Kunnan kompleksisuus tietohallinnon näkökulmasta Harri Ihalainen HTT, FM, tietohallintojohtaja
Esityksen tavoitteet Kompleksisuus Mitä se tietohallinto tarkoittaa? Kunta ja tietohallinto Kunnan kompleksinen toimintaympäristö tietohallinnon näkökulmasta Tietohallinnon strategiset valinnat kompleksisen kunnan eduksi Yhteenveto
Kompleksisuus on joskus sitä, että yksinkertaisista asioista tehdään vaikeasti ymmärrettäviä (osa)kokonaisuuksia. Luopumisen vaikeutta? Kuntalaisella on kuitenkin oikeus siihen, että kunta käyttää tulot mahdollisimman tehokkaasti ja vaikuttavasti sekä tasapaino saavutettava tehokkaasti. (Sinervo 2009). Palveluiden automatisointi sopivissa tehtävissä.
Mitä se tietohallinto tarkoittaa? Tietohallinto on aina jossain muodossa kunnassa; tunnistettuna tai ei-tunnistettuna. Tietohallinto usein liitetään ICT:n järjestämisvastuihin ja/tai ICT:n tilaajan asemaan, mutta myös atk-toimintaan, voitko katsoa kun tämä laite ei toimi! Havaittavissa, että tietohallinnon rooli on mahdollisesti muuttumassa myös kuntatoimintojen kehittämisen veturiksi. Tietohallinto kuntatoiminnan arvoketjussa (vrt. Porter 1991)
(Porter 1991)
Mitä se tietohallinto tarkoittaa? Tietohallinto voidaan määritellä ja asemoida kunnan päätös- ja johtotasolla, missä tietohallinto: 1. Oheis- ja tukitoiminta otteena 2. Osatoiminta otteena 3. Ydintoiminta otteena 4. Muutos ja innovaatio otteena (Porter 1991, Syväjärvi & Ihalainen 2011)
Kunta ja tietohallinto Oheis- ja tukitoiminta otteena Ymmärrys hajanaista kunnassa ja usein kiinnittyy teknologisiin välttämättömyyksiin ja kustannuksiin. Tietohallinnon ja toimijoiden vastuut epäselvät Tietohallinto kohdentuu ICT-teknologisiin vastuihin Teknologia vielä määräävässä asemassa
Kunta ja tietohallinto Osatoiminta otteena Käsitteellinen ymmärrys ja asemointi yhdenmukaista, mutta kiinnittyy vielä sähköisiin palveluihin ja teknologiaan Tietohallinnolta odotetaan talous- ja toimintakeskeistä suunnittelua ja toteutusta Strategiset valinnat vielä keskeneräisiä
Kunta ja tietohallinto Ydintoiminta otteena Kunnan johto määrittelee tietohallinnon strategiseksi kumppaniksi Kiinteänä osana kuntatoimintaa Talousarviosuunnittelussa tiiviisti mukana ja strategisessa toiminnassa. Kustannus-panos hyötysuhteet, mitattavuus ja kypsyysarvo Tietohallinnon neutraalisuus etuna?
Kunta ja tietohallinto Muutos ja innovaatio otteena Tietohallinto edustaa muutostoimijaa kuntaorganisaatiossa Mandaatti selkeästi määritelty muutostoiminnan toteuttamiseen Innovatiiviset toiminta-ajatukset ja otteet Avauksia uusista toimintamalleista
Kunta ja tietohallinto Tietohallinnon strateginen ymmärrys rakentuu Manageria-, Kognitio-, teknologianäkökulmista. Manageriassa korostuvat prosessit, toteutus, johtaminen, resurssit, ICT mahdollisuuksien markkinointi (joskus jarrutus). Kognitiossa korostuvat tiedon tarpeet, tietotoimijat, tiedon louhinta ja etsintä sekä tiedon jakaminen ja käyttö. Teknologiassa korostuvat ICT:n rakenteelliset valinnat, toimintaan liittyvät tietojärjestelmät ja sopimuksellisuus ja sopimusvastuut kasvavat yhä enenemissä määrin. Tietohallinnon perusta perustuu sopimuksellisuus seikkoihin toimijoihin nähden. KOMMENTTI VALMISTEILLA OLEVASTA TIETOHALLINTOLAISTA Tietohallintolaissa korostuvat valtiovarainministeriön ohjausrooli julkiseen tietohallintoon, sisältää myös kuntien tietohallinnon. Laissa korostuu kokonaisarkkitehtuuri ja julkisen hallinnon tietojärjestelmien yhteentoimivuus. Lakia ei sovelleta Kela:aan. Käytännössä on mielenkiintoista seurata esimerkiksi sosiaali- ja terveyssektorin Kanta-hankkeen toteuttamista, jossa potilaan tiedonhallintapalvelun rekisterin pitäjänä on Kela. Edelleen laki sähköisestä lääkemääräyksestä, jossa on useita toimijoita mm. apteekit ja kunnat.
Kunnan kompleksinen toimintaympäristö tietohallinnon näkökulmasta Talouden globalisaatio ja tietoyhteiskuntakehitys näkyy kysymysten ja ongelmien monimutkaistumisena, jonka johdosta asiantuntijuuden tarve ja merkitys kasvaa yhteiskunnallisessa päätöksenteossa. Monimutkaisuudessa on kyse myös systeemin tasapainoon saattamisesta, jossa toimijoiden vuorovaikutus tulee korostumaan (Jalonen, 2007). Julkishallintoon liittyy vahvasti sen monimutkaisuus, joka tarjoaa yhteiskuntatieteisiin uusia mahdollisuuksia, tietohallinto? (Harisalo 2008) Hallinnollis-tietotekniset verkostoitujat ovat tyypillisesti aloittelevia perusasteen (rehtorit) miesjohtajia, jotka edustavat uutta johtajasukupolvea. (Pietiläinen 2010) Voidaan arvioida kuinka monimutkaiset systeemit voidaan yksinkertaistaa vrt. Google-hakukone. Käyttäjälle hyvin yksinkertainen, mutta taustalla todennäköisesti hyvin monimutkainen systeemi. Tässä tulee korostumaan asiantuntijuus, jossa kunnan toiminta arvioidaan kuntalaisen näkökulmasta, mutta myös osaamisesta.
Toimintaa pidetään kompleksisena, kun se koostuu monista toisiinsa kytkeytyvistä toimijoista (Jalonen 2007). Kuntaympäristö koostuu (toivottavasti) toiminnan tarpeista ja vastuista, missä mm. osaaminen, prosessit, tieto, teknologia, tietotoimijat ja juridiikka näkyvät tietohallinnon silmin. (vrt. Huotari & Savolainen 2003, Krone 2007) Tietohallinnon näkökulmasta kompleksuusongelmaa voidaan ratkaista aidolla vuoropuhelulla, selkeillä päätöksillä ja tehtävien uudenlaisilla vastuujaoilla. Esimerkiksi kompleksisuus näkyy myös kuntalaiselle; missä on kunnan palvelukatalogi, jossa on määritelty palvelun laatu, saatavuus, saavutettavuus ja vastuut? Edelleen, kuinka kunnassa erotellaan asiakasja asiantuntijapalvelut toisistaan, joilla on mahdollisesti vaikutusta kunnan toiminta- ja kustannusrakenteeseen.
Louis Shallal, 2011(Canada)
Tasapainoilua strategisten valintojen suhteessa arjen onnistumiseen Kunnan strategisilla valinnoilla on merkitystä siihen, kuinka valot pysyvät päällä asukkaan ja kuntakäyttäjän näkökulmasta. Tasapainoiluun tarvitaan hyviä vuorovaikutustaitoja ja yhteisymmärrystä yhteisistä tavoitteista. Esim. tietohallinto ymmärtää ja on kiinnostunut terveydenhoidon ongelmista ja terveyshuolto ymmärtää on myös kiinnostunut tietohallinnon ongelmista.
Yhteenveto Kunnan on hyvä ymmärtää ja määritellä tietohallinnon strategista merkitystä Kunnan kompleksisuudessa korostuu asiantuntijuuden tarve, joka liittyy yhteiskunnalliseen päätöksentekoon ja (tieto)yhteiskunnan hyvinvointiin. Tietohallinnon ulottuvuudet kompleksisessa kunnassa liittyvät manageria-, kognitio-, ja teknologia näkökulmien osaamiseen ja hallintaan. Kunnan ja tietohallinnon strategiset valinnat vaikuttavat arjen tasapainoluun mm. ICT-toimintojen ylläpidossa ja kehittämisessä.
Kiitos!
Lähteet Harisalo, R. (2008). Organisaatioteoriat. Tampere University Press. Tampere. Ihalainen, H. (2010). Tietohallinto osana julkishallinnon sähköistyvää muutosta. Akateeminen väitöskirja. Lapin yliopisto. Jalonen, H. (2007). Talouden globalisaatio ja tietoyhteiskuntakehitys näkyy kysymysten ja ongelmien monimutkaistumisena, jonka johdosta asiantuntijuuden tarve ja merkitys. Akateeminen väitöskirja. Tampereen tekninen yliopisto. Tampere. Pietiläinen. V. (2010). Johtajan ammatillisten kompetenssien profiloituminen kompleksisessa toimintaympäristössä Tapausesimerkkinä opetustoimen alaiset oppilaistosorganisaatiot. Akateeminen väitöskirja. Lapin yliopisto. Porter, M. (1991). Kansakuntien kilpailuetu. Englanninkielinen alkuteos The Competitive Advantage of Nations. Kustannusyhtiö Otava. Helsinki. Shallal, S. (2011). The Role of IT Enabling Municipal Transformation. Worldwide Government Solutions Forum 2011. Canada. Sinervo, L-M. (2009). Monitulkintaisuus ja kuntatalouden tasapaino. (teoks. Paras mahdollinen julkishallinto? Tehokkuuden monet tulkinat. Toim. Vakkuri j.) Gaudeamus. Hki. Syväjärvi, A. & Ihalainen, H. (2011). Tietohallinto osana kunnallista itsehallintoa valinnat ja strategisuus keskiössä. Teoksessa Haveri, A. Stenvall, J & Majoinen, K. (toim.) Kunnallisen itsehallinnon peruskivet, Acta 224, 297 311.