TOIMINNANTARKASTUS ASUNTO-OSAKEYHTIÖSSÄ Mitä laki sanoo toiminnantarkastuksesta ja toiminnantarkastuksesta? Toiminnantarkastus prosessina Toiminnantarkastuksen dokumentointi Ohje toiminnantarkastuskertomuksesta --------------------------------------------- Mitä laki ja sen perustelut sanoo toiminnantarkastajasta ja toiminnantarkastuksesta? Asunto-osakeyhtiölain mukaan on tarkistettava yhtiön talous ja hallinto yhtiön toiminnan laadun ja laajuuden kannalta riittävällä tavalla. Lain mukaan toiminnantarkastaja antaa toiminnantarkastuskertomuksen, jossa on oltava lausunto siitä, sisältääkö: tilinpäätös olennaisilta osin yhtiön tuotot, kulut, varat, oman pääoman, velat ja yhtiön antamat vakuudet; sekä toimintakertomus olennaisilta osin tiedot 10 luvun 5 7 :ssä tarkoitetuista seikoista. Toiminnantarkastajan on huomautettava toiminnantarkastuskertomuksessa, jos tarkastuksessa on ilmennyt, että yhtiön hallituksen jäsen, puheenjohtaja, varapuheenjohtaja taikka isännöitsijä on: syyllistynyt tekoon tai laiminlyöntiin, josta saattaa seurata vahingonkorvausvelvollisuus yhtiötä kohtaan; tai rikkonut tätä lakia tai yhtiöjärjestystä. Toiminnantarkastuskertomus on luovutettava yhtiön hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen sitä yhtiökokousta, jossa tilinpäätös on esitettävä vahvistettavaksi Toiminnantarkastajan valinta ja toimikausi Yhtiössä on oltava yhtiökokouksen valitsema toiminnantarkastaja, jos yhtiössä ei ole tilintarkastajaa ja yhtiöjärjestyksessä ei määrätä toisin Milloin toiminnantarkastaja on pakko valita? yhtiössä ei ole tilintarkastajaa ja osakkeenomistajat, joilla vähintään yksi kymmenesosa (1/10) kaikista osakkeista tai yksi kolmasosa (1/3) kokouksessa edustetuista osakkeista sitä vaativat
vaatimus tehdään varsinaisessa yhtiökokouksessa tai yhtiökokouksessa, jossa asiaa on kokouskutsun mukaan käsiteltävä Milloin yhtiössä ei tarvitse olla tilintarkastajaa eikä toiminnantarkastajaa Pienissä (alle 30 huoneistoa) asunto-osakeyhtiöissä toiminnantarkastuksesta voidaan luopua, jos siitä on otettu yhtiöjärjestykseen määräys. Eduskunnan talousvaliokunnan esityksen mukaan ennen uuden lain voimaantuloa yhtiöjärjestykseen otettu 1.7.2007 voimaan tulleeseen tilintarkastuslainsäädäntöön perustuva määräys tilintarkastuksesta luopumisesta koskee myös toiminnantarkastusta. Tällaisessa tilanteessa yhtiökokouksella ei ole velvollisuutta valita tilintarkastajaa tai toiminnantarkastajaa. Toiminnantarkastajan valinta, jos yhtiössä on jo tilintarkastaja Yhtiökokous voi päättää normaalilla enemmistöllä (yli 50 %), että yhtiöön valitaan tilintarkastajan lisäksi myös toiminnantarkastaja. Se voi olla perusteltua, koska toiminnantarkastajaksi yleensä valitaan talossa asuva osakkeenomistaja, joka on tilintarkastajaa paremmin selvillä yhtiön käytännön asioista. Milloin aluehallintovirasto (ent. lääninhallitus) voi määrätä yhtiölle toiminnantarkastajan Jos toiminnantarkastajaa ei ole valittu tämän lain tai yhtiöjärjestyksen mukaisesti, aluehallintovirasto määrää toiminnantarkastajan vastaavalla tavalla kuin tilintarkastajankin kohdalla. Toimikausi on myös vastaava kuin tilintarkastajalla. Toiminnantarkastajan sijainen Jos valitaan vain yksi toiminnantarkastaja, lisäksi on valittava ainakin yksi toiminnantarkastajan sijainen. Häneen sovelletaan, mitä toiminnantarkastajasta säädetään. Toiminnantarkastajan kelpoisuus Toiminnantarkastajana toimii yleensä osakkeenomistaja, joka ei ole ollut mukana yhtiön hallinnossa, ja joka nauttii osakkeenomistajien luottamusta. Monilta osin toiminnantarkastajan kelpoisuusvaatimukset ovat samoja kuin tilintarkastajaa koskevat tilintarkastuslain yleiset kelpoisuusvaatimukset. Toiminnantarkastajalta ei kuitenkaan edellytetä vastaavaa taloudellisten tai oikeudellisten asioiden, laskentatoimen ja tilintarkastuksen tuntemusta kuin lakisääteisen tilintarkastuksen suorittavalta KHTtai HTM-tilintarkastajalta tai edes vanhan tilintarkastuslain tarkoittamaa tilintarkastuksen tai laskentatoimen osaamista. Kuitenkin häneltä edellytetään sellaista taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemusta ja kokemusta kuin yhtiön toiminnan laatuun ja laajuuteen nähden on tarpeen tehtävän hoitamiseksi. Käytännössä toiminnantarkastajan tulisi osata tehdä asunto-osakeyhtiön kirjanpito ja tilinpäätös sekä olla tarvittavissa määrin selvillä asunto-osakeyhtiöihin liittyvästä juridiikasta. Kuka ei voi toimia toiminnantarkastajana? oikeushenkilö (esim. yritys) alaikäinen konkurssissa oleva muu toimintakelpoisuudeltaan rajoitettu henkilö.
ne, jotka ovat osallistuneet tarkastuksen kohteena olevan asian käsittelyyn esimerkiksi hallituksen jäsenenä tai isännöitsijänä taikka jotka ovat läheisessä suhteessa tällaiseen henkilöön Toiminnantarkastajan riippumattomuus Lain perustelujen mukaan riippumattomuus saattaa vaarantua esimerkiksi seuraavilla perusteilla: toiminnantarkastaja omistaa yksin tai yhdessä lähipiirinsä kanssa enemmistön tarkastettavan yhtiön osakkeista; toiminnantarkastajalla on muu kuin yhtiön päivittäiseen toimintaan liittyvä liikesuhde yhtiöön. Tavanomainen liikesuhde voi olla esimerkiksi yhtiön tilojen vuokraus markkinaehdoin, riippumattomuuden vaarantava muu liikesuhde voi olla esimerkiksi yhtiön tai toiminnantarkastajan kannalta merkittävä rakennusurakkasopimus yhtiön kanssa; tarkastettavana on toiminnantarkastajan oma toiminta; toiminnantarkastaja toimii oikeudenkäynnissä yhtiön puolesta tai sitä vastaan; toiminnantarkastajalla on läheinen suhde henkilöön, joka kuuluu yhtiön johtoon tai joka on osallistunut toimeksiannon kohteena olevaan asiaan yhtiön palveluksessa; samassa kirjanpitotoimistossa työskentelevä on tehnyt kirjanpidon ja/tai tilinpäätöksen Toiminnantarkastuksen sisältö Toiminnantarkastus sisältää yhtiön talouden ja hallinnon tarkastuksen yhtiön toiminnan laadun ja laajuuden kannalta riittävällä tavalla. Toiminnantarkastuksen tavoitteena on entistä maallikkotilintarkastuskäytäntöä vastaava tarkastus, jossa tarkastetaan osakkeenomistajien kannalta riittävällä tavalla yhtiön taloudenpitoa ja hallintoa toiminnan asianmukaisuuden toteamiseksi. Toiminnantarkastus eroaa varsinkin kirjanpidon ja tilinpäätöksen tarkastuksen osalta tilintarkastuksesta muun muassa sen vuoksi, että toiminnantarkastajalta ei edellytetä laskentatoimen ja tilintarkastuksen opintoja, kokemusta ja tilintarkastustutkintoa eikä toiminnantarkastukseen sovelleta tilintarkastusta koskevia yksityiskohtaisia kansainvälisiä standardeja. Toiminnantarkastajalta edellytetään kuitenkin riittävää taloudellisten ja oikeudellisten asioiden tuntemusta. Käytännössä toiminnantarkastaja tarkastaa osapuilleen samat asiat kuin tilintarkastaja. Kirjanpidon ja tilinpäätöksen tarkastus kirjanpidosta ilmenevät tulot, menot ja rahoituserät kuuluvat yhtiölle ja voidaan olettaa, että ne on merkitty kattavasti kirjanpitoon tuotot, kulut, varat, oma pääoma, velat ja yhtiön antamat vakuudet ilmenevät olennaisilta osin tilinpäätöksestä jaksotuksen ja kohdentamisen osalta olennaisimmat tuotto- ja kuluerät, kuten vastikkeet, lämmitys, kiinteistövero, huoltotoimen ja isännöinnin kustannukset sekä suurempien rakennustöiden kulut, on jaksotettu ja kohdennettu olennaisilta osin oikein tilinpäätöksessä Hallinnon tarkastus Hallinnon tarkastus suoritetaan yhtiön toimintaan nähden riittävässä laajuudessa. Tarkoituksena on selvittää, onko hallinto yleisesti ottaen asianmukaisesti järjestetty. Tarkastus koskee lähtökohtaisesti seuraavia seikkoja:
onko yhtiön hallinto, kuten kiinteistöhuollon ohjaus ja seuranta, kunnossapitotarpeen seuranta, maksuvalmiuden seuranta, vastikkeiden ja maksujen perintä, laskujen hyväksyminen ja maksatus, kirjanpito, varainhoito ja varojen panttaus, vakuutusten ja veroasioiden ja muiden lakisääteisten tai sopimusperusteisten velvoitteiden hoito, yhtiön informaatiojärjestelmät sekä osakeluettelon pitäminen järjestetty hyväksyttävällä tavalla ovatko yhtiön johdon palkkiot ja muut etuudet yhtiökokouksen hyväksymien periaatteiden mukaisia sekä sopimukset ja yhtiön muut toimet lähipiirin kanssa tavanomaisin ehdoin tehtyjä, sekä noudatetaanko yhtiön toiminnassa yhdenvertaisuusperiaatetta esimerkiksi autopaikkoja ja yhtiön muiden tilojen käyttöoikeuksia jaettaessa sekä yhtiön kunnossapitotöissä. Toiminnantarkastuskertomus Toiminnantarkastajan on annettava kultakin tilikaudelta päivätty ja allekirjoitettu toiminnantarkastuskertomus. Toiminnantarkastuskertomuksessa on yksilöitävä sen kohteena oleva tilinpäätös. Mistä asioista toiminnantarkastajan on lausuttava? Toiminnantarkastuskertomuksessa on oltava lausunto siitä: Sisältääkö tilinpäätös olennaisilta osin yhtiön tuotot, kulut, varat, oman pääoman, velat ja yhtiön antamat vakuudet; sekä Sisältääkö toimintakertomus olennaisilta osin tiedot 10 luvun 5 7 :ssä tarkoitetuista seikoista. Jos toiminnantarkastaja ei voi antaa lausuntoa, toiminnantarkastajan on ilmoitettava tästä toiminnantarkastuskertomuksessa. Toiminnantarkastuskertomuksessa voidaan antaa tarpeellisia lisätietoja. Mistä asioista toiminnantarkastajan on huomautettava? Toiminnantarkastajan on huomautettava toiminnantarkastuskertomuksessa, jos tarkastuksessa on ilmennyt, että yhtiön hallituksen jäsen, puheenjohtaja, varapuheenjohtaja taikka isännöitsijä on: syyllistynyt tekoon tai laiminlyöntiin, josta saattaa seurata vahingonkorvausvelvollisuus yhtiötä kohtaan; tai rikkonut asunto-osakeyhtiölakia tai yhtiöjärjestystä. Toiminnantarkastuskertomus on luovutettava yhtiön hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen sitä yhtiökokousta, jossa tilinpäätös on esitettävä vahvistettavaksi. Toiminnantarkastajan tietojensaantioikeus Yhtiön hallituksen ja isännöitsijän on varattava toiminnantarkastajalle tilaisuus toimittaa tarkastus siinä laajuudessa kuin tämä katsoo sen tarpeelliseksi sekä annettava sellaista selvitystä ja apua, jota toiminnantarkastaja pyytää. Salassapito- ja tietojenantovelvollisuus Toiminnantarkastajan tietojenanto- ja salassapitovelvollisuus vastaavat hallituksen jäsenten ja isännöitsijän vastaavia velvollisuuksia. Toiminnantarkastajan on annettava osakkeenomistajan pyynnöstä yhtiökokoukselle kaikki yhtiötä koskevat tiedot, jos siitä ei aiheudu yhtiölle olennaista haittaa. Yhtiökokouksen ulkopuolella toimin-
nantarkastajalla ei tätä oikeutta lähtökohtaisesti ole, kts. Ympäristövaliokunnan mietintö 10/2009, sivu 14. Toiminnantarkastaja saa muutoin ilmaista tehtäväänsä suorittaessaan tietoonsa saamansa seikan, 1. josta toiminnantarkastajan on ilmoitettava tai lausuttava lain nojalla; 2. jonka viranomainen, tuomioistuin tai muu henkilö on lain perusteella oikeutettu saamaan tietoonsa; 3. jonka ilmaisemiseen yhtiö on antanut suostumuksensa; 4. joka on tullut yleiseen tietoon; tai 5. jos siitä ei aiheudu yhtiölle haittaa. Yhtiön ja sen kumppanien välisiä liikesalaisuuksia, kuten urakkasopimuksiin tai tarjouksiin liittyvää tietoa ei saa kertoa eteenpäin. Kiellon piiriin kuuluvat myös yhtiön osakkaiden ja asukkaiden henkilötiedot siten kuin tietosuojalainsäädännössä säädetään. Toiminnantarkastajan läsnäolo-oikeus kokouksissa Yleistä läsnäolo-oikeutta hallituksen tai yhtiökokouksessa toiminnantarkastajalla ei ole. Hänellä on oikeus olla läsnä ja käyttää puhevaltaa sellaisessa hallituksen kokouksessa ja yhtiökokouksessa, jossa käsitellään hänen tehtäviinsä liittyviä asioita. Toisaalta laki velvoittaa toiminnantarkastajan olemaan kokouksessa läsnä, jos käsiteltävät asiat ovat sellaisia, että hänen läsnäolonsa on tarpeen. Toiminnantarkastuksen dokumentointi Vaikka laki ei edellytä toiminnantarkastuksen dokumentointia, kannattaa se tehdä samaan tapaan kuin tilintarkastuksessa. Dokumentointi parantaa tarkastuksen laatua ja se helpottaa seuraavan toiminnantarkastuksen tekoa. Tilinpäätösmerkintä Laki ei edellytä, että toiminnan tarkastaja tekee vastaavanlaisen tilinpäätösmerkinnän kuin tilintarkastaja. Suositeltavaa kuitenkin on, että myös toiminnantarkastaja tekee tämän merkinnän. Silloin tilinpäätöksestä käy ilmi, että toiminnantarkastus on tehty ja kuka sen on tehnyt. Lain siirtymäsäännös Voimaanpanolaki 11 Tilitarkastus ja toiminnantarkastus Uuden lain toiminnantarkastusta koskevia säännöksiä sovelletaan sellaisen tilikauden tarkastukseen, joka alkaa uuden lain tultua voimaan. Jos asunto-osakeyhtiöllä ei ole lain perusteella velvollisuutta valita tilintarkastuslaissa tarkoitettua tilintarkastajaa, yhtiöjärjestykseen ennen tämän lain voimaantuloa otettujen tilintarkastajaa ja tilintarkastusta koskevien määräysten perusteella yhtiön on valittava toiminnantarkastaja tai tilintarkastuslaissa tarkoitettu tilintarkastaja ja tilintarkastusta koskevien yhtiöjärjestyksen määräysten katsotaan koskevan tilintarkastusta ja toiminnantarkastusta. Vastaavasti toiminnantarkastajan voi valita toiseksi tarkastajaksi yhtiö, joka on velvollinen valitsemaan tilintarkastajan ja jonka yhtiöjärjestykseen on otettu ennen tämän lain voimaantuloa määräys useammasta tilintarkastajasta. Jos yhtiöjärjestykseen ennen tämän lain voimaantuloa otetun määräyksen perusteella yhtiöllä ei ole velvollisuutta valita tilintarkastajaa, yhtiö ei ole velvollinen valitsemaan toiminnantarkastajaa. Yhtiöjärjestykseen ennen tämän lain voimaantuloa otetun tilinpäätöksen laatimisen ajankohtaa koskevan määräyksen sijasta sovelletaan kirjanpitolain säännöstä tilinpäätöksen Esimerkki 1
Pieni yhtiö, jonka rakennuksissa on alle 30 huoneistoa, ja jossa yhtiöjärjestyksen mukaan tulee valita kaksi tilintarkastajaa. uuden lain mukaan riittää, että yhtiöön valitaan kaksi toiminnantarkastajaa tai tilintarkastaja + toiminnantarkastaja Esimerkki 2 Yhtiö, jonka rakennuksissa on yli 30 huoneistoa, ja yhtiöjärjestyksessä on määräys valita kaksi tilintarkastajaa. uuden lain mukaan voidaan valita yksi tilintarkastaja sekä toiminnantarkastaja tai kaksi tilintarkastajaa Esimerkki 3 Alle 30 huoneiston yhtiö, joka on perustettu 1.7.2007 jälkeen. Yhtiöjärjestykseen ei ole otettu tilintarkastajasta mitään mainintaa. uuden lain säännösten mukaan on valittava joko toiminnantarkastaja + sijainen tai tilintarkastaja + varatilintarkastaja TOIMINNANTARKASTUS PROSESSINA TSEKKAUSLISTA TASEKIRJA Onko tasekirjan kokonaisuus vaatimuksen mukainen? Tasekirja käsittää tilinpäätöksen toimintakertomuksen sekä luettelon kirjanpitokirjoista ja tositteiden lajeista samoin kuin tiedon niiden säilytystavoista Tasekirja on kirjoitettava sidottuun tai välittömästi tilinpäätöksen valmistumisen jälkeen sidottavaan tasekirjaan, jonka sivut tai aukeamat on numeroitava.
Päätösvaltainen hallitus ja isännöitsijä allekirjoittavat toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen. On myös mahdollista, että tilinpäätös ja toimintakertomus allekirjoitetaan liitetietojen jälkeen yhdessä. 1. HALLINNON TARKASTUS käydään läpi yhtiöjärjestys mitä vastikkeita on (esimerkiksi hoito- ja rahoitusvastike, onko määräyksiä vesimaksusta, miten vastikkeet määräytyvät) onko lunastuslauseketta yhtiökokoukset, pitoajat, käsiteltävät ja päätettävät asiat ym. ym. Käydään läpi hallintomappi, tutustutaan yhtiöön ja sen toimintaan ja tilikauden aikaisiin tapahtumiin. Miten kirjanpito ja varainhoito on järjestetty ja hoidettu? kuka on vastuullinen isännöitsijä? kuka hoitaa kirjanpidon? kuka hoitaa vastikelaskutuksen, seurannan ja karhut? kuka vastaa veroilmoitusten, ym. virallisten ilmoitusten teosta? onko ostolaskut hyväksytty, kuka maksaa laskut? Kiinteistön ja rakennuksen pito miten kiinteistön ja rakennusten pito on järjestetty ja hoidettu? tarkistetaan sopimukset, vakuutukset yms. onko suuremmat remontit suunniteltu, kilpailutettu ja valvottu? onko remonttirekisteri olemassa, onko sitä hoidettu? onko osakasremontit hoidettu lain määräämällä tavalla (ilmoitukset, valvonta ym.) osallistuuko yhtiö osakasremonttien kustannuksiin? Käydään läpi yhtiökokouspöytäkirjat onko kokoukset pidetty ajallaan?
onko niissä käsitelty yhtiöjärjestyksen määräämät asiat, ovatko päätökset tehty asianmukaisesti? (esimerkiksi onko tehty selvät päätökset vastikkeiden suuruudesta, onko pääomavastike, vesimaksu laskettu oikein jne.?) onko käsiteltävät asiat esitetty kokouskutsussa, onko kokouksissa päätetty sellaisista asioista, joita ei ole esitetty kokouskutsuissa? ovatko päätökset lainmukaisia? ovatko päätökset tehty lain ja yhtiöjärjestyksen määräämin äänimäärin, äänileikkurin soveltaminen onko mahdolliset rahastuspäätökset tehty? ovatko päätökset kirjoitettu pöytäkirjaan selvästi ja ymmärrettävästi? ovatko pöytäkirjat allekirjoitettu ja hyväksytty? Käydään läpi hallituksen pöytäkirjat onko hallitus järjestäytynyt? ovatko kokoukset olleet päätösvaltaisia? ovatko esteelliset jäävänneet itsensä? ovatko pöytäkirjat allekirjoitettu ja numeroitu yhtiöjärjestyksen ja lain määräämällä tavalla? Onko noudatettu osakkeenomistajan yhdenvertaisuutta? autopaikkojen, saunavuorojen yms. jako onko osakasremonteissa yhtiö osallistunut tasapuolisesti kustannusten jakoon? varasto ym. tilojen vuokraus osakkaille Muita hallinnon tarkastuksia onko kirjanpidon ja varainhoidon valvonta järjestetty ja hoidettu? ovatko yhtiökokouksen hallituksen kokouksen päätökset olleet laillisia? onko hallitus ja isännöitsijä vieneet yhtiökokouksen päätökset täytäntöön? onko osakeluettelo olemassa, pidetäänkö se ajan tasalla? onko lunastusasiat hoidettu lain ja yhtiöjärjestyksen mukaisesti? miten suuremmat remontit hoidetaan, onko suunniteltu, kilpailutettu ja valvottu? onko haettu vakuutuskorvaukset ja mahdolliset avustukset ja onko ne saatu?
noudatetaanko yhtiössä yhdenvertaisuutta, autopaikat, saunavuorot, suositaanko esimerkiksi hallituksen jäseniä tai sen lähipiiriä jne.? onko kaupparekisteri-ilmoitukset tehty? onko osakkeenomistajan pyytämät asiat viety yhtiökokoukseen? onko hallitus kutsunut koolle vähemmistön pyytämän yhtiökokouksen? onko johto ajanut omia asioita muiden osakkaiden kustannuksella? onko päätetty isännöitsijätodistuksen palkkion suuruudesta onko hallitus ja isännöitsijä toimineet yhtiöjärjestyksen ja asunto-osakeyhtiölain määräämällä tavalla, ovatko he syyllistyneet yhtiötä kohtaan sellaiseen tekoon tai laiminlyöntiin, josta voi seurata vahingonkorvaus? Verotus onko verottajalle tehtävät ilmoitukset annettu (esimerkiksi lomake 102)? onko veroilmoitus tehty, jos sen antamisedellytykset ovat täyttyneet? onko maksettu aiheettomasti veroja, jotka olisi voitu välttää esimeriksi poistoilla, asuintalovaraukselle, rahastoinnilla tai tappiontasauslain tarkoittamilla toimenpiteillä? 2. KIRJANPIDON TARKASTAMINEN Tilinavaus ovatko avaussaldot oikeita? siirtosaamiset ja velat, mistä koostuvat? Käydään tositteet läpi onko olemassa tililuettelo, onko tositteet kirjattu oikeille tileille? kuuluvatko tositteet ko. yhtiölle, onko ne päivätty ja numeroitu? onko menotositteet hyväksytty, myös isännöinnin lisäveloitukset ovatko kiinteistönhoito-, isännöintipalvelumaksut sopimuksen ja hallituksen päätösten mukaisia? onko urakkasuoritukset olleet sopimuksen mukaisia?
onko lainaosuuksia maksettu? löytyykö laskelmat ja onko ne laskettu oikein? onko lainaa vastaavasti lyhennetty? onko hankesuoritukset laskettu oikein? 3. TILINPÄÄTÖKSEN TARKISTAMINEN Onko tuloslaskelma ja tase oikein johdettu kirjanpidosta? onko tuloslaskelmassa ne vastiketuotot, jotka on yhtiökokouksessa päätetty? (kun tiedetään vastikkeiden suuruudet, lasketaan vastiketuotot, joiden on täsmättävä tuloslaskelmaan) onko vuokra- ja muut tuotot peritty sopimuksen tai päätösten mukaisina (vesi-, autopaikka-, sauna, pesutupamaksut jne.) täsmäävätkö tilinpäätöksen vastike- ja muut saamiset asianomaiseen reskontraan? täsmäävätkö ostovelat ostoreskontraan? siirtyvien erien tarkistus (siirtosaamiset ja siirtovelat). ks. myös tase-erittely täsmääkö tilinpäätöksen saldot saldotodistusten tai 31. 12 päivättyyn tiliotteeseen? täsmäävätkö lainat pankin lainasaldovahvistukseen? onko lainojen korot jaksotettu? Mahdollinen rahastointi onko yhtiökokouksessa päätetty rahastoinnista? onko mahdolliset rahastointikirjaukset oikein tehty? (tuloslaskelma taseen oma pääoma) Mahdollinen asuintalovaraus onko tehty lain edellyttämällä tavalla (käyttökohde, määrä, päätökset, kirjaukset)? onko varaukset purettu ajallaan? Liitetiedot onko tase-erittely tehty? verrataan taseen loppusaldoihin
täsmäävätkö liitetiedon tiedot tilinpäätöksen tietoihin eli onko sen luvut johdettu tilinpäätöksestä? onko vastuut ja rasitteet esitetty tilinpäätöksessä? (autopaikkojen rakentamisvastuu, alvvastuu jne.) panttikirjat, missä ne ovat? 4. TOIMINTAKERTOMUS Asunto-osakeyhtiöissä tulee yhtiön koosta riippumatta aina antaa toimintakertomus. Toimintakertomuksessa tulee olla vähintään lain määräävät asiat. Toimintakertomuksessa voi olla vapaaehtoisia tietoja: tontti, rakennukset, tilavuus, valmistusvuosi, huoneistot, jne. Hallinto hallitus, isännöitsijä tilintarkastajat kokoukset kiinteistönhoito perityt vastikkeet jne. Pakolliset tiedot: Yhtiövastikkeen käyttö ja vastikerahoituslaskelma Laskelmat yhtiövastikkeen käytöstä (jos useampia vastikkeita) on tehty ja ne ovat oikeita, jos useampia vastikkeita (jälkilaskelmat) Hankerahoituslaskelma Hankerahoituslaskelmalla on selvitetty yhtiön teettämään rakentamis-, uudistus- tai kunnossapitohankkeeseen liittyvät menot ja niiden rahoitus. Hankerahoituslaskelma tulee täsmäyttää tilinpäätöksessä esitettäviin tietoihin. Rasitteet ja kiinnitykset Voidaan esittää liitetiedoissa.
Ks. liitetiedot Talousarvion toteutuminen Toimintakertomuksessa on ilmoitettu tiedot talousarvion toteutumisesta sekä on annettu riittävä selvitys (annettava kirjallisesti) olennaisista poikkeamista talousarvioon nähden. Olennaisuutta arvioidaan sekä absoluuttisesti että suhteutettuna asunto-osakeyhtiön kokoon. Vaikka poikkeama olisi prosentuaalisesti suuri mutta euromääräisesti pieni, pienellekään yhtiölle ei yleensä synny erityistä selvitysvelvollisuutta. Suuriin korjaushankkeisiin liittyvät talousarviopoikkeamat ovat tyypillisesti sellaisia, joissa merkittävästi poikkeava kustannuskehitys laukaisee selvitysvelvollisuuden. Olennaiset poikkeamien syyt on mainittu toimintakertomuksessa erikseen. Tuleva kehitys Todennäköisestä tulevasta kehityksestä on annettu arvio. Tuleva korjaustarve (käytännössä nämä tiedot löytyvät kunnossapitotarvelvityksestä) Voiton käsittely Toimintakertomuksessa on ilmoitettu hallituksen esitys yhtiön taseen osoittamaa voittoa koskeviksi toimenpiteiksi
TOIMINNANTARKASTUSKERTOMUSMALLI Asunto Oy Mallitalon osakkeenomistajille Olen tarkastanut Asunto Oy Mallitalon (Y-tunnus 1234567-9) hallinnon, tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen tilikaudelta 1.7.2010 30.6.2011. Suorittamassani toiminnantarkastuksessa yhtiön taloutta ja hallintoa on tarkastettu yhtiön toiminnan laadun ja laajuuden kannalta riittävällä tavalla. Lausun toiminnantarkastuksen johdosta seuraavaa: Tilinpäätös sisältää olennaisilta osilta yhtiön tuotot, kulut, varat, oman pääoman, velat ja yhtiön antamat vakuudet. Toimintakertomus sisältää olennaisilta osilta: 1. tiedot yhtiövastikkeen käytöstä 1 2. tiedot yhtiön omaisuuteen kohdistuvista pysyvistä rasitteista ja kiinnityksistä sekä siitä, missä panttikirjat ovat 2 3. tiedot olennaisista tapahtumista tilikaudella ja sen päättymisen jälkeen 4. tiedot talousarvion toteutumisesta sekä riittävän selvityksen olennaisista poikkeamista talousarvioon nähden 5. arvion yhtiön talouden todennäköisesti tulevasta kehityksestä 6. hallituksen esityksen yhtiön voittoa koskeviksi toimenpiteiksi 3 Tilinpäätös voidaan vahvistaa ja vastuuvelvollisille myöntää vastuuvapaus 4. Oulussa, 23.1.2012 Hannes Leppä 1 Lisäksi on lausuttava siitä, jos toiminnankertomus sisältää hallituksen esityksen muun vapaan oman pääoman jakamisesta. 1 Tämä on vapaaehtoinen tieto 1 Pakollinen lausunto vain, jos vastike voidaan periä eri tarkoituksiin eri perustein 2 Pakollinen lausunto vain, jos yhtiön omaisuuteen kohdistuu rasitteita tai kiinnityksiä
TOIMINNANTARKASTAJAN TYÖN DOKUMENTOINTI Tehty tarkastyö on dokumentoitava, jotta tarkastaja pystyy myöhemmin osoittamaan, että työ on toteutettu huolellisesti. Huolimattomuus saattaa aiheuttaa vahingonkorvausvastuun. PYSYVÄISTIEDOT Tarkastustyön dokumentointi noudattaa tarkastusprosessia. Tarkastuskohteen tiedot jakautuvat pysyväistietoihin ja muuttuviin tietoihin. Pysyväistietoja ovat asunto oy:n yhtiöjärjestyksestä ja kaupparekisteriotteesta sekä esim. rasitustodistuksesta saatavat tiedot. Tällaisia tietoja ovat esim. huoneistojen lukumäärä, vastikeperusteet, hallituksen jäsenet ja isännöitsijä, kiinnitysten määrä (panttikirjat), vakuutuskirjat, hallinnanjakosopimukset, lainatiedot panttauksineen sekä erilaiset yhtiön tekemät sopimukset ostetuista palveluista. TILIKAUSIKOHTAISET TIEDOT/HAVAINNOT Tilikausikohtaisia hallinnon tietoja ovat yhtiökokousten ja hallituksen kokousten pöytäkirjat päätöksineen sekä mm. osakkeiden siirrot ja osakeluettelo (Onko päätökset toteutettu). TILINPÄÄTÖS JA KIRJANPITO Tilinpäätöksen/toimintakertomuksen ja kirjanpidon ja tositeaineiston tarkastuksen dokumentointi on keskeisin asia. Tilinavauksen tarkastus Tilinpäätöksen osalta todetaan onko tilinpäätös laadittu voimassa olevan kirjanpitolain mukaan. Täsmäävätkö toimintakertomuksen tiedot kirjanpitoon. Miten vastikkeiden jälkilaskelmat on käyty läpi. Vastaako vastikkeiden perintä yhtiöjärjestystä ja tehtyjä päätöksiä. Onko maksetut laskut yhtiölle kuuluvia ja sopimuksen mukaan maksettuja. Onko kaikki tilikaudelle kuuluvat saatavat ja velat kirjattu suoriteperiaatteen mukaisesti. Täsmääkö pankkitilit ja lainojen saldot. Vastikeperinnän tarkastus. Lainaosuuslaskelmien oikeellisuuden toteaminen. Rahastointipäätösten läpikäynti. Vastuiden ja rasitteiden tarkastus. Vastaako panttaustiedot tehtyjä päätöksiä. JOHTOPÄÄTÖKSET Haivaitut puutteet/virheet ja niiden vaikutus tilinpäätökseen olennaisuusperiaatteella ja mahdollinen raportointi. RAPORTOINTI YHTIÖKOKOUKSELLE -TOIMINNANTARKASTUSKERTOMUS - edellä esitetyt tiedot eivät ole täydellinen esim. dokumentaatiosta