VÄLIRAPORTTI HALLINTO, HENKILÖSTÖ JA TUKIPALVELUT TYÖRYHMÄ

VÄLIRAPORTTI HALLINTO, HENKILÖSTÖ JA TUKIPALVELUT TYÖRYHMÄ Sisällysluettelo 1. Hallinto, henkilöstö ja tukipalvelut -työryhmä / väliraportti... 2 2. Työryhmämme organisointi ja työskentelytapa... 2 3. Työryhmämme tarkastelun kohteena olevan palvelun tai teeman määrittely... 4 3.1 Hallinto... 4 3.2 Henkilöstö... 5 3.3 Tukipalvelut... 5 4. Uuden kaupungin vision tarkempi määrittely työryhmämme osalta... 6 5. Nykytila-analyysi työryhmämme tarkastelun kohteena olevan palvelun/teeman tuottamisesta kunnittain sekä kuntien yhteistoimintana... 7 5.1 Nykytila hallinnon/hallintoasioiden hoitamisen näkökulmasta... 7 5.2 Nykytila henkilöstöasioiden/henkilöstön näkökulmasta... 8 5.3 Nykytila tukipalveluiden näkökulmasta... 9 5.3.1 Henkilöstö- ja taloushallinnon tukipalvelut... 9 5.3.2 Ruoka- ja siivouspalvelut... 10 5.3.3 Maaseutuhallintopalvelut... 10 5.3.4 Valmiussuunnittelu... 12 6. Nykytila-analyysin yhteenveto... 13 7. Johtopäätökset nykytila-analyysistä... 16 Liitteet... 17 1

1. Hallinto, henkilöstö ja tukipalvelut -työryhmä / väliraportti Työryhmä tekee valmistelutyötä koko selvityksen työsuunnitelmaan, kuntarakennelakiin sekä työryhmän tarkennettuun työsuunnitelmaan perustuen. 2. Työryhmämme organisointi ja työskentelytapa Ryhmän kokoonpano: Puheenjohtaja Varapuheenjohtaja Jäsen Raimo Lahti, kaupunginjohtaja (Hyvinkää) Vesa Tuunainen, henkilöstöjohtaja (Hyvinkää) Päivi Autere, henkilöstöjohtaja (Järvenpää) Anne Iijalainen, henkilöstöpäällikkö (Sipoo) Mira Keitaanranta, henkilöstöjohtaja (Kerava) Harri Lipasti, henkilöstöjohtaja (Tuusula) Seija Marttila, hallintojohtaja (Pornainen) Leena Ojala, henkilöstön kehittämispäällikkö (Nurmijärvi) Päivi Pohjola, henkilöstöpäällikkö (Mäntsälä) 25.10.2013 asti Sirkku Mäkelä, vs. henkilöstöjohtaja (Mäntsälä) 26.10.2013 alkaen Sihteeri Tiia Viljanen, projektipäällikkö (Hyvinkää) Työryhmän työskentely käynnistyi elokuun lopulla 2013, jonka jälkeen ryhmä on kokoontunut kuusi kertaa: 27.8., 23.9., 8.10., 28.10., 19.11. ja 9.12. Kukin kokous on pidetty alueen eri kunnassa. Nykytilaa koskevaa selvitystä laatiessaan työryhmä on hyödyntänyt työskentelynsä tueksi seuraavilta tahoilta saamaansa tietoa: KT Kuntatyönantajilta: kuntakohtaiset palkkatiedot ammattinimikkeittäin; Kevasta: eläköitymistä koskevat ennakkotiedot; 2

kuntien palkka- ja henkilöstöhallintoyksiköistä: henkilöstön määrää ja vuotuisia henkilöstökustannuksia koskevat tiedot, suurimpien henkilöstöryhmien palkkalaskelmat ja kuntakohtaiset eläköitymisennusteet; kuntien ruoka- ja siivouspalveluyksiköistä: toiminnan volyymitiedot; Keski-Uudenmaan pelastuslaitokselta: raportti kuntien mahdollisen yhdistymisen vaikutuksista valmiussuunnittelun näkökulmasta; Keski-Uudenmaan maaseutuhallintopalveluista: maaseutuhallintopalveluiden järjestämistä kuvaavat tiedot nykytilassa. Käsittelemänsä teeman kannalta työryhmä on tunnistanut olennaisimmiksi sidosryhmiksi seuraavat tahot: henkilöstöjärjestöt: JHL, JUKO, Jyty, KTN, SuPer ja Tehy kuntien toimielimet henkilöstö- ja taloushallinnon osalta Taitoa Oy, Kuntien Tiera Oy ja KuntaPro Oy Keva KT Kuntatyönantajat työterveyshuolto. Sidosryhmistä keskeisimmiksi on henkilöstöasioiden osalta nähty henkilöstöjärjestöjen edustajat. Työryhmä onkin osallistunut hankkeen osallisuussuunnitelman laatimiseen eritoten henkilöstöasioiden näkökulmasta. Muiden sidosryhmien mielipiteiden kartoittamista työryhmä ei ole nähnyt selvityksen tässä vaiheessa tarpeelliseksi, etenkin kun kuntien toimielimet lausuvat väliraportista mielipiteensä jo alkuvuodesta 2014. Kunnat ovat käsitelleet selvityshankkeen etenemistä eri tavoin omissa selvityselimissään syksyn 2013 aikana. Ensimmäinen henkilöstöjärjestöjen edustajille suunnattu yhteinen tiedotustilaisuus järjestettiin Nurmijärvellä 19.11.2013. Tässä tilaisuudessa henkilöstön edustajat valitsivat keskuudestaan edustajat myös 4.12. järjestettyyn palveluverkkotyöpajaan. Henkilöstön edustajilla on näin ollen ollut mahdollisuus osallistua myös eri palveluverkkovaihtoehtojen valmisteluun. Lisätietoja selvitykseen liittyen antavat: ryhmän puheenjohtaja Raimo Lahti (raimo.lahti@hyvinkaa.fi, puh. 019 459 2001), varapuheenjohtaja Vesa Tuunainen (vesa.tuunainen@hyvinkaa.fi, puh. 040 834 9385) ja sihteeri Tiia Viljanen (tiia.viljanen@hyvinkaa.fi, puh. 040 155 6436). 3

3. Työryhmämme tarkastelun kohteena olevan palvelun tai teeman määrittely Työryhmän tehtävänä on ollut laatia nykytilan kuvaus selvitysalueen kuntien viranhaltijaorganisaation rakennetta, henkilöstöä sekä tukipalveluita koskien. Työryhmä on laatinut nykytilan eduista ja haitoista arvionsa, jotka esitetään tämän raportin yhteydessä. Selvitystyön tueksi työryhmä on hyödyntänyt nykytilaa kuvaavia tunnuslukuja työsuunnitelmassa määritellyllä tavalla. 3.1 Hallinto Hallinnon osalta mukaan on koottu mukaan kaaviokuvat kaikkien selvitykseen osallistuvien kuntien toimintaorganisaatioista (liite 1). Toimintaorganisaatioiden tarkastelu on osoittanut, että kuntien palvelu- ja organisaatiorakenteissa on eroavaisuuksia. Tämä ilmenee etenkin keskushallinnon ja toimialojen erilaisissa kuntakohtaisissa rakenteissa. Esimerkiksi Hyvinkäällä merkittävä osa tukipalveluista sijoittuu organisaatiossa osaksi keskushallintoa, jonka seurauksena keskushallinnon kokonaishenkilöstömäärä vaikuttaa suurelta moneen muuhun kuntaan verrattuna. Vastaavasti esimerkiksi Sipoossa tukipalveluihin lukeutuvat ruokapalvelut kuuluvat osaksi sosiaali- ja terveysosaston palveluja. Edellä esitettyä taustaa vasten työryhmä päätyi siihen, ettei toimialakohtaisten erityispiirteiden kuvaaminen ole nykytilakuvauksen osalta tarkoituksenmukaista. Selvitystyön jatkuessa ja esimerkiksi palveluverkkovaihtoehtojen selkiinnyttyä, kuntakohtaisten toimialarakenteiden avaaminen eri toimialojen osalta on kuitenkin tarpeen. Tätä edeltäen on selkiytettävä työryhmien keskinäistä työnjakoa, jotta päällekkäisiltä ja/tai eri menetelmin laaditulta selvitystyötä vältytään ja jotta selvitystyön pohjaksi saadaan mahdollisimman luettavat ja kuntien kesken vertailukelpoiset tiedot. On huomattava, että mikäli hallintorakenteiden yksityiskohtaisiin eroavaisuuksiin paneutuminen katsotaan tarpeelliseksi, edellyttää tämä myös hallinto- ja toimintasääntötason tarkastelua. Kahdeksan kunnan hallinto- ja toimintasääntöjen purkaminen ei ole ollut väliraportin laatimiseen käytettävissä olevan ajan puitteissa mahdollista. Toisaalta tälle tasolle ulottuvaa tarkastelua ei ole pidetty selvitysvaiheessa ylipäänsä tarkoituksenmukaisena. 4

3.2 Henkilöstö Henkilöstöasioiden nykytilan kuvaamisessa on käytetty seuraavia tunnuslukuja: henkilöstömäärä (palvelussuhteessa olevat 31.12.202, määräaikaiset ja vakinaiset), henkilöstökustannukset /1000 asukasta, palkkojen osuus toimintakuluista, suurimmat henkilöstöryhmät ja määrättyjen suurimpiin ryhmiin kuuluvien henkilöstöryhmien keskimääräiset palkat kuntakohtaiset eläköitymisennusteet (vuosille 2013 2022). Esitettyjen tunnuslukujen valossa saadaan muodostettua yleiskuva selvitysalueelle kuuluvan henkilöstön määrästä ja nykyisistä henkilöstökustannuksista suhteessa asukasmäärään ja toimintakuluihin (liite 2). Työryhmä huomauttaa kuitenkin, että esitettyihin tunnuslukuihin vaikuttavat henkilöstökustannusten osalta varsin monet seikat, muun muassa palvelutoiminnan ulkoistamiseen liittyvät ratkaisut ja kunnan palvelutarjonnan monipuolisuus. Näiden vaikutusten tarkempi arviointi ei ole ollut tämän selvitysvaiheen kuluessa vielä mahdollista. Kunnista pyydettiin työryhmän toimesta arviot ulkoistetun palvelutuotannon vaikutuksista suhteessa kunnan palveluksessa olevan henkilöstön määrään. Kunnat eivät kuitenkaan pystyneet toimittamaan tietoja yhteismitallisesti, eikä tietojen vertailu ollut tästä johtuen mahdollista. 3.3 Tukipalvelut Tukipalveluiden osalta työryhmän selvitettäviksi asiakokonaisuuksiksi kuuluivat työsuunnitelman mukaan: henkilöstö- ja taloushallinnon tukipalveluiden tuottamistapa, ruoka- ja siivouspalvelut, maaseutuhallintopalvelut ja valmius- ja varautumisasiat. Maaseutuhallinto sekä valmius- ja varautumisasiat eivät ole työryhmän mielestä yksiselitteisesti tukipalveluja, mutta niiden tarkastelusta osana tukipalveluita ei ole väliraporttivaiheessa päätetty luopua. Sekä maaseutuhallintopalveluiden että valmius- ja varautumisasioiden osalta on saatu asiantuntijalausunnot, jotka esitetään tämän väliraportin osana/liitteenä. 5

Varsinaisten tukipalveluiden osalta työryhmä on selvittänyt henkilöstö- ja taloushallinnon tukipalveluiden nykyistä tuottamistapaa sekä ruoka- ja siivouspalveluiden tuottamiseen liittyviä perustietoja. 4. Uuden kaupungin vision tarkempi määrittely työryhmämme osalta MITÄ OHJAUSRYHMÄN LUOMA VISIO ÄLYKÄS VERKOSTOMAINEN KAUPUNKI TARKOITTAA TYÖRYHMÄN VASTUUALUEELLA? selvityshankkeen osana on määriteltävä uuden kaupungin yhteiset arvot ja toimintaperiaatteet, jotta uuden toimintakulttuurin kehittämiselle saadaan luotua yhteinen perusta; innovaatioiden tekeminen ja verkostomainen työskentely tarvitsevat tuekseen nykyaikaisen johtamisen, päätöksenteon ja toimivat rakenteet; hallintorakenteiden on oltava selkeät ja tehokkaat. Eri toimijoiden valtuuksien ja vastuiden tulee olla tasapainossa; ketterä organisaatio edellyttää joustavuutta, kykyä uudistua ja oppia uutta; henkilöstöä koskevat osaamisvaatimukset muuttuvat, esim. vuorovaikutustaitojen ja asiantuntijuuden merkitys korostuu verkostomaisessa toimintaympäristössä entisestään; henkilöstön on opittava tukemaan kuntalaisten osallisuutta; henkilöstö on saatava mukaan muutoksen tekemiseen; teknologinen kehitys haastaa palveluiden uudenlaiseen kehittämiseen ja edellyttää tietojärjestelmien uudistamista ja parempaa yhteensopivuutta. Älykäs kaupunki rakentuu kehittyneiden teknologisten ratkaisujen päälle; kunnan kokonaisarkkitehtuuri rakentuu strategisten tavoitteiden perustalle. Kun tiettyjä osia (esim. tietojärjestelmiä) muutetaan, on arvioitava muutosten vaikutus kokonaisuuteen. Esimerkiksi tietojärjestelmien ja palveluprosessien linkittyminen toisiinsa; toimintakulttuurin muutos on aikaa vievä prosessi. Kun ollaan luomassa aivan uutta organisaatiota, tarvitaan rohkeutta ja tilaa uusille avauksille ja uusien toimintatapojen rakentamiselle; parhaat käytännöt kehiin : jos uudessa kunnassa halutaan käyttää nykyisiä toimintatapoja, on kuntien kesken pyrittävä valikoimaan parhaat (toimivimmiksi, laadukkaimmiksi ja tehokkaimmiksi todetut) käytännöt. 6

5. Nykytila-analyysi työryhmämme tarkastelun kohteena olevan palvelun/teeman tuottamisesta kunnittain sekä kuntien yhteistoimintana 5.1 Nykytila hallinnon/hallintoasioiden hoitamisen näkökulmasta Kuntien hallinnon koetaan nykytilassa toimivan pääsääntöisesti hyvin ja yleisesti katsotaan, että nykytilan etuna on paikallisista tarpeista lähtevä ja ketterä kaupungin organisoituminen. Hallinnon palvelut ovat pääsääntöisesti lähellä sekä kunnan henkilöstöä, päättäjiä että kuntalaisia. Tämä vähentää hallintopalveluiden koordinoinnin tarvetta. Suurempiin kuntiin verrattuna sisäistä byrokratiaa arvioidaan olevan vähemmän. Työryhmän näkemyksen mukaan nykytilan etuna on myös keskinäisen yhteistyön toimivuus; yhteistyötahojen helppo tavoitettavuus ja tutuksi tuleminen on pääsääntöisesti koettu selkeiksi hyödyiksi toiminnan joustavuuden ja tehokkuuden kannalta. Toisaalta pienet yksiköt ovat haavoittuvaisia, esimerkiksi sijaisjärjestelyt voivat olla äärimmäisen hankalasti toteutettavissa. Suuremmat yksiköt toisivat nykytilaan tältä osin vakautta ja lisäisivät mahdollisuutta esimerkiksi nykyistä joustavampiin henkilöstöjärjestelyihin. Nykyiset hallintoprosessit koetaan pääsääntöisesti toimiviksi. Ryhmän näkemys on, että selkeät prosessit ovat mallinnettavissa tarvittaessa myös isompaan organisaatioon. Hallinnon osalta on tärkeätä tunnistaa kuntien kesken ns. parhaat käytännöt. Nykyisellä hallintorakenteella on välitön yhteys myös moniin henkilöstöön vaikuttaviin seikkoihin. henkilöstön vaikutusmahdollisuuksien katsotaan nykytilassa olevan suhteellisen hyvät. Asiat päätetään lähellä henkilöstöä. Toisaalta pienessä kunnassa saattaa päätöksenteon osana syntyä herkemmin jääviystilanteita. verrattaessa selvitysalueella sijaitsevia kuntia Suomen suurempiin kuntiin, on todettavissa, että tämän hetkisenä haasteenamme on osin puutteellinen ammatillinen erityisosaaminen. Pienemmissä kunnissa työnkuvat ovat tyypillisesti laajempia, jota sinänsä voidaan pitää toki myös etuna, mutta vastaavasti laajat työnkuvat saattavat määrätyissä tehtävissä estää syvällisen erikoisosaamisen hankkimisen. Jopa selvitysalueen suuremmissa kunnissa on havaittu, että kunnallishallinnossa tarvittavaa lainsäädäntö- ja muuta erityisosaamista ei aina ole käytettävissä tai osaaminen on liian harvan toimijan varassa. Nykytilan yhtenä keskeisenä haittana hallintoasioiden osalta ovat asianhallintajärjestelmien ja muiden sähköisten tietojärjestelmien päällekkäisyydet sekä käytettävyyteen liittyvät ongelmat. Nykyisin käytössä 7

olevat järjestelmät eivät ole kaikkien kuntien osalta samoja, ja yksittäisten kuntien sisäisissäkin atkjärjestelmissä esiintyy ongelmia kyvyssä keskustella keskenään. Selvitysalueeseen kuuluvista kunnista yksinomaan Sipoo on tällä hetkellä kaksikielinen. Selvitysalueen kunnat tekevät nykyään yhteistyötä seudullisesti muun muassa KUUMA-kuntien yhteistoiminnan puitteissa. Tämä on osaltaan vahvistanut alueellista yhteistyötä ja vähentänyt päällekkäisen selvitystyön määrää. 5.2 Nykytila henkilöstöasioiden/henkilöstön näkökulmasta Kuntien nykytila koetaan henkilöstöasioiden/henkilöstön osalta kokonaisuudessaan melko hyväksi: henkilöstön rekrytoinnin suhteen ei ole yleisesti ottaen merkittäviä ongelmia, tehtäviin on riittänyt hakijoita. Myös henkilöstön pysyvyys on pysynyt kohtuullisen hyvällä tasolla alueellisesta työvoiman saatavuuteen kohdistuvasta kilpailusta huolimatta, henkilöstön ammatillinen perusosaaminen on selvitysalueen kunnissa hyvällä tasolla, palkkausjärjestelmät ja -rakenteet on kehitetty paikallisiksi tukemaan niitä tavoitteita, joita paikallisesti on asetettu. Palkkataso on muodostunut kaupungissa tietyn tasoiseksi, henkilöstöhallinnollista päätöksentekoa koskevat linjaukset ja tulkinnat pystytään tekemään nopeasti ja koko kuntaa koskevina, toimintakulttuuri on tuttu, ja viestintä tästä johtuen toimivaa, osaamisen hallinta tukee myös paikallisia tavoitteita, yleisesti ottaen valtaosa selvitysalueen kunnista koetaan monialaisiksi ja -puolisiksi työnantajiksi, työmatkat koetaan alueella yleisesti ottaen kohtuullisiksi, monet nykyisistä hallinnon prosesseista koetaan käytäntöä hyvin palveleviksi; pelkona, että toimivat prosessit hajoavat ja että uusien käytäntöjen löytäminen vaatii kohtuuttoman pitkän ajan. Kuntien nykytilassa on henkilöstöasioiden/henkilöstön osalta havaittavissa myös haittoja: palvelujen kehittämisen resurssit ja osaaminen ovat nykytilanteessa riittämättömät, henkilöstöjohtamisen ja osaamisen hallinnan kehittämisresurssit ovat riittämättömät, selvitysalueen kuntien välillä esiintyy tarpeetonta keskinäistä palkkakilpailua, 8

alueella kilpaillaan samoista erityisasiantuntijoista; määrättyihin ammattiryhmiin on vaikea saada rekrytoitua uutta henkilöstöä, riskinä myös palkkatason nousu työvoimasta kilpailtaessa (valtakunnallinen haaste), kunnissa esiintyy ammatillisen erityisosaamisen puutetta, kouluttautuminen ja erikoistuminen eivät ole riittävässä määrin mahdollisia. Etenkin pienessä organisaatiossa, jossa tehtävänkuvat ovat tyypillisesti laajoja, saattaa osaaminen jäädä pintapuoliseksi, urakehityksen tukemiseen ja työnkiertoon ei kyetä tarjoamaan riittävästi vaihtoehtoja, pienet yksiköt ovat haavoittuvaisia myös henkilöstön näkökulmasta; tehtävät kasautuvat liikaa yksittäisille toimijoille, sijaisia on vaikea saada jne., tilastoinnissa ja raportoinnissa esiintyy kuntien välillä eroja, jotka vaikeuttavat tietojen/palvelutuotannon tulosten vertailtavuutta, kaksikielisen henkilöstön osuudessa esiintyy tällä hetkellä selkeitä alueellisia eroja 5.3 Nykytila tukipalveluiden näkökulmasta 5.3.1 Henkilöstö- ja taloushallinnon tukipalvelut Henkilöstö- ja taloushallinnon tukipalveluiden nykyisissä (ja suunnitelluissa) tuottamistavoissa on kuntien kesken eroja: Keravalla palvelut tuotetaan in house-hankintana Kuntien Taitoa Oy:ltä. Järvenpäässä, Mäntsälässä, Nurmijärvellä ja Tuusulassa on valmisteltu liittymistä Kunta Pro osakeyhtiöön (in house-hankintana). Asiaa koskevat päätökset tehdään kuntakohtaisissa valtuustokäsittelyissä 31.1.2014 mennessä. Hyvinkäällä, Pornaisissa ja Sipoossa henkilöstö- ja taloushallinnon palvelut tuotetaan kuntien omana tuotantona. Työryhmässä käydyn keskustelun pohjalta on todettavissa, että kuntien käytettävissä olevat tietojärjestelmät esimerkiksi palkanlaskennan osalta eivät ole samanlaisia. Tästä johtuen järjestelmien kehittämiseen kohdistuu kunnissa hieman erityyppisiä uudistamistarpeita. Omina palveluina tuotettaviin henkilöstö- ja taloushallinnon tukipalveluihin ollaan yleisesti ottaen oltu tyytyväisiä. Toisaalta nykykunnat koetaan liian pieniksi palkanlaskennan ja kirjanpidon kaltaisten tukipalveluiden tuottamiseen. Työryhmän näkemys on, että tukipalvelutoimintojen keskittämisen kautta 9

voitaisiin esimerkiksi henkilöstöjohtamisen painopistettä ohjata nykyistä vahvemmin kuntalaispalveluiden kehittämiseen ja johtamisen tukemiseen. 5.3.2 Ruoka- ja siivouspalvelut Selvitysalueen kunnissa on havaittavissa hieman erilaisia painotuksia sen suhteen, millä tavoin ruoka- ja siivouspalvelut tuotetaan oman organisaation toimesta ja minkä verran palveluja ostetaan ulkoisilta palveluntuottajilta. Ruoka- ja siivouspalveluiden osalta on tehty kunnissa erilaisia ratkaisuja myös organisatorisen sijoittelun suhteen. On kuntia, joissa toiminnot on yhdistetty, toisissa ko. yksiköt toimivat erillisinä jne. Kaiken kaikkiaan palvelujen tuottamistapa on tältä osin varsin monimuotoinen. Ruoka- ja siivouspalveluita koskevat perustiedot esitetään liitteessä 3. Ruoka- ja siivouspalveluiden saatavuuteen ja laatuun ollaan nykytilassa yleisesti ottaen tyytyväisiä. Palvelut tuotetaan monin paikoin erittäin tehokkaasti, myös lähellä tuotettu palvelu on herättänyt kasvavaa kiinnostusta. Toisaalta pienet yksiköt nähdään toiminnallisesti melko haavoittuviksi. On huomattava, että ruoka- ja siivouspalveluyksiköiden henkilöstön keski-ikä on hieman keskimääräistä korkeampi. Lähitulevaisuuden yhtenä haasteena tulevatkin tällä alalla olemaan eläköitymisen mukanaan tuomat haasteet. Lisäksi haasteet liittyvät etenkin keittiölaitteiden hankintaan; laiteinvestoinnit ovat tyypillisesti varsin kalliita, ja monessa kunnassa lähivuosina hankittavien kohteiden listalle. Laitehankintojen rinnalla arvioitavaksi tulevat monessa kunnassa myös keittiötiloihin kohdistuvat peruskorjaustarpeet. Nykymuotoisessa ruoka- ja siivouspalveluiden palvelurakenteessa on havaittu olevan mahdollisuuksia myös uusille ratkaisuille, eritoten seudullisten yhteistyömahdollisuuksien selvittämiseen tulisi panostaa. Toisekseen ruoka- ja siivouspalveluiden sisällyttäminen osaksi koulujen ja päiväkotien palveluverkoston uudistamista nähdään erittäin tärkeäksi. Työryhmän näkemys on, että ruoka- ja siivouspalveluiden osalta tulisi käynnistää laaja-alaisempi seudullinen selvitystyö. Näiden tukipalveluiden keskittämisellä ja ennen kaikkea sopeuttamisella uuteen palveluverkkoon on työryhmän näkemyksen mukaan saavutettavissa todellista ja pitkäkestoista taloudellista hyötyä. Ruokapalveluiden järjestämiseen tehtävät laiteinvestoinnit ovat tyypillisesti kalliita. Työryhmä esittää, että ruoka- ja siivouspalveluiden nykytilan ja tulevaisuuden tarkempaan kartoittamiseen palkattaisiin ulkopuolinen asiantuntija. 5.3.3 Maaseutuhallintopalvelut Alueen maaseutuhallintopalvelut hoidetaan tällä hetkellä (Sipoon kuntaa lukuun ottamatta) isäntäkuntaperiaatteella Mäntsälän toimesta. 10

Maaseutuhallintopalvelut kuvaavat toimintaansa seuraavalla tavalla: 11

5.3.4 Valmiussuunnittelu Valmissuunnittelu kuuluu kaikkien kuntien tehtäväksi ja nykytilassa valmissuunnittelun tason vaihtelee kunnasta ja suunnitteluun käytettävissä olevista resursseista riippuen. Etenkin selvitysalueen pienemmistä kunnista saadun palautteen mukaan valmiussuunnitteluun käytettävissä olevat resurssit koetaan riittämättömiksi. Nykytilan haitaksi on havaittu myös kuntien välisen koordinaation puutteellisuus osana suunnittelua. Toisaalta alueen suurimmissa kunnissa valmissuunnittelun eduksi on mainittu se, että nykymuodossaan valmiussuunnittelu on pysynyt hyvin hallinnassa. Työryhmä pyysi selvitystyön tueksi Keski-Uudenmaan pelastuslaitokselta asiantuntijalausunnon valmissuunnittelua koskien. 18.11.2013 antamassa lausunnossaan pelastuslaitos tarkastelee varsin kattavasti valmiussuunnitteluun, varautumiseen ja turvallisuustoimintaan liittyviä näkökohtia. Lausunto esitetään kokonaisuudessaan väliraportin liitteenä 4. 12

6. Nykytila-analyysin yhteenveto HALLINTO, HENKILÖSTÖ JA TUKIPALVELUT KRITEERI NYKYTILAN EDUT NYKYTILAN HAITAT NYKYTILAN ARVOSANA ++/+/0/-/-- HALLINTO Palvelujen saatavuus ja tehokkuus paikallisista tarpeista lähtevä ja joustava organisaatio hallintopalvelut pääasiassa lähellä henkilöstöä, päättäjiä ja kuntalaisia yhteistyö toimivaa, yhteistyötahojen tavoitettavuus hyvä pienet yksiköt haavoittuvaisia riittämättömät palvelujen kehittämisresurssit + Kilpailukyky verrattuna Helsingin seutuun ja koko maahan nykyinen hallintorakenne ei mahdollista ammatillisen erityisosaamisen kehittämistä - Hallinnon tehokkuus ja paikallinen vaikuttaminen vakiintuneet käytännöt asianhallintajärjestelmien ja muiden sähköisten tietojärjestelmien käytössä esiintyy päällekkäisyyksiä eikä niiden käytettävyyteen olla kaikilta osin tyytyväisiä 0 13

HALLINTO, HENKILÖSTÖ JA TUKIPALVELUT KRITEERI NYKYTILAN EDUT NYKYTILAN HAITAT NYKYTILAN ARVOSANA ++/+/0/-/-- HENKILÖSTÖ Palvelujen saatavuus ja tehokkuus osaavan henkilöstö mahdollistaa monipuolisen palvelutarjonnan järjestämisen tiettyjen erityisosaajien rekrytoinnissa ongelmia valtaosa henkilöstöstä äidinkieleltään suomenkielisiä + Kilpailukyky verrattuna Helsingin seutuun ja koko maahan rekrytoinnin valtteina: tehtävien monipuolisuus, vaikutusmahdollisuus omaan työhön, lyhyt työmatka rekrytoinnin haasteina: matalampi palkkataso ja rajallisemmat urakehitysmahdollisuudet pkseutuun nähden - kehittämisresurssit vähäisemmät suurempiin kaupunkeihin verrattuna. Hallinnon tehokkuus ja paikallinen vaikuttaminen henkilöstö lähellä kuntalaisia, helpompi lähestyttävyys paikallinen sopiminen paikallisia tarpeita palvelevaa pienten yksiköiden toiminta haavoittuvaista ja esimerkiksi sijaisjärjestelyt paikoitellen riittämättömät/vaikeasti toteutettavat + esteellisyysproblematiikka 14

HALLINTO, HENKILÖSTÖ JA TUKIPALVELUT KRITEERI NYKYTILAN EDUT NYKYTILAN HAITAT NYKYTILAN ARVOSANA ++/+/0/-/-- TUKIPALVELUT sisältäen henkilöstö- ja taloushallinnon palvelut Palvelujen saatavuus ja tehokkuus palvelujen saatavuus hyvä, laatu koettu hyväksi, paikoitellen resurssit erittäin tehokkaasti käytetty henkilöstö- ja taloushallinnon tietojärjestelmät tuotetaan eri toimittajien toimesta ja käytössä lukuisia eri versioita ruoka- ja siivouspalveluita ei ole mietitty osana (seudullista) palveluverkkoa + ruoka- ja siivouspalvelut Hallinnon tehokkuus ja paikallinen vaikuttaminen investointitarpeet talous- ja henkilöstöhallinnon ja ruoka- ja siivouspalveluiden pienet yksiköt toiminnallisesti haavoittuvia -- maaseutuhallintopalvelut valmiussuunnittelu maaseutuhallintopalvelut hoidetaan jo nyt seudullisesti (pois lukien Sipoo; kuuluu Itäisen Uudenmaan maaseutuhallintoalueelle) valmiussuunnittelu: yhtenäiset, vakiintuneet toimintatavat, kuntien välinen yhteistyö valmiussuunnittelu: kuntakohtainen resursointi ja varautumisen/ kokonaisturvallisuuden kehittäminen eritasoista 15

7. Johtopäätökset nykytila-analyysistä Hallinto, henkilöstö ja tukipalvelut työryhmän johtopäätökset nykytila-analyysin tuloksista Kunnat poikkeavat hallinto- ja osittain myös henkilöstörakenteiltaan toisistaan, mikä vaikeuttaa kuntien keskinäistä vertailua esimerkiksi toimialakohtaisten henkilöstömäärien- ja kustannusten arvioinnin osalta (liite 2). Vertailu edellyttäisi palvelutuotantotapojen avaamista ja tietoa palvelun laatutasovaatimuksista, näitä tietoja ei ole ollut toistaiseksi käytettävissä. Myös kuntien tilastoinnissa ja raportoinnissa esiintyy eroja, jotka vaikeuttavat henkilöstöä ja palvelutuotantoa koskevien tietojen vertailua. Kuntakohtaisista eroista huolimatta on voitu todeta, että selvitysalueen kuntien henkilöstöasioita ja hallintorakennetta sekä tukipalveluja koskevat keskeiset edut ja haitat näyttäytyvät yleisesti ottaen varsin samankaltaisina. Näiltä osin yhteenvetona voidaan todeta, että: hallintopalvelut sijaitsevat lähellä henkilöstöä, päättäjiä ja kuntalaisia ja vakiintuneiden hallintoprosessien ja yhteistyön toimivuus koetaan pääsääntöisesti melko hyväksi. Toisaalta toimivat prosessit ovat tyypillisesti mallinnettavissa myös osaksi uusia rakenteita; oleellista on tunnistaa parhaat käytännöt ja onnistua muutosten läpiviennissä ja vakauttamisessa, kuntien käytössä olevat asianhallinta- ja muut tietojärjestelmät eivät nykytilanteessa tue käytännön kehittämistyötä eivätkä hallintorajat ylittävää yhteistyötä parhaalla mahdollisella tavalla, kuntien hallintorakenteet ovat osaamisen, tehtävienjaon ja kehittämisen näkökulmasta haavoittuvia: o nykyinen rakenne ei mahdollista ammatillisen erityisosaamisen kehittämistä, o etenkin pienemmissä kunnissa määrätyt työtehtävät kasautuvat liiaksi yksittäisille toimijoille, o sijaisjärjestelyt ovat etenkin pienemmissä yksiköissä vaikeasti järjestettävissä, o palvelujen, henkilöstöjohtamisen ja osaamisen kehittämisresurssit ovat riittämättömät, Henkilöstön osalta voidaan todeta, että henkilöstön ammatillinen perusosaaminen on hyvällä tasolla. Rekrytoinnin suhteen ei ole (muutamia ammattiryhmiä lukuun ottamatta) merkittäviä ongelmia ja myös henkilöstön pysyvyys on pysynyt kohtuullisen hyvänä, alueellisesta työvoimakilpailusta huolimatta. Henkilöstön erityisosaamisessa esiintyy kuitenkin puutteita eikä urakehitykseen ja työnkiertoon pystytä aina tarjoamaan riittävästi vaihtoehtoja, henkilöstön eläköitymisen on arvioitu jatkuvan varsin tasaisena ja jatkuvana ainakin seuraavat 10 vuotta. Selvitysalueen kuntien henkilöstöstä kaikkiaan noin 4000 henkilöä saavuttaa vuoteen 2022 mennessä henkilökohtaisen vanhuuseläkkeen ikärajan (liite 2), 16

henkilöstö- ja taloushallinnon tukipalveluiden nykyisissä tuottamistavoissa on kuntien kesken eroja. Kolmessa kunnassa palvelut tuotetaan omana tuotantona; yhdessä palvelut hankitaan Taitoa Oy:ltä ja neljässä kunnassa ollaan päättämässä toimintojen mahdollisesta siirtämisestä Kunta Pro - osakeyhtiöön. Työryhmän näkemyksen mukaan henkilöstö- ja taloushallinnon toiminnot on perusteltua tuottaa nykyisiä kuntia suuremmissa yksiköissä. Tämä mahdollistaisi henkilöstöjohtamisen vahvemman ohjaamisen kuntapalveluiden kehittämisen ja esimiestyön tukemiseen, ruoka- ja siivouspalveluja tuotetaan kunnissa omana työtä ja ostopalveluina, ja palveluiden laatuun ollaan yleisesti ottaen tyytyväisiä. Toisaalta pienet yksiköt nähdään toiminnallisesti haavoittuviksi. Lisähaasteita luovat myös henkilöstön korkea keski-ikä ja lähivuosien investointitarpeet. Ruoka- ja siivouspalveluiden osalta olisi perusteltua käynnistää laaja-alaisempi seudullinen selvitystyö. Näiden tukipalveluiden keskittämisellä ja ennen kaikkea sopeuttamisella uuteen palveluverkkoon olisi työryhmän näkemyksen mukaan saavutettavissa todellista ja pitkäkestoista taloudellista hyötyä. Muuta huomioitavaa: Työryhmän laatiman väliraportin osalta on huomioitava, että kokonaisselvitys etenee lähtökohtaisesti muiden kuin hallinto, henkilöstö ja tukipalvelut -työryhmän laatimien selvitysten pohjalta. Tästä johtuen tämän työryhmän tekemät selvitykset on sovitettava suhteessa muiden työryhmien etenemisaikatauluun ja ryhmien tekemiin johtopäätöksiin. (Esimerkiksi henkilöstöresursseja koskevat arviot on suhteutettava palvelujen järjestämistä koskeviin suunnitelmiin.) Kun palvelujen järjestämistä koskevat vaihtoehdot saadaan kokonaisselvityksen osana kartoitettua, tullaan työryhmän toimesta selvittämään tarkemmin etenkin seuraavia asiakokonaisuuksia: henkilöstön määrän, tehtävien ja osaamisen sopeuttaminen tulevaisuuteen, selkeä hallintomalli (viranhaltijaorganisaatio), ehdotukset valmistelu- siirtymä- ja toteutusvaiheiden henkilöstöjärjestelyistä ja palvelussuhdekäytännöistä. Liitteet Liite 1: Kuntien toimintaorganisaatiokuvat Liite 2: Yhteenveto kuntakohtaisista tunnusluvuista Liite 3: Yhteenveto ruoka- ja siivouspalveluiden toiminnan tunnusluvuista Liite 4: Keski-Uudenmaan pelastuslaitoksen lausunto 17