Lions Clubs International Piiri 107-F, Finland Distrikt 107-F, Finland. Piirikuvernööri, DG 2012-2013 Seppo Rajamäki ja puoliso Maria Distriktsguvernör DG 2012 2013 Seppo Rajamäki ja puoliso Maria Lions Club Seinäjoki, Ylisentie 6 as 5, 60100 SEINÄJOKI GSM Seppo 044 4114476 GSM Maria 050 3305333 E-mail: seppo rajamaki@lions.fi, www.lions.fi/f Piiri: Liitto: Wayne A. Madden Yhdessä Auttaen Palvelulla hyvinvointia Palvelun mailmassa Tillsammans Hjälpa Välfärd genom service I en värld av hjälpinsatser 107-F PIIRIN PIIRIHALLITUKSEN KOKOUSPÖYTÄKIRJA Aika: 08.09.2012 kello 10.05 12.20 Paikka: Läsnä: Osanottajaluettelo liite 1 TERVEHDYKSET Puhelinmuseo, Keskustie 12, 60800 Ilmajoki Kokouksen järjestelyistä vastaavat LC Ilmajoki, LC Ilmajoki/Viljat ja LC Ilmajoki/Ilkka. LC- Ilmajoki/Ilkan presidentti Pekka Harjula toi klubien tervehdyksen. Ilmajoen kunnan tervehdyksen toi kunnanjohtaja Seppo Pirttikoski. DG Seppo Rajamäki esitti kiitokset ja luovutti järjestävien klubien presidenteille ja Pirttikoskelle piirin solmiot. Pres. Harjula lahjoitti DG Rajamäelle Ilmajoki kuvateoksen. KOKOUSASIAT 1. Kokouksen avaus Piirikuvernööri Seppo Rajamäki avasi kokouksen toivottamalla piirihallituksen jäsenet tervetulleiksi toimintakauden 2012-2013 piirihallituksen ensimmäiseen kokoukseen. Seisaalleen nousten laulettiin yhdessä Leijonahenki. Seppo Rajamäki esitteli piirihallituksen jäsenet ja luovutti jokaiselle tehtävää osoittavan Lions-virkamerkin. Uusille puolisoille luovutettiin Lions-aiheinen koru. Samassa yhteydessä oli mahdollisuus lunastaa solmio 15 euron ja huivi 10 euron hintaan. Lions-aiheisen DVD filmin (n.10 min) esityksen jälkeen puolisot, 10 henkilöä siirtyivät omaan ohjelmaan. Päätös: Todettiin kokous avatuksi 2. Kokouksen järjestäytyminen ja pöytäkirjan tarkastusmenettely Todetaan, että piirin sääntöjen mukaan piirihallituksen kokouksen puheenjohtajana toimii piirikuvernööri ja sihteerinä piirisihteeri. Päätetään hallituksen pöytäkirjojen tarkastusmenettely ja jakelu kuluvalla toimintakaudella pöytäkirjan allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri pöytäkirja lähetetään piirihallituksen jäsenille ja muille jakelussa mainituille sähköpostilla sekä julkaistaan piirin kotisivulla pöytäkirjat tarkastaa ja hyväksyy piirihallitus seuraavassa kokouksessa, poikkeuksena viimeinen kokous jossa valitaan vähintään kaksi henkilöä tarkastamaan pöytäkirja www.lions.fi
3. Todetaan läsnäolijat sekä kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin piirihallitukseen kuuluvat äänioikeutetut jäsenet. Äänivaltaisia jäseniä oli paikalla 14. Läsnäolo- ja puheoikeuden omaavia henkilöitä oli saapuvilla 7. Sääntöjen mukaan piirihallituksen kokouksesta on ilmoitettava 14 päivää aikaisemmin sääntöjen määräämällä tavalla. Kutsu on lähetetty 21.8.2012. Kun piirikuvernööri tai varapiirikuvernööri ja vähintään puolet äänivaltaisista hallituksen jäsenistä on paikalla, niin kokous on päätösvaltainen. Niille jakelussa mainituille (tällä hetkellä 4 PDG:ä) joilla ei ole s-postia, kokouskutsu lähetetään heidän oman klubinsa s-postiin. Päätös: Todettiin kokous laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi 4. Kokouksen esityslistan hyväksyminen työjärjestykseksi Kokoukselle oli laadittu esityslista, joka oli edeltä käsin lähetetty hallituksen jäsenille. 5. Kokouksen virallinen kieli Sääntöjen mukaan piirihallitusten kokousten virallinen kieli on suomi. Tarvittaessa puheenvuorot voidaan kääntää ruotsiksi. 6. Piirin alue- ja lohkojako sekä toimikunnat ja tehtävävastuut Piirissä on 69 klubia ja niissä yhteensä 1852 jäsentä eli piiri on kansainvälisten sääntöjen mukaan täydet piirioikeudet omaava piiri. Todetaan alue- ja lohkojaon säilyvän ennallaan. Todetaan kauden 2012-2013 toimikunnat sekä muut vastuutehtävät ja piirikuvernöörin niihin nimittämät vastuuhenkilöt. Päätös: Todettiin 7. Piirin toimintakertomus, tilit ja tilinpäätös 2011-2012 Edellisen kauden toimintakertomus sekä edellisen kauden tilit ja tilinpäätös esitellään seuraavassa piirihallituksen kokouksessa. Päätös: toimintakertomuksen, tilien ja tilinpäätöksen esittely siirretään piirihallituksen marraskuun kokoukseen 8. Piirin talousarvio toimintakaudelle 2012-2013 klubeilta perittävine maksuineen Todetaan, että talousarvioehdotus on käsitelty ja hyväksytty piirin vuosikokouksessa Seinäjoella. Samalla todetaan, että talousarvioon sisältyvät seuraavat klubeilta perittävät maksut:
1. Leijona-sanomat lehtikuluihin jokainen klubi hankkii 80 :n ilmoituksen tai maksaa omista varoistaan 50 /klubi helmikuussa ilmestyvään lehteen. Tällä katetaan mm. lehden painokustannuksia. Lohkojen puheenjohtavat valvovat maksujen hoitamisen. 2. Nuorisoleiriä varten kerätään klubeilta nuorisoleirimaksu, joka on 3 euroa/jäsen. 9. Piirin pankkitilit ja tilien käyttöoikeudet Piirin pankkitili on EPOP: ssa (Seinäjoki) 541901-2101609. Nuorisoleiritili on Nordeassa (Seinäjoki) 114030-433329. Tästä viimeksi mainitusta tilistä on olemassa myös pankkikortti. Piirin rahastonhoitajana toimii Eero Huolman. Hänellä on käyttöoikeus ja verkkopankkitunnukset kumpaankin yllämainittuun tiliin 1.7.2012 alkaen. Ohjesäännön mukaan rahastonhoitajalta ei vaadita takuita. CT Eero Huolman esitteli kuluvan kauden tilit sekä heinä-elokuun tositteet. Päätös: Merkitään tiedoksi 10. Laskujen hyväksyminen Päätetään, että piirikuvernööri hyväksyy laskut yhdessä rahastonhoitajan kanssa. Todettiin, että tavaran tai palvelun vastaanottaja varustaa laskun vastaanottomerkinnällään ja lähettää laskun sen jälkeen hyväksyttäväksi. Päätös: Piirin laskut hyväksyy piirikuvernööri ja rahastonhoitaja yhdessä 11. Piirin varoista suoritettavat korvaukset Kirjekuoret ja lomakkeet sekä postitus- ja kopiointikulut korvataan kuittien ja laskujen mukaan. Piirikuvernöörille voidaan korvata matkakulut niiltä osin, joita kv. päämaja tai Lions-liitto eivät korvaa sekä muut toiminnasta aiheutuneet kulut. Piirihallituksen välittömään toimintaan liittyvien muiden piirihallituksen jäsenten kulukorvauksia voidaan maksaa tapauskohtaisesti piirikuvernöörin päätöksellä. Lisäksi tavoitteena on, että piirihallituksen jäsenten kokousruokailu on maksuton. 12. Toimintakauden 2012-2013 teemat Todetaan teemat toimintavuodelle 2012-2013 Pysyvä kansainvälinen teema: We serve Me palvelemme Vi tjänar Kansainvälinen presidentti Wayne A. Madden: In A world of service - Palvelun maailmassa - I en värld av hjälpinsatser Suomen Lions-liitto: Palvelulla hyvinvointia- Välfärd genom service Piirikuvernööri: Yhdessä Auttaen- Tillsammans - Hjälpa Päätös: Todettiin teemat ja se mitä ne pitävät sisällään 13. Piirin toimintasuunnitelman hyväksyminen kaudelle 2012-2013 Piirikuvernööri, varapiirikuvernööri, lohkon sekä toimikuntien puheenjohtajat ovat laatineet toimintasuunnitelman omalta alueeltaan. Suunnitelmat on toimitettu etukäteen sihteerille, joka on koonnut ne yhteen. Asiakirjat on toimitettu sähköpostilla piirihallituksen jäsenille. (Lisäksi todetaan, että seuraavissa piirihallituksen kokouksissa tarvittaessa täydennetään
suunnitelmia ja raportoidaan suunnitelmien edistymisestä kunkin vastuualueen henkilön toimesta.) Toimintakertomukset, liite 2. toimikuntien toimintasuunnitelmat 14. Piirihallituksen kokoukset ja niiden valmistelu 1. kokous: Ilmajoki la 08.09.2012. Vast.henk. LC Ilmajoki/Ilkka presidentti Pekka Harjula 2. kokous: Vimpeli pe 23.11.2012 Vast.henk. LC Vimpeli Mika Herrala/Erkki Ammesmäki 3. kokous: Kauhajoki la 23.02.2012 Vast.henk. LC Kauhajoki Timo Kulmala 4. kokous: Seinäjoki/Nurmo pe 19.04.2013 Vast.klubi LC Nurmo Teuvo Ristilä 5. Vuosikokous Seinäjoki/ Nurmola 20.04.2012 Vast.klubi LC Nurmo Teuvo Ristilä Päätös: Päätettiin kokouspaikat ja ajat sekä todettiin kokousjärjestelyiden vastuuhenkilöt ja klubit 15. Ilmoitusasiat Piirikuvernööri ilmoitti seuraavista piirin toimintaan kuuluvista asioista: 1. Rauhanjulistekilpailun paketteja voi tilata piirin rahastonhoitaja Eero Huolmanilta 2. Syyskauden PNAT kokousten teemat - tuhkarokkorokote kampanja jatkuu vielä mutta päätty tänä vuonna - lukutaito- kampanja (paikalliset koulut, kirjastot,maahanmuuttajat) - jäsen- ja Leo-asiat - koulukaveriprojekti ja Quest-koulutukset - vastuu on minun - kampanja jatkuu - LCIF- ja ARS - asiat 3. Piirikuvernööri ja varapiirikuvernöörit laativat aikataulun klubivierailuistaan. Mikäli klubi haluaa vierailun tapahtuvan jonakin tiettynä ajankohtana on siitä oltava riittävän ajoissa yhteydessä vierailijaan. Vierailuaikataulut tulevat piirin kotisivuille. 4. Todettiin, että jäsenmaksujen maksamista seurataan päämajassa tarkoin. Mikäli klubilla on yli 120 päivän vanhaa velkaa järjestölle yli 1 000 USD tai yli 20 USD/jäsen klubilla on 90 päivää aikaa maksaa velkansa muuten klubi lakkautetaan. 5. Klubien WWW-sivuja tulee kehittää ja klubeille on tarjolla web-masterimme Raimo Sillanpään toimesta apua omien kotisivujen luomista varten. Klubien tulee miettiä vastuuhenkilö www-sivujen kehittämiseen ja muiden yhteystietojen lähettämiseen ja ylläpitoon. 6. Skeba- bändikilpailu järjestetään myös tänä vuonna, vastuuhenkilö Kaarlo Katajisto 7. Piirin lentopalloturnaus 9.3.2013, järjestäjä LC Vaasa/Meri 8. Piirin golf-mestaruuskisat 2013, vastuuhenkilö Heikki Nyrhinen
Päätös: Merkittiin tiedoksi 16. Muut esille tulevat asiat Runsaasti keskusteluja sisältäneessä kokouksessa DG Seppo Rajamäki korosti kauden teemoja, erityisesti käsin tekemistä auttamista sekä tehtäväkierrättämisen merkitystä klubeissa aktiivisuuden lisäämiseksi. PDG Jussi Paarvala selvensi tulevan arpajaiskampanjan merkitystä sekä arpajaisten tuoton jakaumaa. 17. Kokouksen päättäminen Piirikuvernööri Seppo Rajamäki kiitti kokouksen osanottajia ja päätti kokouksen. Päätös: Piirikuvernööri päätti kokouksen Pöytäkirjan vakuudeksi: Seppo Rajamäki piirikuvernööri Matti Kärnä piirisihteeri LIITTEET: Liitteet liitetään vain alkuperäispöytäkirjaan JAKELU Piirihallituksen jäsenet CC, VCC MD 107:n DG:t Kansainvälinen toimisto Piirin kotisivut Arkisto