RANUAN KUNTA Aapiskuja 6 B 97700 Ranua X 1 PROJEKTITOIMIN N A N O HJE HISTORIA Pvm. Versio Tekijä Hy väks y j ä / p vm 5.5. 2014 0. 1 Kunnanhallitus
1 Johdanto Projektitoiminnan ohje on suunnitelma toimintatavasta, jolla projekteja Ranuan kunnassa johdetaan, suunnitellaan, toteutetaan ja arvioidaan. Se luo yhteiset raamit, joita kaikissa projekteissa noudatetaan. Yhteisten raamien tarkoituksena on varmistaa projektien tavoitteiden yhteys kunnan kehittämisohjelmiin ja tulosten hyödynnettävyys organisaation toiminnassa. Tässä ohjeessa projektilla tarkoitetaan myös yleisesti kunnan kehittämishankkeita. Tämä projektitoiminnan ohje käsittelee johtamisprosessia ja hankesuunnittelun määrittelyä. Ohjeessa ei käsitellä yksityiskohtia esim. rahoituksen hakemisen, tilitysten tekemisestä tai hankkeen tilintarkastuksesta (EU-hankkeet). Rahoituksen hakemisessa ja tilityksessä noudatetaan rahoittajan antamia ohjeita ja lainsäädännön määräyksiä. Rahoitushakemus tehdään rahoittajan vaatimassa muodossa. Projektien avulla edistetään kunnan strategioiden toteuttamista sekä kehitetään ja tehostetaan olemassa olevia prosesseja. Kohteena voivat olla toimintamalli, prosessi, osaamisen kehittäminen tai koulutus- ja kehittämispalvelu. Tavoitteena on projektien menestyksekäs toteuttaminen ja saavutettujen tulosten hyödyntäminen sekä niistä tiedottaminen. Projekti on luonteeltaan määräaikainen ja kertaluonteinen tehtäväkokonaisuus. Projektille kohdistetaan tavoitteen ja sisällön pohjalta tarvittavat resurssit ja luodaan budjetti. 2 Vastuut ja roolit projektitoiminnassa Asianomainen hallintokunta (jatkossa lautakunta): Hyväksyy projektin sekä hankkeen käynnistämisen. Mikäli projektin kustannusarvio ylittää 50.000 euroa, projektin käynnistämisestä päättää kunnanhallitus ao. lautakunnan esityksen pohjalta. Lautakunta/kunnanhallitus nimeää projektin vastuuhenkilön ja ohjausryhmän. Lautakunnalle annetaan tiedoksi tavoitellut ja toteutuneet projektin tulokset tiiviissä muodossa keskittyen oleellisiin projektissa saavutettuihin tuloksiin (1 A4 sivu). Useampivuotisten hankkeiden väliraportointi tulee tehdä vuosittain. Kunnanhallitus: Kunnanhallitukselle annetaan tiedoksi ao. lautakunnan esityksestä projektin tulokset edellä esitetyllä tavalla. Kunnanjohtaja ja asianomaisen osaston päällikkö: Allekirjoittavat hankerahoitushakemuksen ja rahoitustilityksen hallintosäännössä määrätyn nimenkirjoitusoikeussäännön mukaisesti. Projektin vastuuhenkilö: Viranhaltija, jonka lautakunta/kunnanhallitus nimeää. Hankkeen toimijat: Vastuuhenkilö, projektin vetäjä, työntekijät, kouluttajat, ohjausryhmä ym. tekevät projektin toimenpiteitä ja pitävät tuntikirjanpitoa, jolla kohdistetaan projektin henkilöstökuluja. Projektihenkilöstön valinnassa noudatetaan hallintosäännön määräyksiä ja työlainsäädäntöä. Taloushallinto: Vastaa hankkeen kirjanpidon toteuttamisesta ja hankkeessa tarvittavien kirjanpidon raporttien toimittamisesta.
3 Projektitoiminnan työnkulku Työkulun vaiheet 3.1 Kehittämiskohteen valinta ja esiselvitys Perustelu /toimenpide Kehittämiskohteet esitetään toiminta-ja taloussuunnitelmassa Kehittämisellä tulee olla toiminnallinen tarve Keskustelut projektiin liittyvän yksikön työntekijöiden ja sidosryhmien kanssa; sitouttaminen Hakemus tehdään rahoittajan vaatimassa muodossa Lautakunnan/kunnanhallituksen päätös Vastuuhenkilön ja ohjausryhmän nimeäminen Projektin käynnistäminen Projektin vastuuhenkilö Ohjausryhmä Johtoryhmä Asianomaisen yksikön henkilöstö Lautakunta Kunnanhallitus 3.7 Projektin päättäminen ja Rahoittajan vaatimien tilitysten ja raporttien 3.2 Projektisuunnitelman tekeminen 3.3 Hankehakemus ja rahoituksen hakeminen 3.4 Rahoituspäätösja hankkeen käynnistäminen 3.5 Projektin toteutus, ohjaus ja seuranta 3.6 Projektin tulosten esittely lopputilitys laatiminen rahoittajan ohjeiden mukaisesti, j osta vastaa projektin vastuuhenkilö. 3.1 Kehittämiskohteen valinta ja esiselvitys Kuntastrategia ja kehittämisohjelmat päivitetään valtuustokausittain. Kunnan kehittämistoiminnan painopistealueet kirjataan vuosittain valtuuston hyväksymään toiminta- ja taloussuunnitelmaan. Kehittämistarve syntyy esimerkiksi tulosyksikön toiminnallisesta tarpeesta tai uuden palveluprosessin luomisesta. Projektit voivat liittyä myös lainsäädännön muutoksista johtuvien uusien toimintatapojen tai palvelumuotojen kehittämiseen ja käytäntöön viemiseen. Esiselvityksen avulla kartoitetaan projekti-idean perusteltavuus ja sen pohjalta tehdään ratkaisu projektisuunnitelman laatimisesta ja rahoituksen hakemisesta. Esiselvitys on vapaamuotoinen ja se tehdään aina kirjallisesti. Esiselvityksessä projektin tarpeellisuutta arvioidaan seuraavien kysymysten avulla: Miksi projektia tarvitaan? Ovatko henkilöstö/tulosyksikkö/-yksiköt sitoutuneet? Mitkä ovat ongelman ratkaisuvaihtoehdot? Sisältyvätkö projektin tavoitteet myös kunnan strategioihin ja ao. tulosyksikön toimintasuunnitelmiin? Mitkä ovat projektin hyödyt ja mitä projektilla saavutetaan?
3.2 Projektisuunnitelman tekeminen Projektisuunnitelma tehdään päätöksenteon pohjaksi sekä projektin toimeenpanon työkaluksi. Projektisuunnitelman avulla pyritään resurssien käytön tehokkuuteen ja hallintaan sekä aikataulujen ja kustannusarvion pitävyyteen. Projektisuunnitelman tulee antaa vastaukset seuraaviin kysymyksiin: Miksi projekti toteutetaan ja mihin sillä pyritään? Mitkä ovat projektin tavoitteet? Miten projektin saavutuksia mitataan? Miten projekti toteutetaan? Miten projekti organisoidaan ja resurssoidaan? Projektisuunnitelmassa kuvataan tiiviisti ja selkeästi hankkeen keskeinen sisältö, tavoitteet, aikataulu, kustannusarvio ja käytettävät voimavarat. Suunnitelma sisältää myös projektia koskevan työyksikön avainhenkilöiden näkemyksen projektin tarpeellisuudesta. Avainhenkilöt ja sidosryhmät on saatava sitoutumaan projektiin tulosten hyödynnettävyyden vuoksi. Suunnitelmassa esitetään projektin työmäärä- ja kustannusarvion erittely esimerkiksi taulukkomuodossa. Suunnitelmassa esitetään hankkeen tehtävien tai osaprojektien työmäärät (henkilötyötunteina) ja kokonaiskustannukset. Suunnitelmassa esitetään myös arvio avainhenkilöiden hankkeeseen käyttämästä työajasta suhteessa kokonaistyöaikaan (%). Suunnitelmassa esitetään projektin omarahoitusosuus, ulkoinen hankerahoitus ja muiden hankkeen toteuttamiseen liittyvien tahojen rahoitusosuudet Omarahoitusosuus tulee olla budjetoituna tai siihen määräraha osoitettavissa ko. kustannuspaikan sisällä. Suunnitelmassa kuvataan hanketoteutuksen periaatteet ja hankkeen rakenne. Suunnitelmaan kirjataan myös keskeiset virstanpylväät eli tarkistuspisteet, joiden avulla voidaan seurata hankkeen etenemistä ja joiden yhteydessä tehdään hankkeen toteutukseen liittyviä päätöksiä. 3.3 Hankehakemus ja rahoituksen hakeminen Projektisuunnitelman tiedot siirretään rahoittajan edellyttämälle hakemuslomakkeelle. Projektisuunnitelman ja hakemuslomakkeen tietojen on vastattava toisiaan. Rahoitushakemuksen laatimisessa noudatetaan rahoittajan antamia täyttöohjeita ja varmistetaan, että täytettävänä on rahoitushakemuslomakkeen viimeisin versio. Kunnanjohtaja ja asianomainen osastopäällikkö allekirjoittavat rahoitushakemuksen. 3.4 Rahoituspäätös ja hankkeen käynnistäminen Lautakunta/kunnanhallitus päättää hankkeen käynnistämisestä, kun hankkeen rahoituspäätös on saatu. Lautakunta/kunnanhallitus hyväksyy myös omarahoitusosuuden talousarviossa varattujen määrärahojen puitteissa. Lautakunta/kunnanhallitus nimeää projektin vastuuhenkilön ja ohjausryhmän projektisuunnitelman pohjalta. Ohjausryhmään voidaan nimetä projektin kannalta oleellisia asiantuntijoita. Ohjausryhmään nimetään tarvittava määrä jäseniä hankkeen laajuudesta riippuen.
Kun hankkeen toteuttamispäätös on tehty, projektin vastuuhenkilö kutsuu koolle ohjausryhmän. Projektin toiminta käynnistetään projektisuunnitelman mukaisesti. 3.5 Projektin toteutus, ohjaus ja seuranta Hanke toteutetaan hyväksytyn projektisuunnitelman ja rahoittajan hyväksymän toteutussuunnitelman mukaisesti. Hankkeen toteutuksessa tulee noudattaa rahoittajan rahoituspäätöstä ja ohjeita. Ohjausryhmä ohjaa ja valvoo projektin toteuttamista projektisuunnitelman mukaisesti. Ohjausryhmän jäsenillä on mahdollisuus myötävaikuttaa projektin tavoitteiden toteutumiseen ja juurruttamiseen toimimalla asian esittelijöinä työyksiköissä ja taustaorganisaatioissaan. Projektin taloushallinto ja kirjanpito hoidetaan kunnan hallinto-osastolla. Projektin vastuuhenkilö sopii taloushallinnon kanssa budjetin ja kustannusten seurannasta siten, että rahoittajan ja kunnan asettamat velvoitteet tulevat hyvin hoidetuiksi. Projektin toteutumisvaiheen alkamisesta tiedotetaan projektiin mukanaolevien yksiköiden henkilöstölle ja sidosryhmille. Lautakunnalle/kunnanhallitukselle raportoidaan projektin etenemisestä, budjetin toteutumasta ja mahdollisista poikkeamista. 3.6. Projektin tulosten esittely Projektisuunnitelman toteutuminen ja projektin tulokset esitellään ao. yksiköille, kunnan johtoryhmälle, lautakunnalle sekä kunnanhallitukselle. Projektin toteutumista peilataan projektin esiselvitys- ja suunnitteluvaiheen tarvekartoituksen tarpeellisuuden arviointiin ja vastauksiin. 3.7 Projektin päättäminen ja lopputilitys Projektin päättyessä tilitykset tehdään rahoittajan antamien ohjeiden mukaisesti. Asiasta vastaa aina projektin vastuuhenkilö. Projektin tulosten valmistuttua hankkeen vastuuhenkilö laatii hankkeen loppuraportin yhdessä ohjausryhmän kanssa. Ohjausryhmän päätöskokouksessa arvioidaan projektin tuloksia ja päätetään jatkotoimenpiteistä. Jatkotoimenpiteiden tarkoituksena on projektin tulosten käyttöönotto. Projektin päättymisestä ilmoitetaan tulosyksiköille ja sidosryhmille. Hankkeen vastuuhenkilö kerää projektin aineistosta (esiselvitys, projektisuunnitelmat, päätökset, kokousmuistiot, väli- ja loppuraportit jne) projektikansion tulosten käyttöönoton työkaluksi. Rahoitustilitys ja maksatushakemus toimitetaan pääsääntöisesti viikkoa ennen lähettämistä allekirjoittajille tarkastettavaksi. Rahoitustilityksen allekirjoittavat kunnanjohtaja ja asianomaisen osaston päällikkö.