Tiedolla johtaminen Hyks-sairaanhoitoalueen johtaja HUS DRG-käyttäjäpäivät Rovaniemi 6.11.2009
Esityksen pääp ääkohtia 1. Mitä on tiedolla johtaminen? 2. Tietotarpeet johtamisen eri tasoilla tarpeet konsernijohdosta klinikkatasolle 3. Tiedolla johtamisen edellytyksiä kirjaus, tietotarpeet, raportointi kehittyvä tietotekninen tuki 4. Tuotannon johtaminen kysynnän ja tarjonnan tasapainon ylläpito tuottavuus ja vaikuttavuus tuotannon ohjaustieto 5. Loppupäätelmät Käytännön esimerkit Hyksistä/HUS:sta
1. Mitä on tiedolla johtaminen? faktapohjaista ja ajantasaista tietoa käytetään johtamisen kaikilla osa-alueilla: -> suunnittelussa, päätöksenteossa, tuotannon johtamisessa jne. kullakin johtamisen tasolla on käytössä tehtävän ja vastuiden kannalta relevanttia tietoa tietojärjestelmät tukevat tiedon käyttöä
2. Tietotarpeet johtamisen eri tasoilla
Johtamisote Johtamisen tasot ja tietotarpeet Toimitusjohtaja Johtajaylilääkäri Sairaanhoitoalueen johtaja Tietotarpeet: Strategiset asiat, talous, rahoitus, konsernitavoitteet Tulosyksikön johtaja Klinikkaryhmän johtaja Klinikkaylilääkäri Osastoryhmän päälliköt Lääkärit Hoitajat Tuotannonohjaus ohjaustieto, mittarit tarvitaan Hoitoprosessi
Terveydenhuollon vs. markkinatalouden syklit Julkinen terveydenhuolto: kysyntä/ hoidontarve kulut kuntien rahoitusmahdollisuudet? Miten ratkaistaan? Markkinatalous: kysyntä kulut Korkeasuhdanne Lama Korkeasuhdanne
Euroa/asukas-kehitys deflatoituna HUS:ssa vs. muissa sairaanhoitopiireissä vuosina 2000-2008* 850 830 810 790 770 766 801 HUS 784 800 771 818 768 805 796 806 799 836 803 750 730 710 733 720 740 muut sh-piirit 690 670 650 653 677 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 * HUS:n ja Helsingin väliset työnjaon muutokset seuranta-aikana otettu huomioon
Tuotannon johtaminen organisaationäkökulmasta kulmasta Toimitusjohtaja Sairaanhoidollisen palvelutuotannon johtaja Liiketoiminnan johtaja Diagnostiikka ja hoito Klinikkaylilääkärit Osastoryhmäpäälliköt Vos- ja pklpalvelut Sairaanhoidolliset palvelut Muut tukipalvelut Hoitoprosessi Sisäinen asiakas Tuottaja Tuottaja Sisäinen asiakas Tuottaja Tilaaja Tuottaja
Tuotannon johtaminen hoitoprosessin näkökulmastan kulmasta Lähetteet/ ongelmat, sairaudet Hoitolinjat Ratkaisut/ tuotteet: HOPOt, DRG-tuotteet ym. Pkl Vuodeos Leikkaussali Teho-os Lab Rtg Tukipalvelut - Tulosyksikkö jakautuu klinikkaryhmiin, joka jakautuu klinikoihin ja osastoryhmiin - Klinikka vastaa hoitolinjoista; hoitolinja sisältää 1 useita potilasryhmiä - Osastoryhmä jakautuu osastoihin (vuodeosasto, pkl, toimenpideosasto jne.) Ohjauksen ensisijainen kohde: hoitolinjat, niiden hoitotulokset, hoitokäytännöt ja resurssien käyttö
3. Tiedolla johtamisen edellytyksiä
Tiedolla johtamisen kehittäminen Asia: Kehittämisen kohde: kirjaaminen tietosisältö raportointi hyödyntäminen kirjaamisen laatu (puutteet, virheet) puutteita (klinikkajohdon/ hoitoprosessien taso) selkeys, käyttäjäystävällisyys, eri käyttäjätasot -> optimaalisesti yhden käyttöliittymän kautta käyttö päätöksenteossa, tietoon reagointi
Kirjaamalla muodostetaan kuva toiminnasta Potilaan hoitokokonaisuuteen liittyviä kirjauksia Lähete Odotus Odotus Hoitojakso Tutkimukset, toimenpiteet lääkitys, kotiutus ym. Kontr. käynti Ensikäynti Jatkohoito Tuote Laskutus Raportointi Tuote Laskutus Tuote Laskutus Johtaminen Laskutuksen, raportoinnin, johtamisen, tuotannonohjauksen onnistuminen perustuu laadukkaaseen kirjaamiseen
Tietosisäll llön n laajentaminen (esimerkkejä) Klinikkajohdon/ osastoryhmäpäälliköiden tietotarpeet = tuotannon ohjaustiedot - resurssit eli tilat, tarvikkeet, tuotantoon osallistujat -> mitoitus, järjestäminen ja käyttö - prosessitiedot (läpimenoajat, viiveet, pullonkaulat yms.) - hoitokokonaisuudet, hoitokäytännöt ja hoitoprotokollat sekä niiden noudattaminen Haittatapahtumat, läheltä piti-tilanteet, potilasturvallisuusasiat - laaturaportoinnin uusi ulottuvuus Tuottavuus/vaikuttavuus - uudet raportointitavat
4. Tuotannon johtaminen
Kysynnän n ja tarjonnan tasapainon ylläpit pitäminen Osa hoidetaan muulla tavoin HYKS Tuki- Tarve Kysyntä lähetteet ensikäynnit päivystyskäynnit päivystyssisäänotot jonot/ jonosta hoidetut uusintahoidot Operatiivinen Medisiininen Naiset ja lapset Psykiatria palvelut Tuotos DRG-tuotteet (vos + avo) DRG-pisteet muut tuotteet hoidetut potilaat terveyshyöty Tasapainon ylläpitoon vaikuttaa: Resurssit/ rahoitus henkilöstö, tilat, laitteet Tuotannon johtaminen (tuotannonohjaus) toimintatavat/ hoitokäytännöt resurssien käyttö/ käyttöasteet edellyttää tuotannonohjaustietoa
Hyks sha: : tammi-syyskuun kysyntä ja tuotanto Kysyntä 1-9/2009 vs 1-9/2008: - elektiiviset lähetteet - 3,6 % - päivystyskäynnit ja muut päiv. suoritteet - 2,0 % - päivystyssisäänotot + 2,2 % Jonot 31.9.2009: - kaikki 17 736 - yli 6 kk 2 202 (erityisesti, ortopedia, kaihi, korva- nenä- ja kurkkutaudit) Tuotanto 1-9/2009 vs 1-9/2008: DRG-pisteet + 2,6 %
Viime aikojen kysynnän n laskun takana? Aiemmin: Kysyntä, lähetteet, päivystys ym. nouseva Tarve Lähettäjä (esim. Terveyskeskus) Sairaala Nyt laskusuhdanteen aikana: Kysyntä, lähetteet, päivystys ym. laskeva Patoutunut tarve? vai tehostunut pth/ päivystysjärjestelyt? Sairaala
Miten reagoidaan ulkoisen kysynnän n laskuun? kysynnän lasku Mitä tehdään näillä? Sopeutetaanko vai käytetäänkö uuteen toimintaan? Aiemmin tarvitut resurssit Jatkossa tarvittavat resurssit -> jononpurku ok -> hoitoonoton perusteiden muutos ei ok -> johtamisotteen merkitys!
Jonotusaikaryhmät HYKS:ssä; jäsenkunnat tammikuu 2008 syyskuu 2009 20 000 18 000 16 000 17 070 Jonot yht. 14 000 12 000 10 000 8 000 9 142 Vos 0-3 kk Vos 3-5 kk 6 000 4 000 2 000 0 Tammi 08 Helmi 08 Maalis 08 Huhti 08 Touko 08 Kesä 08 Heinä 08 Elo 08 Syys 08 Loka 08 Marras 08 Joulu 08 Tam09 Hel09 Maa09 Huh09 Tou09 Kes09 Hei09 Elo 09 uhkasakkodeadline 4 435 2 138 1 355 Syys 09 Vos 5-6 kk Vos yli 6 kk Mediuutiset 15.10: HUS:n jonot räjähtivät silmille; hoitotakuuta rikkovat jonot 40-kertaistuneet
Tulevan tuotannon suunnittelu; case jonotus Jo nyt on mahdollista tietää: hoitoa odottavien määrä kullakin hetkellä potilasryhmittäin, kiireellisyyden, odotuksen keston mukaan hoidettujen potilaiden toteutuneet odotusajat odottajien hoitokustannukset tämän hetken näkökulmasta jonojen purkunopeus tämän hetken tuotannolla Tulevaa tilannetta kuitenkin vain harvoin tarkasti suunnitellaan Potilaiden tietoa hoitonsa ajankohdasta tulisi täsmentää epämääräiseksi ajaksi jonoon laittaminen ei ole asiakaslähtöistä tietotekniikka mahdollistaa asiakaslähtöisen suunnittelun -> leikkausajan antaminen, kun leikkaustarve todetaan edellyttää pitkäjänteistä tuotannon suunnittelua
Resurssien kohdentaminen tapahtuu 3 vaiheessa (kysyntä-tarjonta) tarjonta) 1. 2. 3. Tutkimus- ja hoitosuunnitelma -1 preoper. pkl-käynti - thx-rtg, lab-paketti -leikkaus - 3 vrk vuodeosastolla - 1 postoper. pkl-käynti Ajanvaraukset - pkl-käynti + thx-rtg + lab-paketti 12.11. -leikkaus 19.11. (1 vk) -vosad22.11. - pkl-käynti 17.12. (4 vk) Työsuunnitelma/ pkl - - 12.11: Jokinen - 13.11: Mattila - - 16.12: Mattila - 17.12: Seppänen (Jokinen loma) - 1. Tehdään tutkimus- ja hoitosuunnitelma (lähetteen tai pkl-käynnin perusteella) 2. Tehdään em. suunnitelman mukaiset varaukset [0-6 kk] (pkl-käynnin yhteydessä tai erikseen) 3. Kohdennetaan resurssit varauksille [0-2 kk] Työsuunnitelma/ l-os - - 20.11: Mattila - 19.11: Jokinen - 20.11: Mattila - 21.11: Jokinen -
Tuottavuus ja vaikuttavuus
Tavoitteena terveyshyöty ty Miten lisäämme? Panokset Voimavarat Kustannukset Tuottavuus = tuotos/panos Tuotokset Suoritteet - hoitojaksot - käynnit - episodit ym. Vaikuttavuus Terveyshyöty osasta ei hyötyä, jopa haittaa Miten minimoimme?
Miten maksimoidaan terveyshyödyt? Vaikuttavuuden arvionti Hoitomenetelmien, terveysteknologian soveltaminen Osa hylätään Tuottavuuden parannustoimet Maksimaaliset terveyshyödyt
DRG-pohjainen tuottavuuden mittaus HUS:ssa tuotantovolyymin kuvaaminen: DRG-paino x tapausten lukumäärä = DRG-pistemäärä - kustannuspainot määritetty kullekin FullNordDRG-tuotteelle sekä avo- että vuodeosastohoidossa - kyseessä kustannuspainotettu tuotantovolyymi keino yhteismitallistaa avohoito ja vuodeosastohoito tuottavuuden tarkastelu: a) kokonaistuottavuus = DRG-pisteen kustannus määritys: kokonaiskustannukset/drg-pistemäärä b) henkilötyön tuottavuus määritys: DRG-pisteet / henkilötyövuodet
DRG Ote DRG-pistetuotannosta DRG-ryhmitt ryhmittäinin operat.. tulosyksiköss ssä 1-8/2009 Vuodeosasto: Lkm 2009 Välisuoritekustannukset eur yht DRGpaino 2009 DRGpisteet yht. 2009 EUR / DRGpiste 209A Lonkan, polven tai nilkan tekonivelleikkaus 1 090 8 369 949 13,08 14 254 587 209B Lonkan, polven tai nilkan tekonivelen uusintaleikkaus 135 1 751 478 19,73 2 664 658 210 Lonkan tai reiden muu leikkaus, aikuinen, komplisoitunut 496 3 867 271 14,87 7 378 524 211 Lonkan tai reiden muu leikkaus, aikuinen, ei komplisoitunut 48 225 937 8,51 409 553 218 Säären, nilkan tai olkavarren leikkaus, aikuinen, komplisoitunut 821 5 063 478 10,47 8 595 589 219 Säären, nilkan tai olkavarren leikkaus, aikuinen, ei komplisoitunut184 561 704 5,64 1 037 542 220 Säären, nilkan tai olkavarren leikkaus, lapsi 24 126 635 8,23 198 641 220O Säären, nilkan tai olkavarren leikkaus, lyhyt hoito 172 516 779 4,43 762 678 221 Polvileikkaus, komplisoitunut 97 770 251 12,90 1 251 616 222 Polvileikkaus, ei komplisoitunut 247 578 385 4,21 1 039 557 222O Polvileikkaus, lyhyt hoito 945 1 374 757 2,40 2 267 606 Poliklinikka: 902O Silmäsairaus, lyhyt hoito ilman merkittävää toimenpidettä 31 430 4 313 662 0,19 6 003 719 903O Suun, korvan, nenän tai kurkun sairaus, lyhyt hoito ilman merkitt 27 toimenpid 886 3 465 665 0,24 6 721 516 904O Keuhkosairaus, lyhyt hoito ilman merkittävää toimenpidettä 1 031 289 135 0,44 450 643 905O Sydän- ja verisuonisairaus, lyhyt hoito ilman merkittävää toimenpidettä 4 929 1 437 674 0,46 2 282 630
Tuottavuuskehitys (somaattinen) vuonna 2009 Henkilötyön tuottavuus: Tulosyksikkö 2009 DRGpisteet 1-8/2008 DRGpisteet 1-8/2009 htv ilman psykiatriaa 1-8/2008 htv ilman psykiatriaa 1-8/2009 DRGpisteet/htv 1-8/2008 DRGpisteet/htv 1-8/2009 Muutos% pisteet/htv Medisiininen 276 377 287 169 1 419 1 430 194,8 200,8 3,1 % Operatiivinen 394 255 400 679 2 047 2 029 192,6 197,5 2,5 % Naisten- ja lastentautien 189 372 193 026 1 210 1 219 156,5 158,3 1,2 % Hyks- sairaanhoitoalue 860 004 880 874 4 695 4 689 183,2 187,9 2,6 % Kokonaistuottavuus (nimelliskustannukset; deflatoimaton): Tuottavuusparannus = nouseva luku DRGpisteet 1-9/2008 DRGpisteet 1-9/2009 Kirjanpidon kust 1-9/2008 t euroa Kirjanpidon kust 1-9/2009 t euroa Euroa/ DRG-piste 1-9/2008 Euroa/ DRG-piste 1-9/2009 Muutos HYKS 974 577 1 000 169 670 520 708 736 688,0 708,6 3,0 % koko HUS 1 214 596 1 253 941 809 614 856 341 666,6 682,9 2,5 % Tuottavuusparannus = laskeva luku (toistaiseksi vielä deflatoimaton)
Tuottavuusseurannan aikana todettua sekä henkilötyön tuottavuus että kokonaistuottavuus (kustannustasokorjattuna) parantumistrendillä Hyksissä/ HUS:ssa parannus tapahtunut vertailussa edelliseen vuoteen; kuluvan vuoden tiukka budjettiraami ylitetty tuottavuustieto käytössä 1-1,5 vuotta ennen THL:n julkaisemia tietoja seuranta tukenut tuottavuuden kehittämistä - pitkäjänteinen tuottavuuden kehittämisohjelma laadittu - tuottavuuden takana olevien tekijöiden seuranta aktivoitunut -> hoitokäytännöt, välisuoritteiden käyttö, outlierit ym. parantanut kirjauksen laatua
Tavoite Ote tuottavuuden kehittämisohjelmasta (1. sivun alkuosa) 1. Prosessien/hoitoketjujen sujuvuus Hanke Vastuuyksiköt/ vastuuhenkilö(t) Sha-johtaja ty-johtajat Aikataulu Status 6.11.2009 1.a) Prosessien hiominen Arvoa tuottamattoman ajan minimointi Leikkausosastojen tehokkuuden raportointi ja parantaminen Operatiivinen ty Yl Irma Jousela esimerkkejä 12/2010 Hoitoaikojen lyhentäminen, turhien tutkimusten ja käyntien vähentäminen Fast tracktoimintamalli Elektiivisen potilaan preoperatiivisen arvioinnin kehittäminen Operatiivinen ty Erl Tom Scheinin Operatiivinen ty Erl Hanna Tuominen 2009-2010 12/2009 Suoraan tutkimukseen ja toimenpiteeseen Medisiininen ty Oyl Perttu Arkkila Yh Riitta Vuorinen 12/2009
Tuotannon ohjaustieto
HUS - Toimenpiteiden saliajat TOP 15 Suodatus:Päivystys - gastroenterologia - MELOS Hakuaika: 1.3.2009 0:00:00-25.10.2009 0:00:00 Procedures Code/Description Case Cou nter (1) Saliaika ka (HUS ) Saliaika med (HUS) Saliaika min (HUS) Saliaika max (HUS) JEA00 - Umpilisäkkeen poisto 108 81 72 44 270 JEA01 - Umpilisäkkeen poisto vatsaontelon tähystyksessä 100 92 90 56 143 JAH00 - Vatsaontelon tutkimusleikkaus 39 130 125 46 301 JKA21 - Sappirakon poisto vatsaontelon tähystyksessä 30 144 133 92 289 JKA20 - Sappirakon poisto 24 156 149 91 257 JFB00 - Ohutsuolen typistys avoin 21 181 163 100 368 JFB30 - Oikeanpuolinen paksusuolen typistys 21 183 177 107 345 UJD10 - Ruokatorven, mahalaukun ja duodenumin tähystys 20 76 71 24 180 JHA00 - Peräaukon ympäryskudoksen avaus, kanavointi tai koepalan otto 16 48 44 20 91 JFB60 - Sigmasuolen typistys, sigmasuoliavanteen teko ja peräsuolen sulku (Hartmann) 11 210 208 157 272 UJF32 - Koko paksusuolen tähystys, kolonoskopia 10 73 70 53 102 GBB00 - Henkitorviavanteen teko 9 85 79 63 133 JAH30 - Vatsaontelon aukaisu ja auki jättö 9 113 108 64 227 JFB46 - Sigmasuolen typistys 8 220 221 118 287 JAP00 - Vatsaontelon kiinnikkeiden vapautus 7 225 178 96 465
5. Loppupää äätelmät johtamisen tietotarpeet tulee tyydyttää kaikilla johtamisen tasoilla eniten puutteita hoitoprosessien tasolla johtamisen tietoperustan kunnostus edellyttää toimenpiteitä kirjaamisesta lähtien tietoteknisen tuen tarjoamiseen toimivalle raportoinnille