiluun liittyvät asetukset löytyvät valikkovalinnalla Muotoilu / Sivu...(Format / Page ). Tarkastellaan seuraavaksi hiukan tarkemmin tekstin hallintaa näiden neljän muokkaustason merkki, kappale, osa ja koko asiakirja kautta. 3 Tekstin muokkaaminen Tekstin muokkaamisella tarkoitetaan tekstin kopioimista, leikkaamista, liittämistä, korvaamista, asettelua jne. 3.1.1 Merkkitason muokkaus Jos jollekin osalle tekstiä halutaan kohdistaa komentoja, kuten esimerkiksi kopiointi tai muotoilukomento, tekstialue tulee ensin valita. Valinnan tekemiseksi on olemassa useita tapoja jotka ovat näppäriä eri tilanteissa. Erilaisia tapoja kannattaa kokeilla ja tutkia, jotta osaisi tarpeen tullen käyttää aina tilanteeseen parhaiten soveltuvaa tapaa. Osa seuraavista tavoista saattaa tuntua sinusta luontevilta ja jäädä käyttöösi nopeuttamaan merkittävästikin usein toistuvia rutiinejasi. 3.1.2 Erilaisia tapoja valita teksti Tekstialueen valinta Minkä tahansa tekstialueen voi asettaa valituksi usealla eri tavalla. Seuraavassa esitellään tekstialueen valinta (1) näppäimistöä käyttäen, (2) hiirtä käyttäen, ja (3) valinta jolla voi valita tekstin syntaktisesta jatkumosta riippumattoman tekstialueen (leikkaava valinta) -4
1. Näppäimistö: Vie kursori valittavan alueen alkuun. Paina Vaihto-näppäin pohjaan (Shift). Siirrä kursoria nuolinäppäimillä haluttuun suuntaan. Vapauta Vaihto-näppäin 2. Hiiri: Vie hiiren osoitin valittavan alueen alkuun. Paina hiiren painike alas ja siirrä hiirtä haluttuun suuntaan. Vapauta hiiren painike. 3. Leikkaava (rivityksen rikkova) valinta: Paina Alt-painike pohjaan. Vie hiiren osoitin valittavan alueen vasempaan yläkulmaan. Paina hiiren vasen painike pohjaan. Vie hiirtä kohti valittavan alueen oikeaa alakulmaa. Vapauta hiiren painike kun valinta on valmis. Vapauta Alt-painike. Rivin valinta MS Word: Yhden rivin valinnan voi tehdä seuraavasti. Vie hiiren osoitin tekstin vasemmalle puolelle lähelle tekstiä, jolloin hiiren osoitin muuttuu oikealle kallellaan olevaksi nuoleksi ja napsauta hiirellä. Jos haluat valita useamman rivin, pidä hiiren vasen painike pohjassa ja siirrä hiirtä ylös tai alas. LO Writer: rivin valinta tapahtuu raahaamalla hiiren kursoria marginaalissa (hiiren painike pohjassa) Sanan valinta Yhden sanan valinnan voi tehdä (paitsi raahaten osoittimella sanan yli) kaksoisnapsauttamalla haluttua sanaa. Kappaleen valinta Kappaleen valinnan voi tehdä useilla eri tavoilla seuraavasti. MS Word: (1) Kolmoisnapsauta jotakin sanaa kappaleessa: kappale tulee valituksi. (2) Vie hiiren osoitin tekstin vasemmalle puolelle lähelle tekstiä, jolloin hiiren osoitin muuttuu oikealle kallellaan olevaksi nuoleksi ja kaksoisnapsauta, jolloin koko kappale tulee valituksi. (3) Kolmas tapa vielä näppäimistön avulla: vie kursori kappaleen alkuun (voit viedä kursorin kappaleen alkuun joko hiirellä tai nuolinäppäimillä) ja paina Ctrl+Shift+nuolinäppäin alas. LOWriter: Nelosnapsautus kappaleen sisällä valitsee koko kappaleen. Virkkeen valinta MS Word: Virkkeen saa valituksi kun pitää ctrl-näppäimen alhaalla hiirellä napsauttaessaan hiirellä. LOWriter: Kolmoisnapsautus valitsee yhden lauseen Erillisten alueiden valinta Erillisten alueiden, kuten esimerkiksi yksittäisten sanojen valinnan dokumentista saa aikaan valitsemalla ensin ensimmäisen alueen normaalisti. Valittuja alueita voi sen jälkeen lisätä valintaa pitämällä ctrl-näppäintä alhaalla uusia valintoja tehdessäsi. Koko asiakirjan valinta Joskus haluat kohdistaa komentoja koko dokumenttiin. Tietysti voit valita hiiren avulla tekstin vetämällä hiiren kursorilla alusta loppuun, mutta sen tekemiseen on kätevämpiäkin tapoja. Näppäinyhdistelmä Ctrl+a valitsee koko dokumentin (myös valikosta löytyy Valitse kaikki - komento (Select All). MS Wordissä myös toinen tapa: kolmoisnapsautus vasemmassa marginaalissa valitsee koko dokumentin. -5
3.1.3 Valitun tekstin kopiointi, leikkaaminen ja liimaaminen Valitun tekstin kopioinnin / leikkaamisen uuteen paikkaan voi tehdä eri tavoin. 1. Näppäinyhdistelmällä Ctrl+c (kopioi) tai Ctrl+x (leikkaa). 2. MS Word: Aloitus / Leikepöytä -ryhmästä Leikkaa tai Kopioi painikkeet (Home / Clipboard - ryhmä Cut tai Copy). LO Writer: Muokkaa / Kopioi tai Leikkaa (Edit / Copy tai Cut). 3. Napsauta hiiren oikeanpuoleisella painikkeella valitulla alueella ja valitse ponnahdusvalikosta Copy (Kopioi) tai Cut (Leikkaa). Kopioitu / leikattu teksti on nyt leikepöydällä, voit liimata sen uuteen kohtaan viemällä ensin hiiren kursori haluamaasi kohtaan, ja käyttämällä jotakin seuraavista tavoista: 1. Anna näppäinyhdistelmä Ctrl+v (Liitä, Paste). 2. Valitse valikosta Liitä (Paste) MS Wordissä jälleen Aloitus (Home) -välilehdeltä ja LOWriterissa Muokkaa (Edit) -valikosta. 3. Paina oikeanpuoleisella painikkeella halutussa kohdassa ja valitse ponnahdusvalikosta Liitä (Paste) 3.1.4 Kopiointi hiirellä vedä-ja-pudota -menetelmällä Kopioi-ja-liitä -toiminnon voi tehdä myös viemättä siirrettävää tekstipalaa välillä leikepöydälle, käyttäen vedä-ja-pudota (drag-and-drop) -menetelmää. Valitse alue, ja paina hiiren painike pohjaan valitun alueen päällä. Paina Ctrl-näppäin pohjaan. Siirrä hiiren osoitin haluttuun kohtaan. Vapauta hiiren painike. MS Wordissä on toinenkin tapa. Paina hiiren kakkospainike pohjaan valitun alueen päällä. Siirrä hiiren osoitin haluttuun kohtaan. Vapauta hiiren painike. Valitse avautuvasta valikosta Kopioi tähän (Copy Here). 3.1.5 Leikkaaminen, ts. siirtäminen hiirellä vedä-ja-pudota menetelmällä Leikkaa/liitä toiminnoille löytyvät vastaavat vedä-ja-pudota hiiritoiminnot. Paina hiiren vasen painike pohjaan valitun alueen päällä. Siirrä hiiren osoitin haluttuun kohtaan. Vapauta hiiren painike. MS Wordissä jälleen vastaava toinen tapa hiiren kakkospainikkeen kautta; avautuvasta valikosta valitaan nyt Siirrä tähän (Move Here). 3.1.6 Muotoilusiveltimen käyttäminen MS Word: LibreOffice: Muotoilusivellintä voidaan käyttää kopioimaan tekstin muotoilu alueesta toiseen seuraavasti: aktivoi tekstistä alue (kopioitava tyyli), napsauta muotoilusivellintä ja aktivoi tekstistä alue, jolle haluat tyylin kopioida (kohdealue). 3.2 Kappaletyylit Kappaleen muotoilun voi määrittää kappalemuotoilujen kautta (MS Word: Aloitus / Kappale (Home / Paragraph -ryhmän komennot ja LO Writer Muotoile (Format)-valikon Kappale (Paragraph) -valinnalla aukeavassa dialogissa). Sitä kautta voidaan määritellä esimerkiksi aktiivisen kappaleen (ts. kappaleen, jossa kirjoituskohta sillä hetkellä on) rivivälit tai marginaali suhteessa koko dokumentin -6
marginaaliin. Tällä tavalla muotoilut on mahdollista tehdä, kun halutaan johonkin tiettyyn kappaleeseen muista kappaleista poikkeavia määrityksiä. Näin tehtyjä kappaleiden muotoiluja tulisi kuitenkin välttää. Määrittelemällä muotoilut aina nimettyjen kappaletyylien kautta teksti säilyy paremmin tyyliltään yhtenäisenä ja helpommin muokattavana. Tekstinkäsittelyohjelmissa on valmiina erilaisia kappaletyylejä. Kappaletyyli määrätään aktiiviselle kappaleelle valitsemalla se olemassa olevasta tyylivalikoimasta (Tyylit ja muotoilu -tehtäväpaneelin aukaisu MS Word: Aloitus / Tyyli MS Word (Home / Styles) -ryhmä, LO Writer: Formatting - työkalurivi, vrt. Kuva 3). Tekstin otsikot on helpointa määritellä valmiiden otsikkotyylien (Otsikko 1 / Otsikko 2 (Heading 1 / Heading) jne.) avulla. Otsikkotyyleillä on oletusarvoiset asetukset, joita on mahdollista halutessaan muokata. Huomionarvoista on, että oletusarvoisissa otsikkotyyleissä on ominaisuus Sido seuraavaan, jolla saadaan otsikko ja sitä seuraavat tekstirivit pysymään samalla sivulla. Tyylejä käyttäen saat tekstidokumentista siistin, yhtenäisen ja helposti ylläpidettävän. Jos esimerkiksi olet esitellyt kaikki otsikot käyttäen tiettyä otsikkotyyliä, voit yhdellä tyylimäärityksen muutoksella muuttaa tyylin koko dokumentin otsikoihin. Omia tyylejä voit määritellä monella tavalla, mutta suhteellisen yksinkertainen tapa on seuraavanlainen: Styles (Tyylit) -tehtäväpaneeli Styles and Formatting (Tyylit ja muotoilu) -tehtäväpaneeli LO Writer Styles -pudotusvalikko Kuva 3. Tyylit ja muotoilu tehtäväpaneelin aukaisu Wordissä ja Writerissa Vie hiiren osoitin sen kappaleen kohdalle, jolle haluat antaa uuden tyylin; ts. napsauta hiirellä tekstin kirjoituskohta on kappaleen sisälle (sekä Word että Writer). Kuva 4. Tyylin luonti (Word) MS Word: Valitse Aloitus / Tyylit (Home / Styles) - ryhmästä Lisää (More) -painike (viivan alla kolmio alaspäin). Tee valinta Tallenna valinta uudeksi pikatyyliksi (Selection as a New Quick Style ), jolloin pääset antamaan uudelle tyylillesi nimen (Kuva 4) ja Muokkaa (Modify) painikkeen kautta tyylille haluamasi määritykset. MS Word: Myöhemminkin pääset aina muokkaamaan tyylejäsi valitsemalla Tyylit (Styles) listasta haluamasi tyylin päällä kakkospainikkeesta avautuvasta valikosta vaihtoehdon Muokkaa (Modify). Näin avautuvassa dialogissa voit pääset muokkaamaan tyylille annettuja määrityksiä (Kuva 5) Kuva 5. Tyylin muokkaus (Word) -7
LO Writer: Anna kappaletyylille uusi nimi kappaletyylin pudotusvalikossa (vrt. Kuva 6): valitse vanha tyylinimi ja kirjoita sen tilalle omalle tyylillesi uusi nimi esim. Uusityyli). Muista painaa enteriä kun olet kirjoittanut tyylille nimen. LO Writer: Pääset muokkamaan tyylejä Tyylit ja muotoilu (Styles and Formatting) -tehtäväpaneelin kautta (Kuva 7). Saat paneelin aukaistuksi valitsemalla valikosta Muotoilu / Tyylit ja muotoilu (Format / Styles and Formatting) tai työkalupalkin Tyylit ja muotoilu (Styles and Formatting) -pikapainikkeen ( ) tai F11-oikopolun kautta. Kuva 6. Tyylin luonti (LibreOffice) Muotoiludialogissa (sekä Word että LO Writer) voit määrittää esimerkiksi tyylissä käytettävän fontin, rivivälistyksen, ennen ja jälkeen kappaletta jätettävän tyhjän tilan, rivin aloituksen etäisyyden marginaalista, tekstipalstan asettelun (alignment) jne. 3.2.1 Kappaletyyli ja muotoilusivellin Muotoilusivellin on usein kätevä myös kappaletyylien kopioinnissa. Kuva 7. Tyylin muokkaus (LibreOffice) Kappaletyyli voidaan asettaa kappaleelle aina Style-pudotusvalikon kautta. Muotoilusivellin on kuitenkin kätevä tapa asettaa kappaletyyli jonkun toisen kappaleen mallin mukaiseksi seuraavasti: aktivoi lähdekappale (kaksoisnapsauta vasemmassa marginaalissa), kaksoisnapsauta muotoilusivellin aktiiviseksi ja kaksoisnapsauta kohdekappaleen vasemmassa marginaalissa. Kohdekappaleen tyyli muuttuu näin lähdekappaleen mukaiseksi. Muotoilusivellin on edelleen aktiivinen, ja voit kopioida tyylin muillekin kappaleille. Muotoilusiveltimen saat pois päältä napsauttamalla sitä kerran. -8
3.3 Dokumentin osat, sektiot (Sections) Normaalisti kirjoittaessasi dokumenttia, se tulee luoduksi yhtenä osana (sektiona). Joissain tilanteissa voit kuitenkin tarvita dokumentin jakamista useampiin osiin. MS Wordissä dokumentin jakaminen osiin tapahtuu lisäämällä siihen osanvaihtoja Sivun asettelu / Sivun asetukset / Vaihdot -valikon (Page Layout / Page Setup / Breaks) kautta 2 (Kuva 8). Valittavissa on erilaisia vaihtoehtoja: osanvaihto voi olla jatkuva (Jatkuva; Continuous), jolloin se ei vaikuta sivutukseen. Siihen voidaan kuitenkin liittää myös sivunvaihdon pakotus (Seuraava sivu; Next page), jolloin uuteen sektioon kirjoitettu teksti alkaa omalta sivultaan. Parilliset ja parittomat sivunvaihdot liittyvät aukeamaasettelun sisältävän kirjatyylisen tekstin tuottamiseen: tilanteeseen, jossa parillisen ja parittoman sivun muotoilu poikkeaa toisistaan. Esimerkiksi sivunumero voidaan haluta parittomilla sivuilla sivun oikeaan reunaan, ja parillisilla vasempaan. Vastaavasti, uuden sektion teksti halutaan ehkä pakottaa alkamaan seuraavan parillisen tai parittoman sivun alusta. Kuva 8. Osan vaihto (Word) LO Writerissa dokumentin jakaminen osiin tapahtuu sivutyylien avulla, yksinkertaisimmin vaihdon lisäyksen yhteydessä: Lisää / Vaihto (Insert / Manual Break ). Samalla kun lisää dokumenttiin vaihtomerkin, määrittelee merkin jälkeiselle osalle dokumenttia uuden sivutyylin (Kuva 9). Jos dokumentille haluaa jakaa osiin niin, että osanvaihdot voivat tapahtua myös kesken sivun (ei sivunvaihdon yhteydessä, sen voi tehdä valikkovalinnalla Lisää / Osa (Insert / Section ). Milloin dokumentin joutuu jakamaan useampaan sektioon? Tyypillinen tarve jakaa dokumentti osiin itse osanvaihtojen avulla, on tilanne, jossa dokumentin eri sivuille halutaan tuottaa erilaiset ylä- ja/tai alatunnisteet. Tunnisteet ovat samanmuotoiset jokaisen osan sisällä. Jos esimerkiksi haluat sivun ylätunnisteeksi kappaleen otsikon, joudut jakamaan kappaleet omiksi osikseen. Tällöin pääset määrittämään kullekin sektiolle oman tunnisterivinsä ko. kappaleen otsikon. Kuva 9. Osan vaihto (LibreOffice) Aiemmissa Wordin versioissa palstoituksen saattoi tehdä vain tiettyyn dokumentin sektioon, joten jos halusit palstoittaa vain osan tekstistä, palstoitettava osuus oli erotettava omaksi sektiokseen (osavaihdot sen alkuun ja loppuun). Uudemmissa versioissa sektioon jakaminen tapahtuu automaattisesti: kun palstoitat tekstiä, siitä muodostuu oma sektionsa (osansa). 2 MS Wordissä osajakomerkit ovat vastaavanlaisia piilomerkkejä kuin rivinvaihdot ja välilyönnit: saat ne näkyviin Standard -työkalurivin Show / Hide (Näytä tai piilota) painikkeella. -9
MS Wordissä ylä- ja alatunniste luodaan valintanauhan Lisää-välilehdellä. Sen kautta tunnisterivit saa myös aktiivisiksi, jos niiden sisältöä haluaa muokata (esim. Lisää / Alatunniste / Muokkaa alatunnistetta; Insert / Footer / Modify Footer). Usein toistuva ongelmatilanne erilaisia tunnisterivien määriteltäessä on se, että uuden osan tunnisterivi on sidottu samaksi kuin edellisessä osassa. Kun kirjoitat uudelle osalle uuden tunnisterivin, muuttuu edellisenkin osan tunnisterivi! Tuon oletusarvoisen määrittelyn saat poistettua ylä- ja alatunnistedialogissa (ks. alla) passivoimalla (painamalla pois päältä) painikkeen Linkitä edelliseen (Link to Previous), ks. Kuva 9. Kuvassa näkyvän Siirtyminen (Navigation) -ryhmän saa näkyviin valintanauhaan kun aktivoi ylä- /alatunnisteen muokattavaksi 3.4 Koko dokumenttiin liittyvät määritykset Tekstin asettelussa käytettävä paperikoko, marginaalit, ylä- ja alatunnisteiden koot ja paperin suunta (pysty/vaaka), ovat esimerkkejä asetuksista, jotka vaikuttavat koko dokumenttiin. MS Wordissä näihin asetuksiin pääset käsiksi välilehdellä Sivun asettelu (Page). LO Writerissa vastaavat asetukset löytyvät valikkovalinnalla Muotoilu/Sivu (Format/Page ) Sisällysluettelo ja sivunumerot Link to Previous Kuva 9. Osien välinen sidonta (Word) Sisällysluettelon tekeminen on tekstinkäsittelyohjelmassa yksinkertaista. -10
MS Word: Vie kursori dokumentissa siihen kohtaan johon sisällysluettelon haluat, valitse Viittaukset (References) - välilehdeltä Sisällysluettelo (Table of Contents) -komennon alivalikosta joko jonkun valmiin sisällysluettelotyylin tai muokkaat oman sisällysluettelotyylisi valitsemalla Lisää sisällysluettelo (Insert Table of Contents), ks. Kuva 10. Näin avautuvassa dialogissa valitse välilehden Sisällysluettelo (Table of Contents), ja paina okpainiketta. Ennen ok-painikkeen painallusta voit valita sisällysluettelon tyylin useista erilaisista valmiista malleista (Formats), tai määritellä itse, miten sisällysluettelo muodostetaan. LO Writerissa sisällysluettelon luonti tapahtuu ihan vastaavasti. Vie kursori kohtaan, johon haluat sisällysluettelon, ja valitse Lisää / Hakemistot ja luettelot jossa Hakemisto / luettelo -välilehdeltä valitset lisättävän elementin tyypiksi Sisällysluettelo + OK (Insert / Table of Contents / Indexes and Tables, valitse Table of Contents + OK), ks. Kuva 11. Kuva 10. Sisällysluettelon luonti klassinen muotoilu (Word) Miksi kaikki oli niin yksinkertaista? Se johtuu siitä, että tekstinkäsittelyohjelma osaa automaattisesti valita sisällysluetteloon Otsikko-tyyleillä tehdyt kappaleet, jos otsikkotyylejä on otsikoita kirjoitettaessa käytetty. 3 Kuva 11. Sisällysluettelon luonti (LibreOffice) Automaattisesti luodun sisällysluettelon ylläpitäminen on helppoa. Jos kirjoitat sisällysluettelon käsin, joudut ylläpitämään myös muuttuneita otsikoiden nimiä ja niihin liittyviä sivunumeroita sisällysluettelossa käsin. Automaattisesti luodun sisällysluettelon päivitykseen riittää, kun sisällysluettelossa valitsee hiiren oikean painikkeen alta löytyvästä pikavalikosta Update Field. Näin saadaan sisällysluettelon otsikkojen nimet ja niihin liittyvät sivunumerot päivitetyksi automaattisesti. 4 Viivaimen ja sarkainten käyttö Sisennyksiä ei tule milloinkaan tehdä välilyöntien avulla. Sisennykset tehdään sarkainten (tabulaattoreiden) avulla. Sarkainten oletusarvoiset kohdat näkyvät pieninä viivoina viivaimessa (ruler, ks. kuva alla). Jos viivain ei ole näkyvissä teksti-ikkunasi yläreunassa, saat sen näkyviin 3 Sisällysluetteloon noukittujen otsikoiden tyylit voi käydä määrittelemässä haluamikseen edellä aukaistun Sisällysluettelo-dialogin Sisällysluettelo-välilehdeltä löytyvän Asetukset-määrittelyn (MS Office) tai Työkalut / Jäsennysnumrointi (LO) kautta. -11
valikkokomennolla Näytä/Viivain (View/Ruler). Wordissä on nopeampikin tapa tuoda viivain näkyviin: pieni viivainkuvake ikkunan oikeassa yläreunassa, valikkonauhan alapuolella. Sarkainten oletusarvoisia kohtia voit muuttaa asettamalla uusia sarkaimia hiirellä napsauttamalla viivaimeen siihen kohtaan johon sarkaimen haluaa. Asetettavan sarkaintyypin voi valita viivaimen vasemmasta reunasta. Kappaleen 1. rivin aloituskohta (ylempi kolmio) Kappaleen muiden rivien aloituskohdat (alempi kolmio) Kappaleen rivien oikea reunauna Sarkaintyypin valinta (esim. Right Tab, Left Tab, Center Tab) Sarkainten oletusarvoiset kohdat viivaimen alareunassa Kuva 12. Viivain (Word, LibreOfficen viivain lähes identtinen) Kappaleen rivien aloituskohdan ja oikean reunan voit muuttaa raahaamalla viivaimessa näkyviä pieniä kolmioita. Ensimmäisen rivin aloituskohdan voi kappaleessa määritellä poikkeamaan muiden rivien aloituskohdasta (ylempi kolmio). Kolmioiden alla olevan suorakaiteen raahaaminen siirtää molempia kolmioita samanaikaisesti). Kuva 13. Sarkaimien asettaminen tyylille Otsikko 1 (Word) Samaan tapaan kuin aktiivisen kappaleen muotoilua suoraan työkalurivien muotoilupainikkeita käyttäen, myös viivaimeen liittyvien asetusten antamista suoraan aktiiviselle kappaleelle tulisi välttää. Asiakirjan pitäminen tyyliltään yhtenäisenä ja helposti muokattavana edellyttää, että -12
viivaimeen liittyvät asetukset kuten muutkin kappaleeseen liittyvät muotoilut annetaan nimetyille tyyleille (Kuva 13). Sarkaimien määritteleminen tyyliin tapahtuu Muokkaa Tyyliä (Modify Style) -dialogin vasemmassa alareunassa olevan Asetukset (Format) pudotusvalikon kautta (Muotoile, Sarkaimet dialogeissa; Tabs, Paragraph). LO Writerissa kappaletyylille päästään määrittelemään sarkainten kohdat Kappaleen tyyli (Paragraph style) viestiruudussa Sarkaimet (Tabs) -välilehdellä (Kuva 14). Kuva 14. Sarkaimien asettaminen tyyliin Text body kuuluviksi määritteiksi ( LibreOffice) -13