Valtuusto 29.04.2013 Sivu 1 / 1 3921/02.08.00/2012 Tarkastuslautakunta 9 21.3.2013 68 Tilivuosien 2013-2016 julkisen hallinnon ja talouden tarkastuspalvelun hankinta Valmistelijat / lisätiedot: Virpi Ala-aho, puh. (09) 816 22087 Jukka Värre, puh. (09) 816 84924 Timo Martelius, puh. (09) 816 25271 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Tarkastuslautakunta Valtuusto päättää - valita kaupungin tilintarkastajaksi kaudeksi 2013-2016 BDO Audiator Oy:n vastuunalaisena tilintarkastajana JHTT, KHT Pasi Leppäsen, - että hankintapäätös on Espoon kaupunkia sitova vasta, kun sopimus on allekirjoitettu, - että hankinta tehdään Espoon kaupungin tarkastussäännön mukaisesti siten, että tilintarkastajan toimikausi on valtuustokausi, - että asia tulee julkiseksi valtuuston tehtyä hankintapäätöksen lukuun ottamatta tarjousasiakirjoissa olevia liikesalaisuuksia. Tarjoukset ja sopimus tulevat kuitenkin julkisiksi vasta kun sopimus on tehty. Päätös Liite Selostus Valtuusto: Tarkastuslautakunnan ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 11 Tarjouspyyntö 12 Kelpoisuusehdot 2013-2016 13 Vastuunalainen JHTT 14 Vastuunalaisen varahenkilö 15 Hintaliite 2 16 Hintaliite 3 17 Tarkastustiimi 18 Sopimus 2013-2016 Asia tulee julkiseksi valtuuston tekemän hankintapäätöksen saatua lainvoiman lukuun ottamatta tarjousasiakirjoissa olevia liikesalaisuuksia. Kuntalain 72 :n mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten yhden tai useamman tilintarkastajan, joka toimii tehtävässään virkavastuulla. Tilintarkastajan tulee olla julkishallinnon ja
Valtuusto 29.04.2013 Sivu 2 / 2 -talouden tilintarkastajalautakunnan hyväksymä henkilö (JHTT - tilintarkastaja) tai yhteisö (JHTT -yhteisö). Yhteisön on määrättävä vastuunalaiseksi tilintarkastajaksi JHTT -tilintarkastaja. Kuntalain 71 :n mukaan tarkastuslautakunnan on valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat. Kuntaliiton suosituksen mukaisesti kauden 2009-2012 tarkastuslautakunta valmisteli tarjouspyynnön liitteineen ja käynnisti tarjouskilpailun julkisen hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen hankkimisesta tilivuosille 2013 2016. Vuosien 2013-2016 tarkastuslautakunta tekee esityksen tilintarkastajan valinnasta valtuustolle. Espoon kaupungin tarkastussäännön 5 :n mukaan valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä toimikauttaan vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten JHTT -yhteisön. Tilintarkastajan kilpailutuksen valmistelu on tehty yhteistyössä hankintaasiantuntijoiden kanssa. Asian käsittelyn aikana lautakunnan kokouksessa on läsnä ja tarkastuslautakunnan kysymyksiin vastaamassa hankintajohtaja Timo Martelius. Espoon kaupunki pyysi tarjouksia Espoon kaupungin tilintarkastuspalveluista tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Hankintamenettely oli avoin ja hankinta on volyymiltaan EU:n kynnysarvon (200 000 euroa) ylittävä hankinta. Hankinnan valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus, jolloin valintakriteereinä ovat hinta 40 % ja laatu 60 %. Valinnassa käytettävät laatukriteerit määriteltiin tarjouspyynnössä. Hankintailmoitus julkaistiin Hilma- julkiset hankinnat - palveluissa 14.1.2013 ja siihen tehdyt tarkennukset 11.2.2013. Tarjouspyyntö liitteineen oli saatavissa internetissä Espoon kaupungin sivuilla. Tarjouksen jättivät määräaikaan 26.2.2013 klo 12.00 mennessä seuraavat neljä JHTT -tilintarkastusyhteisöä: KPMG Julkishallinnon palvelut Oy (Ytunnus 0746285-7), BDO Audiator Oy (Y-tunnus 0904285-6), PwC Julkistarkastus Oy (Y-tunnus 1064970-0) ja Ernst & Young Julkispalvelut Oy (Y-tunnus 1076218-0). Tarjoajien soveltuvuuden arviointi: Hankintalain 52 :n mukaan tarjoajien soveltuvuus on arvioitava ennen tarjousten vertailua. Kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet ja tarjouksensa määräaikaan mennessä jättäneet tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä soveltuvuudelle asetetut vaatimukset. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi: Hankintalain 46 :n mukaan tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi suljettava tarjouskilpailusta. Kaikki tarjouskilpailuun osallistuneet tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset. Hankintayksikön, joka on viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 4 :ssä tarkoitettu viranomainen tai jos sen on muualla laissa olevan
Valtuusto 29.04.2013 Sivu 3 / 3 Vastuunalainen JHTT: säännöksen perusteella noudatettava sanottua lakia, hankinta-asiakirjojen julkisuuteen ja asiakirjoista perittäviin maksuihin sekä asianosaisen tiedonsaantioikeuteen sovelletaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettua lakia (621/1999,). Ko. lain 6 ja 7 mukaan: - Tarjouspyyntö tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu. Hankintaa ja urakkaa samoin kuin muuta tarjousten perusteella ratkaistavaa oikeustointa koskeva tarjouksen täydennyspyyntö ja tarjousasian käsittelyä varten laaditut selvitykset ja muut asiakirjat tulevat julkisiksi, kun sopimus asiassa on tehty. - Hankintapäätös ja viranomaisen sopimuspuolena tekemä ratkaisu sekä niiden käsittelyä varten viranomaisessa laaditut muistiot, pöytäkirjat ja muut asiakirjat tulevat julkisiksi, kun päätös tai sopimus on allekirjoitettu. - Hankintayksikölle toimitetut hankinta-, urakka- ja muut tarjoukset sekä osallistumishakemukset tulevat julkisiksi vasta, kun sopimus hankinnasta on tehty. Tarjousasiakirjat ovat liikesalaisuuksia lukuun ottamatta julkisia ja niitä säilytetään Espoon kaupungin ulkoisen tarkastuksen yksikön arkistossa. Hankintalain mukaan sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua tämän hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Tarjoilupyynnössä pyydettiin tarjoajia ilmoittamaan nimetyn vastuunalaisen JHTT tilintarkastajan, vastuunalaisen tilintarkastajan varahenkilön sekä tarkastustiimin osaaminen, jota arvioitiin liitteissä 4-6 esitettyjen tietojen perusteella. Vertailuhintana käytettiin tarjoajan ilmoittamia hintoja vuosille 2013-2016. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen teki BDO Audiator Oy saaden kokonaispistemääräksi 96,80. Kaikkien vertailussa olleiden tarjousten pisteet ja vertailussa käytetyt hinnat näkyvät seuraavasta vertailutaulukosta. BDO Audiator Oy PwC Julkistarkastus Oy KPMG Julkishallinnon palvelut Oy Ernst & Young Julkispalvelut Oy Pisteet painotettuina yht.: 32,00 21,71 26,29 18,29 Vastuunalaisen JHTT:n varahenkilö: Pisteet painotettuina yht.: 14,77 16,00 11,08 9,85 Tarkastustiimi: Pisteet painotettuina yht.: 11,00 6,00 12,00 12,00
Valtuusto 29.04.2013 Sivu 4 / 4 Painotetut laatupisteet yht.: 57,77 43,71 49,36 40,13 Laatuvertailun lopulliset suhteutetut pistemäärät yhteensä: 60,00 45,40 51,27 41,68 Päätöshistoria Hinta 331 348,31 375 030,00 304 800,00 482 228,00 Hintapisteet: 36,80 32,51 40,00 25,28 Hinta- ja laatupisteet yhteensä: 96,80 77,91 91,27 66,96 Sijoitus: 1 3 2 4 Tarkastuslautakunta 21.3.2013 9 Päätösehdotus Kaupunginreviisori Virpi Ala-aho Tarkastuslautakunta päättää esittää valtuuston päätettäväksi, - että valtuusto valitsee kaupungin tilintarkastajaksi kaudeksi 2013-2016 BDO Audiator Oy:n vastuunalaisena tilintarkastajana JHTT, KHT Pasi Leppäsen, - että hankintapäätös on Espoon kaupunkia sitova vasta, kun sopimus on allekirjoitettu, - että hankinta tehdään Espoon kaupungin tarkastussäännön mukaisesti siten, että tilintarkastajan toimikausi on valtuustokausi, - että asia tulee julkiseksi valtuuston tehtyä hankintapäätöksen lukuun ottamatta tarjousasiakirjoissa olevia liikesalaisuuksia. Tarjoukset ja sopimus tulevat kuitenkin julkisiksi vasta kun sopimus on tehty. Käsittely Kokouksessa jaettiin pöydälle täydennetty esityslistateksti, jossa täsmennettiin päätösehdotuksen viimeistä kappaletta. Lautakunta keskusteli aiheesta ja hyväksyi täsmennetyn päätösehdotuksen. Lisäksi asian selostusosaan lisättiin esittelijän ehdotuksesta seuraava kappale: Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjoajia ilmoittamaan nimetyn vastuunalaisen JHTT tilintarkastajan, vastuunalaisen tilintarkastajan varahenkilön sekä tarkastustiimin osaaminen, jota arvioitiin liitteissä 4 6 esitettyjen tietojen perusteella. Lautakunta hyväksyi tekstilisäyksen asian selostusosaan.
Valtuusto 29.04.2013 Sivu 5 / 5 Hankintajohtaja Timo Martelius oli läsnä kokouksessa kutsuttuna asiantuntijana asian käsittelyn ajan. Päätös Tarkastuslautakunta hyväksyi esittelijän ehdotuksen yksimielisesti. - KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy - Ernst & Young Julkispalvelut Oy - PwC Julkistarkastus Oy - BDO Audiator Oy
Valtuusto 29.04.2013 Sivu 6 / 6