Miten vastata kotihoidon kasvavaan kysyntään? Johan Groop, TkT

Miten vastata kotihoidon kasvavaan kysyntään? Johan Groop, TkT

Miten vastata kotihoidon kasvavaan kysyntään? TAVOITE Kotihoidon asiakkaat pystyvät elämään arvokkaasti ja mahdollisimman omatoimisesti kotona, mahdollisimman pitkään Oikeat palvelut kohdennetaan oikeille asiakkaille (tehdään oikeita asioita) Palvelutuotanto toimii (tehdään asiat oikein) Palvelurakenne: tarjotaan oikeita palveluita Osataan kohdentaa palvelutarjoamaa yksilöllisesti asiakkaan tarpeiden mukaan Toteutetaan hoito- ja palvelusuunnitelma asiakaslähtöisesti ja virheettömästi Toiminta on kustannustehokasta Asiakkaan hoitajien vaihtuvuuden minimointi Hyödynnetään resurssit täysimääräisesti ja joustavasti Henkilöstön työhyvinvointi ja jaksaminen (poissaolot) Lisätietoa kotihoidon vaikuttavuuden kehittämisestä: Kotihoito 2020-10 askeleen ohjelma kotihoitoon 2

Sisältö 1 Ilmiö 1: Toiminta on vahvasti aamupainotteista (ruuhkahuippu) 2 Ilmiö 2: Tiimin hoitajien määrä ei vastaa vaihtelevaa asiakastarvetta 3 Mitä tulisi tehdä? 4 Yhteenveto

Sisältö 1 Ilmiö 1: Toiminta on vahvasti aamupainotteista (ruuhkahuippu) 2 Ilmiö 2: Tiimin hoitajien määrä ei vastaa vaihtelevaa asiakastarvetta 3 Mitä tulisi tehdä? 4 Yhteenveto

Valtaosa kotihoidon merkittävimmistä haasteista johtuu joko suoraan tai epäsuorasti ruuhkahuippu -ilmiöstä Esimerkki eräästä kunnasta Välittömät asiakastunnit ja hoitajakapasiteetti (työtunnit) päivän eri kellonaikoina* 16 14 12 Työtunnit Matka-aika Asiakastunnit 10 8 6 4 2 0 *Viiden minuutin tarkkuudella 5

Perustuuko ruuhkahuippu vain todelliseen asiakastarpeeseen? Esimerkki eräästä kunnasta Välittömät asiakastunnit eri kellonaikoina (asiakkaiden käyntitiheyden mukaan) 8 6 37 % ruuhkahuipun asiakastyöstä 4 Yli 1 käynti / pv 2 Alle 1 käynti / pv 0 6

Palvelutuotannon tasaaminen on välttämättömyys kasvavaan asiakastarpeeseen vastaamiseksi Aika (h) Nykytilanne Tavoite Hoitajakapasiteetti Sijaiset/vuokratyövoima Ulkopuolisen työvoiman tarve vähenee Työvoimapuskuri Ainoastaan aikakriittisiä käyntejä 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 Kellonaika 7

Aamun viivettä lyhentämällä vapautetaan tärkeätä kapasiteettia Vuoron aloituksen ja ensimmäisen käynnin viive (keskimäärin) 8:40 8:20 8:11 8:06 8:00 7:40 7:20 0:41 7:29 0:43 7:23 7:27 0:23 7:00 7:04 6:40 Yksikkö 1 Yksikkö 2 Yksikkö 3 8

Sisältö 1 Ilmiö 1: Toiminta on vahvasti aamupainotteista (ruuhkahuippu) 2 Ilmiö 2: Tiimin hoitajien määrä ei vastaa vaihtelevaa asiakastarvetta 3 Mitä tulisi tehdä? 4 Yhteenveto

Krooninen vajaamiehitys: väärä määrä hoitajia on väärässä paikassa väärään aikaan Esimerkki eräästä kuntayhtymästä Asiakastuntien vaihtelu kuukauden keskiarvosta (viikkotasolla) 60% 40% 20% 0% -20% -40% -60% Tiimi 1 Tiimi 2 Tiimi 3 Kunta Kuntayhtymä 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Viikko 10

Asiaskastarve vaihtelee päivittäin (1/2) Esimerkki kunta 1 Asiakastuntien vaihtelu kuukauden keskiarvosta (päivätasolla) 40% 30% 20% Alue 1 Alue 2 Alue 3 Kunta 10% 0% -10% -20% -30% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Päivä Asiakastarpeen ja hoitajien määrän vaihtelu päivästä toiseen vähenee kun yksikkökoko kasvaa 11

Asiaskastarve vaihtelee myös päivittäin (2/2) Esimerkki kunta 2 Asiakastuntien vaihtelu kuukauden keskiarvosta (päivätasolla) 30% 20% 10% Alue 1 Alue 2 Alue 3 Kunta 0% -10% -20% -30% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Päivä 12

Sisältö 1 Ilmiö 1: Toiminta on vahvasti aamupainotteista (ruuhkahuippu) 2 Ilmiö 2: Tiimin hoitajien määrä ei vastaa vaihtelevaa asiakastarvetta 3 Mitä tulisi tehdä? 4 Yhteenveto

Tiimin todellinen hoitajatarve vaihtelee asiakastarpeen mukaan Vuorovahvuus (tunneissa) Työvuoron suunniteltu vuorovahvuus Työvoimapuskuri jolla tiimi varautuu kiireellisiin päiviin Suunniteltu vuorovahvuus ei aina toteudu poissaolojen takia Vajaamiehitys Ylimiehitys (välittömän työajan osuus jää tavoitteesta) Todellinen työvoimatarve Tällä vuorovahvuudella tavoiteltu välittömän työajan osuus toteutuisi Aika (Eri viikkoja, päiviä tai työvuoroja) 14

Tulevaisuus: mitoitus ajattelusta luovutaan ja siirrytään tarvepohjaiseen resursointiin ja käyntilistasuunnitteluun Vuorovahvuus (tunneissa) Tiimin oman henkilöstön suunniteltu vuorovahvuus Työvoiman tarve (välittömän työajan tavoite toteutuu) Tarpeen mukaan vaihteleva määrä työvoimaa resurssipoolista Useammassa työvuorossa osan työntekijöistä tulevat resurssipoolista Omat hoitajat riittävät kattamaan asiakastarpeen esim. 30% ajasta Tiimin omat hoitajat Tiimin vakituiset työntekijät hoitavat suuremman osan asiakkaiden käynneistä, vähentäen asiakkaiden hoitajien vaihtelua Ylimiehitys (välittömän työajan osuus jää tavoitteesta) Aika (Eri viikkoja, päiviä tai työvuoroja) 15

Perinteinen tapa suunnitella työvuoroja ja käyntilistoja vahvistaa ruuhkahuipun syntymistä Hoitaja 1 Käynti Tauko Toimisto Hoitaja 2 Hoitaja 3 Hoitaja 4 Hoitaja 5 Hoitaja 6 Hoitaja 7 Nykytila Välitön työaika 40% Hoitaja 8 Hoitaja 1 Hoitaja 2 Hoitaja 3 Hoitaja 4 Hoitaja 5 Hoitaja 6 Hoitaja 7 Hoitaja 8 8 9 10 11 12 13 14 15 16 Tulevaisuus Välitön Työaika >60% Siirrä resurssipooliin 16

Resurssipoolin avulla parannetaan hoitajien liikkuvuutta Tiimin todellinen asiakastarve määrittää hoitajamäärän, EI ennalta määrätyt vakanssit 1. Varmistaa että hoitajia on saatavilla kun sairauspoissaoloja ilmenee 2. Sijaisten tarve vähenee (asiakkaan hoitajien vaihtuvuus pienenee) 3. Kiireen tunne vähenee kun hoitajien kuormitus päivästä toiseen tasaantuu (ei enää raskaita ja helppoja päiviä) 4. Parantaa johdettavuutta kun resurssitarpeen läpinäkyvyys paranee 5. Tuo tasavertaisuutta niin eri tiimien ja hoitajien kuormitukseen kuin hoidon alueelliseen saatavuuteen 6. Mahdollistaa vaihtelevampaan työtä sitä haluaville (poolityöntekijät) Poolista Alue A Lähi- ja perushoitajat Alue B Resurssipooli Sairaanhoitajat Alue C Alue D Poolista lainattuja hoitajia (vaihteleva työvoima) Tavoitteen mukainen määrä välitöntä asiakastyötä per lista (esim.: yli 65% = 5 tuntia per lista) Alueen omat hoitajat Alueen oma kiinteä hoitajamäärä varmistaa hoidon jatkuvuuden 17

Miten resurssipooli eroaa varahenkilöstömallista? Varahenkilöstö (tarjontalähtöisyys) Lähtökohtana on tarjonta (vakanssit): ennalta määrätty vuorovahvuus pitäisi aina toteutua Kysymys: Montako hoitajaa tarvitaan poissaolojen korvaamiseksi? Tiimin lisäavun tarve määritetään suhteessa kiinteään vuorovahvuuteen joka on lähes vakio eikä asiakastarpeeseen perustuva Resurssipooli (tarvelähtöisyys) Lähtökohtana on asiakastarve Kysymys: Montako hoitajaa tiimissä/ alueella vähintään tarvitaan? Kaikki ylimääräiset siirretään resurssipooliin Hoitajien määrä säädetään työvuorokohtaisesti asiakastarvetta vastaavaksi Hoitajien kuormitus pysyy tasaisena kun työvoima säädetään tarpeen mukaan Vuorovahvuus (tunneissa) Ennalta määrätty vuorovahvuus pitäisi aina toteutua Vuorovahvuus (tunneissa) Vuorovahvuus säädetään tarpeen mukaan Todellinen työvoimatarve Tiimin omat hoitajat Aika Aika 18

Sisältö 1 Ilmiö 1: Toiminta on vahvasti aamupainotteista (ruuhkahuippu) 2 Ilmiö 2: Tiimin hoitajien määrä ei vastaa vaihtelevaa asiakastarvetta 3 Mitä tulisi tehdä? 4 Yhteenveto

Yhteenveto Ruuhkahuippu lisää työvoiman tarvetta, pahentaa hoitajien kiirettä ja heikentää palvelun laatua Palvelutuotannon tasaaminen on vaikeaa, jos alueella on väärä määrä hoitajia Krooninen henkilöstövaje syntyy kun asiakastarve vaihtelee, mutta hoitajien määrä pysyy muuttumattomana Väärä määrä hoitajia on väärässä paikassa väärään aikaan Koska asiakastarpeen vaihtelua ei voida kokonaan poistaa, tarvitaan keino vaihtelun hallitsemiseen (esim. resurssipooli) Jos vaihteluun varaudutaan aluetasolla paikallisella puskurilla hoitajat eivät ole siellä missä heitä eniten tarvitaan Tarvepohjainen resursointi: vuorovahvuus tulisi työvuorokohtaisesti säätää vastaamaan muuttuvaa asiakastarvetta 20

Kriittiset menestystekijät 1. Tasaisen palvelutuotannon mahdollistaminen 1. Määrittele aikakriittisten ja ei-aikakriittisten tehtävien ja käyntien kriteerit 2. Päivitä asiakkaiden hoito- ja palvelusuunnitelmat tehtävien ja käyntien aikakriittisyydet huomioiden 3. Tasaa palvelutuotantoa (suunnitelmassa) läpi päivän: Myöhäistä ei-aikakriittiset käynnit Aikaista osan aikakriittisistä käynneistä (vaatii usein työvuorojen aikaistamista) Lyhennä viivettä hoitajan vuoron alkamisajan ja ensimmäisen käynnin välillä Jaa ruuhka-ajan käynnit kahtia (jos mahdollista) siten, että ei-aikakriittiset tehtävät hoidetaan ruuhkaajan ulkopuolella 4. Pyri vähentämään kuormituksen vaihtelua myös eri viikonpäivien välillä 2. Tarvepohjainen resursointi ja käyntilistasuunnittelu 1. Määrittele sopiva välittömän työajan tavoite eri ammattiryhmille 2. Mukauta tiimin vuorovahvuutta asiakastarpeeseen mukaan siten, että välittömän työajan osuuden tavoite toteutuu kaikilla tiimin hoitajilla Yksittäisten hoitajien kuormitus tulee pysyä lähes samana vuorosta toiseen, mutta hoitajien määrää säädetään vastaamaan asiakastarvetta Pyri pitämään hoitajia vapaina ( listattomina ) 3. Keskitä käyntilistojen suunnittelu yhdelle ihmiselle osaoptimoinnin välttämiseksi 4. Priorisoi palvelutuotannon tasaisuutta ja asiakkaan hoitajien vaihtuvuuden minimoimista Matka-aikojen vähentäminen on toissijaista 5. Varmista että suunniteltu palveluaika toteutuu 3. Hoitajien kohdentaminen tiimeihin resurssipoolin avulla (vaihtelun hallinta) 1. Siirrä vapautuvat hoitajat yhteiseen resurssipooliin (ts. keskitä tiimien työvoimapuskurit ) 2. Lainaa päivittäin/vuoroittain hoitajia eri tiimeihin näiden todellisen tarpeen mukaan (asiakastarve ja hoitajamäärä vaihtelee päivittäin) 21

Lisää aiheesta Kotihoito 2020: 10 askeleen ohjelma kotihoitoon http://www.nhg.fi/uutiset.php?aid=16452 Groop J (2014): Miten vastata kotihoidon kasvavaan kysyntään? Ikääntyneen väestön palvelut: käyttö, kustannukset, vaikuttavuus ja rahoitus -projektin julkaisut Nro 1. Suomen Kuntaliitto. Painossa (arvioitu julkaisupäivä 23.5.2014). 22

Kiitos! Johan Groop, TkT johan.groop@nhg.fi 050-3581610 23